روابط عمومی الکترونیک

اکنون مراجعه به پایگاههای اینترنتی در کشورهای صنعتی و پیشرفته، جای مراجعه به تمام سازمانها و ادارات دولتی را تا حد قابل توجهی گرفته است و همه خدمات دولتی از صدور شناسنامه و گذرنامه تا ثبت شرکتها، اخذ مجوزهای شغلی یا اخذ مدارک قضایی و... همگی توسط این پایگاهها انجام خواهد شد.اگر بخواهیم تعریفی از روابط عمومی الکترونیک داشته باشیم باید بگوئیم که: روابط عمومی الکترونیک نحوهٔ بکارگیری فنآوریهای جدید ارتباطی و شیوه های نوین اطلاع رسانی در جهت ارائه خدمات منطبق بر خواسته های مخاطبان بطور لحظه ای (online) به منظور تحقق اهداف روابط عمومی است.شاید بتوان گفت روابط عمومی الکترونیک لازمه و پیش فرض تحقق دولت الکترونیک است. دولت الکترونیک اصطلاحی است که به ارائه خدمات دولتی از طریق اینترنت و با استفاده از ابزارهای رایانه ای اطلاق میشود. غایت بحث راه اندازی روابط عمومی الکترونیک در ایران، رسیدن به روزی است که بتوان تمام خدمات دولتی و حتی خصوصی را به راحتی و حتی بدون نیاز به مراجعه به پایگاههای مختلف، تنها با اتصال به یک پایگاه واحد انجام داد.در شکل سنتی روابط عمومی برای راهنمایی مراجعین تان کار شما تهیه بروشور بصورت مکتوب، نصب تابلوی راهنمای طبقات و مواردی از این قبیل بود. فرض کنید بسیاری از سازمانهای رسمی کشور، دارای ساختمانهای متعددی است و شما برای انجام کارتان نیاز دارید به هر ساختمانی و یا آدرسهای متفاوتی مراجعه کنید. از تهیه مدارک مورد نیاز گرفته تا دانستن محل مراجعه از جمله اطلاعاتی است که اصولاً روابط عمومی های سازمان باید آنها را تهیه کرده و در قالب بروشوری به مراجعه کنندگان داده و یا در اختیار متصدیان مربوطه بگذارند. اما شکل جدید روابط عمومی با توجه به خدماتی که ارائه میدهد و نیازهایی که مخاطبان با آن روبرو هستند، میتواند جهت گسترش فعالیتهای خود و کاهش ترافیک کاری به کاربران که از طریق اینترنت به آنها متصل میشوند، پیشنهاد استفاده از اطلاعات درج شده در سایت را بدهد. درج کامل قوانین و مقررات، مدارک مورد نیاز، آشناکردن کاربرها با بخشهای مختلف سازمان، ارائه اخبار داخلی و... میتواند از موارد و اطلاعاتی باشد که روابط عمومی ها در اختیار مخاطبانشان قرار دهند. از همه مهمتر امکان دسترسی یکسان مردم به بالاترین مقام آن سازمان نیز در ارتباط مستقیم شان ا زطریق پست الکترونیک مهیا شده است. ( مانند تبلیغات اخیر صدا و سیما بصورت زیرنویس و به منظور ارتباط مستقیم عموم مردم با مدیریت سازمان به نشانی [e-mail] و ارائه نظراتشان) نکته ای که نباید آنرا فراموش کنید این است که شاید مخاطبین شما زبانی غیر از زبان فارسی داشته باشند و زبان اصلی آنها انگلیسی، فرانسه یا عربی باشد. از این رو لازم است نسخه ای از سایت شما به زبان یا زبانهایی باشد که آمار مخاطبان بالایی در تماس با روابط عمومی یا سایر بخشها (امور بین الملل و...) دارند. کارگزاران روابط عمومی، باید اطلاعاتی را که مورد نیاز کاربران است بر اساس دسته بندیهایی که انجام میدهند با توجه به اهمیت موضوع در صفحات سایت تقسیم بندی کنند و از طراح سایت بخواهند که کدام بخش اطلاعات در صفحه اول وب (Home Page) قرار بگیرد و مابقی در دیگر صفحات. به عبارتی دیگر انتقال تجارب روابط عمومی با مدیران سایت در ارائه سایت بهینه و کارا بر اساس پیشنهادهای کارگزاران این بخش میتواند کارگشا و مثمر ثمر واقع شود.البته در بعضی از سازمانها، وب سایت در اختیار روابط عمومی است ولی اگر اجرای این بخش در اختیار سایر ادارات چون (انفورماتیک، رایانه، اتوماسیون اداری و...) باشد، بهتر است هدایت آن و موارد قابل درج در سایت مستقیماً توسط روابط عمومی ها ارائه شود. چرا که تا حدودی شخصیت یک سازمان با روابط عمومی آن در فضاهای مجازی رابطه مستقیم دارد. اکنون کشورهای پیشرفته دنیا به روابط عمومی ها نگاه مثبتی دارند و مبالغ زیادی را در امر روابط عمومی و تبلیغات، هزینه میکنند. طی سالهای اخیر استفاده از بخش خصوصی در انجام امور روابط عمومی پرطرفدار شده است و مردم نیز نسبت به موسساتی که بدین سمت رفته اند، اعتماد بیشتری پیدا کرده اند.
●روابط عمومی الکترونیک و ده ها مزیت
پیشتر به تعریف روابط عمومی الکترونیک (Electronic Public Relations) پرداختیم و نقش آنها را در ایجاد دولت الکترونیک و راهبری سازمانها بیان داشتیم و گفتیم که روابط عمومی ها نقش مهم و کلیدی در برخورد با مخاطبان یک سازمان دارند و به دلیل حجم بالای ارتباطات آن با قشر زیادی از مخاطبانی که روزانه به آنها مراجعه میکنند و درخواست اطلاعات میکنند، میتوانند راه حلهای مطلوبی را در اختیار مدیران سازمان و حتی وب مسترهای سایتهای اینترنتی سازمان بدهند. همچنین به این نکته تاکید کردیم که روابط عمومی الکترونیک فقط به ارائه خدمات بهتر و سریعتر به مردم خلاصه نمیشود. با وجود چنین ابزاری است که مردم میتوانند نظرات خود را بسیار راحتتر و بدون گذراندن فیلترها و سدهای مستحکم به سمع و نظر مسئولین سازمان برسانند. بی اغراق سرعت در اطلاع رسانی اصلی ترین عنصری است که روابط عمومی الکترونیک را به روابط عمومی سنتی تحمیل کرده است. کارگزاران روابط عمومی برای بهره برداری از این سرعت و دقت طلایی لازم است تکنیکهای نوین رقابت را بیاموزند. اگر آنها نتوانند از ابزارهای جدید دیجیتال استفاده کنند در این کشاکش بازنده خواهند بود. از این رو روابط عمومی الکترونیک یک الزام است و انتخاب نیست.
●مزیتهای روابط عمومی الکترونیک
از مزیتهای روابط عمومی الکترونیک این است که به حفظ محیط زیست کمک خواهد کرد و استفاده از کاغذ را تا حد بسیار زیادی کاهش خواهد داد. طراحی و تهیه بروشورها، گزارشهای آماری، نشریات درون سازمانی و یا برون سازمانی و... را براحتی می توان از طریق اینترنت و یا اینترانت منتشر کرد و در موقع لزوم تغییرات را در آن اعمال کرد که کمترین هزینه و زمان را میطلبد. به عبارتی شما میتوانید هزینه چاپ، طراحی، کاغذ و... را با الکترونیکی شدن، کاهش دهید و محیط زیست را از این معضل عظیم نجات دهید!ضمن اینکه در چاپ مقدار تکثیر و در نهایت خواننده محدود است اما در اینترنت محدودیت توزیع وجود ندارد. هزینه چاپ بسیار بالا ولی هزینه ایجاد صفحات الکترونیکی بسیار پائین است. مطالب چاپ شده را به سادگی نمیتوان یافت اما یافتن مطالب الکترونیک به مراتب ساده تر است. نگهداری مطالب چاپ شده نیاز به فضای بیشتری دارد و ... یا از طریق نظرسنجیهایی که انجام آن مستلزم صرف وقت و هزینه بسیار و انتخاب نمونه های آماری و اعزام پرسشگران آموزش دیده است در روابط عمومی الکترونیک می توانید نظرات مردم را حداقل از سراسر کشور به سادگی و کمترین هزینه جمع آوری کنید.از دیگر مواردی که جزء مهمترین مزایای روابط عمومی الکترونیک است میتوان به اطلاع رسانی لحظه ای، دسترسی سریع به اطلاعات، کاهش حجم نامه های اداری و بایگانی، پائین آوردن هزینه ها (چاپ و انتشار، برگزاری نمایشگاه و...) و همچنین فراگیر و فرامرز بودن آن اشاره کرد. در این دوران روابط عمومی ها با مردم یک شهر یا کشور طرف نیستند بلکه بخش عمده ای از فعالیت خود را باید به امور بین الملل اختصاص دهند و پیش بینی این بخش در چارتهای سازمانی روابط عمومیها در آینده نزدیک ضروری است. شاید راه اندازی دفتر ارتباطات جهانی در ایالات متحده آمریکا و زیر نظر رییس جمهور این کشور، دلیلی آشکار بر اهمیت روابط عمومی های الکترونیک در این دوران است.
نویسنده: حسین امامی

منبع : پایگاه اطلاع رسانی تخصصی فن‌آوری اطلاعات