دفتر کار الکترونیکی‌ فهرست نویس‌ در محیط‌ کتابخانه‌ الکترونیکی‌

در طول‌ سه‌ دهه‌ گذشته‌ کار فهرست نویس‌ و محیط‌ کاری‌ او تغییرات‌ چشمگیری‌داشته‌ است‌. یکی‌ از عوامل‌ مهمی‌ که‌ بر این‌ تغییرات‌ تأثیرگذار بوده‌، تغییر شکل‌ دفترکار الکترونیکی‌ فهرست نویس‌ از پایانه‌ گنگ‌(OCLC M۱۰۰) به‌ دفترهای‌ کارچند منظوره‌ است‌ (نسل‌ جدید رایانه‌های‌ شخصی‌). فن‌آوریهای‌ در حال‌ تکامل‌ریزرایانه‌ها، دیسکهای‌ فشرده‌ با حافظه‌ فقط‌ خواندنی‌ و شبکه‌ها (شبکه‌ محلی‌،اینترانت‌ و اینترنت‌) مشخصه‌های‌ اصلی‌ دفتر کار الکترونیکی‌ فهرستنویسی‌ امروزی‌به‌ شمار می‌آیند. تراشه‌های‌ اینتل‌، پردازنده‌های‌ پنتیوم‌، و ویندوز مایکروسافت‌ یک‌صحنه‌ کار با رایانه‌ سطح‌ بالاتری‌ را برای‌ دفتر کار الکترونیکی‌ ایجاد کرده‌اند به‌گونه‌ای‌ که‌ فهرستنویسان‌ را قادر ساخته‌اند تا کارهای‌ متعددی‌ را به‌ صورت‌ رومیزی‌انجام‌ دهند مانند دسترسی‌ به‌ نظام‌ محلی‌، برنامه‌های‌ سودمند کتابشناختی‌، اسناد وانتشارات‌ فهرستنویسی‌ پیوسته‌، عملیات‌ مهار مستندات‌ و فهرستهای‌ رایانه‌ای‌کتابخانه‌های‌ دیگر و ارتباط‌ با همکاران‌ و غیره‌. این‌ مقاله‌ اصول‌ عمومی‌ دفتر کارالکترونیکی‌ فهرستنویس‌، پیکربندی‌ آن‌، نسخه‌های‌ الکترونیکی‌ ابزارهای‌فهرستنویسی‌، تأثیر ایستگاههای‌کاری‌ بر بهره‌وری‌ و دشواریهای‌ به‌ کارگیری‌ یاگسترش‌ استفاده‌ از فن‌آوری‌ دفتر کار الکترونیکی‌ در کتابخانه‌های‌ ]کشورهای‌ حوزه‌[خلیج‌ فارس‌ را مورد بحث‌ قرار می‌دهد.
● مقدمه‌
در ابتدای‌ دهه‌۱۹۶۰ قبل‌ از پیدایش‌ خودکاری‌ در کتابخانه‌، دفتر کار الکترونیکی‌ فهرستنویس‌تشکیل‌ می‌شد از یک‌ میز با ابزارهای‌ فهرستنویسی‌، خودکارها، مدادها، پاک‌کن‌ها، کارتهای‌ ۵*۳ و یک‌ماشین‌ تایپ‌، بخصوص‌ در کتابخانه‌های‌ کوچک‌تر که‌ ماشین‌نویس‌ و منشی‌ حضور نداشت‌. معرفی‌ قالب‌فهرستنویسی‌ ماشین‌خوان‌ (مارک‌) در اوایل‌ دهه‌ ۱۹۷۰ امکان‌ ایجاد پیشینه‌های‌ فهرستنویسی‌ در قالب‌الکترونیکی‌ را فراهم‌ ساخت‌ و نوارهای‌ مغناطیسی‌ پیشینه‌های‌ فهرستنویسی‌ به‌ سرعت‌ توانستند برروی‌ نظامهای‌ رایانه‌ای‌ در کتابخانه‌های‌ خاص‌ و آنچه‌ که‌ به‌ برنامه‌ آماده‌ کتابشناختی‌ پیوسته‌ تبدیل‌ شد،بارگذاری‌ شوند(Lange,۱۹۹۳). دسترسی‌ به‌ این‌ برنامه‌های‌ آماده‌ از طریق‌ پایانه‌های‌ تک‌ منظوره‌، که‌ به‌نحوی‌ شایسته‌ پایانه‌های‌ گنگ‌ نامیده‌ شده‌ بودند صورت‌ می‌گرفت‌. M۱۰۰ OCLC و M۱۰۵ دو نمونه‌ ازاین‌ گونه‌ پایانه‌ها هستند.
انقلاب‌ ریزرایانه‌ در سال‌۱۹۸۱ با معرفی‌ رایانه‌ شخصی‌ IBM آغاز شد. اولین‌ ایستگاه‌کاری‌OCLCمبتنی‌ بر فن‌آوری‌ ریزرایانه‌ M۳۰۰ بود که‌ از ریزپردازنده‌ ۸۰۸۸ هشت‌ بیتی‌ اینتل‌ استفاده‌ می‌کرد. از آن‌پس‌ OCLC با پیشرفتهای‌ ریزرایانه‌ همگام‌ شد و "دفترهای‌ کار الکترونیکی‌ مبتنی‌ بر تمامی‌ پردازنده‌های‌اینتل‌ مانند: ۸۰۸۸،۸۰۲۸۶،۸۰۳۸۶،۴۸۶ و پنتیوم‌ را ارائه‌ کرد"(Breeding,۱۹۹۸). با این‌ همه‌ دفتر کارالکترونیکی‌ فهرستنویس‌ دیگر در انحصارOCLC نیست‌. اکنون‌ به‌ طور فراگیری‌ در کتابخانه‌های‌ خودکارشده‌ و با استفاده‌ از تجهیزات‌ خودشان‌ طراحی‌ شده‌ و هیچ‌ الزامی‌ در بکارگیری‌ تجهیزات‌ مورد حمایت‌OCLC نداشته‌ و به‌ اسامی‌ چون‌ دفتر کار الکترونیکی‌ خدمات‌ فنی‌ (TSW)، دفتر کار الکترونیکی‌کتابشناختی‌(BWS) یا دفتر کار الکترونیکی‌ چند منظوره‌ شناخته‌ می‌شوند. همچنین‌ برخی‌ ازفروشندگان‌، نسل‌ جدیدی‌ از دفتره‌های‌ کار الکترونیکی‌ را عرضه‌ کرده‌اند چنانکه‌ کاپلن‌(۱۹۹۶)می‌گوید: پیشرفته‌ترین‌ بسته‌ برای‌ دفتر کار الکترونیکی‌ در حال‌ حاضر احتمالا" بسته‌ مربوط‌ به‌ همکاری‌ کتابخانه‌ای‌(Bibliofile) و دفترکار الکترونیکی‌ یکپارچه‌ خدمات‌ فنی‌(ITS for Windows) است‌.
هدف‌ مقاله‌ این‌ است‌ که‌ اصول‌ عمومی‌ فن‌آوری‌ دفترهای‌ کاری‌ فهرستنویس‌، پیکربندی‌سخت‌افزاری‌ و نرم‌افزاری‌ آنها، نسخه‌های‌ الکترونیکی‌ ابزارهای‌ فهرستنویسی‌ و تأثیر آنها بر بهره‌وری‌ وکیفیت‌ را مورد بحث‌ قرار دهد. همچنین‌ این‌ مقاله‌ وضعیت‌ فن‌آوری‌ دفترهای‌ کار الکترونیکی‌فهرستنویس‌ در کتابخانه‌های‌ ]کشورهای‌ حوزه‌[ خلیج‌فارس‌ و دشواریهای‌ بکارگیری‌ یا گسترش‌ آنها رامورد بررسی‌ قرار خواهد داد.
فهرستنویسان‌ برای‌ ایجاد یک‌ پیشینه‌ ناگزیر از مراجعه‌ به‌ تعدادی‌ منبع‌ هستند. مراجعه‌ به‌ همه‌ یابخشی‌ از این‌ ابزارها در قالبهای‌ چاپی‌ یا میکروفرمی‌ یکی‌ از مشکلات‌ بزرگ‌ فهرستنویسان‌ بوده‌ است‌.این‌ فرایند علاوه‌ بر ناکارآمدی‌، ملال‌آور و زمان‌بر نیز بود. حتی‌ در سالهای‌ اولیه‌ خودکارسازی‌، برای‌انجام‌ فرایند فهرستنویسی‌ بر روی‌ شبکه‌ها باید، ابزارها و منابع‌ مشورتی‌ راهنما ارتباط‌ برقرار می‌شد ودسترسی‌ به‌ ابزارهای‌ سودمند کتابشناختی‌ از طریق‌ پایانه‌های‌ اختصاصی‌ صورت‌ می‌گرفت‌. بهرحال‌تمامی‌ اینها به‌ دنبال‌ انقلاب‌ ریزرایانه‌ و سی‌ دی‌ رام‌ و بعدها اینترنت‌ تغییر کرد. در حال‌ حاضر اصل‌ کلی‌دفتر کار الکترونیکی‌ فهرستنویس‌ این‌ است‌ که‌ تمامی‌ نظامها، خدمات‌ و ابزارهای‌ مورد نیاز برای‌ انجام‌فعالیتهای‌ متنوع‌ فهرستنویسی‌ بر روی‌ هر رایانه‌ مخصوص‌ فهرستنویس‌ موجود است‌ به‌ جای‌ اینکه‌کارمندی‌ داشته‌ باشیم‌ که‌ برای‌ دسترسی‌ مجبور باشد به‌ رایانه‌های‌ دیگر مراجعه‌ کند (Breeding ۱۹۹۹).
● پیکربندی‌
در پیکربندی‌ دفتر کار الکترونیکی‌ فهرستنویس‌ به‌ منظور انجام‌ کارهای‌ گوناگون‌ شامل‌ دسترسی‌ به‌منابع‌ الکترونیکی‌ محلی‌ و راه‌ دور با سرعت‌ معقول‌، انتقال‌ پیشینه‌هاو ویرایش‌ حرفه‌ای‌ باید ملاحظات‌زیر با توجه‌ به‌ سخت‌افزار، نرم‌افزار، اتصالهای‌ شبکه‌ای‌ و غیره‌ مورد توجه‌ قرار گیرد.
● سخت‌افزار
کارآیی‌ یک‌ دفتر کار الکترونیکی‌ تا حدودی‌ زیادی‌ به‌ توانی‌ که‌ ماشین‌ ]رایانه‌[ دارد متکی‌ است‌. باپیشرفت‌ سریع‌ فن‌آوری‌، پیکربندیی‌ که‌ در حال‌ حاضر یک‌ ماشین‌ را توانمند نشان‌ می‌دهد برای‌ چند ماه‌دیگر، آن‌ را دارای‌ توانایی‌ کافی‌ به‌ شمار نمی‌آورد. طبق‌ گفته‌ لانگ‌(۱۹۹۳) فن‌آوری‌ بسیار نوین‌ امروز، یک‌ نظام‌پیش‌ پا افتاده‌ برای‌ فردا است‌.
بهرحال‌، هم‌ اکنون‌ (زمستان‌ ۱۹۹۹)، رایانه‌ پنتیوم‌ ۳ با قدرت‌ پردازش‌ ۵۵۰ مگاهرتز و ۱۲۸ مگابایت‌حافظه‌ موقت‌ و ۱۲ گیگابایت‌ دیسک‌ سخت‌ می‌تواند یک‌ رایانه‌ خوب‌ به‌ حساب‌ آید. "یک‌نمایشگر با اندازه‌ای‌ که‌ بتواند چند پنجره‌ و تعداد زیادی‌ نماد را نمایش‌ دهد نیز ضروری‌ است‌."یک‌ نمایشگر باندازه‌ ۱۵ اینچ‌ کوچک‌ به‌ نظر می‌رسد و بهتر است‌ نمایشگر بزرگتری‌ بانداره‌ ۱۷ اینچ‌ مورداستفاده‌ قرار گیرد(Brisson ۱۹۹۵). بهتر است‌ نمایشگر از وضوح‌ بالاتری‌، ترجیجا" Super VGAبرخوردار باشد. بریسون‌ و مک‌کیو(۱۹۹۶) پیشنهاد می‌کنند:
با وضعیت‌ کنونی‌ پیشرفت‌ رایانه‌، لازم‌ است‌ که‌ این‌ ویژگیهای‌ حداقل‌ ]رایانه‌[ به‌ طور مداومی‌ با پیشرفتها تطبیق‌ یابد.
استفاده‌ از دیسک‌ سخت‌ جانبی‌ مانند گرداننده‌ خارجی‌ سی‌. دی‌. رام‌، هم‌ دیسک‌گردان‌ تک‌ و هم‌Disc changer که‌ چندین‌ دیسک‌ فشرده‌ را در خود نگه‌ می‌داشتند تا اوایل‌ دهه‌۱۹۹۰ عمومیت‌ داشتند.
بهر حال‌ دشواری‌ بکارگیری‌ دیسک‌ گردانهای‌ تک‌ به‌ روش‌ زنجیره‌ای‌ برای‌ پایگاههای‌ داده‌ای‌گوناگون‌ و محدودیت‌ استفاده‌ ار آنها با ماشین‌های‌ اختصاصی‌ و سرعت‌ پائین‌تر Disc Changerهاکتابخانه‌ها را مجبور کرد که‌ دفترهای‌ کار الکترونیکی‌ فهرستنویس‌ را با ابزارهای‌ مبتنی‌ بر دیسک‌ فشرده‌نوری‌ و دسترسی‌ به‌ منابع‌ از طریق‌ شبکه‌ محلی‌ پیوند دهند (به‌ همین‌ WLN دلیل‌ نصب‌ لیزرکت‌ را برروی‌ Disc Changerها توصیه‌ نمی‌کند). یک‌ برج‌ دیسک‌ فشرده‌ مریدیان‌ قادر است‌ تمامی‌ ابزارها ومنابع‌ فهرستنویسی‌ موجود را بر روی‌ دیسک‌ فشرده‌ نگهداری‌ کند. انواع‌ دیگر ابزارهای‌ جانبی‌ که‌ به‌شبکه‌ مربوط‌ بوده‌ و توسط‌ چندین‌ دفتر کار الکترونیکی‌ به‌ صورت‌ اشتراکی‌ مورد استفاده‌ قرار می‌گیرندعبارتند از چاپگر و پویش‌گرها.
● نرم‌افزار
استفاده‌ از برنامه‌ها و ابزارهای‌ سودمند مبتنی‌ بر ویندوز مایکروسافت‌ به‌ طور روزافزونی‌ جایگزین‌برنامه‌های‌ مبتنی‌ بر سیستم‌ عامل‌ داس‌ می‌شود (Kaplan,۱۹۹۶). امروزه‌ بیشتر ابزارهای‌ الکترونیکی‌فهرستنویسی‌ مبتنی‌ بر ویندوز هستند که‌ در نسخه‌های‌ مختلف‌ ویندوز ۱/۳،۹۸ و NT قابل‌ اجرا هستند.برای‌ عملکرد بهتر، توصیه‌ می‌شود که‌ از آخرین‌ نسخه‌ ویندوز استفاده‌ شود. همچنین‌ فهرستنویسان‌ بااستفاده‌ از دفترهای‌ کاری‌ الکترونیکی‌ تحت‌ ویندوز می‌توانند "پیشینه‌های‌ کتابشناختی‌ موسسات‌ دیگررا مکان‌یابی‌ کرده‌ و با استفاده‌ از امکان‌ بریدن‌ و چسباندن‌ یادداشتهای‌ خلاصه‌ و دیگر قسمتهای‌طولانی‌ پیشینه‌ را استخراج‌ کرده‌ و آنها را به‌ فهرست‌ خود اضافه‌ کنند" (Long,۱۹۹۷). همچنین‌ دفترهای‌کاری‌ الکترونیکی‌ باید مرور گرهایی‌ چون‌ اینترنت‌ اکسپلورر مایکروسافت‌ یا نتسکپ‌ نویگیتور یا هردو آنها را داشته‌ باشند تا به‌ منابع‌ فهرستنویسی‌ وبی‌ شامل‌ فهرستهای‌ پیوسته‌ وب‌پایه‌ دسترسی‌ داشته‌باشند.
● قابلیت‌ ارتباط‌
به‌ منظور استفاده‌ بهتر از تمامی‌ ابزارهای‌ فهرستنویسی‌ نوین‌ در قالب‌ الکترونیکی‌ و دسترسی‌ به‌ منابع‌الکترونیکی‌ محلی‌ یا راه‌ دور، دفتر کار الکترونیکی‌ فهرستنویس‌ باید به‌ یک‌ شبکه‌ محلی‌ متصل‌ باشد واز طریق‌ یک‌ دروازه‌ با اینترنت‌ ارتباط‌ داشته‌ باشد. در صورتی‌ که‌ فهرستنویسان‌ قادر به‌ استفاده‌ ازابزارهای‌ فهرستنویسی‌ مبتنی‌ بر دیسک‌ فشرده‌نوری‌ و فهرست‌ محلی‌ از طریق‌ شبکه‌ محلی‌ باشند،می‌توانند به‌ برنامه‌های‌ سودمند کتابشناختی‌ و فهرستهای‌ رایانه‌ای‌ کتابخانه‌های‌ دیگر از طریق‌ اینترنت‌دسترسی‌ داشته‌ باشند. چنانکه‌ بریسون‌(۱۹۹۵b) می‌گوید:
قابلیت‌ ارتباطی‌ که‌ اکنون‌ در اینترنت‌ برای‌ کتابداران‌ وجود دارد به‌ این‌ معناست‌ که‌ فهرستنویس‌ درموقعیتی‌ است‌ که‌ قادر به‌ انجام‌ کار بیشتری‌ است‌. برای‌ مثال‌ کتابخانه‌ها می‌توانند فهرستنویسی‌موضوعی‌ و تخصص‌ موضوعی‌ را به‌ اشتراک‌ بگذارند.
علاوه‌ بر این‌ آنها می‌توانند از طریق‌ پست‌ الکترونیکی‌ و یا مشارکت‌ در گروههای‌ بحث‌ الکترونیکی‌ بافهرستنویسان‌ سایر کتابخانه‌ها ارتباط‌ داشته‌ باشند. این‌ کار به‌ شبکه‌ای‌ با قابلیت‌ اعتماد بیش‌ از ۸/۹۹%احتیاج‌ دارد. قطع‌ مکرر ارائه‌ خدمات‌ در اثر قطع‌ برِ یا خوب‌ کار نکردن‌ شبکه‌ و زمان‌ واکنش‌ کندمربوط‌ به‌ ترافیک‌ سنگین‌ ]استفاده‌[ ممکن‌ است‌ بر بهره‌وری‌ تاثیر بگذارد.
● ابزارهای‌ فهرستنویسی‌ الکترونیکی‌
معرفی‌ فن‌آوری‌ دیسک‌ فشرده‌نوری‌ در سال‌۱۹۸۵ رسانه‌ای‌ الکترونیکی‌ مهیا ساخت‌ که‌ دارای‌ظرفیت‌ بالا و هزینه‌ کم‌ در هر مگا بایت‌ بود و برای‌ تکثیر فراوان‌ نیز مناسب‌ بود (Beiser,۱۹۹۵).فروشندگان‌ برای‌ گردآوری‌ "تعداد زیادی‌ از پیشینه‌های‌ فهرستنویسی‌ نوارهای‌ مارک‌ کتابخانه‌ کنگره‌ یانظامهای‌ پیوسته‌ آن‌، شروع‌ به‌ استفاده‌ از این‌ فن‌آوری‌ کردند و آنها را در کتابخانه‌ها بر روی‌ دفترهای‌ کاری‌الکترونیکی‌ انفرادی‌ دسترس‌پذیر کردند، جایی‌ که‌ استفاده‌ و دسترسی‌ باید فوری‌، بدون‌ محدودیت‌ وهزینه‌های‌ ارتباط‌ پیوسته‌ باشد (Lange,۱۹۹۳). بنگاه‌ کتابخانه‌ (تی‌.ال‌.سی‌) اولین‌ عرضه‌کننده‌ تجاری‌پایگاه‌ اطلاعات‌ کتابشناختی‌ بر روی‌ دیسک‌ فشرده‌ بود که‌ سال‌ ۱۹۸۵ بیبلیوفایل‌ را منتشر کرد. سایرفروشندگان‌ دنباله‌روی‌ کرده‌ و با ارائه‌ محصولاتی‌ دیگر چون‌ CDMARC Bibliographic,Cat CD (اکنون‌تولید نمی‌شود)،Laser Cat, Laser Quest وغیره‌ خود را مطرح‌ کردند. موفقیت‌ این‌ محصولات‌فروشندگان‌ را به‌ تولید ابزارهای‌ فهرستنویسی‌ در قالبهای‌ الکترونیکی‌ تشویق‌ کرد.
کتابخانه‌ کنگره‌ با تولید Cataloger&#۰۳۹;s Desktop که‌ در برگیرنده‌ متن‌ کامل‌ مشهورترین‌ انتشارات‌حرفه‌ای‌ کتابخانه‌ کنگره‌ در زمینه‌ فهرستنویسی‌ بود، آن‌ هم‌ فقط‌ بر روی‌ یک‌ دیسک‌ فشرده‌ مطرح‌ شد.ابزار مهم‌ دیگری‌ که‌ بر روی‌ دیسک‌ فشرده‌ عرضه‌ شد، Classification Plus است‌ که‌ توسط‌ کتابخانه‌کنگره‌ منتشر شد. نسخه‌ چهارم‌ این‌ دیسک‌ فشرده‌ که‌ در سال‌۱۹۹۹ منتشر شده‌ است‌ در برگیرنده‌ ۲۷طرح‌ رده‌بندی‌ ویرایش‌ جدید و سرعنوانهای‌ موضوعی‌ کتابخانه‌ کنگره‌ است‌. رده‌های‌ باقیمانده‌ درنسخه‌های‌ آینده‌ درج‌ خواهند شد. آنهایی‌ که‌ ممکن‌ است‌ به‌ داشتن‌ سری‌ کامل‌ طرحهای‌ رده‌بندی‌کتابخانه‌ کنگره‌ بر روی‌ دیسک‌ فشرده‌ علاقمند باشند، می‌توانندSuperLCCS را از محصولات‌GaleResearch انتخاب‌ کنند. برای‌ کتابخانه‌هایی‌ که‌ از رده‌بندی‌ دهدهی‌ دیویی‌ استفاده‌ می‌کنند دیسک‌فشرده‌ Dewey For Windows از محصولات‌ فارست‌ پرس‌ او سی‌ ال‌ سی‌ قابل‌ دسترسی‌ است‌.مستندات‌ نام‌ و موضوع‌ کتابخانه‌ کنگره‌ بر روی‌ دیسک‌ فشرده‌ توسط‌ فروشندگان‌ زیادی‌ چون‌ او سی‌ ال‌سی‌(Cat CD) و جی‌ آر سی‌ اینترنشنال‌(Validator) توزیع‌ شده‌ است‌.
"برای‌ فهرستنویس‌، دسترسی‌ آسان‌ به‌ ابزارها همیشه‌ یکی‌ از نیازهای‌ اساسی‌ دفتر کار الکترونیکی‌ اوبوده‌ است‌" (Lange,۱۹۹۳) و دسترسی‌ به‌ بخشی‌، نه‌ همه‌ ابزارهای‌ فهرستنویسی‌ در قالب‌ الکترونیکی‌،این‌ دسترسی‌ را به‌ مراتب‌ آسانتر می‌کند. از آنجایی‌ که‌ اغلب‌ این‌ محصولات‌ قابلیت‌ شبکه‌شدن‌ را دارند،چندین‌ فهرستنویس‌ می‌توانند به‌ طور همزمان‌ از آنها استفاده‌ کنند. همچنین‌ نسخه‌های‌ الکترونیکی‌ابزارهای‌ فهرستنویسی‌ می‌توانند به‌ مقدار زیادی‌ در فضای‌ کاری‌ صرفه‌جویی‌ بوجود بیاورند، در حالیکه‌قالبهای‌ کاغذی‌ آنها قفسه‌های‌ زیادی‌ را اشغال‌ می‌کنند.
● تأثیر بر بهره‌وری‌
کتابخانه‌ها قبلا" افزایش‌ کارآیی‌ و کیفیت‌ در کار فهرستنویسی‌ را در نتیجه‌ خودکارسازی‌ کتابخانه‌تجربه‌ کرده‌اند (Matthews,۱۹۸۹). بکارگیری‌ فن‌آوری‌ دفترهای‌ کار الکترونیکی‌ فهرستنویس‌ پیشرفتهای‌بیشتری‌ را در زمینه‌ بهره‌وری‌ گردش‌ کار و کیفیت‌ بوجود آورده‌ است‌. این‌ مسئله‌ توسط‌ دو تحقیق‌جداگانه‌ مربوط‌ به‌ کتابخانه‌های‌ ARL و non-ARL که‌ به‌ ترتیب‌ توسط‌ راجرز(۱۹۸۹) و هین‌(۱۹۹۲)اجرا شده‌ به‌ اثبات‌ رسیده‌ است‌. افزایش‌ کارآیی‌ تا حد زیادی‌ به‌ قدرت‌ محاسبه‌ جدید دفتر کارالکترونیکی‌ فهرستنویس‌ شامل‌ توانایی‌ مشاهده‌، ویرایش‌، تغییر، اصلاح‌ و افزودن‌ پیشینه‌ها و اجرای‌عملیات‌ کنترل‌ املاء و دسترس‌ پذیری‌ دنیایی‌ از منابع‌ فهرستنویسی‌ بر روی‌ Cataloger&#۰۳۹;s Desktopمربوط‌ شده‌ است‌.
● بررسی‌ کتابخانه‌های‌ خلیح‌ فارس‌
منطقه‌ خلیج‌ فارس‌ شامل‌ این‌ کشورها است‌: بحرین‌، کویت‌، قطر، پادشاهی‌ عربستان‌ سعودی‌،سلطان‌نشین‌ عمان‌ و امارات‌ متحده‌ عربی‌. آنها اعضای‌ یک‌ سازمان‌ منطقه‌ای‌ بنام‌ شورای‌ همکاری‌خلیج‌ (جی‌ سی‌ سی‌) هستند. به‌ غیر از بحرین‌ و عمان‌ همه‌ کشورهای‌ دیگر عضو سازمان‌ کشورهای‌صادرکننده‌ نفت‌ (اپک‌) بوده‌ و بر روی‌ هم‌ بیش‌ از چهل‌ و پنج‌ درصد از کل‌ نفت‌ اپک‌ را تولید می‌کنند.افزایش‌ ناگهانی‌ بهای‌ نفت‌ تا اوایل‌ دهه‌ ۱۹۸۰ امکان‌ ایجاد زیرساختی‌ قوی‌ شامل‌ موسسات‌ آموزشی‌،مراکز تحقیقاتی‌ و انواع‌ کتابخانه‌ها را در اختیار کشورهای‌ عضو جی‌ سی‌ سی‌ قرار داد. بر طبق‌ بررسی‌ که‌در سال‌۱۹۹۶ (Siddiqui, ۱۹۹۶) به‌ عمل‌ آمده‌، تمامی‌ سیزده‌ کتابخانه‌ دانشگاهی‌ موجود در این‌ منطقه‌،دارای‌ مجموعه‌ای‌ به‌ این‌ شرح‌ هستند: تک‌نگاشتها ۳۳۷/۷۸۹/۴، ادواریها ۴۴۲/۲۲، ریزشکلها۲۱۷/۱۷۱/۱ و نسخ‌ خطی‌۹۴۴/۳۲. کتابخانه‌ دانشگاه‌ شاه‌ سعود در ریاض‌ عربستان‌ بزرگترین‌ مجموعه‌را که‌ بالغ‌ بر یک‌ میلیون‌ جلد است‌ دارد. اغلب‌ کتابخانه‌ها با حمایت‌ کامل‌ مالی‌ از طرف‌ دولت‌ یاسازمانهای‌ نیمه‌ دولتی‌ فعالیت‌ می‌کنند و تنها تعداد کمی‌ از آنها توسط‌ بخش‌ خصوصی‌ اداره‌ می‌شوند.
خودکاری‌ کتابخانه‌های‌ خلیج‌ فارس‌ از ابتدای‌ دهه‌ ۱۹۸۰ آغاز شد و آنها در حال‌ حاضر در مراحل‌متفاوتی‌ از خودکاری‌ قرار دارند. برخی‌ کتابخانه‌ها از نظامهای‌ نسل‌ اول‌ گذر کرده‌ یا در حال‌ برنامه‌ریزی‌برای‌ گذر از این‌ مرحله‌ به‌ نظامهای‌ نسل‌ دوم‌ و سوم‌ هستند. اگر چه‌ اینترنت‌ کمی‌ دیر یعنی‌ در اواخر دهه‌۱۹۹۰ به‌ این‌ منطقه‌ رسید اما به‌ طور گسترده‌ای‌ رواج‌ یافته‌ است‌.
کتابخانه‌ها دسترسی‌ به‌ منابع‌ الکترونیک‌ نظیر مجلات‌ پیوسته‌ از طریق‌ فهرستهای‌ پیوسته‌ یا سایتهای‌وب‌ کتابخانه‌ را آغاز کرده‌اند. آنها همچنین‌ مجموعه‌های‌ قابل‌ ملاحظه‌ای‌ پایگاههای‌ اطلاعاتی‌ بر روی‌دیسکهای‌ فشرده‌ نوری‌ داردند که‌ برخی‌ از آنها به‌ صورت‌ تمام‌ متن‌ می‌باشند و به‌ تدریج‌ به‌ وسیله‌نسخه‌های‌ پیوسته‌ آنها جایگزین‌ می‌شوند.
آنچه‌ در پی‌ می‌آید، نگاهی‌ گذرا بر وضعیت‌ خودکاری‌ کتابخانه‌ها و فن‌آوری‌ اطلاعات‌ در این‌ منطقه‌دارد، هدف‌ این‌ مقاله‌ مرور وضعیت‌ فن‌آوری‌ دفتر کار الکترونیکی‌ در کتابخانه‌های‌ خلیج‌ فارس‌ و مسائل‌و مشکلات‌ به‌ کارگیری‌ آنها است‌. به‌ همین‌ منظور پرسشنامه‌ای‌ (پیوست‌ را ملاحظه‌ کنید) برای‌ گردآوری‌اطلاعات‌ زیر به‌ ۲۶ کتابخانه‌ که‌ به‌ عنوان‌ کتابخانه‌های‌ خودکار این‌ منطقه‌ شناخته‌ می‌شدند ارسال‌ شد:
۱) نوع‌ دفترهای‌ کار الکترونیکی‌ فهرستنویسان‌ که‌ در اختیار دارند.
۲) منابع‌ و خدماتی‌ که‌ از طریق‌ این‌ ایستگاههای‌ کاری‌ قابل‌ دسترس‌ است‌.
۳) دسترس‌پذیری‌ نسخه‌های‌ الکترونیکی‌ ابزارهای‌ فهرستنویسی‌
۴) تاثیر بر بهره‌وری‌ و کیفیت‌
۵) دشواریهای‌ به‌کارگیری‌ فن‌آوری‌ دفتر کار الکترونیکی‌
در کل‌۱۷ کتابخانه‌(۶۵ درصد)پرسشنامه‌های‌ تکمیل‌ شده‌ را بازگشت‌ دادند. پاسخهای‌ آنها درهریک‌ از مقوله‌های‌ پنج‌گانه‌ بالا به‌ شرح‌ زیر تجزیه‌ و تحلیل‌ شد:
نوع‌ دفترهای‌ کاری‌ الکترونیکی‌
نوع‌ دفترهای‌ کار الکترونیکی‌ فهرستنویسی‌ مورد استفاده‌ در کتابخانه‌های‌ خلیج‌ فارس‌ تا حد زیادی‌به‌ نوع‌ نظام‌های‌ خودکار مورد استفاده‌ در کتابخانه‌ بستگی‌ دارد، ۵۳ درصد کتابخانه‌ هایی‌ که‌ دارای‌ نظام‌نسل‌ دوم‌ هستند، تنها از دفترهای‌ کار الکترونیکی‌ مبتنی‌ بر رایانه‌ شخصی‌ استفاده‌ می‌کنند. ۴۷ درصدکتابخانه‌های‌ باقیمانده‌ که‌ نظامهای‌ نسل‌ اول‌ مانندMINISIS DOBIS/LIBIS را دارند، تنها از پایانه‌های‌ گنگ‌یا از آنها به‌ همراه‌ رایانه‌های‌ شخصی‌ استفاده‌ می‌کنند. پایانه‌های‌ گنگ‌ به‌ دو روش‌ مرحله‌بندی‌می‌شوند- از طریق‌ انتقال‌ آنها به‌ نظامهای‌ خدمت‌ گیرنده‌ - خدمت‌ دهنده‌ یا از طریق‌ استفاده‌ از نرم‌افزارویژه‌ای‌ نظیرWebConnect (OpenConnect), SmarTerm (Persoft) و ارتباطات‌ شخصی‌(IBM) تارایانه‌های‌ شخصی‌ قادر به‌ رقابت‌ با پایانه‌ها باشند بنابراین‌ فهرستنویسان‌ می‌توانند با دفتر کارالکترونیکی‌ منفرد کار کنند.
● منابع‌ و خدمات‌ قابل‌ دسترس‌ از طریق‌ دفتر کار الکترونیکی‌
یکی‌ از ویژگیهای‌ اصلی‌ دفتر کار الکترونیکی‌، ارتباط‌ آن‌ با جهان‌ اطلاعات‌ است‌، چون‌ فهرستنویسان‌برای‌ انجام‌ بسیاری‌ از فعالیتهای‌ فهرستنویسی‌ به‌ این‌ دسترسی‌ نیاز دارند. دفتر کار الکترونیکی‌کتابخانه‌های‌ خلیج‌ فارس‌ به‌ طور نسبتا مطلوبی‌ با منابع‌ الکترونیک‌ محلی‌ و راه‌دور مرتبط‌ شده‌اند. از بین‌۱۷ کتابخانه‌ این‌ منطقه‌، تعداد ۱۰ کتابخانه‌ دفترهای‌ کار الکترونیکی‌ مبتنی‌ بر پنتیوم‌ به‌ همراه‌ ارتباط‌ بااینترانت‌ دارند (شامل‌ شبکه‌ محلی‌ و شبکه‌ دیسک‌ فشرده‌ نوری‌). پنج‌ کتابخانه‌ دارای‌ دسترسی‌ از راه‌دور به‌ برنامه‌های‌ سودمند کتابشناختی‌ هستند، او سی‌ ال‌ سی‌ (۳ کتابخانه‌)، آر ال‌ آی‌ ان‌ (یک‌]کتابخانه‌[) و مارکیو (یک‌ ]کتابخانه‌[). علاوه‌ بر دسترسی‌ به‌ فهرستهای‌ محلی‌ انگلیسی‌ و عربی‌، هفت‌کتابخانه‌ گزارش‌ داده‌اند که‌ آنها همچنین‌ به‌ فهرستهای‌ رایانه‌ ای‌ کتابخانه‌های‌ دیگر از طریق‌ اینترنت‌دسترسی‌ دارند. در کل‌ ۱۳ کتابخانه‌ دارای‌ امکان‌ پست‌ الکترونیکی‌ برای‌ ارتباط‌ با سایر فهرستنویسان‌ درسازمانهای‌ دیگر هستند و تنها دو کتابخانه‌ عضو گروه‌ بحث‌ الکترونیکی‌ اتوکت‌ هستند.
● دسترس‌پذیری‌ نسخه‌های‌ الکترونیکی‌ ابزارهای‌ فهرستنویسی‌
مزیت‌ اصلی‌ دفتر کار الکترونیکی‌ فهرستنویس‌ امکان‌ دسترسی‌ پیوسته‌ به‌ اغلب‌ ابزارهای‌فهرستنویسی‌ است‌. هرچند از این‌ مزیت‌ در کتابخانه‌های‌ حوزه‌ خلیج‌ فارس‌ بهره‌ کامل‌ گرفته‌ نمی‌شود.بخش‌ عمده‌ای‌ ار کتابخانه‌ها هنوز از قالبهای‌ چاپی‌ ابزارهای‌ فهرستنویسی‌ استفاده‌ می‌کنند. تنها بخش‌کوچکی‌ از کتابخانه‌ها به‌ نسخه‌های‌ الکترونیکی‌ ابزارها دسترسسی‌ دارندAACR۲-e (سه‌)،Cataloger&#۰۳۹;sDesktop (سه‌)، Electronic Dewey (یک‌)، Classification Plus (چهار)، Super LCCS (دو)، CatCD(Name and Subject authorities) (چهار)،Bibliofile (پنج‌)،Laser Cat (یک‌)،Cat CD(Bibliographic) (پنج‌). Global Books In Print On Disc (GBIP) (۱۱) و Urich&#۰۳۹;s On Disc (۹) دو ابزارکمکی‌ هستند که‌ توسط‌ فهرستنویسان‌ مورد استفاده‌ قرار می‌گیرند. تعداد کتابخانه‌هایی‌ که‌ از GBIP وUrich استفاده‌ می‌کنند در مقایسه‌ با کتابخانه‌ هایی‌ که‌ از ابزارهای‌ فهرستنویسی‌ اولیه‌ استفاده‌ می‌کنندبیشتر است‌، چون‌ این‌ دو منبع‌ علاوه‌ بر فهرستنویسان‌ توسط‌ کتابداران‌ مرجع‌ و بخش‌ فراهم‌آوری‌ نیزمورد استفاده‌ قرار می‌گیرند. ابزارهای‌ عربی‌ فهرستنویسی‌ (فهرستهای‌ سر عنوانهای‌ موضوعی‌ و نامهای‌عربی‌)، شامل‌ ترجمه‌های‌ قواعد فهرستنویسی‌ انگلوامریکن‌ ۲(AACR۲) و رده‌بندی‌ دهدهی‌ دیویی‌هنوز به‌ شکل‌ الکترونیک‌ دسترس‌پذیر نیستند.
● تأثیر بر بهره‌وری‌ و کیفیت‌
تقریبا" تمامی‌ کتابخانه‌ها (۱۵]کتابخانه‌[) از تأثیر مثبت‌ فن‌آوری‌ دفتر کار الکترونیکی‌ فهرستنویس‌ بربهره‌وری‌ و کیفیت‌ کار خبر داده‌اند. دامنه‌ رشدی‌ از ۱۰ تا ۹۵ درصد. تنها دو کتابخانه‌ هنوز قادر به‌ ارزیابی‌این‌ تأثیر نیستند. در مقایسه‌ با مطالعات‌ راجرز و هین‌ این‌ تحقیق‌ نشانگر افزایش‌ بالاتر بهره‌وری‌ و کیفیت‌است‌. اما به‌ نظر می‌رسد این‌ ارقام‌ مبتنی‌ بر مشاهدات‌ هستند تا آمار.
دشواریهای‌ به‌ کارگیری‌ فن‌آوری‌ دفتر کار الکترونیکی‌ فهرستنویس‌
کتابخانه‌ها برخی‌ از مسائل‌ و مشکلات‌ بکارگیری‌ یا استفاده‌ از فن‌آوری‌ دفتر کار الکترونیکی‌فهرستنویس‌ را به‌ این‌ شرح‌ بیان‌ می‌دارند:
فقدان‌ مهارت‌ در استفاده‌ از رایانه‌ (هفت‌)، تعداد کم‌ رایانه‌های‌ شخصی‌ قدرتمند (شش‌)، فقدان‌ارتباط‌ با اینترنت‌/ اینترانت‌ (چهار)، فقدان‌ سرمایه‌ (چهار)، تعداد محدود دفترهای‌ کار الکترونیکی‌ (دو)و فقدان‌ پشتیبانیهای‌ فنی‌ (دو). در صورتیکه‌ با مسائل‌ و مشکلات‌ پیش‌ روی‌ فهرستنویسان‌ در استفاده‌ ازدفتر کار الکترونیکی‌ به‌ نحو مناسبی‌ برخورد شود، بهره‌وری‌ و کیفیت‌ کار می‌تواند افزایش‌ بیشتری‌ داشته‌باشد.
● نتیجه‌
در طول‌ بیست‌ و پنج‌ سال‌ اخیر فن‌آوری‌ دفتر کار الکترونیکی‌ به‌ تکامل‌ خود ادامه‌ داده‌ است‌.پیشرفت‌ در سخت‌افزار و نرم‌افزار رایانه‌های‌ شخصی‌ و خدمت‌ گیرنده‌/ خدمت‌ دهنده‌ و نظامهای‌شبکه‌ای‌، دفترهای‌ کار الکترونیکی‌ را از پایانه‌های‌ گنگ‌ به‌ دفترهای‌ کار الکترونیکی‌ چند منظوره‌ تبدیل‌کرده‌ است‌. دسترسی‌ به‌ منابع‌ پیوسته‌ محلی‌ و راه‌ دور، نسخه‌های‌ الکترونیکی‌ ابزارهای‌ فهرستنویسی‌،تسهیلات‌ پست‌ الکترونیکی‌ و ویندوز قدرتمند باعث‌ افزایش‌ بهره‌وری‌ و کیفیت‌ شده‌ است‌. اخیرااستفاده‌ از نظامهای‌ هوشمند در برخی‌ حوزه‌های‌ فهرستنویسی‌ آزمایش‌ شده‌ و مورد استفاده‌ قرار گرفته‌است‌. به‌ محض‌ اینکه‌ این‌ نظامها به‌ طور کامل‌ برای‌ پوشش‌ فرایندهای‌ اصلی‌ فهرستنویسی‌ توسعه‌ یابند،دفتر کار الکترونیکی‌ فهرستنویس‌ برای‌ تبدیل‌ شدن‌ به‌ دفتر کار الکترونیکی‌ هوشمندتر بیشتر دگرگون‌خواهند شد.
از آنجا که‌ کتابخانه‌های‌ خلیج‌ فارس‌ قبلا این‌ فن‌آوری‌ را پذیرفته‌اند در زمینه‌ به‌ حداکثر رساندن‌استفاده‌ از آن‌ با دشواریهایی‌ چون‌ عدم‌ دسترسی‌ به‌ نسخه‌های‌ الکترونیکی‌ ابزارهای‌ اصلی‌فهرستنویسی‌، فقدان‌ مهارتهای‌ استفاده‌ از رایانه‌، کمبود رایانه‌های‌ شخصی‌ قدرتمند، و محدودیت‌تعداد دفترهای‌ کار الکترونیکی‌ مواجه‌ شده‌اند. محدودیت‌ نظامهای‌ نسل‌ اول‌ (اخیرا در بیش‌ از ۴۷درصد از کتابخانه‌های‌ خودکار شده‌ منطقه‌ استفاده‌ می‌شود) در مهیا ساختن‌ تمامی‌ ابزارها و منابع‌ موردنیاز و یک‌ واسط‌ کاربری‌ گرافیکی‌ بر روی‌ یک‌ دستگاه‌ منفرد هنوز از عوامل‌ دیگر به‌ شمار می‌آید. انتظارمی‌رود با برنامه‌ریزی‌ جهت‌ استفاده‌ از نظامهای‌ نسل‌ دوم‌ و سوم‌ توسط‌ تعداد بیشتری‌ از کتابخانه‌ها، این‌کمبودها برطرف‌ شوند.
اکثر کتابخانه‌ها گزارش‌ کرده‌اند که‌ استفاده‌ از دفترهای‌ کار الکترونیکی‌ تاثیر مثبتی‌ بر بهره‌وری‌ وکیفیت‌ کار داشته‌ اما هیچ‌ اطلاعات‌ قابل‌ مشاهده‌ای‌ جهت‌ حمایت‌ خواست‌هایشان‌ در دسترس‌ نیست‌.نیاز است‌ که‌ مطالعات‌ دیگری‌ جهت‌ تعیین‌ تاثیر بر دفترهای‌ کار الکترونیکی‌ بهره‌وری‌ و کیفیت‌ کارفهرستنویسان‌ صورت‌ گیرد.

نوشته‌: زهیرالدین‌ خورشید
ترجمه‌: محسن‌ حاجی‌زین‌العابدینی
عضو هیات علمی مرکز اطلاعات و مدارک علمی کشاورزی
دانشجوی دکترای کتابداری و اطلاع­رسانی دانشگاه شهید چمران اهواز
فهرست منابع
Beiser, K, ۱۹۹۵, "Library of Congress resources on CD-ROM", Online, ۱۹, ۲,, ۹۴-۷.
Breeding, M, ۱۹۹۸, "Telecommunications options connect OCLC and libraries to the future: the co-evolution of OCLC connectivity options and the library computing environment", Smith, K.W, OCLC ۱۹۶۷-۱۹۹۷: Thirty Years of Furthering Access to the World&#۰۳۹;s Information, Haworth Press, New York, NY, ۱۱۱-۲۸.
Brisson, R, ۱۹۹۵, "The cataloger&#۰۳۹;s workstation and the continuing transformation of cataloging: part II", Cataloging & Classification Quarterly, ۲۰, ۲, ۸۹-۱۰۴.
Brisson, R, ۱۹۹۵, "The cataloger&#۰۳۹;s workstation and the continuing transformation of cataloging: part I", Cataloging & Classification Quarterly, ۲۰, ۱, ۳-۲۳.
Brisson, R, McCue, J., ۱۹۹۶, "Retooling technical services: the development of technical services workstations", Encyclopedia of Library and Information Science, ۵۸, Supplement ۲, ۲۸۱-۳۰۱.
Hine, B.N, ۱۹۹۲, "Automated workstations for professional catalogers: a survey of ۱۰۰ non-ARL academic libraries", Library Resources & Technical Services, ۳۶, ۱, ۹۶-۱۰۴.
Kaplan, M, ۱۹۹۶, "Technical services workstations: a review of the state of the art", Library Resources & Technical Services, ۴۰, ۲, ۱۷۱-۸۳.
Lange, H.R, ۱۹۹۳, "Catalogers and workstations: a retrospective and future view", Cataloging & Classification Quarterly, ۱۶, ۱, ۳۹-۵۲.
Long, C.E, ۱۹۹۷, "The Internet&#۰۳۹;s value to catalogers: results of a survey", Cataloging & Classification Quarterly, ۲۳, ۳/۴, ۶۵-۷۴.
Matthews, J.R, ۱۹۸۹, "Using computers to enhance cataloging productivity", Intner, S.S, Hill, J.S, Recruiting, Educating, and Training Cataloging Librarians: Solving the Problems, Greenwood Press, New York, NY, ۲۵۹-۶۹.
Rogers, S.A, ۱۹۸۹, "Automated workstations for professional catalogers: a survey of ARL libraries", Fennell, J.C, Building on the First Century: Proceedings of the Fifth National Conference of the Association of College and Research Libraries, Cincinnati, OH, ۵-۸ April, ۱۹۸۹, ACRL, Chicago, ۱۳۱-۴.
Siddiqui, M.A, ۱۹۹۶, "Regional interlibrary loan network of Arabian Gulf academic libraries", Resource Sharing & Information Networks, ۱۱, ۱/۲, ۱۴۳-۵۸
Appendix. Questionnaire on the cataloger&#۰۳۹;s workstation
۱. Name of the library
۲. Size of cataloging department No. of professionals No. of support staff
۳. Name of the library automation system in use
۴. What types of workstations do catalogers have? Terminal (Give the name and model) PC (۳۸۶, ۴۸۶, Pentium I, Pentium II, Pentium III, etc.) Both
۵. Does each cataloger have his/her own workstation? Yes No Total no. of workstations
۶. Which of the following resources/services are accessible from the workstation? Internet Intranet Library LAN (CD-ROM network, etc.) Bibliographic utilities (OCLC, RLIN, WLN) Local OPACs of other libraries: English Arabic Arabic databases on CD-ROM E-mail
۷. Which of the following electronic versions of cataloging tools are accessible from the workstation? AACR۲-e (ALA) Cataloger&#۰۳۹;s Desktop (LC) Dewey for Windows (OCLC Forest Press) Classification Plus (LC) SuperLCCS (Gale) CatCD (Name and Subject Authorities) Bibliofile LaserCat CatCD (Bibliographic) Other Global Books in Print On Disc Ulrich&#۰۳۹;s On Disc
۸. Do catalogers subscribe to one or more listservs (AUTOCAT, COOPCAT, etc.) Yes No
۹. Has the productivity and quality of work improved with the use of the workstation? Yes (%) No
۱۰. List difficulties in implementing or using the cataloger&#۰۳۹;s workstation technology a. Lack of computer skills b. Lack of funds c. Limited number of workstations d. Lack of Internet/Intranet connectivity e. Less powerful PCs f. Other (list them) :
این مقاله ترجمه‌ای است از:
Khurshid, Zahiruddin ( ۲۰۰۱). The cataloger&#۰۳۹;s workstation in the electronic library environment. Electronic library ۲۰۰۱ ۱۹ (۲)۷۸-۸۳.

منبع : نما مجله الکترونیکی پژوهشگاه اطلاعات و مدارک علمی ایران