پنج گام برای یکپارچه سازی محیط کار

اولین روز کار همیشه مملو از هیجان و اضطراب برای نیروی جدید کار است، به خصوص اگر این موضوع اولین تجربه او باشد. کیفیت اولین ارتباط، سنگ بنایی برای نوع و سطح ارتباطی است که بین افراد و گروه ها برقرار می شود. بنابراین از اهمیت اولین روز حضور یک نیروی جدید نباید غفلت کرد. بدیهی است روند آشنا کردن نیروی جدید با محل کار که از آن به جا افتادن هم تعبیر می شود، می تواند موجب افزایش بهره وری شود. بنابراین ضروری است که فرد تازه وارد را به عنوان عضو جدید خانواده کاری به همکاران و همکاران را با نام و سمت به وی معرفی کنید. در ادامه مقاله حاضر به چند اقدام مهم که شما به عنوان مدیر باید انجام دهید تا یکپارچگی محیط کار پس از ورود یک نیروی جدید حفظ شود اشاره می شود.
۱) تعیین محل کار: هیچ گاه از تعیین محل کار و تامین لوازم و تجهیزات مورد نیاز نیروی جدید غفلت نکنید. بهتر است این کار بدون فوت وقت انجام شود و حتی به وی اجازه داده شود در صورت نیاز نسبت به برخی تغییرات جزئی متناسب با سلیقه خود اقدام کند. با این حال توضیحات کافی در مورد نحوه عملکرد تجهیزات (فاکس، رایانه و...) و نیز روندهای رایج در سازمان جهت انجام برخی امور اولیه نظیر درخواست مرخصی، مساعده و... را باید در دستور کار قرار دهید.
۲) معرفی به کل واحدها: ممکن است کسب و کار شما متشکل از چندین کسب و کار باشد، بنابراین معرفی نیروی جدید به بخش های مرتبط در کل سازمان نیز از جمله کارهایی است که شایسته است در اولین روز ورود نیروی تازه وارد، انجام شود.
۳) تحویل کارت ویزیت: یک خوشامدگویی ویژه می تواند با ارائه یک دسته کارت ویزیت که نام و عنوان وی بر آنها چاپ شده باشد، آغاز شود. شاید برای یک تازه وارد به محل کار هیچ چیز خوشایندتر از این نباشد که یک بسته کارت ویزیت خود را روی میزش ببیند. این موضوع از آن جهت اهمیت دارد که نیروی تازه وارد بدین وسیله موقعیت خود را در سازمان تعریف شده می بیند.
۴) انتخاب راهنما: پس از این معارفه مختصر و مفید می توانید فردی که احساس می کنید با تازه وارد دارای تقارن شخصیتی و کاری است و آن دو می توانند به راحتی با یکدیگر ارتباط برقرار کنند را به عنوان راهنما جهت آشنایی با سیاست ها، رویه ها، فرهنگ و نحوه انجام کارها در شرکت، تعیین کنید.
۵) ارائه شرح وظایف: شاید هیچ چیز بدتر از این نباشد که دقیقاً ندانیم نیروی جدید را برای چه استخدام کرده ایم و از وی چه توقعاتی داریم. تعریف مشخص از مشاغل لازم برای یک سازمان حاصل تعریف ورودی و خروجی سازمان و اهدافی است که باید تحقق یابد. نداشتن شرح وظایف شغلی نه تنها به سردرگمی کارکنان می انجامد بلکه موجب می شود کارها در شرکت و سازمان شما به کندی و با هزینه بالا به انجام برسد. برخی معتقدند ارائه شرح وظایف سازمانی به کارکنان موجب می شود در شرایط اضطراری به جهت درخواست فعالیت هایی فراتر از شرح وظایف تعریف شده، توقعات مالی در کارکنان بالا رود. این طرز فکر ناشی از ناتوانی در تنظیم یک شرح شغلی دقیق و جامع بوده یا حاکی از ناتوانی در ایجاد روحیه سیستمی در افراد مجموعه است. از این رو بهتر است با حل منطقی مساله یعنی ارتقای توان مدیریتی خودمان، از بروز پیامدها و حاشیه های مستهلک کننده انرژی ها جلوگیری کنیم.

منبع : روزنامه سرمایه