مدیریت دانش مرزهای سازمان را در می نوردد: فرصتی برای کتابداران

پونیز و کوئینگ نتیجه گیری کردند که مدیریت دانش در کمترین حالت ممکن مدیریتی غیرمعمول و گذارا در پهنه ای گسترده بوده یا آنکه به احتمال بیشتر دارای توان ماندگاری واقعی است و این پتانسیل را دارد که جزئی مهم و مانا از جعبه ابزار مدیریت باشد.
با اضافه کردن داده مربوط به سه سال دیگراین نتیجه گیری حتی بیشتر تایید می گردد. مدیریت دانش بوضوح یک مدیریت زودگذر نیست. این نتیجه گیری با توجه به این واقعیت که داونپورت و پروزاک در کتاب اخیر خود ،"ایده بزرگ چیست؟"، که بیشتر بر چگونگی تمایز گذاشتن بین ایده های مدیریتی پر جنجال و زودگذر تمرکز یافته، مدیریت دانش را بعنوان عمده ترین نمونه از یک ایده مدیریتی قلمداد می کند که ارزش ماندگاری را داشته و گذرا نبوده است.
در بازگشت به بحث خودمان اکنون نگاهی به گسترش مدیریت دانش به یک مرحله جدید خواهیم داشت:
● چهار مرحله مدیریت دانش
تا امروز سه مرحله از گسترش مدیریت دانش بوضوح قابل ملاحظه بوده است. خالی از فایده نیست که آنها را به اختصار مرور کنیم. توجه داشته باشید که مراحل جدید جایگزین مراحل پیشین نمی گردند و فقط تاکید بیشتر بر جنبه های مدیریت دانش که بمرور نمود یافته اند و یا قبلا به بقدر کافی شناخته نشده بودند، دارند.
● سه مرحله مدیریت دانش
ـ مرحله اول "استخراج سرمایه های فکری با اینترنت "
تکنولوژی اطلاعات
سرمایه های فکری
اینترنت (شامل اینترانت، اکسترانت و غیره)
ـ مرحله دوم ابعاد فرهنگی و انسانی، مرحله روابط انسانی
جوامع هم عمل
فرهنگ سازمانی
سازمان یادگیرنده را (Senge) و
دانش نهان را ( Nonaka) وارد مدیریت دانش کرده اند
عبارت کلیدی " جوامع هم عمل"
ـ مرحله سوم محتوا و قابلیت بازیابی آن
سازماندهی محتوا و تخصیص توصیفگرها ( واژه های نمایه )
● مرحله اول:
مرحله آغازین مدیریت دانش عمدتا" با نیروی محرکه تکنولوژی اطلاعات ایجاد شد. این مرحله با استعاره ای مثل " استخراج سرمایه های فکری با اینترنت" تشریح شده است. سازمانها، بویژه سازمانهای مشاوره ای بین المللی بزرگ ، دریافتند که موجودی آنها در تجارت؛ اطلاعات و دانش است، که اغلب ، همانگونه که در این سازمانها نیزمشهود بود ، راستیها از دانسته های دست چپ بی اطلاع اند، و اگر بتوانند دانششان را به اشتراک بگذارند- می توانند ازاختراع دوباره چرخ ( دوباره کاری ) اجتناب نمایند، در مناقصه از رقبایشان قیمت کمتری بدهند و سود بیشتری بدست بیاورند. با پیدایش اینترنت، آنان دریافتند که اینترانت، مشتق از اینترنت، یک نعمت خدادادی برای اشتراک و هماهنگی دانش بود . اولین مرحله از مدیریت دانش در مورد نحوه بکارگیری این تکنولوژی جدید برای دست یافتن به اهداف یاد شده بود.
سپس این سازمانهای مشاوره ای بین المللی بزرگ به سرعت دریافتند که بسیاری از مشتریانشان نیز دقیقا با همان مسائل مشترک مواجهند و اینکه نظر کارشناسی که آنها برای خودشان ایجاد کرده بودند، می تواند بعنوان یک محصول و نظر کارشناسی برای آن مشتریان نیز منظور گردد. یک محصول جدید نیاز به یک نام و یک مطلب یا منطق دارد. نام محصول جدیدشان مدیریت دانش بود و تم/ منطق توجیه کننده آن " سرمایه های فکری" بود. مطلبی که همزمان ، تنها چند سال زودتر، بعنوان یک موضوع داغ در متون تجارت ظاهر شد و توجیهی شگرف برای اهمیت مدیریت دانش فراهم آورد. مرحله اول می بایست بعنوان مرحله " اگر فقط شرکت تکزاس اینسترومنت می دانست آنچه که شرکت تکزاس اینسترومنت می دانست" تشریح گردد، تا به تعبیر عموم نزدیکتر باشد. عبارت شاخص مرحله اول در ابتدا "تجربیات مفید" بود که بعدا با عبارت زیباتر " درسهای آموخته شده" جایگزین شد.
● مرحله دوم
فاز دوم مدیریت دانش را میتوان بطور ساده تشخیص فزاینده اهمیت ابعاد فرهنگی وانسانی توصیف نمود. این مرحله می تواند بعنوان فاز "اگر چیزی را ایجاد کنید، مردم خواهند آمد یک استدلال نادرست است" تشریح گردد. شناخت این سفسطه که "اگر چیزی را ایجاد کنید، مردم خواهند آمد" دستورالعملی است که اگر عوامل انسانی بقدر کافی مد نظر قرار نگیرند، می تواند به سادگی منتج به شکستی سریع و خجالت آور گردد. با ترویج این شناخت، دو مطلب عمده از ادبیات تجارت به محدوده مدیریت دانش آورده شدند. اولین مورد اثر سنج در زمینه سازمان یادگیرنده [۷] و دومین مطلب اثر نوناکا[۵] در زمینه دانش نهان و چگونگی یافتن و ترویج دادن آن بود. هر دو اثر نه تنها در مورد عوامل انسانی بکارگیری و استفاده از مدیریت دانش بودند، نیز به تولید، اشتراک و ارتباط دانش پرداخته اند. عبارت شاخص مرحله دوم "جوامع هم عمل" بود.
● مرحله سوم
مرحله سوم آگاهی از اهمیت محتوا و بالاخص آگاهی از اهمیت قابلیت بازیابی و به تبع آن از اهمیت تنظیم ، توصیف و ساختاربندی آن محتوا بود. از آنحا که توصیف مناسب دیگر برای مرحله دوم مدیریت دانش مرحله " اگر مردم از چیزی استفاده نکنند، آنچیز بدرد نمی خورد " است، به همین سان، شاید بهترین توصیف برای فاز جدید/ سوم ، مرحله " اگر مردم نتوانند چیزی را بیابند، آنچیز بدرد نمی خورد" یا شاید " اگر مردم بخواهند چیزی را استفاده کنند اما نتوانند آنرا بیابند " باشد. پیش آهنگ دیگر گزارش گردهمائی سی کی او ( مدیران ارشد دانش ) از تی اف پی ال در اکتبر سال ۲۰۰۱ است که در آن موضوع تاکسونومی برای اولین بار پدیدار شد و بعنوان یک موضوع عمده بخوبی شکوفا گشت. [۸] در نموداری که تی اف پی ال نتایج آن گردهمائی را تلخیص کرد، بزرگترین و پررنگترین کلمه تاکسونومی بود. عبارتهای شاخصی که برای مرحله سوم پیدایش یافتند مدیریت محتوا ( یا مدیریت محتوای سازمان ) و تاکسونومیها هستند.
● موقعیت از دست رفته
جنیه تاسف بار مرحله سوم این است که این مرحله تا حد بسیار زیادی موقعیت از دست رفته عمده ای را برای کتابداری نشان می دهد. جامعه مدیریت دانش سعی کرده اند حوزه تاکسونومی را ، دقیقا همان چیزی که کتابداران دیر زمانی است بعنوان رده بندی شناخته، مطالعه نموده و گسترش داده اند، دوباره ابداع کنند.علیرغم اشاره برخی از آثار به سهم آشکار کتابداران [۴] ، جامعه مدیریت دانش متاسفانه به میزان وسیعی از آن منبع تخصص بی اطلاع ماندند. در حقیقت تا حد زیادی ازوجود عده کثیری از متخصصان رده بندی/تاکسونومی در خارج از حوزه خودشان بی اطلاع بوده و کاملا" در جهت اشتباه مشاهده شدند.
به تصورجامعه مدیریت دانش، تاکسونومیها نشات یافته ازجامعه علوم طبیعی، نه از متخصصان کتابداری و اطلاع رسانی اند. در واقع ، در فرهنگ وبستر دومین معنی برای تاکسونومی " رده بندی، بالاخص رده بندی منظم گیاهان و جانوران" است . در حالیکه اولین معنی در وبستر " مطالعه اصول کلی رده بندی" یا همان کتابداری واطلاع رسانی است. ظاهرا جامعه مدیریت دانش فرهنگ وبستر را مطالعه نکردند. اگر متخصصان تجارت و پرسنل مدیریت دانش بتوانند منظورشان از تاکسونومی را به تصویر بکشند، که تنها عده قلیلی از آنها می توانند بگونه ای مقتضی از عهده این کار برآیند، آنچه آن تصویررا شکل می دهد، چیزی بسیار شبیه مش، درهمکرد با دقت ساختار بندی شده سرعنوانهای موضوعی پزشکی گرد آوری شده توسط کتابخانه ملی پزشکی است. اما آگاهی بسیار کمی در این باره وجود دارد که تاکسونومیها و نظامهای رده بندی نظیر مش حوزه بدیهی متخصصان کتابداری و اطلاع رسانی هستند.
● و حال مرحله چهارم
در هر صورت اکنون مرحله چهارم مدیریت دانش را میتوان دید که در حال پیدایش است- این مرحله، مرحله آگاهی ازاهمیت دانش و اطلاعات خارج از سازمان است.
شمول دانش و اطلاعات خارج از سازمان در مدیریت دانش تازگی ندارد. با نگاهی به "بانک جهانی" و موفقیت عالی برنامه های مدیریت دانش آنها و توسعه بسیار مدبرانه جوامع هم عملی که منحصرا برای دربرگرفتن متخصصان خارج از سازمان طرحریزی کردند، می توان به این نکته پی برد. اما اینچنین گفته می شود که تاکید موثر مدیریت دانش تا به امروز بر جاری کردن و دسترس پذیر نمودن دانش واطلاعات خود سازمان بوده است. شاید عبارت اساسی مدیریت دانش که مرتبا بازگو شده ،عبارت مکرر " اگر فقط شرکت تکزاس اینسترومنت می دانست آنچه که شرکت تکزاس اینسترومنت می دانست"، نمونه ای از یک استعاره معروف از آنچه که مدیریت دانش بتمامی در مورد آن است، بوده است که دانش یک سارمان را بیشتر قابل استفاده و فراورتر میکند.
تاکید سنتی مدیریت دانش بر تنها دانش داخلی سازمان را، با نقل دو مورد از پر استنادترین و پر استفاده ترین تعاریف مدیریت دانش می توان به بهترین وجه ترسیم کرد:
▪ مدیریت دانش یک مدل تجاری و بین رشته ای نوظهور است که با تمام جنبه های دانش در متن سازمان، شامل ایجاد، کدگذاری، اشتراک ، یادگیری و ابداع دانش سروکار دارد. برخی از جنبه های این فرایند با تکنولوژی اطلاعات تسهیل شده، اما مدیریت دانش به میزان بیشتری در مورد فرهنگ و رفتارهای سازمانی است.( Ruggles, ۱۹۹۸ )
▪ رشته ای که روشی یکپارچه برای شناسائی، تسخیر، ارزیابی، بازیابی و اشتراک تمام دارائیهای اطلاعاتی یک سازمان را ترویج میکند. این دارائیها میتوانند شامل پایگاههای اطلاعاتی، مدارک، خط مشیها، روشها و قطعا تخصص و تجربه تسخیر نشده کارکنان باشند. ( Gartner Group, ۱۹۹۸ )
گرایش فکری که تا کنون فقط بر دارائیهای اطلاعاتی و دانش شرکت، نهاد یا سازمانهای تجاری تاکید داشت،شاید نمی توانست بیش از این روشن گردد. توجه داشته باشید که گرچه راجلز یک نویسنده فردی است و امکان دارد دیدگاهی خاص خودش را مطرح کرده باشد، گروه گارتنر یک شرکت مشاوره ای بزرگ است و تعریفشان از توصیف محصولی که عرضه می کنند، یعنی مشاوره مدیریت دانش، مایه میگیرد که دراین توصیف محصولشان، مدیریت دانش را به" دارائیهای اطلاعاتی یک سازمان" محدود می کنند.
این تاکید محدود مدیریت دانش اکنون وسعت یافته است. این پدیده در مقالات و موضوعات مورد بررسی توسط دو حوزه کلیدی، کنفرانس سالانه دنیای مدیریت دانش(The annual KMWorld Conference) و کنفرانس سالانه مدیریت دانش و یادگیری سازمانی[۲] ، قابل ملاحظه است.
گامهای متعددی در یک سو برداشته شده اند تا این تاکید اخیر را به ثمر رسانند:
▪ گسترش سیستمهای مبنی بر اینترانت مدیریت دانش به سیستمهای مبنی بر اکسترانت.
اولین و آشکارترین کاربرد تکنولوژی اینترنت در ساخت اینترانت از آن، جهت استفاده از اینترنت بعنوان یک شبکه دسترسی کنترل شده برای کمپانی ها بود. قدم منطقی بعدی استفاده از همان مکانیزم کنترل دسترسی برای ساخت یک اکسترانت بود بگونه ای که افراد خارج از سازمان، کارگزاران، کارپردازان، دلالان، مشتریان عمده و غیره بتوانند دخیل گردند. هرچند این اقدام با توجه به اینکه امنیت، بویژه برای شرکتهای انتفاعی دغدغه بزرگی است، بسیار کندتر حرکت کرده است. چگونه می توانید بفهمید که رقبای شما خودشان را بعنوان یکی از کارگزاران محصولاتتان جا نزنند، یا آنکه دقیقا یکی از کارگزاران محصولات شما را پیدا کرده و بدین طریق به برخی از اطلاعات شما دسترسی داشته باشند؟ این عدم نگرانی در باب اطلاعات رفابتی بود که به بانک جهانی اجازه داد اینچنین سریع به سمت جوامع هم عمل مبنی بر اکسترانت حرکت کند. در هرصورت با پیشرفت تکنولوژی امنیتی ، تمایل سازمانها نیز به گستراندن جوامع هم عمل به اکسترانتها بمنظور افزودن دانش افراد خارج از سازمان تشدید یافت.
▪ دل نگرانی در باب دانشی که با آغاز رسیدن نسل پرجمعیت پس از جنگ به سن بازنشستگی ، در شرف از دست رفتن است.
اکنون سازمانها درمی یابند که مدیریت دانش، درقالب جوامع هم عمل، ابزاری شگرف برای مخاطب قرار دادن این مسئله است. اگربازنشستگان تشویق شوند که بعنوان اعضای فعال یک یا چند مورد از جوامع هم عمل باقی بمانند، آنگاه دانششان از دست نخواهد رفت، و همین افراد ممکن است بخوبی قادر به تسهیم دانش ارزشمندی - مانند " سابقا زمانیکه ما مدل ۸۱۲ را معرفی کردیم، مشکلات در هم بافته مشابهی داشتیم و راه حل معلوم شد این باشد که..." باشند. مضاف بر این سازمان ،با حداقل هزینه، مال التجاره مهمی را در میان بازنشستگانشان و جوامع محلی که این بازنشستگان در آن زندگی می کنند، کسب نموده است. شرکت کاتر پیلار(Caterpillar Inc.) ، سازمانی است که بویژه دراین وجه استفاده از مدیریت دانش پیش- فعال بوده است.
▪ تکرار همان پدیده گسترده ای که برای سیستمهای اطلاعاتی مدیریت رخ داد.
▪ بعد از اینکه سیستمهای اطلاعاتی مدیریت در دهه ۱۹۷۰ معرفی شدند، واکنشی برای رفع اوهام دراین رشته حاصل آمد. بخش اعظم آن اوهام در نتیجه این واقعیت بود که آنچه را که یک سیستم اطلاعاتی مدیریت دربرمیگرفت نوعا فقط اطلاعات خام سازمان و پاره ای اطلاعات جمع آوری شده مربوط به مذاکرات، خریدها، داده محصولات، فروشها و غیره ، که مطمئنا داده و اطلاعات مفیدی هم هستند، بود ، درحالیکه اطلاعات هسته ای که یک فرد اجرائی نوعا برای تصمیمات نزدیک به راس هرم تصمیم گیری مدیریتی لازم داشت را در بر نداشت. برای این قبیل تصمیمات، آنچه که نوعا لازم بود داده مرتبط با متن خارجی بود، نه داده مذاکرات موجود در سیستم اطلاعاتی مدیریت. فهم این نکته آگاهی به اهمیت دانش بیرونی را برانگیخت و آن نیز به نام گذاری جدید سیستمهای اطلاعاتی مدیریت بعنوان سیستمهای پشتیبان تصمیم گیری شد. واژگانی که بمنظور اجتناب از فروش بیش از اندازه سیستمهای مبنی بر داده های معاملاتی و جهت اجتناب از القاء این مفهوم که این سیستمها حاوی کلیه اطلاعات یا داده لازم برای یک فرد در مقام اجرائی هستند، تخصیص یافت. همینگونه آگاهی بتدریج در دنیای مدیریت دانش نیز در حال گسترش اشت، آگاهی از اینکه بخش اعظم اطلاعات کلیدی لازم برای تصمیمات حیاتی خارج از سازمان یا موسسه قرار دارد، و اینکه یک سیستم ایده آل مدیریت دانش باید پیوندهای مقتضی به دنیای خارج از سازمان را فراهم نماید.
نتیجه حاصل تاکید فزاینده براطلاعات خارجی است. همچنین باید توجه داشت که همزمان نکته مهم دیگری نیز در حال شکوفائی است که مربوط به اهمیت جا سازی اطلاعات و دانش در متن است. این در حقیقت صورت دیگری از همان تحول است، آگاهی از اینکه اهمیت، کارائی و ارزش اطلاعات به چگونگی مرتبط نمودن آن با سایر اطلاعات بستگی دارد. دانش جدید با ترکیب اطلاعات، خواه با کنار هم قرار دادن اطلاعات موجود، یا با افزودن اطلاعات جدید به اطلاعات موجود حاصل می گردد. اگر من بیشتر از سایرین دریافته ام ، بخاطر این است که بر دوشهای غول پیکران ایستاده ام.
● اطلاعات خارجی به یقین همیشه در حوزه کتابداران بوده است
نتیجه موقعیت مهم بالقوه ای برای رشته کتابداری و خدمات اطلاع رسانی است. در مقایسه با موقعیت های کاملا از دست رفته مرحله سوم، برای جامعه مدیریت دانش ناآگاه ماندن از اینکه اطلاعات خارجی همیشه در حوزه کتابداران بوده است، بسیار نا گوارترخواهد بود. درمقابل این خطروجود دارد که جامعه سازمانی پدیده گوگل(Google phenomenon) را اینگونه دریابند که کاملا میتواند از هر فرد برای خودش کتابداری بسازد و اینکه در دنیای اطلاعات پیوسته، دسترسی به اطلاعات خارجی بقدری آسان است که جامعه استفاده کننده مدیریت دانش می تواند به کلی کتابخانه سنتی را نادیده بگیرد.
پی آمد این گسترشها این است که جامعه کتابداری لزوما باید فعالانه جایگاه خود را در جامعه مدیریت دانش، بالاخص در دنیای سازمانی ترفیع بخشد. ما میتوانیم از این فرصت سود جوئیم ،اگر فقط قدم اول را در ورود به طراحی و بکارگیری سیستمهای مدیریت دانش برداریم. خصوصا در این دنیای رو به رشد بین المللی شده، که خدمات پایه کتابخانه ای بطور روز افزونی از بیرون تامین میشود، در طراحی سیستمهای اطلاعاتی ، بویژه سیستمهای مدیریت دانش است که کتابداران می توانند عمده ترین ارزش افزوده را ببار بیاورند. در دنیائی که استفاده کننده بطور روز افزونی جستجوی اطلاعات را خود انجام می دهد، بیشترین سهم کتابداران باید در طراحی، ساختار بندی و روز آمد کردن و نگهداری سیستمها باشد. دراینجاست که دانش کتابداران در باب اطلاعات خارجی موجود و نحوه ساختار بندی آن به بهترین وجه و نیز چگونگی طراحی و ایجاد دروازه های سازمانی به کارآمدترین وجه ممکن استفاده کننده را به بهترین منابع اطلاعات خارجی هدایت خواهد نمود.

خط پایان: متخصصان کتابداری و اطلاع رسانی می توانند از شناخت فزاینده اهمیت اطلاعات خارجی بعنوان کارت ورودشان به این نقش مهم و سرنوشت ساز در طراحی سیستم مدیریت دانش استفاده کنند.

http://it-group.mihanblog.com/
پانوشتها:
[۱] این مقاله ترجمه ایست از:
Koenig, M. E. D. (۲۰۰۵). "KM moves beyond the organization: the opportunity for librarians." Information Services & Uses ۲۵: ۸۷- ۹۳.
[۲] The annual Conference Board Conference on Knowledge Management and Organizational Learning