خودتان را Reset کنید

این مقاله، در بازنگری فعالیت‏هایتان، به شما كمك می‏كند و سعی می‏كند تا افق‏های تازه‏ای از نحوه گذراندن وقت، به شما ارائه دهد و نقطه‏های ضعف در مدیریت زمان را گوشزد كند.
این را بدانید كه نقطه شروع كاری، آغاز موفقیت فرد است و چه بهتر كه نقطه شروع فعالیت‏هایتان، بر طبق اصول صحیح مدیریت زمان باشد.
تا به حال چند بار در طول زندگی، احساس كمبود وقت كرده، آرزو كرده‏اید كه ای كاش در هر روز، به جای ۲۴ ساعت، ۴۸ ساعت وقت می‏داشتید؟ حال اگر به شما بگویند كه آرزوی شما برآورده شده، چه احساسی خواهید داشت؟
كلید تحقق این آرزوی شما، در آموزه‏های علم مدیریت زمان می‏باشد! با تغییر اولویت‏ها و مدیریت مؤثر زمان، می‏توان به راحتی از دچار شدن به بیماری عجله، اجتناب ورزید. مدیریت زمان، شامل مجموعه‏ای از مهارت‏ها، برای كنترل و استفاده بهتر از زمان است. رهنمودهایی عمومی وجود دارند كه می‏توانند برای مدیریت زمان، در حوزه‏های متفاوت - خانه، دانشگاه و كارگاه - استفاده شوند. در این بخش، برخی از این رهنمودها را شرح می‏دهیم.
توجه به این نكته مهم است كه رهنمودهای ارائه شده در این مقاله، كلی و نقطه شروعی برای توسعه روش مدیریت زمان هستند. شما برای مدیریت موفق زمان، باید یك روش مدیریت زمان مناسب خود طراحی كنید.
● كج‏فهمی‏ها در مورد مدیریت زمان‏
یكی از مشكلات ما در زمینه كنترل زمان، این است كه بسیاری از ما تصوری نادرست از مدیریت زمان و كاربرد آن داریم. آیا این موارد برای شما آشنا هستند؟
۱) «مدیریت زمان، چیز خاصی نیست. من در كارم موفقم؛ پس مفهومش این است كه از زمانی كه در اختیار دارم، در حد مطلوب استفاده می‏كنم».
ممكن است چنین باشد؛ اما چه بسا شما با رعایت اصول زمان در مدیریت، به مراتب موفق‏تر از این می‏بودید. اگر به شما نشان داده شود كه با رعایت اصول مدیریت زمان، بازدهی شما دو برابر می‏شود، چه می‏گویید؟ فكر می‏كنید تا چه حد می‏توانید بیش از این موفق باشید؛ در حالی كه همه راه‏حل‏های مربوط به تنظیم زمان در مدیریت، آسان است. آن‏چه آسان نیست، ایجاد انضباط فردی برای اجرای همین امور ساده است.
۲) «من از یك تقویم تنظیم برنامه و فهرست، استفاده می‏كنم؛ آیا كافی نیست»؟
این روشی است كه اغلب افراد بدان توسل می‏جویند كه می‏تواند باتلاقی فروبلعنده باشد. تقویم به شما می‏گوید كه امروز در كجا هستید و چه باید بكنید؛ اما در مورد آینده، چیزی نمی‏تواند انجام دهد و تقریباً غیرممكن است كه چیزی از گذشته را یادآور شود. بهترین ابزار زمان در مدیریت، یك نظام منسجم به هم پیوسته است؛ نظری كه به شما امكان دهد تا اطلاعات لازم برای كار را كسب كنید؛ طرح‏ها و پروژه‏ها را دنبال كنید؛ نگاه و توجه‏تان به سوی هدف متمركز شود و تصمیمات كلیدی، ضبط گردد.
برخی، مدیریت زمان را خیلی جدی نمی‏گیرند و می‏پندارند كه این امر، شادی را از آنها می‏گیرد؛ اما اگر فشار و كشمكش‏های عصبی، فراموش كردن قرارها، از دست دادن مهلت‏های تعیین شده و كاركردن تا نیمه‏شب، در نظر شما شادی زندگی است، با همه آنها خوش باشید. حال از این طرف به موضوع نگاه كنید؛ اگر در روز، دو ساعت وقت اضافه داشته باشید، آن گاه می‏توانید به لذت استفاده از آن پی ببرید.
۳) «مدیریت زمان، آزادی آدمی را می‏گیرد».
آزادی واقعی، از طریق انضباط به دست می‏آید. فرض كنید به طور ناگهانی به شما پیشنهاد می‏شود كه به مدت یك هفته در خانه‏ای دولتی، در شیراز اقامت كنید و شما فقط دو روز فرصت دارید تا حركت كنید. آیا آن‏قدر آمادگی دارید كه در برنامه‏هایتان به گونه‏ای تجدیدنظر كنید تا بتوانید بروید؟ این، آزادی واقعی است.
۴) «مدیریت زمان، برای انجام برخی كارها خوب است؛ اما در كار من، خلاقیت وجود دارد و نمی‏توانم درگیر روزمرگی و امور جاری متعارف شوم».
مدیریت زمان، اساساً به معنای روزمرگی نیست؛ بلكه تأكید اصلی آن، بر انضباط فردی است. بهره‏گیری مؤثر از زمان، به شما امكان می‏دهد تا خلاقیت خود را به كار گیرید. این كار، شما را از نگرانی و امور كسالت‏باری كه مانع از اندیشه خلاق است، می‏رهاند.
۵) «اصولی كه برای اجرای مفاد مدیریت زمان، لازم است، بسیار دور و دراز است؛ من وقت ندارم به همه این اصول، عمل كنم».
درست است؛ وقت ندارید و درست است كه تدوین برنامه روزانه كه كاری جدید است، وقتتان را می‏گیرد؛ اما وقتی با این كارها خو گرفتید، واقعاً وقت‏گیر نیست؛ چند دقیقه صرف وقت، موجب صرفه‏جویی چند ساعته می‏شود.
● نكاتی سودمند، برای بهبود كیفیت مدیریت زمان‏
حال كه باورهای نادرست درباره اداره زمان و مدیریت بر آن را یادآور شدیم، وقت آن رسیده است كه یك سری نكات كلی و اساسی را جهت بهبود كیفیت مدیریت زمان، متذكر شویم.
الف) مهم‏ترین نكته در مدیریت زمان، این است كه ابتدا باید هدف مشخصی در كارهایتان داشته باشید.
ضرب‏المثلی می‏گوید: «اگر نمی‏دانید كجا می‏روید، مهم نیست كه كدام راه را انتخاب می‏كنید» و می‏توان اضافه كرد كه «مهم نیست كه برای رسیدن به جایی كه نمی‏دانید كجاست، چه قدر زمان صرف می‏كنید».
بدون هدف، سراسر زندگی شما، بی‏ثمر، بی‏فایده و بدون اثر خواهد بود و بدون تعیین زمان، حتی ساده‏ترین هدف‏ها دست‏نیافتنی می‏شوند. تعیین هدف، به شما وقت بیشتری عطا می‏كند.
طبیعت بشری، چنان شكل گرفته كه اگر در روزی معین، فاقد هدف خاصی باشد، زمان خود را به بیهودگی صرف می‏كند و از سوی دیگر، اگر دارای چندین هدف اصلی باشیم و آنها را به دقت دنبال كنیم و اگر با مبانی مدیریت زمان آشنا باشیم، می‏توانیم در همان روز گام‏هایی مهم برداریم. كلید اصلی در این راه، تعیین اولویت‏های واقعی است. داشتن هدفی كه فعالیت‏های خود را در طول روز بر محور آن تعیین كنید، زمینه‏ای را فراهم می‏آورد تا به طور موفقیت‏آمیزی، از طریق مدیریت زمان، گامی مثبت به سوی آن هدف بردارید.
ب) برای رسیدن به هدف‏هایتان برنامه‏ریزی كنید.
روزتان را برنامه‏ریزی كنید؛ به جای آن‏كه اجازه دهید در خدمت خواسته‏ها و حتی هوس‏های دیگران باشد.
نكات زیر، جهت برنامه‏ریزی، می‏توانند سودمند واقع شوند:
۱) هدف‏های درازمدت وضع كنید و برای رسیدن به آنها، مقصدهای كوچكی را قرار دهید تا شما را به آن هدف‏ها مرتبط سازند.
۲) اولویت‏ها را به نسبت اهمیت آنها در میان اهداف و مقصدها، مشخص كنید.
۳) انرژی خود را ارزیابی كرده، ساعاتی را كه می‏توانید در حد مطلوب كار كنید، مشخص كنید.
۴) با توجه به این مبنا یعنی اهداف، اولویت‏ها و ساعات كار مطلوب، برنامه كار روزانه‏تان را مشخص كنید و روی كاغذ بیاورید. هیچ چیز برای تنظیم وقت، ارزشمندتر از برنامه مدون روزانه نیست. بدون وجود چنین برنامه‏ای، همواره در خدمت خواسته‏های دیگران خواهید بود؛ اما با وجود این برنامه، همواره می‏دانید در كجا هستید و در كجا باید باشید و با اهمیتی به همین شدت، می‏دانید با اموری كه در طول روز، جلوی رویتان طرح می‏شوند، چگونه برخورد كنید؛ زیرا ضرورت‏های دیگری از پیش برایتان تعیین شده‏اند.
در هدف گزینی درست، باید ابتدا هدف بلندمدت را تعیین كرد و در راستای آن هدف بلندمدت، مقصدهایی را مشخص كرد؛ مثلاً «داشتن كسب و كاری مستقل برای خود، در پنج سال آینده»، همان هدف بلندمدت است؛ سپس هر گامی كه برداشته می‏شود، باید در مسیر آن هدف نهایی باشد؛ بدین معنا كه باید یك رشته هدف‏های كوتاه مدت كه معمولاً مقصد خوانده می‏شوند، تعیین شوند. به سخن دیگر، باید یك هدف بزرگ تعیین كرد و آن هدف را خرد كرد و به هدف‏های كوچك‏تری تقسیم كرد؛ هدف‏هایی كه انجام آنها آسان‏تر و در مدتی كوتاه‏تر، تحقق‏پذیر باشند.
ج) از بهترین زمان روز خود سود ببرید.
ممكن است به این مسئله پی برده باشید كه در مواقعی از روز، احساس چابكی و سرحالی ذهنی و جسمی بیشتری می‏كنید. این مواقع، زمان سرحالی بدن شما نیز هست؛ چون در این اوقات، بهتر می‏توانید كار كنید. برنامه‏های خود را چنان طرح‏ریزی كنید كه كارهای اولویت‏دار شما، بیشتر در این مواقع باشد تا بازده عمل نیز بالا رود.
برای مثال، بسیاری از مردم می‏دانند كه بهتر است كارهایی را كه به خلاقیت بیشتری نیاز دارد، صبح‏ها انجام دهند و كارهای متداول و روزمره را به بعد از ناهار موكول كنند؛ زیرا در این ساعات، بدن با افت انرژی و كمبود نیرو روبه‏رو می‏شود.
د) ناخوشایندترین كار هر روز را اول انجام دهید.
یك ضرب‏المثل قدیمی می‏گوید: «روز خود را با خوردن یك قورباغه زنده شروع كنید». اگر وظایف ناخوشایند و مخالف میل خود را به آخر هر روز موكول كنیم، نتیجه‏ای جز نگرانی و به فكر فرورفتن به بار نخواهد آورد و حتی انجام كارهای دیگر را نیز تحت‏الشعاع قرار می‏دهد. از این رو، در صورت امكان، كارهایی را كه كمتر مایل به انجام آنها هستید، همان اول روز انجام دهید.
و) برای هر كاری، یك ضرب‏الاجل قرار دهید.
هر كاری را بیش از اندازه طول ندهید. وقتی كاری به قدر كافی خوب انجام شد و شما را به مقصود مورد نظرتان رساند، كافی است و خود را در دام كمال‏طلبی اسیر نكنید.
هـ) یك فهرست از كارهایتان درست كنید.
برای این كه این فهرست مفید باشد، باید روزانه تهیه شود و فقط كارهای مهم (و نه كارهای عادی و روزمره) را فهرست كنید و بدین صورت، از طولانی شدن و بی‏نظمی آن جلوگیری كنید.
ی) قانون پارتو را فراموش نكنید.
اقتصاددان ایتالیایی، «ویلفردو پارتو»، قانونی در اولویت‏بندی دارد كه بسیار مفید است. قانون پارتو می‏گوید: «تقریباً ۸۰ درصد نتیجه مورد نظر، از ۲۰ درصد تلاش‏هایی حاصل می‏شود كه انجام می‏دهیم». برای این كه كارهای خود را به صورت مؤثر اولویت‏بندی كنید، باید ۲۰ درصد مهم آن را جدا كنید. وقتی كارهای مهم تعیین شدند، شما می‏توانید بر اقداماتی تمركز كنید كه بیشترین نتیجه مورد نظر را حاصل می‏كنند. هنگام تحلیل چگونگی گذراندن اوقات خود، متوجه خواهید شد كه خیلی از اوقات شما صرف كارهای كوچك و ناچیز می‏شود. به همین دلیل، توان شما صرف حوزه‏های اصلی و حیاتی - كه نیازمند تلاش بیشتر هستند - نمی‏شود.
ر) از امروز به بعد، روزانه ۱۰ دقیقه را به امور زیر اختصاص دهید:
الف) پی‏گیری زمان؛ این كار نباید بیش از ۵ دقیقه وقت شما را بگیرد. اگر بیش از این وقت شما را اشغال كرد، احتمالاً جزئیات زیادی را در آن وارد می‏كنید؛ جزئیات را حذف كنید.
ب) تجزیه و تحلیل زمان در پایان كار؛ روزانه چند دقیقه صرف تجزیه و تحلیل جدول پی‏گیری زمان خود كنید و راه‏هایی را كشف كنید كه با حذف كردن، تأخیر انداختن و واگذار كردن امور، وقت بیشتری را صرف‏جویی كنید.
ر) لازم نیست همه كارها را خودتان انجام دهید.
واقعیت این است كه اگر سعی كنید همه كارها را خودتان انجام دهید، هیچ كاری را درست به پایان نخواهید رساند. اگر بخواهید در مقابل تقاضاهای فزاینده صرف وقت، جان سالم به در برید، باید بیاموزید كه چه زمانی واگذاری اختیار كنید و یا كار ویژه را كنار بگذارید. این را هم بدانید كه واگذاری اختیار زمان، جلوی اتلاف وقت شما را می‏گیرد و در این صورت، می‏دانید كی و چگونه واگذاری اختیار كنید.
ژ) روش‏ها را با موقعیت خود تطبیق دهید.
باز هم می‏گوییم كه رهنمودهای ارائه شده در این مقاله، كلی و نقطه شروعی برای توسعه روش مدیریت زمان هستند. برای مدیریت موفق زمان، باید یك روش مدیریت زمان، مناسب خودتان، طراحی كنید.

سید مهدی موسوی‏
منابع:
۱. هیندل تسیم، مدیریت زمان.
۲.تری دكلان، فن مهار كردن زمان در یك هفته.
۳. غلامرضا خاكی، مدیریت زمان.
۴. الك مك كنزی، مدیریت بهره‏وری از زمان، ترجمه محمدرضا رضاپور.

منبع : پرسمان