بایگانی‌ها و نسخ خطی مجموعه‌های پنهان در آرشیوها و کتابخانه‌ها

هدف این مقاله تلفیق روشها و پروژه های تحقیقاتی متفاوت جهت اداره و راهبری مسئله " مجموعه های پنهان" است.طرح / روش / سبك : در این مقاله عملیات و تحقیقات كنونی تشریح شده اندیافته ها : مجموعه های پنهان مشكلی برای آرشیو ها و كتابخانه ها می باشند.مجموعه های پنهان مواد و مطالبی هستند كه نمی توان آنها را در كاتالوگهای درونخطی یافت، یا اینكه در این كاتالوگها تحت نام مشترك یا منابع اولیه تعریف نشده یا كمتر شناخته شده یافت می شوند. این منابع و مواد ورای تمام فرمت های منابع كتابخانه ای و آرشیو ( مانند چاپ، میكروفیلم، ویدئو و غیره ) بوده و می توان آنها را در كتابخانه ها در قالب مجموعه های مختلف شامل اسناد دولتی یا مطالعات منطقه ای تا موسیقی در بخشهای مرجع یافت . با این حال این مشكل در بخش مجموعه های خاص و آرشیوی بیشتر به چشم می خورد، و بیشترین امكان مواجه با چنین مواردی در این بخشها وجود دارد.كاربرد عملی : بسیاری از آرشیو ها دارای انبار و مجموعه های مخفی هستند. در این مقاله بعضی از اقدامات جدید در راستای شناسایی و یافتن این مجموعه ها برای ایجاد امكان دسترسی به آرشیو و كنترل آنها توسط محففین جهت كاربرد در موقعیتهای دیگر تشریح شده اند.منشا / ارزش : در این مقاله روشها و راه حلهای ممكنه در راستای مشكل مجموعه های پنهان شناسایی و مشخص شده اند.
مجموعه های پنهان كدامند ؟
مجموعه های پنهان مشكلی در كتابخانه ها و آرشیو ها به حساب می آیند. اینگونه مجموعه ها منابع و موادی هستند كه یا در كاتالوگهای درونخطی به ثبت نرسیده اند و یا اگر احیا شده اند فقط آتها را تحت عنوان مشترك میتوان یافت. همچنین این مجموعه ها منابع پردازش نشده یا كمتر پردازش شده محسوب می شوند. این منابع و مواد ورای تمام فرمت های منابع كتابخانه ای و آرشیو ( مانند چاپ، میكروفیلم، ویدئو و غیره ) بوده و می توان آنها را در كتابخانه به شكلهای مختلف از اسناد دولتی گرفته تا مجموعه مطالعات منطقه ای و مجموعه های موسیقی و حتی در بخشهای مرجع یافت. آمار ارائه شده توسط مجمع تحقیقات كتابخانه ای سال ۱۹۹۸ نشان می دهد كه ۱۳% میكروفرمها، ۱۵% مجموعه های چاپی، ۲۷% مجموعه های خطی، ۳۱% آرشیو های دانشگاهی، ۳۵% فیلم ها، ۳۶% مواد گرافیكی و ۳۷% تمام مجموعه های صوتی گزارش شده پردازش نشده اند.( پانیچ ۲۰۰۰) این واقعیت نمایانگر تعداد بیشمار منابع دانشگاهی استفاده نشده است كه بخش اعظم انرژی برای نگهداری و تلاش برای دست یابی محققین بدانها را صرف خود می نماید.این امر بیشتر در بخشهای آرشیوی و كتابخانه ای كه در آنها این مشكل بیشترین توجه را به خود جلب كرده و فرصتهای بیشتری برای مواجهه با این منایع وجود دارد مصداق دارد.
چرا مجموعه های پنهان مشكل به حساب می آیند؟
گزارش دولتی ARL ( ۲۰۰۳) بیانگر دلیل این امر است. بعضی از این موضوعات با مسایل امنیتی، ستادی و محدودیت دسترسی محققین به منابع مرتبط هستند.مجموعه های ناشناخته در كاتالوگها ثبت نشده ودر مورد منابع آرشیوی پردازش نشده و آنها را در معرض خطر گم شدن یا دزدیده شدن قرار می دهد. در صورت دزدیده شدن بعلت عدم ثبت آنها، بازیابی آنها مشكل خواهد بود. این منابع غیر قابل دسترس باعث متوقف شدن تحقیق شده و در صورت درست مورد استفاده قرار نگرفتن خطرات امنیتی ایجاد می نمایند.یافتن مجموعه های ناشناخته بصورت خوشبینانه نوعی شانس و اقبال غیر مترقبه بود، و فقط اساتید توانمند و دارای بضاعت كافی قادر به پذیرش خطر سفر برای یافتن و بررسی عمیق آنها ناشی از محدودیتهای زمانی و بودجه ای هستند. دسترسی به اینگونه منابع به وجود ستاد و پرسنل نیز بستگی شدیدی دارد. در صورت از دست رفتن یكی از اعضا بدلیل بی سازمانی این مجموعه ها نیز از دست می رود. در مجموعه های دارای اعضا ناكافی، تلاش لحاظ شده در راستای دستیابی به این مجموعه ها باعث ایجاد وقفه در رساندن خدمات به تمام محققین خواهد شد. علیرغم تمام این موارد و مشكلات در شرایط جاری، با رشد تقاضا برای منابع درونخطی، تمركز و سوق دادن منابع به مجموعه های به ثبت نرسیده و ناشناخته، بیش از حد مشكل خواهد بود.
تلاش برای یافتن مجموعه های پنهان :
تلاشها و نكات كلیدی متعددی در رابطه با یافتن این مجموعه ها وجود دارد. این موارد با مشخص نمودن نحوه دسترسی موازنه نمودن منابع محلی و استانداردهای ملی، و تغییر فرهنگ حرفه ای در كتابخانه ها و آرشیوها مرتبط هستند.مشخص نمودن اینكه چه چیزی نحوه دسترسی به مجموعه های پنهان را تشكیل می دهد مهم است. دراین مورد دسترسی شامل شناخت بهتر موازنه حساس بین كنترل اخلاقی خرد كه امكان كاربری را بوجود آورده و كنترل خردی كه ارزش افزوده ای بر محققین خواهان استفاده از این منابع ندارد می شود. یكی از جنبه های جالب نسخه پیش نویس جدید نحوه ثبت توصیفی مواد كمیاب (DC۱۲McB ) ( نسخه دلتا ۲۰۰۴) این است كه تلاش برای تغییر مكان هندسی تصمیم گیری در مورد مشخص نمودن متشكله های دسترسی از نقطه نظر كتابدار و متصدی آرشیو تا محقق دارد. اصطكاك بین قوانین مرتبط با مونوگرافهای نایاب كه باعث ارتقا نحوه ارائه دقیق یك موضوع شده و در عین حال از الزامات كافی فراتر نمی رود زیاد است. اشاره به اصل راحتی و امكان دسترسی آسان كاربر ممكن است باعث دست یابی به راه حل درست برای فایق آمدن بر چنین اصطكاك هایی شود . ( نسخه دلتا ۲۰۰۴ – ص ۱۳)آیا واقعا متشكله های سطح خرد دسترسی برای اغلب كاربران شناسایی شده اند . متصدیان آرشیو و كتابداران ممكن است بدانند محققین بدنبال چه چیزی هستند( و شاید این شناخت به نیاز ما نیز نزدیك بوده ) اما ما در مورد حداقل دسترسی لازمه اكثر محققین در برابر انواع خاص منابع ( مانند كتابهای نادر، سوابق بایگانی، نقشه ها و غیره )اطلاعات كمی داریم.عامل دوم ضرورت ایجاد موازنه بین منابع محلی و استانداردهای كشوری است. در یكی از مباحث ارائه شده در زمینه كلكسیونهای ناشاخته برگزار شده در روزهای ۹ – ۸ سپتامبر ۲۰۰۳ www.arl.org كارول ماندن (۲۰۰۳) از دانشگاه نیویورك عنوان نمود كه راه حلها و تصمیمات خاص باید در سطح محلی و براساس نتایج تحقیقات فردی و همراستا با منابع محلی اتخاذ شوند. همزمان وی ضرورت توسعه مجموعه هایی كه نیازمند سرمایه گذاری در زمینه توسعه ابزار ارزیابی استاندارد شروع مشاركت در تلاشها و تجارب در زمینه ارتباط با مجموعه های پنهان و آموزش روز افزون هستند را برشمرد.در اولین مورد توصیه گزارش دولتی ARL آورده شده كه : باید به سطوح مختلف ثبت و پردازش تمام انواع منابع و مجموعه های خاص، بسته به تقدمهای سازمانی و كاربرد منابع ودر عین حال تبعیت از معیارهای استاندارد كشوری توجه نمود. (گزارش دولتی ARL – ۲۰۰۳ ص۱۱). متاسفانه وضع تقدمهای محلی یا استانداردهای ملی در ارتباط با مجموعه های ناشناخته آسان نیست چون هر دو نیاز مند اجماع و توافق عمومی بین نهادها و جوامع حرفه ای هستند. نكته سوم غلبه بر معیارهای فرهنگی و حرفه ای با تصورات و عملكردهایی است كه متصدیان آرشیو و كتابداران را به بهترین شكل ممكنه به فرایند آرشیو یا فهرست نویسی كتابخانه ای مجموعه های خاص وامیدارند.توقف و تغییر مجموعه ذهنی جهت وضع یك حداقل سطح كنترل اخلاقی برروی تمام مجموعه ها و سپس وضع تقدمها و بازگشت به فراهم آوری مجموعه ها به شكلی عمیق تر در آینده بسیار مشكل است. همانگونه كه بسیاری از متصدیان آرشیو ها بطور واقع بینانه حدس می زنند، امكان بازبینی مجدد بعضی از مجموعه ها در عمل وجود ندارد.در حیطه مجموعه های آرشیوی، انتشارات قانونی نیز موضوع را پیچیده تر می سازد.سوابف موسساتی و دانشگاهی ممكن است شامل اطلاعات پرسنلی تحت پوشش قرار گرفته در قوانین خصوصی دولتی و محلی یا سوابق دانشجویی تحت پوشش قرار گرفته در قوانین خصوصی دولتی و محلی یا سوابق دانشجویی تحت پوشش حقوق آموزشی فدرال و قوانین خصوصی قرار گرفته شوند. (FERPP) با توجه به این ملاحظات قانونی، بعضی از آرشیو ها مایل به محدود نمودن فرایند، ورای سطح خاصی نیستند. با نگرش به این موضوع و محدودیت قانونی، و با توجه به تعداد روز افزون مجموعه ها ی بزرگ، كنترل اخلاقی عمیق تا مدت زمانی برای بسیاری از مجموعه ها نوعی خیالبافی به نظر می رسد.
روشهای حل مشكل مجموعه های پنهان :
در عین اینكه اینگونه اقدامات( ذكر شده ) اساسی به نظر می رسد، روشهای محسوس متعددی برای حل مشكل مجموعه های پنهان وجود داشته كه اثرگذاری آنها شروع شده است. این روشها شامل هر اقدامی از تحقیقات سازمانی كه كاربران را نسبت به فاصله و اختلاف در ثبت كاتالوگها در مجموعه آگاه نموده تا پروژه های بسط دهنده الگوهای جدید جهت تقدم قایل شدن به فهرستنویسی و فرایند تلاشها و به حداقل رساندن فرایند زمان و تلاش می شود.تحقیقات :
بعضی از انواع تحقیق و ارزیابی قدم اولیه مهمی برای متصدیان كتابخانه ها و آرشیو ها كه با مشكل مجموعه های پنهان سرو كار دارند به شمار می آید. تحقیق دو فایده مستقیم دارند. ۱. در داخل، كتابخانه ها و آرشیو ها قادر به مشاهده حوزه گستره مشكل مجموعه های پنهان در سیستم یا سازمان خود هستند. این اولین فدم در ارزیابی و قایل شدن تقدم است. در خارج، میتوان این ارزیابی ها را برای ارائه حداقل تذكر به مشتریان با استفاده از بعضی مجموعه ها كه در آنها منابع اضافی فهرست نشده یا ناقص فهرست شده وجود دارد استفاده نمود. دو نمونه از این گزارشها شامل (گزارش) كتابخانه دانشگاه نورث وسترن (http://staffweb.library.northwestern.edu/catalog/hiden/hiddenintro.html) و گزارش كتابخانه هورن پیك در دانشگاه مری لند كالج پارك و (www.lib.umd.edu) می شوند.هردو این دانشگاها این نوع تحقیق را تكمیل و نتایج آنرا جهت مشاهده مشتریان در اینترنت منتشر نمودند. نیروی كاری ARL در ارتباط با مجموعه های خاص، پیشنهادی را از كنفرانس " شنتاسایی مجموعه های پنهان " ۲۰۰۳ را انتخاب و سایت اینترنتی را جهت ارائه عمومی گزارشات مشابه دایر نموده است. در این سایت اینترنتی اعلام شده كه ارائه این گزارشات = ( باعث ) مشخص شدن میزان مشكل، دامنه محتوا و ساختار لازمه لحاظ شدن در برنامه ریزی یك پروژه پردازش جهت مجموعه های خاص و فرایند بكار رفته توسط كتابخانه ها و آرشیو ها جهت ارائه یك فهرست می شود.(www.arl.org) تا این تاریخ فقط دانشگاه یل(Yale) گزارشی را به این سایت ارسال نموده است. این گزارش منجر به ذو نتیجه گیری شده است.
۱- این فعالیت نوعی تقدم نبوده و كتابخانه ها منابعی برای آن اختصاص نداده اند.
۲- ارائه این اطلاع برای عموم نوعی شكست و كوتاهی تلقی شده و متصدیان آرشیو براین باورند كه این امر نمایانگر نقاط ضعف آنان است.
مشاركت اندك در امر انتشار این تحقیقات جالب بوده و برای مشخص نمودن اینكه آیا مجموعه های پنهان واقعا نگرانی و مشكلی جدی بوده یا فقط نوعی ممانعت تلقی می شوند. به تحقیقات بیشتر نیاز است.

الگوهای ارزیابی مجموعه ها
در راستای ایجاد الگوهای ارزیابی مجموعه های جدید و ارائه ابزارهای ارزیابی استاندارد توسط بنیاد وی ملون دو پروژه ارائه شده است. این پروژه ها در انجمن تاریخی پنسیلوانیا (www.z.hsp.org) و كتابخانه های دانشگاه كلمبیا تكمیل شدند . در پروژه اول در انجمن تاریخی پنسیلوانیا، متصدیان آرشیو یك "نرخ ارزشی تحقیقاتی" را برای بیش از ۳۰۰۰ مجموعه خطی پردازش نشده، نقشه ها، مواد چاپی، نقاشی هاو ۱۱۰۰ مورد در مجموعه های هنری و صنایع دستی ارائه نمودند. نمونه ای از این مورد، میزان دسترسی اخلاقی است كه میزان سطح مجموعه ای در راستای توجه به وجود یا عدم وجود جایگزین های تشریح كننده یك محموعه براساس یك مقیاس ۱ تا ۵ كه در آن ۱ پایین ترین و ۵ بالا ترین سطح تلقی شده ، درجه بندی می شوند.(به آدرس اینترنتی www.colombia.edu/cu/lweb/servises/praservation/surveyTools.html)مراجعه گردد. میزان ارزشیابی تحقیق سطح جذابیت تحقیق، مجموعه و ارزیابی كیفیت سوابق را می سنجد. این ابزار ارزشیالی را میتوان با اطلاعات كمی و كیفی دیگر برای ارائه اولویتهای نگهداری و فهرست بكار برد.پروژه كلمبیا براساس پروژه انجمن تاریخی پنسیلوانیا از طریق پالایش، سنجش، و ارزیابی روش و ابزار تحقیق اولیه ساخته شده پس از اتمام پروژه، كتابخانه نسخ و كتب خطی نادر كلمبیا از این ابزار برای استفاده بعنوان بانك اطلاعاتی دسترسی اصلی شامل لیست جعبه ها و دیگر ابزار دسترسی اولیه استفاده نمودبدین طریق ، كلمبیا از فرایند ارزیابی در فعالیتها و عملكرد خود استفاده نمود.بانك اطلاعاتی و روش ثبت هم اكنون در سایت اینترنتی كتابخانه های دانشگاه كلمبیا موجود است.(www.colombia.edu) پروژه امیدوار كننده دیگری توسط مارك گرین از دانشگاه ویومینگ و دنیس میسنر از انجمن تاریخی مینسوتا صورت گرفت. پروژه همكاری تحقیقات آرشیوی كمیسیون سوابق و انتشارات تاریخی بنام " تولید بیشتر – پردازش كمتر" نامگذاری شد كه بشكلی واقع بینانه روشهای پردازش سنتی را جهت برخورد با مجموعه های اواخر قرن بیستم بازبینی می نماید. (ww.masshist.org/fellowships/nhprc_greenemeissner.cfm) گرین و میسنر در حال حاضر در حال اتمام یافته های خود هستند. هدف عنوان شده آنها تغییر چگونگی تشریح معنای " استانداردهای بایگانی پردازش شده جهت پذیزش" و میزان فرایند استانداردهای پذیرفته شده كنونی كه از نظر آزشیویستها برای منابع توسعه یافته بیش از حد كم به نظر می رسدمی باشد.. در یافته های آنها به راههای خاص تغییر عملكرد پردازش آرشیوی مانند تغییر یا به حداقل رساندن اقدامات و استفاده بیشتر از مزیت فناوری اطلاعات اشاره شده است.
نتایج
مجموعه های پنهان در كتابخانه های دانشگاهها و كالج ها، مجموعه های خاص و آرشیو ها ذاتا وجود دارند و نمایانگر میلیونها مورد و مجموعه – منابع علمی دست نخورده – بوده كه در دسترس دانشپژوهان قرار ندارند. در این عصر با افزایش روزافزون دسترسی دیجیتالی این مجموعه ها ناشناخته تر مانده زیرا امكان مراجعه فیزیكی افراد به آنها روز بروز كاهش می یابد. الگوی ارزیابی جدید، كه در انجمن تاریخی پنسیلوانیا و كتابخانه های دانشگاه كلمبیا ارائه و توسعه یافتند، امیدواری زیادی به همراه داشته ولی این به موسسات دیگر بستگی داشته كه چگونه این الگوها را بكار گرفته ، از ابزار استفاده نموده و یافته های خود را به انجمن های تحقیقاتی از طریق شناساندن مجموعه های ناشناخته و به انجمن های حرفه ای جهت كمك به تصفیه و پالایش الگو، گزارش نمایند.به كمك پیشنهادات فرایند آرشیوی جدیدی ارائه شده توسط گرین و میسنر، این الگوها می توانند ارائه گر تصویری جدید از عملكردهای آرشیو ها و كتابخانه ها بوده كه به بهترین شكل مناسب اقدامات محیط جدید است. اما روی هم رفته این اقدامات در بردارنده امیدواری بیشتر ی برای شناساندن مجموعه های پنهان بوده ودر خدمت جمع كثیری از دانشجویان تا محققین خواهند بود.
منبع:
Yakel, Elizabeth. Archives and Manuscripts; Hidden Collections in Archives and Libraries. OCLC Systems & Services: International digital library perspectives, Volume ۲۱ Number ۲ ۲۰۰۵ pp. ۹۵-۹۹. available at:
www.emeraldinsight.com/researchregister
نوشته الیزابت یاكلی
ترجمه ربابه صمدی علی نیا
دانشجوی كارشناسی ارشد كتابداری و اطلاع رسانی
مدیر اجرایی مجله علمی پژوهشی علوم پایه دانشگاه اصفهان

منبع : خبرگزاری جمهوری اسلامی ـ ایرنا