گردهمائی پرسنل

هر مؤسسه‌ای که دارای تشکیلات سازمانی است و عده‌ای در قسمت‌های مختلف آن مشغول ‌کارند، نیاز مبرم دارد که طبق برنامه معین و تعیین وقت مشخص برای تبادل نظر و تبانی افکار در جهت بهبود وضع مؤسسه و پیشرفت کار و حل مشکلات و استحضار از چگونگی جریان کارها و کسب اطلاع از نظرات پرسنل سازمان، هر چند وقت یک‌بار با اعلام وقت قبلی، جلسات عمومی تشکیل دهد و موضوعات لازم را مطرح سازد. و در معرض افکار همه کارکنان دستگاه قرار دهد. از طریق شور و مذاکره و همفکری و کسب نظر همه همکاران، در رفع مشکلات و پیشبرد اهداف و ارائه برنامه‌های آتی گام‌های مؤثری بردارد.

اجرای این برنامه در امور مربوط به هتل‌ها بسیار مفید و ضروری و غیر قابل اجتناب است. یعنی در غیر این صورت انتظار پیشبرد اهداف و نظم و انضباط کار و حسن جریان امور کاملاً بیجا و بی‌ثمر است. در امر هتلداری، سرمایه هنگفتی برای احداث آن به جریان گذاشته شده و به امید اینکه ضمن خدمت به جامعه در سایه گردش صحیح کار و جلب خشنودی و رضایت کامل مسافران و میهمانان، نتایج مطلوبی در برداشته باشد که مشوق ادامه کار و موجد علاقه و دلبستگی تلقی شود و در این کار موقعی می‌توان امیدوار و موفق بود که همه اعضاء و کارکنان هتل در حکم یک خانواده بزرگ، سعی کافی مبذول دارند تا به هدف مورد نظر نایل آیند و این منظور حاصل نخواهد شد مگر از طریق دلسوزی و مشاورت و هم‌فکری و تبادل نظر مستمر و دائم. همین مسأله است که لزوم تشکیل جلسات گردهمائی را ایجاب می‌کند.

در این جلسات، کلیه پرسنل هتل از رده پایین تا کادر مدیریت باید شرکت کنند و دور هم بنشینند و مشکلات کار را مطرح و مورد بررسی قرار دهند. مدیر هتل باید ضمن تشریح فواید گردهمائی‌ها و تبادل نظرها و بحث و انتقادها و ادامه طرق و شیوه‌های حل مشکلات و طرح پیشنهادهای لازم و ضروری ازفردفرد کارکنان بخواهد نظرات خود را بدون هیچ‌گونه ابهام، و پرده پوشی و ملاحظات دیگر به صراحت ابراز دارند تا درمعرض افکار حاضران قرار گیرد و آنها را وادار سازد که در مورد هر یک از مسائل طرح شده اظهار نظر کنند و راه‌های مختلف را ارائه دهند.

مسلماً وقتی که کادر مدیریت، روابط همکاری نزدیک و صمیمانه و حس همدلی در هتل به‌وجود آورد، آنها خواهند توانست مثل اعضاء و افراد یک خانواده احساس مسئولیت کنند و در اداره‌کردن کلیه کارهای مربوط به خود و به عبارت دیگر مربوط به خانه خود، دلسوزانه اشتراک مساعی نمایند. وقتی که نقایص و مشکلات کار هتل مطرح شد و همه حق داشتند برای حل آن آزادانه اظهار نظر کنند، قطعاً راه‌های بهتر و مختلفی ارائه خواهد شد و بهترین آن مورد نظر قرار خواهد گرفت.

چه بسا کارگر جزء یا کارمند رده پائین پیشنهادی بدهد یا راه حلی ارائه نماید که بسیار مقبول و مورد پسند واقع شود. از طرفی، آگاهی مدیر هتل از جزئیات کارها و موانع موجود بسیار ضروری است. این جلسات فرصت مناسبی به دست می‌دهد که کادر مدیریت اطلاعات بیشتری در هر زمینه به‌دست آورد و با مشورت و صلاحدید خود کارکنان در صدد اقدام لازم برآید. در خلال مذاکرات این گردهمائی‌ها، علاوه بر ذکر مشکلات کار، برنامه‌ریزی و خط مشی آینده هتل نیز از جانب مدیر، مطرح و از کارکنان خواسته می‌شود که با آمادگی کامل برای اجرای برنامه‌های پیش‌بینی شده همکاری نمایند.

پرسنل هتل هنگامی که از حسن نیت و خیرخواهی و بی‌نظری و صمیمیت مدیر آگاه شوند. با جان و دل کوشش می‌کنند که امور مربوطه را آبرومندانه به بهترین وجهی انجام دهند و نواقص کار را مرتفع سازند و آنچه که به نظر مشکل می‌رسد مجدانه از پیش پای خود بردارند. کارگران و کارکنان هتل موقعی به وظایف خود علاقه وافر پیدا می‌کنند که روابط صمیمانه و حسن همکاری در محیط کار وجود داشته باشد و هیچ نوع نگرانی از عدم اعتماد و سوء ظن و بد‌بینی و یا احساس ناامنی در بین نباشد تا ناراحتی ایجاد نکند و بازده کار و سرویس هتل به علت بی‌‌رغبتی و دلسردی کارکنان پائین نیاید، این، بالاترین ضرری است که ممکن است یک هتلدار با آن مواجه شود. مسأله دیگری که در این جلسات اهمیت خاص دارد، جرأت دادن به کارکنان هتل است برای انتقاد و بیان آنچه را که در مورد کارشان در دل دارند و به لحاظ معذوراتی، خودشان را مجاز به اظهار مطلب نمی‌دانند.

اصولاً انتقاد، برازنده شأن یک مؤسسه زنده و فعال است. از انتقادات باید با قیافه باز استقبال کرد و مدیر هتل باید به هر نوع انتقادی توجه کند و حوصله کافی به خرج دهد تا کارکنان مطالب خود را بگویند، زیرا انتقادهای سازنده به کارها جهت می‌دهد و به تشکیلات، تحرک می‌بخشد و موجب فعالیت بیشتر مسئولان امر می‌شود و در آنان ایمان به کار و روح فعال ایجاد می‌کند و به جای رکود و جمود، جانی تازه جایگزین می‌گردد و مجال می‌دهد آنچه را که مفید می‌دانند بگویند و پیشنهادهای سازنده و مؤثر خود را با ذوق و شوق ارائه دهند. با این وسیله کارکنان و مسئولان همواره درصدد آن خواهند بود که در فاصله بین دو جلسه بیشتر به کارهای خود برسند و موارد و پیشنهادهائی را که لازم بدانند یادداشت کنند و اگر معایبی در جلسه قبل به نظر رسیده و مطرح شده رفع نمایند و خود را برای حضور در جلسه آینده و گفتگو و اظهار نظر آماده سازند.

زیرا اطمینان یافته‌اند که به بیانات آنان توجه می‌شود و برای شخصیت آنان ارزش قائل شده‌اند و در پیشرفت کار مؤثر و سهیم دانسته‌اند، مسلماً با این روش، همه کارکنان فکر و ابتکار و اثر وجودی خود را نشان خواهند داد. اثر کار پرسنل هتل، خوب یا بد به مسافران و میهمانان هتل عاید می‌گردد. یعنی اگر خوب کار کنند، رضایت خاطر مسافر آشکار می‌شود و اگر بد کار کند موجبات ناراحتی و نارضایتی مسافران فراهم خواهد شد. با این حساب کارکنان، هتل آگاه می‌شوند که چه چیزهائی باعث خشنودی و خرسندی مسافر می‌شود و چه چیزهائی آنها را ناراضی می‌کند. وقتی که مدیر هتل و کارکنان آن در خود همکاری نزدیک و صمیمانه و یکرنگی و وحدت نظر احساس کنند، بی‌تردید در طی جلسات موارد قوت و ضعف سرویس را صریحاً خواهندگفت و در صورت وجود ضعف و نقص به فکر چاره‌جوئی خواهند افتاد. کسی که نقصی را یاد‌آوری می‌کند ممکن است خود نیز پیشنهادی برای رفع آن در نظر داشته باشد، باید نظر او را پرسید و درصورتی که مفید تشخیص داده شد، به مورد اجرا گذاشت.

مدیر هتل باید در این جلسات، مقررات و قوانین مربوط به هتل را برای کارکنان بازگو نماید و به آنان توجه دهد که چنانچه مسافران از قسمت‌هائی اظهار گله و شکایت نمایند، یادداشت کنند که اگر مطلب فوری باشد، بلافاصله اطلاع دهد و اگر موضوعی باشد قابل طرح و بررسی بعدی، حتماً باید در جلسه ارائه دهد تا مورد رسیدگی قرار گیرد و هرگونه نارضایتی مسافران رفع و جبران گردد. ممکن است در جلسه‌ای از یک قسمت هیچ‌گونه انتقاد و شکایتی نرسیده باشد، ولی چند قسمت دیگر مورد انتقاد قرار گرفته باشد. بدیهی است که قسمت‌هائی که ضعف و نقص دارند سعی خواهند نمود با علنی شدن موضوع تا تشکیل جلسه بعد آنها را رفع و ترمیم نمایند. و مدیران هتل نیز بر این نکته تأکید خواهند داشت که سهل‌انگاری و سستی و کم‌کاری از بین برود و اگر اشتباهی رخ داده جبران شود.

به این ترتیب نوعی فعالیت و حس رقابت به‌وجود خواهد آمد و این هم چشمی و آگاهی متقابل از طرز کار قسمت‌ها، سبب پیشرفت و سرعت بخشیدن به کارها خواهد شد و پرسنل را وادار خواهد کرد که با کار بیشتر و بهتر به موقعیت شغلی خویش نیز استحکام بخشند. مدیریت هتل درجلسات متشکله شخصی و فردی آنان نیز بکوشد و نوع غذای آنها را بررسی نماید که چنانچه مورد علاقه و رضایت آنها نباشد نسبت به تغییر آن با رضایت و تمایل کارکنان، دستور لازم بدهد. می‌تواند در مورد صرفه‌جوئی‌ها و جلوگیری از حیف و میل و ضایعات و حفظ اموال و نگهداری وسایل هتل و بسیاری موارد دیگر صحبت کند.

چون کارکنان هتل ضرورتاً و به شیوه‌های مختلف تغییر می‌کنند، تشکیل این جلسات به کارکنان جدید امکان می‌دهد که زودتر و بهتر با وظایف خود آشنا شوند. در این جلسات همه کارکنان احساس می‌کنند که عضوی از کادر مدیریت هستند، در نتیجه بیشتر احساس مسئولیت می‌کنند و خود را مانند مدیر هتل موظف می‌دانند از روی کمال علاقه و دلسوزی کار کنند و با اعتماد به نفس، مهارت‌های کاری خود را نشان دهند.

به طور خلاصه، می‌توان گفت منظور از تشکیل این جلسات و گردهمائی، کسب آگاهی بیشتر از چگونگی گردش کار هتل و اطلاع از عیوب و نواقص کار، کسب نظر و توجه به پیشنهادهای کلیه کارکنان هتل در جهت بهبود وضع امور جاری، ایجاد صمیمیت و یگانگی در بین پرسنل، رسیدگی به وضع کار و گرفتاری آنان از هر لحاظ، استحضار از نظرات مثبت یا منفی، رضایت یا ناخرسندی میهمانان و مسافران که در درجه اول اهمیت قرار دارد، حفظ مصالح و منافع کلی هتل، ایجاد روح همکاری و هم فکری و اشتراک مساعی بین کارکنان هتل، اهمیت دادن به خواسته‌ها و نظرات و پیشنهادهای اصلاحی و سازنده آنان، آشنا ساختن آنان به وظایف و مسئولیت‌های شغلی، جلب توجه همه پرسنل به رعایت حقوق و احترام میهمانان و رفاه و آسایش آنان و بحث در خط مشی کلی هتل و توجه به انتقادات و ارائه طرق و شیوه‌های مناسب برای حل مشکلات با مشورت و صلاحدید کارکنان هتل که همه در حکم واحد و مدافع حقوق حقه هتل هستند و موارد دیگری که ذکر آن گذشت.

بدیهی است در جلسات گردهمائی، نظم کلی جلسه در حدی که رئیس جلسه انتظار دارد باید حفظ شود، صرفاً مطالبی مطرح و عنوان شود که به آنها اشاره شد، وقت صحبت هر کسی باید به نوبت محفوظ باشد. نباید از هر دری سخن گویند و موضوع به خارج از مسائل مورد نظر کشیده شود و هدف اصلی تحت‌الشعاع قرار گیرد. مطالب عمده و پیشنهادها و نکات مهم به وسیله منشی جلسه در دفتری ثبت و وقت جلسه آینده نیز قید گردد و از جانب کادر مدیریت برای رفع نقایص و عملی کردن پیشنهادهای مصوبه، پیگیری لازم به عمل آید تا به اخذ نتایج مطلوب منجر گردد.