آداب E_mail نوشتن و پاسخ دادن به آن

با توجه به این كه دریافت و فرستادن E_mail یكی از كارهای روزمره شده و استفاده از این تكنولوژی به نوعی نمایش دهنده شخصیت ماست ، لازم دیدیم كه نكاتی را برای دوستان شرح دهیم تا در مكاتبات خود دقت بیشتری نموده و احتمال موفقیت در كارهای خود را افزایش دهد .
۱. E_mail باید كوتاه ، مختصر و واضح باشد . از حاشیه پردازی و داستان سرایی پرهیز شود و جملات با گذاشتن نقطه از هم جدا شده و هر پاراگراف حداكثر ۱۰ سطر باشد .
۲. عنوان نامه ( Subject ) به خصوص با زیاد شدن هرزنامه ها كه به همهٔ كاربران ارسال می شود بسیار مهم است چون می تواند عاملی جهت خوانده یا نخوانده پاك كردن آن توسط گیرنده شود . عنوان نامه باید به قدری گویا باشد كه گیرنده هرگاه آن را دید ، به محتوای نامه پی ببرد . توجه داشته باشید كه E_mail بدون عنوان (None ) بدترین نوع E_mail است كه اكثراً توسط سیستم به صورت اتوماتیك و یا گیرنده حذف می شود .
۳. چنان چه به خط و زبان لاتین می نویسید ، از نوشتن تمام كلمات به صورت حروف بزرگ ( Capital ) خودداری كنید . این كار در نگارش مانند فریاد زدن در گفتار است كه نوعی بی ادبی تلقی می شود . ایمیل باید محترمانه و با حروف عادی نوشته شود .
۴. هر چند كه در E_mailهای دوستانه شكلكها ( Smiler۹ ) حالتی خودمانی و مهربان ایجاد می كنند ولی از به كار بردن شكلك در ایمیل های اداری جداً بپرهیزید زیرا باعث برداشتی اشتباه از شخصیت شما در نزد گیرنده می شود .
۵. هنگامی كه برای گروهی از دوستان یك E_mail ارسال می كنید ، دیدن آدرس دیگران در متن آن چندان جالب و مؤدبانه نیست . برای پیشگیری از این حالت ، به راهنمای بخش BBC در نرم افزار مدیریت E_mail خود مراجعه كنید .
۶. در نامه های اداری و شغلی ، نوشتن آدرس و شماره تلفن شما بسیار الزامی است تا در صورت نیاز ، گیرنده بتواند به راحتی با شما تماس بگیرد . به طور كلی نمایش و ارائه اطلاعات بیشتر برای دسترسی به شما باعث افزایش اعتبار شماست . ولی دقت كنید كه این توضیحات هرگز نباید طولانی تر از متن نامه باشد .
۷. نگارش و دستور صحیح زبان را رعایت كنید كه در غیر این صورت گیرنده این كار شما را ، نوعی بی توجهی و بی احترامی نسبت به خود ارزیابی می كند .
۸. به تمایمی E_mailهایی كه دریافت می كنید حداكثر تا ۲۴ ساعت باید پاسخ بدهید . در صورتی كه برای مدتی در تعطیلات هستید و یا دسترسی به اینترنت ندارید ، قسمت پاسخ خودكار را در سیستم ایمیل خود فعال كنید تا فرستندگان از دریافت E_mail خود توسط شما اطمینان حاصل كنند .
۹. چنان چه نرم افزارهای مدیریت ، E_mail یا نامه ای می فرستید ، علامت حق تقدم اضافه كنید . با این كار گیرنده شكلكی در كنار E_mail خود دریافت می كند كه او را از اولویت این نامه خبردار می كند . ولی این كار باعث ایجاد بی نظمی و جو عدم اعتماد نسبت به شما می شود . باید توجه داشته باشید كه تمامی E_mailهایی كه دریافت می شوند به یك اندازه اهمیت دارند .
۱۰. با توجه به اینكه ویروسها از طریق پیوست ( Attachement ) كامپیوترها را آلوده می كنند ، فرستادن پیوست بدون هماهنگی با گیرنده ممكن است از سوی گیرنده گستاخی تلقی شود . پس بهتر است نخست از او پرسید كه آیا مایل است پیوستی دریافت كند یا خیر ؟ و سپس برایش ، نامه با پیوستی كه حداكثر یك مگابایت است فرستاده شود .
بسیار از وب سایتها امكان دریافت نامه های پرحجم تر را ندارند .

منبع : مرکز اطلاع رسانی خانواده شمیم