روابط عمومی در شرکتهای آب وفاضلاب روستایی(گذشته – حال –آینده)

روابط عمومی به عنوان یک نهاد ارتباطی متعلق به جامعه مدرن می باشد، این ساختار در بسیاری از کشورهای پیشرفته وصنعتی درجایگاه واقعی خود قرارگرفته ولی در جوامع جهان سومی این ساختار بیشترتقلیدی و دچار روزمرگی و پراکنده کاری شده است .روابط عمومی ها به دلیل جایگاه استراتژیک زیر بنایی خود می توانند سازمانهای مختلف را در همگامی با پیشرفت و تحولات جهانی یاری دهند، چرا که روابط عمومی یک واحد پویا و ارگانیک سازمانی است که هیچ گاه درآن سکون و تعطیلی وجود ندارد.
روابط عمومی مانند واحدهایی نظیر: اموراداری و مالی نیست که در ساعات و زمان های معینی فعالیت داشته باشد، بلکه مجموعه ای است با فعا لیت های خطیر، وسیع وشبانه روزی.حیات سازمانی مستلزم فعالیت مداوم روابط عمومی هاست و سازمان بدون روابط عمومی زنده و پویا، موفق و اثر بخش نخواهد بود .
آنچه حائز اهمیت است؛ ماهیت غیرمادی وظایف و مسئولیت های روابط عمومی هاست. بدین معنا که اولاً: تمامی پیکره سازمان با روابط عمومی در ارتباط است، ثانیاً: روابط عمومی فعالیتی است، مبتنی بر فرهنگ، اجتماع، گروه ها ، باورها ، اندیشه ها و...روابط عمومی در کشور ما نیاز به توسعه همه جانبه و ترقی و تعالی روزافزون دارد. چرا که امروزه کمتر سازمانی را در سطح جهان می توان یافت که فاقد واحد روابط عمومی باشد. این امر، نشانگر جایگاه و نقش استراتژیک روابط عمومی در زندگی فردی وادر اینجا لازم به یادآوری است که؛ تحقق اقدامات انجام شده با حمایت بی دریغ مدیریت عالی شرکت بوده، زیرا یک روابط عمومی زمانی می تواند موفق عمل کند که کارکنان یک سازمان و در رأس آن مدیریت عالی از آن حمایت کرده و اقدامات آن راموردتایید قراردهد . اینجاست که روابط عمومی می تواند بهترین ابزار موثر و مقرون به صرفه برای بهبود اعتبار سازمان باشد .
●موانع عمده فراروی روابط عمومی
درتدوین واجرای برنامه ریزی موفق درفعالیتهای روابط عمومی موانعی وجود دارد که مدیران ومتولیان امورروابط عمومی ، لازم است به آن دقت کنند و عدم دقت نظر در این خصوص می تواند این واحد را به سمت شکست و ناکامی در فعالیت ها سوق دهد .
●عمده ترین این موانع عبارتند از:
۱-مدیران و دست اندر کاران عالی روابط عمومی تصور کنند می توانند وظایف برنامه ریزی را به دیگران تفویض کنند و به این ترتیب خود را به طور مستقیم درگیر برنامه ریزی نکنند.
۲-مدیران و متولیان آن قدر درگیر مسایل جاری شوند که وقت کافی صرف برنامه ریزی نکنند و در نتیجه برنامه ریزی در سطوح پایین تر انجام گیرد و مراحل اجرایی بی ارزش و بی اعتبار شود.
۳-در بیان و تدوین واضح اهداف بعنوان مبنایی برای فرموله کردن برنامه های بلند مدت کوتاهی شود.
۴-نسبت به درگیر کردن مدیران اجرایی اصلی درفرآیند برنامه ریزی توجه لازم صورت نگیرد.
۵-در بکارگیری واقعی برنامه ها بعنوان معیاری برای ارزیابی عملکرد مدیر سهل انگاری شود.
۶-نسبت به خلق و ایجاد جو موافق و حامی برنامه ریزی کم توجهی شود.
۷-تصور این که برنامه ریزی جامع از سایر جنبه های فرآیند مدیریت مجزا است .
۸-مدیران و متولیان ارشد، برنامه های بلند مدت را که توسط رؤسای بخش ها و واحدها تهیه شده است، ارزیابی و بازنگری نکنند.
۹-تدوین طرحی انعطاف ناپذیر و پیچیده که مانع نوآوری باشد.
۱۰-مدیران و متولیان ارشد روابط عمومی تصمیم های مثبتی براساس احساس و بینش خود اخذ کنند که با برنامه های رسمی تضاد داشته باشد مسلماً، مواردی که گفته شد، می تواند تحقق اهداف و برنامه های روابط عمومی را با مشکلاتی مواجه کند. بنابراین توجه به این موارد باید مدنظر متولیان روابط عمومی قرار گیرد.روابط عمومی شرکت آبفار خراسان نیز سعی کرده است موانعی را که در بالا آورده شد تا حدودی از فراروی خود بردارد و زمینهٔ مناسبی را برای همکاری مدیران و کارکنان فراهم نماید. شاید بعضی موانع هنوز درمجموعه مشاهده شود که با یک برنامه ریزی استراتژیک وبلند مدت، فرصت ها و تهدیدها شناسایی و در جهت ایجاد رابطه ای مطلوب و مناسب، بعنوان مشاور مدیریت عالی در تحقق اهداف و سیاست های شرکت گامی فراتر بر خواهدداشت.
●برنامه ریزی استراتژیک در روابط عمومی :
استراتژی عبارت از اصولی است که به واسطه آن، فعالیت روابط عمومی مدیریت می شود. استراتژی باید به طور مستقیم به هدف بپردازد. برای مثال؛ زمانی که چند گروه طرفدار محیط زیست در (یوتا) می خواستند مانع تأسیس کارخانه ای شوند که انرژی آن از ذغال تأمین می شد، استراتژی آنان عبارت ازمتمرکز ساختن تمامی فعالیتها دریک منطقه بود . آنان به ارایه اطلاعات کلی درباره کارخانجات ذغال سوز نپرداختند، بلکه تمرکز آنان بر کارخانه ای خاص در محلی خاص بود .استراتژی آنان با این جمله بیان شد : (ما نباید آن کارخانه را آن جا بنا کنیم ، چرا که هوای پارک ها ی ملی (زیون وبریس ) آلوده خواهد شد . این تلاش ها نتیجه بخش بود چرا که ازاستراتژی درستی استفاده شده بود .رای طراحی استراتژی روابط عمومی می توان از نظرات متخصصین تبلیغات نیز بهره جست. آنان ثابت کرده اند که رسیدن به موفقیت ، وابستگی زیادی به رضایتمندی مشتری و جامعه مخاطب دارد. اگر آنان در دسترس نبودند، باید در جست جوی کسانی بود که دارای بیشترین قدرت تاثیر گذاری برمخاطبان باشند . پیام را باید به گونه ای تنظیم کرد که درک وباور پذیری آن حتمی باشد . اعتبار پیام نیز حائز اهمیت است . صحبت با سردبیران ودبیران بخش های مختلف یک رسانه خاص ، منطقی به نظر می رسد .البته نمی توان کاملا مطمئن بود که یک نشریه، مقاله ای را منتشر یا شبکه ای تلویزیونی برنامه خاص راتولید وپخش کند ، اما می توان علت ارایه مطالب وبرنامه ها وکوشش های انجام شده راارایه کرد تاآنجا که ممکن است باید خاص رفتار کرد اما نبابد درباره چیزی تعهد داد که توانایی انجام آن وجود ندارد.حال با ذکر مقدمه ای که در بالا آورده شد، اگر روابط عمومی در یک سازمان بخواهد در مسیر توسعه گام بردارد و برای تحقق آن برنامه ریزی کند، چاره ای ندارد جز توجه کردن به برنامه ریزی استراتژیک که مبتنی برشناخت محیط داخلی و خارجی، نقاط ضعف و قوت سازمان و فرصت ها و تهدیدها است و تا زمانی که جزء جزء این موارد تبیین نشود و برنامه ریزی براساس آن صورت نگیرد، نباید انتظار داشت که نایل شدن به اهداف به موقع صورت پذیرد .
●برنامه های استراتژیک روابط عمومی شرکت آبفار خراسان
الف ) آموزش دائم کارشناسان روابط عمومی ادارات تابعه
شرکت آبفار خراسان دارای ۳۰ اداره در سطح استان خراسان بزرگ می باشد و برای داشتن یک روابط عمومی مطلوب باید مسئولین روابط عمومی در ادارات تابعه آموزشهای لازم را فرا گیرند .
دراین زمینه با وجود کارشناسان ارشد علوم ارتباطات، سیر جریان کار اطلاع رسانی وارتقای سطح ارتباطات در جهان به خصوص استفاده از تکنولوژی جدید، ما را ناگزیر می کند تا آموزشهای مستمر داشته باشیم.
به صرف این که یک کارشناس در یک پست سازمانی قرار گرفته است ، نباید آسود ه خاطر بود که کار کارشناسی انجام می پذیرد.
بلکه انتظار می رود با ایجاد فرصت های مطالعاتی وآموزشی درقالب دوره های آموزشی کوتاه مدت درخود سازمان یا مراکز دانشگاهی آموزشهای مستمر انجام گیرد .
ب ) ارتباط فعال ، پویا و مستمر با نخبگان جامعه
آموزش وتحرک وارتباط با نخبگان می تواند روابط عمومی پویا وکارآمدی را بیافریند .
دستگاههای مختلف باتوجه به نوع فعالیت خود ، می توانند ازنخبگان جامعه درراه رسیدن به اهداف خود کمک بگیرند واین امر موجب به وجود آمدن روابط عمومی های شاداب وبا طراوت می شود . درغیر اینصورت بی متحرکی مرداب گونه باعث رکود وایستایی خواهد شد. فعالیت در این راستا یکی از برنامه های استراتژیک روابط عمومی شرکت آبفار خراسان است.ج ) ارتباط با رسانه ها
رسانه ها درانتقال پیام ها ودیدگاه ها نقش موثری دارند .حال سئوال اینجاست که چه کوششهایی ازسوی روابط عمومی صورت گرفته است تا دیدگاه ها ، تحلیل ها ونظرات آنها در رسانه ها منتقل شود
صرف برگزاری کنفرانس خبری برای رسانه ها نمی تواند در انتقال دیدگاهها موثر باشد و خبرهای از پیش تنظیم شده، تعیین کننده نخواهد بود. در شرایطی انتقال واقعی دیدگاه ها صورت می گیرد که این آغوش گشوده باشد و شأن و جایگاه مطبوعات و نمایندگان آنها حفظ و فرصت اظهار نظر و انتقاد به مطبوعات داده شود و همچنین روابط عمومی ها نیز آمادگی قبول خطاها واشتباهات را به منظور اصلاح امور داشته باشند. تاکنون روابط عمومی شرکت آبفار خراسان در این زمینه عملکرد نسبتاًٌ خوبی داشته و در بین رسانه ها جایگاه ویژه ای را بدست آورده، اما هنوز به نقطه ایده آل نرسیده ایم. ما در تلاشیم تا به ارتباط مستمر و مفیدتر خود با رسانه ها ادامه داده و از این طریق بتوانیم اعتبار خاصی برای شرکت آبفار خراسان در بین شرکتهای دیگر ایجاد کنیم و به نقطه عطف مورد نظر برسیم.
د ) ارتباط با مردم
مشتریان شرکت آبفار خراسان روستاییان عزیز می باشند که باید مدیران ارتباط خودرا بااین قشر زحمت کش و توانمند بیشتر از گذشته برقرار کنند مسلماً روابط عمومی شرکت بهترین گزینه برای ارتباط موثر مجموعه با مردم می باشد.مدیران روابط عمومی باید با مکانیسم ها و استفاده از ساز و کارهایی نظیر نگرش سنجی ، همه پرسی، مراجعه مستقیم به مردم و روش های مختلف دیگر برای اصلاح سیاست ها و آگاهی از نظرات مردم با آنها ارتباط برقرار کنند. روابط عمومی شرکت آبفار خراسان، در این خصوص از طریق آبداران روستائی با در اختیار قرار دادن فرم مخصوص به مشترکین روستائی نظرات آنها را مرتباً گرفته و نتیجه را آنالیز و در اختیار مدیریت عالی شرکت قرار می دهد.
ه) سنجش دائمی تأثیرات اجرای بر نامه ها بر زندگی مردم
صدها و هزاران پروژه در دستگاههای دولتی در حال اجرا است ، اما کدام یک از روابط عمومی ها میزان تاثیر آنها رابرزندگی مردم مورد سنجش قرار داده اند وگزارش آن راارایه کرده اند .به ندرت اتفاق می افتد که پس ازافتتاح یک پروژه ومراسم خاص ازسوی روابط عمومی ها تاثیرات آن برزندگی مردم ، میزان اشتغال ، افزایش درآمدها ، رشد رفاه اقتصادی وارتقای سطح آگاهی ودانش مورد سنجش وارزیابی قرار گیرد . درحالی که این کارها ازبخش های مهم فعالیت روابط عمومی به شمار می رود.کما اینکه اجرای بعضی پروژه ها درروستاها به دلیل عدم آگاهی روستاییان به مزایایی که از اجرای این پروژه ها نصیبشان می شود، مشکلات اجتماعی بوجود آورده و اجرای طرح را مختل می کند، حتی در این زمینه نیز روابط عمومی شرکت آبفار خراسان در تلاش است تا قبل از اجرای پروژه با برگزاری جلساتی در روستاها، مردم را نسبت به امکاناتی که اجرای یک طرح در اختیار آنان قرار می دهد، توجیه کند تا اجرای پروژه با روند رو به رشدی و حتی با همکاری مردم روستا محقق شود .
و) تغییر مستمر تکنیک ها و تا کتیک ها متناسب با شرایط اجتماعی ، سیاسی و فرهنگی کشور
متناسب با تغییرات جامعه باید نظاره گر تغییر مستمر در تکنیک ها وتاکتیک ها ی روابط عمومی توسعه نیز باشیم .چرا که تکرار مکررات نمی تواند مفید باشد و باید در کنار ریسک پذیری مدیران روابط عمومی در اتخاذ تکنیک ها و روش های جدید شناخت محیط، مطالعات جامع در دستیابی به روش های نوین همراه با تحولات به وجود آمده، تجربه ها و روش های جدید را نیز به اجرا گذاشت.روابط عمومی شرکت آبفار خراسان نیز در جهت ایجاد یک ارتباط پویا و مؤثر روشهایی را متناسب با سیاستهای شرکت و نوع جامعه هدف مد نظر قرار داده است.
ی) استفاده از ICT,IT
ازآنجا که ارتباطات و اطلاعات با هم ممزوج شده و بعنوان فرآیندی جدید در تعامل با یکدیگر هستند، روابط عمومی توسعه نیز برای حرکت به سوی یک جامعه توسعه یافته ، گریزی ازمجهز شدن به فناوری های روزندارد.نظام ارتباطی کشور و واحد های روابط عمومی وهمچنین نظام مطبوعات و رسانه ها و تبلیغات کشور برای آنکه بتوانند درمسیر توسعه و در تعامل با سایر بخش ها قرار بگیرند، باید درمجموع فعالیتها به یک نگاه فرابخشی برسند .بعنوان مثال بخش فرهنگ در تعامل با سایر بخش های سیاسی واقتصادی واجتماعی است وچنانچه روابط عمومی ها ورسانه ها ونظام ارتباطی وسایربخش ها بدون توجه به نگاه فرابخشی وبدون تعامل بایکدیگر وارد عمل شوند، نمی توان به پیشرفتی نایل شد. شرکت آبفارخراسان در این زمینه اقداماتی چون ایجاد شبکه اتوماسیون اداری، استفاده از سیستم الکترونیکی در خصوص امور ارتباطات انجام داده و جزو برنامه های استراتژیک شرکت می باشد که در آینده بتوانیم بصورت گسترده تری از این امکانات بهره گیری نموده و حتی به شبکه برون سازمانی دولت نیز اتصال پیدا کنیم.
● روابط عمومی وطرح تکریم ارباب رجوع
یکی از عمده ترین وظایف واحدهای روابط عمومی درتمام سازمان ها ، اطلاع رسانی وآموزش است .
درزمینه اطلاع رسانی روابط عمومی تلاش می کند تا در دو بعد درون و برون سازمانی وظیفه خود را انجام دهد.مطمئناً ارباب رجوع فکر می کند هرگاه به سازمانی مراجعه کند، همه افراد باید درخدمت او باشند و کار و امور مرتبط با او را به نحو مطلوب و مؤثر انجام دهند.
در یک دسته بندی کلی می توان خواسته ها و انتظارات ارباب رجوع را به دو بخش تقسیم کرد:
الف ) خواسته های بر مبنای ضوابط قانونی ب ) خواسته های خارج از ضوابط قانونی
خواسته های قانونی ارباب رجوع به مجموعه ای ازخواسته ها وانتظارات اطلاق می شود که در چارچوب قوانین و مقررات سازمان قابل تحقق باشد. ارباب رجوع می خواهد این بخش از خواسته هایش با سرعت و کیفیت مناسبی برآورده شود .خواسته های خارج از ضوابط قانونی ارباب رجوع مجموعه ای از خواسته ها وانتظارات را شامل می شود که درچارچوب قوانین ومقررات سازمان قابل تحقق نیست ، ولی ارباب رجوع انتظار دارد کارکنان سازمان مقررات را نادیده انگاشته و با تطمیع و روشهای دیگر سعی می کند به خواسته های خود برسد .قطعاً راضی کردن ارباب رجوع دراین زمینه کاری غیر اخلاقی و غیر قانونی قلمداد می شود و می تواند معیارهای ناگواری را برای مسؤول مربوطه به همراه داشته باشد .وظیفه و رسالت اصلی روابط عمومی دراین مقوله ، مشخص کردن زمینه های کاری وشیوه های مطلوب و مناسب برخورد با ارباب رجوع درسازمان واجرای دقیق طرح تکریم با رضایت خاطر متصدی مربوطه است و این امر انجام پذیر نیست، مگر با زمینه سازی مناسب برای اجرای طرح. بعبارتی حتی اگر بخشنامه و دستورالعمل های مربوطه دقیق و مناسب طراحی شده باشند، تا زمانی که بستر و زمینه استقرار طرح تکریم توسط واحدهای روابط عمومی آماده نشده باشد ، نمی توان به اجرای موفقیت آمیز طرح مذکور دل بست .بنابراین درفرآیند مشتری مداری باید بدانیم وظیفه مان دربرابر مردم چیست وازسوی دیگر مردم چه نقشی دربرابر ما ایفامی کنند . به بیان ساده تر روابط عمومی موظف است برای مردم ، ارباب رجوع وکارمندان مشخص کند، جایگاه روابط عمومی ومردم دراین فرآیند ارتباطی کجاست .روابط عمومی شرکت آبفار خراسان در اجرای طرح تکریم ارباب رجوع با مشارکت همه کارکنان شرکت در جهت اهداف سازمان اقدامات قابل توجهی از جمله تشکیل کمیسیون طرح تکریم متشکل از مدیران شرکت ، برگزاری جلسات کمیسیون جهت بررسی و تصویب راهکارهای اجرایی مناسب، ابلاغ مصوبات کمیسیون به مدیریتها و ادارات تابعه جهت اجرا، توزیع فرم نظر سنجی در ادارات تابعه و ستاد استان و آنالیز آنها بصورت ماهانه و اعلام نتیجه آن به مسئولین مربوطه جهت ارتقاء خدمات دهی و پاسخگویی مطلوب، راه اندازی سیستم ارتباطات مردمی سایت اینترنتی و نصب تلفن گویا، پیام گیر برای تسریع در برقراری ارتباط با مشترکین و ارباب تماس را انجام داده و تلاش می کند تا در آینده اقدامات بیشتری را نیز دراین زمینه به انجام برساند زیرا وظیفه اصلی روابط عمومی ایجاد، حفظ و نگهداری روابط روابط مطلوب و حسنه با جامعه است، جامعه ای که شکست وموفقیت سازمان به آن وابسته است .
● جمع بندی و نتیجه گیری :
امروزه اهمیت جایگاه روابط عمومی درتوسعه هدف ها وفعالیتها ی شرکتهای آبفار بر کسی پوشیده نیست واکنون شرایط وساختار جوامع به دنبال تحولات گوناگون آنچنان پیچیده شده است که تحقق این اهداف وتوسعه فعالیتهای شرکت به آسانی میسر نخواهد شد . دراین راستا بررسی بسیاری از تجارب وشواهد نشان می دهد که باوجود تلاش ها وفعالیتهای انجام شده به دلیل عدم حضور روابط عمومی موثر، این شرکتها نتوانسته اند به موفقیت قابل توجهی برسند، حتی فعالیتهای بسیاری از آنها نیز از نظر مسئولین وزارت ضعیف تلقی شده است. این در حالی است که وجود روابط عمومی مؤثر در شرکتهای آبفار می تواند موجب گسترش فعالیتهای سازمان از یک سو و جلب افکار عمومی از سوی دیگر شود .با توجه به اینکه شرط بقا و دوام هر سازمان ، داشتن ارتباطی پویا، عمیق و مؤثر با جامعه هدف است و نقش روابط عمومی در گسترش اهداف و فعالیتهای سازمان و برقراری ارتباط با توده های مردم برکسی پوشیده نیست که البته موفقیت در این امر بستگی به میزان آگاه ساختن مردم از اهداف، برنامه ها، فعالیتها و نتایج عملکردها از طریق ایجاد، تقویت وحمایت ازعنصر روابط عمومی دارد.روابط عمومی شرکت آبفار خراسان با شرح گذشته و اقدامات انجام شده در حال حاضر و برنامه ریزی استراتژیک برای آینده در تلاش است تا نقش اصلی خود را ایفا نماید. بدین معنی که از یک طرف باید به مردم پاسخگو باشد و از سوی دیگر تلاش کند تا چهره ای مطلوب از شرکت به جامعه هدف معرفی کرده تا بتواند روابط عمومی را در شرکت آبفار خراسان به جایگاه واقعی خود برساند .جتماعی افراد و سازمان هاست.
بطور کلی روابط عمومی چشم و گوش و قلب سازمان است که بدون آن حیات سازمانی دوام ندارد. به عبارت دیگر؛ روابط عمومی کار مدیریت است.
‌● نقش روابط عمومی در سازمان ها
در واقع؛ یکی از مبانی توسعه سازمانی، روابط عمومی است. بدلیل آن که روابط عمومی، پایگاه اطلاعاتی و ارتباطی سازمان است. پس نادیده گرفتن روابط عمومی ، یعنی نادیده گرفتن حجم وسیعی از مخاطبان و اهمیت ندادن به پاسخگویی، یعنی عدم اعتقاد به کارگروهی و مشارکتی که با نگرش سازمان یافته مغایرت دارد .سازمان بعنوان یک سیستم اجتماعی با هدف و وظایف مختلف نیازمند آن است که توسط روابط عمومی خود: ۱) به جامعه، مطبوعات، مدیران و...معرفی شود. ۲) رشد و توسعه یابد ۳) بازخوردها را تجزیه و تحلیل کند. ۴) موفقیت ها، شکست ها ، قوت ها و ضعف ها را بررسی و مطالعه کند . ۵) درعالم تجارب، رقابت و صحنه های بین المللی به موفقیت دست پیدا کند .روابط عمومی ها درسازمانها نقش های زیادی را بر عهده دارند که از آن جمله؛ می توان به توزیع اطلاعات، انجام تبلیغات و برقراری ارتباط دوسویه بین مخاطبین و مدیریت سازمان اشاره کرد. با توجه به این که در سازمان های برتر، همه واحدها علاوه بر نقش های سنتی، نقش های دیگری نیز ایفا می کنند تا سازمان را به جایگاه برتر برسانند، واحد روابط عمومی نیز در راستای نیل به اهداف سازمانی، دارای وظایف سنگینی بوده و نقطه عطف دیگر واحدها محسوب می شود.بطور کلی نقش های روابط عمومی در سازمان ها را می توان به شرح زیر بیان کرد :
الف ) نقش آینده نگری :
هدف از آینده نگری، محاسبه یا پیشگویی برخی از رویدادها یا شرایط آتی است. آینده نگری به مدیرکمک می کند تا شرایط آینده را به خوبی بشناسد و برای مشکلاتی که در راهند، چاره اندیشی کند. به بیان دیگر هدف اصلی آینده نگری، کسب آگاهی درباره رخدادهای نامعلومی است که احتمالاً در آینده، روی خواهد داد.با توجه به تحولات سریع و متنوع سیاسی، اقتصادی، اجتماعی و فرهنگی که در محیط سازمان رخ می دهد، لازم است در درون سازمان، مکانیزمی طراحی شود که بتوان به موقع تحولات را پیش بینی و استرانژی مناسبی برای مدیریت بر محیط تدوین کرد. بدین منظور، جایگاهی که در آن می توان در این زمینه سرمایه گذاری کرد، روابط عمومی است. بطور کلی، روابط عمومی در نقش«آینده نگری» لازم است در زمینه هایی چون کسب آگاهی درباره حوادث نامعلوم که روی خواهد داد، تحلیل اطلاعات محیطی در زمینه های مختلف، پیش بینی های عالمانه درباره تحولات محیط و اثرات آن بر سازمان، تقویت افق شناسی برنامه نویسی برای آینده، آینده گزینی و به دنبال آن آینده سازی برای سازمان فعالیت داشته باشد.
ب ) نقش بحران ستیزی
هر سازمانی در دوره فعالیت خود دچار بحران های مختلفی می شود که مدیریت بر بحران های سازمانی از اهمیت ویژه ای برخوردار می باشد. دراینجا؛ نقش روابط عمومی فراهم کردن زمینه برای بکارگیری همه ظرفیت ها و توانمندی های موجود سازمان برای حل بحران می باشد.
ج ) نقش اعتبار سازی برای سازمان
یکی از عوامل جلب و جذب مشتریان جدید و کسب مزیت رقابتی برای سازمان، وجود اعتبار و آبروی سازمان است. معمولاً سازمان ها بطور نسبی از اعتبار و حیثیت اجتماعی برخوردارند. البته این اعتبار اجتماعی ممکن است، تحت تأثیر عوامل مختلف برون و درون سازمانی خدشه دار شود. براین اساس؛ یکی از نقش ها و شاید از مهمترین نقش های روابط عمومی حفظ حیثیت و اعتبار سازمان و همچنین اعتبار سازی جدید متناسب با شرایط و ویژگی های سازمان است .بطور کلی مکانیزم هایی چون : دیدن نتایج فعالیت های سازمان از طریق نظرخواهی مستمر، آشکار کردن نتایج فعالیت از طریق رواج تبلیغات سازنده و علمی و مشخص کردن میزان تأثیر گذاری تولیدات سازمان برافراد جامعه و ارتباط نزدیک با ارباب رجوع که در افت وارتقاء اعتبار سازمان بسیار مؤثر است، می باشد.
د ) نقش فرهنگ سازی
هدف فرهنگ سازی این است که؛ احساس هویت را در اعضای سازمان تقویت کند. بطوری که درآنان نسبت به باورها و ارزش ها تعهد ایجاد می کند. ارزش ها موجب تقویت و ثبات هرچه بیشتر سازمان می شوند و افراد تازه کار را به علت وجودی فعالیت و رویدادهای سازمان آشنا می کنند.روابط عمومی از طریق مدیریت نهادی می کوشد تا خود نمونه ای از ارزش های سازمانی باشد و با فعالیت های خاص خود ارزش را به اثبات رساند و کارکنان روابط عمومی ها همواره باید توجه داشته باشند که هر نوع عمل یا گفتاری بر فرهنگ و ارزش های سازمان اثر می گذارد.
بطور کلی روابط عمومی برای عملی کردن نقش فرهنگ سازی ، لازم است درزمینه های زیرفعالیت کند .
۱_ ارزش آفرینی ازطریق تضعیف ویژگی های نامطلوب وتقویت ارزش های فرهنگی مطلوب.
۲_ ایجاد انسجام فرهنگی میان کارکنان به شکلی که همه دارای یک فرهنگ مشترک وقوی شوند.
۳-ایجاد هویت فرهنگی در سازمان به شکلی که همه کارکنان به عضویت درسازمان افتخار کنند.
۴-نهادینه کردن فرهنگ سازمان از طریق اجرای درست سیاست ها وبرنامه های سازمان.
-روابط عمومی در سازمان ها دارای نقش های بسیار زیادی می باشند که فقط به اهم آن اشاره شد و مجموعهٔ این فعالیت ها بعنوان پل ارتباطی بین درون و برون سازمان می باشد.
●نقش روابط عمومی شرکت آبفار خراسان درگذشته :
از ابتدای سال ۱۳۷۷، با تشکیل شرکت های آب و فاضلاب روستایی با توجه به اینکه روابط عمومی سازمان جهاد سازندگی به لحاظ تشکیلاتی بر فعالیتهای ارتباطی این شرکت احاطه داشت، روابط عمومی شرکت آبفار فقط بصورت اسمی در شرکت مستقر بود و عملاً واحدی بنام روابط عمومی به صورت فعال دیده نمی شد و این روند در شرکت آبفار خراسان تا سال ۱۳۸۰ ادامه داشت.در این دوره سه ساله یعنی ازسال ۷۷ تا۸۰ روابط عمومی شرکت آبفار خراسان در فعالیتهای برون سازمانی وحتی در درون سازمانی به جایگاه واقعی خود نرسیده بود و بیشتر فعالیتهای روابط عمومی بخصوص برون سازمانی از طریق روابط عمومی جهاد سازندگی انجام می شد .پس از انتزاع شرکت آبفار خراسان ازوزارت جهاد کشاورزی و الحاق به وزارت نیرو، روابط عمومی شرکت تا حدودی بصورت مستقل فعالیت های درون و برون سازمانی خود را به طور سازمان یافته آغاز کرد که این امر ناشی از توجه قابل قبول مسؤولین محترم وزارت نیرو به نقش روابط عمومی های شرکتهای تابعه می باشد .
●وظایف و کارکرد روابط عمومی شرکت در حال حاضر:
روابط عمومی ها باتوجه به ماهیت، اهداف و مأموریت های شرکت خود ، وظایف متنوع و مختلفی را برعهده دارند ، اما بدیهی است که روابط عمومی شرکتها وجوه اشتراکی نیز بایکدیگر دارند . مثلاً : کسب تفاهم، حفظ تفاهم ونشر تفاهم یک وظیفه عام در حیطه وظایف روابط عمومی هاست.روابط عمومی می تواند به ایجاد یک جو سازمانی مطلوب وسازنده و همراه با آرامش و نشاط در سازمان کمک کند، کما اینکه درشرکت آبفار خراسان این فضا با اقداماتی که در ذیل می آید، ایجاد شده است :
۱-برقراری ارتباط منظم واصولی با رسانه ها ، صداوسیما ، جراید و...
در این مورد، لازم به توضیح است که اخبار وگزارشات این شرکت بصورت معمول روزانه ۲ مورد چه در روزنامه های استانی وکشوری به چاپ می رسد که این اخبار بصورت آرشیوی درروابط عمومی شرکت موجود می باشد .
۲-برقراری ارتباطات مفید وموثر درون سازمانی وبرون سازمانی
۳-دریافت نظرات و پیشنهادات مردم وکارکنان و انعکاس آنها به معاونت ها و مدیریت های مربوطه و درصورت لزوم، به مدیریت عالی شرکت و اعلام نتیجه و پاسخ.
دراین زمینه نیز باتهیه فرم های نظر سنجی از ارباب رجوع، راه اندازی سیستم ارتباط مردمی از طریق سایت اینترنتی و تلفن گویا و پیام گیر اقدامات قابل توجهی انجام شده است.
۴-برگزاری کنفرانس ها ، همایش ها مصاحبه های خبری و مطبوعاتی و رادیو و تلویزیونی.
۵-تبیین جایگاه و تشریح فعالیتها و اهداف شرکت برای جامعه و مخاطبان.
۶-حضورفعال در جلسات درون سازمانی و برون سازمانی و صنفی و حرفه ای.
۷-تلطیف فضای شرکت به هنگام بروز مشکلات و سوانح.
۸-جلب مشارکت همگانی، ایجاد پویایی سازمانی، افزایش سطح آگاهی های مورد نیاز کارمندان و پیمانکاران «آبداران روستایی» و مشترکین از طریق برگزاری جلسات آموزشی همگانی و رسانه ها.
۹-انجام فعالیت های رفاهی، عمومی برای بالارفتن روحیه تعلق سازمانی در کارکنان، مانند: برگزاری اردوها، تورهای علمی، سیاحتی، زیارتی و...
۱۰-تنظیم مطالب واطلاعیه های لازم به مناسبت های مختلف و ارسال آن به مدیریت ها و ادارات تابعه.
۱۱-فراهم کردن زمینهٔ استفاده از تجیهزات لازم و پیشرفته در ارتباط با فعالیتهای روابط عمومی.
۱۲-گرامیداشت و بزرگداشت مناسبت ها و برگزاری مراسمات فرهنگی، مذهبی، جشن های دانش آموزی و خانوادگی و...

منبع : پایگاه اطلاع رسانی وزارت نیرو