معیارهای تدوین یک برنامه روابط عمومی

برنامه روابط عمومی طرح مدونی است كه خطوط كلی فعالیت های گوناگونی را كه قصد انجام آنرا داریم، مشخص می كند. برنامه روابط عمومی در واقع طرح اجرایی عملیات پیشنهادی و نیز توجیه و توضیح ارزشهای این عملیات است. این عملیات می تواند هد‏فهایی كوتاه مدت یا بلندمدت داشته باشد. یك برنامه روابط عمومی موثر باید مبتنی بر هدفهای روشن و دقیق باشد. مخاطب خاص خود را به درستی بشناسد و به شیوه ای عرضه شود كه توجه آن مخاطب را به سوی خود جلب كند.
لازم به ذكر است اگر بخواهیم برنامه ای اصولی و كارآمد ارائه دهیم بایستی بر سه محور اساسی برنامه روابط عومی یعنی «مخاطبان»، «هدفها» و «پیامهای روابط عمومی» اشراف لازم را داشته باشیم.
شناخت اهداف مخاطبان مطلوب روابط عمومی از مبناترین اولویت های هر برنامه روابط عمومی، است لذا در تدوین برنامه باید به این موضوع توجه كافی داشته باشیم.
در واقع هر برنامه به چند طرح و هر طرح به چند پروژه تقسیم میشود. ادارات روابط عمومی می باید پروژه های خود را در قالب معیارهای ذیل تنظیم و ارائه كنند.
● ارائه پروژه فعالیت روابط عمومی در قالب یك برنامه مدون
▪ پروژه فعالیت روابط عمومی بایستی دارای معیارها و محورهای ذیل باشد:
۱) مقدمه (یا استدلال) این بخش شامل بررسی پیشینه نوع كار و مخاطبان مطلوب آن می شود. در این مقدمه می توان به مسائل روابط عمومی و اموری كه پیرامون موضوع تحت مطالعه قرار دارد پرداخت. مقدمه باید حداكثر حدود دو پاراگراف باشد.
۲) اهداف پروژه در این قسمت هدف هایی كه برنامه یا پروژه برای دستیابی به آنها تنظیم و اجرا می شود، بیاید. معمولا هدفها فهرست وار با شماره و یا حروف الفبا مشخص و از یكدیگر جدا می شوند.
۳) روشهای اجرایی در این بخش مشخصات كلی ابزارهایی بیان می شود كه برای رساندن پیام دلخواه به همه مخاطبان به منظور رسیدن به هدفهای پروژه یا برنامه ارائه شده، لازم است.
برخی از ابزارها عبارتند از:
الف) فعالیت رسانه ای
ب) انتشاراتی
ج) تبلیغاتی
د) برگزاری مراسم
و) طرحهای مشاركتی
هـ) پژوهش
ی) آموزش
ر) سایر ابزارها
▪ هنگامی كه یكی یا چند ابزار برای اجرای پروژه ها در نظر گرفته شد بایستی زیر مجموعه های آن ابزار و جزئیاتی كه در اجرای برنامه ها دخیل است ذكر شود تا دلیل استفاده از آن به درستی توجیه شود.
▪ بایستی توضیح داده شود كه این روشها و ابزارهای ارتباطی چگونه در اجرای برنامه و پروژه كاربرد دارند و ابزارها باید به دقت انتخاب شوند تا قادر باشند پیام دلخواه روابط عمومی را به درستی و به طور كامل منتقل كنند.
▪ ابزراهای انتخاب بایستی با چارچوب زمانی كه در اختیار است سازگار باشند.
۴) ارزیابی بهتر است نوع شیوه ای را كه در اندازه گیری تاثیرگذاری پروژه به كار خواهید برد، از قبل تعیین كنید.
۵) نتیجه خلاصه برنامه و پروژه، چكیده استدلالها و امتیازات پروژه در این بخش آورده می شود.
۶) مجریان طرح و پروژه در این قسمت بایستی اطلاعات كلی در مورد گروه كارگزار كه مامور اجرای برنامه و پروژه هستند آورده می شود.
۷) جدول زمان بندی وجود جدول زمان بندی معمولا در اقدامات و برنامه های گسترده و یا هنگامی كه زمان برنامه یا پروژه اهمیت زیادی در تاثیر گذاری آن دارد، مفید است.
۸) بودجه بودجه برنامه و یا پروژه روابط عمومی می تواند شامل جزئیات و ریز ارقام و یا ارزیابی كلی هزینه ها باشد كه بستگی به ماهیت برنامه دارد.
- در برنامه های اداره كل روابط عمومی هزینه های پرسنلی معمولا در نظر گرفته نمی شود و تنها بایستی هزینه های غیرپرسنلی لحاظ می شود.
۹) پیوست این بخش شامل اسناد تایید كننده ای از قبیل یافته های تحقیقاتی، مقالات و یا سوابق اقدامات گذشته است كه نكات مندرج در برنامه را روشن می كند.

منبع : کارگزار روابط عمومی