آمادگی در برابر سوانح و بلایا به ویژه بلایای طبیعی در کتابخانه ها

● مقدمه‌:
طرح‌ و برنامه‌ریزی‌ برای‌ مقابله‌ با سوانح‌ و بلایا شاید اصطلاح‌ مناسبی‌ برای‌ آنچه‌ كه‌ اكنون‌ بخش‌پذیرفته‌ شده‌ای‌ از برنامه‌ حفاظتی‌ كتابخانه‌هاست‌، نباشد. آمادگی‌ برای‌ مقابله‌ با سوانح‌ و بلایا بنام‌های‌دیگری‌ نیز معروف‌ است‌ كه‌ از میان‌ آنها می‌توان‌ برنامه‌ریزی‌ كنترل‌ سوانح‌، پیشگیری‌ از سوانح‌،برنامه‌ریزی‌ و آمادگی‌ برای‌ سوانح‌ محتمل‌، و مدیریت‌ بحران‌ را نام‌ برد.
برنامه‌ریزی‌ و آمادگی‌ برای‌ مقابله‌ با سوانح‌ در واقع‌ فعالیتها و اقدامات‌ تمرین‌ شده‌ یا تعلیم‌ داده‌شده‌ای‌ است‌ كه‌ اثرات‌ و آثار سوانح‌ را، صرف‌ نظر از شدت‌ و عظمت‌ آنها در كتابخانه‌ها به‌ حداقل‌می‌رساند و به‌ بازسازی‌ و استفاده‌ از مجموعه‌ مواد كتابخانه‌ در حداقل‌ زمان‌ ممكن‌ كمك‌ می‌كند.
اصطلاح‌ "سوانح‌ و بلایا" شمار زیادی‌ از رویدادها را شامل‌ می‌شود. یكی‌ از تعریفهای‌ مناسب‌ توسط ‌اندرسن‌ و مك‌ اینتایر بیان‌ شده‌ است‌:
" كلمهٔ‌ سانحه‌ واژهٔ‌ رایجی‌ است‌ در میان‌ آرشیویست‌ها و كتابداران‌ و برای‌ تعریف‌ یك‌ رویداد غیرمنتظره‌ كه‌ نتیجه‌ای‌ ویران‌ كننده‌ بر مواد آنها دارد، به‌ كار می‌رود. سانحه‌ ممكن‌ است‌ در مقیاسی‌ كوچك‌یا در حدی‌ بسیار گسترده‌ و انفجاری‌ باشد، امّا در هر حالت‌ باید اقدامات‌ سریع‌ انجام‌ گیرد تا خسارات‌حاصله‌ به‌ حداقل‌ برسد"
اگر ما از این‌ تعریف‌ برای‌ واژهٔ‌ "سانحه‌ " استفاده‌ كنیم‌، در این‌ صورت‌ باید گفت‌ كه‌ دفعات‌ وقوع‌سوانح‌ در كتابخانه‌ها زیاد است‌. ساختمان‌ هر كتابخانه‌ (در واقع‌ هر نوع‌ ساختمان‌ صرف‌ نظر از طرزاستفاده‌ از آن‌) بعلّت‌ ساختمان‌ بودنش‌، زمانی‌ با سانحه‌ روبر خواهد شد و هر كتابدار در دورهٔ‌ خدمت‌خود لااقل‌ با یكی‌ از این‌ سوانح‌ مواجه‌ می‌شود. سیل‌ (یا لااقل‌ خسارات‌ ناشی‌ از آب‌) و آتش‌سوزی‌ها ازمحتمل‌ترین‌ سوانحی‌ هستند كه‌ معمولاً تجربه‌ می‌شوند. سوانح‌ دیگر عبارتند از: طوفانها و گردبادها،زمین‌ لرزه‌، فعالیتهای‌ تروریستی‌، جنگ‌ و انفجارها. در بین‌ همهٔ‌ این‌ حوادث‌ و سوانح‌، آتش‌ سوزی‌ وصدمات‌ حاصله‌ از آب‌ بیش‌ از همه‌ باعث‌ خرابی‌ و وارد آمدن‌ صدمات‌ فیزیكی‌ به‌ مواد كتابخانه‌می‌شوند. بعضی‌ از نویسندگان‌، كندن‌ صفحات‌ و ناقص‌ كردن‌ كتابها، دزدی‌ و اقدامات‌ وحشیانه‌ را نیز درفهرست‌ این‌ سوانح‌ قرار داده‌اند.
برنامه‌ریزی‌ آمادگی‌ در برابر سوانح‌ از عناصر ضروری‌ حفاظت‌ پیشگیرانه‌ به‌ شمار می‌رود.بهترین‌اقدام‌ در برابر سوانح‌، تلاش‌ و كوششهایی‌ است‌ كه‌ باید به‌عمل‌ آید تا بروز سوانح‌ و بلایای‌ مشابه‌ به‌حداقل‌ برسد. برنامه‌ریزی‌ برای‌ جلوگیری‌ از سوانح‌ نیازمند این‌ است‌ كه‌ نظافت‌ كتابخانه‌ به‌ صورت‌مرتّب‌ انجام‌ گیرد، ساختمانی‌ مناسب‌ برای‌ كتابخانه‌ ساخته‌ شود كه‌ با موقعیت‌ خود مطابقت‌ داشته‌باشد و بطور مداوم‌ حفاظت‌ و نگهداری‌ شود و كارمندان‌ كتابخانه‌ در این‌ زمینه‌ آموزش‌ كافی‌ دیده‌ باشند.به‌ عبارت‌ دیگر، برنامه‌ریزی‌ برای‌ پیشگیری‌ از سوانح‌ جنبهٔ‌ دیگری‌ از مدیریت‌ خوب‌ و صحیح‌ است‌.این‌ اقدام‌، فعالیتی‌ است‌ صحیح‌، در جهت‌ استفاده‌ از روش‌های‌ حفاظتی‌ برای‌ حفاظت‌ از كتابخانه‌ كه‌منافع‌ زیادی‌ برای‌ جامعه‌ دارد: مانند بالا بردن‌ سطح‌ آگاهی‌ كاركنان‌ و شركت‌ دادن‌ آنها در فعّالیتهای‌حفاظتی‌، به‌ گونه‌ای‌ كه‌ بعنوان‌ بخش‌ مهّمی‌ از برنامه‌ریزی‌ محسوب‌ شود و هدف‌ آن‌ گنجاندن‌ اقدامات‌حفاظتی‌ در تمام‌ جنبه‌های‌ آموزشی‌ كتابخانه‌ باشد.
سالی‌ . ِا. بوكنن‌ دربارهٔ‌ برنامه‌ریزی‌ برای‌ مقابله‌ با سوانح‌ چنین‌ می‌گوید:
"یك‌ برنامهٔ‌ مكتوب‌ و مدوّن‌ مهمترین‌ گامی‌ است‌ كه‌ در جهت‌ آماده‌ شده‌ برای‌ مقابله‌ با سوانح‌ و بلایابرداشته‌ می‌شود. نخستین‌ اثر این‌ سند كتبی‌، این‌ است‌ كه‌ سوانح‌ امكان‌ وقوع‌ دارند و یكی‌ از وظایف‌سازمان‌ و تشكیلات‌ كتابخانه‌ این‌ است‌ كه‌ به‌ صورتی‌ منطقی‌ مسئولیت‌ این‌ سوانح‌ را بپذیرد. دیگر این‌ كه‌آماده‌ شدن‌ و قبول‌ مسئولیت‌، ترس‌ و واهمهٔ‌ بیخود را از بین‌ می‌برد و باعث‌ تصمیم‌گیری‌ منطقی‌می‌شود، كه‌ این‌ خود باعث‌ كاهش‌ خسارات‌ و صدمات‌ وارده‌ به‌ مجموعهٔ‌ كتابخانه‌ شده‌ و هزینه‌های‌احیاء و بازسازی‌ مواد كتابخانه‌ای‌ را كاهش‌ می‌دهد. سوم‌: این‌ برنامه‌ریزی‌، یكپارچگی‌ افكار و عقاید وفراهم‌ آمدن‌ قوانین‌ دقیق‌ مرحله‌ بندی‌ شده‌ را باعث‌ می‌شود كه‌ پیروی‌ از اجزاء آنها برای‌ كسانی‌ كه‌مسئول‌ اجرای‌ آنها هستند، سهل‌ و آسان‌ خواهد بود.
در حال‌ حاضر همه‌ كتابخانه‌ها برنامه‌ مقابله‌ با سوانح‌ ندارند امّا باید بدون‌ در نظر گرفتن‌ كوچك‌ یابزرگ‌ بودن‌ كتابخانه‌ برنامه‌ مقابله‌ با سوانح‌ طراحی‌ كنند. این‌ واقعیت‌ را نیز باید در نظر گرفت‌ كه‌كتابخانه‌های‌ زیادی‌ در سراسر دنیا برنامهٔ‌ مبارزه‌ با سوانح‌ را طرح‌ و اجرا كرده‌اند. نمونه‌ای‌ از این‌ فعالیّتها،بررسی‌ و تحقیق‌ سال‌۱۹۸۶ از ۱۷۵ كتابخانه‌ دانشگاهی‌ و دانشكده‌ای‌ كانادا است‌ كه‌ نشان‌ داد ۱۴% آنهادارای‌ برنامه‌ مقابله‌ با سوانح‌ هستند.
۱) پیشگیری‌ از سوانح‌، مرحلهٔ‌ اول‌
یك‌ مثل‌ قدیمی‌ وجود دارد كه‌ می‌گوید: پیش‌گیری‌ بهتر از درمان‌ است‌، كه‌ در مورد برنامه‌ریزی‌ برای‌مقابله‌ با سوانح‌ نیز همانند سایر بخشهای‌ حفاظتی‌ صدِ می‌كند. همانطور كه‌ در بالا گفته‌ شد، مرحله‌پیشگیری‌ از سوانح‌ به‌ منظور شناخت‌ علل‌ سوانح‌ و به‌ حداقّل‌ رساندن‌ خطرات‌ ناشی‌ از خود ساختمان‌كتابخانه‌، تجهیزات‌ و اثاثیه‌ كتابخانه‌ سه‌ علت‌ اساسی‌ كه‌ برای‌ مقابله‌ با سوانح‌ باید از آنها جلوگیری‌ كردعبارتند از: دسترسی‌ غیرمجاز به‌ كتابها، آتش‌ سوزی‌ و سیل‌.
اولین‌ گام‌ ضروری‌، بازرسی‌ از ساختمان‌ كتابخانه‌ است‌. این‌ چنین‌ بازرسی‌ شاید قبلاً بعنوان‌ بخشی‌ ازاقدامات‌ بررسی‌ محیط‌ و اطراف‌ كتابخانه‌ انجام‌ گرفته‌ باشد. این‌ نوع‌ بررسی‌، مناسب‌ بودن‌ ساختمان‌كتابخانه‌ را برای‌ نگهداری‌ مواد كتابخانه‌ معیّن‌ كرده‌ و به‌ ویژه‌ با برنامه‌ریزی‌ برای‌ مقابله‌ با سوانح‌ ارتباط‌داشته‌، خصوصّیات‌ ساختمان‌ كتابخانه‌ و امنیت‌ آنرا بررسی‌ می‌كند. شوارتزبرگ‌ فهرستی‌ ازمشخصات‌ ساختمان‌ كتابخانه‌ را تهیه‌ كرده‌ است‌ كه‌ باید برای‌ طرح‌ برنامه‌ریزی‌ مقابله‌ با سوانح‌ موردتوجه‌ قرار گیرند و در صورت‌ لزوم‌، اگر موجب‌ ضرر و زیان‌ بالقوه‌ باشند، تغییر داده‌ شوند. او دوازده‌ سوال‌مطرح‌ می‌كند كه‌ بعضی‌ از آنها در اینجا آمده‌ است‌ تا نوع‌ مسائلی‌ را كه‌ باید به‌ آنها پرداخته‌ شود، نشان‌ دهد.
▪ تاریخچه‌:
چند سال‌ است‌ كه‌ ساختمان‌ بنا شده‌؟ آیا تا به‌ حال‌ آتش‌ سوزی‌ یا خسارات‌ ناشی‌ از آب‌ درآن‌ ساختمان‌ رخ‌ داده‌ است‌؟ آیا علّت‌های‌ موجود بر طرف‌ شده‌اند یا بطور سطحی‌ با آنها برخورد شده‌ است‌؟
دستگاههای‌ حرارتی‌: آیا همه‌ راهروها، ساختمان‌ كتابخانه‌ را به‌ قسمتی‌ كه‌ دستگاههای‌ حرارتی‌ قراردادند، ربط‌ می‌دهند و موتور خانه‌ به‌ درهای‌ نسوز مجّهز است‌؟ آیا مخزن‌ سوخت‌، امنیت‌ كافی‌ دارد؟
▪ برِ:
آیا عایق‌ و پوشش‌ روی‌ سیم‌ها كهنه‌ و فرسوده‌ شده‌اند؟
▪ سقف‌:
سقف‌ در چه‌ سالی‌ بنا شده‌ است‌؟ آیا علائمی‌ از نشست‌ آب‌ در گذشته‌ یا به‌ تازگی‌ دیده‌می‌شود؟
▪ پنجره‌ها:
آیا پنجره‌ها محكم‌ هستند؟ آیا پنجره‌ها گاهی‌ اوقات‌ برای‌ تهویهٔ‌ هوا باز می‌شوند؟
▪ تجهیزات‌ آتش‌ نشانی‌:
آیا آتش‌ خاموش‌ كن‌های‌ خودكار و دستگاههای‌ اعلام‌ خطر نصب‌ شده‌ و از آنهابخوبی‌ نگهداری‌ می‌شود؟
فهرستهای‌ مشابهی‌ در منابع‌ دیگر آمده‌اند، به‌ طور مثال‌ در اثری‌ با عنوان‌"یك‌ جو پیشگیری‌" از گروه‌آرشیویست‌های‌ تورنتو فرمهایی‌ نیز برای‌ بررسی‌ ساختمان‌ كتابخانه‌ وجود دارند، مثل‌ فرمهایی‌ كه‌ ازطرف‌ كتابخانهٔ‌ دانشگاه‌ میشیگان‌ تهیه‌ شده‌ و می‌توانند در طرح‌ سوالات‌ مربوط‌ به‌ معماری‌ و نقشهٔ‌ساختمان‌، سیستم‌های‌ حرارتی‌ و خنك‌ كنندهٔ‌ آن‌،آب‌ ساختمان‌ (لوله‌كشی‌، چكه‌ كردن‌ و نشست‌ آب‌،لوله‌های‌ آب‌)، ایمنی‌ و زیان‌های‌ ناشی‌ از آتش‌ سوزی‌ مؤثر باشند.
اقدامات‌ زیادی‌ را می‌توان‌، ضمن‌ طرح‌ نقشهٔ‌ ساختمان‌ كتابخانه‌ برای‌ پیشگیری‌ از وقوع‌ سوانح‌ بعمل‌آورد.
نباید فراموش‌ كرد كه‌ خود مجموعهٔ‌ كتابخانه‌ و یا تجهیزات‌ مربوط‌ به‌ ذخیرهٔ‌ آنها می‌توانند از عوامل‌ضرر و زیان‌ باشند. اگر چه‌ این‌ حرف‌ چندان‌ درست‌ به‌ نظر نمی‌رسد، ولی‌ از نمونه‌های‌ این‌ عوامل‌می‌توان‌ به‌ فیلم‌های‌ نیتراته‌ بی‌ثبات‌ موجود در یك‌ مجموعه‌ و مبلمان‌ و قفسه‌های‌ قابل‌ اشتعال‌ اشاره‌كرد.
اهمّیت‌ چگونگی‌ نگهداری‌ كتابخانه‌ و حفظ‌ ساختمان‌ در پیشگیری‌ از سوانح‌ را نباید فراموش‌ كرد.بعنوان‌ مثال‌ به‌ روشنی‌ می‌توان‌ گفت‌ كه‌ آموزش‌های‌ مرتب‌ كاركنان‌ مسئول‌ پیشگیری‌ از آتش‌ سوزی‌همراه‌ با بررسی‌ مرتب‌ تجهیزات‌ آتش‌نشانی‌ احتمال‌ آتش‌سوزی‌ و گسترش‌ آن‌ را، در صورت‌ وقوع‌، به‌حداقل‌ می‌رساند. اگر چه‌ این‌ مطلب‌ چندان‌ مهّم‌ به‌ نظر نمی‌رسد، امّا جمع‌كردن‌ مرتّب‌ زباله‌ها از محیط‌و اطراف‌ كتابخانه‌ نیز می‌تواند احتمال‌ آتش‌ سوزی‌ را كاهش‌ دهد. چگونگی‌ حفظ‌ و نگهداری‌ ازساختمان‌ كتابخانه‌ و اطّلاعات‌ بیشتر را می‌توان‌ در منابع‌ مربوط‌ به‌ برنامه‌ریزی‌ برای‌ مقابله‌ با سوانح‌ پیداكرد. نشریهٔ‌ " یك‌ جو پیشگیری‌ " دارای‌ اطلاعات‌ و فهرست‌های‌ مفیدی‌ برای‌ مقابله‌ با سوانح‌ می‌باشد.
گروه‌ دیگر از اقدامات‌ پیشگیرانه‌ به‌ تكثیر نسخه‌های‌ كمیاب‌ و ذخیره‌ كردن‌ آنها در نقطهٔ‌ دیگری‌ دركتابخانه‌ مربوط‌ است‌. در این‌ مورد باید از دو گروه‌ مواد نام‌ برد. مطالب‌ مربوط‌ به‌ اداره‌ و نظامنامهٔ‌كتابخانه‌ مانند فهرست‌ مواد موجود در مجموعهٔ‌ كتابخانه‌ مثل‌ فهرست‌ برگه‌ها و دیگری‌ مواد مهم‌ درمجموعه‌. فهرستهای‌ كامپیوتری‌ تا حّد زیادی‌ عمل‌ تكثیر فهرست‌ برگه‌ها را آسان‌ كرده‌ است‌. در حال‌حاضر در بسیاری‌ كشورها اغلب‌ كتابخانه‌ها یا به‌ پایگاههای‌ اطلاعاتی‌ دسترسی‌ دارند كه‌ موجودی‌ موادكتابخانه‌ها را در سطح‌ كشوری‌ نگه‌ می‌دارد یا دارای‌ نوارهایی‌ از فهرست‌ برگه‌های‌ خود می‌باشند كه‌ درخارج‌ از كتابخانه‌ نگهداری‌ می‌شوند و مرتباً روزآمد می‌شوند و یا نسخه‌هایی‌ به‌ صورت‌ میكروفیش‌ ازفهرست‌ برگه‌های‌ خود دارند. سی‌. دی‌. رام‌ها(CD- ROM) نیز اخیراً مورد استفاده‌ قرار گرفته‌اند.كتابخانه‌هایی‌ كه‌ هنوز دارای‌ برگه‌دان‌ دستی‌ می‌باشند، شاید بخواهند نسخه‌ای‌ از آن‌ تكثیر كرده‌ و دور ازكتابخانه‌ نگهداری‌ كنند، امّا مشكلات‌ انجام‌ این‌ كار در مورد برگه‌دانهایی‌ كه‌ حاوی‌ تعداد زیادی‌ برگه‌می‌باشند، بسیار عظیم‌ است‌.
منابع‌ مهمی‌ كه‌ در مجموعهٔ‌ كتابخانه‌ وجود دارد، از نظر امنیتی‌ می‌توانند تكثیر شده‌ و در جاهای‌دیگری‌ غیر از كتابخانه‌ ذخیره‌ گردند. در بعضی‌ از كتابخانه‌ها این‌ اقدام‌ها را به‌ عنوان‌ فعالیتهای‌ جاری‌ وروزآمد انجام‌ می‌دهند، مانند: تكثیر و ذخیره‌ روزنامه‌ها و رساله‌های‌ دانشگاهی‌.
چون‌ بسیاری‌ از سوانح‌ در موقع‌ تجدید و تعمیر ساختمان‌ كتابخانه‌ روی‌ داده‌ است‌، لذا باید درصورت‌ انجام‌ اینگونه‌ فعالیتها، دقت‌ نظر بیشتری‌ به‌ عمل‌ آید. نمونه‌ای‌ از اقدامهایی‌ كه‌ در موقع‌ انجام‌این‌ نوع‌ تعمیرات‌ باید انجام‌ گیرند، عبارتند از: تماس‌ و صحبت‌ با قسمت‌ حراست‌ ساختمان‌ و گوشزدكردن‌ نیازهای‌ ضروری‌ و برای‌ احتیاط‌ پوشاندن‌ قفسه‌های‌ كتاب‌ با ورقه‌های‌ پولی‌ تن‌.
اقدامات‌ باز دارنده‌ برای‌ مقابله‌ با سوانحی‌ كه‌ به‌ برنامه‌های‌ كامپیوتری‌ وارد می‌شوند، در مقالهٔ‌ جالبی‌به‌ قلم‌ بروس‌ آر. میلر آمده‌ است‌. علاوه‌ بر نیازهای‌ معمولی‌ امنیّتی‌ كه‌ در ساختمانهایی‌ مانندكتابخانه‌ها وجود دارد یكسری‌ اقدامات‌ ویژه‌ نیز می‌تواند مفید واقع‌ گردد. یو.پی‌.اس‌. یك‌ منبع‌ تغذیهٔ‌غیرمنقطع‌ و دائمی‌ است‌ كه‌ باعث‌ جلوگیری‌ از نوسانات‌ برِ شده‌ و در نتیجه‌ باعث‌ جلوگیری‌ از نابودی‌اطلاعات‌ می‌گردد. همچنین‌ دستگاههای‌ اعلام‌ خطر و آتش‌ خاموش‌ كن‌های‌ خودكار جدید توصیه‌می‌شوند، زیرا همانگونه‌ كه‌ میلر می‌نویسد، ضرر و زیان‌ ناشی‌ از آب‌ به‌ دستگاههای‌ كامپیوتری‌ كمتر ازدود حاصل‌ از آتش‌ سوزی‌ نیست‌. دستگاههای‌ رطوبت‌ یاب‌ را نیز می‌توان‌ زیر كف‌ اتاِها نصب‌ نمود.
به‌ موضوع‌ بیمه‌ در اینجا پرداخته‌ نمی‌شود ولی‌ باید توجه‌ داشت‌ كه‌ كاهش‌ حق‌ بیمه‌ نشانگر آن‌ است‌كه‌ برنامه‌ریزی‌های‌ مربوط‌ به‌ سوانح‌ در كتابخانه‌ مورد توجه‌ بوده‌ و اقداماتی‌ برای‌ پیشگیری‌ از سوانح‌ به‌عمل‌ آمده‌ است‌.۲) حركت‌ متقابل‌، مرحله‌ دوم‌
مرحلهٔ‌ اقدام‌ و حركت‌ متقابل‌ در برنامه‌ریزی‌ برای‌ پیشگیری‌ از سوانح‌ عبارت‌ است‌ از این‌ كه‌: چه‌چیزهایی‌ در طرح‌ این‌ برنامه‌ در نظر گرفته‌ شده‌ و چگونه‌ می‌توان‌ آن‌ برنامهٔ‌ را با زمان‌ مطابقت‌ داد؟ این‌مرحله‌ نیز همانند مرحلهٔ‌ اول‌ بخشی‌ از حفاظت‌ پیشگیرانه‌ یا حفاظت‌ بازدارنده‌ از مخاطرات‌ است‌، زیرااین‌ مرحله‌ مربوط‌ است‌ به‌ قرار دادن‌ مكانیزمهایی‌ در جایگاه‌ مناسب‌ خود، كه‌ اگر دقیقاً انجام‌ گیرد، ازفرسایش‌ و پوسیدن‌ مواد، بیشتر از آنچه‌ كه‌ مستقیماً بر اثر آتش‌ سوزی‌ و سیل‌ روی‌ می‌دهد، پیشگیری‌خواهد كرد.
فعالّیتهای‌ عمده‌ای‌ كه‌ در این‌ مرحله‌ باید انجام‌ گیرد عبارتند از: تشكیل‌ تیم‌ حركت‌ متقابل‌ در سوانح‌،كه‌ اعضاء آن‌ آموزش‌ دیده‌ در مواقع‌ اضطراری‌ آماده‌ باشند؛ گردآوری‌ اسناد و مداركی‌ مانند نقشهٔ‌ طبقات‌ساختمان‌ كتابخانهٔ‌، فهرستی‌ از اسامی‌ كاركنان‌ كتابخانه‌، نشانی‌ منزل‌ و شمارهٔ‌ تلفن‌ آنها،فهرستی‌ از تامین‌كنندگان‌ تجهیزات‌، مواد و وسایلی‌ مانند جعبه‌، كاغذ روزنامه‌ و موتور برِ كه‌ در مواقع‌ اضطراری‌ موردنیاز می‌باشند. و همچنین‌ ترتیب‌ دادن‌ امكان‌ دسترسی‌ به‌ دستگاههای‌ انجماد؛ایجاد مكانیزمی‌ برای‌فراهم‌ ساختن‌ منابع‌ مالی‌ برای‌ نیازهای‌ ضروری‌ ؛ اتخّاذ روش‌هایی‌ برای‌ اطمینان‌ از اینكه‌ در صورت‌وقوع‌ سانحه‌، خسارات‌ به‌ حداقل‌ رسیده‌ است‌ مانند: مكانیزمی‌ كه‌ بتواند وسایل‌ را از كف‌ اطاِها بالاترنگهدارد، اطمینان‌ از اینكه‌ قفسه‌ها دارای‌ پوشش‌ و محافظی‌ هستند كه‌ در موقع‌ پاشیدن‌ آب‌ محفوظ‌خواهند ماند؛ و البته‌ برنامه‌ مبارزه‌ با سوانح‌ باید دائما مورد بررسی‌ قرار گیرد.
گام‌ اول‌ این‌ است‌ كه‌: تیمی‌ از كاركنان‌ را برای‌ اقدام‌ متقابل‌ در برابر سوانح‌ تشكیل‌ داد. این‌ تیم‌ بایداطلاعات‌ كافی‌ از مجموعه‌ مواد و تجهیزات‌ كتابخانه‌ داشته‌ و از فعالیتهای‌ جاری‌ كتابخانه‌ نیز مطلّع‌ باشد.بعضی‌ از اعضاء این‌ تیم‌ باید تجربیّات‌ كافی‌ داشته‌ باشند تا هنگام‌ بروز سوانح‌ بتوانند تصمیمات‌ جدّی‌بگیرند. اعضاء تیم‌ باید در موقعّیت‌ها و شرایط‌ سخت‌ خونسردی‌ و آرامش‌ خود را حفظ‌ كنند (البته‌تصمیم‌گیری‌ در این‌ مورد پیش‌ از وقوع‌ سانحه‌،كاری‌ مشكل‌ است‌) زیرا این‌ تصمیمات‌ سریع‌ و آنی‌ تأثیرمهمی‌ در نجات‌ وسایل‌ و مواد از محل‌ سانحه‌ دارد. عقل‌ سلیم‌ شاید مهمترین‌ خصیصه‌ است‌.
این‌ تیم‌ باید برای‌ روشهای‌ اقدام‌ متقابل‌ در برابر سوانح‌ آموزش‌ ببیند و بویژه‌ اطلاعاتی‌ نیز درباره‌روشهای‌ ورود به‌ منطقه‌ سانحه‌، شناخت‌ اقدامات‌ مناسب‌، خارج‌ كردن‌ مواد از منطقهٔ‌ سانحه‌ وتصمیم‌گیری‌ فوری‌ در مورد روشهای‌ بازگرداندن‌ مواد به‌ حالت‌ اول‌، داشته‌ شد.
یكی‌ از روشهای‌ مرسوم‌ آموزشهای‌ فوِ، شركت‌ كردن‌ در جلسات‌ كار آموزی‌ برای‌ مقابله‌ با سوانح‌است‌. در این‌ كلاسها، صحنه‌ای‌ از سانحه‌ بازسازی‌ شده‌ و روش‌های‌ مبارزه‌ با سانحه‌ تمرین‌ می‌شود.عمل‌ آموزش‌ باید بطور مرتب‌ تكرار شود تا كاركنان‌ با روش‌های‌ جدید آشنایی‌ پیدا كنند.
یكی‌ از وظایف‌ اولیه‌ این‌ تیم‌ عبارت‌ است‌ از: شناسائی‌ مواد نادر و كمیاب‌ كه‌ در هنگام‌ بروز حادثه‌ وسانحه‌ باید در اولین‌ وحله‌ نجات‌ داده‌ شوند. محل‌ نگهداری‌ این‌ نوع‌ آثار باید به‌ وضوح‌ روی‌ نقشه‌ طبقه‌علامت‌گذاری‌ شده‌ و محل‌ و محفظه‌ای‌ كه‌ در آنجا نگهداری‌ می‌شوند، با برچسبی‌ مشخص‌ شود.تعیین‌اولویتها یكی‌ از كارهای‌ عمده‌ و مداومی‌ است‌ كه‌ نیازمند آگاه‌ بودن‌ از هدفهای‌ كتابخانه‌، خط‌مشی‌مجموعه‌ سازی‌ و جایگاه‌ آن‌ در مجموعهٔ‌ ملّی‌ است‌. البته‌ مطالب‌ اشاره‌ شده‌ در اینجا مربوط‌ به‌ رویكردگروه‌ تحقیق‌ در كتابخانه‌هاست‌. برنامه‌ریزی‌ برای‌ مقابله‌ با سوانح‌ فقط‌ از یك‌ جهت‌ با این‌ پژوهشها درارتباط‌ است‌ و آن‌ عبارت‌ است‌ از: شناسائی‌ دقیق‌ و علامت‌ گذاری‌ آثار مهم‌ و غیرقابل‌ جایگزینی‌ .
اقدام‌ مهّم‌ دیگر جمع‌آوری‌ و نگهداری‌ تجهیزاتی‌ است‌ كه‌ به‌ هنگام‌ نجات‌ دادن‌ مواد از منطقه‌ سانحه‌دیده‌ مورد نیازند. این‌ تجهیزات‌ را می‌توان‌ به‌ دو دسته‌ تقسیم‌ كرد: جمع‌آوری‌ و جادادن‌ وسایل‌ كوچك‌در داخل‌ جعبه‌های‌ مخصوص‌ سانحه‌ و قرار دادن‌ آنها در نقاط‌ مختلف‌ كتابخانه‌؛ قرار دادن‌ وسایل‌ بزرگ‌و گرانقیمت‌ در محلی‌ كه‌ از كتابخانه‌ دور باشد.
محتوّیات‌ جعبه‌های‌ مخصوص‌ سانحه‌ در كتابخانه‌های‌ مختلف‌، متفاوت‌ است‌.امّا معمولاً دارای‌موادی‌ هستند كه‌ با آنها لكه‌های‌ مایعات‌ یا سایر مواد زیان‌آور مشابه‌ را می‌توان‌ پاك‌ كرد(سطل‌ و چوبی‌كه‌ كهنه‌ و پشم‌ بر سر آنها می‌پیچند و مانند جارو بكار می‌برند، حوله‌های‌ كاغذی‌، اسنفج‌، خاك‌انداز وبرس‌ موئی‌)، موادی‌ برای‌ پوشاندن‌ كتابها و قفسه‌ها برای‌ جلوگیری‌ از صدمات‌ بیشتر (ورقه‌های‌ پلی‌ تن‌،قیچی‌ و كیسه‌هائی‌ از مادهٔ‌ پلی‌ تن‌) و موادی‌ كه‌ برای‌ سازمان‌ دادن‌ فعالیتها و اقدامات‌ در حین‌ سانحه‌بكار می‌روند(سوت‌، مداد یا گچ‌ و كاغذ برای‌ نوشتن‌، و البسه‌ محافظ‌ مانند دستكش‌) این‌ وسایل‌ و اشیاءمعمولاً در ظروفی‌ قرار داده‌ می‌شوند كه‌ بتوان‌ آنها را به‌ آسانی‌ حمل‌ونقل‌ كرد، مثلاً جعبه‌ مخصوص‌سانحه‌ در كتابخانه‌های‌ استرالیا عبارتست‌ از ظروف‌ بزرگ‌ و سبك‌ وزنی‌ كه‌ بر روی‌ چرخ‌ حركت‌ می‌كنندو در مواقع‌ معمولی‌ برای‌ انتقال‌ آشغال‌ از آنها استفاده‌ می‌شود. وسایل‌ با ارزش‌تر و بزرگتر را می‌توان‌ درانبار مركزی‌ گردآورد. اینگونه‌ وسایل‌ ممكن‌ است‌ شامل‌ تجهیزات‌ و دستگاههایی‌ مانند صندوقهای‌پلاستیكی‌، جارو برقی‌هایی‌ كه‌ می‌توانند مواد جامد و مایع‌ را بمكند، تلمبه‌ها، دستگاههای‌ خشك‌كننده‌ یا پنكه‌، و وسایل‌ دیگری‌ كه‌ باید مانند ورقه‌های‌ پلی‌تن‌ و حوله‌های‌ كاغذی‌ به‌ سرعت‌ مورداستفاده‌ قرار گیرند، باشند.
نمونه‌ای‌ از وسایل‌ و تجهیزات‌ كنترل‌ كننده‌ سانحه‌ در جدول‌ صفحه‌ بعد آمده‌ است‌. باید توجه‌ كرد كه‌كمیّت‌ هر وسیله‌ خریداری‌ شده‌ و نگهداری‌ شده‌ در انبار به‌ بزرگی‌ یا كوچكی‌ كتابخانه‌ بستگی‌ دارد .
تهیهٔ‌ سیاهه‌، كه‌ پایه‌ و اساس‌ خدمات‌ در تمام‌ كتابخانه‌هاست‌ نیز قسمت‌ مهّمی‌ از برنامه‌ریزی‌ برای‌مقابله‌ با سوانح‌ را تشكیل‌ می‌دهد. سیاهه‌ای‌ از كاركنان‌ كلیدی‌، خدمات‌ و منابع‌ و تجهیزات‌ باید فراهم‌شود.به‌ ویژه‌ این‌ اقدامات‌ باید به‌ روش‌های‌ جدید انجام‌ گیرند و سیاهه‌ها باید در داخل‌ و خارج‌ ازكتابخانه‌ در دسترس‌ باشند. كاركنانی‌ كه‌ اسامی‌ آنها در فهرست‌ قرار دارد، باید هنگام‌ بروز سانحه‌ همراه‌ بااعضاء تیم‌ به‌ اقدام‌ متقابل‌ دست‌ زده‌ و اقدامات‌ لازم‌ را به‌ عمل‌ آورند و همچنین‌ كاركنان‌ ارشد كتابخانه‌،كاركنان‌ خدمات‌ و سازمانهای‌ ادارهٔ‌ كنندهٔ‌ كتابخانه‌ (مثلاً اداره‌ مهندسی‌ شهرداری‌ و مسئولین‌ امنیت‌كتابخانه‌) و متخصصین‌ حفاظت‌ و نگهداری‌ منطقه‌ كه‌ متعّهد شده‌اند در مواقع‌ خطر حضور داشته‌باشند، باید با آنها همكاری‌ كنند. علاوه‌ بر تهیهٔ‌ لیست‌ كاركنان‌ ،باید روش‌هایی‌ اتخاذ شود كه‌ وقوع‌سانحه‌ را به‌ سرعت‌ به‌ كاركنان‌ و مسئولان‌ خبر دهند. سیاهه‌ای‌ از مشخصات‌ مهم‌ ساختمان‌ مانند تابلوی‌كلیدهای‌ برِ، شیرهای‌ اصلی‌ گاز و آب‌ نیز می‌تواند مفید واقع‌ شود.
خدمات‌ و منابع‌ تجهیزاتی‌ كه‌ باید فهرستی‌ از آنها تهیه‌ شود عبارتند از: تأسیسات‌ انجماد،سردخانه‌ها، مؤسسات‌ حمل‌ونقل‌ محلّی‌. از جمله‌ مشاغل‌ محلی‌ كه‌ می‌توان‌ از آنها كمك‌ گرفت‌ عبارتنداز: لوله‌كشها، برِ كارها و قفل‌سازها لازم‌ است‌ با این‌ مراكز خدماتی‌ تماس‌ گرفته‌ و از امكانات‌ آنها بعد ازوقوع‌ سانحه‌ استفاده‌ نمود. به‌ عنوان‌ مثال‌ می‌توان‌ قراردادی‌ با سردخانه‌ محلّی‌ منعقد كرد كه‌ براساس‌ آن‌محلّی‌ را در سردخانه‌ خود برای‌ همیشه‌ آماده‌ نگهدارند تا در صورت‌ لزوم‌ در اختیار كتابخانه‌ و مواد آن‌قرار گیرد. همچنین‌ سیاهه‌ای‌ از كاركنان‌ محلّی‌ كه‌ تجربیّاتی‌ در انجام‌ اقدامات‌ متقابل‌ كسب‌ كرده‌ و مشتاق ِكمك‌ در مواقع‌ خطر هستند نیز می‌توان‌ تهیّه‌ كرد.
بالاخره‌ در این‌ بخش‌ باید به‌ این‌ مطلب‌ اشاره‌ كرد كه‌ لازم‌ است‌ برنامه‌ریزی‌ها و سیاهه‌های‌ تهیّه‌ شده‌روزآمد باشند. برای‌ رسیدن‌ به‌ این‌ هدف‌،لازم‌ است‌ سیاهه‌ای‌ از بررسی‌ها و پژوهش‌ها به‌ طور مرتب‌تهّیه‌ شده‌ و یكی‌ از كاركنان‌ كه‌ معمولاً عضو گروه‌ مقابله‌ با سوانح‌ نیز هست‌، مأموریت‌ انجام‌ این‌ بررسی‌را بعهده‌ گیرد.

محمدرضا شاهین
منابع :
- Deal, C.W. "the Administration of International Exchange in Academic Libraries, A Survey", Library Acquisitions, ۱۳, no ۳ (۸۹), ۱۹۹-۲۰۷.
- Harris, M. "External Users of a University Library. "Australian Academic and Research Libraries, ۲۰ (December ۸۹), ۲۱۷-۲۱۹.
- Ison, J.B. "Dynamics of Future Cooperation." Wilson Library Bulletin, ۶۵ (May ۹۱), ۴۱-۲+

منبع : سایر منابع