مدیریت دانش و خلاقیت و نقش آنها در بهبود کارآیی و اثربخشی فرآیندها

●چكیده
امروزه دیگر همه گروههای كاری و علمی اذعان دارند، برای اینكه سازمانها بتوانند در دنیای تجارت و رقابت یك حضور مستمر و پایدار داشته باشند، باید حول محور علم و دانش فعالیت نمایند.
علیرغم اینكه دانش بعنوان منبعی برای بقای سازمانها ضروری و حیاتی است و شرط موفقیت سازمانها درتجارت جهانی دستیابی به یك دانش و فهم عمیق در تمامی سطوح میباشد، اما باز هم بسیاری از سازمانها هنوز به مدیریت دانش بطور جدی توجه نكرده اند.
مدیریت دانش یك واژه علمی است كه ارائه یك تعریف استاندارد از آن مشكل است . اما دو تعریف زیرتاحدودی این مقوله را بیان می كند :
" مدیریت دانش ، راهبردها و فرآیندهایی هستند كه قادرند تولید و جریان دانش را به منظور ایجاد و برآورده ساختن انتظارات سازمان ، مشتریان و كاربران در كل سازمان بوجود آورند" .
تعریف دیگری بیان میدارد :
" مدیریت دانش ، فرآیند گسترده ای است كه امر شناسایی ، سازماندهی ، انتقال و استفاده صحیح از اطلاعات و تجربیات داخلی سازمانی را مورد توجه قرار میدهد."
باید توجه داشت كه جهان كنونی نیازمند پاسخگویی سریع است . سازگاری بیدرنگ ، نتیجه گیری سریع وبالاتر از همه نیاز رشد فردی ، متأثر از دگرگونی هایی است كه نیازمند دانش و خلاقیت است .
در این مقاله كوشش شده است ضمن تعریف مدیریت دانش و خلاقیت ، نقش آنها در بهبود كارایی واثربخشی فرآیندها مورد مطالعه و مداقه نظر قرار گیرد.
گاهی به اشتباه "مدیریت دانش " و "مدیریت اطلاعات " یكی تلقی می شوند و حال آنكه این دو یكی نیستند.مدیریت اطلاعات بطور مشخص بر داده ها تمركز دارد. اما دانش در حقیقت داده هایی هستند كه در یكزمینه مشخص قرار گرفته اند و دارای معنی هستند. دانش شامل سایر اشكال اطلاعاتی نیز می باشد كه آنها رانمی توان در سیستم های اطلاعاتی ، نظیر اطلاعاتی كه بصورت ناگفته و ضمنی در ذهن و افكار كاركنان سازمان وجود دارد، یافت . بعد افراد در مدیریت دانش بسیار مهم بوده و بطور طبیعی این بعد، مفاهیم آموختن پیشتازی در فرهنگ و ترقی به منظور افزایش مشاركت در اطلاعات را دربرمی گیرد.
علت بی توجهی بسیاری از سازمانها نسبت به مدیریت دانش ، درك متفاوتی است كه از این مقوله در سازمانهاوجود دارد. برای فائق آمدن به این جدل سنتی لازم است مختصات اساسی مدیریت دانش تعریف شود.
●پایش و اندازه گیری فناوری فرهنـگ رهبــری مدیریت دانش
مدیریت دانش مستلزم وجود رهبری آگاه و تأثیرگذار در سازمان است . فرهنــگ سـازمانی ای كه در آن "خلاقیت و نوآوری " یك ارزش حاكم تلقی می شود یكی از عناصر جلوبرنده مدیریت دانش است .
استفاده از فناوری و تكنولوژی بالا موجب می شود كه سرعت و صحت خدمات افزایش یافته و مشتریان ازرضایت مندی بالاتری برخوردار باشند.
یكی دیگر از عناصر جلوبرنده مدیریت دانش ، پایش و اندازه گیری خدمات و فعالیتهاست .
برای توسعه مدیریت دانش در سازمان باید تغییراتی كه منجر به تداخل ، تعامل و یا دوباره سازی دانایی می گردند بطور نظام مند تشویق و حمایت شوند.
●سازمان ها برای اینكه بتوانند مدیریت دانش را توسعه داده و تقویت نمایند، باید در ۵ فعالیت عمده مهارت لازم را كسب نمایند. این پنج مهارت به شرح زیر است :
۱) قدرت حل نظام دار مسئله را پیدا كنند .
۲) توانایی كسب تجربه از موفقیتهای دیگران و بكارگیری راهكارهای نوین را داشته باشند.
۳) از تجارب قبلی و فعلی تجربه كافی را بیاموزند.
۴) خود را با الگوبرداری از سازمانهای موفق مقایسه نمایند.
۵) توانایی انتقال مؤثر و سریع دانش را در تمام سطوح سازمان داشته باشند.
هر كدام از این مهارتها نیازمند تفكر ویژه ، ابزار و رفتار معینی است كه باید بهنگام بكارگیری آنها مورداستفاده قرار گیرد.
"مدیریت دانش بیش از آنكه یك تفكر درباره چگونگی اداره یك سازمان باشد، یك دارایی راهبردی برای سازمان است ".
جهان كنونی و دنیای كار بطور خاص ، در حال تجربه كردن یك انتقال نمونه است . انتقال به سوی سازمانهایی با محوریت دانش در یك جامعه ای براساس دانش می باشد. در چنین سازمانهایی به دانش بعنوان یك منبع باارزش و جدی توجه می شود و تجهیز مهارتهای پردازش دانش برای به حداكثر رساندن ارزش این منبع شدیداًحمایت می شود. منابع دانش سازمان پیچیده و چند وجهی است ، از موضوعات ضمنی گرفته تا دانشی كه تلویحاً ارائه می شود و شامل دانش توصیفی ، دانش روش مأبانه و دانش مستدل می باشد.
كاركنان متخصص و دستگاههای كامپیوتر در فرآیند سازمان ، منابع دانش را تأمین می كنند. طرز نگرش به این مهارتها و چگونگی كار آنها راه درازی را می پیماید تا نهاد سازمان و نوآوری و بازدهی آن را تعیین نماید، ازاینرو رقابت در یك محیط پویا و دینامیك روی می دهد.
واضح است كه منابع دانش نیازمند مدیریت دقیق و هوشمند دارد. علیرغم همه صحبتها درباره نیروی فكری وسرمایه معنوی ، تعداد كمی از مدیران ماهیت واقعی شركت برمبنای دانش را درك كرده اند در حالیكه نیازسازمانهای جدید به دانش بطور وسیع پذیرفته شده است . سازمانهای معدودی هستند كه امروزه بطور كاملرشد كرده اند و سطح دانش سازمانی را برای بهبود اجرا و عملكردشان ارتقاء داده اند.
دلیل اینكه چرا تلاشهای مدیریت دانش ، بطور سیستماتیك ، محتاط و سنجیده بطور وسیع به ثمر نرسیده اند،این است كه هنوز كشمكش برای درك و فهم مفهوم مدیریت دانش وجود دارد. برای پیشبرد درك مشترك از چیزی كه هست نیاز داریم تا مسئله اصلی و زیربنایی تعریف مختصات پدیده مدیریت دانش در سازمانها رابیان نمائیم . این یك پیش شرط برای تحقق سیستماتیك در داخل ماهیت و امكانات مدیریت دانش است و نیزبرای تشكیل آماده سازی مدیریت دانش در عمل می باشند. اولین عنصر چارچوبهای ارائه شده ، طبقه بندی برای تعریف انواع منابع دانش است كه یك سازمان می تواند داشته و مدیریت نماید. دومین عامل تعریف انواع اساسی فعالیتهایی است كه می تواند جهت برجسته بودن منابع دانش مورد استفاده قرار گیرد. یك عضوسازمان (كامپیوتر یا نیروی انسانی ) از دانش برای تبادل مهارتها استفاده می كند تا فعالیتها را اجرا نماید. سومین عامل سوم چارچوب ، سه طبقه از اثرات را كه هدایت مدیریت دانش در یك سازمان را شكل می دهندمشخص می كند. به موازات معرفی عناصر و عوامل چهارچوب ، آنها را با مستندات و نوشتجات مدیریتدانش ارتباط می دهیم .
در طول تاریخ ، فیلسوفان ، دانشمندان و دیگران مفهوم و ماهیت دانش را ارزیابی كرده اند. اگر چه در این مجال قصد بازنگری یا افزودن مطالبی به این ارزیابی ها و سنجش ها نمی باشد، با وجود این ، بررسی كوتاهی ازدانش داریم كه اطلاعات مفیدی برای ارزیابی چارچوب می باشد.
دانش در موارد قابل استفاده محاط و محدود می شود. از جمله این موارد و نمونه ها میتوان به مواد، انرژی ابزار (مثل صدا، نور، مغناطیس )، كنشها، رفتارها و دیگر سیستم های سمبولیك و نمادین اشاره كرد. یك چنین نمونه هایی دانش را تا آنجا پیش می برد كه برای پردازنده مفید باشد. یعنی دانش وابسته به داننده آن است . یك پردازشگر ممكن است بهره بیشتری از دانشی كه در مقالات و موارد نهفته است ببرد كه یك پردازشگر دیگر قادر به استفاده نباشد. چارچوب مدیریت دانش كه در اینجا پیشرفت كرده محوریت نوع خاصی از موارد و پردازشگر نمی باشد. انتقال نمایشها و مثالها یا مكانیزمها برای پردازش نوع خاصی از نمایش است . كانون اصلی آن شناسایی طبقات منابع دانش و فعالیتهای اصلی برای برجسته نمودن آنهاست . مفسرین مدیریت دانش ، اغلب علاقمند معلوم شدن مرز بین داده ، اطلاعات و دانش هستند. بعضی از همینتفسیركنندگان مثل دیگران ، استفاده از واژه دانش و اطلاعات را كه به جای هم تبادل می شوند برای استفاده به جریان می اندازند.
برای مدت زمان طولانی سازمانها بطور رسمی از دانش استفاده می كردند و آنرا مدیریت می نمودند یا از طریقسیستم های كامپیوتری مانند سیستم های اطلاعات مدیریت (mis) دانش را تأمین می كردند. یك چنینتكنولوژیهایی برای مؤثر بودن مدیریت دانش از ضروریات است . پدیده مدیریت دانش بستگی به مختصات دانش و منابع آن ، شناسایی و طرح فعالیتهای مربوط به دانش و منابع آن و تشخیص عواملی كه در هدایت مدیریت دانش نفوذ دارد، خواهد داشت . این سه جنبه چارچوب مدیریت دانش را شكل می دهد. هدف اصلی این چارچوب عمومیت داشتن آن است . در خلق و ایجاد چهارچوب ، این اطمینان هست كه مفاهیم عوامل پیدا شده در مدیریت دانش را آسان می كند. با حفظ هدف عمومیت داشتن ، چارچوب مشخص خواهد كردكه تكنولوژی كمك مؤثری می نماید و نقش مهمی در مدیریت دانش دارد اما تأكیدی بر جنبه های غیرتكنولوژیكی ندارد.
چارچوب برای ساختار نظری و علمی كه می تواند اجرا كند مهم می باشد. چارچوب متنی را برای همه كارهادر رشته مورد نظر ارائه می دهد.
ایجاد چارچوب مهم است ، یك تعریف جامع از پدیده ها بطوریكه بتوانیم علوم طبیعی را اجرا و برای تحقیق هماهنگ نمائیم .
یك چارچوب به كاركنان كمك می كند تا موضوع مدیریت دانش را درك كنند، فعالیتهای دانش و چگونگیاثرات فعالیتها بر اثربخشی سازمانی اكثر پیچیدگیها در مورد دانش و مدیریت آن ناشی از فقدان یك چارچوب جامع و كامل می باشد.
چارچوب به كاربران دانش یك سری از ساختارهای خوب تعریف شده برای تحقیق و كار در مدیریت دانش می دهد.
چارچوب به كوششهای كاركنان برای ارائه تصویری بزرگتر كمك می كند. همچنین دانش چارچوب بهمحققان در داشتن طریقی برای تعریف و شناسایی همه موارد و موقعیتها كمك می نماید.
آگاهی و درك ارتباطات معمولی و متداول ، دامنه كار اقدامات و پروژه ها، توسعه های بعدی در رشته و زمینه خاص از ویژگیهای چارچوب است .
تحقیق باید روشن نماید كه منظور از كاركنان چیست ، بویژه زمانی كه از مدیریت دانش بحث می كنند باید قادرباشید تا تحقیق را عینیت بخشید تا بتوانید آنرا اداره كنید و بطور مستمر بهبود بخشید.
پیچیدگیهایی در حول مدیریت دانش وجود دارد. اكثر این پیچیدگیها به علت فقدان شفافیت تعریف و حوزهمدیریت دانش می باشد. باید هدف و دامنه كار اقدامات و كنشها و مدیریت تعیین شود. حمایت عینی و واقعی از ارتباطات گردد. برچسب مدیریت دانش در هر فرآیند و هر چیزی بكار میرود و بطور مكرر توسط مشاوران و دانشجویان استفاده می شود. باید بفهمیم كه بعضی چیزها به ارزش اساسی و اصولی بودن علوم و فنون نمی تواند توسط یك نظرفردی بدست آید. مهم نیست كه چه چارچوب یا ساختاری را استفاده كنید، اما داشتن یك تعریف و شناسایی و تعیین سطح دانش سیستماتیك ما را قادر به كارهای دیگر می كند.
یك دیدگاه قراردادی از یك سازمان ، آنرا بعنوان اینكه دارای سه نوع اصلی منابع می باشد می نگرد، مواد،نیروی انسانی و بودجه ، اكثر دانشمندان ادعا می كنند كه دانش مهمترین منابع یك سازمان است شكل زیرنمایانگر این نظر می باشد. فلاشها نشانگر منابع دانش هستند كه روی سه منبع و محیط خارجی و برعكس اثرمی گذارند.
هر منبعی می تواند روی دیگر منابع بطور گسترده و همچنین روی محیط خارجی تأثیر بگذارد.
شكل همچنین یكی از این اثرات را با شناساندن وجود مدیریت دانش و مهارتهای آن در افراد حاضر درسازمان برجسته می كند. خط های تیره نیر نشان می دهند كه منابع انسانی متشكل از خود فرد و یا كامپیوترمی باشد.
شكل فوق برای شناسایی انواع مقدماتی منابع دانش است . ضمناً با توجه به نمودار، این شكل تركیب چارچوبدانش را بیان می كند. نیتجه چگونگی دانش ، مشاركت كنندگان در بحث مربوط به فعالیتهای چارچوب بیان می شود. دانش در یك سازمان می تواند از طریق یكی از موارد شش گانه كه در شكل آمده ذخیره ، حفظ یاارائه شود. یك محقق مدیریت دانش در یك سازمان خاص می تواند هر كدام از این ۶ مورد را مطالعه وبررسی نماید.
دانش مشاركت كنندگان (اعم از افراد یا كامپیوتر) هر كدام از این مشاركت كنندگان مهارتهایی دارند وحافظه ای از دانش می باشند. منابع دانش این گروه تحت تأثیر ورود و خروج آنها می باشند یادگیری آنها نیز دركار سازمان تأثیر خواهد داشت .
فرهنگ مثل باورها و تصورات ، توسط اعضای سازمان مشاركت داده می شود. ارزشهای سازمان ، اصول ،فرمها و مقررات نانوشته و روشهای اجرایی منابع فرهنگی دانش را تشكیل می دهد.دورنمای فرهنگ ، بعنوان منبع دانش می تواند توسط افراد و دستگاههای كامپیوتری یك سازمان تقویت شود.
ضمناً دانشی كه یك نگرش مثبت به ریسك پذیری دارد برای موفقیت سازمان جدی می باشد، این دانش درفرم آزمایشی و تجربی مداوم كه توسط كاركنان اعمال می شود تا مسائل را حل كند بیان می شود. منبع دانش فرهنگ یك سازمان ، رفتارهای كاركنان و دستگاهها را زیرنظر دارد. این فرهنگ روی دانش مورد نیاز تأثیرمی گذارد. فراساختاری دانشی است كه برای شكل گیری كاركنان و دستگاههای سازمان استفاده می شود. این فراساختار یك شریك رسمی برای منبع دانش سازمان می باشد. فراساختار به نقشهایی اشاره می كند كه برای مشاركت كنندگان تعریف شده است . فراساختار نه تنها عملیات عادی سازمان را كنترل می كند بلكه طراحی ،توانایی ، پایش ، ارزشیابی ، به اجرا درآمدن و اصلاح فراساختاری تشكیلاتی را اداره می كند.
حقایق جانبی و فرعی دانش ، هدفی است كه دانش را ارائه می دهد این حقایق كاركنان یا دستگاهها نیست .مثالهایی از این نوع را می توان آموزش را از طریق نوار ویدئوئی كتب ، طرحهای شركت ، نظامنامه ها، مستندات ثبت ، محتواهای فایلها، دانش موجود در این بخش ممكن است در دیگر منابع دانش نیز دیده شود. دانش ارائه شده توسط موارد مذكور تلویحاً بیان می كند كه دانش یك شی ء است . دانش سازمان خودش را در فرمفرآورده ها و كالاها بیان می كند. منابع دانش راهنمایی برای انتقال مواد، افراد و منابع سرمایه ای در یك سازمان می باشد. به بیان دیگر، كالاها در یك سیاهه سازمان مواد جانبی هستند كه دانش مورد استفاده برای ساخت آنها را نمایش می دهد. اگر یك كالا در محیطی آزاد شود دیگر منابع سازمانی نمی باشد اما همین كالاها می تواند برای دیگر انواع منابع (منابع مالی ) تبادل شوند. هدف دانش دلیل و منطق برای چیزی است كه سازمان به خاطر آن وجود دارد. منبع دانش است كه رسالت ، آرمان ، اهداف بلند مدت و كوتاه مدت را نشان می دهد. هدف بسیاری در دیگر منابعی كه سازمان نیاز دارد یا باید داشته باید نفوذ دارد. منبع هدف تشكیل شدن استراتژی را صورت می دهد و نتیجه آن فعالیت های دانش است كه به جلو برده می شود.
استراتژی دانشی درباره چیزی است كه باید بمنظور نیل به اهداف سازمانی به روشی مؤثر انجام دهیم . این منبع داشن برنامه ها را برای استفاده یك زیرساخت سازمانی نشان می دهد. همچنین این منبع فرهنگ علوم جانبی ودانش منابع انسانی و دستگاههای رایانه را بیان می نماید. ضمناً استراتژی می تواند طرحهایی برای گسترش تولیدیا نیل به تخصیص منابع مؤثر باشد. استراتژیهای مورد نیاز برای نیل به اهداف مشابه برای هر كارخانه یا شركتی از دیگر شركتها و كارخانه ها متفاوت می باشد.
محیط خارجی : محیط سازمانی شناسه های زیادی دارد كه منبع دانش بالقوه هستند از طریق تماس با این شناسه ها، یك سازمان می تواند منابع دانش خود را پیدا كند. دانش محیطی ممكن است بعنوان یك منبع دانشمجازی برای یك سازمان در نظر گرفته شود. این دانش محیطی به یك سازمان تعلق دارند و نه توسط سازمانكنترل می شود اما می تواند در دسترس باشد یا از محیط كسب شود. این كار می تواند یا نمی تواند مشكل یاهزینه بر باشد. شبكه گسترده جهانی (www) یك منبع دانش مجازی است كه بطور نسبی ساده و كم هزینه است .
بحث و گفتگو: شش منبع دانش در این مبحث عنوان گردید هدف داده شده یك استراتژی خاص را دیكتهنمی كند هرچند كه ممكن است استراتژیهای داوطلبان را محدود نماید. به بیان دیگر یك استراتژی ارائه شده هدف خاصی را تلویحاً بازگو نمی كند. منابع دانش سازمانی به صور مختلف می تواند طبقه بندی شود. از آنجاكه انواع منابع اسم هستند اما نسبتها و حالات آن صنعت می باشند كه به طرق مختلف آنها را وصف می كند یااهمیت ارزیابی ارتباطات بین منابع دانش بعنوان یك اساسی برای كشاندن آنها به اتحاد و اتفاق مناسب گوشزدمی كنیم .
با تعریف و تعیین انواع عمومی منابع دانش كه سازمانی آنها را دارا می باشند، اكنون یكسری از انواع عادی فعالیتهای یك سازمان را كه برای كار برعهده گرفته است فرموله می كنیم . این فعالیتهای دانش بیان مهارتهای دانش منابع انسانی و كامپیوتر هستند. مهارت ، توانایی است برای بكارگیری دانش یك شخص یا كامپیوتر بطورمؤثر و سریع برای به اجرا درآوردن فرامین . از یك سازمان تا سازمانی دیگر فعالیتهای مربوط به دانش وجوددارد كه مشترك می باشند. سازمانها فعالیتهای بزرگ را برجسته می كنند تا یك مسئول ارشد دانش برای انجام دادن آن نیاز داشته باشد.
چارچوب دانش عبارتند از كسب دانش ، انتخاب دانش ، داخل كردن دانش و استفاده از دانش است .
در شكل ۲ نیزه ها نشان دهنده جریان دانش از یك فعالیت به فعالیت دیگر است .جدا از جریان دانش ، فعالیتهابا ارسال و دریافت پیامها تعامل خواهند داشت . این پیامها در شكل نیامده است . نیاز به پاسخ سریع یا اجرای نوسان آمیز یك فعالیت در سابقه احساس می شود. هر فعالیتی می تواند انفرادی توسط منابع انسانی یا كامپیوتردر یك سازمان اجرا شود یا توسط شكلهای متفاوتی از منابع انسانی و دستگاهها بررسی گردند. یك شخص یاكامپیوتر ممكن است در كسب و عمومیت دادن دانش مشاركت نماید. چگونگی مهارت منابع انسانی ودستگاهها با توجه به فعالیتهای توصیف شده در شكل ۲ بستگی به عوامل مختلفی دارد.
تأثیرات منابع (مثل فرهنگ ، زیرساخت ، منابع مالی ، مهارتهای دانش مشاركت كنندگان )، تأثیرات محیطی (نظیر دینامیك محیط ) و تأثیرات مدیریت (مانند سبك رهبری ، نگرش همكاری كه نصب مشاركت كنندگان را برای نقش آفرینی را برعهده دارد). این تأثیرات در هدایت مدیریت دانش در چارچوب نوع سوم وجوددارد.
كسب دانش ، فعالیتی است برای كسب واحدی از دانش از محیط خارجی و انتقال آن به یك نموداری كه بتواند داخل سیستم شود و یا در داخل یك سازمان استفاده شود. فعالیتهای فرعی شامل كسب دانش از منابع خارجی و كسب دانش و تفسیر آن و نهایت انتقال دانش تفسیر شده است . كسب دانش از مشتریان نیز اولین بارتوسط نوآوری nike از طریق تكنولوژی امكان پذیر شد. وی توانست با اطلاعاتی كه از مشتری بدست آورد اندازه پا و وسایل پای پوش (جوراب ، كفش و .....) تثبیت نماید. انتخاب دانش از فعالیتهایی است كه ازواحد درخواست شده از دانش استخراج شده از منابع داخلی دانش می باشد. فعالیتهای فرعی بشرح زیرمی باشد :
▪جاگذاری دانش درخواست شده در داخل منابع داخلی دانش
▪بازیابی دانش جاگذاری شده
▪انتقال دانش دریافت شده به یك فعالیت مناسب
●داخل كردن دانش (درونی كردن دانش ) فعالیتی است كه منابع دانش یك سازمان با سازمان دیگر فرق می كندو براساس دانش بدست آمده و عمومی شده می باشد. فعالیتهای فرعی شامل :
▪ ارزیابی دانشی كه باید درونی شود
▪هوشمند شدن دانش ارزیابی شده
▪ ذخیره دانش كه هدف مند نشده است
●استفاده از دانش : استفاده از دانش ، فعالیتی است در بكارگیری دانش موجود برای عمومیت دادن دانش جدید و. یا تولید خارجی شدن دانش
عمومیت دادن دانش : فعالیتی است كه یك واحد دانش تولید می شود و اینكار از طریق پردازش واحدهای موجود دانش صورت می گیرد. فعالیتهای فرعی آن بشرح زیر است :
▪پایش دانش سازمان و منابع آن و همچنین محیط خارجی
▪ارزشیابی دانش بدست آمده یا انتخاب شده
▪تولید دانش
▪انتقال دانش عموم یافته برای درونی یا بیرونی شدن دانش
●راهبردهای مدیریت دانش
اگرچه بیشتر عناصر مدیریت دانش نو و جدید نیستند، لكن یكپارچه شدن و همگرایی این عناصر دریك راهبرد كلی اثربخش برای رسیدن به مزیت ها و فواید كار و سازمان در حال تكوین ، یك علم است .پرسش هایی وجود دارد كه یك راهبرد اثربخش مدیریت دانش باید بدانها پاسخ گوید:
چه نوع دانایی و دانش برای كار و سازمان شركت حیاتی است ؟
این دانش چگونه بر عملكرد كار و سازمان شركت تأثیر خواهد گذاشت ؟
در فضا و محیط امروز، در كجا و چگونه این دانش باید مدیریت شوند؟
چه اقداماتی باید انجام داد تا بتوان از دانش برای دستیابی به مزیت های رقابتی استفاده نمود؟
●انواع پروژه های مدیریت دانش
چهار نوع پروژه مدیریت دانش در مقاله ای كه در نشریه مدیریت اسلون ( ) آمده است ، مشخص گشته اند.
۱- ایجاد مخزن دانش
"یك هدف مشخص این است كه مدارك و اسناد از قبیل یادداشت ها، گزارش ها، مقالات ، عرضه داشت ها رادر یك انبار یا مخزن كه بتوانیم بعد این اطلاعات را بازیابی كنیم ، قرار دهیم . این انبار مدارك و اسناد به تعمیق و گستردگی دانش مشتركی كه بطور غیررسمی در سازمان بوجود می آید، شتاب می دهد. برای مثال در شركت hp یك پروژه بزرگ كه "شركت فروش الكترونیك " نامیده می شود، تمام اطلاعات فنی محصول ، عرضهداشت فروش ، روشهای فروش و بازاریابی ، اطلاعات مربوط به حساب های مشتریان و هر موضوعی كه برای كاركنان در سازمان مفید باشد، جمع اوری و ارائه می گردد."
۲- بهبود دسترسی به دانش
"از سایر پروژه هایی كه برای دسترسی آسان به دانش تمركز نموده یا امر انتقال این دانش در میان كاركنان راساده می سازد، می توان نام برد. برای مثال كتاب زرد شركت یا شبكه اطلاعاتی كارشناسان از اینگونه اند. بجایچكیده و استخراج از مخزن و انبار مدارك ، مدیران در اكتشاف های نفت بریتانیا از روشهای فوق استفادهمی كنند.
برای مثال وقتی یك كمپرسور در كشور كلمبیا از كار افتاد، سیستم های فوق ارزش خود را نشان دادند. تنهاكارشناس متخصص در آلاسكا، در حال كار در ایتالیا بود. از طریق سیستم كنفرانس ویدئوئی (videoconferencing)، كارشناسان توانستند دانش لازم برای تعمیر و نصب كمپرسور در كلمبیا ظرف چند ساعت ارائه نمایند.
۳- برافزایش محیط دانش
سومین نوع پروژه دانش مربوط به ایجاد محیطی می گردد كه در آن خلق دانش كارآ، انتقال و استفاده از آن مورد توجه قرار می گیرد. برای مثال در یك شركت بزرگ كامپیوتری یك سری از پروژه هایی در حال اجراءاستفاده مجدد یك نوع دانش نظیر طراحی قطعات مورد استفاده مجدد قرار دارند یا اینكه هدف یكی ازشركت های تولیدی برای فعالیت های مدییت دانش بالا بردن آگاهی از دانش موجود در ارتباط بین مدیریت ومشتری بود كه چنانچه این روش به اشتراك گذاشته می شد، موجب تقویت عملكرد سازمان می گردید.
۴- مدیریت دانش بعنوان یك دارایی
چهارمین نوع پروژه ، بر روی مدیریت دانش بعنوان مدیریت بر دارائی تمركز می نماید. یكی از راه های این امر، برخورد نام دانش با سایر دارائی ها در ترازنامه شركت است . برای مثال اسكاندیا، یك شركت بزرگ ارائه كننده خدمات مالی سوئد، بطور داخلی سرمایه معنوی خود را هر سال برای ارائه گزارش سالیانه به سهامداران ،مورد ممیزی قرار می دهد. هدف از این كار این است كه سرمایه گذاران را در امر سرمایه گذاری در برنامه دانش تشویق نماید. هدف دیگر تمركز سازمان بر روی چگونگی افزایش یا كاهش كاربرد مؤثر دارائی های دانش درطول زمان است .
●عوامل حیاتی موفقیت مدیریت دانش
▪داون پورت ، دی لونگ و بوئر هشت عامل موفقیت كه برای فعالیت های مدیریت دانش لازمند، شناسایی كرده است :
۱- پیوند با عملكرد اقتصادی و ارزش صنعت
مدیریت دانش می تواند گران باشد. بنابراین زمانی این پدیده در یك شركت تولید مورد حمایت قرار می گیردكه به نحوی با منافع اقتصادی یا مزیت های رقابتی در ارتباط و پیوند باشد. برای مثال ارنست و یونگ مقداردانش را با ارائه پیشنهادها و یا در فروش كامل محصولات شركت مورد استفاده مجدد قرار می گیرد،اندازه گیری می كنند.
۲- زیربنای فنی و سازمانی
پروژه های دانش زمانی احتمال موفقیت دارندكه زیربنای گسترده فن آوری وسازمان رامورداستفاده قرار دهند.ازاین رو،زیربنای فن آوری آسانترقابل دسترسی می باشدواین فن آوری شامل فن آوریهایی است كه سمت گیریدانش دارند(برای مثال :lolus notes and world wide web-based intranets))... ساختن زیربنای سازمانی برای مدیریت دانش بدان معناست كه مجموعه از پست ها و نقش ها و گروه های سازمانی كه اعضاءآن مهارت برای خدمت (به عنوان یك منبع ) برای پروژه های مشخصی داشته باشند، بوجود آوریم .
۳- ساختار استاندارد و قابل انعطاف
"پیدا كردن یك تراز و مقیاس صحیح و درست برای ساختار دانش برای بیشتر پروژه ها امری حیاتی است .دانش یك پدیده شفاف نیست (fuzz) و این دانش بسته به افرادی كه آن را دارا می باشند، خواهد بود.طبقه بندی و معانی آن بطورمتناوب تغییرمی كند و بنابراین دانش در مقابل مهندسی مقاومت خواهد كرد.سیستم های هوشمندی كه در دهه ۱۹۸۰ بوجود آمد، این مسئله را مورد تأیید قرار داد كه :
"این امركه برای یك حوزه دانش سطحی ، قانونمندی هایی راابداع كنیم ویااینكه برای آنها كاربه روزرسانی وتغییر ساختار دهیم ، بسیار مشكل خواهد بود. اگر یك انبار و مخزن دارای ساختار نباشد، بسیار مشكل خواهد بود كه از آن دانشی بدست آوریم ."
۴- فرهنگ دانش دوستی
فرهنگ دانش دوستی ، یكی از مهمترین عوامل موفقیت یك پروژه است كه در عین حال اگر وجود نداشته باشد، ایجاد و خلق آن بسیار مشكل خواهد بود. بطور كلی اگر زمینه فرهنگی برای باروری پروژه های دانش آماده نباشد، هیچ تكنولوژی ، محتوی دانش یا مدیریت دانش ، كوشش ها را موفقیت آمیز نخواهد كرد.
۵- مقصد و زبان شفاف
مقصد، روش و اصطلاحات برای مدیریت دانش مهم است . زبان كار و سازمان چنین مفهومی دارد كه بر مبنای واقعیت ها قرار دارد و از استعارات علوم طبیعی و نظامی كمك می گیرد. اما مدیریت دانش با پدیده های نظیر:پیچیدگی ، عدم اطمینان و رشد آنی سروكار دارد. در نتیجه به یك فرهنگ واژه های جدید نیاز دارد كه مدیران با آن زیاد آشنا نیستند. این زبان به وارسی كردن ، بحث و جدل و نشان عدم اطمینان وابسته است .
۶- تعبیرات در عملیات انگیزشی
آگاهی زیاد و رهائی از نادانی به روحیه و ماهیت و شكل افراد بستگی دارد. دانش بسادگی از جریان یافتن نقش ها یا مرزهای كاركردی بوجود نمی آید. بنابراین انگیزش برای ابداع ، خلق ، اشتراك ، استفاده دانش یك عامل غیرقابل لمس برای تمام پروژه ها&

منبع : خبرگزاری جمهوری اسلامی ـ ایرنا