کنترل سودها در هتل (۲)

کنترل هزینه‌های هتل به دانش و بصیرت کافی نیازمند است. مدیریت هتل باید هر یک از بخش‌های هتل را با دقت و توجه مورد بررسی و بازنگری قرار دهد تا معلوم شود چگونه می‌توان بر میزان سودهی هر یک از قسمت‌ها افزود. پرسش اول که در اینجا مطرح می‌شود این است که آیا ادامه فعالیت در همان ساعت‌ها و به صورت گذشته لزومی دارد یا بهتر است که به نحو دیگری به کار ادامه داده شود؟ به عنوان مثال فرض کنیم بخش تریا به‌طور نیمه وقت فعالیت می‌کند باید دید که با توجه به میزان سود‌دهی آن آیا بهتر نخواهد بود که به‌طور شبانه‌روزی به کار ادامه دهد و چنانچه این تصمیم به مورد اجرا گذاشته شود چه تعداد پرسنل باید اضافه گردد و میزان فروش آن قسمت به چه مقدار افزوده خواهد شد و هزینه پرسنل چقدر خواهد بود؟ همچنین باید دریافت که تعداد مشتریان با اجرای این تصمیم چگونه بالا خواهد رفت.

در اینجا تذکر یک نکته را لازم می‌دانیم که: بخش‌هائی در هتل به کار مشغول‌اند که ممکن است به طور قطع سودآور نباشند ولی تنها به همین دلیل نباید از فعالیت آنها کاست و یا آنها را تعطیل نمود چه این امکان هست که با این روش متحمل ضرر و زیان بیشتری شویم. باغبانی هتل از مثال‌های روشنی است که در این باره مصداق دارد. در نظر بگیریم که در یک هتل تعداد یکصد نفر پرسنل به کار مشغول‌اند. اگر بخواهیم بیست نفر از این تعداد را کم کنیم باید نخست بررسی نمود که آیا می‌توان کاهشی را به عمل آورد و در چنین صورتی آیا به دیگر بخش‌های هتل آسیبی وارد نخواهد گردید و چنانچه بخواهیم به جای این افراد و به منظور بی‌تغییر ماندن حجم فعالیت هتل به تعداد کارکنان باقی مانده اضافه کار بپردازیم، مبلغ این اضافه‌پردازی چه مقدار خواهد بود؟ آیا ممکن نیست که مبلغ پرداختی به عنوان اضافه کار بیش از میزان حقوقی شود که به آن بیست نفر پرداخت می‌شده است؟ توجه به این مهم نیز به‌جا خواهد بود که بدانیم آیا افرادی که اضافه کاری را می‌پذیرند فرسوده و خسته نخواهند شد و خواهند توانست همان حجم کار را با همان درستی و دقت انجام بدهند و اگر به هر علت تعدادی از کارکنان نتوانند در روز معین کار حاضر شوند چه می‌توان کرد؟

یکی از ویژگی‌های مدیریت آن است که با اعداد و ارقام مالی و حساب و کتاب تجارتی سر و کار دارد و لازم است تا برای اتخاذ هر نوع تصمیم از این گونه بر بیلان حساب‌ها و دخل و خرج خود اطلاع یابد و خود بداند کدامیک از تصمیم‌هایش خواهد توانست به صرفه نزدیک‌تر باشد. (کم کردن بیست نفر از پرسنل یا صرف نظر ازآن اقدام؟) در اینجا بار دیگر به اهمیت وجودی یک مدیر کاردان و هوشمند اشاره می‌کنیم و می‌افزاییم که یک مدیر به خوبی می‌تواند بر میزان فروش هتل تأثیر شگفت‌انگیزی بگذارد، ضمن آنکه چنین مدیر نباید تمام وقت خود را صرف انجام کار فروش نماید و لازم است که بخش‌هائی از وقت خود را به فعالیت‌های دیگر نیز اختصاص دهد.

گاه ممکن است یک رستوران در یک سال معین به میزان پانزده درصد کاهش را در فروش خود نشان دهد، ولی با ایجاد یک تغییر ناگهانی در شیوه تفکر مدیریت یا تغییر مدیریت و دست‌یابی بر روش‌های نوین داد و ستد و ایجاد خلاقیت‌ها بتوان این نقیصه را جبران نمود. اکنون باید دید که آیا کاسته شدن از حجم رفت و آمدها به هتل در این امر، تأثیری داشته و یا رفتار نامناسب بعضی از کارکنان در آن دخیل بوده است؟ چرا که به خوبی می‌دانیم رفت و آمد مردم به هتل، به هر دلیل که باشد می‌تواند به نحوی بر محیط هتل و از جمله بر مقدار فروش آن به طور مفید مؤثر باشد. تأسیس یک نمایشگاه از لباس کودکان یا ایجاد وسایل سرگرمی برای آنها یا برگزاری یک نشست بشر دوستانه می‌تواند بر تراکم بازدید‌کنندگان و واردین هتل بیافزاید و در نتیجه حجم فروش را افزایش دهد.

در بسیاری از هتل‌ها شنیده می‌شود که سرویس غذا سود بخش نیست بلکه زیان‌آور است. یکی از دلایل این است که قیمت تمام شده غذا برای هتل را درست محاسبه نمی‌کنند و با دقت نمی‌سنجند و مثلاً چنانچه یک بیفتک را به مبلغ ۴۰۰۰۰ ریال می‌فروشند بدین نکته دقت نکرده‌اند که تهیه و ارائه همین غذا برای هتل چه مقدار خرج داشته است؟ گاهی نیز دیده می‌شود غذائی که طرفداران و مشتریان زیادی هم دارد در بعضی هتل‌ها تهیه و سرو نمی‌کنند و آن را به فروش نمی‌رسانند. اکنون بدین واقعیت می‌رسیم که نخست باید تعیین نمود که چه غذاهائی را باید و می‌توان در هتل تهیه کرد و کدام غذاها را بهتر است سرو نکنیم و کدام بخش‌ها از مواد اولیه غذای تهیه شده را که سلامت مانده می‌توان به شیوه دیگری به کار گرفت و از اتلاف آن جلوگیری نمود. مثلاً چنانچه در یک روز معین شیرینی سرو شده با زرده تخم مرغ بوده مقدار زیادی سفیده تخم مرغ‌های به جای مانده و برای استفاده بهتر از آن عاقلانه خواهد بود که درآن روز نوعی شیرینی یا دسر از سفیده تخم مرغ تهیه شود و بدین ترتیب سود بیشتری عاید گردد.

در بعضی هتل‌ها ممکن است غذای تهیه شده روزانه ̎بیفتک̎ ‌و چلوکباب باشد برای تهیه بیفتک از گوشت راسته استفاده می‌شود و مقداری از قطعات گوشت راسته باقی می‌ماند. در چنین صورتی باید نوعی غذا را هم که با گوشت چرخ کرده مصرف می‌شود، تهیه نمایند.آن غذا می‌تواند یک همبرگر یا نظیر آن باشد که بدین ترتیب از اتلاف گوشت سالم باقی مانده جلوگیری و با فروش آن در کافی‌شاپ بر میزان سوددهی بخش رستوران افزوده می‌شود.

برای تمام غذاها و خوراکی‌هائی که در هتل تهیه و عرضه می‌گردد، می‌بایست یک قیمت‌گذاری صحیح و دقیق انجام شود تا بدانیم که بهای تمام شده چقدر بوده است. تعیین وزن و مقدار مواد اولیه‌ای که برای تهیه هر پرس غذا به کار می‌رود از نکاتی است که باید به خوبی کنترل و رعایت گردد. آنگاه باید قیمت تمام شده کلیه غذاهای تولیدی هتل را بررسی و آن را با بهای فروش آن سنجید و درصد مناسبی را به عنوان سود آن منظور نمود در چنین صورتی می‌‌توان انتظار داشت که یک سود معقول و متعادل به دست آید و از وقوع خسارت جلوگیری شود. نکته دیگری که به نظر کارشناسان در امور هتلداری اهمیت ویژه‌ای دارد آنکه باید شیوه‌هائی به کار گرفته شود تا موجب برقراری مداوم روابط میهمانان، مسافرین و بازدیدکنندگان از هتل را فراهم آورد همیشه باید در پی آن بود که به هر روش صحیح و ممکن بتوان بر تعداد واردین هتل افزود از مواردی که در بسیاری از هتل‌ها به فراوانی قابل مشاهده است و شیوع تمام دارد، ‌یکسان بودن نوع غذا و روش‌های پذیرائی از میهمانان است. نوع غذا را تغییری نمی‌دهند و مواد دور غذا هم بی تغییر می‌ماند و به یک نوع عرضه می‌گردد.

صورت غذاهای آنها در ناهار و شام نیز ثابت است و این یکنواختی‌ها خود دلیل بارزی برای سست شدن علاقه‌ها و بی‌میل شدن مشتریان هتل به غذای آن است. مسافرانی که به طور مرتب در سفر هستند و خواه آنها که به طور دائم در هتل زندگی می‌کنند، این یکنواخت شدن را نمی‌پسندند و از آن رنج می‌برند. تعداد هتل‌هائی هم که غذاهای متنوع سرو می‌کنند چندان نیست که پاسخگوی نیازهای خیل مسافران باشد. باید گفت که متأسفانه اینها همگی به یک نتیجه می‌رسد و آن هم ازدست رفتن تدریجی مشتریان است. برای جلوگیری از چنین رویدادی کافی است که ظرف‌های غذای بازگشته از رستوران به آشپزخانه را با اندکی دقت بررسی نماییم تا به خوبی پی ببریم آیا مشتریان از غذای سرو شده یا مواد اطراف آن رضایت داشته‌اند یاهتل نتوانسته در این مورد توفیقی به‌دست آورد.

اگر مواد دور بشقاب‌های غذا به تمامی برجای مانده باشد به آسانی می‌توان دانست که مشتریان را به خود جلب نکرده است و از آن رضایت نداشته‌اند و لازم خواهد بود که مواد دور غذا را بی‌درنگ تغییر دهیم. چنانچه مواد دور غذا به آشپزخانه بازگردانده نشود، دلیل بر لذیذبودن آن خواهد بود و از آنجا می‌توان دانست که طرفداران زیادی برای خود فراهم کرده است که این مواد را باز هم باید به مشتریان عرضه کرد و در جلب واردین بیشتری کوشش نمود. باید توجه داشت که بهای تمام شده این مواد از نظر اقتصادی اهمیت دارد و چنانچه گران تمام شده باشد بهتر آنکه مواد دیگری با قیمت ارزان‌تر سرو گردد، ولی پیش از آن می‌بایست که مطالعه و بررسی کافی پیرامون آن انجام شود. از آنجا که مواردی در هتل‌ها مشاهده گردیده که با کاهش سوددهی و گاه با بروز خسارت همراه بوده به‌جا می‌دانیم که برای سوددهی بیشتر و پیشگیری از خسارت به نکاتی اشاره کنیم که بهتر است از سوی مدیریت‌ها در هتل به کار گرفته شوند: لازم است که مدیریت هتل برای هر یک از بخش‌های آن به تجزیه و تحلیل‌های صحیح بپردازد و ضرورت‌ها و نکات مهم اجرائی آن را تعیین نماید.

این نکته را به رستوران یادآوری نماید که چه نوع دسر یا سالادی را باید عرضه کند. کارهائی را که لازم است به طور ماهانه انجام شود با جزئیات هر یک معین نماید. به عنوان مثال ممکن است مواد در انبار و به مقدار زیاد باشند و یا دارای تاریخ مصرف که ماندن بیش از اندازه آنها باعث خسارت می‌گردد در این صورت به تصمیم مدیریت هتل می‌باید که این مواد روزانه و با صورت غذا همراه باشند.

باید از اشتباهات پرخرج انسانی همچون نادرست بودن صورت‌حساب‌ها جلوگیری به عمل آید. گوشتی که خریداری می‌شود باید دائما کنترل شود مثلاً اگر ۳۰۰ کیلو گوشت به خصوصی خریداری شده چه مقدار ضایعات داشته و بار دیگر که عیناً از همین گوشت خریداری شده ضایعات چقدر بوده مقایسه این دو نشان‌دهنده مرغوب با نامرغوب بودن گوشت را نشان می‌دهد. کنترل مخارج، میزان فروش غذا و نوشابه، خریدها، دریافت‌ها، صادرات، آماده‌سازی و غیره است که باید درصد مخارج هر یک را سنجید و حساب کرد.

لیست حقوق بگیران هتل باید کنترل شود و این کار به صلاحدید مدیریت هراز گاهی باید انجام گیرد. استانداردهای مربوط به کارکنان و از جمله میزان اضافه‌کاری‌های آنان باید کنترل شود خریدهای مربوط به تولید و میزان آنچه که عرضه می‌شود نیز باید زیر کنترل قرار داشته باشد و مثلاً باید معلوم شود که وزن و مقدار غذاها چقدر است. برای هر یک از قسمت‌ها باید میزان هزینه و درآمدی معین و مشخص باشد. برای میهمانی‌ها نیز باید جداگانه مقدار هزینه و درآمد را تعیین کنیم تا چنانچه از تعداد میهمانی‌ها کاسته گردد به زودی بتوان علت این کاهش را تشخیص داد و در رفع آن اقدام کرد. باید که هزینه‌هائی از قبیل خرج برای توسعه و تعمیرات، استفاده از تجهیزاتی که مناسب آن هتل نیستند، هزینه‌های بدون برنامه و مطالعه و یا تصمیم‌گیری‌های لحظه‌ای که ممکن است به صلاح مؤسسه نباشد و یا دوباره مجهزکردن بخشی که هنوز مناسب نیست از این جمله است.

کنترل ضایعات و شکست و ریخت‌های ظروف چینی و شیشه‌ای و کارد و چنگال غذاخوری، فرسوده‌شدن ملافه‌ها که رقم‌های بالائی را تشکیل می‌دهند، ضرورت دارد. هر چندگاه یک بار می‌باید که اموال و لوازم تحویل شده به هر قسمت کنترل و شمارش گردد و مقدار هر یک در دفتر اموال ثبت و ضبط گردد و کمبودها معین شود. گفتنی است که قاشق و چنگال‌ها بیشتر همراه با مانده‌های غذا دور می‌افتند و از این روی لازم است تا سطل‌های زباله در هتل به خوبی کنترل شوند. باید اطمینان یافت که طرف‌های قرارداد با هتل در زمان معین به پرداخت صورت‌حساب‌های خود اقدام می‌نمایند تا از این بابت نیز تأخیر و زیانی روی ندهد.