دسترسی به اسناد و مدارک ؛ ابزارها و الگوهای مناسب

حجم روزافزون انتشارات، هزینه سنگین تهیه اطلاعات و نگهداری آن، كمبود بودجه، كمبود نیروی انسانی و چندین عامل دیگر بخصوص در چند دهه اخیر كتابخانه ها و مراكز اسناد را بیش از پیش به پذیرش این واقعیت سوق داده است كه خرید و نگهداری تمامی اطلاعات مورد نیاز جامعه استفاده كننده اش امكان پذیر نیست و از این رو به سمت سیاست "دسترسی" به منابع اطلاعاتی گرایش پیدا كرده اند.در این مقاله نویسنده سعی كرده است ضمن معرفی ابزارهای دسترسی به اسناد و مدارك، الگویی مناسب برای خدمات تحویل مدارك را نیز ارایه كند.دسترسی به اسناد و مدارك و انتقال اطلاعات همواره كانون توجه جوامع بوده است و بشر از ابتدایی ترین وسیله حفظ و نگهداری انتقال اطلاعات امروزه تقریباً به جایی رسیده است كه با فشار دكمه ای می تواند به حجم عظیمی از اطلاعات بدون توجه به مرز جغرافیایی و زمانی دسترسی پیدا كند. اهمیت نگهداری، پردازش، دسترسی و انتقال اطلاعات آنقدر برای بشر مهم و اساسی بوده است كه امروزه پیشرفته ترین و ظریف ترین ابزارهای بشرساز را لوازم الكترونیكی تشكیل می دهند كه به همین منظور ساخته شده اند. در واقع اطلاعات (ذخیره، پردازش، بازیابی و انتقال آن) بوده است كه موجب پیدایش تكنولوژی ظریف و حیرت انگیز اطلاعات و ارتباطات شده است. بدون شك كلماتی از قبیل " عصر اطلاعات"، "عصر ارتباطات"، "عصر ماهواره"، "عصر كامپیوتر" و ۰۰۰ همه در یك نقطه اساسی با هم مشترك هستند و آن این است كه قطعات ”اطلاعات” را در خود ذخیره، پردازش و یا جابجا می كنند.شاید بتوان گفت كه امروزه بشر به جایی رسیده است كه برای پاسخ دادن به این سئوال كه تكنولوژی یا اطلاعات كدام اساسی تر و مقدم تر است به سختی با مشكل روبرو می شود. از یك طرف بدون استفاده از تكنولوژی، قدرت مهار و دسترسی به اطلاعات مورد نظر را نداریم و از طرفی دیگر این اطلاعات است كه در پیكره این دستگاههای حیرت انگیز جابجا می شود و بدون در نظر گرفتن عنصر اطلاعات، این تكنولوژی ظریف ارزش اعتباری خود را از دست خواهد داد. ولی در نهایت هدف اساسی بشر در توسعه این ابزارها، نگهداری، پردازش و بازیابی اطلاعات بوده است نه خود ابزار و این نكته ای است بسیار ظریف كه از سوی مدیران كتابخانه ها و مراكز اسناد همواره باید مورد توجه قرار گیرد. با ظهور این ابزارها بود كه نگرش "دسترسی" به اطلاعات بدون توجه به محل نگهداری و زمان دستیابی عملی گردید و این مسئله ای است كه بخصوص برای كشورهایی كه در آن كتابخانه ها و مراكز اطلاع رسانی بودجه لازم برای تهیه اطلاعات را ندارند بسیار حائز اهمیت است.
● "دسترسی" به اسناد و مدارك در مقابل "نگهداری" اسناد و مدارك
حجم روزافزون انتشارات، هزینه سنگین تهیه اطلاعات و نگهداری آن، كمبود بودجه، نیروی انسانی و چندین عامل اساسی دیگر بخصوص در چند دهه اخیر كتابخانه ها و مراكز اسناد را بیش از پیش به پذیرش این واقعیت سوق داده است كه خرید و نگهداری تمامی اطلاعات مورد نیاز جامعه استفاده كننده اش امكان پذیر نیست. حتی كتابخانه های ملی كه وظیفه تهیه و نگهداری اسناد و مدارك مكتوب كشور را به عهده دارند و بسیاری از این مدارك را از طریق قانون و اسپاری دریافت می كنند نیز از پذیرش این واقعیت گریزی ندارند. "طرح استراتژیك كتابخانه بریتانیا برای دهه ۱۹۹۰ اولویت ها را به سادگی بر شمرده است: ساختن یك مجموع جامع موردنظر نیست، بلكه هدف تأمین "دسترسی جامع به دانش و توزیع سریع اطلاعات" و رساندن آن به متقاضی (= مصرف‌كننده) است". (۱)با توجه به این واقعیت كتابخانه ها و مراكز اسناد به فكر توسعه امانت بین كتابخانه ای و در بسیاری از موارد به فكر اشتراك منابع افتادند تا بتوانند به نیازهای اطلاعاتی مراجعه كنندگان خود پاسخ گویند و از طرفی دیگر استفاده از خدمات كارگزاران اطلاعات به طور روزافزونی توسعه پیدا كرد، همچنانكه به آن اشاره شد از عوامل بسیار مهم در رویكرد كتابخانه ها به "دسترسی" به منابع (Access) در مقابل "نگهداری" (Holding) علاوه بر موارد اشاره شده در بالا، استفاده وسیع از تكنولوژی نوین در مكان یابی اطلاعات و انتقال آن اهمیت ویژه ای دارد.
● آگاهی از منابع موجود
تغییر نگرش از "نگهداری" منابع اطلاعاتی به دسترسی آن مستلزم این بود كه كتابخانه ها و استفاده كنندگان اطلاعات از منابع منتشر شده و محل نگهداری آن آگاهی پیدا كنند. حجم روزافزون انتشارات در زمینه های مختلف موضوعی سبب شده است كه آگاهی از منابع موجود به عنوان مشكلی اساسی در برابر كتابخانه ها و مراجعان قد علم كند تا جایی كه امروزه در زمینه های بسیار تخصصی هم نمی توان ادعا كرد كه كارشناسان آن حوزه از همه انتشارات باخبر هستند. كتابشناسیها، چكیده نامه ها، فهرستهای مشترك و ۰۰۰ از مهمترین ابزارهایی هستند كه با استفاده از آن می توان علاوه بر آگاهی از منابع بیشتر شده به انتخاب منابع مناسب نیز دست زد و از طرفی دیگر از سفارش تكراری منابعی كه امكان دسترسی به آن در كتابخانه های دیگر موجود است جلوگیری به عمل آورد. بدون شك امروزه بدون استفاده از این منابع ردیف دوم امكان دسترسی به بسیاری از منابع اطلاعاتی امكان پذیر نیست. بسیاری از این منابع علاوه بر كنترل كتابشناختی و چكیده نویسی، محل دقیق نگهداری منابع را نیز مشخص كرده و بیشتر پایگاههای اطلاعاتی مستقیماً استفاده كننده را به كارگزاران و مراكزی كه متن كامل منابع استناد شده را تهیه می كنند متصل می كنند. مثل پایگاه اطلاعات (Night-Ridder Ondisc) Dialog كه امكان اتصال و سفارش مقاله به بیش از ۷۰ كارگزار را فراهم می كند.
● ابزارهای انتقال اسناد:
برای دسترسی به اسناد و مدارك شیوه های مختلفی وجود دارد كه هر كدام ممكن است دارای مزایا و معایبی باشند و معمولاً تركیبی از این شیوه برای دسترسی به مدارك مورد نیاز انتخاب می شود از عوامل بسیار اساسی در مطلوبیت شیوه دسترسی به اطلاعات را می توان سرعت، هزینه، اطمینان، سهولت استفاده و در مورد اسنادی كه از طریق فاكس دریافت می شوند كیفیت دریافت سند نام برد.
▪ پست
جدا از مسئله سرعت انتقال، در حال حاضر پست ارزانترین و گسترده ترین شیوه انتقال اسناد و مدارك است. علیرغم گسترش حیرت انگیز ذخیره الكترونیكی اطلاعات، بعید به نظر می‌رسد كه روزی تمامی منابع اطلاعاتی برای دسترسی از راه دور، توسط پایگاههای اطلاعاتی اسكن شوند بنابراین شیوه های سنتی انتقال اسناد برای كتابخانه ها همچنان مهم باقی می‌ماند، بخصوص برای منابع اطلاعاتی گذشته نگر كه امكان ذخیره الكترونیكی آن وجود ندارد. ضمناً انتقال الكترونیكی اسناد و مدارك با حجم زیاد مستلزم هزینه بسیار بالایی است كه همچنان كتابخانه ها و مراكز اسناد را وادار می سازد به استفاده از پست به عنوان وسیله ای ارزان تر برای انتقال اطلاعات توجه بیشتری داشته باشد و برای بهبود سرعت انتقال و هزینه، شیوه های مختلفی (مثل عادی، پیشتاز، دی. اچ. ال، هوایی، زمینی و ۰۰۰) را با توجه به شرایط مختلف اتخاذ كند.
▪ فاكس
بهبود سرعت انتقال، حافظه زیاد برای ذخیره و ارسال سند بصورت شبانه با نرخ كمتر، بهبود كیفیت كپی و هزینه كمتر، فاكس را به عنوان وسیله ای بسیار مناسب برای رفع نیارهای در حال افزایش كسانی كه خیلی سریع به مدركی نیاز دارند درآورده است. برای اینكه یك دستگاه فاكس بتواند بخوبی در خدمت خدمات انتقال اسناد كتابخانه ها قرار گیرد خصوصیات زیر باید مورد توجه قرار گیرند.استفاده از اسكنر برای حذف كپی برداری از مقالات، حافظه زیاد برای ذخیره اسناد و استفاده از آن برای انتقال اسناد در ساعتهایی كه نرخ ارتباطات كمتر است (شبانه)، حافظه برای ذخیره شماره تلفن هایی كه به مقدار زیاد مورد استفاده قرار می گیرند، میزان دقت تصویری برای ارسال كپی با كیفیت بالا، اسكن سریع و سرعت انتقال برای كارایی بیشتر و گزارش خطاهای انتقال به صورت خودكار، این امكانات سبب می شود از حداكثر كارآیی پرسنل استفاده شود و با كمترین هزینه ممكن با كیفیت بالا اسناد و مدارك انتقال یابند.
▪ انتقال دیجیتالی
در این سیستمها با استفاده از یك دستگاه كامپیوتر، اسكنر و چاپگر لیزری امكان انتقال و دریافت اسناد به صورت الكترونیكی فراهم می آید. در این سیستمها فقط برای یكبار سند بوسیله اسكنر به كامپیوتر منتقل می شود و این وظیفه كامپیوتر است كه آن را منتقل كند. در صورتی كه بنا به دلایلی بعد از چند روز (زمان از طرف فرستنده تعریف می شود) سند منتقل نشد، بصورت خودكار سند بر روی چاپگر فرستنده چاپ می شوند و بصورت فاكس یا پست ارسال می شود. ضمناً برای دریافت سند نیازی به دخالت نیروی انسانی نیست و سند خودبخود بر روی چاپگر دریافت‌كننده چاپ می شود و در صورتی كه كاغذ یا "تونر" تمام شده باشد سند بر روی كامپیوتر دریافت كننده ذخیره می شود تا اشكالات مربوطه حل شود.▪ پایگاه اطلاعاتی متن كامل
تعدادی پایگاههای اطلاعاتی پیوسته وجود دارند كه متن كاملی مقالات را همراه با اطلاعات كتابشناختی آن در دسترس متقاضیان قرار می دهند. این متن كامل ممكن است مستقیماً به كامپیوتر درخواست كننده و یا بوسیله فاكس و پست ارسال شود.انتقال الكترونیكی مدارك به صورت متن كامل در این پایگاهها فقط محدود به متن است و شامل چارتها, تصاویر, جداول و عكسها نمی شود.سیستمهای دیگر خدمات تحویل اسناد كه به صورت تصاویر كامل (FUII Image) مقالات عرضه می شود بیشتر با استفاده از دیسكهای نوری صورت می گیرد. نمونه ای از مهمترین خدمات تحویل مدرك بوسیله دیكسهای نوری (European Articie Delivery Over network Information Systems) ADONIS نام دارد. در این سیستم مجلات مستقیماً از طرف ناشر به دفتر ADONIS فرستاده می شود و به صورت هفتگی بیش از ۵۰۰ مجله بر روی دیسكهای نوری اسكن می شود. لازم به ذكر است كه مجلات ADONIS در چكیده نامه Exerpta Medica نیز چكیده نویسی و نمایه سازی می شود.از نمونه های دیگر این خدمات، پروانه های ثبت اختراعات آمریكا است كه از سال ۱۹۷۴ بر روی دیسك های نوری به صورت تصویر متن كامل قابل دسترس است.
▪ نشر الكترونیكی
امروزه بسیاری از اسناد و مدارك بخصوص مجلات و منابع مرجع وجود دارند كه علاوه بر شكل چاپی بصورت دیسك نوری نیز به بازار عرضه می شود و حتی بسیاری از این منابع فقط از طریق دیسك نوری قابل دسترس است. كیفیت بسیار مناسب و امكان استفاده از رسانه های متعدد (چندرسانه ای) در ذخیره اطلاعات و امكان انتقال دیجیتالی اطلاعات از عوامل بسیار مهم در رشد روزافزون نشر الكترونیكی است. بیشتر مجلات الكترونیكی شامل تصاویر, چارتها و جداول نمی شوند. این مجلات از طریق شبكه های كامپیوتری و یا بصورت دیكسهای نوری در اختیار مشتركین قرار می گیرند.
● كارگزاران اطلاعات
كارگزاران اطلاعات در واقع كسانی هستند كه قادرند اسناد و مدارك درخواستی را برای متقاضایان از طریق مجموعه موجود خود و یا با استفاده از موجودی كتابخانه های دیگر تهیه و ارسال كنند و عمدتاً عبارتند از:
▪ كتابخانه هایی كه خدمات خود را به خارج از استفاده كنندگان اصلی خود گسترش داده اند.
▪ موسسات غیرانتفاعی: كه خدمات خود را برای غیر اعضاء گسترش داده اند.
▪ تولیدكنندگان پایگاههای اطلاعاتی: كه در بردارنده مجموعه مداركی هستند كه توسط آنها چكیده و نمایه شده است مثل CAB.
▪ خدمات تجاری: این خدمات بیشتر توسط موسسات خصوصی و برای كسب درآمد از طریق فروش اطلاعات ارائه می شوند مثل uncover. در واقع بیشتر كسانی برای دریافت اطلاعات به این كارگزاران رجوع می كنند كه سرعت دسترسی به اطلاعات برای آنها بسیار مهم است.
▪ این كارگزاران برای دریافت متن كامل مقالات شیوه های مختلفی را انتخاب می كنند كه عبارتند از:
ـ استفاده از مجموعه اصلی خود
ـ استفاده از پایگاه اطلاعات مجلات تمام متن كه بر روی دیسكهای نوری قرار دارد. مثل: ADONIS.
ـ استفاده از سفارش الكترونیكی توسط پایگاههای اطلاعاتی مثل: Uncover, Oclc, Dialog و ... برای مثال Oclc امكان اتصال به مراكز زیر را برای تهیه متن كامل منابع اطلاعاتی فراهم می كند:
ـ (Information on Demand) IOD
ـ (Chemicall Abstract Service) CAS
ـ (National Technical Information Service) NTIS
ـ (The ERIC Document Reproduction Services) EDRS
ـ ISI’S Genuine “Articie Document” Delivery Service
● الگوی خدمات تحویل اسناد
پیش بینی خدمات كتابخانه در آینده ارتباط بسیار نزدیكی با پیش بینی افزایش اطلاعات دیجیتالی. افزایش خدمات الكترونیكی و تاكید بیشتر بر ارائه خدمات به مشتریان دارد. مرحله امانت بین كتابخانه ای به خدمات تحویل اسناد كتابخانه به عنوان خدمت اصلی گسترش پیدا كرده است. همچنانكه منابع اطلاعاتی الكترونیكی نه تنها به سرعت بر تعداد آنها افزوده می شود بلكه به طور روزافزونی غیر متمركز نیز می شوند، دسترسی به یك بزرگراه واحد برای دسترسی به طیف كامل از منابع قابل دسترس بسیار اساسی و ضروری خواهد بود. اگر چه این بزرگراه باید بازوی خدمات عمومی كل كتابخانه باشد، ولی به طور عمده در حوزه خدمات تحویل اسناد خواهد بود تا بزرگراهی وسیع بین منبع اطلاعاتی و استفاده كننده باشد و این شیوه تحویل اسناد ابزار ارزشیابی بسیار ارزشمندی برای اندازه گیری ارزش خدمات كتابخانه خواهد بود.
▪ خدمات تحویل اسناد كتابخانه ای باید دارای شرایط زیر باشد:
۱) در برگیرنده خدماتی باشد كه در سطح محلی ارائه می شود و همچنین شامل دیگر منابع تحویل اسناد از قبیل پایگاههای اطلاعاتی الكترونیكی، دیسكهای ذخیره اطلاعات با ظرفیت بالا و دیگر كتابخانه ها باشد.
در یك محیط الكترونیكی استفاده كننده اطلاعات تنها به كتابخانه موسسه مربوطه به عنوان تنها منبع تامین اطلاعات چشم ندارد بلكه وی به دنبال تهیه اطلاعات خود در هر نقطه ای از جهان است.
۲) همزمان با دسترسی پیوسته (Online) به مشخصات كتابشناختی منابع اطلاعات، امكان اتصال به سیستمهای تحویل اسناد نیز وجود داشته باشد.
پایگاههای اطلاعاتی پیوسته كه مشخصات كتابشناختی منابع را ارائه می كنند برای دسترسی به متن كامل منابع ارجاع داده شده ممكن است مشتریان خود را همزمان به سیستمهای تحویل اسناد نیز متصل كنند.
۳) به استفاده كنندگان این اجازه را بدهد تا شاخص هزینه و زمان دسترسی را خود تعریف كنند و سیستمهای تحویل اسناد كتابخانه بایستی این امكان را مهیا سازند تا درخواست متن كامل سند برای كارگزاری ارسال شود كه بهتر از بقیه این شاخصها را برآورده سازند و در صورتی كه این شاخصها برآورده نشده راههای دیگر دسترسی به متن كامل سند برای انتخاب ارائه شود.
۴) در بردارنده این توانایی باشد كه درخواستها به طور خودكار به مناسبترین منبع تهیه‌كننده اطلاعات براساس موجودی پایگاه ارسال شود. مثل سیستم امانت بین كتابخانه ای كتابخانه های پزشكی در آمریكا كه سیستم در ابتدا مداركی را كه در كتابخانه های عضو وجود دارد مشخص می سازند و در صورتی كه در این كتابخانه‌ها موجود نباشد مستقیماً به مراكز تهیه اسناد سفارش می دهد.
۵) سیستم بتواند تحویل مستقیم اسناد به اشخاص درخواست كننده را امكان پذیر سازند (چه در مجموعه محلی موجود باشد و یا از طریق منابع دیگر تهیه شده باشد) به این ترتیب سرعت و كارآیی بالاتر می رود.
۶) انواع مختلف سیستم تحویل اسناد بصورت الكترونیكی، فاكس و شیوه های سنتی در دسترس باشد و همزمان با تغییر تكنولوژی، این تغییرات در سیستم تحویل اسناد نیز اعمال شود.
۷) سیستم بتواند ارتباط بین پایگاههای اطلاعاتی و مراكز تهیه اسناد را برقرار سازد تا بطور مستقیم درخواستها از طریق بزرگراههای اطلاعاتی به این مراكز ارسال شود. مثل ارتباط بین پایگاه اطلاعاتی Dialog و ۷۰ مركز تهیه اسناد تجاری.
۸) بكارگیری تمامی شیوه های در دسترس برای انتخاب مدارك.
۹) دسترسی (Acces) به اطلاعات به عنوان جزیی از منابع اطلاعاتی كتابخانه پشتیبانی مالی شود. (در مقابل نگهداری اطلاعات در خود كتابخانه Holding).
۱۰) امكان دسترسی به تمامی منابع اطلاعاتی كه ممكن است در پایگاههای اطلاعاتی وارد ئشده باشد.(۲)

پی نویس:
۱- كتابخانه های بزرگ جهان، كشتی های نوح در طوفان. ترجمه شیفته سلطانی، گزیده مسائل اقتصادی – اجتماعی، ش. ۹۷ و ۹۸. ص ۸۳.
۲-Wessling, ju;ie. Document Delivery. A Primary Sevice for Nineties. Advances in Librarianship, Vol. ۱۶, the Sandiago Academic Press, ۱۹۹۲, P. ۲۶-۲۸.
منبع مورد استفاده:
۱- Wessling, Julie Document Delivery: A Primary Service for the Nineties. Advance in Librarian Ship. Vol ۱۶. Sandiago: Academic Press, ۱۹۹۲
منابع بیشتر جهت مطالعه
۱- Cornish, Graham P., Model Handbook. For interlending and Copying. IFLA/UNES Co. ۱۹۸۸.
۲- Interlending and Document Supply. For Developing Countries IFLA ۱۹۹۴.
۳- Webb, Sylvia P.. Creating an. Information Service. ۲nd ed.. London A slib, ۱۹۹۲.
۴- Lancaster, F. W. If you Want to. Evaluate your Library… London: LA, ۱۹۸۸.
حمید محسنی
مركز اطلاع رسانی و خدمات علمی جهادسازندگی

منبع : فصلنامه علوم اطلاع رسانی