مدیریت پروژه

یکی از عوامل موفقیت پروژه وجودیک طرح پروژه است که به خوبی تعریف شده باشد. در اینجا شیوه ‌شش مرحله‌ای ‌برای ایجاد یک طرح ‌پروژه‌ آمده ‌است:
● مرحله ۱ : طرح پروژه‌ را برای ‌ذینفعان ‌کلیدی‌ توضیح دهید و درباره اجزای کلیدی‌ آن مذاکره نمایید. متاسفانه، "طرح پروژه یکی از اصطلاحات غیر قابل ‌‌درک ‌در مدیریت ‌پروژه ‌است.
طرح پروژه سندی پویاست که می‌تواند در دوره زندگی پروژه تغییر یابد. و همانند ‌نقشه‌‌، جهت‌گیری ‌پروژه‌ را مشخص‌ می‌کند. تصور کلی بر اینست که طرح ‌پروژه ‌معادل دوره زمانی پروژه ‌است. اما دوره زمانی یکی از ‌مولفه‌های طرح ‌است. طرح ‌پروژه ‌محصول ‌عمده فرایند‌ برنامه‌ریزی کلی پروژه است. لذا همه مستندات برنامه‌ریزی را در بر می‌گیرد. برای مثال، طرح پروژه ‌ساخت ‌یک ساختمان اداری جدید نه تنها شامل مشخصات ساختمان ‌است، بلکه بودجه ‌و زمان‌بندی‌، خطرات، پارامترهای ‌کیفیت، عوامل ‌‌محیطی و غیره ‌را نیز در بر می‌گیرد.
اجزای ‌طرح ‌پروژه ‌عبارتند از:
▪ خطوط ‌‌راهنما: که گاهی اوقات ‌معیارهای کارآیی ‌نامیده ‌می‌شوند. زیرا کارآیی ‌‌کلی‌ پروژه ‌‌با این معیارها سنجیده ‌می‌شود.
▪ طرحهای‌ مدیریت‌ خطوط ‌‌راهنما: این ‌طرحها شامل ‌مستندسازی‌ مدیریت ‌واریانسها در پروژه هستند.
▪ سایر محصولات ‌فرایند برنامه‌ریزی: این ‌محصولات ‌شامل ‌طرحهایی‌ برای مدیریت ‌خطر، کیفیت، تدارکات، استخدام‌ و ارتباطات هستند.
● مرحله ۲ : تعریف نقشها و مسئولیت ها
▪ شناسایی ذینفعان- یعنی کسانیکه که به پروژه ‌یا خروجی آن علاقمندند. شناسایی ‌ذینفعان ‌چالش‌ برانگیز و در پروژه‌های ‌پر خطر و بزرگ ‌دشوار است.
● مرحله ‌۳ : توسعه بیانیه‌ حوزه کار
بیانیه ‌حوزه ‌‌کار از مهمترین ‌اسناد در طرح ‌پروژه ‌است. این بیانیه برای حصول اتفاق نظر با ذینفعان ‌درباره پروژه ‌به ‌کار می‌رود. این ‌سند در دوره ‌زندگی ‌پروژه ‌رشد و تغییر می‌کند. بیانیه‌حوزه‌ کار شامل:
▪ نیاز کسب ‌و کار و مساله ‌کسب ‌و کار است
▪ اهداف ‌پروژه‌، به منظور حل ‌مشکلات ‌کسب ‌و کار
▪ مزایای انجام پروژه
▪ حوزه ‌‌پروژه
● مرحله ‌۴ : توسعه‌ خطوط‌ راهنمای ‌‌پروژه
خطوط‌ راهنمای ‌حوزه ‌پروژه. به ‌محض ‌اینکه ‌یافته‌های ‌پروژه ‌در بیانیه ‌حوزه‌ پروژه‌ تایید شدند، باید به صورت ساختار تقسیم فعالیت درآیند. در این حالت، خطوط راهنما شامل همه یافته‌های تولید شده در پروژه است و لذا همه کارهای انجام شده را شناسایی می‌کند. این یافته‌ها باید غیر انحصاری باشند. برای مثال، ساخت یک اداره، یافته‌های بسیاری از جمله نحوه ساخت، توصیه‌ها، طرح‌ها و دورنماها را در بر می‌گیرد.
▪ خطوط راهنمای زمان بندی و هزینه
▪ شناسایی فعالیت‌های مورد نیاز برای تولید هر یک از یافته‌های شناسایی شده در خطوط راهنمای حوزه پروژه. شرح مبسوط نحوه وابستگی وظایف‌ به ‌عوامل متعدد نظیر تجربه تیم، خطرات پروژه، عدم قطعیت، ابهام مشخصه‌ها، میزان هزینه مورد نیاز و ....
▪ شناسایی منابع هر فعالیت
▪ تخمین زمان مورد نیاز برای تکمیل هر فعالیت
▪ تخمین هزینه هر فعالیت ‌با استفاده از میانگین نرخ ساعات هر منبع.
▪ بررسی محدودیت‌های منبع یا زمان واقعی مورد نیاز هر منبع
▪ تعیین فعالیت‌های وابسته و توسعه مسیر بحرانی
▪ تعیین تقویم زمانی همه فعالیت‌ها به صورت (هفتگی، ماهانه، فصلی، سالانه)، به عبارتی هرفعالیت به چه میزان زمان نیاز دارد و زمان شروع و پایان آن چه هنگام است.
این فرایند یکباره شکل نمی‌گیرد، بلکه‌ در خلال پروژه، برخی یا همه این گام‌ها تکرار خواهند شد.
● مرحله ۵ : ساخت طرح‌های مدیریت خطوط‌ راهنما
به محض اینکه خطوط راهنمای حوزه، زمان بندی و هزینه پروژه را بنا نهادید، طرح‌های مدیریت این خطوط راهنما، ایجاد می‌شوند. معمولا همه طرح‌های مدیریتی شامل فرایند بازنگری و تصویب برای اصلاح خطوط راهنما هستند. معمولا سطوح مختلف تصویب برای انواع مختلف تغییرات لازم است. همه درخواست‌های جدیدحوزه، زمان یا بودجه پروژه‌ را تغییر نمی‌دهند، اما برای مطالعه درخواست‌های جدید و تعیین میزان تاثیرشان بر پروژه، به یک فرایند نیاز داریم.
● مرحله ۶ : ارتباطات
طرح ارتباطات ‌یکی از جوانب مهم طرح پروژه ‌است. این سند به موارد ذیل اشاره دارد:
▪ هر فرد در پروژه چه گزارشاتی، در چه فرمتی و با چه رسانه‌ای را درخواست می‌کند.
▪ اطلاعات پروژه در کجا ذخیره می‌شوند و چه کسی می‌تواند به اطلاعات دسترسی پیدا کند.
▪ چه پارامترهایی برای حصول اطمینان از کیفیت محصول مورد توجه قرارگرفته‌اند.
▪ چه تدابیری برای رویارویی با عدم قطعیت‌ها اندیشیده شده است.
به محض اینکه طرح پروژه تکمیل شد،باید محتوای آن به ذینفعان کلیدی ارائه شود.
● مراحل بعدی عبارتند از: اجرا و کنترل طرح پروژه.
توسعه یک طرح شفاف پروژه زمان‌بر است. مدیر پروژه شاید بخواهد هرچه سریعتر به مرحله اجرا برسد. اما اگر برای ایجاد یک طرح شفاف پروژه، زمان صرف کند، به آسانی می‌تواند موفقیت پروژه‌ را تضمین کند.

شهناز پیروزفر
http://www.industryinfobase.ir/cofarsi/cofarsi/science/Article.asp?Id=ARQ۱۶۸۵#ARQ۱۶۸۵

منبع : بانک مقالات فارسی