اصول و رهنمودهایی برای امانت بین‌المللی (۱۹۷۸)

استفادهء دو جانبه از مجموعه‌های موجود در هر كتابخانه یكی از عناصر لازم در همكاری بین‌المللی كتابخانه‌ها است. همان گونه كه هیچ كتابخانه‌ای نمی‌تواند با خودكفایی, همهء نیازهای اطلاعاتی مراجعین خود را جوابگو باشد هیچ كشوری نیز نمی‌تواند بدینگونه عمل كند, اگر هدف, كارآیی خدمات كتابداری در یك كشور باشد. برای تأمین دسترسی به مجموعه موادی كه در دیگر كشورها نگهداری می‌شوند اتخاذ نمود. هدف امانت بین‌المللی این است كه مداركی را كه مورد نیازند ولی در كشور موجود نیستند به آسانترین و سریع‌ترین راه از كشورهای دیگر تأمین نماید.رهنمودهای زیر كه در كمیتهء دایمی بخش امانت متقابل ایفلا در سال ۱۹۷۸ تصویب و در سال ۱۹۸۷ اصلاح شدند, بیانگر تجدیدنظر كلی در قوانین مورد تصویب ایفلا در سال ۱۹۵۴ می‌باشند. این رهنمودها با آن كه ضمانت اجرایی ندارند, و با آن كه هر كشوری باید راههای انجام امانت متقابل را خودش معین كند, به عنوان مبنایی برای امانت بین‌المللی, قویاً مورد قبول كشورها و كتابخانه‌ها قرار می‌گیرند. مقدم بر این رهنمودها, بیانیهء "اصول" امانت بین‌المللی در یك نگارش قدیمی‌تر و اندكی متفاوت‌تر است كه در سال ۱۹۷۶ توسط "كتابخانه‌های ملی" و كمیته دایمی بخش امانت متقابل ایفلا تصویب شد, و با تفسیری همراه است كه هدف از آن, شرح و تفصیل برخی جنبه‌های این رهنمودها است.
اصول امانت بین‌المللی
۲- هر كشوری باید مسئولیت تأمین مواد برای هر كشور دیگر را بپذیرد این مسئولیت ممكن است امانت یا فتوكپی مواد, كپی از انتشارات خود آن كشور باشد و قطعاً شامل انتشارات روز و حتی‌الامكان نشریات گذشته هم می‌شود. این مسئولیت را از راههای مختلف می‌توان انجام داد, كه به نظر می‌رسد مجموعه‌های ملی فتوكپی امانت مزایایی بیشتری دارند.
۲- هر كشور باید دارای مركز یا مراكز ملی برای هماهنگ‌كردن فعالیت‌های امانت بین‌المللی در مورد درخواست‌های ارسالی یا دریافتی باشد. این مراكز به عنوان ایستگاهی به هم پیوسته باشد, اگر بخشی از كتابخانه ملی كشور-در صورتی كه كتابخانهء عملی یكی باشد-نیستند, باید پیوند نزدیكی با آن داشته باشند.
۲- هدف هر كشوری باید ایجاد یك سیستم كارآمد در امانت ملی باشد, زیرا سیستم‌های امانت ملی, زیرساختار اساسی امانت بین‌المللی هستند.
۴- تا حد ممكن, باید به جای امانت, به ارائه فتوكپی یا ریز فیلم از نسخه‌های اصلی پرداخته شود.
۵- برای تأمین و بازگرداندن مواد باید از روشهای سریع استفاده شود. در صورت امكان باید از پست هوایی استفاده كرد.
۶- امور مربوط به همهء درخواست‌ها را باید, در عین رعایت دقت در انجام كار, در همه جا-كتابخانهء درخواست‌كننده, واسطه‌های مورد استفاده, و كتابخانهء مأخذ-با سرعت انجام داد.
۷- باید روشهای ساده و استاندارد, به ویژه برای درخواست موارد و برای دریافت هزینه‌ها, ایجاد و اتخاد كرد.
رهنمودهای مربوط به روند كار
۱-كلیات
هر كتابخانه باید, با در نظر گرفتن خط‌مشی‌های مصوب ملی, از كارآمدترین روشها برای شناسایی محل مدارك مورد نیاز و انتقال درخواستها استفاده كند.
توضیح
۱-برای بیشتر استفاده‌كنندگان, سرعت تأمین بسیار مهم است. برای انجام كارهای معمول باید تدابیر یاندیشید كه ساده و زمانكاه باشند. انجام درخواست‌های بین‌المللی اغلب بیشتر از درخواست‌های كشوری طول می‌كشند, بنابراین باید تغییراتی را كه لازم است در روشها انجام داد تا این تأخیرات كم شوند. همهء ارتباطات باید به زبان ساده و روشن و خوانا باشند تا از هر سوءتفاهمی كه به دلیل مانع زبانی ممكن است به وجود بیاید, پیشگیری شود.
۲-مركز ملی امانت بین‌المللی
۱-۲.هر كشور و كشورهای فدرالی, هر ایالت یا استان باید یك مركز فعال در امانت بین‌المللی باشد كه مهمترین كاركردهای آن عبارت‌اند از:
آ. مركز دریافت درخواست‌ها از خارج و انتقال آنها به كتابخانه‌های داخل كشور در زمانی كه دسترسی مستقیم به مجموعه‌ها ناممكن و یا نامقبول باشد؛
ب. مركز انتقال درخواست‌های كتابخانه‌ای داخل به كشورهای خارجی در زمانی كه دسترسی مستقیم ناممكن یا نامقبول باشد؛
پ. تأمین پشتیبانی كتابشناختی و كارشناسی در هنگام لزوم برای اطمینان از این كه درخواست‌هایی كه به خارج ارسال می‌شوند با استانداردهای درخواست شده هماهنگی دارند؛
ت. جمع‌آوری اطلاعات اماری از داخل كشور در موضوع امانت بین‌المللی و ارسال منظم آنها به "دفتر امانت بین‌المللی" برای بهره‌برداری‌های ایفلا.
۲-۲.مراكز امانت بین‌المللی می‌توانند, و در صورت امكان باید, این وظایف را نیز انجام دهند:
آ. اجرای نقش هماهنگ‌كننده در امانت متقابل كشوری؛
ب. فعالیت به عنوان مركز ملی اصلی در نظارت و ساخت فهرستگان‌هاو نگهداری آنها؛
پ. داشتن دسترسی مستقیم به مجموعهء كتابخانه‌های مهم داخل كشور؛
ت. ارائهء خدمات اطلاع‌رسانی در موضوع امانت متقابل؛
ث. داشتن مسئولیت برنامه‌ریزی, ایجاد و نظارت بر یك سیستم ملی كارآمد در امانت متقابل, در صورتی كه این كار به وسیلهء یك نهاد دیگر به خوبی به انجام نمی‌رسد.
توضیح
۲-تعیین یا ایجاد مراكز ملی برای انجام وظایف ذكر شده در ۱-۲ و ۲-۲ به عنوان كارآمدترین و موثرترین ابزار انجام این وظایف, قویاً پیشنهاد می‌شود. در كشورهایی كه این گونه مراكز ملی تعیین یا ایجاد نشده‌اند, موارد زیر توصیه می‌شوند:
آ۱-۲. برای تسهیل در روند درخواست به وسیلهء دیگر كشورها, باید یك راهنما منتشر شود كه تا حد ممكن جامع باشد. همهء كتابخانه‌های داخل كشور باید قویاً تلاش كنند كه در رسیدگی به درخواست‌ها و در صورت لزوم در احاله درخواست‌های رسیده از دیگر كشورها به روش واحد عمل شود.
ب۱-۲. در مورد امانت نسخه‌های اصلی, هر كتابخانه باید تعهد كند كه قبل از ارسال درخواست‌ها به خارج از كشور, از نبودن نسخه‌ای از منبع درخواستی در كتابخانه‌های داخل كشور اطمینان حاصل كند (نگاه كنید به ۴-۳).
پ۱-۲. مجموعهء آمارگیری‌هایی كه برای نظارت بر روشها و كارآیی آنها حیاتی هستند باید همچنان به شكل كشوری انجام شوند.
ت۱-۲. برای این كه درخواست‌ها و مسئولیت‌های بین‌المللی یك كشور بدون وجود یك مركز ملی, با كارآیی لازم به انجام برسد. هماهنگی جدی, اساس كار است. نهاد هماهنگ‌كننده می‌تواند در مقامی باشد كه بخی از وظایف یك مركز ملی را نیز انجام دهد.۳-شیوهء درخواست
۱-۳.همهء درخواست‌هایی كه از فرم كاغذی استفاده می‌كنند باید بر روی فرم‌های مصوب ایفلا باشند, مگز این كه كتابخانه‌ای كه درخواست برایش فرستاده می‌شود شرایط دیگری را معین كرده باشد. درخواست‌های ارسال شده با تلكس (TWX) یا پست الكترونیكی باید با استانداردهای پذیرفته شده همخوان باشند.
۲-۳. برای اطمینان از این كه درخواست‌های ناقص یا اشتباه به خارج ارسال نشوند, كتابخانهء امانت‌گیرنده, جزئیات كتابشناختی اقلام درخواستی را به بهترین شكل ممكن تأیید, و در صورت لزوم تكمیل می‍‌كند و در صورت امكان, مأخذ ارجاع مورد اسفتاده را نیز قید می‌كند. در صورت لزوم یا مناسبت, این جزئیات بوسیله مركز ملی نیز بررسی یا تكمیل می‌شوند.
۳-۳. كتابخانهء درخواست‌كننده باید با دادن یك شمارهء ردیف به هر درخواست, سابقه‌ای از همه درخواست‌ها را نگهداری كند.
۴-۳. در مورد امانت نسخه‌های اصل, قبل از این كه درخواستی به خارج ارسال شود, هر كار منطقی و معقول باید انجام گیرد تا اطمینان حاصل شود كه نسخه قابل امانت از آن مبنع در داخل كشور موجود نیست. مداركی كه در كشور موجود, اما موقتاً در دست استفاده‌اند فقط باید در شرایط خاص از طریق امانت بین‌المللی درخواست شوند.
توضیح
۳-درخواست‌های امانت به طور معمول باید از طریق مراكز ملی انجام می‌گیرد, زیرا در غیر این صورت اطمینان از این كه نسخهء دیگری برای امانت در كشور وجود ندارد, خیلی مشكل است و امانتها نیز گران تمام می‌شوند. شاید چنین تصمیم گرفته شود كه ارسال مستقیم درخواست‌ها به خارج (مثلاً زمانی كه تنها محل دارای یك منبع, خارج از كشور باشد) آسانتر, ارزانتر و سریعتر است؛ به هر حال باید سابقه‌ای از تمام موارد این چنینی برای اطلاع‌رسانی به مركز ملی ارسال شود. اما درخواست‌های كپی را می‌توان در موارد مناسب مستقیماً به كتابخانه‌های خارج-كه ضرورتی نیست كه در كشور محل انتشار مستقر باشند-ارسال كرد.
۱-۳. فرم‌های درخواست تا حد ممكن باید به شكل ماشینی تكمیل شوند.
۲-۳. درخواست‌های ناقص باعث تأخیر می‌شوند و ممكن است برای بررسی مجدد برگردانده شوند.
۳-۳. زمانی كه یك درخواست ناقص به این علت كه كتابخانهء درخواست‌كنندهء منابع كتابشناختی كافی برای بررسی آن ندارد ناقص باشد, مركز و یا مراكز ملی باید آن را قبل از ارسال بررسی كنند.
۴-۳. وقتی ركورد جامعی از موجودی كشور در دسترس همگان نیست, این مسئولیت بر عهدهء مركز ملی مربوطه است.
۴- شیوهء تأمین مدرك
۱-۴. هر كشور در امانت بین‌المللی مسئولیت خاص مربوط به تأمین انتشارات ملی خود را دارد. هیچ كتابخانه یا كشوری اجباری برای تأمین یك اثر درخواست‌شده ندارد, اما باید هر كار معقولی برای تأمین درخواستهای بین‌المللی انجام گیرد.
۲-۴. اقلام درخواستی مستقیماً به كتابخانهء درخواست‌كننده ارسال می‌شوند مگر این كه به دلایل اجرایی مشخصاً درخواست شده باشد كه به مركز ملی ارسال گردند.
۳-۴. در همهء مدارك امانت داده شده باید نام كتابخانهء مالك به طور روشن, مشخص شده باشد.
۴-۴. روی بسته‌های محتوی اقلام ارسالی باید عبارت "امانت بین‌المللی بین كتابخانه‌ها" به طور روشن درج شده باشد.
۵-۴. هیچ كتابخانه‌ای نباید برای تأمین درخواست یا ارسال آن به مركز ملی یا كتابخانهء درخواست‌كننده, درخواست‌های رسیده را به طور عادی بیش از یك هفته و (در مورد درخواست‌های مشكل, بیش از دو هفته) نگه دارد.
۶-۴. وقتی كه درخواستی را نمی‌توان انجام داد, باید فوراً به كتابخانه درخواست‌كننده اطلاع داد.
۷-۴. وقتی احتمال دارد كه انجام یك درخواست با تأخیر زیادی همراه باشد, باید فوراً به كتابخانهء درخواست‌كننده اطلاع داد.
توضیح
۱-۴. بر مسئولیت هر كشور در تأمین انتشارات ملی آن تأكید می‌شود و بدون قبول چنین مسئولیتی هم موجودیت و هم سرعت تأمین مدرك, جداً به خطر می‌افتد. این مسئولیت, عنصر اساسی در مورد دسترسی جهانی به انتشارات است.
۴-۴. برای جلوگیری از مشكلات, درج گمركی مشخص عبارات بر روی بسته‌های خارجی ضروری است.
۵-۴. درخواست‌های مشكل شامل درخواست‌هایی است كه نیاز به بررسی جامع كتابشناختی دارند و درخواست‌هایی كه با گرفتن كپی از مدارك طولانی (مانند ریزفیلم كتابها) انجام می‌شوند.
۶-۴ و ۷-۴. كوتاهی در اعلام ناتوانی در تأمین یا تأخیر در تأمین, باعث تأخیرهای بیشتر و سردرگمی كتابخانهء درخواست‌كننده می‌گردد. در كشورهایی كه فاقد مركز ملی هستند, باید برای ارسال درخواست‌هایی كه انجام نشده‌اند از روشهای سریع استفاده كرد. اگر روشهای اینچنینی ممكن نباشد, درخواست‌ها را باید بلافاصله به كتابخانهء درخواست‌كننده بازگرداند.۵- شرایط تأمین
۱-۵. زمانی كه فتوكپی از منابع ارائه می‌شود, كتابخانه‌های تأمین‌كننده و دریافت‌كننده باید از هر گونه مقتضیات لازم برای رعایت قوانین حق تكثیر پیروی نمایند.
۲-۵. وقتی كتابخانهء امانت‌گیرنده اصل مدرك را دریافت كرد طبق قوانین معمول خود از آن استفاده می‌كند, مگر این كه كتابخانهء تأمین‌كننده شرایط خاصی را ]برای استفاده[ مشخص كرده باشد.
۳-۵. درخواست‌ها باید با سریعترین سرویس پستی موجود ارسال شوند.
توضیح
۳-۵. روشن شده كه در بعضی موارد, استفاده از پست هوایی گرچه مطول است, اما شاید امكانپذیر نباشد, چرا كه كتابخانهء امانت‌گیرنده یا تأمین‌كننده نمی‌تواند این هزینه را متحمل شود. با این وجود بر استفاده از روشهای سریع انتقال بسیار تأكید می‌شود, زیرا روشهای كندتر, كتابخانه‌ها را به امانت دادن بی‌میل می‌كند و موجب نارضایتی استفاده‌كننده می‌شود.
۶- مدت امانت
۱-۶. مدت امانت كه در همه موارد, با دقت و روشنی بیان می‌شود, معمولاً یك ماه, بدون محاسبهء زمان لازم برای ارسال و دریافت مدارك می‌باشد. كتابخانهء تأمین‌كننده می‌تواند این محدودهء زمانی را كم یا زیاد كند.
۲-۶. درخواست تمدید مدت امانت در زمانی انجام می‌گیرد كه قبل از سپری‌شدن مدت امانت به كتابخانهء تأمین‌كننده برسد
۷-شیوه بازگرداندن ]مدارك[
۱-۷. مدارك امانت داده شده باید با سریعترین سرویس پستی موجود بازگردانده شوند. روی بسته‌های عبارت "امانت بین‌المللی بین كتابخانه‌ها" درج خواهد شد.
۲-۷. كتابخانهء عودت‌دهندهء مدارك هر گونه شرایط خاص كتابخانهء تأمین‌كننده را در مورد بسته‌بندی ثبت و غیره رعایت می‌كند.
۳-۷. مدارك به كتابخانهء تأمین‌كننده بازگردانده می‌شوند, مگر زمانی كه صریحاً خواسته شده باشد كه مدرك به مركز ملی بازگردانده شود.
توضیح
۲-۷. ممكن است شرایط خاصی در ارتباط با بسته‌بندی ویژه در مورد مدارك شكننده, یا ثبت ]سفارشی[ اقلام كمیاب تعیین شده باشد.
۸- رسید
چه برای تأمین یك قلم و چه برای بازگرداندن آن به كتابخانهء تأمین‌كننده, رسید ارائه نخواهد شد, مگر زمانی كه مشخصاً درخواست شود.
۹- مسئولیت گم شدن یا خسارت دیدن
از لحظه‌ای كه یك كتابخانه, منبعی را به كتابخانهء درخواست‌كننده ارسال می‌كند تا زمان بازگشت آن, به طور معمول, مسئولیت وقوع هرگونه خسارت یا گم شدن مواد با كتابخانه درخواست‌كنندهاست و كل هزینه برآورد شده از سوی كتابخانه تأمین‌كننده برای گم شدن یا خسارت دیدن موضوع درخواست را به آن كتابخانه پرداخت می‌كند. این مبلغ در صورت درخواست ممكن است هزینه‌های اجرایی را نیز در بربگیرد.
توضیح
همهء طرفهای ذینفع علاقه‌مندند كه بسته‌بندی مناسب اقلام امانتی تضمین شود. اعلام كتابخانهء تأمین‌كننده دربارهء گم شدن یا خسارت دیدن مورد امانت را, در صورتی كه بسته‌بندی خوبی انجام نداده باشند نمی‌توان قبول كرد.از كتابخانهء تأمین‌كننده انتظار می‌رود در هنگام لزوم در صورت گم شدن یا خسارت دیدن مورد امانت, موضوع را از طریق تحقیقات پستی, پیگیری كند.
۱۰- پرداخت
روشهای حسابداری و پرداخت باید هرچه مختصرتر باشد پرداخت بر طبق توافق دو كشور یا دو كتابخانه, انجام گیرد یا بخشوده شود. پرداخت بین مراكز ملی یا هر یك از كتابخانه‌هایی كه تعداد اقلام امانت داده و امانت گرفتهء آنها یكسان است باید بخشوده شود. زمانی كه تعداد اقلام تأمین‌شده برای یك كشور یا كتابخانه خاص به اندازه‌ای اندك است كه استفاده از روشهای حسابداری را توجیه نمی‌كند نیز ممكن است پرداخت‌ها شامل بخشودگی بشوند.
توضیح
روش‌های سادهء پرداخت از جمله عبارت‌اند از:
آ.سیستم‌های پیش‌پرداخت, كه طبق آن مراكز ملی یا كتابخانه ابتدا تعدادی بهابرگ را خریداری می‌كنند, و سپس با هر درخواست, تعداد لازم از بهابرگ‌ها را ارسال می‌كنند.
ب. حساب‌های سپرده, كه بر طبق آن كتابخانهء تأمین‌كننده یك مبلغ سپرده از كتابخانهء درخواست‌كننده را نزد خود نگه می‌دارد و مطابق با هر عنوان تأمین شده, مبالغی را از آن كم می‌كند.
پ. پرداخت‌های نرخ ثابت كه بر طبق آن, به جای هزینه‌های جداگانه, میانگین هزینه‌ها پرداخت می‌شود؛ یا پرداخت‌های واحدی كه بر طبق آن, هزینه‌ها بر مبنای شمار محدودی از "واحد"ها محاسبه می‌گردد. هر یك از این روشها را می‌توان با پیش‌پرداخت یا حساب ذخیره تركیب كرد.پرداخت‌ها را می‌توان از طریق مراكز ملی انجام داد و مبلعغ پرداختی را از كتابخانه‌های درخواست‌كننده در داخل كشور اعاده كرد, یا مستقیماً از طریق كتابخانه‌های درخواست‌كننده و مطابق با نظام عملیاتی كشور درخواست‌كننده, انجام داد باید در همهء موارد به شرایط كتابخانه یا كشور تأمین‌كننده, كه باید هر چه ساده‌تر و روشن‌تر باشد توجه شود.اقدامات مختلفی را می‌توان در امانت‌ها و فتوكپی‌ها یا نسخه‌های دیگری كه به جای امانت ارسال می‌شوند انجام داد؛ مثلاً دو كشور یا گروهی از كشورها ممكن است بر طبق توافق, از هزینه‌های امانت صرفنظر كنند, اما برای فتوكپی‌ها نه.
۱۱-آمار
كتابخانه‌های مشاركت‌كننده در امانت بین‌المللی, آمار درخواست‌های رسیده و ارسال شده به دیگر كشورها و درخواست‌هایی را كه نتیجهء مثبت داشته, نگهداری می‌كنند.
این آمار هر سال برای ارسال به دفتر امانت بین‌المللی ایفلا به مركز ملی یا انجمن ملی ارسال می‌شود.
توضیح
آمارهای گردآمده باید شامل این موارد باشند:
۱-مجموع تعداد درخواست‌های ارسال شده به خارج و مجموعه درخواست‌هایی كه نتیجهء مثبت داشته:
آ. درخواست‌های امانت,
ب. درخواست‌های فتوكپی.
۲- مجموعه تعداد درخواست‌های رسیده از كشورهای دیگر و مجموع درخواست‌هایی كه نتیجهء مثبت داشته:
آ. درخواست‌های امانت,
ب. درخواست‌های فتوكپی.
آمارهای بالا باید ترجیحاً بر مبنای رتبهء هر كشور تنظیم و نگهداری شوند.
اگر گردآوری ارقام مربوط به میزان نتایج مثبت از همه درخواست‌ها ممكن نیست, می‌توان با پیمایش‌های نمونه, آن را برآورد كرد.
توضیح كاملتر آمارهای توصیه شده, در "مجلهء ایفلا" دورهء ۳ شمارهء ۲ (۱۹۷۷), ص ۱۲۶-۱۱۷ آمده است.

فصلنامه اطلاع رسانی. دوره ۱۵ ، شماره ۳ و ۴
ترجمه: اشرف‌السادات فولادی
كارشناسی كتابداری و اطلاع‌رسانی-مركز اطلاعات و مدارك علمی ایران

منبع : خبرگزاری جمهوری اسلامی ـ ایرنا