استایل خود را حفظ کنید

كاربران word را می‌توان به دو دسته اصلی تقسیم كرد كسانی كه از Style نهایت استفاده را می‌برند و كسانی كه علاقه‌ای به استفاده از style ندارند. هنگامی كه افرادی از دو دسته فوق مشتركاً روی سندی كار می‌كنند، طبیعی است كه مشكلاتی به وجود بیاید. اگر شما جزء آن دسته افراد هستید كه از style استفاده می‌كنند، خوشحال خواهید شد اگر بدانید در۲۰۰۳ word راهی وجود دارد كه كار كردن با افراد گروه دیگر را آسان‌تر می‌كند.
اگر به طور پیوسته با اسناد بزرگ و پیچیده سروكار دارید، style خیلی به دردتان خواهد خورد. با استفاده از style است كه می‌توانید شكل اسناد را براساس یك فرمت كلی و سراسری تنظیم كرده و این فرمت را در سراسر سند خود حفظ كنید. به عنوان مثال فرض كنید، در سند خود عناوین را به صورت bold و italic تعریف كرده باشید، ولی بعد تصمیم می‌گیرید كه عناوین فقط bold باشند.
اگر هر‌كدام از عنوان‌ها را به صورت دستی تنظیم كرده باشید می‌بایست تك‌تك آن‌ها را یافته و به صورت دستی تغییر دهید. اما اگر از style برای تنظیم آن‌ها استفاده كرده باشید، می‌توانید style را اصلاح كنید، كه در نتیجه تمامی عناوین در سند شما به یك‌باره تغییر خواهند كرد.
حال اگر همین style را به عنوان بخشی از یك template تعریف كرده باشید، می‌توانید این تغییرات را در بقیه اسنادی كه از روی آن template ساخته شده‌اند نیز اعمال كنید. بدیهی است كه برای word مهم نیست كه شما از style استفاده می‌كنید یا خیر.
اگر مایل باشید، می‌توانید style را كنار بگذارید و تغییرات را به صورت دستی انجام دهید. ولی این انعطافی كه word از خود نشان می‌دهد اغلب موجب بروز مشكلاتی برای آن دسته از كاربرانی می‌شود كه سند یا قالب (template) خود را با استفاده از style ایجاد می‌كنند. همكار شما می‌تواند با تغییر یك style یا عوض كردن بعضی فرمت‌ها سندی را كه شما با كلی وسواس و هنر تنظیم كرده‌اید خراب كند و زحمات شما را به باد بدهد، زیرا تغییراتی كه به طور دستی اعمال می‌شوند به style ارجحیت دارند.
البته این مسأله در نسخه‌های قبلی word اتفاق می‌افتاد. در word ۲۰۰۳ قابلیت جدید <حفاظت از سند> امكان تغییر فرمت سند را فقط از طریق style میسر می‌سازد. حتی از این بهتر آن‌كه شما می‌توانید كاری كنید كه فقط استایل‌هایی كه خودتان تعیین می‌كنید قابل تغییر باشند. این قابلیت به ویژه زمانی مفید واقع می‌شود كه بخواهید قالبی را در word بسازید كه تمام همكاران ملزم به استفاده و تبعیت از آن باشند.
زیرا در این حالت می‌توانید مطمئن باشید كه شكل‌بندی اسناد با استانداردهایی كه شما تعریف كرده‌اید مطابقت خواهند داشت. برای استفاده از این قابلیت، ابتدا یك سند یا قالب ایجاد كنید و style‌هایی را كه می‌خواهید استفاده كنید تعریف نمایید. سپس از منوی Tools گزینه protect Document را كلیك نمایید. در این قسمت با انتخاب گزینه Limit Formatling to a selection of styles روی دكمه settings كلیك كنید تا كادر محاوره Formatting Restrictions باز شود.
در این كادر لیستی از تمامی style‌های استفاده شده در سند یا قالب به نمایش درمی‌آید. در حالت اولیه، تقریباً تمام استایل‌ها در حالت انتخاب‌شده هستند. در لیست جستجو كنید و علا‌مت‌های كنار استایل‌هایی را كه نمی‌خواهید استفاده كنید بردارید. (آسان‌تر است كه ابتدا none را انتخاب كرده سپس هر كدام را كه موردنظرتان است را علا‌مت بزنید).
در انتهای صفحه، گزینه Allow Autoformat to override formatting restrictions را می‌بینید. بعید است بخواهید چنین اجازه‌ای به بقیه كاربران بدهید، بنابراین آن را علامت نزنید. برای بستن كادر محاوره دكمه ok را بزنید. در این هنگام پیغامی به نمایش درمی‌آید كه از شما می‌پرسد: سند ممكن است شامل فرمت یا استایل‌هایی باشد كه تأیید نكرده‌اید آیا می‌خواهید آن‌ها را حذف كنید؟
اگر از انتخاب خود اطمینان دارید دكمه yes را كلیك كنید. سپس در قسمت protect Document، پایین Start Enforcment، دكمه Start enforcing protection و yes را فشار دهید. كادر محاور‌ه‌ای باز می‌شود كه از شما می‌خواهد كلمه عبوری را تعریف كنید.
این كلمه عبور زمانی مورد استفاده قرار می‌گیرد كه بخواهید تنظیمات انجام شده برای محافظت از فرمت سند خود را به حالت اولیه برگردانید. بدون تعریف چنین كلمه عبوری، هر كس می‌تواند حفاظی را كه جهت استایل‌های خود ایجاد كرده‌اید بشكند.
فراموش نكنید پس از اتمام این مراحل، سند یا قالب را ذخیره كنید. این در واقع تمام كاری است كه ‌باید انجام دهید. هنگامی كه از سند یا قالب خود بدین ترتیب محافظت می‌كنید، هیچ‌كس قادر نیست فرمت سند شما را چه به‌ طور دستی و چه از طریق استایل تغییر دهد، مگر این كه خود شما اجازه داده باشید.
با رعایت مسایل فوق، دیگر لازم نیست نگران دستكاری و تغییر فرمت اسنادی باشید كه برای استفاده اشتراكی در میان همكاران خود تنظیم كرده‌اید. نكته دیگری كه باید به خاطر بسپارید آن است كه، چنانچه سند یا قالب مورد بحث را برای دیگران ارسال می‌كنید، به آن‌ها نیز این آگاهی را بدهید كه نمی‌توانند هیچ‌گونه تغییر دستی در فرمت آن اعمال كنند.
این تغییرات شامل تغییرات معمول، از قبیل bold یا italic كردن هم می‌شود. بدون اعلام چنین موضوعی، همكاران شما قطعاً دچار سردرگمی خواهند شد و پشت سر هم به شما تلفن می‌زنند تا مشكل خود را مطرح كنند. اگر می‌خواهید همكاران یا سایر كاربران بتوانند بعضی از تغییرات جزئی (از قبیل bold یا italic كردن) را روی سند انجام دهند، بهتر است استایل‌هایی را به همین منظور تعریف كنید. با این كار، همكاران به جای اعمال دستی فرمت، از استایل استفاده خواهند كرد.

ترجمه: حسام الدین محمدی

منبع : سایر منابع