دوشنبه ۱۹ بهمن ۱۳۹۴ / Monday, 8 February, 2016

مدیریت زمان در سازمان ها


مدیریت زمان در سازمان هاوقت طلاست--وقت خود را هدر ندهید-- زمان امتحان به پایان رسیده است-- و ... تمامی اینها جملاتی است كه شما در زندگی روزمره بسیار شنیده اید. به نظر شما علت تلف كردن وقت در سازمانهای امروزی چیست؟ بیایید جواب این سؤال را از زبان متخصص موضوع بشنویم. در ادامه مصاحبه با خانم پگی دانكن* متخصص و مشاور سازمانها پیرامون مدیریت زمان و نویسنده كتاب پرفروش مدیریت زمان در سازمانها را مطالعه خواهید كرد. قضاوت امر با خوانندگان محترم.
سؤال: به عقیده شما بزرگترین اشتباه مردم پیرامون مدیریت زمان در سازمانها چیست؟
جواب: بدون در نظر گرفتن اینكه چه مقدار زمان را تلف می كنیم نمی توانیم مدیریت زمان را پیاده نماییم. می توانیم با توجه به مقدار زمان موجود آنرا هدایت نماییم. عدم سازماندهی، اهداف نامشخص، تلفنهای بیش از حد پرسنل،مراحل اداری پیچیده و نامشخص، نداشتن روال مشخص در كارها، برنامه ریزی ضعیف، به تعویق انداختن امور، عدم آموزش پرسنل، كمبود تمركز، نامه های الكترونیكی بیش ازحد، كار كردن بیش از حد پرسنل با اینترنت و غیره همگی از عوامل اتلاف وقت در سازمانها می باشد. تمامی این عوامل زمان را از ما به سرقت میبرند و مردم اغلب ارتباط موارد فوق را با عدم داشتن وقت درك نمی كنند. كار كردن با چنین شرایطی به طور حتم زمینه وجود استرس در محیط كار را فراهم می كند.در اینجا برای شما مثالی خواهم آورد. در یكی از مواردی كه به من پیشنهاد شده بود می بایست مشكل شركتی را حل می نمودم. مشكل آنها تاخیر بیش از حد یكی از پرسنل بود. بعد از اینكه پیشینهٔ زندگی وی را بررسی نمودم مشخص شد كه شبعای قبل از اینكه به سر كار بیاید همیشه بدون برنامه ریزی می گذرد. در طی شب كابوسهای زیادی می بیند و قاعدتا صبح ها نمی تواند سر موقع در سر كار حاضر شود.اگر مردم به اینكه چگونه وقت خود را صرف كنند توجه نمایند بی شك خواهند فهمید كه چه مقدار آنرا به هدر میدهند.
▪ سؤال: چگونه میتوانیم در سازمانها با توجه به اینكه زمان به ما تعلق ندارد آنرا مدیریت كنیم. به عبارت دیگر اگر رئیس شما همیشه برنامه هایش را در آخرین دقایق تغییر میدهد و به شما امور غیر برنامه ریزی شده ارائه میدهد، چگونه با آن برخورد كنیم؟
ـ جواب: اولین كاری كه بایستی انجام دهیم این است كه بدانیم آیا سیستم خودمان از سازمان دهی برخور دار است یا خیر. هرچقدر كه شما با سازمان دهی بیشتر و مؤثر بتوانید امور را به انجام رسانید، قادرخواهید بود تا با كسی كه از سازماندهی برخور دار نیست بهتر مواجه شوید. هم اكنون با توجه به اینكه معمولا در كلیه سازمانها رؤسا مورد توجه اساسی قرار دارند شما بایستی علت و دلایل اینكه چرا رئیس شما به برنامه ریزی اهمیت نمیدهد را پیدا كنید. معمولا دلیل عمده این عمل عدم سازماندهی مناسب می باشد. رئیس شما نیز به اندا زه خودتان از عدم سازماندهی و برنامه ریزی رنج می برد. شما بایستی در زمانیكه با رئیس خود تنها هستید دریابید كه موارد مورد علاقه وی در زمانهای فراغتش چیست؟ رئیس خود را متوجه سازید كه بیشتر به رفاه و سلامت خود بیاندیشد و سعی كنید تغییرات بسیار كوچك ولی مؤثر را در وی ظاهر سازید. این امر را باتمركز بر اینكه چگونه این تغییرات به آنها كمك خواهد نمود ادامه دهید و مطمئنا شرایط وضعیت كاری را تغییر خواهد داد.
▪ سؤال: آیا به نظر شما بایستی یك برنامه روتین را طرح ریزی كرد و دقیقا به آن عمل نمود؟
ـ جواب: من بر این عقیده هستم كه اگر برنامهٔ دقیقی برای خود برنامه ریزی نمائیم و آنرا مو به مو عمل كنیم پیشرفت بسیاری خواهیم نمود، اما بایستی خاصیت تغییر پذیری و رویارویی با موارد غیر منتظره را نیز زنده نگهداریم. در غیر این صورت زمانیكه موارد غیر برنامه ریزی شده پیش می آیند باعث می شود تا استرس بسیار زیادی در حین انجام فعالیتها بر شما مستولی شود.
▪ سؤال: به نظر شما چگونه اشخاص می توانند از هدر رفتن وقت در جلسات اداری جلوگیری نمایند؟
ـ جواب: واضح و مشخص است كه جلسات جزء لاینفك ادارات دولتی به حساب می آیند . اگر بهتر اینگونه جلسات را برنامه ریزی نمائیم مطمئنا بهرهٔ بیشتری از آن خواهیم برد . ابتدا، بایستی مطمئن شوید كه آیا اشخاصی كه به اینگونه جلسات دعوت می شوند واقعا وجودشان ضروری است یا خیر. اهداف جلسه بایستی مشخص باشند و خروجی آنها نیز همچنین باید از پیش تعیین شده باشند. تهیهٔ برنامهٔ زمان بندی جلسات و رعایت كردن دقیق آن میتواند باعث عدم اتلاف وقت شود. زمان شروع صحبت كردن و خاتمه آن برای هر شخص در جلسه و همچنین پایبندی به آن بایستی رعایت شود. وجود ساعتهای متعدد در دفاتر اداری و همچنین اتاق جلسات كمك دیگری برای رعایت این موضوع می باشد.
▪ سؤال: لطفا پیرامون آن شغلهایی كه هیچگاه تمامی ندارند و همیشه ادامه خواهند داشت توضیح بدهید. آیا بایستی همیشه اضافه كاری نمود و كارها را به خانه برد؟
ـ جواب:البته خیر. شما بایستی توازن زندگی شخصی خود را حفظ كنید.البته این موضوع با بردن كارهای اداری به خانه بر هم خواهد خورد. اگر این كار را انجام دهید نصیحت من به شما این نكته است كه . این شما هستید كه كارها را انجام میدهید ، كارها نباید شما را ناامید ساخته و استرس را بر شما مستولی سازد.اگر برای انجام دادن كارهای اداری آموزش ببینید شش مرتبه سریعتر می توانید كارها را به سر انجام رسانده و اشتباهات كمتری رخ خواهند داد. استفاده از تكنولوژی روز نیز به نحو مؤثری میتواند در كارهای اداری به شما كمك نماید
▪ سؤال: ما شنیده ایم كه شما در جایی عنوان كرده اید كه بایستی تغییرات در سازمان بوجود آید. باید ابتدا چه كاری انجام دهیم؟
ـ جواب:این موضوع بستگی دارد كه شما در كجای كار واقع شده اید.موقعی كه من با مشتریان خود بحث میكنم به آنها میگویم كه ابتدا سعی كنید كه آشفتگی و بی نظمی را در امور مرتبط با خود بر طرف سازید. این موضوع به تمامی جوانب بر میگردد،از كمد شخصی خود گرفته تا میز كامپیوتر ، میز اداری ، حذف وسایل غیر ضروری و غیره ... .با این كار بسیار سریع میتوانید به همه چیز دسترسی پیدا كنید و زمان حفظ خواهد شد. زمانیكه سازماندهی شكل گرفت شما میتوانید به وضوح تفكر كنید پاهایتان را برروی هم انداخته و در مورد باقی زندگی خود برنامه ریزی كنید. باید اهداف بلند مدت و كوتاه مدت را برای خود در نظر گرفته و ارجحیت ها را مشخص نمایید. با این وجود میتوانید تمركز خود را بر روی موارد مهم معطوف سازید. كارهای غیر ضروری را حذف خواهید كرد، پس از آن همكاری تكنولوژی روز را برای انجام بهتر امور بررسی كنید. تمامی این كارها زندگی شما را راحت تر خواهد كرد و استرس ها را برطرف خواهد نمود. ضمنا رژیم غذایی مناسب و ورزش را از یاد نبرید.

نویسنده : آقای رضا علیزاده شیرازی نیا
* Peggy Duncan

منبع : ایده پویا

مطالب مرتبط

کلمات در حال جستجو
رئیس دانشگاه تهران , علف‌های هرز کمپ , بلوار کاشانی , قرار سفید امضا , نماینده اتحادیه جهانی , شمس العماره , اعلا اسلامی , black berry , واشینگتن پست , ضرب‌وشتم , فریده لاشایی , خط لب , اسکوتر برقی , بخش NICU بیمارستان , مریکا , ساختمان 36طبقه , امیررضا فقیهی , سفاح , ولنتاین , تجاوز به غزه , قبرهای تهران , بوقلمون سرد , آموزش پتینه , چهادهم بهمن , آیت الله امینی , بانک‌ها , امور تسلیحاتی , انتهاب , کینه , نوت آیفون , احساسات فرقه گرایانه , نامه استعفا , جانشین نصرالله , تکنولوژی قطعه سازی , دانشگاه سنگاپور , پزشک متخصص کودک , رئیس‌جمهور کوبا , دعاوی غیرمنقول , جشن غذا , پلت فورم , عروسک زنده , کولی عاشق , شلیک اخطار , اعمال محرم , بازار اندروید ایران , آنفولانزای خوکی , سال نو میلادی , سرانگشتان , فیلم انیمیشن , محمدتقی شریعتی ,

برخی از مطالبی که کاربران هم اکنون در حال خواندن آن هستند
بیان وادی طلب , کشتی‌رانی , داستان جهانگیری اسکندر , رمال , جدول حمل و نقل ترانزیت (عبوری) اتریش برحسب وسایل حمل و نقل طی سال‌های ۱۹۹۱-۱۹۸۸ میلادی , ناصحا از سر بالین من این پند ببر , از هر صدا نبازم، چون کوه‌ی لنگر خویش , باء تقریب , کوچکی گروه , تشخیص افتراقی , بقعه شیخ صفی‌الدین اردبیلی، اردبیل , در ذکر مسافرت ازسیستان به بست و مدح خواجه منصور بن ح... , پدیده‌های فراروانی (PSI phenomena) , حکایت مرگ ققنس , ای برادر در ره معنی قدم هشیار زن , یافته‌های بالینی , ایجاد انگیزه مسافرت‌های درون‌مرزی از طریق فرهنگ , هیدراتاسیون پیش از ورزش , پرده بردار ای حیات جان و جان افزای من , هر که خصم اندر او کمند انداخت ,

برخی منابع مهم خبری
90tv.ir برنامه نود , energynewcomes.com تازههای انرژی , irankhabar.ir ایران خبر , smtnews.ir روزنامه صمت , lisna.ir لیزنا , kheybaronline.ir خیبرآنلاین , hayat.ir حیات , irannaz.com ایران ناز , uromnews.ir اروم‌نیوز , emrouziha.com امروزیها , avapress.com صدای افغان , entekhab.ir انتخاب , ibna.ir ایبنا , chtn.ir میراث آریا , saat24.com ساعت 24 , cbi.ir بانک مرکزی , irib.ir صداوسیما , iranfile.ir ایران فایل , teyf.ir طیف , farheekhtegan.ir فرهیختگان , khordadnews.ir خرداد نیوز , cup.ir کاپ , irdiplomacy.ir دیپلماسی ایرانی , iccim.ir اتاق بازرگانی , nedayeenghelab.com ندای انقلاب , shabestan.ir شبستان , karmandnews.ir کارمند , rahyabnews.com رهیاب نیوز , teribon.ir تریبون , namehnews.ir نامه نیوز ,

کشف حجاب مشاور سرافراز / عکس - تصویر زیر در فضای مجازی منتشر شده است. شهرزاد میرقلی خان مشاور سرافراز چندروز پیش از کشور خارج شد و همزمان با آن اخوان بهابادی معاون فنی صداوسیما برکنار شد.
فیلم جدیدی از لحظات کشته شدن قذافی - فیلم جدیدی از لحظات حمله انقلابیون لیبی به معمر قذافی که در نهایت منجر به مرگ او در شد در شبکه های اجتماعی منتشر شده است.
در جشنواره فیلم فجر چه خبر است / فیلم - گلچین اتفاقات هیجان انگیز و مصاحبه های اختصاصی تی وی پلاس از جشنواره فیلم فجر و برنامه های داغ ما برای روزهای آتی
ابرو گوندش در تبریز ! - گفتنی است این خواننده ترکیه ای همسر رضا ضراب، تاجر تبریزی الاصل ساکن ترکیه است که به اتهام همکاری با بابک زنجانی برای دور زدن تحریم های ایران و رشوه دادن به مقامات دولت اردوغان مدتی بازداشت شده بود.
کتایون ریاحی و دهکده رویایی اش در جزیره کیش - کتایون ریاحی برای اولین بار از دهکده رویایی اش در جزیره کیش رونمایی کرد/من و آنجلینا جولی فقط در یک مورد با هم فرق داریم/چهره معروف سینما 2سیمرغش را به حراج گذاشت
فیلم/ تعرض در بفرمایید شام به یک کودک و دو زن - به دنبال افشاگری‌های ۲ تن از شرکت‌کنندگان مسابقات موسیقی شبکه «من و تو» درباره پشت پرده‌های این شبکه، معین سعیدی از کارمندان اخراجی آن با انتشار ویدئویی به افشای تجاوز تهیه‌کننده برنامه «بفرمایید شام» این شبکه به یک کودک و ۲ زن شرکت‌کننده در این برنامه از زبان آنان پرداخت.
ارادتمند؛ نازنین بهاره تینا - مهناز افشار، طناز طباطبایی و یک هنرپیشه‌ی جدید بازیگران اصلی این فیلم هستند. تصویر سه بازیگر اصلی فیلم را نشان می‌دهد، اولین عکس منتشر شده از «اردتمند؛ نازنین بهاره تینا» است.
بهاره افشاری: احمدی نژاد ۳بار دعوتم کرد و نرفتم - بهاره افشاری بیستمین مهمان دید در شب از زندگی شخصی، شبکه جم و کار حرفه ای بازیگری در سینما می گوید - پخش اختصاصی از آپارات
مهنازِ همیشه مضطرب! / فیلم - مهناز افشار: اسمم را باید می گذاشتند مهنازِ همیشه مضطرب!/خانم سوپراستار در اولین شب دورهمی زنانه
کلیپ پلیس پس از کلیپ ارازل ! - ویدیوی دیدنی از اعتراف مقامات امنیتی آمریکا در کنگره به نقش محوری عربستان در تروریسم / تلاش برای تبرئه برباددهندگان سرمایه ملت ایران با نفت 65 دلاری! / ویدیوی نجات معجزه آسای یک دختر در مترو / فیلم پوشاندن مجسمه‌های برهنه ایتالیا برای استقبال از روحانی از دیگر ویدیوهای این بسته خبری است.
لاشه نهنگ های عنبر در ساحل انگلیس - گزارش تصویری / امواج آب لاشه دو نهنگ غول پیکر را به ساحل شهر اسکگنس در انگلیس و مردم شهر را برای گرفتن عکس یادگاری به سمت ساحل کشانده است.
اراذل و اوباش کلیپ ساز ! / عکس و فیلم - جست‌وجوی نام شرور تحت تعقیب کافی است تا به نام دیگر هم مسلکان وی در آن خطه برسیم، از درگیری های سابقه دار و قدیمی این اراذل خبردار شویم، به صفحات، وبلاگ ها و مطالب منتشر شده درباره درگیری این اشرار با یکدیگر راهنمایی شویم و از همه عجیب تر، به فیلم هایی دست پیدا کنیم که نشان می‌دهد چه رقابتی در کسب نام(!) میان این اراذل جاری است.
فیلم/ افشاگری کارمند سابق شبکه جم - «ع.الف» از کارمندان سابق شبکه جم درخصوص اسپانسرهای مالی این شبکه ضد ایرانی صحبت می‌کند.
رونمایی از همسر جدید آزاده نامداری / عکس - آزاده نامداری مجری تلویزیون شب گذشته عکسی با همسرش به نام سجاد عبادی را در صفحه اینستاگرامش به اشتراک گذاشت و نوشت:«خاطرات پاييزي.»
عجیب‌ترین مشاهدات یک آلمانی در سفر به ایران - نویسنده کتاب They would rock روز شنبه ۱۷ ژانویه در کتاب‌فروشی فروغ در شهر کلن آلمان کتاب‌خوانی داشت. به همین بهانه با او درباره کتابش و خاطراتش از سفر به ایران گفت‌وگو کردیم.
دخترانی که با دیدن گلزار گریه میکنند! / فیلم - در شبی که گریه امان چند دختر را بُریده بود، رضا گلزار رکورد سلفی یک ستاره را شکست!/این تنها ویدئوی منتشر شده از شب شام خصوصی آقای سوپراستار و طرفدارانش در یک رستوران مجلل است.
عکسهايی ديده نشده از روزهای برجام - عکسهايی كمتر ديده شده از روزهای گفتگوی برجام
گلوریا هاردی بازیگر نقش آزاده در کیمیا / تصاویر - جالب اینجاست که این بازیگر فرانسوی - ایرانی در سریال کیمیا در فرانسه بدون حجاب ایفای نقش میکند اما در ایران حتی در موقع خواب هم روسری دارد !
ویدیوی دیدنی از انگلیسی حرف زدن علی آبادی - آبروی کشور چگونه و چه ساده به بازی گرفته میشود.
نامزدی صدف طاهریان با بازیگر ترکیه ای / تصاویر - طاهریان مدتی است عکس هایی را با "تکه اوزگور" بازیگر مرد ترکیه ای منتشر می کند که همین باعث حاشیه سازی های جدیدی برای او شده است.
پربازدیدها