خبرنامه‌ها

نقش آن مکمل فرآيند اصلى ترويج است. بنابراين، آماده کردن نوشته‌هاى ترويجى يک تمرين ارزشمند آموزش يا يادگيرى براى آن دسته از کارکنان ترويج است که در آينده مجبور خواهند شد انديشه‌ها يا فنون را به مردم منتقل کنند.

بولتن‌هاى خبرى - Bulletins

بولتن‌هاى خبرى بيشتر در بين کارکنان ترويج يا رهبران اجتماعى خاص توزيع مى‌شوند تا خلاصه‌اى کامل از اطلاعات موجود در خصوص موضوعى خاص را در اختيار آنها قرار دهند. همچنين اين بولتن‌ها بايد، براى به روز کردن اطلاعات کارکنان ترويج دربارهٔ آخرين پيشرفت‌هاى فن‌آورانه يا موفقيت‌هاى به‌دست آمده در يک زمينه‌کارى خاص مورد استفاده قرار گيرند.

اگر اين بولتن‌هاى خبرى به‌دقت آماده، توزيع و بايگانى شوند، ممکن است منبع اصلى مطالب مرجع براى آن دسته از کارکنان ميدانى باشند که در حال آماده کردن، سخنرانى‌ها، برنامه‌ريزى نمايش‌ها يا پاسخگوئى به پرسش‌هائى دربارهٔ موضوعى خاص هستند. اگر قرار است اين بولتن‌هاى خبرى در خدمت منظور خاصى از اين نوع باشند، بايد روى کاغذى با کيفيت خوب به چاپ برسند و با جلدهائى که به‌وضوح قابل تشخيص هستند نگهدارى شوند. اگر برگه‌‌هاى آن دسته از بولتن‌هاى خبرى که ممکن است در سطح ميدانى به آنها مراجعه شود، با ورقه‌هاى نازک پلاستيکى روکش شوند، عمر مفيد آنها افزايش مى‌يابد و پاکيزه و جذاب مى‌مانند. اين کار معمولاً بايد در لحظهٔ تهيهٔ بولتن خبرى انجام پذيرد. هر چند دستگاه سلوفون‌کش زياد گران نيست، ولى بعيد است که کار موجود آنقدر باشد که توزيع گستردهٔ اين دستگاه در سراسر يک سازمان موجه جلوه کند.

خبرنامه‌ها

خبرنامه‌ها منابع غيررسمى‌تر اطلاعات هستند که در سطحى گسترده‌تر توزيع مى‌شوند و ممکن است به شرکت‌کنندگان فعال در طرح‌هاى ترويجى اهدا شوند و يا در اختيار کسانى قرار داده شوند که شرکت‌کنندگان بالقوهٔ طرح‌هاى ترويجى محسوب مى‌شوند. خبرنامه‌ها براى پخش اطلاعات مربوط به دست‌آوردها يا مشکلات موجود در يک زمينهد کارى خاص مورد استفاده قرار مى‌گيرند. آنها تريبونى آزاد را براى تبادل منظم انديشه‌ها در اختيار کارکنان مشتاقى قرار مى‌دهند که در جاهاى مختلف زندگى مى‌کنند و شايد به‌ندرت يکديگر را مى‌بينند. تمامى کارکنان از هر رتبه‌اي، بايد تشويق شوند که براى اين خبرنامه‌ها مقاله بنويسند واگر نويسندهٔ مقاله مى‌تواند منظور خود را با زبان محلى بسيار راحت‌تر بيان کند، بايد خبرها به آن زبان چاپ شوند.

چاپ روزنامه‌ها معمولاً با ميزان اندکى شور و شوق آغاز مى‌شود و سپس به‌تدريج از بين مى‌رود، چون کارکنان احساس مى‌کنند يا چيز مهمى براى نوشتن ندارند و يا آنقدر از بين مى‌رود، چون کارکنان احساس مى‌کنند يا چيز مهمى براى نوشتن ندارند و يا آنقدر مشغول هستند که نمى‌توانند اطلاعات يا انديشه‌هاى خود را روى کاغذ بياورند. در سازمان‌ها بايد ارزش تبادل انديشه‌ها مورد تأکيد قرار گيرد و بايد کارکنان به‌خاطر کمک‌هاى مفيدى که از اين راه به دانش ترويج ارائه مى‌دهند تشويق شوند و احتمالاً به‌طور نقدى پاداش دريافت کنند يا ارتقأ شغلى بگيرند.

برگه

اگر اين برگه‌ها در اندازه و قطعى استاندارد تهيه شوند که جابه‌جا کردن آنها راحت و تهيه آن ارزان و آسان باشد، ارزش بسيارى پيدا مى‌کنند. همچنين اين برگه‌ها بايد در قطعى باشند که انبار کردن آنها بدون بسته‌بندى براى پخش سريع، راحت باشد و براى مراجعهٔ آسان بتوان آنها را بايگانى کرد.

برخى خصوصيات يک برگهٔ خوب عبارت است از:

- آنها بايد از طراحى و صفحه‌بندى جذابى برخوردار باشند تا به‌راحتى بتوان موضوع آنها را تشخيص داد.

- عنوان آنها بايد خوانا و مشخص باشد،به‌طورى که بتوان به‌راحتى جاى هر برگهٔ خاص را در ميان ساير برگه‌ها پيدا کرد.

- اين برگه‌ها بايد توصيه‌هائى ساده و عملى را در خصوص مضمون‌هاى کشاورزى براى مخاطبانى خاص ارائه دهند (مثلاً، توصيه در خصوص شيوه‌هاى کاشت درخت ممکن است براى کشاورزان زمينە‌اى زراعي، هم‌مانند توصيه‌هائى نباشد که براى گاوداران ارائه مى‌شود).

- آنها بايد به زبان محلى يا با اصطلاح‌هاى بسيار سادهٔ يک زبان مشترک به چاپ برسند.

- در اين برگه‌ها براى تکميل دستورالعمل‌هاى نوشتارى بايد از تصوير استفاده شود، ولى تصويرها نبايد همانند تصويرهاى برگه‌هاى دستورالعمل برخى فرآورده‌هاى بازرگانى که به بازارهاى جهانى عرضه مى‌شوند، به کلى جاى واژگان بگيرند.

- مردم بايد تشويق شوند تا اطلاعات موجود در برگه‌ها را در بين خود و در جلساتى که با کارکنان ترويج دارند، مورد بحث قرار دهند.

- هر اظهار نظر مهمى که در اين مواقع ارائه مى‌شود، بايد هنگام چاپ مجدد آن برگه يا در طراحى برگه‌هاى دگر از همين سري، مدنظر قرار گيرد.

- بدون تقويت پيام‌ها از طريق تماس‌ەاى شخصي، ممکن است که برگه‌ها به‌تنهائى براى متقاعد ساختن مردم به تغيير دادن شيوه‌هاى خود ارزش چندانى نداشته باشند.

- آنها شايد در يادآورى فنونى که در جلسات نشان داده شده‌اند، ارزشمند باشند و براى تأئيد صحت و سقم آنچه که يک شخص ممکن است فکر کند در چنان موقعى به او گفته شده است، اهميت بسيار داشته باشند.

چکيده‌نامه‌ها - Handouts

چکيده‌نامه‌ها خلاصه‌هائى ساده از چيزهائى هستند که يک فرد طى سخنرانى يا نمايشى شنيده يا ديده است. از آنجا که ممکن است تعداد زيادى از انها مورد استفاده قرار گيرند، يا ممکن است در خدمت نيازهاى خاصى باشند که فقط به يک فعاليت مربوط مى‌شوند، صرفه‌جوئى در توليد آنها نيازى حياتى است.

مى‌توان موجودى کاغذهاى رنگي-Colour-coded، مناسب را، که احتمالاً هر رنگ براى موضوعى خاص انتخاب شده است، يا کاغذهائى را که چاپ مقدماتى -Pre-print، روى آنها صورت گرفته است و داراى سرفصل -Heading، آرم -Logo، يا تصوير کم‌رنگ در زمينهٔ صفحه هستند، براى ماشين‌نويسي، چاپ استنسيل -Cyclostyle، يا در صورت نياز براى تکثير چکيده‌نامه‌ها را بايگانى کنند و پيش خود نگهدارى کرد. افرادى که در دوره‌هاى رسمى شرکت مى‌جويند شايد بخواهند چکيده‌نامه‌ها را بايگانى کنند و پيش خود نگه دارند، چون اين چکيده‌نامه ممکن است حاوى اطلاعات سودمند بسيار زيادى باشند. اگر قطع آنها متعارف باشد، انجام اين کار آسانتر است. با اين حال ممکن است که چکيده‌نامه‌ها براى بسيارى از افراد ديگرى که آنها را دريافت مى‌کنند، صرفاً عمر مفيد بسيار کوتاهى داشته باشند و از اين رو بايد مندرجات آنها مختصر، واضح و به راحتى قابل خواندن باشد. قيمت آنها بايد به‌قدرى پائين نگه داشته شود که با کارکرد آنها و با اهميتى که در يک طرح ترويجى دارند، سازگار باشد.

کارکرد اصلى آنها را مى‌توان به ترتيب زير خلاصه کرد:

- چکيده‌نامه‌ها ابزارهاى کمک‌آموزشى سودمندى براى کارهاى ترويجى هستند و غالباً در آخر جلسات، نمايش‌ها، روزهاى گردش علمى و بازديدها توزيع مى‌شوند.

- چکيده‌نامه‌ها براى خلاصه کردن نکات اصلى فعاليت مورد نظر، در قالب جمله‌هاى کوتاه و ساده به‌کار مى‌روند.

- براى به ياد آوردن پيامى که توسط کارکنان ترويج انتقال يافته است، مفيد هستند.