سیستم های اطلاعات تجاری

در این مقاله قصد داریم سیستم اطلاعات تجاری (BIS) را كه كاركردهای گوناگون سازمان نظیر بازاریابی، مالی، حسابداری، مدیریت عملیات و مدیریت منابع انسانی را پشتیبانی می كند، مورد بررسی قرار دهیم و در پی آن اثراتی كه می تواند بااستفاده از این سیستم ها در عملكرد سازمانها و كیفیت خروجیهای آنها ایجاد شود را مورد مطالعه قرار دهیم.
اهمیت اطلاعات در تجارت
امروزه اطلاعات هم به عنوان یك منبع مهم استراتژیك در سازمان و هم به عنوان یك منبع عمده برای ارزش افزوده مطرح است. اطلاعات همواره به عنوان یك مزیت رقابتی قلمداد شده است. دستیابی به اطلاعات مربوط به فعالیتهای گوناگون سازمان از جنبه های مختلف می تواند بر عملكرد كلی آن اثرگذار باشد، برخی از مزایای آن به شرح ذیل است:
داشتن اطلاعات در زمینه نیازها و دیدگاههای مصرف كنندگان نسبت به كالاها و خدمات فعلی سازمان می تواند، به بهبود محصولات و ایجاد محصولات جدید منجر شود.
اطلاعات در مورد پیشرفتهایی كه در زمینه مواد و كاربرد فناوری وجود دارد می تواند به كارایی و بهره وری در فرایند تولید و بهبود طراحی و كیفیت محصول منجر گردد.
ارتباطات پیشرفته میان كاركنانی كه خدماتی را به مشتری ارائه می دهند و گروه عملیات طراحی و تولید محصول، موجب مشخص شدن نواقص كالا و مشكلات در نصب و اجرای عملیات خواهد شد و لذا موجب افزایش كیفیت شود.
وجود جریان صحیح اطلاعات بین بخشهای تولید و فروش می تواند وظایف پیش بینی و برنامه زمان بندی تولید را بهبود بخشیده و زمان تحویل را كاهش دهد.
به علاوه هر سازمانی كه داده های صحیح، دقیق، بهنگام و جامع در اختیار داشته باشد و بتواند در كمترین زمان، به داده های مورد نیازش دسترسی داشته باشد، بهتر می تواند به اهدافش نایل شود.(۷)

ویژگیهای اطلاعات مناسب :
اطلاعات مفید دارای چهار ویژگی هستند؛ ۱ - بهنگام بودن ۲ - كیفیت ۳ - كامل بودن ۴ - مربوط بودن. بهنگام بودن به اینكه آیا در هنگام تصمیم گیری دسترسی به اطلاعات امكان پذیر است یا خیر، اشاره دارد. كیفیت به معنای صحت اطلاعات است. افراد به سادگی می توانند بااطلاعات غلط تصمیم های اشتباهی را اتخاذ كنند. كامل بودن به مقدار اطلاعات گردآوری شده، دلالت دارد ومربوط بودن به میزان ارتباط اطلاعات بااهداف تصمیم ها اشاره دارد. معیارهای مناسب به مدیران كمك خواهد كرد تا اطلاعات و گزینه های صحیح را انتخاب كنند.(۳)

مقاصد كلی اطلاعات
در یك دیدگاه كلی، اطلاعات داده های مورد نیاز برای تصمیم گیری را فراهم می كند. این امر از طریق توصیف حالات پدیده ها، تبیین رخدادها، پیش بینی رویدادها، پیشنهاد راهكارهای لازم و سرانجام ارزیابی فعالیتهای ارائه شده، صورت می پذیرد.

- توصیف داده ها:
در این مرحله هدف از گردآوری داده ها توصیف شرایط موجود است. همچنین در این مرحله داده های مربوط به متغیرهای تاثیرگذار بر عملكرد سازمان و نیز نتیجه عملكرد سازمان جمع آوری می شود تا در مراحل بعد با تفسیر و تعبیر این داده ها به اطلاعات مورد نیاز دست یافت.

- تبیین رخدادها:
تبیین رخدادها عاملی است كه ناآشنایی و غیرمنتظره بودن محیط را كاهش می دهد. در حوزه علم تبیین شرایطی است كه تحت آن برخی رویدادها تغییر یا از اصول پذیرفته شده تبعیت می كند.

- پیش بینی :
پیش بینی مشخص می كند كه چه رویدادی به عنوان نتیجه برخی از موقعیتها و یا مجموعه ای از شرایط، اتفاق خواهد افتاد. اطلاعات حاصل از پیش بینی كمك می كند تا آینده را بهتر بشناسیم و براساس آن به تدوین برنامه ها بپردازیم.

- پیشنهاد راهكارها :
این فرایند شامل مراحل تصمیم گیری است. تعیین اهداف، شناسایی گزینه های مربوط و نتایج احتمالی آنها، ارزیابی این نتایج و در پایان انتخاب تصمیم بهینه.

- ارزیابی :
به طور خاص در سازمان ارزیابی فرایند تعیین چگونگی موفقیت برخی برنامه ها یا اقدامات در دستیابی به اهداف تعیین شده است. اطلاعات مورد نیاز برای ارزیابی به مدیران كمك می كند تا برنامه های اجرایی را ارزیابی كنند و پتانسیـل آتی آن را مشخص كنند. (۴)

سیستم های اطلاعات فرابخشی
سیستم های اطلاعات اغلب تركیب یكپارچه ای از سیستم های اطلاعاتی بخشی هستند. این قبیل سیستم ها فرایندهای تجاری را پشتیبانی می كنند.

فرایندهایی نظیر:
توسعه محصول جدید، تولید، توزیع، مدیریت سفارشها، پشتیبانی از مشتریان و نظایر آن. بسیاری از سازمانها به سیستم های فرابخشی به عنوان راهی استراتژیك برای استفاده از فناوری اطلاعات در سهیم ساختن منابع اطلاعاتی میان بخشهای مختلف می نگرند، كه به موجب آن كارایی و اثربخشی فرایندهای تجاری خود را در دستیابی به اهداف استراتژیك خود، بهبود بخشند. به عنوان مثال، می توان از فرایند توسعه محصول جدید در یك سازمان تولیدی یاد كرد. این فرایند تجاری (محصول جدید) می بایستی از سیستم های اطلاعات فرابخشی استفاده كنند كه چندین بخش را درگیر می كند. (شكل ۱)

سیستم های اطلاعات تجاری
سیستم های اطلاعات تجاری براساس وظایف و كاركردهای تجاری كه آنها را پشتیبانی می كنند، مورد تجزیه تجزیه و تحلیل قرار می گیرند.

همان گونه كه در شكل دو مشاهده می شود، سیستم های اطلاعات تجاری به پنج بخش اصلی گروه بندی شده اند. این سیستم ها با یكپارچه شدن با یكدیگر به صورت فرابخشی سیستم های اطلاعات تجاری را شكل می دهند. (۲)
۱ - سیستم های اطلاعات بازاریابی:
سیستم اطلاعات بازاریابی شامل افراد و تجهیزات و روشهایی است كه اطلاعات مورد نیاز برای تصمیم گیران بازاریابی را به صورت صحیح و بهنگام، گردآوری، دسته بندی، تحلیل، ارزیابی و منتشر می كند. (۵) شركتهای تجاری به منظور شناسایی و پاسخ به تغییرات پرشتاب محیط امروزی، به گونه ای فزاینده به سمت استفــــاده از فناوری اطلاعات گرایش پیدا می كنند. به عنوان مثال وب سایت ها و سرویسهای اینترنتی امكان برقراری فرایند بازاریابی تعاملی را فراهم ساخته است كه به موجب آن مشتریان می توانند در ساخت، بازاریابی، خرید و بهبود كالاها و خدمات، به عنـــوان یك شریك برای سازمان تبدیل شوند. (۲)
بازاریابی دو جانبه (تعاملی):
رشد انفجاری فناوریهای اطلاعاتی تاثیر عمده ای را بر بخش بازاریابی داشته است. واژه بازاریابی دوجانبه به تشریح نوعی از بازاریابی می پردازد كه برپایه آن، از اینترنت، اینترانت ها و اكسترانت ها برای ایجاد یك تعامل دو سویه میان سازمان و مشتریانش و یا مشتریان بالقوه اش بهره گرفته می شود. هدف بازاریابی دو جانبه توانا ساختن شركت برای استفاده سودآور از این شبكه ها برای جذب و نگهداری مشتریانی است كـــه می خواهند در ساخت، خرید و بهبود كالاها و خدمات با سازمان شریك باشند. در محیط جدید اینترنتی بازاریابی، مشتریان تنها نقش یك شركت كننده منفعل را كه پیش از خرید تبلیغات رسانه ای را دریافت می كند، ایفا نمی كنند، بلكه به صورت فعالانه در یك محیط شبكه ای درگیر شده اند. بازاریابی دوجانبه مشتریان را تشویق می كند تا در توسعه محصول جدید، تحویل دادن و موضوعهای مربوط به خدمات (هنگام فروش و پس از فروش) دخالت كنند. این امر با استفاده از فناوریهای گوناگون اینترنتی نظیر گروههای مباحثه خبری، پرسشنامه ها و فرمهای نظرسنجی روی شبكه و نامه نگاریهای از طریق پست الكترونیك میسر شده است.
اتوماسیون نیروی فروش:
رایانه ها و شبكه ها بسترهایی را برای اتوماسیون نیروهای فروش فراهم آورده اند. نیروهای فروش می توانند از طریق شبكه ها از آخرین خدمات و اطلاعات شركت آگاه شوند. این امر نه تنها باعث افزایش بهره وری شخصی فروشنـدگان می شود بلكه به طور چشمگیری سرعت دریافت و تحلیل داده های فروش را از بازار فروش برای مدیران بازاریابی در دفتر مركزی شركت، افـــزایش می دهد و این امكان را برای مدیران فروش فراهم می آورد كه باارائه اطلاعات بهنگام از فروشندگان خود پشتیبانی كنند.
مدیریت محصول و فروش:
مدیران فروش باید عملكرد فروشندگان شركتهایشـــــان را برنامه ریزی، نظارت و پشتیبانی كنند. بنابراین، در بسیاری از شركتها سیستم های رایانه ای گزارشهای تحلیلی فروش را ارائه می كنند كه فروش هریك از محصولات، خطوط محصول، مشتریان، انواع مشتریان، فروشندگان و مناطق فروش را تجزیه و تحلیل می كنند. این گزارشها در پایش عملكرد فروش محصولات و فروشندگان و نیز در تهیه برنامه های پشتیبانی از فروش برای بهبود نتایج فروش به مدیران بازاریابی كمك می رسانند. مدیران محصول نیز به اطلاعاتی برای برنامه ریزی و كنترل عملكرد هریك از محصولات نیاز دارند. سیستم های اطلاعاتی می تواند در ارائه داده های مربوط به قیمت، درآمد، هزینه ها و رشد هریك از محصولات موجود و توسعه محصولات جدید یاری رسان باشند.ترویج فروش و تبلیغات:
مدیران بازاریابی در تلاش هستند تا در حداقل هزینه های تبلیغات و ترویج، فروش را حداكثر سازند. سیستم های اطلاعات بازاریابی از اطلاعات تحقیقات بازار و مدلهای ترویج برای كمك در موارد ذیل بهره می گیرند: ۱ - انتخاب رسانه و روشهای ترویجی ۲ - تخصیص منابع مالی ۳ - كنترل و ارزیابی نتایج حاصل برنامه های متنوع تبلیغاتی و ترویجی.
قیمت گذاری كالاها و خدمات:
قیمت گذاری، تصمیمی بسیار مشكل است و قیمتها به طور مستمر تغییر پیدا می كند. برای مثال، شركت باید در پاسخ به تغییرات قیمتی رقبا، قیمتهای خود را با قیمتهای آنها منطبق سازد.
بسیاری از شركتها از پردازشگر تحلیلی آن لاین برای قیمت گذاری و دیگر تصمیمهای بازاریابی استفاده می كنند. موتورهای جستجو مشتریان را قادر ساخته است تا با مقایسه قیمتهای مختلف، كالا یــــــا خدمت را در قیمتی كه می خواهند، انتخاب كنند. شركتها نیز این امكان را دارند تا قیمتهـای خود را با رقبا مقایســـه كنند. (۳)
توزیع :
وجود پروفایل مشتریان در پایگاههای داده شركت، این امكان را فراهم می سازد تا با تقسیم بندی جغرافیایی بتوان به یك شبكه توزیع بهینه دست یافت. خریدهای اینترنتی نحوه توزیع را تغییر داده است، به طوری كه شركتها باید نیروی بیشتری را برای تحویل كالاها و خدماتشان در سریعترین زمان و بالاترین كیفیت به كار گیرند. (۳)
بازاریابی هدفمند:
بازاریابی هدفمند به ابزاری مهم در تدوین استراتژی های تبلیغی و ترویجی وب سایت های تجارت الكترونیك شركتها تبدیل شده است. بازاریابی هدفمند شامل پنج جزء است: جامعه های ویژه، محتوا برای مخاطبان اصلی، زمینه مورد نظر، عوامل جمعیت شناختی و روانشناختی و رفتار مجازی،
تلاشهای تبلیغات و ترویج می تواند به تناسب بازدید هر فرد از سایت تغییر كند. این استراتژی براساس فایلهای كوكی كه در بازدیدهای قبلی فرد بازدیدكننده روی دیسك سخت رایانه او قرار گرفته است، امكان پذیر گردد. این فایلهای كوكی شركت را قــــادر می سازد تا به رفتار آن لاین یك فرد در وب سایت پی ببرد و آنگاه تلاشهای بازاریابی خود را متناسب با آن ارائه كند.
تحقیقات بازار و پیش بینی ها:
سیستم های اطلاعات تحقیقات بازار برای كمك به مدیران در برآورد پیش بینی های بهتر بازاریابی و تدوین استراتژی های كارآمدتر بازاریابی، اطلاعات و آگاهی های موردنظــــر را ارائه می كند. سیستم های اطلاعات بازاریابی به بازارپژوهان كمك می كند تا تعداد بی شماری از اطلاعات را باتوجه به طیف گسترده ای از متغیرها، جمع آوری، تحلیل و نگهداری كنند. این اطلاعات شامل مشتریان، خریداران احتمالی، مصرف كنندگان و رقبا می شود. روندهای بازار، اقتصاد و جمعیت شناختی نیز مورد تحلیل قرار می گیرند. این داده هـــــا می توانند از منابع مختلفی نظیر پایگاههای داده شركت، انبار داده ها، سایت های اینترنت، بازاریابی از راه دور و شركتهای خدماتی اطلاعاتی جمع آوری شوند. پس از آن نرم افزارهای گوناگون آماری می توانند در تحلیل داده های تحقیقات بازار و پیش بینی فروش و دیگر روندهای مهم بازار به مدیران كمك كنند.
۲ - سیستم های اطلاعات تولید:
سیستم های اطلاعات تولید از بخشهای عملیات و تولید پشتیبانی می كنند كه این بخشها تمامی فعالیتهای مرتبط با برنامه ریزی و كنترل فــــــــرایندهای تولید كالاها یا خدمات را در بر می گیرد. در این بخش كاربردهای تولید مبتنی بر رایانه را برای تشریح نحوه پشتیبانــــی سیستـم های اطلاعات از بخشهای تولید و عملیات، مورد بررسی قرار می دهیم. (۲)
تولید یكپارچه رایانه ای:
طیف گسترده ای از سیستم های اطلاعات برای پشتیبانی از تولید یكپارچه رایانه ای (CIM) به كار می رود. مفهوم كلی تولید یكپارچه رایانه ای بر موارد ذیل تاكید دارد:
ساده سازی:
ساده ساختن و مهندسی مجدد فرایندهای تولید، طراحی محصول و سازمان كارخانه به عنوان پایه ای برای یكپارچه كردن فرایندها و وظایف؛
خودكار كردن:
خودكاركردن فرایندهای تولید و وظایف تجاری كه بااستفاده از رایانه ها، ماشیـن ها و روبات ها پشتیبانی می شود.
یكپارچه كردن:
همه فرایندهای تولید و پشتیبانی بااستفاده از رایانه ها، شبكه های ارتباطات از راه دور و دیگر فناوریهای اطلاعاتی منسجم می شوند.
هدف كلی تولید یكپارچه رایانه ای و دیگر سیستم های اطلاعاتی تولید ایجاد فرایندهای تولیدی انعطاف پذیر و چابك است كه از آن طریق بتوانند محصولات را در بالاترین سطح كیفیت تولید كنند. بنابراین تـولید یكپارچه رایانه ای از مفاهیمی نظیر سیستم های تولیدی انعطاف پذیر، تولید چابك و مدیریت كیفیت فراگیر پشتیبانی می كند. اجرای چنین سیستمی شركت را قادر می سازد تا به نیازمندیها و درخواستهای مشتریان به سرعت پاسخ دهد و به برآورده ساختن آن خواسته ها با كالاها و خدمات با كیفیت بالا، اهتمام ورزد.
تولید به كمك رایانه (CAM) و سیستم های اجرایی تولید:
سیستم های (CAM)سیستم هایی هستند كه فرایندهای تولید را اتـــــوماتیك می كنند.
سیستم های اجرایی تولیـــد نیز سیستم های اطلاعاتی هستند كه عملكرد عملیات محوطه كارخانه را نظارت می كنند. این سیستم ها پنج جزء ضروری فرایند تولید، یعنی مواد اولیه، تجهیزات، كاركنان، دستورالعملها و مشخصات فنی، و تسهیلات تولیدی را نظارت، پیگیری و كنترل می كنند.
شبكه های همكاری تولید:
فرایندهای تولید نظیر مهندسی و طراحی به كمك رایانه، تولید، كنترل، زمانبندی تولید و مدیریت تداركات نوعاً درگیر یك فرایند همكاری هستند. این همكاریها از طریق اینترنت، اینترانت و اكسترانت و دیگر شبكه ها برای پیونددادن ایستگاههای كاری مهندسان و متخصصان با همكارانشان در دیگر سایت ها افزایش یافته است. این شبكه های همكاری تولید می توانند ارتباط كاركنان درون یك شركت را با یكدیگر برقرار كند و یا نمایندگان شركت عرضه كننده یا مشتریان را با آنها مرتبط سازد.
كنترل فرایند:
كنترل فرایند عبارت است از استفاده از رایانه برای كنترل فرایندهای فیزیكی در جریان. یك سیستم رایانه ای كنترل فرایند به استفاده از حسگرهای مخصوصی نیاز دارد كه پدیده های فیزیكی نظیر تغییرات دما یا فشار را اندازه گیری كند. نرم افزارهای كنترل فرایند از مدلهای ریاضی برای تحلیل داده هایی كه از فرایند در جریان به دست آمده، و مقایسه آنها با استانداردها استفاده می كند. سپس رایانه فرایند را از طریق تعدیل توسط ابزارهای كنترل نظیر ترموستات ها، سوپاپ ها و مانند آن هـدایت می كند.
روباتیك:
مهمترین پیشرفت در تولید یكپارچه رایانــه ای، خلق ماشین های هوشمند و روبات هاست. این دستگاهها به كمك میكرورایانه ها فعالیتهای خود را مستقیماً كنترل می كنند. این روبـــات ها به عنوان كارگران یقه فولادین، به منظور افزایش بهره وری و كاهش هزینه ها مورد استفاده قرار گرفته اند. همچنین روبات ها برای حوزه ها و فعالیتهای كاری مخاطره آمیز ارزشمند هستند.
مهندسی به كمك رایانه:
مهندسان تولیدی از مهندسی به كمك رایـــــــانه (CAE) برای شبیه سازی مدلهای طراحی محصول كه با روشهای طراحی به كمك رایانه ایجاد شده اند، استفاده می كنند. بسته های نرم افزاری مهندسی به كمك رایانه طرحهای اولیه مهندسی را تعدیل كرده و یك گرافیك سه بعدی را ارائه می دهند كه پس از بررسی كــــــامل، طرح می تواند به مدل ریاضی نهایی محصول تبدیل شود.
۳ - سیستم های اطلاعات منابع انسانی:
هدف مدیریت منابع انسانی استفاده كارا و اثربخش از منـابع انسانی یك شركت است. بنابراین، سیستم های اطلاعات منابع انسانی به منظور پشتیبانی از: ۱ - كارمند گزینی، انتخاب و استخدام ۲ - جایابی شغلی ۳ - ارزیابی عملكرد ۴ - تحلیل منافع كارمند ۵ - آموزش و توسعه ۶ - بهداشت، ایمنی و امنیت، طراحی شده است.(۲) مدیریت منابع انسانی، اینترنت و اینترانت: اینترنت به یك نیروی عمده برای تغییر در ابزارهای مدیریت منابع انسانی تبدیل شده است. به عنوان مثال سیستم های مدیریت منابع انسانی آن لاین می توانند كارمند گزینی را از طریق وب سایت های شركت در بخش استخدام، به انجام رسانند. شركتها همچنین بانكهای اطلاعاتی (شركتهای واسطه) روی اینترنت، پیامهای پستی در گروههای خبری اینترنت را مورد استفاده قرار می دهند. فناوری اینترانت شركت را قادر ساخته است كه عادی ترین فعالیتهای مدیریت منابع انسانی را برروی اینترانت شركت پردازش كنند. آنها می توانند اطلاعات را بسیار سریعتر از كانال های قبلی ارتباطی، منتشر سازند، همچنین می توانند اطلاعات مورد نیاز را برای واردساختن به فایل های مدیریت منابع انسانی به طور آن لاین از كاركنان گردآوری كنند و به این ترتیب كاركنان بدون آنكه در اجرای وظایفشان وقفه و دخالتی توسط واحد منابع انسانی ایجاد شود، می تواند با واحد مدیریت منابع انسانی همكاری كنند. مزیت دیگر اینترانت این است كه می تواند به عنوان یك ابزار مهم آموزش برتر ارائه خدمت كند. كاركنان به سادگی می توانند دستورالعملها، فرایندها و اطلاعات یا آموزشهایی را كه نیاز دارند برروی رایانه خود ذخیره كنند.
آموزش و پیشرفت:
سیستم های اطلاعاتی منابع انسانی می توانند پیشرفت جایگاه كارراهه هریك از كاركنان را به منظور تعیین نیازهای آموزشی و ارزیابی عملكرد دوره ای بررسی كنند. برنامه های آموزشی چندرسانه ای و ارزیابی عملكرد شغلی كاركنان حیطه هایی هستند كه این سیستم ها در آن یاری رسان هستند.
تجزیه و تحلیل جبران خدمات:
سیستم های اطلاعاتی می توانند در تجزیه و تحلیل دامنه توزیع پرداختهای كاركنان (حقوق، دستمزد، پرداختهای انگیزشی و سایر پرداختها) یك شركت و مقایسه آن با پرداختهای دیگر شركتهای مشابه و یا مقایسه با شاخصهای اقتصادی مثمرثمر باشند.
۴ - سیستم های اطلاعات حســـابداری:
سیستم های اطلاعات حسابداری از قدیمی ترین سیستم های اطلاعات به كار گرفته شده در تجارت هستند كه دادوستدهای تجاری و دیگر رویدادهای اقتصادی را ضبط و گزارش می كنند و صورتهای مالی مهم نظیر ترازنامه یا صورت سود و زیان را ارائه می دهند. این قبیل سیستم ها همچنین پیش بینی هایی را از شرایط آتی (مواردی نظیر صورتهای مالی و بودجـــــه های مالی) ارائه می كند. (۲)سیستم های حسابداری آن لاین:
ماهیت آن لاین (مجازی) و تعاملی شبكه ها، فرمهای جدیدی را برای اسناد و مدارك، رویه ها و كنترلهای دادوستدها طلب می كند. این سیستم ها مستقیماً درگیر پردازش دادوستدها میان یك سازمان با مشتریان و عرضه كنندگانش هستند.
پردازش سفارش:
پردازش سفارش فروش یك سیستم مهم پردازش دادوستد است كه سفارشهای مشتــــریان را گرفته و پردازش می كند، ضمن اینكه داده های مورد نیاز برای تحلیلهای فروش و كنترل موجودی را فراهم می كند.
همچنین در برخی از سازمانها، این سیستم وضعیت سفارش مشتری را تا زمانی كه كالا تحویل داده شود دنبال می كند.
كنترل موجودی:
سیستم های كنترل موجودی داده های تغییریافته اقلام موجودی را پردازش می كنند. هنگامی كه سیستم پردازش سفارش، داده مربوط به سفارش مشتری را به سیستم كنترل موجودی انتقال داد، این سیستم تغییرات سطوح موجودی را ضبط كرده و مدارك انتقال مورد نظر را آماده می سازد. همچنین میزان موجودی را در گزارشها منعكس می سازد. سیستم های كنترل موجودی رایانه ای به شركت كمك می كند، ضمن نگهداشتن هزینــه های موجودی انبار در حداقل ممكن، خدمات با كیفیتی را به مشتریان ارائه كند.
حسابهای دریافتی:
سیستم حسابهای دریافتی، ثبت مبالغ بدهكاری مشتریان را از داده هایی كه توسط صورت پرداختها و خرید مشتریان ایجاد شده است را نگهداری می كند. آنها فاكتورهای مشتریان، وضعیت ماهانه مشتریان و گزارشهای مدیریت اعتبارات را تهیــه می كنند. این سیستم ها از طریق آماده سازی فاكتورهای صحیح و به موقع و گزارشهای ماهانه به مشتریان، پرداختهای فـــــــوری را تسریع می بخشند و به این ترتیب ضرر ناشی از بدهیهای وصول نشده را به حداقل می رسانند.
حسابهای پرداختی:
این سیستم ها نیز پیگیری داده های مرتبط با خرید از عرضه كنندگان و پرداختهای مربوط به آنها را نگهداری می كنند.
آنها چك هایی را برای پرداخت فاكتورهای عقب افتاده مهیا می كنند. این سیستم ها در اطمینان بخشیدن به پرداخت فوری و صحیح به عرضه كنندگان برای حفظ روابط تجاری و اطمینان از به دست آوردن موقعیت اعتباری و كسب تخفیف ارائه شده برای پرداخت فوری، به سازمان یاری می رسانند.
لیست حقوق:
این سیستم ها داده هایی را از كارتهای زمانی و ساعت كار كاركنان و دیگر موارد دریافت و نگهداری می كنند. آنها كنترلهای پرداخت و دیگر اسناد از قبیل صورتهای درآمد، گزارشهای حقوق و دستمزد را برعهده دارند.
دفتر كل:
سیستم های دفتر كل داده های به دست آمده از حسابهای دریافتی و پرداختی، لیست حقوق و دیگر سیستم های اطلاعات حسابداری را تركیب می كند و در پایان دوره حسابداری همه آن دفاتر را بسته و تراز آزمایشی، صورت سود و زیان و انواع گزارشهای هزینه و درآمد را برای مدیریت فراهم می كند. سیستم های دفتر كل مبتنی بر رایانه كنترلهای مالی و گزارشهای مدیریتی بهتری را به روشی صحیح و به موقع ارائـــه می دهند، پرسنل كمتری درگیر می سازند و هزینه های كمتری را صرف می كنند.
۵ - سیستم های اطلاعات مالی:
سیستم های اطلاعات مالی مبتنی بر رایانه، مدیران مالی را در تصمیمهای مرتبط با ۱ - تامین مالی ۲ - تخصیص و كنترل منابع مالی، پشتیبانی می كند. طبقه بندی سیستم های اطلاعات مالی عمده شامل مدیریـــت وجوه نقــد، مدیریت سرمایه گذاری، بودجه بندی سرمایه ای، تحلیل مالی، پیش بینی های مالی و برنامه ریزی مالی است. (۲)
مدیریت وجوه نقد:
سیستم های مدیریت وجوه نقد اطلاعـات را از تمامی دریافتی ها و پرداختی های نقـدی درون شركت به طور دوره ای یا فوری جمع آوری می كند. این اطلاعات شركتها را قادر می سازد تا مبالغ مازاد را هرچه سریعتر سرمایه گذاری كنند، كه این امر سبب ایجاد درآمــــد از محل وجوه سرمایه گذاری شده می گردد. این سیستم ها پیش بینی های جریان نقدی را به صورت روزانه، هفتگی یا ماهانه تهیه می كنند كه برای تشخیص كسری یا مازاد وجوه نقد به كار برده می شود.
مدیریت سرمایه گذاری آن لاین:
بسیاری از شركتها مازاد وجوه نقد خود را در اوراق بهادار قابل معامله كوتاه مدت و با ریسك پایین و یا در فرصتهای سرمایه گذاری با بازده بالا و ریسك بالا سرمایه گذاری می كنند.
پورتفولیویی متشكل از چنین اوراق بهاداری می تواند با كمك بسته های نرم افزاری مدیریت پورتفولیو، مدیریت شود. همچنین بسیاری از مدیران سرمایه گذاری از ابزارهای داده كاوی به منظور تجزیه و تحلیل اطلاعات تاریخی پایگاههای داده استفاده می كنند، و بدین ترتیب قادر خواهند بود پیش بینی های بهتری را به عمل آورنـد. اطلاعات سرمایـــــه گذاری و معاملات اوراق بهادار از صدها منبع اینترنتی و دیگر شبكه ها به طور مستقیم در دسترس هستند.
بودجه بندی سرمایه ای:
طرحهـای پیشنهادی، می توانند بااستفاده از مدلهای صفحه گسترده كه تجزیه و تحلیلهای ارزش فعلی جریانهای نقد مورد انتظار را با تحلیل احتمـــال ریسك به منظور تعیین تركیبی بهینه از پروژه های سرمایه ای شركت ادغام می كند، مورد ارزیابی قرار گیرند.
تحلیل مالی:
تحلیل اطلاعات از طریق برنامــــه های صفحه گسترده یا نرم افزارهای تجاری ساخت آماده پشتیبانی از تصمیم، قابل انجام است.
برای دستیـابی به نتیجه بهتر مــــی توان از سیستم های هوشمند نیز در انجام تحلیها استفاده كرد. برای نشان دادن تنوع تحلیلهای مالی نمونه هایی از كاربردهای مالی یك ابزار جـدید به نام محاسبه عصبی ارائه مــی شود. برخی از این تحلیلها به قرار ذیل است: (۳)
تجزیه و تحلیل سلامت مالی شركتهایی كه برای سرمایه گذاری انتخاب شده اند؛
تجزیه و تحلیل احتمال شكست یا ورشكستگی شركتها، بانكها و...؛
تحلیل ریسك اوراق قرضه، وام و دیگر ابزارهای تامین مالی؛
رتبه بندی شركتها براساس ارزش اعتباری آنها؛
پیش بینی عملكرد مالی واقتصادی؛
طراحی استراتژی های سرمایه گذاری در بازار سهام؛
قیمت گذاری اولیه سهام؛
تهیه مدلهای ابزارهای تجاری؛
قیمت گذاری و هجینگ مشتقات مالی؛
توصیـه كردن یك تركیب مناســــــب سرمایه گذاری؛
پیش بینی نرخ ارزهای خارجی.
برنامه ریزی و پیش بینی مالی:
تحلیلگـران مالی به طور معمول از نرم افزارهای صفحه گسترده و دیگر نرم افزارهای برنامه ریزی مالی به منظور ارزیابی عملكرد مالی فعلی یا آینده شركت استفاده می كنند. این نرم افزارها همچنین در تعیین نیازهای مالی شركت و تحلیل روشهای گزینه ای برای تامین مالی آنها، یاری رسان هستند. تحلیگران مالی همچنین از پیش بینی های مالی مرتبط با وضعیت اقتصادی، عملیات شركت، انواع روشهای تامین مالی موجود، نرخهای بهره و قیمتهای سهام و اوراق قرضه برای تهیه یك برنامه تامین مالی بهینـــه برای شركت استفاده می كنند. بسته های صفحه گسترده، نرم افزارDSS و ابزارهای گروهـی تحت وب می تواند در ایجاد و بهره برداری از مدلهای مالی مفید فایده باشند. پاسخ به پرسشهای اگر... در این صورت... و هدف جو می تواند توسط مدیران و تحلیلگران مالی در ارزیابـی طرحهای تامیـن مالی یا گزینـه های سرمایه گذاریشان مورد بررسی قرار بگیرد.(۳)

منابع:
۱ - TURBAN EFRAIM, MCLEAN EPHRAIM, WETHERBE JAMES, “INFORMATION TECHNOLOGY FOR MANAGEMENT: TRANSFORMATION BUSINESS IN THE DIGITAL ECONOMY”, THIRD EDITION, WILEY INC. ۲۰۰۲.
۲ – O BRIEN JAMES A., “INTRODUCTION TO INFORMATION SYSTEMS: ESSENTIALS FOR THE E-BUSINESS ENTERPRISE”, MCGRAW-HILL IRWIN, ۲۰۰۰.
۳ - LUSSIER ROBERT N., “MANAGEMENT FUNDAMENTALS CONCEPTS:APPLICATIONS; SKILL; DEVELOPMENT”, SOUTH - WESTERN COLLEGE PUBLISHING, ۲۰۰۰.
۴ – O SHAUGHNESSY JOHN, “COMPETITIVE MARKETING: A STRATEGIC APPROACH”, ROUTLEDGE, ۱۹۹۵.
۵ - KOTLER PHILIP, ARMSTRONG GARY, SAUNDERS JOHN, WONG VERONICA, “PRINCIPLE OF MARKETING”, SECOND EUROPEAN EDITION, PRENTICE HALL EUROPE, ۱۹۹۹
. ۶ – “FROM THE VALUATION OF INFORMATION TECHNOLOGY, A GUIDE FOR STRATEGY” HTTP://WWW.FINANCEANDPROFITABILITY BOOKS.COM/FINANCE-AND-PROFITABILITY-BOOKS/THE-VALUATION-OF-INFORMATION-TECHNOLOGY.HTM
۷- صرافی زاده، اصغر و علی علی پناهی، «سیستم های اطلاعات مدیریت، مفاهیم، نظریه ها، كاربردها»، تهران، انتشارات میر، ۱۳۸۰. ! مهدی بیگدلو: دانشجوی كارشناسی ارشد مدیریت بازرگانی دانشگاه تهران
نویسنده:مهدی بیگدلو
منبع:ماهنامه تدبیر شماره ۱۵۰ آبان ماه ۱۳۸۳

منبع : شبکه فن آوری اطلاعات ایران