چگونگی اجرای روشهای بهینه در تغییر ساختار کوچک‌سازی سازمانها

برون‌سپاری یا كوچك‌سازی شركتها و توجه به مقوله خصوصی‌سازی از جمله بحثهای روز و مسایل جاری صنعت برق كشور است.
مقاله زیر كه به وسیله مهندس مجتبی باقی مدیر برق شهرستان مباركه تدوین شده بهسازی روشها در كوچك‌سازی سازمانها مورد بحث و بررسی قرار گرفته است.
برون سپاری و كوچك سازی سازمانی اگرچه در ایران سابقه‌ای طولانی ندارد اما این مقوله به عنوان یكی از موثرترین ابزارها در استراتژی بهسازی در شركتها و سازمانها می‌تواند مدنظر قرار گرفته و از آن استفاده شود.
در شركتهای توزیع نیز این ابزار یكی از روشهای تجدید و اصلاح ساختار است كه چند سال است كه مورد توجه قرار گرفته است.
اما در این میان نداشتن الگوی مناسب، وجود ناهماهنگی، انجام دوباره كاری، نداشتن چارچوب‌های كاری اعم از سطح كلان و اجرایی، مسایلی را به وجود آورده است قراردادهای واگذاری و وجود نواقص جدی در این زمینه ضرورت بازنگری در روشها را به منظور كاهش هزینه‌ها، قانونمندی كارها و جلوگیری از سو‌ءاستفاده‌ها به وجود آورده است. بنابراین استفاده صحیح به موقع و بجا از این مقوله می‌تواند هم در بهسازی روشهای سازمانی موثر باشد و هم به عنوان استراتژی مناسب باعث ارتقاء سطح بهره‌وری سیستم شود.
كلان نگری موضوع واگذاری نباید، صرفاَ عقد قرارداد با چند پیمانكار برای ارائه خدمات آن هم در كوتاه مدت تلقی شود. این مقوله با كلان نگری، تعیین خط‌مشی و برنامه‌ریزی در سطح كلان و خرد باید مورد توجه قرار گیرد و نقش مدیریت ارشد سازمان و هیئت مدیره شركت بسیار حساس و قابل توجه است، از این رو به منظور اصلاح وضعیت موجود موارد زیر حائز اهمیت است.
۱- سازماندهی در واگذاری و روشهای اجرایی: روشهای اجرایی اصولاً یا وجود ندارد یا در غالب موارد تعریف شده نیستند و یا بسیار زمان بر و هزینه‌زا هستند. از طرف دیگر مسئولیت واحدهای مختلف در این زمینه به طور شفاف و روشن مشخص نبوده و این باعث بروز دوباره‌كاری و تداخل امور می‌شود.
از سوی دیگر ابزارهای كنترلی نیز یا اصلاً وجود ندارد یا دراكثر اوقات به صورت سنتی (بازرسی، موردی، بازدید صرف و ...) تعریف شده كه به هیچ عنوان جوابگوی انتظارات نبوده لذا لزوم بازنگری در روشهای اجرایی بسیار آشكار و ضروری است.
۲- وضعیت پیمانكار: بررسی وضعیت پیمانكاران شركتهای توزیع نشاندهنده ضرورت تغییر نگاه و نگرش اساسی نسبت به این گروه ذینفع در امر واگذاریهاست. در شرایط موجود خدماتی كه برای شركت سودآور نیست قرار است به پیمانكاران واگذار شود نه خدماتی كه بخش خصوصی و پیمانكار می‌تواند انجام دهد. به عبارت دیگر نگاه از زاویه سود و زیان است نه نگاه مشاركتی و این دید باعث بروز تضادها و برخوردها می‌شود. در این زمینه باید با استفاده از همه ظرفیتهای موجود و بسترسازی لازم و با تمركز بر انتخاب پیمانكاران واجد شرایط زمینه بهره‌گیری از خدمات كیفی آنان را فراهم كرد و اصلاح وضعیت موجود نیاز به بنیانگذاری اصولی نظیر ایجاد رقابت آزاد و نه انحصاری، شفاف‌سازی گردش آزاد اطلاعات تغییر نگرش‌ها و زمینه‌سازی فرهنگی و قانونی دارد.
ارائه الگوی زیر می‌تواند راه را برای واگذار از وضعیت موجود به وضعیت مطلوبتر هموار سازد.
الگوی مفهومی برون سپاری: این الگو دارای چهار جزء به هم پیوسته و یكپارچه و قابل تشخیص است.
۱- بازنگری و تحلیل وضعیت موجود.
۲- مدیریت برون‌سپاری.
۳- مدیریت قراردادها.
۴- مدیریت پیمانكاران.
كه هر یك از اجزای بالا در صورت تعریف درست از آن و سازماندهی مناسب می‌تواند نیازمندیهای برنامه برون‌سپاری را در سطح شركت پوشش دهد.
نهادهای سازمانی مورد نیاز نیز عبارتند از:
۱- نهاد سیاست‌گذار و برنامه‌ریز (مدیریت شركتها و ستاد)
۲- نهادهای اجرایی (واحدهای اجرایی و پیمانكاران)
۳- نهادهای نظارتی (نهاد نظارتی در واحد اجرایی – ستادی و بالاتر)
۴- نهادهای ارزیابی و مشاوره (نهادهای مستقل از شركت)
●الگوی اجرایی
اهداف اجرایی این الگو شامل موارد زیر است:
۱- برآوردن الزامات قانونی
۲- تمركز بیشتر بر امور حاكمیتی و نظارتی
۳- تمركز بیشتر بر فعالیتهای اصلی در شركتهای توزیع
۴- ایجاد فضای رقابتی آزاد
۵- توانمندسازی و پرورش بخش خصوصی
۶- افزایش اثربخشی خدمات و رضایت مشتریان
۷- بهره‌وری بالاتر و كاهش هزینه‌ها
۸- ایجاد فرصتهای مناسب جهت جبران كمبود منابع و تخصص‌ها
۹- كنترل مدیریتی بهتر.
فرآینده برون‌سپاری شامل موارد زیر است:
۱- آماده‌سازی، شامل تحلیل وضعیت موجود، تهیه طرح مناسب، برگزاری آموزشهای لازم اطلاع‌رسانی و تدوین برنامه‌های اجرایی برون‌سپاری
۲- اجرا – شامل تدوین شرایط مناقصه، دریافت درخواستها، ارزیابی و انتخاب پیشنهادها – تدوین شرایط قرارداد و عقد قرارداد.
۳- بازنگری تشكیل كمیته بازنگری و تهیه راهكارهای بازنگری و بهبود مستمر واگذاری و تحلیل هزینه منفعت و مدیریت ریسك
مكانیزم‌های كنتزلی برون‌سپاری نیز شامل موارد زیر می‌شود:
۱- انتخاب و ارزیابی پیمانكاران.
۲- مدیریت ریسك.
۳- تحلیل هزینه به سود.
۴- مكانیزم‌های تشویقی.
۵- ممیزی و مكانیزم نظارت بر مبنای خودارزیابی.
●طرح‌گذار از وضعیت موجود شامل ۳ قسمت اصلی است:
در مرحله اول فعالیتها قرار دارد كه تعیین فعالیتهای قابل واگذاری را برای اجرای الگوی برون‌سپاری طی ۳ مرحله به انجام می‌رساند.
۱- زمینه‌سازی و انجام اقدامات مقدماتی با تشكیل كمیته اجرایی و راهبری.
۲- اجرای آزمایشی كه با توجه به گستردگی واحدها و امور تحت نظارت شركت توزیع باید مناسب‌ترین امور به منظور اجرای طرح آزمایشی انتخاب شود به گونه‌ای كه امكان بررسی فعالیتها و اطمینان از عملكرد اجرایی حاصل شود.
۳- اجرای كامل و توسعه: بعد از انجام بازنگری و حصول اطمینان از صحت عملكرد الگو نتایج به سایر واحدها تعمیم یابد.
اولویت‌های اجرایی نیز شامل موارد زیر است:
در اجرای طرح باید اولویت‌های زیر مدنظر قرار گیرد.
۱- اولویت اجرا در امور و نواحی: كه براساس میزان آمادگی و شرایط منابع انسانی آن امور انجام می‌شود.
۲- اولویت در واحدها و بخشهای نواحی: كه در اجرای طرح اولویت با واحد داوطلب است كه در این باره این ۳ نكته مدنظر قرار گیرد.
میزان آمادگی سرپرست و كاركنان واحد، اهمیت استراتژیك واحد، میزان وجود فعالیتهای غیراصلی و پشتیبانی در آن واحد.
اولویت از نظر خدمات قابل واگذاری: به طور كلی باید از اولویت‌های زیر در امر واگذاری لحاظ شود:
الف: خدمات پشتیبانی عمومی: شامل نظافت، نقلیه، امور اداری، دفتری و ....
ب- خدمات پشتیبانی تخصصی: حسابداری، مالی و خدمات مشتركان.
ج- بهره‌برداری: كه در این زمینه لازم است نسبت به تحلیل هزینه‌های سود و ریسك انجام خدمات از طریق پیمانكار بررسی لازم و سپس اجرایی شود.
پیش‌نیازها نیز شامل مواردی به شرح زیر است:
الف- بسترسازی مناسب: شامل بسترهای قانونی و حقوقی، شرایط فرهنگی و شرایط اقتصادی و اجتماعی منطقه.
ب ـ منابع: اجرای موفقیت‌آمیز این طرح مستلزم بهره‌گیری بهینه از منابع زیر است:
۱- منابع انسانی.
۲- منابع مالی.
۳- تسهیلات و تجهیزات.
۴- منابع اطلاعاتی.
۵- پیمانكاران.
ج – آموزش نیز شامل موارد زیر بوده:
۱- آموزش عمومی: به منظور افزایش آگاهی عمومی و كاهش مقاومت سازمانی و همراهی تمامی كاركنان در این مسئله.
۲- آموزش اختصاصی: شامل دوره‌های آموزشی خاص به منظور كسب توانایی بهتر جهت اجرا، نظارت برنامه‌ریزی و ارزیابی فنی و تخصصی.
نتیجه‌گیری و پیشنهادها
۱- تشكیل كمیته‌های اجرایی و راهبری برون‌سپاری در شركت با استفاده از مدیران ستادی مرتبط، مدیران نواحی و كارشناسان فنی و غیرفنی.
۲- جمع‌آوری تجربیات موفق و ناموفق در شركتها و سازمانهای مشابه و تجزیه و تحلیل آنها توسط كمیته مذكور.
۳- ارائه الگو و راهكار اجرایی مناسب و تعیین اولویت واگذاری‌ها با درنظر گرفتن تمامی جوانب و شرایط حاكم بر سیستم‌های دولتی و خدماتی مانند شركت توزیع.
۴- اجرای آزمایشی الگوی بدست آمده در امور و نواحی منتخب و همزمان آموزش كاركنان پیمانكاران در این مورد.
۵- درخواست از واحدها برای ارسال منظم اطلاعات حاصل از اجرای طرح برون‌سپاری به كمیته مزیور.
۶- استفاده از مشاوران ذیصلاح برای تنظیم قراردادها و تعیین راهكارهای نظارتی موثر.
۷- نظارت مستمر و اندازه‌گیری نتایج طرحهای برون‌سپاری در سطح اجرایی و كلان.
۸- اصلاح فرآیندها و بازنگری در روشها به طور مستمر و همزمان با اجرای طرحها.

منبع : خبرگزاری جمهوری اسلامی ـ ایرنا