یکشنبه ۸ شهریور ۱۳۹۴ / Sunday, 30 August, 2015
مدیریت زمان در سازمان ها

مدیریت زمان در سازمان هاوقت طلاست--وقت خود را هدر ندهید-- زمان امتحان به پایان رسیده است-- و ... تمامی اینها جملاتی است كه شما در زندگی روزمره بسیار شنیده اید. به نظر شما علت تلف كردن وقت در سازمانهای امروزی چیست؟ بیایید جواب این سؤال را از زبان متخصص موضوع بشنویم. در ادامه مصاحبه با خانم پگی دانكن* متخصص و مشاور سازمانها پیرامون مدیریت زمان و نویسنده كتاب پرفروش مدیریت زمان در سازمانها را مطالعه خواهید كرد. قضاوت امر با خوانندگان محترم.
سؤال: به عقیده شما بزرگترین اشتباه مردم پیرامون مدیریت زمان در سازمانها چیست؟
جواب: بدون در نظر گرفتن اینكه چه مقدار زمان را تلف می كنیم نمی توانیم مدیریت زمان را پیاده نماییم. می توانیم با توجه به مقدار زمان موجود آنرا هدایت نماییم. عدم سازماندهی، اهداف نامشخص، تلفنهای بیش از حد پرسنل،مراحل اداری پیچیده و نامشخص، نداشتن روال مشخص در كارها، برنامه ریزی ضعیف، به تعویق انداختن امور، عدم آموزش پرسنل، كمبود تمركز، نامه های الكترونیكی بیش ازحد، كار كردن بیش از حد پرسنل با اینترنت و غیره همگی از عوامل اتلاف وقت در سازمانها می باشد. تمامی این عوامل زمان را از ما به سرقت میبرند و مردم اغلب ارتباط موارد فوق را با عدم داشتن وقت درك نمی كنند. كار كردن با چنین شرایطی به طور حتم زمینه وجود استرس در محیط كار را فراهم می كند.در اینجا برای شما مثالی خواهم آورد. در یكی از مواردی كه به من پیشنهاد شده بود می بایست مشكل شركتی را حل می نمودم. مشكل آنها تاخیر بیش از حد یكی از پرسنل بود. بعد از اینكه پیشینهٔ زندگی وی را بررسی نمودم مشخص شد كه شبعای قبل از اینكه به سر كار بیاید همیشه بدون برنامه ریزی می گذرد. در طی شب كابوسهای زیادی می بیند و قاعدتا صبح ها نمی تواند سر موقع در سر كار حاضر شود.اگر مردم به اینكه چگونه وقت خود را صرف كنند توجه نمایند بی شك خواهند فهمید كه چه مقدار آنرا به هدر میدهند.
▪ سؤال: چگونه میتوانیم در سازمانها با توجه به اینكه زمان به ما تعلق ندارد آنرا مدیریت كنیم. به عبارت دیگر اگر رئیس شما همیشه برنامه هایش را در آخرین دقایق تغییر میدهد و به شما امور غیر برنامه ریزی شده ارائه میدهد، چگونه با آن برخورد كنیم؟
ـ جواب: اولین كاری كه بایستی انجام دهیم این است كه بدانیم آیا سیستم خودمان از سازمان دهی برخور دار است یا خیر. هرچقدر كه شما با سازمان دهی بیشتر و مؤثر بتوانید امور را به انجام رسانید، قادرخواهید بود تا با كسی كه از سازماندهی برخور دار نیست بهتر مواجه شوید. هم اكنون با توجه به اینكه معمولا در كلیه سازمانها رؤسا مورد توجه اساسی قرار دارند شما بایستی علت و دلایل اینكه چرا رئیس شما به برنامه ریزی اهمیت نمیدهد را پیدا كنید. معمولا دلیل عمده این عمل عدم سازماندهی مناسب می باشد. رئیس شما نیز به اندا زه خودتان از عدم سازماندهی و برنامه ریزی رنج می برد. شما بایستی در زمانیكه با رئیس خود تنها هستید دریابید كه موارد مورد علاقه وی در زمانهای فراغتش چیست؟ رئیس خود را متوجه سازید كه بیشتر به رفاه و سلامت خود بیاندیشد و سعی كنید تغییرات بسیار كوچك ولی مؤثر را در وی ظاهر سازید. این امر را باتمركز بر اینكه چگونه این تغییرات به آنها كمك خواهد نمود ادامه دهید و مطمئنا شرایط وضعیت كاری را تغییر خواهد داد.
▪ سؤال: آیا به نظر شما بایستی یك برنامه روتین را طرح ریزی كرد و دقیقا به آن عمل نمود؟
ـ جواب: من بر این عقیده هستم كه اگر برنامهٔ دقیقی برای خود برنامه ریزی نمائیم و آنرا مو به مو عمل كنیم پیشرفت بسیاری خواهیم نمود، اما بایستی خاصیت تغییر پذیری و رویارویی با موارد غیر منتظره را نیز زنده نگهداریم. در غیر این صورت زمانیكه موارد غیر برنامه ریزی شده پیش می آیند باعث می شود تا استرس بسیار زیادی در حین انجام فعالیتها بر شما مستولی شود.
▪ سؤال: به نظر شما چگونه اشخاص می توانند از هدر رفتن وقت در جلسات اداری جلوگیری نمایند؟
ـ جواب: واضح و مشخص است كه جلسات جزء لاینفك ادارات دولتی به حساب می آیند . اگر بهتر اینگونه جلسات را برنامه ریزی نمائیم مطمئنا بهرهٔ بیشتری از آن خواهیم برد . ابتدا، بایستی مطمئن شوید كه آیا اشخاصی كه به اینگونه جلسات دعوت می شوند واقعا وجودشان ضروری است یا خیر. اهداف جلسه بایستی مشخص باشند و خروجی آنها نیز همچنین باید از پیش تعیین شده باشند. تهیهٔ برنامهٔ زمان بندی جلسات و رعایت كردن دقیق آن میتواند باعث عدم اتلاف وقت شود. زمان شروع صحبت كردن و خاتمه آن برای هر شخص در جلسه و همچنین پایبندی به آن بایستی رعایت شود. وجود ساعتهای متعدد در دفاتر اداری و همچنین اتاق جلسات كمك دیگری برای رعایت این موضوع می باشد.
▪ سؤال: لطفا پیرامون آن شغلهایی كه هیچگاه تمامی ندارند و همیشه ادامه خواهند داشت توضیح بدهید. آیا بایستی همیشه اضافه كاری نمود و كارها را به خانه برد؟
ـ جواب:البته خیر. شما بایستی توازن زندگی شخصی خود را حفظ كنید.البته این موضوع با بردن كارهای اداری به خانه بر هم خواهد خورد. اگر این كار را انجام دهید نصیحت من به شما این نكته است كه . این شما هستید كه كارها را انجام میدهید ، كارها نباید شما را ناامید ساخته و استرس را بر شما مستولی سازد.اگر برای انجام دادن كارهای اداری آموزش ببینید شش مرتبه سریعتر می توانید كارها را به سر انجام رسانده و اشتباهات كمتری رخ خواهند داد. استفاده از تكنولوژی روز نیز به نحو مؤثری میتواند در كارهای اداری به شما كمك نماید
▪ سؤال: ما شنیده ایم كه شما در جایی عنوان كرده اید كه بایستی تغییرات در سازمان بوجود آید. باید ابتدا چه كاری انجام دهیم؟
ـ جواب:این موضوع بستگی دارد كه شما در كجای كار واقع شده اید.موقعی كه من با مشتریان خود بحث میكنم به آنها میگویم كه ابتدا سعی كنید كه آشفتگی و بی نظمی را در امور مرتبط با خود بر طرف سازید. این موضوع به تمامی جوانب بر میگردد،از كمد شخصی خود گرفته تا میز كامپیوتر ، میز اداری ، حذف وسایل غیر ضروری و غیره ... .با این كار بسیار سریع میتوانید به همه چیز دسترسی پیدا كنید و زمان حفظ خواهد شد. زمانیكه سازماندهی شكل گرفت شما میتوانید به وضوح تفكر كنید پاهایتان را برروی هم انداخته و در مورد باقی زندگی خود برنامه ریزی كنید. باید اهداف بلند مدت و كوتاه مدت را برای خود در نظر گرفته و ارجحیت ها را مشخص نمایید. با این وجود میتوانید تمركز خود را بر روی موارد مهم معطوف سازید. كارهای غیر ضروری را حذف خواهید كرد، پس از آن همكاری تكنولوژی روز را برای انجام بهتر امور بررسی كنید. تمامی این كارها زندگی شما را راحت تر خواهد كرد و استرس ها را برطرف خواهد نمود. ضمنا رژیم غذایی مناسب و ورزش را از یاد نبرید.

نویسنده : آقای رضا علیزاده شیرازی نیا
* Peggy Duncan

منبع : ایده پویا

مطالب مرتبط

کلمات در حال جستجو
مشاور اقتصادی , ریگانی , فوق توزیع , فیلم نهنگ عنبر , ال استار , نمایشگاه مطبوعات , آهک , محقق داماد , زن م , صنعتی سازی , وزير , پرداخت کارمزد , خواهی‌ها , کیک هویج , محفل , امداد و نجات , ویروس بیماری مرس , عطش رفتن , نادر عیوضی , خطیب موقت نماز جمعه تهران ,

برخی از مطالبی که کاربران هم اکنون در حال خواندن آن هستند
منزلت اجتماعی , مخلصه , شم، شن , مفردات , تصمیم راجع به پیام تبلیغاتی , تقاضای تشریف از مخدوم , وضع سياسى ايران از آغاز دورهٔ تيموريان تا پايان عهد شاه اسماعيل صفوى , من خوشم از گفت خسان وز لب و لنج ترشان , فنیل‌نفرین (چشمی) - PHENYLEPHRINE HCL (Ophthalmic) , آرامگاه سیبویه، بندر طاهری، بوشهر , وضعیت اجتماعی و اقتصادی استان , فرانتز شوبرت , سندرم و ناکاوای فوقانی , جدول شاخص‌های رشد طبیعی رفتار در ۱۱-۶ سالگی , مدرسه سعیدیه , نمی‌گفتی مرا روزی که ما را یار غاری تو , ریشهر، بوشهر , ارزشیابی عوامل محدودکننده , شهرهای تفرجگاهی و ییلاقی , رئیس جمهوری و معاونین وی ,

دیدار ستارگان فوتبال - دیدار تیم‌های منتخب ستارگان فوتبال جهان و منتخب ستاره‌های پیشین فوتبال ایران بعدازظهر امروز جمعه در ورزشگاه آزادی تهران در حال برگزاری است
صنعت خودرو / اشتغال یا گروگان‌گیری / تحقیر ملی و تحریم ملی - انبارهای خودروسازان داخلی روز به روز انباشته تر از تولیداتی می‌شود که اکنون مصرف‌کننده در برابر خرید آن مقاومت می‌کند. اما آیا کمپین تحریم خودرو داخلی می‌تواند منجر به تجدید سیاست‌های نادرست پیرامون این صنعت رانتیر شود؟
مرحوم بیت‌الله عباسپور در مسابقات جهانی / فیلم - قهرمان پرورش اندام ایران شامگاه سه‌شنبه سوم شهریورماه 1394 و پس از ماه‌ها رنج ناشی از بیماری، در بیمارستان آتیه تهران درگذشت. این ویدئو، فیگورهای عباسپور را در مسابقات پروش اندام IFBB 2012 نمایش می‌دهد.
خاطرات تکان دهنده احمدی مقدم از دستورات احمدی نژاد - احمدی نژاد گفت: «بروید رئیس دولت اصلاحات و بقیه را دستگیر کنید و شر همه را کم کنید» ، گفتم: «مرد حسابی! چه می‌گویی؟ می‌روی می‌گویی خس و خاشاک و آت و آشغال، و حالا می‌گویی بگیرید ببرید و تمام»؟
باز کردن قفل پژو ساخت ایران در یک ثانیه / فیلم - ویدئویی که توسط منبعی ناشناس در شبکه‌های اجتماعی منتشر شده، یک مرد را نشان می‌دهد که با استفاده از پیچ‌گشتی و چاقو، درها و صندوق‌عقب محصولات پژو ساخت ایران را به راحتی و در عرض مدت یک ثانیه باز می‌کند. دوباره قفل هم میکند !
آقازاده معاون احمدی نژاد در استخر! / عکس - عکس سلفی کیان علی آبادی فرزند محمد علی آبادی از حلقه اول احمدی نژاد
استفاده از زنان در تبلیغات خودروهای ایرانی / تصاویر - این روزها که در شبکه های اجتماعی و رسانه ها صحبت از عدم خرید خودرو به خصوص خودروی صفر است، برخی تصاویر نیز گوشی به گوشی می شود که تبلیغ خودروی ایران خودرو است.
گفت و گو با سه مادر معتاد به شیشه در حاشیه بزرگراه - مرجان مادر دو تا سه قلو است که با تمام استعدادهای عجیب و غریبش ته یک بن بست دست و پا می زند. نسرین که همین چند وقت پیش برای ترک اعتیاد به کمپ رفت اما نتوانست دوام بیاورد.
اولین عکس منتشر شده از گلاره عباسی و همسرش - گلاره عباسی بتازگی ازدواج کرده است. در مراسم رونمایی از نخستین فیلم نرگس آبیار برای اولین بار گلاره عباسی به همراه همسرش در انظار ظاهر شد.
گزارش تصویری از اکران فیلم نرگس آبیار - مراسم رونمايى از فيلم " اشيا از آنچه در آينه مى بينيد به شما نزديكترند" به كارگردانى نرگس آبيار با حضور عوامل فيلم و جمعى از هنرمندان در موزه سينما برگزار شد.
جنجال پوشش بازیگران زن تئاتر پینوکیا / تصاویر - نمایشی که از 15 مرداد اجرایش درسالن ناظرزاده تماشاخانه ایرانشهر آغاز شده بود، پس از سه روز اجرا توقیف شد. در این نمایش بازیگرانی چون پرستو گلستانی، محمد صادق ملک (ملکی )، محمد نادری، بهروز پناهده، پوریا رحیمی سام، شهره سلطانی به ایفای نقش پرداختند.
گزارشی از ایران که در اسراعیل پخش شد / فیلم - کانال ۱۰ تلویزیون رژیم صهیونیستی که در خاک فلسطین اشغالی پخش می‌شود به تازگی مستندی با عنوان «نگاهی از داخل ایران» را در اختیار مخاطبان خود قرار داده است.
رونمایی از عطر لیلا اوتادی ! / تصاویر - پيشنهادشون براى توليد عطر به نام من براى طرفداران عزيزم رو پذيرفتم، اينكه پيش توليد و توليد عطرها با دو رايحه كاملا متفاوت و ديزاين جذاب يكسال بطول انجاميد،حساسيت من براى هرچه بهتر شدن عطرها و دقت نظر و جلسات متمادى با شركت بود،
فقیهه سلطانی و رویا نونهالی / تصاویر اینستاگرامی - سلفی جالب محسن یگانه با هوادارانش در خیابان، یک سورپرایز بی نظیر برای هواداران محسن که برای غیر هوادارانش چیزی جز ترافیک نداشت.
آقازاده به روایت آقازاده / تصاویر - عارف پوستین دوز ؛ فرزند نعمت ا.. پوستین دوز، مدیر عامل شرکت ملی مس ایران و مدیر عامل سابق گروه خودرو سازی سایپا اخیرا در صفحه شخصی خود عکسهای جالب و متنوعی از خود را منتشر کرده است.
فیلم/ لحظه بلعیدن خدمه توسط موتور هواپیما - هواپیمایی قاتل از کار درآمد و خدمه پرواز را به شکل فجیعی به قتل رساند.
دندانپزشک پیام صادقیان ! / عکس - پیام صادقیان با انتشار این عکس از خانم دکتر دندانپزشک برای درست کردن دندان هایش تشکر کرده است. محسن افشانی هم در کلینیک دندانپزشکی در کنار خانم دکتر و دستیارانش سلفی گرفته است.
بدون هیچ صحبتی فقط تماشا کنید - بدون هیچ صحبتی فقط تماشا کنید
هجوم عکس سلفی با پزرعروس در تهران - شروع برنامه ماه عسل 94 با اجرای علیخانی که به دلیل موضوع دور از انتظاری که به آن برنامه اختصاص داده بود؛ حسابی مخاطبان را دلسرد کرد و در ادامه هم، این دلسردی با حضورمهمانی با شغل پزری عروس! در این برنامه، تکمیل شد.
عکسی جدید از بهادر زمانی در گریم حضرت عباس (ع) - بهادر زمانی در گریم حضرت عباس (ع) در نمایی از فیلم رستاخیز در کنار تهیه کننده این مجموعه. احتمالا بهادر حالا که دیده فیلمشان قرار نیست اکران بشود روی به منتشر کردن عکس های آن در شبکه های اجتماعی و فضای مجازی آورده است تا در آن محیطِ پر مخاطب برجسته و دیده شوند.
پربازدیدها
پیروزی دشوار بارسا مقابل مالاگا - بارسلونا در دیداری پربرخورد، موفق شد با نتیجه 1-0 مالاگا را شکست بدهد.
بازسازی تاریخ معاصر در«معمای شاه» - تصویربرداری سریال تلویزیونی «معمای شاه» که از دی ماه سال 1391 آغاز شده و تا امروز 2700 دقیقه از این سریال ضبط شده، همچنان در کاخ گلستان ادامه دارد تا ...
رسانه امین دولت و ملت - یکی از مهم‌ترین کارکردهای رسانه‌، اطلاع‌رسانی است و رسانه‌ها بخصوص برای ایفای این وظیفه باید بسیاری از اخبار و اطلاعات را از حوزه دولت به دست بیاورد. به عبارت دیگر ...
مروری بر ۱۵۰روز جنایت غربی-عربی/ هرروز ۳۰ یمنی قربانی می‌شوند - آمریکا و دیگر کشورهای غربی با علم به اینکه سلاح‌ها برای ارتکاب جنایات جنگی بالقوه استفاده می‌شوند، سلاح مورد نیاز عربستان‌سعودی را در جنگ علیه مردم یمن فراهم می‌کنند.
انتقاد حامیان عارف از دکتر همیشه «کارشناس» / آخرین خبر از «حیران» خواری / ستارگان فوتبال جهان با این خاطرات از ایران رفتند / ذره بین مجلس بر خرید ویلای چند میلیون دلاری برای یک سفارتخانه - «ساعت صفر» زمانی است برای شنیدن ناشنیده ها. «ساعت صفر» برای کسانی است که وقت خواندن ندارند، ولی وقت شنیدن دارند و علاقه دارند مهمترین و جذاب ترین اخبار را در کمترین زمان بشنوند. پس هم اکنون اخبار را با روایت «تابناک» بشنوید.
بازار فولاد بر مدار بی‌رونقی - نخستین روز بازگشایی بازار فولاد در هفته جاری با افت قیمت اغلب آهن‌آلات به خصوص مقاطع ساختمانی دنبال شد. امروز شنبه بهای هر کیلو میلگرد نوردکاران بخش خصوصی بین 5 تا حداکثر 15 تومان کاهش یافت. نبشی و ناودانی، لوله و پروفیل و شمش نیز دیگر محصولاتی بودند که در بازه‌های قیمتی متفاوتی با افت همراه شدند.
با اینکه اشتباهات را برایشان ارسال کردم، کلید تست‌ها را تصحیح نکردند! - حتی اگر استدلالات من را که برگرفته از کتباهاست به هر دلیل مردود می‌دانند، چه دلیلی داشته که از اعتراض بنده به چهار سوال، تنها سه تایش را بررسی کرده‌اند؟ ثانیا چرا به درخواست من برای حضور در کمیته تخصصی بررسی اشکالات برای ارائه ادله توجهی نشد؟ من مطمئنم که این سوالات می‌بایست تصحیح یا حذف شوند و برای اثبات حرف هایم...
پیش‌بینی بانک مرکزی از آینده قیمت ارز - با تعدیل انتظارات از توافق هسته ای و عبور از دوره اثرگذاری عوامل فصلی، آرامش و ثبات به بازار ارز بازخواهد گشت. ادامه...
پیروزی پرگل بایرن مونیخ مقابل لورکوزن - بایرن مونیخ با ارائه نمایشی برتر، توانست در دیداری جذاب و تماشایی، با نتیجه 3-0 بایرلورکوزن را شکست بدهد.
حمایت ده‌ها استاد برجسته علوم سیاسی از توافق هسته‌ای ایران - به موازات ادامه بحث ها درباره توافق هسته ای ایران در کنگره آمریکا، گروه های مختلفی در این کشور نیز حمایت خود را از این توافق اعلام می کنند. در یکی از جدیدترین موارد، ده‌ها استاد شناخته شده روابط بین الملل و مسائل خاورمیانه، با امضای بیانیه ای از توافق ایران و گروه 1+5 حمایت کرده اند.