پایگاه اطلاعاتی فهرست مندرجات جاری

"پایگاه اطلاعاتی فهرست مندرجات جاری" یكی از فعالیت‎های آگاهی ‎رسانی جاری است كه توسط مركز اطلاع رسانی وخدمات علمی جهاد و براساس اطلاعات صفحه فهرست مندرجات بیش از ۵۰۰ عنوان نشریه ادواری هسته در زمینه‌های كشاورزی، دامپروری، جنگل و مرتع، آب و خاك و آبخیزداری، مهندسی، زیست ‎شناسی و... انجام می‎گردد. اطلاعات موجود در صفحه مندرجات هر نشریه پویش (Scan) می‎شود و با استفاده از سیستم تشخیص نوری كاراكترها (OCR) پردازش می‎گردد. محصول آماده علاوه بر كپی بر روی دیسكت، از طریق شبكه بی بی اس نیز در اختیار ۷۰ مركز آموزشی و تحقیقاتی تحت پوشش در سراسر كشور قرار می‎گیرد. در آغاز برای تهیه این محصول به روش دستی عمل می‎شد، كه مشكلات و نارسایی‎هایی به همراه داشت، از این رو سیستم الكترونیكی OCR جایگزین روش قبلی شد كه مزایای قابل توجهی دارد.مركز اطلاع رسانی خدمات علمی جهاد وابسته به معاونت آموزش و تحقیقات وزارت جهاد سازندگی از سال ۱۹۹۳ با هدف گردآوردی، سازماندهی، و اشاعه اطلاعات شروع به فعالیت كرد. جامعه استفاده كنندگان از خدمات مركز اطلاع رسانی جهاد به دو دسته سازمانی و ملی تقسیم می‎شوند كه از نظر سازمانی شامل محققین، پژوهشگران، استادان، دانشجویان و كاركنان وزارت جهاد می‎شود و از نظر ملی نیز محققین، استادان، دانشجویان و دانش پژوهش پژوهان دانشگهها و مؤسسات دولتی و بخش خصوصی را پوشش می‎دهد.معاونت آموزش و تحقیقات وزارت جهاد دارای ۷۰ مركز و مؤسسه آموزشی و تحقیقاتی در استان‎ها و شهرهای مختلف سراسر كشور می‎باشد كه در زمینههای منابع طبیعی، جنگل و مرتع، آب و خاك و آبخیزداری، دامپروری، دامپزشكی و... فعالیت می‎كنند و تهیه و تأمین اطلاعات مورد نیاز آن‎ها بر عهده مركز اطلاع رسانی جهاد می‎باشد. به همین جهت این مركز برای نیل به اهداف خود در اولین گام اقدام به خرید متمركز منابع اطلاعاتی مورد نیاز خود از جمله نشریات ادواری لاتین نمود. این اقدام، مسؤلیت‎هایی را برای مركز اطلاع رسانی به دنبال داشت و آن، فراهم كردن امكان استفاده آسان و روزآمد از نشریات ادواری دریافتی برای كلیه استفاده آسان و روزآمد از نشریات ادواری دریافتی برای كلیه استفاده كنندگان بود. بنابراین گام دوم ارائه خدمات آگاهی‌رسانی جاری بود.
● آگاهی رسانی جاری
خدمات "آگاهی رسانی جاری"(۱) خدماتی است مستمر و دائمی كه بر اساس منابع اطلاعاتی مختلف از قبیل كتاب، نشریه، و… صورت می‎گیرد و به شكل‎های مختلف مانند "اشاعه اطلاعات گزیده"(۲) ، "فهرست مندرجات جاری"(۳) تهیه كتابشناسی جاری، بولتن، خبرنامه و غیره در اختیار استفاده كنندگان قرار می‎گیرد. این خدمات به منظور روزآمد نگه داشتن اطلاعات جامعه استفاده كننده و صرفه جویی در وقت آن‎ها ارائه می‎شود. هر چه جامعه استفاده كننده خاص‎تر باشد، اطلاعات نیز تخصصی‎تر می‎شود. آگاهی از فعالیت‎های پژوهشی و تحقیقاتی و علائق مطالعاتی استفاده كنندگان در موفقیت خدمات آگاهی رسانی جاری نقش حیاتی دارد. این خدمات باید پوشش مناسبی از منابع اطلاعاتی موجود به صورتی روزآمد و گزینشی داشته باشد تا بتوانند علاقه استفاده كنندگان را برانگیزد. یكی از مهم‎ترین و متداول‎ترین شكل‎های آگاهی رسانی جاری، خدمات فهرست مندرجات جاری می‎باشد.
● خدمات فهرست مندرجات جاری
در مرحله نخست از طرح ایجاد پایگاه اطلاعاتی فهرست مندرجات جاری، ابتدا از بین ۷۰ مركز آموزشی و تحقیقاتی پراكنده در سراسر كشور، ۵ مركز كه دارای منابع اطلاعاتی غنی و امكانات سرویس‎ دهی بهتری بودند به عنوان مراكز مادر (سایت‎های اصلی) انتخاب شدند. سپس از طریق مذاكره با مسئولان اطلاع رسانی این مراكز و همچنین نظرخواهی از جامعه اطلاعاتی پراكنده در بقیه مراكز (۶۵ مركز)، سیاهه نشریات مورد نیاز محققین و پژوهشگران تحت پوشش تهیه شد و برای اشتراك بیش از ۴۰۰ عنوان نشریه هسته برای اولین سال (۱۹۹۴) اقدام شد. تعداد مجلات در سال‎های ۱۹۹۵ به بعد بنا بر پیشنهاد استفاده كنندگان و مراكز تحت پوشش و كارشناسان مركز اطلاع رسانی، افزایش یافته و در حال حاضر به ۵۰۰ عنوان رسیده است.پس از اشتراك نشریه ادواری سال ۱۹۹۴ و دریافت تدریجی آن‎ها (۲۰۰ تا ۲۵۰ شماره در هر ماه)، مهم‎ترین مسئله، ارائه خدمات فهرست مندرجات جاری بود. بنابراین ابتدا از فهرست مندرجات نشریات، یك نسخه كپی بر روی كاغذ آ ۴ تهیه و اطلاعات كتابشناختی هر شماره در بالای فهرست مندرجات درج می‎گردید.سپس كپی‎های تهیه شده بر اساس عنوان نشریات و به ترتیب الفبایی مرتب می‎شد و حاصل كار، مجموعه های را تشكیل می‎داد كه به ترتیب شماره گذاری می‎شد. به منظور سهولت در دستیابی به اطلاعات موجود در هر مجموعه، سیاهه عنوان نشریات موجود تهیه و در مقابل هر عنوان (در سیاهه عنوان)، شماره صفحه درج می‎گردید. پس از این مراحل، دستورالعمل مختصری مبنی بر چگونگی استفاده از مجموعه، فرم درخواست مقاله و سایر اطلاعات لازم به آن اضافه می‎شد. محصول به دست آمده یك مجلد ۳۰۰ تا ۴۰۰ صفحه های از صفحه فهرست مندرجات نشریات ادواری بود كه به تعداد مراكز تحت پوشش (۷۰ نسخه) تكثیر و صحافی می‎شد و در اختیار آن‎ها قرار می‎گرفت. استفاده كنندگان می‎‌توانستند با مرور سیاهه عنوان فهرست مندرجات در آغاز هر جلد، عناوین نشریات موردنظر خود را جستجو، و با مراجعه به صفحه مشخص شده، فهرست مندرجات نشریات مورد علاقه خود را بیابند. چنانچه مقاله یا مقالاتی را انتخاب می‎‌كردند، اطلاعات كتابشناختی كامل نشریه (شامل عنوان نشریه، عنوان مقاله، سال نشر، دوره، شماره، صفحات) را در فرم درخواست مقاله كه در اختیار مراكز و مؤسسات تحقیقاتی بود درج و متن كامل مقاله یا مقالات را از مركز اطلاع رسانی جهاد درخواست می‎كردند.در مدت ۱۸ ماه تهیه فهرست مندرجات به روش فوق، تعداد ۱۸ شماره (هر ماه یك شماره) از آن تهیه شد و در اختیار استفاده كنندگان قرار گرفت. پس از این مدت با نظر سنجی از استفاده كنندگان و بررسی‎های به عمل آمده توسط كارشناسان مركز اطلاع رسانی مشخص شد كه تهیه این محصول به روش دستی مشكلات و مسائلی را در بر دارد، از جمله:
▪ بالا بودن هزینه تولید (برای تهیه هر شماره از این مجموعه لازم بود كه از ۳۰۰ تا ۴۰۰ صفحه فهرست مندرجات نشریاتی كه در یك ماه دریافت می‎شد، به تعداد مورد نیاز (حداقل ۷۰ نسخه) تكثیر و صحافی شود)؛
▪ صرف وقت زیاد برای تولید (برای تهیه كپی اولیه، كنترل و الفبایی كردن آن‎ه، تهیه سیاهه جداگانه مربوط به هر شماره، تكثیر به تعداد مورد نیاز و صحافی آن، زمان زیادی صرف می‎شد)؛
▪ بالا بودن هزینه ارسال (با توجه به حجم زیاد مجموعه كه در مجلدهای ۳۰۰ تا ۴۰۰ صفحه های و در قطع بزرگ تهیه می‎‎شد، ارسال آن از طریق پست، هزینه زیادی داشت)؛
▪ دشواری در دستیابی به اطلاعات (این مجموعه براساس عنوان نشریات، الفبایی می‎شد و بنابراین جستجوی اطلاعات فقط از طریق عنوان امكان‎پذیر بود)؛
▪ عدم امكان درهمكرد (با توجه به اینكه هر شماره به صورت جداگانه و بر روی كاغذ آ ۴ تهیه می‎شد، ایجاد درهمكرد امكان‎پذیر نبود).بنابراین با نظرسنجی از استفاده كنندگان و بررسی‎های انجام شده، مشخص شد كه تهیه این محصول به روش دستی، با وجود هزینه بالا، كارآیی زیادی ندارد؛ در نتیجه تصمیم گرفته شد كه این خدمات به صورت الكترونیكی ارائه شود.
● تشخیص نوری كاراكترها
افزایش روزافزون تولید اطلاعات كه غالباً به صورت مواد چاپی به بازار عرضه می‎گردد و ضرورت دسترسی سریع و آسان به داده های موجود از یك سو، و حضور فراگیر رایانه در عرصه های مختلف زندگی از سوی دیگر، متخصصان سخت ‎افزاری و نرم افزاری رایانه و كارشناسان و صاحب‎نظران اطلاع رسانی را بر آن داشته كه همواره در پی یافتن راهكار مناسب برای گردآوری و پردازش اطلاعات به كمك رایانه باشند. از این رو مهم‎ترین مسئله، فرآیند تغییر شكل داده ها از حالت چاپی به صورت رقومی (ضبط بر روی حافظه رایانه كه با عنوان ورود اطلاعات از آن نام برده می‎شود) می‎باشد. برای حل این مشكل، نخستین راه حلی كه به ذهن خطور می‎كند انتقال داده‌ها از طریق صفحه كلید است كه خود مستلزم مسائل و مشكلاتی است و برای عملی شدن آن، سال‎ها وقت، و تعداد بی‎شماری كاربر و تجهیزات مورد نیاز است. این روش، صرف‎نظر از این كه هزینه بالایی دارد، به علت اشتباهاتی كه در حین ورود اطلاعات پیش می‎آید، كاربرد چندانی نخواهد داشت. لذا این مسائل منجر به تولید و تكمیل دستگاه‌های گوناگون پویشگر (اسكنر) و نرم افزارهای مختلف تشخیص نوری كاراكترها (۴) گردیده است. با استفاده از سیستم الكترونیكی ورود اطلاعات، با وجود صرفهجویی در هزینه، سرعت ورود اطلاعات نیز به طور قابل ملاحظهای افزایش می‎یابد. در این فرایند دو عمل اتفاق می‎افتد:
۱) پویش،
۲) پردازش.
در مرحله پویش (اسكن)، ابتدا متن به تصویر تبدیل می‎شود و سپس توسط نرم افزار OCR نقطه به نقطه تصویر (صفحه پویش شده) با مجموعه كاراكترهای تعریف شده در نرم افزار OCR كه بر روی حافظه موقت رایانه می‎باشد، مطابقت می‎گردد. مجموعه كاراكترها یا حروفی كه درست تشخیص داده شده و تشكیل دهنده تصاویر یا كلمات در متن اصلی بوده، بر روی حافظه رایانه ذخیره می‎شود. كاراكترهایی كه توسط نرم افزار قابل تشخیص نبودهاند به صورت علائم قراردادی مشخص می‎شود تا توسط كاربر اصلاح شود. از مشكلات قابل ذكر در این مرحله این كه صفحه مندرجات اغلب مجلات از نظر شكل، رنگ و اندازه با یكدیگر متفاوت‎اند و غالباً از فونت‎های مختلف، عكس، تصاویر گرافیكی و حروف غیرانگلیسی استفاده می‎كنند و در برخی موارد، صفحات فهرست مندرجات در جاهای مختلف مجله می‎آید كه مشكلاتی را برای كاربر به وجود می‎آورد. در مرحله پویش سعی می‎شود از اطلاعات توضیحی غیرضروری، تصاویر و حروف گرافیكی صرف نظر شود تا ضمن بالا رفتن سرعت عمل، از اشغال اضافی حافظه خودداری گردد. هر قدر كیفیت صفحه فهرست مندرجات بهتر و واضح‎تر باشد و نرم افزار مورد استفاده، قابلیت و انعطاف بیش‎تری داشته باشد، حاصل كار موفقیت‌‎آمیزتر خواهد بود. پس از پویش صفحات فهرست مندرجات ۲۵۰ تا ۳۰۰ شماره از نشریات دریافتی در یك ماه، داده های جمع آوری شده در یك پرونده (فایل) ذخیره می‎شود تا در مرحله بعدی پردازش شود. مرحله بعد از پویش صفحات فهرست مندرجات، پردازش داده ها است.در این مرحله با فراخوانی یك به یك ركورده، اطلاعات كتابشناختی مربوط به هر كدام شامل عنوان نشریه، سال نشر، دوره، شماره، و محل نگهداری در فیلد خاص خود وارد می‎شود [منظور از محل نگهداری، كتابخانه‌های مراكز مادر (كه قبلاً ذكر شدند) می‎باشند]. پس از آن كلید واژههای مربوط به هر ركورد به طور جداگانه استخراج می‎شود. البته در نرم افزار مورد استفاده حروف اضافه، حروف ربط و غیره (مانند a، an، and، or، the) كلید واژه محسوب نمی‎شوند.در پایان، تمام كلید واژههای به دست آمده به ترتیب الفبایی مرتب و در پنج فایل با نام‎های CDX.SERIAL،KEYS.DBF، KEYS.CDX، SERIAL.FPT، SERIAL.DBF ذخیره می‎شوند.پس از این مراحل، محصول قابل استفاده، از طریق شبكه داخلی(۵) در اختیار مراكز و مؤسسات آموزشی و تحقیقاتی تحت پوشش قرار می‎گیرد. علاوه بر این، اطلاعات مورد نظر به صورت فشرده بر روی دیسكت ضبط و در اختیار استفاده كنندگان غیر جهادی قرار می‎گیرد.
● نحوه استفاده از پایگاه اطلاعاتی فهرست مندرجات جاری
برای استفاده از این پایگاه اطلاعاتی، كارشناسان مركز اطلاع رسانی نرم افزاری را طراحی كردا هند كه همراه با اولین شماره فهرست مندرجات برای مراكز تحت پوشش ارسال شده است. كاربران با نصب برنامه بر روی سیستم خود می‎توانند با اجرای دستور JSIS.BAT وارد برنامه شوند و با انتخاب گزینه جستجو، به منوی اصلی راه یابند. در این قسمت كاربران می‎توانند براساس فیلدهای مختلف مانند عنوان نشریه، عنوان مقاله، موضوع نشریه، كلید واژه و محل نگهداری نشریات، كاوش كنند و با انتخاب مقاله یا مقالات مورد نیاز خود، اطلاعات كامل كتابشناختی آن را در فرم درخواست مقاله درج و برای مركز اطلاع رسانی ارسال نمایند.
● نتیجه
صرفه جویی ارزی در تهیه و تأمین منابع اطلاعاتی، روزآمد نگه داشتن اطلاعات استفاده كنندگان، و معرفی راهكاری نو در جهت ذخیره و اشاعه اطلاعات، از مسائل مهمی است كه در این مقاله مورد بحث قرار گرفته است. در همین راست، مركز اطلاع رسانی و خدمات علمی جهاد برای عملی ساختن این سه عامل، سیاست‎ها و روش‎هایی را در پیش گرفته است كه عبارت‎اند از: خرید متمركز منابع اطلاعاتی، خدمات آگاهی رسانی جاری، و پویش و پردازش اطلاعات با استفاده از روش OCR.

پی‎ نوشت‎ها
۱.Current Awareness
۲.SDI
۳.Current Contents
۴.Optical Characters Recognition (OCR)
۵.Local Area Nerwork
منابع
ویوینگ، ادموند. مراكز اطلاع رسانی و خدمات آگاهی رسانی جاری. ترجمه عباس گیلوری (در دست انتشار).
هنروران، فرامرز. "او.سی.آر. و كاربرد آن در كتابخانه‌ها و مراكز اطلاع رسانی" . فصلنامه پیام كتابخانه، سال ششم، شماره اول: (۵۳ – ۵۰).

نوشته: جواد بشیری
كارشناس مركز اطلاع‌‎رسانی و خدمات علمی جهادسازندگی

منبع : فصلنامه علوم اطلاع رسانی