زمان را در دست بگیر

تا به حال بارها در مورد مدیریت زمان شنیده ایم و ذهن بسیاری از ما را درگیر کرده است و حتی دوره های آموزشی و سمینارهای مختلفی هم در رابطه با مدیریت زمان برپا شده است اما این سؤال مطرح است که آیا واقعا ما توانسته ایم بر زمان احاطه پیدا کرده و آن را تحت کنترل خود درآوریم

تا به حال بارها در مورد مدیریت زمان شنیده ایم و ذهن بسیاری از ما را درگیر کرده است و حتی دوره های آموزشی و سمینارهای مختلفی هم در رابطه با مدیریت زمان برپا شده است اما این سؤال مطرح است که آیا واقعا ما توانسته ایم بر زمان احاطه پیدا کرده و آن را تحت کنترل خود درآوریم؟

مسئله مهمی که در مدیریت زمان همگان از آن غافل مانده اند این است که ما باید خود را اداره کنیم نه زمان را. زیرا در حقیقت زمان اداره ناشدنی است و در حال گذر است و این ما هستیم که باید از زمان به درستی استفاده کرده و از آن بهره ببریم.

جالب است بدانید که مهارت هایی که ما برای اداره کردن دیگران نیاز داریم همان مهارت هایی است که برای اداره کردن خود به آن نیازمندیم و از آنها بهره می بریم مانند توانایی های مدیریت و برنامه ریزی، رهبری کنترل، مدیریت منابع و...

شناخت درست و به موقع عواملی که وقت ما را هدر می دهند بسیار مهم است چون بدین ترتیب راه درمان بیماری اتلاف وقت را کوتاه خواهیم کرد. بد نیست اندکی با خود تأمل کرده و از خود بپرسیم که وقت روزانه ما صرف چه اموری می شود؟در این مقاله با ارائه جدیدترین راهکارهای تدوین شده در دانشگاه گلاسکو در مدیریت زمان سعی داریم که شما را بلافاصله به هدف نهایی خود که همان از دست ندادن زمان و مدیریت صحیح وقت است هدایت کنیم. پس با ما همراه شوید.

- اولین گام در مدیریت زمان حذف کردن اوقاتی است که به صورت بی رویه هدر می رود. اگر شما موفق به حذف این زمان ها شدید بدانید که اولین گام را در این راه برداشته اید.

- همواره سعی در الگوبرداری از یک برنامه مدیریت زمان داشته باشید و در طرح الگوبرداری شده اهداف و اولویت های خود را بنویسید و آنها را مرتب کنید و سپس اولویت های غیرضروری را حذف کنید و سپس اهداف بلندمدت و میان مدت خود را نیز شناسایی کرده و سعی در به انجام رساندن آن داشته باشید. این اهداف تعیین شده باید دست یافتنی و در عین حال آرمانی باشد تا سبب تحریک شما برای تلاش و کوشش شود و این نکته را فراموش نکنید که هیچ گاه سعی در کپی برداری از سایر طرح ها نداشته باشید.

- همواره سعی در استفاده از تکنولوژی های روز در زمینه برنامه ریزی برای مدیریت زمان خود داشته باشید. استفاده از نرم تلفن همراه Reminder افزارهای رایانه ای و نیز امکانات گوشی های همراه از این نکات است. به عنوان نمونه آیا شما تا به حال از این امکانات استفاده کرده اید؟

- به صورت روزانه و هفتگی کارهای خود را اولویت بندی کنید تا در زمان شما صرفه جویی شود.

- از اصل تفویض اختیار در کارهای غیرضروری همواره استفاده کنید و هیچ گاه سعی در تک روی در انجام امور نداشته باشید و بدانید همواره کسانی هستند که توانایی انجام صحیح کارهای مورد نظر شما را دارا می باشند. پس بعضی از کارها را بر عهده آنها گذاشته و خودتان را مشغول امور کم اهمیت نکرده و صرفا به امور کلیدی بپردازید.

- سعی در انجام امور تکراری نداشته باشید و سعی کنید کارهای تکراری را مانند کارهای کم اهمیت به دیگران واگذار کنید.

- برای کارهای زمان بر یک حداکثر زمان را در نظر گرفته و پس از پایان زمان تعیین شده کار مورد نظر را تعطیل کرده و به هیچ وجه دیگر به آن نپردازید و ادامه کار را به روز آینده و زمان تعیین شده بعدی موکول کنید.

- در انجام امور روزانه از سیستم های موجود و کارا استفاده کنید و سعی در تغییر سیستم ها از سیستم های سنتی به سیستم های جدید داشته باشید، هرگز از یک سیستم قدیمی به دلیل عادت کردن به آن حمایت نکرده و همواره به دنبال سیستم های جدید و بهره ور باشید و برای انجام کارهای خود حتما از یک الگوریتم استفاده کنید. یعنی مراحل انجام کار را در لحظات بیکاری پیش خود مرور کرده و سعی کنید حالات اتفاقات پیش بینی نشده را نیز پیش بینی کرده و از قبل برای آن راه حلی بیندیشید و نه در موقع بروز این گونه از عوامل.

همواره در جلسات و قرار ملاقات ها به موقع حاضر شوید و از دیگران نیز چنین انتظاری داشته باشید و مطمئن باشید که وقت اضافی برای هدر دادن ندارید و در صورت هدر رفتن این گونه از وقت ها دیگر قابل جایگزینی نیستند و در انتها هیچ گاه فراموش نکنید که زمان ارزشمندترین سرمایه برای هر فرد، گروه و سازمان است که با دیگر سرمایه ها به هیچ عنوان قابل مقایسه نیست، این سرمایه غیرقابل خریداری و نیز غیرقابل تولید است. پس باید به خوبی از آن مراقبت و محافظت کنید.

علیرضا سزوار