استراتژی تدوین اهداف جهت توسعه سازمان

توسعه اهداف سازمانی بیشتر هنر است تا علم. تدوین اهداف نیاز به ابتكارات و خلاقیت داشته و زنده نگاه داشتن آن مستلزم تعهد نسبت به آن هدف است. جهت مشخص نمودن روش‏های توسعه سازمان بر مبنای هدف و ابراز عقیده نسبت به هر یك از طرق موجود، باید اهداف تفسیر گردند. اهداف سازمانی انگیزه و انرژی برای حركت بوده و راهنمایی برای رهسپار شدن سازمان به سوی اعمال موفقیت‏آمیز می‏باشد. مدیران بسیاری از سازمان‏ها اهداف سازمانی را به صورت علمی پیاده می‏كنند و در مرحله اول این مدیران در پیش‏بینی برنامه‏های فروش و عایدی ناشی از آن بسیار كوشا هستند تا در مرحله بعد، اهداف سازمان را تدوین كرده و آنها را در جهت خطمشی سازمان هدایت كنند. در انتها در صورت عملی نشدن اهداف نهایی سازمان، مدیران، كارمندانی را كه به هر ترتیب مغایر با اهداف سازمان عمل كرده‏اند مورد مواخذه قرار می‏دهند در نتیجه كارمندانی كه با مدیران هماهنگ نیستند احساس می‏كنند كه مدیران از آنها قدردانی نمی‏كنند و یا در دادن پاداش به كوشش‏های آنها منصف نیستند.
در این خطمشی سازمانی، افراد مهم هستند اما افراد به طرفی هدایت می‏شوند كه تجارت به آن احتیاج دارد، بدون آنكه ارزش شخصیتی كاركنان اهمیت داشته باشد به عبارت دیگر از افراد فقط برای رساندن سود به سازمان استفاده می‏شود.
روگرهاریسون Roger Harrison در نوشته‏های خود چهار نوع سازمان را توصیف می‏كند كه هركدام با فرهنگ ویژه خود كوشش می‏كنند به آهستگی اهداف را به كاركنان القاء كنند. اولین نوع از آنها سازمان با گرایش »قدرت« نامیده می‏شود در این سازمان یك رهبر بسیار قوی در ارتباط با كنترل‏های كامل سازمانی وجود دارد و از نیروی انسانی انتظار دارد كه هرچه به آنها می‏گویند اجرا شود، نتیجتا سازمان فقط از بخش كوچكی از انرژی فوق‏العاده كاركنان بهره‏مند می‏شود.
نوع دوم از فرهنگ، سازمان با گرایش »مقررات« است كه در این فرهنگ كنترل‏های سازمانی مطابق با قوانین و آیین‏نامه‏هاست در این نوع فرهنگ سازمانی، از استعدادها به وسیله طرح‏ها و عوامل غیرسودمند استفاده بیش از اندازه می‏شود.
نوع سوم فرهنگ، سازمان با گرایش »موفقیت« است در این فرهنگ سازمانی از تمام كاركنان در مسیر رسیدن به اهداف استراتژیك سازمان استفاده می‏شود در صورتی كه پیشنهادات ارایه شده در عمل سودمند و رضایتبخش بوده و همچنین از درصد بالایی از اطمینان برخوردار باشند، در غیر این صورت تعدادی از اعضاء سازمان در موقع كار كردن گرایش و تاكید زیادی به خراب كردن و منهدم كردن دارند. البته در این فرهنگ سازمانی توجه كمی به آسایش و رفاه زندگی كاركنان وجود دارد.
چهارمین و آخرین نمونه فرهنگ، سازمان با گرایش »كمك و حمایت« است در این نمونه از فرهنگ سازمانی نیروهای انسانی بسیار مهمتر از سود هستند، یعنی این انسانها ارزشمندتر از شغل و كار و تجارت می‏باشند. كارمندان با یكدیگر روابط محكم و دوستانه‏ای را ایجاد می‏كنند كه به بعد از ساعات محیط كار نیز منتقل می‏شود. هركدام از این فرهنگ‏ها دارای نكات مثبت و منفی هستند مسیری كه اهداف سازمانی را می‏سازد و شیوه‏ای كه هدف سازمانی را به مورد اجرا درمی‏آورد مشخص نمودن هدف و ماموریت موسسه با استفاده از تمام امكانات مثبت چهار فرهنگ در شركت می‏باشد این وضعیت به عنوان تعادل فرهنگی سازمان مطرح است و موفق‏ترین سازمان‏ها این موازنه را رعایت می‏نمایند، مدیران موفق توانایی استفاده موثر از نیروی انسانی خود را دارند.
●توسعه یك رویاست
اولین گام در توسعه اهداف سازمانی، ساختن یك تصور ذهنی از آن است، موقعیت موسسه چیست؟ ما با جدیت و سعی و كوشش می‏خواهیم به كجا برسیم؟ سازمان به چه دلیلی وجود دارد؟ برای گسترش دادن و تكمیل این تصور مدیران باید به سوالات فوق جواب دهند اما مهمتر از آن باید این سوالات را با مشتریان خود مطرح كنند و به دقت به جواب آنان توجه داشته باشند، مشتریان باید بگویند كه آنها در حال حاضر و آینده به چه كالاهایی احتیاج دارند همچنین یك مدیریت هماهنگ باید یك نفر را در این ارتباط به كار گمارد تا مشتریان را ملاقات كرده و در این ارتباط به سخنان آنان گوش دهد. گوش كردن به سخنان مشتریان یك تجربه خوب و روشنفكرانه است هر فرد از افراد خارج از شركت می‏تواند از دید خود نقاط بی طرفانه خود را تهیه كند كه البته این عقاید را نباید پیش از تفكر و تفحص دقیق ابراز نمود.
●ملاقات با مشتری
هر مسئله‏ای را كه مشتری درباره آن آگاهی دارد احتمالا باید از میل و آرزوهای او منتج شده باشد این ملاقات و گوش فرا دادن به نظرات مشتریان باید دربرگیرنده همه مسایل و جوانب سازمان باشد آنچه كه می‏تواند مدیران را به سوی خط صحیح سازمانی هدایت كند، كه فرایند تشویق بین تمام رده‏های سازمان در ارتباط با احتیاجات مشتری است، این فراید مانند ایجاد محدودیت و عیان نشدن انتقادات و نقاط ضعف سازمان از جانب كاركنان و افرادی كه از تولیدات بهره‏مند می‏شوند می‏باشد، هركدام از كارهای تجاری با یكدیگر متفاوت هستند یكی دیگر از روش‏هایی كه در ارتباط با حل شكاف‏ها و اختلاف‏ها به كار گرفت می‏شود، دعوت از مشتری برای همكاری در ارتباط با برنامه‏ریزی‏های سازمان است در این روش توصیه می‏گردد كه مشتریان را ملاقات كرده و به سوالات آنان جواب دهید.همچنین همه كاركنان را نیز تشویق كنید كه به سوالات آنان پاسخ دهند گوش فرادادن به نظرات و پاسخ‏ها می‏تواند منبعی برای ساخت مصنوعات و كالایی جدیدتر و مدرن‏تر باشد.
●ایجاد یك دیدگاه، ساختن یك هدف است
تماس با مشتری شروع یك روند تصمیم‏گیری است كه شركت می‏خواهد به كدام جهت حركت نماید در حال حاضر یك فرایند قوی و سازنده برای توسعه این دیدگاه ایجاد شده كه با جواب دادن به تمام سوالات مشتریان، پس از اینكه دیدگاه‏های ارباب رجوع و احساس او در ارتباط با انتظاراتی كه در آینده از شركت دارد، مشخص شد روی كاغذ می‏آید ودر پی آن تعیین اهداف سازمان آغاز می‏شود، سپس شخصی كه مسئولیت فوق (مصاحبه با مشتریان و آگاه شدن از نظرات آنان) را به عهده دارد عقاید و پاسخ‏ها و آرا را كاملا ماهرانه و بی نقص جمع‏آوری می‏كند، آن چنان كه برای به دست آوردن اهداف، این فرایند باید وجود داشته باشد، صرف زمان زیاد نیز بر روی این چرخه و فرایند، موجب به دست آمدن نتیجه موثرتر از آن است. تلاش برای رسیدن به بالاترین و عالی‏ترین درجات دیدگاه‏های سازمانی، بهترین وسیله برای رهسپار شدن به سوی اهداف و نتیجه آن، تولید یك كالا برای خریداران و مصرف‏كنندگان است كه كاركنان شركت سهم بزرگی از آن را به عهده داشته‏اند وكلیه مشكلات و پیچیدگی درخواست‏های مشتریان با مداخله و مشاركت كاركنان در این طرح از بین رفته است.
اظهارات مشتری در جهت درك بهتر از نیازهای سازمان است. مشاركت كاركنان در اهداف یك شركت بزرگ موجب قرار دادن اهداف در جای صحیح خویش است، با در نظر گرفتن كاركنان در فرایند تاسیس یك سازمان هدفمند و اعتقاد داشتن به توانایی‏های افراد، درواقع استفاده از اثربخشی نیروی انسانی به این روند است این نوع رهبری بهترین روش در جهت رسیدن به اهداف است. دیدگاه‏های هر شركت با شركت دیگر در رسیدن به نتایج دلخواه متفاوت می‏باشد. به عنوان مثال در دیسنی لند كه یك مكان بازی و تفریح است كاركنان آن اعضای طرح و بازدیدكنندگان مهمان نامیده می‏شوند. این مهمانان، قدرت این را دارند كه با استفاده از كلمات، دیدگاه‏های خود را بیان كنند و از طرف دیگر برای ساختن این دیدگاه‏ها مسئولان دیسنی لند و تمام كاركنان كه در شاد كردن مهمانان سهیم هستند، مشاركت می‏نمایند. دیدگاه شركت‏ها و نمایندگی‏های وابسته با دستورات و درخواست‏های آن مشخص می‏شود این روش بسیار كارا و سودمند است زیرا آنان معمولا دیدگاه‏های جدید و دست نخورده‏ای دارند كه سبب دگرگونی در تمام سازمان خواهد شد.این مثال‏ها غالب اوقات یك نكته بسیار مهم را اثبات می‏كند كه اهداف یك شركت فقط برای دیدگاه‏ها و نظرات همان شركت قابل استفاده است. هنگامی كه یك شركت روی دیدگاه‏های خود مصر و مصمم است، این دیدگاه‏ها باید بیان‏كننده ماموریت‏های روشن و صریح در یك دوره زمانی باشد.
كوتز KUTS مشاور امور مدیریت نتیجه می‏گیرد كه خطمشی رهبری سازمان در ارتباط با توضیح یك دیدگاه موثر و كارا باید شامل موارد زیر باشد:
۱ - شرح یك ماموریت به صورت صحیح و درست باید كوتاه و منظم و بدون ابهام و صریح بوده و نباید بیش از ۱۴ لغت داشته باشد، در صورتی كه بین ۶ تا ۸ لغت بیان شود بهتر و گویاتر است.
۲ - بیرون كشیدن احساسات عمیق و تعلقات مصرف‏كنندگان باید به وسیله دلبستگی و علاقه‏های آنان میسر می‏شود، مردم دارای احساسات هستند و به عقاید و احساسات خود شدیدا وابسته‏اند.
۳ - خط مشی یك سازمان با سازمان دیگر متفاوت است خطمشی هر سازمان مشخص‏كننده موضوعاتی است كه منحصر به همان سازمان است و اینكه انتظارات و خواسته‏های مشتریان از موسسه چیست.
۴ - اگر شرح ماموریت‏های سازمان در یك دوره زمانی تمام موضوعات را بتواند شرح داده و تفسیر كند این چنین گزارشی می‏تواند تعدیل‏كننده‏ای ارزشمند برای سیستم باشد.
۵ - شرح ماموریت بیان‏كننده چگونگی اداره سازمان در حال حاضر و همچنین چگونگی كیفیت مورد انتظار از سازمان در آینده می‏باشد هرگونه انحراف از اهداف سازمانی همانند انحراف از هویت اصلی و واقعی است.
روگر هاریسون برای اثبات نظرات خود برای نمونه مشخصات خوب و بد شرح ماموریت را به ترتیب زیر آورده است:
●شرح ماموریت‏های خوب
۱ - ادامه نقاط مثبت و روشن طرح (نكاتی كه در سابقه سازمان همیشه درخشان و توام با موفقیت بوده در نظر گرفته شود).
۲ - ثبات و استمرار در خدماتی كه باعث می‏شود مشتری‏ها دوباره به سازمان مراجعه كنند.
۳ - راضی كردن مشتریان و ارباب رجوع در هر زمان.
۴ - در این مرحله ثابت نگهداشتن و استمرار به كار بردن روش صحیح موردقبول.
۵ - بروشورها و مجلاتی كه مردم مایلند در ارتباط با سازمان مطالعه كنند.
۶ - رفتار مشتری منعكس‏كننده عملكرد سازمان است.
شرح ماموریت‏های بد
۱ - ما رتبه اول هستیم (رتبه یك برای چه؟ چه كرده‏ایم كه از همه بهتر و برتر شده‏ایم؟)
۲ - ما سخت‏تر از همه كوشش و تلاش می‏كنیم (سخت‏كوش‏تر از چه كسی؟ آیا ما سعی می‏كنیم و در عمل به نتیجه نمی‏رسیم؟)
۳ - بهترین نوع كیفیت محصول برای پول بیشتر (بهترین كیفیت برای پول، چگونه متوجه شدیم كه باید این گونه عمل كنیم؟)
۴ - مشتریان را با بهترین محصول و خدمات با توجه به قیمت و ایمنی مناسب راضی نماییم (به وجود آمدن یك ایمنی و امنیت جای بحث دارد پایه و معیار صحیح برای تعیین ارزشها چیست؟)
۵ - حداكثر سود برای سهامداران و صاحبان سهام بدون احساس مسئولیت درباره كارمندان و مشتریان و تهیه‏كنندگان و جامعه(سود برای صاحبان سهام یك انگیزه و الهام خوب برای كار كردن اثربخشی بهتر برای كارمندان نیست؟)
اعلام یك شعار خوب نمی‏تواند یك شرح ماموریت خوب برای اهداف سازمان باشد هدف نهایی شرح ماموریت، تسخیر یك دیدگاه و به وجود آمدن یك نیروی جمعی از كارمندان برای همكاری در جهت این اهداف است.
●حیات یك دیدگاه
تصورات و دیدگاه‏های خوب و همچنین یك گزارش خوب برای اهداف سازمان بی معنی و بدون نتیجه است مگر اینكه در سطوح مختلف سازمان در عمل مكررا پیگیری شود و مورد استفاده قرار گیرد. نتیجه بهره‏برداری غلط از یك دیدگاه و هدف سازمانی، محكوم به شكست بودن آن است. نه آنكه همه بخش‏های آن دچار اشكال و ایراد باشد اما اعتبار این طرح بدین ترتیب از بین می‏رود و پس از آن است كه مدیران مصمم می‏شوند كه خواسته‏های مشتریان را بشناسند و از دیدگاه تمام رده‏های سازمان از طریق ملاقات‏ها و بازدیدها مطلع شوند. اهداف سازمان برای ادامه حیات خود نیازمند به مزین شدن به شرح ماموریت‏ها و دیدگاه‏های سازمان است.
در این ارتباط، هدف می‏تواند رسیدن به سود و فروش در اكثر میزان خود باشد كه به طور مناسب به وسیله افكار و عقاید مشتریان تحقق می‏یابد. فرایند افزایش تولیدات و شكستن قیمت‏ها به وسیله دادن امتیازات و تشویق كاركنان و كارمندان همان خط تولید، میسر است.
رهبری و هدایت سازمان از طریق شرح ماموریت‏ها به توسعه یك سازمان كمك موثری می‏كند كارمندان باید اهداف سازمانی را در میان خود بپذیرند و به آن ایمان داشته باشند زمانی كه دیدگاه سازمان برای مدیران و كارمندان به طور منطقی و واقعی پذیرفته شود، كارمندان باید به وسیله مدیران در این جهت رهبری شده و كار و تلاش كنند. اگر هدف نهایی یك شركت بالا بردن كیفیت تولیدات باشد، ادامه حیات كیفیت تولید باید مدنظر باشد، چنانچه در این زمان رهایی یافتن از مشكلات دیدگاه و هدف شركت باشد، بنابراین باید دقیقا در عمل به اجرا درآید و در تمام رده‏های سازمان باید این مطلب به وقوع بپیوندد. یك سازمان هدفمند باید تصمیم‏گیری صحیح و درست برای رسیدن به اهداف شركت داشته باشد.
اگر دیدگاه‏های شركت در یك موسسه بزرگ، با نظم و ترتیب مناسبی در تمام قسمت‏های آن اشاعه نشود، این دیدگاه‏ها در عمل اجرا نخواهند شد چیزی كه بیش از یك دست نویس از عقاید كارمند ارزش و اهمیت بیشتری دارد گوش كردن و قدردانی كردن از كمك‏ها و همكاری‏هایی است كه با شركت انجام می‏شود. این حالتی است كه برای هر كارمند در موسسه مهم و ارزشمند است و جزو عقیده و آرمان شركت باید محسوب شود. ادامه حیات یك شركت به وسیله كاركنان آن امكان‏پذیر خواهد بود.
مشكلات و گرفتاری‏ها زمانی آغاز می‏شود كه بوروكراسی و تشریفات دست و پاگیر اداری ایجاد شده، سبب محدود شدن تلاش كاركنان شود و مشكلاتی برای كاركنانی كه برای نوآوری و ابتكار در كار خود در جهت تقویت سازمان تلاش می‏كنند ایجاد شود.

منبع : مجله گسترش صنعت