نقد و نظری بر مسئله از دست دادن منابع در کتابخانه‌ها ...

این مقاله با دید تحلیلی، مسئله از دست دادن منابع را در کتابخانه‌ها ـ با نگاهی به کتابخانه‌های آستان قدس رضوی ـ مورد بررسی قرار می‌دهد و ضمن اشاره به روشهای مرسوم حفظ و نگهداری منابع، به محدودیتهای هر یک از آنها نیز به صورت اجمالی می‌پردازد و راهکارهای جنبی به کار گرفته شده برای کاهش نگرانی کتابداران و ابوابجمعداران نسبت به منابع از دست رفته ازجمله مسئله افت و میزان آن را بررسی می‌نماید. پس از آن، بحث اصلی یعنی پیامدهای نگرانی مدیران و ابوابجمعداران بر مدیریت منابع را مورد تبیین قرار می‌دهد و در نهایت راهکارهایی را برای کاهش نگرانی کتابخانه‌ها تحت عناوین بازنگری در مورد میزان درصد افت منابع، پیگیری نظام‌مند دیرکرد منابع کتابخانه، انجام رف‌خوانی منظم و دقیق، اختصاص درصد افت قانونی متغیر برای کتابهای خاص، اختصاص درصد افت قانونی متغیر برای انواع کتابخانه‌ها ارائه می‌نماید.
● مقدمه
مسئله از دست دادن منابع، از زمان شکل‌گیری کتابخانه‌ها مورد توجه کتابداران بوده است. در قرون وسطی در اروپا کتابها را به زنجیر می‌کشیدند و در قبال امانت آنها، اشیای گرانبهایی را به عنوان ودیعه می‌گرفتند. بعدها که با ظهور صنعت چاپ و گسترش نشر کتاب، قیمت کتابها ارزان‌تر شد، کتابها راحت‌تر در اختیار افراد قرار می‌گرفت. به مدت چند قرن نیز برای حفظ کتابها، کتابخانه‌ها به صورت نظام قفسه بسته اداره می‌گردید و دسترسی به کتابها به صورت غیر مستقیم و با واسطه‌گری کتابداران امکان پذیر بود. این موردی است که هنوز در بسیاری ازکتابخانه‌های ایران وجود دارد. این وضعیت نشان می‌دهد که هنوزکتابخانه‌ها نگران از دست دادن منابع خود هستند و برای حفظ و نگهداری آنها، شیوه‌های گوناگونی را پیش می‌گیرند.
● تعاریف
منابع از دست رفته[۲]: به منابعی اطلاق می‌شود که به هر علتی از مجموعه یا جایگاه اصلی خود خارج و قابل ردیابی نباشد و مفقود تلقی شود.
منابع به شکلهای مختلف از مجموعه کتابخانه خارج می‌شود:
۱) منابعی که توسط مراجعان بدون اجازه از کتابخانه خارج می‌شود.
۲) منابعی که به امانت داده شده ولی به علت سهل انگاری اعضا یا پیگیری نکردن جدی کتابدار به کتابخانه بر گردانده نمی‌شود
۳) منابعی که آسیب دیده و قابل صحافی و مرمت نیست.
ابوابجمعدار کتابخانه: به کسی گفته می‌شود که کتابها یا منابع کتابخانه به وی تحویل داده می‌شود. این شخص نسبت به حفظ و هر گونه کسری منابع مسئول است.
رف‌خوانی[۳]: رسیدگی به رف های کتاب در کتابخانه به منظور حصول اطمینان از اینکه کتابها در جای درست خود قرار دارند و تهیه‌‌‌‌ سیاهه ازکتابهای گم شده (سلطانی و راستین، ۱۳۶۵، ص۱۵۴).
● پیشینة موضوع
مسئله منابع از دست رفته تاکنون تحت عناوین مختلف نظیر منابع سرقت رفته یا مخدوش شده، مورد بررسی قرار گرفته است. «مان»[۴] (۱۹۳۵) ریشه‌های این موضوع را تا مصر باستان تعقیب می‌کند و بیان می دارد که سرقت در کتابخانه موضوعی است که در کتابخانه‌های عمومی کمتر مورد بحث قرار گرفته است. بعد از آن، «لینکلن»[۵] (۱۹۸۴)، «گریف»[۶](۱۳۷۴) و «برنت»[۷] (۱۹۹۰) به مطالعه کمیّت و انواع کتابهای سرقت رفته و مخدوش شده پرداختند. مطالعه دو پژوهشگر دانشگاهی «لینکلن و لینکلن» (۱۹۸۶) بر روی ۳۰۰ کتابخانه عمومی انگلستان نشان داد بیش از ۹۰% کتابخانه‌ها از سرقت منابع آسیب‌دیده‌اند و به‌طور میانگین هر کتابخانه ۲۵۰ کتاب را در سال از دست داده است. «بارنت» (۱۹۹۰) با بررسی کتابخانه عمومی «لانگ بیچ»[۸] در آمریکا دریافت که بیشترین تلاش کتابخانه، شناسایی علت از دست دادن کتابهایش است و تقریباً ۸% مجموعه آن کتابخانه در هرسال به سرقت رفته است. «سوتر»[۹](۱۹۷۶) با بررسی شش کتابخانه دانشگاهی در انگلستان نشان داد مشکلات این کتابخانه‌ها از ناحیه مراجعان بزهکار مربوط به کتابهای به سرقت رفته و برگشت داده نشده و مخدوش شده است. تحقیقات «کوئینس و مک دونالد»[۱۰](۱۹۹۱) و «جکسن»[۱۱](۱۹۹۱) نیز مشخص کرد کتابداران سایر کشورها با مسئله سرقت کتابها سر وکار دارند.
مرور متون نشان می‌دهد:
۱) کتابداران این واقعیت را دریافته‌اند که با از دست دادن برخی از منابع، از جامعیت و ارزش مجموعه کتابخانه‌هایشان کاسته می‌شود.
۲) هزینه جایگزینی منابع به سرقت رفته، مبلغ قابل توجهی است.
۳) با آگاهی از موضوعها و انواع منابع به سرقت رفته، کتابداران بهتر می توانند به مجموعه سازی و تکمیل مجموعه خود بپردازند.
۴) کتابخانه‌ها با بررسی میزان منابع از دست داده خود به این نتیجه رسیده‌اند که با رشد مجموعه منابع، لازم است به حفظ و امنیت منابع خود نیز بیفزایند.
● روشهای مرسوم برای حفظ و نگهداری منابع
کتابخانه‌ها برای جلوگیری از گم شدن منابع، به دوشکل کلی عمل کرده‌اند؛ گماردن یک فرد به عنوان نیروی مراقب و استفاده از ابزارهای کنترل الکترونیکی.
الف) به‌کارگیری مأمور مراقب
متداول‌ترین شکل مراقبت در کتابخانه‌ها، استفاده از نیروی مراقب است. وظیفه اصلی مأموران مراقب در کتابخانه‌ها، کنترل مراجعان در هنگام ورود و خروج آنهاست. این‌گونه کنترل سالهاست در کتابخانه‌ها مرسوم است. مزیّت این روش این است که مأمور مراقب ضمن کنترل مراجعان، به وظایف دیگری از جمله راهنمایی کلّی، خوش‌آمدگویی و جلوگیری از ورود وسایل غیرضروری مراجعان می‌پردازد و اما عیب عمده آن، فعالیت تکراری مأمور مراقب است که درساعات کار طولانی، به خستگی و ضعف کنترل وی می‌انجامد.
ب) ایجاد نظام امنیتی الکترونیکی
نظامهای امنیتی مختلفی با عملکرد های متفاوت وجود دارد (جمالی، ۱۳۸۵). دو سیستمی که بیشتر در کتابخانه‌ها برای کنترل مورد استفاده قرار گرفته است، نظام کنترل کتاب با دروازه الکترونیکی و سیستم فناوری شناسایی از طریق فرکانسهای رادیویی به نام[۱۲]RFID است. از میان این دو روش کنترل، سیستم RFID در کتابخانه‌ها کاربرد بیشتری دارد. این سیستم به کتابخانه امکان می‌دهد به صورت خودکار ورود و خروج منابع کتابخانه را کنترل و چنانچه منبعی در جایگاه خود قرار نگرفته باشد، آن را اعلام کند. با این قابلیتها، کتابخانه‌ها توانایی زیادی در حفظ و نظم منابع به دست می آورند.
● محدودیتهای به‌کارگیری ابزارهای کنترل الکترونیک
اغلب کتابخانه‌ها، بویژه کتابخانه‌های عمومی و کوچک، توان مالی تهیه ابراز کنترل الکترونیک را ندارند. کتابخانه‌های بزرگ نیز که توان مالی مناسب‌تری دارند به علت هزینة آماده‌سازی اولیه منابع و صرف زمان زیاد برای اجرای نظام الکترونیکی و وجود ضعفهای احتمالی امنیتی سیستم، با تأمل بیشتری به سمت نظام مدیریت کنترلی پیش می روند.
دوم، وجود چنین نظامهای امنیتی، کتابخانه را از وجود نیروی بازبین یا مراقب بی‌نیاز نمی‌کند، زیرا یک مراقب به جز کنترل ورود و خروج کتاب، به وظایف دیگراز جمله ممانعت از ورود وسایل اضافی،کیف، مواد غذایی و کنترل و مطابقت کارت عضویت با شخص و اعتبار کارت عضویت و.. می پردازد. مسلماً به‌کارگیری سیستم امنیتی در کتابخانه‌ها تا حد زیادی مشکل کنترل منابع را تسهیل می‌کند، ولی احساس نگرانی از دست دادن منابع را به طور کامل برطرف نمی‌سازد.
● راهکارهای جنبی به‌کارگرفته شده برای کاهش نگرانی کتابداران یا ابوابجمعداران نسبت به از دست دادن منابع
چنانکه اشاره شد، برای رفع نگرانی و حفظ و نگهداری منابع در کتابخانه‌ها، به دو شیوه کلی می‌توان عمل کرد؛ به‌کارگیری سیستمهای امنیتی مدیریتی و استفاده از نیروی انسانی به عنوان مأمور مراقب.
تجربه نشان داده است با به‌کارگیری هر یک از روشهای فوق یا حتی هر دو روش، بخشی از واهمه کتابداران به سبب از دست دادن مجموعه‌شان همچنان وجود دارد.کتابخانه‌ها به تجربه دریافته اند به جز به‌کارگیری روشهای اشاره شده، برای حمایت از ابوابجمعداران باید امتیازهایی به آنان داده شود تا آنها با فراغ بال بیشتر به ارائه خدمات بپردازند. از مهمترین اقدامها در این زمینه، قلمداد کردن کتابها به عنوان اموال مصرفی با ارزش معیّن برای کتابخانه‌هاست.
▪ قلمداد کردن کتابها به عنوان اموال مصرفی
دولت با درک نگرانی کتابداران نسبت به از دست دادن منابع و نیز به منظور کاهش بوروکراسی اداری، از سال ۱۳۷۲ با مصوبه هیئت وزیران کتابها را نیز درفهرست اموال منقول از نوع مصرفی تعریف کرد (مصوبه هیئت وزیران، ۱۳۷۲). با افزایش بهای کالاها، بر قیمت پایه این نوع کالاهای مصرفی افزوده شده است. در آخرین مصوبه، اموالی که ارزش روز آنها کمتر از دویست هزار ریال باشد جزو اموال مصرفی محسوب می‌شود (بخشنامه وزارت امور اقتصادی و دارائی، ۱۳۸۵). این مصوبه گامی اساسی برای رفع نگرانی کتابداران و آسان سازی امور بود. با این تمهید، ابوابجمعداران کتابخانه‌های دولتی برای کتابهای کسری که قیمت آنهاکمتر از مبلغ مذکور باشد، بازخواست قرار نمی‌شوند، اگرچه هنوز کتابخانه‌های غیردولتی وجود دارد که این حکم اموالی مصرفی را در دستور کار خود قرار نداده‌اند.
▪ اختصاص درصد افت مجموعه به کتابخانه‌ها
درصد افت مجموعه، اصطلاحی است برای کسری یا نبود درصدی از منابع نسبت به کل مجموعه منابع در یک کتابخانه در یک دورة زمانی معیّن. این درصد توسط مراجع ذیصلاح اعلام می‌شود. این درصد در کتابخانه‌های آستان قدس رضوی ۳% برای مخازن با تالارهای قفسه باز و ۱% برای مخازن بسته منظور شده است (یکصد و سی و ششمین جلسه هیئت امنای کتابخانه مرکزی آستان قدس رضوی، ۱۳۷۱).
با نگاهی به سیر تاریخی وضعیت دسترسی به منابع در کتابخانه‌ها، آشکارا در می‌یابیم میزان نگرانی کتابدارن نسبت به از دست دادن منابع خود با میزان سخت‌گیری آنها برای دسترسی به منابع، ارتباط دارد. به تبع همین احساس و واقعیات مبتنی بر منابع از دست رفته در کتابخانه‌ها، دولتها و سازمانها برای رفع نگرانی کتابداران بویژه ابوابجمعداران، درصد افت سالانه‌ای را برای کسری مجموعه کتابخانه‌ها در نظر گرفتند، به این امیدکه این تمهید قانونی، نگرانی کتابداران را به نحو چشمگیری کاهش دهد.
▪ تداوم دسترسی محدود به منابع
با لحاظ کردن درصد افت قانونی، تصور می شد کتابداران منابع کتابخانه را با فراغ بال بیشتری دسترس پذیر کنند، ولی عملکرد کتابخانه‌ها نشان داده است با وجود مصوبه درصد افت قانونی، کتابخانه‌ها کاملاً آسوده خاطر نشده‌اند و همچنان بر حفظ مجموعه که با هدف خدمت رسانی بیشتر انجام می‌شود، تأکید دارند. بر این اساس است که تعداد قابل توجهی از کتابخانه‌های عمومی و حتی دانشگاهی به صورت نظام قفسه بسته اداره می‌شوند و محدودیتهایی در تهیه انواع منابع و دسترسی به آنها ایجاد کرده‌اند. این احساس نگرانی را می‌توان در آیین‌نامه‌ها و مقررات کتابخانه‌ها و نحوه مدیریت بر مجموعه های آنها ردیابی کرد. گرچه وجود بخشی ازمحدودیتها برای حفظ مجموعه ضروری است، ولی کتابخانه‌ها با محدودیتهایی که تعریف کرده اند ،همواره مورد پرسش مراجعان قرار می‌گیرند. مراجعان خواستار کمترین محدودیت برای دسترسی به منابع هستند و کتابداران بنا بر دیدگاه و شرایط خود، به دفاع از محدودیتها و مقررات وضع شده می پردازند. با وجود این، برای کتابداران نیز ایجاد محدویت خوشایند نیست، به همین خاطر آنها نیز به دنبال راهکارهایی هستند که ضمن حفظ مجموعه، بتوانند به آسان ترین شکل ممکن منابع را دراختیار مراجعان خود قرار دهند و از این شرایط تناقض آمیز رها شوند.
● پیامدهای نگرانی مدیران و ابوابجمعداران نسبت به منابع از دست رفته بر مدیریت مجموعه
بخش قابل ملاحظه ای از نگرانی مدیران کتابخانه‌ها، به خاطر نبود اطلاعات موثّق از میزان کاهش ناخواسته سالانه منابع در کتابخانه‌هاست. برخی کتابخانه‌ها به دلیل هزینه‌زایی، زمان‌بر بودن و نیاز به تعطیلی خدمات در زمان رف‌خوانی و متعاقب آن اعتراض مراجعان، به رف‌خوانی منابع تمایل کمتری نشان می‌دهند. مسلماً اطلاع نداشتن از میزان درصد افت کتابها نسبت به مجموعه یا وجود اطلاعات ناقص، زمینه نگرانی مدیران و کتابداران را فراهم خواهد کرد. به تبع آن، به احتمال زیاد حس بدبینی را در مدیران و کتابداران افزایش می‌دهد، به گونه‌ای که تعداد کتابهای مفقود شده را بیش از حد واقعیت برآورد می کنند. در واقع، چون آمار دقیقی از میزان کسری منابع تهیه نشده است، هر فردی به زعم خود، در بارة میزان افت مجموعه به داوری می پردازد. چه بسا این تصورات، مسئولان کتابخانه را برای وضع مقررات سخت تر در دسترسی مراجعان به منابع، مصمم‌تر سازد.
▪ از پیامدهای دیگر آگاهی نداشتن از میزان افت منابع در کتابخانه ‌این است که مدیران بدون دلایل مستند، مراقبان یا بازبینان را به کنترل بیشتر وادار می‌کنند. اثرات این رفتار در برخورد بدبینانه مراقبان و سخت‌گیری بیشتر با مراجعان بروز پیدا می‌کند.
▪ پیامد دیگر ترس از دست دادن منابع در مورد کتابهایی پیش می‌آید که قطع آنها از قطع پالتویی کوچکتر است. کتابداران به علت اینکه چنین کتابهایی قطع کوچکی دارند، بیشتر احتمال می‌دهند این‌گونه کتابها مفقود شوند؛ به همین دلیل، کمتر حاضر به تهیه و انتخاب آنها می شوند و معمولاً از انتخاب آنها حتی در صورتی که به شکل دیگر نیز انتشار نیافته باشند، خودداری می‌کنند. بدیهی است، این رویکرد عملاً در دراز مدت باعث ضعف مجموعه می‌شود. این طرز تفکر، به مجموعه بخصوص در موضوعهایی از جمله حقوق، پزشکی و اسلام ـ که نسبت به سایر موضوعها، کتابهای قطع جیبی منتشر شدة قابل ملاحظه‌ای دارند ـ لطمة بیشتری وارد می‌کند. مسلماً کتابخانه‌ها برای جبران این نوع نگاه، در آینده باید هزینه گزافی بپردازند.
● راهکارهایی برای کاهش نگرانی ابوابجمعداران و مسئولان کتابخانه‌ها
در خصوص کاهش نگرانی ابوابجمعداران، دولت با صدور مصوبه‌ای در سال ۱۳۸۵ با این مضمون که «اموالی که ارزش روز آنها کمتر ازدویست هزار ریال باشد جزو اموال مصرفی محسوب می‌شود» گامی اساسی برای رفع نگرانی کتابداران طالب حفظ مجموعه و ابوابجمعداران کتابخانه‌های دولتی برداشته است. خانم پوری سلطانی سرپرست بخش تحقیقات کتابخانه ملی در پاسخ به درخواست کتابخانه مرکزی آستان قدس رضوی برای ارائه استاندارد افت کتاب در سال ۱۳۶۹ نوشت:
«هیچ استاندارد و ضابطه ای برای افت ابوابجمعداری کتابهای چاپی وجود ندارد. زیرا اولاً شرایط در کشورهای مختلف یکسان نیست که بتوان استانداردی تعیین کرد. فی‌المثل در کشور سوئد که کتابهای کم مراجعه را دور می‌ریزند ویا با قیمت نازلی به افراد متقاضی واگذار می‌کنند، دیگر مسئله ابوابجمعی معنی ندارد. ثانیاً رفاه آنقدر بالاست که کسی نیاز به سرقت کتاب ندارد. اساساً در تمام کشورهای پیشرفته کتاب جزو اموال مصرفی است و ثبت( اموالی) نمی‌شود، در مقابل کتابدار وظیفه دارد تا آنجا که میسر است در حفظ و نگهداری کتابخانه بکوشد. همه کتابخانه‌ها بودجه خاصی به نام بودجه کتابهای گمشده دارند که به محض گم شدن کتاب باید آن را از همان بودجه خریداری و جایگزین نمایند. در مورد کتابهای موجود از طریق خرید نسخه مجدد و در مورد کتابهای نایاب از طریق نسخه عکسی یازیراکس. اما نسخه‌های خطی نباید گم شود چراکه جزء ذخایر مملکت هستند و قابل جایگزین نیستند. به همین دلیل همیشه درمخازن بسته نگهداری می‌شوند و از طریق میکروفیلم در اختیار مراجعان قرار می‌گیرد» (سلطانی، ۱۳۶۹). حال که چنین وضعیت ایده آلی در ایران وجود ندارد، راهکارهای زیر به منظور کاهش نگرانی کتابداران و ابوابجمعداران در کتابخانه‌ها به ترتیب اولویت ارائه می‌شود:
▪ بازنگری در مورد میزان درصد افت قانونی کتاب( منابع)
متأسفانه آماری مدوّن و مستند در ایران وجود ندارد که به اتکای آن بتوان گفت میزان افت منابع درکتابخانه‌ها آن‌قدر نیست که جای نگرانی وجود داشته باشد، ولی تجربه نشان داده کمتر کتابخانه‌ای بوده است که نسبت به میزان درصد افت قانونی، کتاب کسری بیشتر داشته باشد. چند رف‌خوانی یا کتاب‌شماری که در کتابخانه مرکزی آستان قدس رضوی انجام شد، مؤید این نظر است.
برای نمونه، مثالهایی مستند از کتابخانه مرکزی آستان قدس رضوی آورده می‌شود که به راحتی می تواند مورد قضاوت قرار گیرد. گزارش نهایی رف‌خوانی سال ۱۳۷۶ تالار قفسه باز( آقایان و بانوان) کتابخانه مرکزی آستان قدس رضوی پس از ۱۸ سال(۱۳۵۸ تا۱۳۷۶) نشان داد در مجموعه ای قریب به ۰۰۰/۱۰۰ نسخه،کمتر از ۲۵۰۰ نسخه کسری وجود داشته است؛ یعنی تقریباً ۵/۲% افت منابع داشته است (صورتجلسه تغییر و تحول ابوابجمعداری تالار قفسه باز کتابخانه مرکزی آستان قدس رضوی، ۱۳۶۹). در سال ۱۳۷۹ در مجموعه‌ای قریب به ۰۰۰/۶۳ نسخه در بخش گردش کتاب (آقایان) در یک دوره ۱۷ ساله(۱۳۵۹ تا۱۳۷۸) رف‌خوانی شد (اسناد رف خوانی کتابخانه مرکزی آستان قدس رضوی، ۱۳۷۹). گزارش رف‌خوانی نشان داد کمتر از ۱% کسری داشته است. البته با توجه به وجود نظام قفسه بسته (تا ۱۳۷۹)[۱۳] در گردش کتاب و احتساب ۱% افت قانونی برای مخازن بسته در کتابخانه مرکزی آستان قدس، میزان افت به لحاظ قانونی قابل قبول بوده است. در اسفنند سال ۸۴ تالار قفسه باز بانوان پس از یک دوره تقریباً ۹ ساله (۱۳۷۶ تا ۱۳۸۵) رف‌خوانی شد. گزارش نهایی رف‌خوانی مذکور نشان داد تالار قفسه باز بانوان با ۵۰۰/۴۲ نسخه کمتر از ۱۰۰۰ نسخه افت داشته است (اسناد رف‌خوانی کتابخانه مرکزی آستان قدس رضوی، ۱۳۸۵). با توجه به درنظر گرفتن ۳% افت کتاب برای مخازن باز، درصد افت به خوبی نشان می‌دهد که کمتر از میزان درصد افت قانونی تعیین شده، بوده است. تجربه رف‌خوانی در کتابخانه مرکزی آستان قدس رضوی نشان داده است درصد قابل توجهی از کتابهای کسری پس از بررسیهای دقیق تر و موشکافانه‌تر، پیدا می‌شود. گهگاه مشاهده شده است بسیاری از کتابهای کسری اعلام شده، در زمرة کتابهای وجینی بوده است که به دلیل سهل‌انگاری کاربران یا مشکلات فنی در سیستم نرم‌افزار کتابخانه، و یا حذف نکردن کتابهای وجینی از دفترثبت موجودی، جزو موجودی کتابخانه قلمداد شده است. در واقع، با اینکه عملاً به عنوان منابع وجینی از مجموعه خارج شد، ولی هنوز در نرم‌افزار کتابخانه به عنوان موجودی کتابخانه نشان داده می‌شود. طبیعی است، زمانی که انسان نسبت به مسئله‌ای کمتر آگاهی داشته باشد، قضاوت ضعیفی هم خواهد داشت. تفسیر نادرست از میزان افت منابع، باعث ایجاد نگرانی موهوم و تقویت حسّ بدبینی برای مدیران و ابوابجمعداران خواهد شدکه بدون تردید این نگرش در کنترل سختگیرانه تر و اعمال سانسور بر مجموعه، تأثیرگذار خواهد بود. با فرض این واقعیت که کتابداران و ابوابجمعداران به درستی به وظیفه خود عمل می‌کنند، جا دارد برای کاهش نگرانی آنها، درصد افت قانونی، بویژه درنقاط محروم، بیشتر تعیین شود تا مجال هیچ نوع نگرانی و به تبع آن اعمال محدودیت و سختگیری برای استفاده‌کنندگان کتابخانه‌ها پیش نیاید. در کنار این امر، شایسته است به میزان درصد افت کمتر از درصد قانونی، پاداشی برای ابوابجمعداران در نظر گرفته شود. در کتابخانه مرکزی آستان قدس رضوی به تناسب تعداد مجموعه، حق الزحمه ابوابجمعداری متفاوت تعریف شده است.
▪ اختصاص درصد افت قانونی متغیر برای انواع کتابخانه‌ها
کتابخانه‌ها از جنبه‌های مختلف نظیر بودجه و امکانات تفاوتهای قابل ملاحظه‌ای دارند که مسئله امنیتی آنها را تحت‌الشعاع قرار می‌دهد. به طور مثال، درکتابخانه‌های عمومی احتمال گم شدن منابع به سبب وجود تنوع مراجعان و عمومی بودن آن نسبت به کتابخانه‌های دانشگاهی و تخصصی که مراجعان آنها محدود و شناخته شده تر هستند، بیشتر است. از این رو، جا دارد در تعیین افت قانونی، این تفاوتها برای انواع کتابخانه‌ها لحاظ شود. در همین خصوص، «باروس و کوپر»[۱۴] (۱۹۹۲) با بررسی کتابخانه‌های انگلستان دریافتند بالاترین میزان منابع گم شده با ۳/۵% مربوط به کتابخانه‌های عمومی درمقایسه با ۱/۲% در کتابخانه‌های دانشگاهی و ۴/۲% در کتابخانه‌های تخصصی است. بنابراین، لازم است درصد افت قانونی کتاب با توجه به نوع کتابخانه (دانشگاهی، عمومی، تخصصی و...) و یا وابستگی کتابخانه (دولتی، مردمی) متغیر باشد، زیرا هر یک از این عوامل در کمیّت افت منابع می تواند تأثیرگذار باشد.
▪ اختصاص درصد افت قانونی متغیر برای نظامهای قفسه باز و قفسه بسته
مراجعان همواره خواستار دسترسی آزاد به منابع هستند وکتابخانه‌ها نیز برای حفظ منابع خود در صورت وجود و شرایط مناسب، امکان دسترسی مستقیم مراجعان به منابع را فراهم خواهند کرد. بدیهی است، هر چقدر منابع دسترس پذیرتر باشد، احتمال مفقود شدن آنها بیشتر خواهد بود. از سوی دیگر، دسترسی آزاد به منابع برای مراجعان خوشایندتر و مطلوب‌تر است. برای حفظ موازنه در این معادله، لازم است ضمن تشویق کتابخانه‌ها به سوی باز کردن قفسه ها و رفع هر گونه محدودیتی برای دسترسی مستقیم به منابع، درصد افت قانونی نظامهای قفسه باز را بالاتر تعیین نمود. این میزان درصد باید آن‌قدر کشش داشته باشد که کتابداران ترجیح دهند کتابخانه را به صورت نظام قفسه باز اداره کنند. کتابخانه مرکزی آستان قدس رضوی با دارابودن هر دو نظام، برای بخشهای قفسه باز تا ۳% و برای مخازن بسته تا ۱% افت قانونی در هر پنج سال درنظر گرفته است (یکصد و سی و ششمین جلسه هیئت امنای کتابخانه مرکزی آستان قدس رضوی، ۱۳۷۱).
▪ اختصاص درصد افت قانونی متغیر برای کتابهای خاص
یکی از پیامدهای نگرانی مدیران و ابوابجمعداران نسبت به افت مجموعه، عدم انتخاب کتابهای خاص مانند کتابهای جیبی و کوچک و کتابهای نفیس به خاطر ترس از مفقود شدن آنهاست. کتابداران به خاطر احتمال بیشتر گم شدن کتابهای قطع کوچک کمتر تمایل به انتخاب چنین کتابهایی دارند. در مورد کتابهای نفیس نیز به علت ارزش و بهای زیاد کتاب، چنین قضیه‌ای مصداق دارد.کتابخانه مرکزی آستان قدس رضوی با درک این معضل، در دوازدهمین نشست کمیته تحقیق و توسعه کتابخانه مرکزی آستان قدس رضوی، مسئله کتابهای جیبی را طرح و مورد بررسی قرار داد. در این جلسه، مقرر شد برای حصول اطمینان بیشتر کتابداران، درصد افت بیشتری برای کتابهای جیبی منظور شود و یا به عنوان اموال مصرفی تلقی شود (دوازدهمین صورتجلسه کمیته تحقیق و توسعه کتابخانه مرکزی آستان قدس رضوی، ۱۳۸۵). همچنین، تأکید گردید برای تشخیص و برآورد صحیح از تعداد کتابهای جیبی در هنگام گزارش‌گیری رف‌خوانی، در مرحله ورود اطلاعات کتابشناختی در بخش سازماندهی کلمه «جیبی» یادداشت یا کد جدیدی برای شناسایی این نوع منابع در نرم‌افزار تعریف شود تا امکان تمایز کتابهای جیبی کسری از سایر کتابهای کسری در هنگام بررسی و محاسبه اختصاص حکم مصرفی یا درصد افت بیشتر برای کتابهای جیبی، به راحتی میسر شود. این تد بیر، جسارت کتابداران را برای انتخاب کتابهای جیبی تقویت و فرصت تازه ای را برای دسترسی بیشتر مراجعان به منابع فراهم خواهد کرد و به تشکیل مجموعه‌ای کامل منتهی خواهد شد.
▪ انجام رف‌خوانی منظم و دقیق
چنانچه در هر دوره زمانی مشخص، به طور معمول سالانه، میزان افت منابع با تحلیلی واقع بینانه ای مشخص شود، درصد نگرانی مدیران و کتابداران به دلیل آگاهی از واقعیتها، کاسته خواهد شد.
همان‌طور که در تعاریف آمد، منابع از دست رفته صرفاً به منابع سرقت رفته (پروازی) محدود نمی‌شود، چه بسا منابعی از این حیث، بنا بر عللی مانند در امانت بودن منبع در هنگام رف‌خوانی و پس از عودت منبع، بدون کسر از منابع کسری، جزو منابع مفقودی به شمار رود. همچنین، احتمال می رود به علت جابجا شدن منابع در هنگام رف‌خوانی، از شمارش به دور مانده باشد. به جز این موارد، احتمال زیادی وجود دارد که در فاصله هر رف‌خوانی منابعی در قالب منابع وجینی، اهدایی، امانت بلند مدت و امانت بین کتابخانه‌ای، از کتابخانه خارج شود که در محاسبات کتابهای کسری نادیده گرفته شود. وجود این عوامل، آمار منابع مفقودی را افزایش می دهد و نگرانی مدیران و کتابداران را بیشتر می کند و زمینه‌های سیاستهای مدیریتی سخت تر را برای حفظ منابع فراهم می‌سازد. بنابراین، چنانچه برای امر رف‌خوانی برنامه ای مدون و منظم تدوین و اجرا شود، احتمال چنین اشتباهاتی را بسیار کاهش می دهد.
با انجام رف‌خوانی، ضمن افزایش میزان اطمینان خاطر مدیران نسبت به کنترل مجموعه و مراقبان، دیدگاه مدیران و ابوابجمعداران نسبت به جامعه استفاده کننده نیز خوشبینانه‌تر خواهد شد.
▪ پیگیری نظام مند منابع دارای دیرکرد اعضا
میزان قابل توجهی از منایع کسری کتابخانه‌ها به خاطر غفلت و بی‌مبالاتی مراجعان در عودت به موقع منابع و عدم پیگیری به هنگام و مرتب منابع از سوی کتابداران است. خوشبختانه با وجود نرم‌افزارهای کتابخانه‌ای، امکان مدیریت بر منابع میسر شده است. مدیریت برمنابع از طریق پیگیری دیرکردها به شکل الکترونیکی یا تلفنی، به بازگشت بموقع منابع به مجموعه کمک شایانی می‌کند. بدیهی است، چنانچه این پیگیری به صورت نظام مند اجرا شود، احتمال برگشت منابع امانت داده شده بسیار بیشتر خواهد شد. مزیت پیگیری مستمر و منظم این است که ضمن نشان دادن وجهه قانونمند کتابخانه به مراجعان، درصورت غفلت آنان از برگشت دادن کتاب، با دادن پیام، منابع در اسرع وقت بازگردانده خواهد شد. حتی پس از مشخص شدن کتابهای کسری، بسیاری از آنها با پیگیری منظم قابل برگشت به کتابخانه خواهد بود.
● نتیجه گیری
کتابخانه‌ها دارای دو کارکرد عمده هستند؛ فراهم‌آوری منابع و دسترس پذیر ساختن آنها. مسئله از دست دادن منابع بر هر دو کارکرد تأثیرگذار است. این بررسی مشخص ساخت توجه به این مسئله باعث حفظ جامعیت و ارزش مجموعه با به‌کارگیری نیروی مراقب و سیستم امنیتی مناسب می‌شود و زمینه‌های نگرانی کتابداران یا ابوابجمعداران را برای دسترس پذیر ساختن منابع ، از بین می برد. مهمترین حرکت در این راستا، تغییر نگرش مسئولان نسبت به مسئله از دست دادن منابع است. هر چه دیدگاه آنها نسبت به از دست دادن منابع تعدیل و از حساسیت افراطی نسبت به این مسئله کاسته شود، فشار روانی بر کتابداران و ابوابجمعداران کمتر می‌شود و به تبع آن بر میزان دسترس پذیری منابع افزوده خواهد شد.
برای گریز از پیامدهای ناشی از مسئله از دست دادن منابع، سه راهکار به ترتیب اولویت پیشنهاد می‌شود:
۱) قانونگذاران و تصمیم‌گیران در همه انواع کتابخانه‌، برای کتابها حکم اموال مصرفی را بدون هیچ شرطی قایل شوند.
۲) بخشنامه اخیر وزارت امور اقتصادی و دارائی مورخ ۱۲/۴/۱۳۸۵ به کلیة کتابخانه ها تسرّی یابد.
۳) برای کتابخانه‌هایی که کتابها را مشمول حکم اموال مصرفی تعریف نکرده‌اند، با گشاده نظری میزان درصد افت قانونی منابع را افزایش داده و شرایط انعطاف پذیری برای تعیین درصد افت منابع به لحاظ انواع منابع و کتابخانه تعریف شود.
امید است با وضع قوانین معقول و عملی تغییر نگرش در مدیران و اعتماد به تعهد اخلاقی کارکنان کتابخانه‌ها در حفظ مجموعه و انعطاف پذیری لازم نسبت به منابع از دست رفته، موجبات ارائه خدمات مطلوب، تکریم مراجعان، جلوگیری از تنش بین مراقبان و مراجعان و رفع نگرانی کتابداران فراهم شود.

محمود سالاری[۱]
منابع
ـ اسناد رف‌خوانی سال ۱۳۷۹ موجود در کتابخانه مرکزی آستان قدس رضوی.
ـ اسناد رف‌خوانی سال ۱۳۸۵ موجود در کتابخانه مرکزی آستان قدس رضوی.
ـ بخشنامه وزارت امور اقتصادی و دارائی مورخ ۱۲/۴/۱۳۸۵ با شماره نامه ۱۳۵۷۸/۴۸۰۹/۵۱.
ـ جمالی، فیض ا... (۱۳۸۵). «نگاهی به سیستم امنیت کتابخانه‌ها» مجله الکترونیکی پژوهشگاه مرکز اطلاعات و مدارک علمی ایران، دوره پنجم ، شماره دوم ، ۵/۹/۱۳۸۵.
ـ دوازدهمین صورتجلسه کمیته تحقیق و توسعه کتابخانه مرکزی آستان قدس رضوی مورخ ۴/۷/۱۳۸۵.
ـ سلطانی، پوری «پاسخ به نامه رئیس کتابخانه مرکزی آستان قدس رضوی در مورد میزان استاندارد افت کتاب» با شماره نامه ۵۴۵۷ مورخ ۱۹/۹/۶۹ بایگانی در کتابخانه مرکزی آستان قدس رضوی.
ـ سلطانی، پوری و فردین راستین (۱۳۶۵). اصطلاحنامه کتابداری، تهران: کتابخانه ملی جمهوری اسلامی ایران، ص ۱۵۴.
ـ شاکری، رمضانعلی (۱۳۶۷). گنج هزار ساله (کتابخانه مرکزی آستان قدس رضوی)، مشهد: کتابخانه مرکزی آستان قدس رضوی، ص ۱۵۲.
ـ مصوبه هیئت وزیران مورخ ۱۱/۷/۷۲ بند ۱۲ موضوع تبصره ۳ ماد۴ فصل اول آیین نامه اموال دولتی.
ـ صورتجلسه تغییر و تحول ابوابجمعداری تالار قفسه باز کتابخانه مرکزی آستان قدس رضوی در سال ۱۳۷۶.
ـ یکصد و سی و ششمین جلسه هیئت امنای کتابخانه مرکزی آستان قدس رضوی، بند ۴ ،مورخ ۷/۴/۷۱.
- Burnett, C (۱۹۹۰). "Analysis of inventory losses from Long Beach Public Library". Library And Archival Security ۱۰(۱), ۳-۳۳.
- Burrows, J. and Cooper, D( ۱۹۹۲). Theft and Loss from UK Libraries: A National Survey. Home Office Police Research Group, Crime Prevention Unit Paper No.۳۷. London: Home Office Police
Research Group.
- Griffith, J W (۱۹۷۴). "Library thefts: a problem that won’t go away", American Libraries, ۹(۴), ۲۲۴-۷.
- Jackson, M (۱۹۹۱). "National Conference on Library Security" Library Association Record,۹۳(۶) ۳۹۴-۷.
- Lincoln, A J (۱۹۸۴). Crime in the library: a study of Patterns, impact and security. New York and London, R.R. Bowker.
۱. کارشناس ارشد علوم کتابداری و اطلاع‌رسانی، معاون هماهنگی و رئیس کتابخانه مرکزی سازمان کتابخانه‌ها، موزه‌ها و مرکز اسناد آستان قدس رضوی.
۱. Missing.
۲. Shelving.
۳. Munn.
۱. Lincoln.
۲. Griffith.
۳. Burnett.
۴. Long Beach.
۵. Souter.
۶. Quinsee and McDonanld.
۷. Jackson.
( Radio Frequency Identification). ۱. RFID
۱. شایان ذکر است، در کتابخانه مرکزی آستان قدس رضوی بعد از انقلاب اسلامی تالارهای مطالعه به صورت نظام قفسه باز اداره می شده است (۱۸) و بخشهای گردش کتاب از سال ۱۳۷۹ به صورت نظام قفسه باز درآمد.
۱. Burrows and Cooper

منبع : کتابداری و اطلاع رسانی