سه شنبه ۱۱ خرداد ۱۳۹۵ / Tuesday, 31 May, 2016

مدیریت زمان در سازمان ها


مدیریت زمان در سازمان هاوقت طلاست--وقت خود را هدر ندهید-- زمان امتحان به پایان رسیده است-- و ... تمامی اینها جملاتی است كه شما در زندگی روزمره بسیار شنیده اید. به نظر شما علت تلف كردن وقت در سازمانهای امروزی چیست؟ بیایید جواب این سؤال را از زبان متخصص موضوع بشنویم. در ادامه مصاحبه با خانم پگی دانكن* متخصص و مشاور سازمانها پیرامون مدیریت زمان و نویسنده كتاب پرفروش مدیریت زمان در سازمانها را مطالعه خواهید كرد. قضاوت امر با خوانندگان محترم.
سؤال: به عقیده شما بزرگترین اشتباه مردم پیرامون مدیریت زمان در سازمانها چیست؟
جواب: بدون در نظر گرفتن اینكه چه مقدار زمان را تلف می كنیم نمی توانیم مدیریت زمان را پیاده نماییم. می توانیم با توجه به مقدار زمان موجود آنرا هدایت نماییم. عدم سازماندهی، اهداف نامشخص، تلفنهای بیش از حد پرسنل،مراحل اداری پیچیده و نامشخص، نداشتن روال مشخص در كارها، برنامه ریزی ضعیف، به تعویق انداختن امور، عدم آموزش پرسنل، كمبود تمركز، نامه های الكترونیكی بیش ازحد، كار كردن بیش از حد پرسنل با اینترنت و غیره همگی از عوامل اتلاف وقت در سازمانها می باشد. تمامی این عوامل زمان را از ما به سرقت میبرند و مردم اغلب ارتباط موارد فوق را با عدم داشتن وقت درك نمی كنند. كار كردن با چنین شرایطی به طور حتم زمینه وجود استرس در محیط كار را فراهم می كند.در اینجا برای شما مثالی خواهم آورد. در یكی از مواردی كه به من پیشنهاد شده بود می بایست مشكل شركتی را حل می نمودم. مشكل آنها تاخیر بیش از حد یكی از پرسنل بود. بعد از اینكه پیشینهٔ زندگی وی را بررسی نمودم مشخص شد كه شبعای قبل از اینكه به سر كار بیاید همیشه بدون برنامه ریزی می گذرد. در طی شب كابوسهای زیادی می بیند و قاعدتا صبح ها نمی تواند سر موقع در سر كار حاضر شود.اگر مردم به اینكه چگونه وقت خود را صرف كنند توجه نمایند بی شك خواهند فهمید كه چه مقدار آنرا به هدر میدهند.
▪ سؤال: چگونه میتوانیم در سازمانها با توجه به اینكه زمان به ما تعلق ندارد آنرا مدیریت كنیم. به عبارت دیگر اگر رئیس شما همیشه برنامه هایش را در آخرین دقایق تغییر میدهد و به شما امور غیر برنامه ریزی شده ارائه میدهد، چگونه با آن برخورد كنیم؟
ـ جواب: اولین كاری كه بایستی انجام دهیم این است كه بدانیم آیا سیستم خودمان از سازمان دهی برخور دار است یا خیر. هرچقدر كه شما با سازمان دهی بیشتر و مؤثر بتوانید امور را به انجام رسانید، قادرخواهید بود تا با كسی كه از سازماندهی برخور دار نیست بهتر مواجه شوید. هم اكنون با توجه به اینكه معمولا در كلیه سازمانها رؤسا مورد توجه اساسی قرار دارند شما بایستی علت و دلایل اینكه چرا رئیس شما به برنامه ریزی اهمیت نمیدهد را پیدا كنید. معمولا دلیل عمده این عمل عدم سازماندهی مناسب می باشد. رئیس شما نیز به اندا زه خودتان از عدم سازماندهی و برنامه ریزی رنج می برد. شما بایستی در زمانیكه با رئیس خود تنها هستید دریابید كه موارد مورد علاقه وی در زمانهای فراغتش چیست؟ رئیس خود را متوجه سازید كه بیشتر به رفاه و سلامت خود بیاندیشد و سعی كنید تغییرات بسیار كوچك ولی مؤثر را در وی ظاهر سازید. این امر را باتمركز بر اینكه چگونه این تغییرات به آنها كمك خواهد نمود ادامه دهید و مطمئنا شرایط وضعیت كاری را تغییر خواهد داد.
▪ سؤال: آیا به نظر شما بایستی یك برنامه روتین را طرح ریزی كرد و دقیقا به آن عمل نمود؟
ـ جواب: من بر این عقیده هستم كه اگر برنامهٔ دقیقی برای خود برنامه ریزی نمائیم و آنرا مو به مو عمل كنیم پیشرفت بسیاری خواهیم نمود، اما بایستی خاصیت تغییر پذیری و رویارویی با موارد غیر منتظره را نیز زنده نگهداریم. در غیر این صورت زمانیكه موارد غیر برنامه ریزی شده پیش می آیند باعث می شود تا استرس بسیار زیادی در حین انجام فعالیتها بر شما مستولی شود.
▪ سؤال: به نظر شما چگونه اشخاص می توانند از هدر رفتن وقت در جلسات اداری جلوگیری نمایند؟
ـ جواب: واضح و مشخص است كه جلسات جزء لاینفك ادارات دولتی به حساب می آیند . اگر بهتر اینگونه جلسات را برنامه ریزی نمائیم مطمئنا بهرهٔ بیشتری از آن خواهیم برد . ابتدا، بایستی مطمئن شوید كه آیا اشخاصی كه به اینگونه جلسات دعوت می شوند واقعا وجودشان ضروری است یا خیر. اهداف جلسه بایستی مشخص باشند و خروجی آنها نیز همچنین باید از پیش تعیین شده باشند. تهیهٔ برنامهٔ زمان بندی جلسات و رعایت كردن دقیق آن میتواند باعث عدم اتلاف وقت شود. زمان شروع صحبت كردن و خاتمه آن برای هر شخص در جلسه و همچنین پایبندی به آن بایستی رعایت شود. وجود ساعتهای متعدد در دفاتر اداری و همچنین اتاق جلسات كمك دیگری برای رعایت این موضوع می باشد.
▪ سؤال: لطفا پیرامون آن شغلهایی كه هیچگاه تمامی ندارند و همیشه ادامه خواهند داشت توضیح بدهید. آیا بایستی همیشه اضافه كاری نمود و كارها را به خانه برد؟
ـ جواب:البته خیر. شما بایستی توازن زندگی شخصی خود را حفظ كنید.البته این موضوع با بردن كارهای اداری به خانه بر هم خواهد خورد. اگر این كار را انجام دهید نصیحت من به شما این نكته است كه . این شما هستید كه كارها را انجام میدهید ، كارها نباید شما را ناامید ساخته و استرس را بر شما مستولی سازد.اگر برای انجام دادن كارهای اداری آموزش ببینید شش مرتبه سریعتر می توانید كارها را به سر انجام رسانده و اشتباهات كمتری رخ خواهند داد. استفاده از تكنولوژی روز نیز به نحو مؤثری میتواند در كارهای اداری به شما كمك نماید
▪ سؤال: ما شنیده ایم كه شما در جایی عنوان كرده اید كه بایستی تغییرات در سازمان بوجود آید. باید ابتدا چه كاری انجام دهیم؟
ـ جواب:این موضوع بستگی دارد كه شما در كجای كار واقع شده اید.موقعی كه من با مشتریان خود بحث میكنم به آنها میگویم كه ابتدا سعی كنید كه آشفتگی و بی نظمی را در امور مرتبط با خود بر طرف سازید. این موضوع به تمامی جوانب بر میگردد،از كمد شخصی خود گرفته تا میز كامپیوتر ، میز اداری ، حذف وسایل غیر ضروری و غیره ... .با این كار بسیار سریع میتوانید به همه چیز دسترسی پیدا كنید و زمان حفظ خواهد شد. زمانیكه سازماندهی شكل گرفت شما میتوانید به وضوح تفكر كنید پاهایتان را برروی هم انداخته و در مورد باقی زندگی خود برنامه ریزی كنید. باید اهداف بلند مدت و كوتاه مدت را برای خود در نظر گرفته و ارجحیت ها را مشخص نمایید. با این وجود میتوانید تمركز خود را بر روی موارد مهم معطوف سازید. كارهای غیر ضروری را حذف خواهید كرد، پس از آن همكاری تكنولوژی روز را برای انجام بهتر امور بررسی كنید. تمامی این كارها زندگی شما را راحت تر خواهد كرد و استرس ها را برطرف خواهد نمود. ضمنا رژیم غذایی مناسب و ورزش را از یاد نبرید.

نویسنده : آقای رضا علیزاده شیرازی نیا
* Peggy Duncan

منبع : ایده پویا

مطالب مرتبط

کلمات در حال جستجو
کمپین مردمی , جی‌پی‌اس , تحریم روسیه , بندپی , دش , محاکم قضائی , جک داعشی , پیام قدردانی , تقاضای وزیر بهداشت , سیب و پرتغال , بجران , تنفس بدبو , تخلیه فاضلاب , غیرمجار , پسماند خانگی , حمله به غیرنظامیان , سرعین , روزنامه الأخبار , فهرست مقدس , کشور رومانی , ترمیم دندان , اردل , گروه تکفیری صهیونیستی داعش , آمار متکدیان , روت رِندل , نوشیدنی بدون الکل , لانگ تانگ , درخواست عفو , الو دکتر , مزمزه کلمات , مدرن‌سازی , سیب‌زمینی‌های امحا شده , صلاحدید , شیران خراسان , ادعای واهی , امیر قاسمی‌نژاد , مدیر امور فرهنگی , اسپیداسلالوم , جوجه‌تیغی , آسیب جسمی , بدوردبیگانه , شعر کوتاه , تلفن های ضروری , دوسانتوس , تالار نقره‌ای , بشرویه , سد مارب , استخدام آموزش پرورش , آغاز تحصن , کارخانه هیولاها ,

برخی از مطالبی که کاربران هم اکنون در حال خواندن آن هستند
انتشار جغرافیایی (۲) , کالسکهٔ بچه , وزیر ارتباطات و امور عام‌المنفعه: آداموس آدامیدیس (Adamos Adamides) , جدول سرمایه‌گذاری دولت در بخش کشاورزی (۱۹۸۱ - ۱۹۸۵) - (میلیون کیپ) , تعیین‌کننده‌های بیولوژیک , مرا یاقوت او قوت روانست , حکایت صبر و ثبات روندگان , پیشگیری , پیدایش ده , آشیرما (کشتی محلی) (خوی) , طرح MAP برای قاره آفریقا , عاشقی کز خون دل جام شرابش می‌دهند , جمهوری خلق چین , تولید کالا , تاریخچهٔ بازرسی در ایران , کتاب گرشاسپ ابوالمؤید , کالاهای صنعتی , یک دم به مراعات دلم گرم نداری , زغال‌سنگ , مراسم گذارنده ,

برخی منابع مهم خبری
omidnameh.com امیدنامه , chn.ir میراث فرهنگی , ifnam.com ایفنام , parstourism.ir پارس توریسم , 9day.ir 9 دی , taghribnews.ir تقریب , asemanweekly.com آسمان , vista.ir اخبار روز , jahanesanat.ir روزنامه جهان صنعت , asreertebat.com عصر ارتباط , telna.ir تلنا , iranfile.ir ایران فایل , rajanews.com رجانیوز , mizanonline.ir خبرگزاری میزان , farscinema.com فارس سینما , patogh98.com پاتوق 98 , namayande.com نماینده , vanews.ir وانیوز , banifilm.ir بانی فیلم , farheekhtegan.ir روزنامه فرهیختگان , banifilm.ir روزنامه بانی فیلم , khanevarzesh.com خانه‌ ورزش , andishehha.com اندیشه‌ها , sobhanehonline.com صبحانه آنلاین , nasimonline.ir نسیم , boursenews.ir بورس نیوز , eghtesadonline.com اقتصاد آنلاین , lemonpress.ir لمون پرس , medianews.ir مدیا , faternews.ir فاطر ,

وبگردی
نشست خبری عوامل فیلم سینمایی فروشنده - نشست خبری عوامل فیلم سینمایی فروشنده شامگاه دوشنبه با حضور اصغر فرهادی کارگردان، ترانه علیدوستی و شهاب حسینی بازیگران این اثر سینمایی در خانه همایش برگزار شد.
رونمایی از فیلم «بارکد» با حضور چهره‎ها / تصاویر - در آستانه اکران عمومی فیلم بارکد، شب گذشته با حضور چهره های حوزه سینما و موسیقی از این فیلم در پردیس ملت رونمایی شد.
کتک خوردن دختر ایرانی در مبارزه mma ارمنستان - فیلمی در فضای مجازی منتشر شده که دختر نوجوان ایرانی با لباس کاراته در مسابقات MMA ارمنستان حضور دارد و به شدت کتک می خورد اما ماجرا گسترده‌تر از اینهاست و تیمی 10 نفره با پرچم ایران در این مسابقات حضور دارد که دو دختر نوجوان هم در قفس به روی رینگ می‌روند و البته به شدت کتک می‌خورند.
شهاب‌حسینی لحظه دریافت جایزه بهترین بازیگر - مراسم اعطای جوایز شصت و نهمین دوره جشنواره بین‌المللی فیلم کن هم اکنون در حال برگزاری است. شهاب حسینی برای بازی در فیلم «فروشنده» موفق به کسب بهترین بازیگر مرد جشنواره شد.
عوامل فیلم فروشنده برروی فرش قرمز کن 2016 - آخرین نمایش رسمی فیلم «فروشنده» ساخت اصغر فرهادی در بخش مسابقه اصلی جشنواره فیلم کن با حضور عوامل این فیلم روی فرش قرمز همراه بود. در این مراسم چهره‌هایی چون اصغر فرهادی، شهاب حسینی، ترانه علیدوستی، بابک کریمی، فرید سجادحسینی،پریسا بخت‌آور و « الکساندر مَلت گای» تهیه کننده فرانسوی این فیلم حضور داشتند.
مصاحبه ترانه علیدوستی به زبان انگلیسی در کن - صحبتهای ترانه علیدوستی پیرامون فرهادی و فیلم "فروشنده"
ترانه علیدوستی در جشنواره کن 2016 / فیلم - سرانجام انتظارها برای ایرانی ها به پایان رسید و در آخرین روز جشنواره کن 2016 فیلم فروشنده اصغر فرهادی اکران شد. این فیلم که با استقبال و نقد های بسیار مثبت منتقدان همراه شده است, جزء شانس های اول دریافت جایزه نخل طلا می باشد.
سحر دولتشاهی؛ بالابلند و آراسته در «کن» - شصت‌ونهمین دوره جشنواره فیلم کن در حال برگزاری است، اما امروز برای ما ایرانی‌ها، این جشنواره لطف دیگری داشته است. امروز چهارشنبه بیست‌ونهم اردی‌بهشت‌ماه و ساعتی پیش، عوامل فیلم «وارونگی» روی فرش قرمز رفتند تا یکی از نمایندگان سینمای ایران در جشنواره کن امسال باشند. «وارونگی» در بخش نوعی نگاه این جشنواره شرکت کرده است.
مهمانی خاص محمدرضا گلزار، جردن را بند آورد! / ویدیو - مهمانی خاص محمدرضا گلزار، جردن را بند آورد؛ دخترهایی که با دیدن گلزار اشک هایشان سرازیر شد؛ پیرزنی که مهمان ویژه افتتاحیه رستوران آقای سوپراستار بود.
تصاویر/ گلشیفته فراهانی در جشنواره کن 2016 - گلشیفته فراهانی بازیگر ایرانی - فرانسوی در جشنواره کن فرانسه حاضر شد. فیلم «پترسن» به کارگردانی «جیم جارموش» و با بازی این بازیگر در جشنواره امسال به نمایش درمی آید. عکس ها: رویترز - یورونیوز
جشن پایان سریال شهرزاد - جشن پایان فصل نخست سریال شهرزاد شامگاه یکشنبه بیست‌وپنجم اردیبهشت با حضور بازیگران و عوامل این سریال و با حضور چهره های فرهنگی و هنری چون محمود دولت آبادی، احمد مسجد جامعی، صادق زیبا کلام، پرویز پرستویی، سروش صحت و مهناز افشار در سالن همایش های بین المللی برج میلاد برگزار شد. در این مراسم از عوامل و بازیگران مجموعه شهرزاد تقدیر شد.
اعترافات مدل معروف در برابر دادستان تهران / فیلم - الهام.ع، که در برنامه علیخانی به پزر عروس معروف شده بود پس از حضور در جلسه دادستان عمومی و انقلاب تهران با قضات دادسرای جرائم رایانه‌ای به ماجرای جذب خود به این فعالیت پرداخت.
عروسی دختر اردوغان / تصاویر - در این مراسم جمعی از مقامات و شخصیت های سیاسی خارجی از جمله نواز شریف نخست وزیر پاکستان و سعد حریری رهبر جریان المستقبل لبنان حضور داشتند.
حضور تماشاگر زن در بازی پرسپولیس ! / فیلم - حتی موقع نشستن اینقدرمیترسیدم بفهمن ونتونم اونجاباشم جرات نکردم لباسموکمترش کنم یاحتی نتونستم برم برای کادای ضروریم.سربازهاهم گشتن وظیفشونم انجام دادن امامن همه جوره فکرهمه چیزبودم.
ایده خلاقانه برای تخریب ایران در نمایشگاه کتاب ! - در این شرایط حساس منطقه‌ای و جهانی، باید تذکر جدی داد تا با چنین اشتباهات فاحشی خواسته یا ناخواسته در زمین دشمن بازی نکرد. نظامیان غیرتمند ایران در سوریه به شهادت نمی‌رسند تا زحمات‌شان برای مقابله با تروریسم و نجات مردم سوریه، با چنین رفتارهایی مخدوش شود.
عکس/ چک 240 میلیونی الناز شاکردوست - تصویری از چک 240 میلیون تومانی خرید خط رند همراه اول در وجه الناز شاکردوست را می بینید.
رفتار سخیف فرزاد حسنی در یک کپی تلویزیونی دیگر - فرزاد حسنی که به تازگی دوران ممنوع التصویری‌اش در رسانه ملی به پایان رسیده است؛ رفتار تاسف باری را در برنامه اکسیر به نمایش گذاشت.
حسینی بای داماد شد / تصاویر - مراسم عقد سید محمد رضا حسینی بای خبرنگار سیما عصر پنجشنبه شانزدهم اردیبهشت همزمان با بعثت رسول اکرم (ص) با مهریه یک جلد کلام الله مجید و چهارده سکه بهار آزادی و با حضور غلامعلی حداد عادل و بستگان دو خانواده در آسایشگاه جانبازان ثارالله تهران برگزار شد.
وقوع حادثه برای یک پارکینگ طبقاتی در تهران / فیلم - بر اثر شکسته شدن میله‌های یک پارکینگ طبقاتی در باشگاه صدف تهران، چند دستگاه خودرو در معرض سقوط قرار گرفت.
فیلم / فوت ناگهانی مجری سیما در حال اجرا - احمد قائمی‌مقدم مجری سیمای خراسان رضوی حین برگزاری همایش تجلیل از کارگران نمونه شهرستان چناران، به دلیل حمله قلبی درگذشت.
پربازدیدها