بایگانی به مثابه حافظه ملی

همانگونه كه اشخاص در اتخاذ تصمیمات و اقدامات خود از حافظه استمداد نموده و تجربیات، آموخته ها و مشهودات گذشته را، ملاك عملیات آینده قرار می دهند و از این راه با خودداری از تكرار اشتباهات گذشته و به كارگیری پند هایی كه از شكست های خود گرفته اند، راه آینده را هموار می نمایند، مركز بایگانی راكد نیز چنین است، با این تفاوت كه حافظه اشخاص، مغز آنها است و حافظه موسسات و سیاستگزاران، مركز بایگانی راكد است.۱ استادان حقوق اداری و آرشیو، معتقدند كه بایگانی از دو لحاظ دارای اهمیت است: ۱- اهمیت اداری: این نوع اهمیت زود گذر است و تنها خدمات رسانی و سرویس دهی آن، برای موسسات تولید كننده و اشخاص ذی نفع است.
محل این گونه بایگانی ها، در خود سازمان ها است. ۲- اهمیت تاریخی: برخی از سوابق و اسناد، پس از پایان كار و استفاده شدن در دستگاه ذی ربط، همچنان دارای اهمیت و ارزش و دارای عمری ابدی هستند و باید همیشه حفظ و نگهداری شوند. از اینجا است كه اهمیت تاریخی بایگانی روشن می شود. این بایگانی ها، اغلب وابسته به آرشیو ملی هستند و ضمن حفظ و نگهداری سوابق و بازیابی اطلاعات، اقدامات پیش آرشیوی نیز انجام می دهند. بر این اساس، با تمركز اسناد راكد مربوط به هم در یك جا و دسترسی سریع و آسان به آنها، اهمیت بایگانی بیشتر نمایان می شود.
این نوع بایگانی، تنها در آرشیو یا مراكز اسناد راكد متمركز است. اطلاعات جامع و قابل توجهی كه بایگانی های راكد در كشور ها ارائه می دهند، قابل مقایسه با هیچ یك از منابع و مآخذ موجود نیست. بایگانی راكد از هویت تاریخی و میراث فرهنگی كشور ها حكایت می كند و مركز بایگانی راكد در بسیاری از كشورها همانند آرشیو ملی، جدا از سایر سازمان های دولتی است.
● پیشینه بایگانی در ایران
بررسی های به عمل آمده در كاوش ها و تحقیقات، نشان می دهد كه رسم نگهداری و حفاظت منظم مكاتبات سیاسی، معاهدات و قرارداد ها و مدارك در ایران، از دیرباز رایج بوده است. در دوران هخامنشیان هسته مركزی و زیربنای تشكیلات اداری امپراتوری را، بایگانی سلطنتی تشكیل می داد. آنها مكاتبات خود را غالباً بر روی چرم و پاپیروس انجام می دادند كه به سبب آسیب پذیری این مواد، هم اكنون بیشتر آنها از میان رفته است.
پس از تسلط یونانیان بر ایران، اسكندر با بهره گیری از شیوه ها و بنیاد های بایگانی ایرانیان، سازمان بایگانی سلطنتی ایران را توسعه داد. شیوه نگهداری اسناد در ایران، بعد ها چنان گسترش یافت كه معمول دیگر كشورها نیز گردید. در دوره صفویه رونوشت تمام ارقام مربوط به امور مالی، احكام، نشانه ها، نامه ها و اسناد، در دفاتر مخصوص ثبت می شد. محل نگهداری این دفتر، «انبار دفترخانه دیوان اعلا» نام داشت.
در دوره قاجار اسناد، مكاتبات و رونوشت فرمان ها در دربار نگهداری می شد و بایگانی، جزء اداره بیوتات به شمار می رفت. در سال ۱۲۷۸ ش. وزارت امور خارجه به پیروی از روش بایگانی كشورهای اروپایی، بایگانی خود را مرتب كرد و طی سال های ۱۲۸۰ تا ۱۳۰۹ ش. اقداماتی برای به كار بردن روش نوین بایگانی انجام گرفت كه سرانجام در اردیبهشت ماه ۱۳۰۹ ش. تاسیس مركزی برای حفظ اسناد دولتی، به تصویب هیات دولت رسید.۲
در مهر ماه ۱۳۳۴ ش. دولت تصمیم گرفت اداره ای به نام «بایگانی كل كشور» تشكیل دهد. برای اجرای این طرح و تهیه مقدمات آن، كمیسیونی در دفتر مصطفی سمیعی معاون دائمی وزارت امور خارجه و با حضور دكتر نصر وزیر كار و مدیران كل كلیه وزارتخانه ها تشكیل شد و در این زمینه مذاكراتی به عمل آمد و برای تهیه گزارش و اخذ تصمیم نهایی، قرار شد این كمیسیون مجدداً جلساتی تشكیل دهد.۳ سرانجام در هفدهم آذر ماه ۱۳۳۸ ش. لایحه تشكیل بایگانی كل كشور به تصویب شورای معاونان رسید.۴ چنین پیش بینی گردیده بود كه این اداره، زیر نظر مستقیم نخست وزیری تشكیل شود تا بتواند با وابستگی به آن نهاد مقتدر، مشكلات انتقال پرونده های راكد دستگاه ها را به راحتی انجام دهد و اختیارات وسیعی در مورد تجهیزات، تنظیم، بررسی و نگهداری پرونده ها و سوابق داشته باشد.
این اداره دارای دو بخش بود كه یك قسمت مربوط به حفظ و جمع آوری سوابق تاریخی و اسناد محرمانه و دیگری مربوط به مشخصات كاركنان دولت بود و طرح ساختمان اداره مزبور- كه از طرف وزارت آبادانی و مسكن تهیه و برای تصویب به شورای عالی اداری ارسال شده بود- در اراضی كن پیش بینی گردیده بود و قرار بود از ابتدای سال ،۱۳۴۴ احداث ساختمان بایگانی كل آغاز شود. سرانجام، با توجه به افزایش حجم انبوه پرونده های راكد وزارتخانه ها _ كه مشكلات فراوانی را در امر نگهداری سوابق در ادارات بایگانی به وجود آورده بود _ با تصویب هیات وزیران در دی ماه ۱۳۸۴ مقرر گردید، برای تمركز پرونده های راكد وزارتخانه ها و موسسات دولتی، مركز بایگانی راكد وابسته به نخست وزیری در تهران و سپس در شهرستان ها دایر شود.
این مقررات، در هیات دولت در پنج ماده و یك تبصره تصویب شد و برای اجرا به وزارتخانه ها و موسسات دولتی و وابسته به دولت ابلاغ گردید و این، نخستین و موثرترین گام در راه تمركز، جمع آوری، حفظ و نگهداری اسناد و پرونده های باارزش بود.۵
با تاسیس سازمان اسناد ملی ایران در هفدهم اردیبهشت ،۱۳۴۹ ظاهراً مصوبه بایگانی راكد كل كشور به بوته فراموشی سپرده شد. هر چند سال ها بعد (در سال ۱۳۵۲ش) دكتر سیروس پرهام طی دو مصاحبه اظهار داشت كه جهت ایجاد مركز بایگانی راكد در محل اراضی قلعه سلیمان خانی، زمینی به مساحت ۲۰هزار مترمربع در نظر گرفته شده است و برای احداث ساختمان آن، اعتباری برابر ۸ میلیون تومان به تصویب رسیده است، ولی ابر سیاه فراموشی، سال ها بر چهره بایگانی راكد كل كشور سایه افكند.
● موقعیت كنونی بایگانی راكد در تشكیلات اداری
از آنجا كه در روند تشكیلات اداری ایران، سازمان اسناد ملی، نزدیك به پنجاه سال دیرتر تاسیس گردیده و با حجم انبوهی از سوابق و اوراق راكد دستگاه ها مواجه گردیده بوده است، از سویی نیاز بسیار شدید نسبت به تعیین تكلیف و جداسازی فوری اسناد باارزش از میان كوهی از سوابق راكد دستگاه ها احساس می شده است، در اردیبهشت ماه ،۱۳۷۰ در پی انتقال حجم انبوه سوابق و پرونده ها به سازمان، به منظور تمركز پرونده های راكد دستگاه ها (دریافت، شناسایی و كدگذاری اسناد و تنظیم پرونده ها بر اساس جدول زمانی مصوب شورای سازمان) واحدی به نام مدیریت بایگانی راكد تاسیس شد. این واحد، فعالیت خود را در یكی از انبارهای دخانیات با كمترین امكانات زیر نظر معاونت اسناد آغاز كرد و روح تازه ای در توسعه آرشیو و ساماندهی اسناد دمید.
شایان توجه است كه انبار مزبور به لحاظ ویژگی های ساخت، محلی مناسب برای حفظ و نگهداری و شناسایی اسناد و سوابق نبود، ولی به دلیل مشكلات عدیده سازمانی، ظاهراً چاره دیگری نبوده است. با كوشش ها و پیگیری های فعالانه، دلسوزانه و مجدانه معاون محترم اسناد ملی، پیام های امیدبخش و شادی آفرین در خصوص احیای طرح «مركز اسناد راكد كشور»، به گوش می رسد و با توكل به خدای متعال و همت مسئولان، جوانه این طرح، در هوای پاك اسناد ملی، در حال روییدن است. نتیجه بحث ها و پیگیری ها سبب گردید تا شورای اسناد ملی در جلسه مورخ ۲۲/۱۲/۸۳ مقرر دارد كه معاونت اسناد ملی گزارشی در خصوص ضرورت ایجاد مركز اسناد راكد كشور و خصوصیات آن در جلسات بعدی شورا ارائه نماید.۷
● موقعیت بایگانی راكد در سایر كشورها
امروزه بسیاری از كشورها، مراكز اسناد (Records Centres) ایجاد نموده اند تا وظایف جمع آوری، نگهداری اسناد به طور موقت، در دسترس قرار دادن آنها به اشخاص ذینفع، ارسال اسناد دارای ارزش دائمی به آرشیو ملی و امحای اوراق زائد را، طبق برنامه های منظم انجام دهد. هدف از این كار، نگهداری و سرویس دهی اسناد غیرجاری تحت شرایطی است كه صرفه جویی در جا، نیروی انسانی، وقت، محل و وسایل نگهداری صورت پذیرد. برای نمونه در كشورهای آمریكا، انگلستان و مالزی، به منظور اداره چنین اسنادی، شعبه های مختلف مركز اسناد راكد در نواحی گوناگون ایجاد گردیده است تا طبق برنامه صحیحی كه متضمن حداقل مخارج است، بتوان این گونه اسناد را اداره كرد.۸ آنچه از پیشینه تحول آرشیو ملی در كشورهای پیشرفته به خوبی استنباط می شود، این است كه در تغییراتی كه در محل تشكیلات آرشیو ملی داده شده است، همواره استقلال مركز اسناد راكد و تحكیم و افزایش قدرت عمل آن در زمینه دریافت، نگهداری، شناسایی و دردسترس قرار دادن اسناد، مد نظر و عنایت مسئولان بوده است و تقریباً در تمام كشورها، آرشیو ملی و مركز اسناد راكد، یك سازمان واحد را تشكیل داده و یا اینكه دو معاونت از سازمان واحدند.
● ارتباط بین آرشیو ملی و مركز بایگانی راكد
از آنجا كه گردآوری و حفظ اسناد ارزشمند، از جمله وظایف اصلی آرشیو ملی به شمار می رود و این امر مهم تنها از طریق همكاری و مساعدت مستمر مركز بایگانی راكد كل كشور (به عنوان پل ارتباطی آرشیو و دستگاه ها) عملی خواهد بود، و نیز وظایف مسئولان مركز بایگانی راكد، مكمل اقدامات دستگاه ها و یا افرادی است كه پرونده ها و سوابق را تولید كرده اند، رابطه مستقیم مركز بایگانی راكد و آرشیو ملی روشن می شود. بنابراین می توان چنین نتیجه گرفت كه مركز بایگانی راكد و آرشیو ملی، لازم و ملزوم یكدیگرند. همان گونه كه در قسمت وظایف و اهداف بایگانی راكد كل كشور بیان شد، مركز بایگانی راكد، موظف است سوابق غیرجاری وزارتخانه ها و موسسات دولتی و وابسته به دولت را، به شكل بهتر و كم خرج تری حفظ نماید و شرایط استفاده و بهره برداری از آن را، برای دستگاه ها یا اشخاص ذینفع، به نحو مطلوب تری فراهم سازد.
این كار، مساعدت و یاری آرشیو ملی را می طلبد كه با برنامه های منظم و دستورالعمل های مدون و جامع، اوراق زائد را از آن مجموعه كار گذاشته و اسناد و مداركی را كه ارزش نگهداری دائمی دارند، با رعایت اصول حفظ تقدس و نظم و ترتیب اولیه، به آرشیو منتقل نماید۹ و بدین طریق بار بایگانی راكد را سبك تر گرداند. بنابراین لازمه وجود مركز بایگانی راكدی فعال، داشتن آرشیوی مقتدر و مستقل است كه این مركز بتواند در سایه آن و به كمك آن به فعالیت خود ادامه دهد و بخش بسیار سنگین و حساس كار خود را به آرشیو ملی واگذار نماید. به همین خاطر است كه وظایف مركز بایگانی راكد و آرشیو ملی در بسیاری از مراحل تفكیك ناپذیر است.۱۰

پی نوشت ها:
۱- بوشهری، دكتر جعفر: مدیریت اسناد و فن بایگانی، چاپخانه افست، چاپ چهارم، تهران ،۱۳۴۷ ص ۱۴۶.
۲- آشنایی با سازمان اسناد ملی ایران، فصلنامه گنجینه اسناد، سال پنجم، بهار و تابستان ،۱۳۷۴ ص ۱۰ و نیز بنگرید به: قانون مصوب ۱۳۴۹ سازمان اسناد ملی ایران و مقررات بعدی آن.
۳- روزنامه كیهان، بیست و چهارم مهرماه سال ۱۳۳۴.
۴- همان، هفدهم آذرماه سال ۱۳۳۸.
۵- همان، هشتم دی ماه ،۱۳۴۳ برای آگاهی بیشتر بنگرید به: ۱- تصویب نامه شماره ۴۰۱۹۲ هیات وزیران، مورخ ۱/۱۰/۱۳۴۳ ، ۲- مصاحبه دكتر سیروس پرهام: روزنامه اطلاعات، چهاردهم بهمن ماه ۱۳۴۹.
۷- صورتجلسه شورای اسناد ملی، جلسه شماره ۲۰۹ مورخ ۱۲/۲/۱۳۸۳.
۸- وزیرنیا، دكتر مهدی، همان، صص ۹۶ و ۱۰۴.
۹-T.R.Schellenberg,Modern Archives: Principales and Techniques Chicago. ۱۹۵۶, P .۲
۱۰- نشریه لزوم و اهمیت آرشیو ملی و مركز بایگانی راكد كشور، مدیریت اسناد دولتی سازمان اسناد ملی ایران، ،۱۳۶۳ صص ۳ ۴، ، ۱۹ و ۲۳.
نادعلی صادقیان

منبع : روزنامه شرق