معماری اطلاعات و فرایندهای کاری روابط عمومی

در پاسخ به این سوال كه برای شروع روابط عمومی الكترونیك از كجا باید شروع كنیم؟ تنها باید گفت :" معماری اطلاعات "
مطلب زیر كه می خوانید شرح مختصری از معماری اطلاعات با استفاده از جزوه تهیه شده توسط دكتر فریدون شمس است و سپس لیست فرآیندهای كاری روابط عمومی . كه برای شروع پروژه معماری اطلاعات روابط عمومی ضروری است .
معماری اطلاعات information architecture
معماری اطلاعات رویكردی جدید به منظور تهیه IT msdter plsn در سازمان ها است .
ضرورت تبیین معماری اطلاعات :
- انسجام فرآیندهای برنامه ریزی ، سرمایه گذاری و كنترل توسعه فناوری اطلاعات در سازمان
- ایجاد انطباق میان ماموریت ها و اهداف سازمان با فناوری اطلاعات مورد استفاده در سازمان
- ارتقاء سیستم های اطلاعاتی سازمان از طریق افزایش كارآیی ،‌استاندارد سازی و تعامل پذیری میان آنها
- آشكار سازی وجوه مختلف سازمان از طریق نمایش زیر ساخت های كاری ،‌ اطلاعاتی ،‌داده ای ، برنامه های كاربردی و فناوری اطلاعات
- ترسیم استراتژی دستیابی به محیط مطلوب فناوری اطلاعات در سازمان
تعریفی از معماری اطلاعات (information architecture) برای روابط عمومی :
" ارایه چارچوبی یكپارچه برای تعریف ،‌استنتاج و یا نگهداشت فناوری اطلاعات موجود و نیازمندیهای فناوری اطلاعات جدید برای دسترسی به اهداف استراتژیك روابط عمومی در امر اطلاع رسانی و بهبود ارتباطات سازمانی"
فرآیندهای كاری روابط عمومی
فرایندهای معمول روابط عمومی که در معماری اطلاعات باید بررسی و برای آنها وضعیت مطلوب استفاده از
ارتباط با رسانه ها :
۱- تولید خبر ، گزارش ، مقاله
۲- برگزاری مصاحبه مطبوعاتی اختصاصی – گروهی
۳- سفر مطبوعاتی
۴- پوشش خبری مراسم و رویدادها
۵- برآورده كردن نیازهای اطلاعاتی رسانه ها (هماهنگی و راهنمایی های لازم ، ارسال عكس ، توضیحات تكمیلی و ...)
۶- مانیتورینگ محتوای رسانه ها
۷- پاسخگویی به رسانه ها ( جوابیه ، اطلاحیه ، تكذیبیه و ...)
۸- درج آگهی در رسانه ها
۹- بانك اطلاعاتی رسانه ( مشخصات رسانه های مورد نظر ،‌ خبرنگاران ، مشخصات سازمان رسانه ای و ...)
انتشارات :
۱۰- انتشار نشریه درون سازمانی
۱۱- انتشار فعالیت های موردی ( كتاب ،‌كتابچه ، بروشور ،‌ویژه نامه و ...)
۱۲- نظارت بر نشریات درون سازمانی
اداره سمعی و بصری:
۱۳- پوشش تصویری مراسم و رویدادها
۱۴- تهیه آرشیو عكس و تصویر از سازمان و طرح ها و برنامه ها
۱۵- پشتیبانی رسانه ها و نشریات درون سازمانی برای تهیه عكس
مناسبت ها و مراسم :
۱۶- برگزاری ویا مشاركت در رویدادهای اختصاصی سازمان ( شامل نمایشگاه ، كنفرانس ، همایش ،‌مناسبت ها و مراسم و ...)
۱۷- مدیریت برگزاری رویدادهای مختلف در سطح سازمان
۱۸- شركت در نمایشگاه های برون سازمانی
۱۹- تهیه اقلام تبلیغاتی ( پوستر ، هدایا و ...)
۲۰- مدیریت و اجرای تبلیغات محیطی درون و برون سازمانی ( بیلبورد ،‌سیلك ،‌تابلو اعلانات سازمان ،‌تراكت و ...)
برنامه ریزی و مطالعات افكارعمومی
۲۱- تهیه، تدوین و نظارت برنامه های روابط عمومی
۲۲- مدیریت و اجرای مطالعات افكار عمومی و پژوهشی ( نظر سنجی ، تحلیل محتوا و ...)
۲۳- ارزیابی اثر‌بخشی برنامه‌های اجرا شده روابط عمومی
۲۴- پشتیبانی اطلاعاتی ادارات روابط عمومی ، رسانه ها و بخش های سازمانی از طریق بانك اطلاعاتی تخصصی روابط عمومی
۲۵- تهیه ، تدوین و نظارت بر حسن انجام دستورالعمل ها و آیین نامه های مورد عمل روابط عمومی و سازمان در بحث ارتباطات
ارتباطات مردمی و اطلاع رسانی
۲۶- پاسخگویی و راهنمایی به ارباب رجوع ( ایجاد نظام پاسخگویی به مكاتبات ، ایمیل ها ،‌ تماس های تلفنی و پیام های صوتی به منظور دریافت پاسخ از واحد های سازمانی مربوطه و ارایه راهنمایی لازم)
۲۷- راه اندازی و اجرای نظام پیشنهادها
۲۸- برگزاری جلسات پرسش و پاسخ ، تریبون آزاد و نشست های مشترك كاركنان و مسئولین
۲۹- ارتباط با تشكلهای تخصصی و سایر تشكلهای ذی نفوذ اجتماعی ، سیاسی ، اقتصادی و فرهنگی و...
۳۰- برقراری ارتباط دوسویه ارباب رجوع و همكاران با مدیران و مسئولان ( برگزاری ملاقات مردمی وزیر ، هماهنگی و نظارت بر ملاقات های مدیران سازمان و ...)
۳۱- انعكاس نظرهای ارباب رجوع و همكاران سازمان به مدیریت ( تهیه خبرنامه ویژه از پیام های مردمی و كاركنان )
۳۲- اطلاع رسانی به مخاطبین ( تهیه اطلاعات مورد نیاز مخاطبین ، ایجاد ابزارهای مناسب اطلاع رسانی شامل بروشور ،‌كتابچه ،‌ تلفن گویا ،‌ سایت اینترنتی و ... )
سایر:
۳۳- برنامه ریزی بودجه ای روابط عمومی
۳۴- مدیریت و هماهنگی با روابط عمومی های تابعه

نویسنده : علی مزینانی
منبع : وبلاگ روابط عمومی کاربردی

منبع : پایگاه تخصصی روابط عمومی الکترونیک