قلب تپنده سازمان

تحقق اهداف سازمانی و رقابت موفق در محیط به شدت متغیر تجاری، نیازمند تدوین استراتژی‌های مناسب و دقیق است. به طور کلی تکنولوژی در مرکز سیستم‌های طراحی شده برای تامین نیازهای مشتریان و جلب رضایت آنان قرار دارد. همان‌طور که تکنولوژی اطلاعات، نحوه سازماندهی و پیاده‌سازی اطلاعات و خط مشی به‌کارگیری و استفاده از دانش روز را تبیین می‌کند، مدیریت راهبردی در نحوه تخصیص مناسب منابع و ایجاد فرصت‌ها برای منابع انسانی جهت کارآیی و بهره‌وری هر چه بیش‌تر، نقش مهمی را ایفا می‌کند.
سازمان‌ها برای فراهم کردن ساختار و ایجاد ساز و کاری که پایداری تکنولوژی را برای تامین این نیاز‌ها تسهیل کند، تشکیل می‌شوند و بیان دلایل وجودی سازمان و ارزش‌های ذاتی آن نیز با طراحی ماموریت و بینش آن انجام می‌شود.
هدف از استراتژی تجاری، کسب مزیتی پایدار است که موجب برتری رقابتی سازمان می‌شود. تکنولوژی‌های سازمان را باید مهار و طبق طرحی مشخص از آن استفاده کرد، چرا که مدیریت موثر، بر پایه پیوند دادن موفق استراتژی‌های تجاری و تکنولوژی استوار است.
در این مقاله پس از بررسی نیازهای اطلاعاتی وزارت بهداشت، درمان و آموزش پزشکی، مدل مفهومی و کلان حوزه‌های ICT در وزارت بهداشت، درمان و آموزش پزشکی معرفی می‌شود.
● تحلیل اثربخش اطلاعات و عملیات
اثربخشی و کارآیی اطلاعات در حوزه‌های مختلف قابل بررسی است بدین منظور براساس مطالعات و تحلیل‌های انجام شده و همچنین تجارب خبره، حوزه‌ها زیر شناسایی و تحلیل شده است:
● حوزه پشتیبان
▪ مدیریت منابع: هرگونه فعالیت مبتنی بر برنامه براساس منابع صورت‌ می‌گیرد و تحلیل اثربخشی و کارآیی منابع نیز نیازمند اطلاعات شاخص‌ها و مدلی یکپارچه است. منابع به چند دسته تقسیم می‌شود. در منابع انسانی، باید تصویر روشنی از اطلاعات تعداد و نحوه توزیع نیروی انسانی در سطح وزارتخانه ارائه شود و اطلاعات پست‌های سازمانی نیروها و منابع موجود، به روز و متناسب با تخصص‌ها ‌باشد.
مرتفع کردن مشکلات در جذب و به کارگیری نیروهای انسانی و مسیر شغلی آن‌ها، انگیزه و اطمینان کاری نیروهای انسانی را به وجود می‌آورد. آموزش باید متناسب با نیازها و موقعیت‌ شغلی افراد ارائه و اثربخشی آموزش‌های ارائه شده نیز سنجش شود. ارزیابی کارآیی و عملکرد مشخص و معیارهای خروج از خدمت نیز با آن منطبق شود.
همچنین در منابع مالی، اطلاعات بودجه باید براساس استاندارد سرانه نیاز تدوین و به دور از نظام مرسوم چانه‌زنی تعریف شود تا بدین ترتیب قابل دفاع باشد. توجیه اقتصادی عملیات مالی باید براساس اطلاعات شاخص‌های معینی سنجیده ‌شود. به بیان دیگر قیمت تمام شده خدمات با فراهم‌سازی بستر اطلاعاتی مورد نیاز، محاسبه، ارزیابی و قابل کنترل شود.
در بخش تجهیزات نیز باید اطلاعات استاندارد تامین،‌ توزیع و نگهداشت تجهیزات پزشکی تهیه و با فراهم آمدن این اطلاعات، اختلال موجود در کارکرد کارشناسی و صدور مجوز مرتفع شود. رفع این مشکل در کیفیت رسیدگی به شکایات بیماران و نظام نگهداری و تعمیرات نیز تاثیرگذار است.
در مدیریت طرح‌های عمرانی، با فراهم‌سازی بستر اطلاعاتی مورد نیاز، طولانی شدن طرح‌های عمرانی به میزان بسیار زیادی مرتفع می‌شود. همچنین، برنامه‌ریزی خرید کالا و خدمات می‌تواند با فراهم‌سازی، اطلاعات برآورد نیازها، برنامه‌ و عملکرد حوزه‌های مرتبط، به صورتی علمی و عملی انجام شود.
همچنین، لازم است بانک اطلاعاتی جامعی از قوانین و مقررات مرتبط با بهداشت و درمان فراهم شود. با فراهم‌سازی بستر اطلاعاتی مورد نیاز، رسیدگی به طرح‌ها و لوایح و مصوبات با دقت بیشتری صورت گرفته و شناسایی تناقص و تضاد در قوانین قابل رسیدگی و پیگیری خواهد بود. در بخش دانش نیز برای گردآوری، صحت‌سنجی، ساماندهی، نگهداری و تبدیل داده‌ها و اطلاعات موجود به دانش مورد نیاز وزارت بهداشت و عملیاتی شدن آن استاندارد و رویه مشخصی ایجاد شود.
همچنین، باید اطلاعات مرتبط با استاندارد و عملکرد زمانی فعالیت‌های برنامه‌ها و طرح‌ها ایجاد شود.
با فراهم‌سازی بستر اطلاعاتی مورد نیاز، در برخی موارد، امکان مدیریت صحیح منابع و برنامه‌ها میسر شده و به علت تاثیر‌پذیری منابع از یکدیگر، ساختاری یکپارچه و جامع در قالب مدیریت سبد منابع عملیاتی می‌شود. طرح جامع فناوری اطلاعات تلاش دارد با سازماندهی مناسب داده‌ها و اطلاعات در قالب سبد منابع، امکان ارائه خدمات مناسب از طریق به کارگیری سیستم‌های اطلاعاتی و زیرساخت فناوری مورد نیاز را فراهم کند.
پشتیبانی در سه حوزه اداری، ستادی، تدارکات و خدمات پشتیبانی قابل بررسی است. در حوزه اداری، نظام اتوماسیون اداری به علت عدم یکپارچگی و وجود نسخ مختلف سیستم‌های مورد استفاده با مشکلات عدیده‌ای مواجه است، ضمن آنکه طبقه‌بندی مناسبی(جامع و به روز) از اسناد وجود ندارد که نیاز است با جداسازی مفهوم دبیرخانه از اتوماسیون، مکانیزه کردن فرآیندهای در قالب سیستم‌های جامع مرتبط دنبال شود.
در حوزه ستادی، حسابرسی و رسیدگی به امور حقوقی وزارتخانه باید با فراهم‌سازی بستر اطلاعاتی مورد نیاز، به صورت جامع و دقیق بررسی شود. در حوزه تدارکات و خدمات پشتیبانی نیز رسیدگی به قراردادها از نظر منابع (زمانی و مالی) و فنی و نظارتی باید با به کارگیری فناوری اطلاعات انجام شود.
طرح جامع فناوری اطلاعات تلاش دارد با سازماندهی مناسب داده‌ها و اطلاعات در قالب مدیریت پشتیبانی، امکان ارائه خدمات مناسب از طریق به کارگیری سیستم‌های اطلاعاتی و زیرساخت فناوری مورد نیاز را فراهم آورد.
● حوزه‌ تخصصی
با توجه به ماموریت وزارت بهداشت، حوزه‌های تخصصی این وزارتخانه عبارت است از آموزش، سلامت و غذا و دارو . بدیهی است سایر حوزه‌های عملیاتی وزارت‌ بهداشت با توجه به ماهیتشان در سایر دسته‌بندی‌ها مورد بررسی قرار می‌گیرند.
در حوزه آموزش، باید با ایجاد ساختارهای اطلاعاتی جامع و یکپارچه در مورد مراکز آموزش عالی علوم پزشکی، برنامه‌ها و رشته‌های تحصیلی، امکان مدیریت واحد برنامه‌های این حوزه میسر شود.
در بخش آزمون نیز باید با ایجاد ساختار اطلاعاتی مناسب برای آزمون‌ها، امکان بهره‌گیری از داده‌های پیشین و همچنین استانداردسازی آزمون‌ها مقدور شود.
در بخش هیئت علمی جذب، توانمندسازی و ارتقای آن‌ها، با فراهم‌سازی بستر اطلاعاتی مورد نیاز، از اطلاعات مراکز آموزشی و بانک جامع اعضای هیئت علمی در برنامه‌ریزی‌ها استفاده شود.
با فراهم‌سازی بستر اطلاعاتی مورد نیاز از استانداردها، ظرفیت‌ها و نیازها برنامه‌ریزی و کنترل امور دانشجویی به صورتی جامع و مناسب انجام شود.
در حوزه سلامت، می‌توان با فراهم‌سازی بستر اطلاعاتی مورد نیاز از آزمایشگاه‌ها و تجهیزات آن،‌ امکان برنامه‌ریزی مناسب در این حوزه را مهیا کرد که به علت عدم وجود اطلاعات ممیزی آزمایشگاه‌ها و تطبیق آن با استاندارد،‌ در شرایط کنونی نظارت بر آزمایشگاه‌ها با مشکل مواجه است.
همچنین، با فراهم کردن بستر اطلاعاتی مورد نیاز درباره اطلاعات مرتبط با شاخص‌های سلامت روان، استاندارد و شاخص‌های خدمات پرستاری، امکان برنامه‌ریزی مناسب در این بخش‌ها به وجود می‌آید. علاوه بر آن با فراهم آمدن بستر اطلاعاتی مورد نیاز در خصوص اطلاعات نقاط حادثه‌خیز،‌ حوادث و بحران‌ها‌، اطلاعات استاندارد و منابع اورژانس، اطلاعات پیوند اعضا و بیماری‌های خاص و استاندارد آنها، امکان مدیریت بهینه‌تری میسر می‌شود.
در حال حاضر، به علت عدم وجود نیازهای اطلاعاتی در حوزه بیماران و پزشکان، آموزش و مشاوره، مدیریت بیماری‌ها با مشکلاتی مواجه است.
همچنین، در حوزه غذا و دارو، با ایجاد بستر اطلاعاتی مورد نیاز در خصوص استانداردهای مواد خوراکی، آرایشی و بهداشتی و دارو، کنترل رعایت استانداردها با دقت انجام می‌شود، اما به علت کاستی اطلاعات استاندارد،‌ کارشناسی حوزه‌های مواد خوراکی، آرایشی،‌ بهداشتی و دارو با مشکلاتی مواجه است.
با فراهم‌سازی بستر اطلاعاتی مورد نیاز درباره استاندارد بررسی نمونه‌ها در حوزه‌های مواد خوراکی، آرایشی،‌ بهداشتی، دارو و همچنین در حوزه استاندارد آزمایشگاه‌ها و فعالیت‌های شرکت‌های تولید غذا و دارو کنترل عملکرد آنها می‌تواند با دقت بیش‌تری انجام شود.
● حوزه مدیریت و راهبری
با ایجاد بانک اطلاعاتی و روال مدون جامع و یکپارچه از تحقیقات انجام شده، شاهد تحقیقات موازی و چند باره‌ و یا عدم بهره‌گیری از نتایج تحقیقات نخواهیم بود و در این صورت، تحقیقات انجام شده به عنوان دارایی و دانش وزارتخانه مدیریت می‌شود.
با ایجاد اطلاعات شاخص‌های ارزیابی اثر بخشی و کارآیی تحقیقات،‌ امکان کنترل اثربخشی و کارآیی تحقیقات مهیا و با ایجاد اطلاعات شاخص‌های نظارتی،‌ نظارت بر عملیات پشتیبانی و تخصصی با دقت بیشتری انجام می‌شود.
با امکان ارائه وضعیت یکپارچه و بروز اطلاعات منابع، بازخوردهای برنامه‌،‌ نتایج مطالعات و تحقیقات و نیز دریافت منابع سازمان‌های مرتبط، برنامه‌ریزی فعالیت‌ها و خدمات تخصصی دقیق‌تر صورت می‌گیرد.
از سوی دیگر، با ایجاد ساختار اطلاعاتی و سطح‌بندی مناسب آن،‌ اطلاعات حوزه‌های تخصصی قابل مدیریت بوده و بهره‌‌برداری از آنها با دقت بیشتری انجام می‌شود.
با فراهم‌سازی بستر اطلاعاتی مورد نیاز در حوزه شبکه درمان و استانداردهای آن (مراکز و تاسیسات و تجهیزات مرتبط) برنامه‌ریزی عملیات تخصصی دقیق‌تر انجام و با ایجاد روال و شاخص‌های کنترلی، کنترل اطلاعات مراکز درمانی و عملکرد دانشگاه‌ها با دقت بیشتری صورت می‌گیرد.
به علت ضعف در سازماندهی اطلاعات راهبردی موجود یا فقدان اطلاعات در برخی موارد، امکان مدیریت صحیح و اقتصادی برنامه‌های راهبردی میسر نیست. طرح جامع فناوری اطلاعات تلاش دارد با سازماندهی مناسب داده‌ها و اطلاعات در قالب مدیریت راهبردی، امکان ارائه خدمات مناسب از طریق به کارگیری سیستم‌های اطلاعاتی و زیرساخت فناوری مورد نیاز را فراهم کند.

منبع : پایگاه اطلاع رسانی فناوری اطلاعات و ارتباطات ایران