سازمان‌های مجازی؛ واقعیت دنیای امروز

در گذشته‌های نه چندان دور، مدیران بر این اعتقاد بودند که دارائی‌های مادی، تضمین‌کنندهٔ قدرت رقابتی آنان است ولی در قرن جدید، موفقیت با شرکت‌هائی است که از هم‌اکنون راه خود را به آینده شناخته‌اند، نه آنهائی که دارای اموال بسیاری در ترازنامه‌های خود هستند. در واقع بسیاری از مدیران، باید آنچه را در گذشته فراگرفته‌اند، فراموش کنند. بسیاری از شرکت‌ها جاودانه بودن خود را از دست داده‌اند و موقتی خواهند بود زیرا شرکت‌های حامی این نوع شرکت‌ها، آن را فقط برای آفرینش فن‌آوری‌ها و محصولات جدید ایجاد می‌کنند و حیات آنها نیز تا زمانی است که این وظیفه را به پایان برسانند که در نهایت همهٔ عوامل فوق، سازمان‌ها را به سمت مجازی شدن سوق می‌دهد.
یک سازمان مجازی، سازمانی است که همهٔ کارمندان، فرای مرزها و محدودیت‌ها با یکدیگر کار می‌کنند و این مرزها می‌تواند جغرافیائی یا سازمانی باشد و معمولاً وسیلهٔ ارتباطی آنان به‌وسیلهٔ تکنولوژی اطلاعات تهسیل می‌شود.
به‌طور قطع روش کار سازمان‌های آینده متفاوت خواهد بود که این روش را ”بی‌مرزی“ می‌نامند. الگوهای رفتاری جای خود را به الگوهای حرکت آزادانه می‌دهد و از مرزهائی که افراد، کارکردها، فرآیندها و نواحی را از هم جدا می‌کنند، استفاده نخواهد شد و برعکس نفوذ در این دیوارها و مرزها در کانون توجه قرار می‌گیرد. البته منظور این نیست که سازمان آینده بدون مرز است، برعکس برای حفظ تمرکز، توجه و تجهیز، وجود مرز میان افراد، فرآیندها و تولید لازم است. سازمان‌های آینده مرزهای نفوذپذیر خواهند داشت، چیزی شبیه پردهٔ غشاء و پردهٔ سیال در اندام موجود زنده.
در جهان ناپایدار امروز، نوسان را دیگر نه می‌توان تحت کنترل درآورد و نه ضرورتی برای این کار وجود دارد. ترجیح این است که سازمان‌ها در حدی رها و آزاد باشند که بتوانند بر امواج تحول سوار شوند و به سمت و سوی جدید و دلخواه هدایت شوند. این سازمان‌ها باید سریع‌العمل و نرمش‌پذیر باشند. البته برای نیل به این هدف باید در مقابل ۱. مرزهای عمودی (میان رده‌ها و سطوح کاری)، ۲. مرزهای افقی (بین وظایف و رسته‌های کاری)، ۳. مرزهای خارجی (بین شرکت و تأمین‌کنندگان)، ۴. مرزهای جغرافیائی (بین مناطق، فرهنگ و بازارها)، بیش از پیش نرمش‌پذیر باشند. عدم توجه بسیاری از شرکت‌ها به این شرایط جدید، باعث ورشکستگی آنها می‌شود.
بازار جدید نیازمند سازگاری مداوم و واکنش‌های فوری است. سرعت هم‌اکنون یک شاخص رقابتی است و در نتیجه مدل قدیمی و کلاسیک تجارت رنگ خواهد باخت. امتیازات رقابتی، دیگر تداوم ندارد، استراتژی‌های مبتنی بر هزینه به سختی باقی‌مانده‌اند و دوام می‌آورند.
سازمان مجازی باید برپایهٔ رایانه و شبکه‌های الکترونیکی بنا نهاده شود. تکنولوژی ارتباطات و اطلاعات، بستر نرم‌افزاری را برای سازمان‌های مجازی ایجاد کرده است. در سازمان مجازی هر یک از شرکاء با تکنولوژی‌های مختلف با یکدیگر در ارتباط هستند. در سازمان‌های مجازی برپایهٔ بستری از ICT، به‌وسیلهٔ تبدیل کردن داده‌ها و فایل‌ها از داخل شبکهٔ همانند Face to face در سازمان‌های سنتی، فعالیت‌های شرکت نمایان می‌شود.
ابزار کلیدی در سازمان‌های مجازی، ارتباطات و میزان اثربخشی تکنولوژی اطلاعات است.
انواع سازمان مجازی در یک تقسیم‌بندی کلی عبارتند از:
- سازمان مجازی ایستا: در این حالت از نظر مشتریان و مخاطبان، آنها فقط با یک سازمان معامله می‌کنند. در صورتی‌که در واقع داد و ستد با شبکه‌ای صورت می‌گیرد و در این وضعیت سازمان مجازی پایدار مطرح است که همکاری بین قسمت‌های ثابت را در برمی‌گیرد. این نوع سازمان‌ها به سازمان‌های مجازی دائمی نیز معروف هستند.
- سازمان‌ مجازی پویا: مفهوم دیگر کلمهٔ Virtual به معنای ”بالقوه موجود“ است که در واقع در این مفهوم، شبکه‌ای پویا وجود دارد که اجزاء براساس کار و هدف مشتری در کنار هم قرار می‌گیرند و در هر لحظه مشتری می‌تواند با سفارش خود به آنها دست یابد. در این حالت یک رابطهٔ موقتی با یک رهبری گسترده، وجود دارد.
از ویژگی‌های سازمان مجازی به‌طور خلاصه می‌توان به موارد زیر اشاره کرد: مبتنی بودن بر اطلاعات، غیرمتمرکز بودن - ولی از نظر فن‌آوری شدیداً متمرکز - انعطاف‌پذیری،بهینه بودن سرمایه‌گذاری، حذف هزینه‌های سربار، متمرکز بودن فعالیت‌ها حول شایستگی منحصر به فرد سازمان، خلاقیّت، پویائی و ساختار مجازی مبتنی بر کار گروهی. سازمان مجازی با این ویژگی‌ها، اهدافی نظیر بهره‌برداری به موقع از انواع منابع موجود را در بازار به‌منظور ارتقاء کیفیت و افزایش ارزش محصول، به‌کار گماردن نیروی متخصص از هر قشر و ملیّت و ایجاد نظارت درونی و خودجوش که تنها از محیطی بدون ابهام، قدرتمند و دارای اصول اجرائی مشترک و اعتماد قلبی واقعی برمی‌آید، دنبال می‌کند.
از مزایای سازمان مجازی که باعث رشد سریع آن می‌شود می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:
بُعد مسافت مانع از انجام کارها، جلسات و کنفرانس‌ها نمی‌شود، آثار و بلایای فیزیکی به حداقل خواهد رسید، باعث افزایش بهره‌وری و سودآوری می‌شود، توجه بیشتر بر جنبهٔ انسانی کارها و تأکید کمتر بر اجزاء مکانیکی، تکراری و روتین بودن کارها، برآورده کردن نیازهای بیشتری از مشتریان، کاهش هزینه‌های مربوط به فضاهای اداری به‌دلیل افزایش انعطاف‌پذیری در کار، افزایش وابستگی به سرمایهٔ فکر و اندیشهٔ افراد سازمان، کاهش مسائل زیست‌محیطی به‌علت تردد کمتر افراد، استفادهٔ گسترده‌تری از استعدادها، اجتناب از تبعیض میان کارکنان بر مبنای وضع ظاهری آنها نام برد و در مقابل، معایب این سازمان، کمرنگ شدن مرز بین زندگی کاری و زندگی در منزل، امکان افزایش سطح استرس، امکان انزوای کارکنان را در برمی‌گیرد.
مهمترین موضوع در یک سازمان مجازی، تعریف کار یا وظیفه است. آیا کارها توسط برخی افراد تعریف و تنظیم می‌شوند یا کارها به‌صورت خودکار سازماندهی شده هستند؟ در این قسمت نقش و خصوصیات مدیر الکترونیکی مطرح می‌شود که می‌توان ۱۰ خصوصیت را برای مدیریت اثربخش سازمان‌های مجازی ارائه داد: سرعت، نیروی انسانی ماهر، آزادی عمل، مهارت‌های همکاری، نظم، ارتباطات خوب، مدیریت رضایت‌مندی، تمرکز بر نیاز مشتری، مدیریت دانش و رهبری از طریق نظارت.
کشور ما نیز از تأثیر سازمان مجازی برکنار نبوده است. مصادیقی از سازمان‌های مجازی در ایران قابل مشاهده است، هرچند که گسترش چندانی ندارد.
در حرکت به سوی مجازی شدن باید توجه داشت که سازمان مجازی گل بی‌خاری نیست که برای هر شرایطی مناسب باشد. موضوع دانشگاه مجازی نیز مدتی است مورد توجه قرار گرفته و مقامات مسئول اظهار داشته‌اند بعضی از دروس دانشگاهی از طریق سرویس‌های الکترونیکی ارائه خواهند شد.
در کل می‌توان سازمان مجازی را شکل عملیاتی نویددهنده و امیدبخشی در قرن بیست‌ویکم دانست و اینکه امروزه سازمان‌ها به سرعت به سمت مجازی شدن پیش می‌روند، گواه این مطلب است که دنیای آینده دنیائی مجازی خواهد بود و دیگر افراد، یک شغل عادی نخواهند داشت بلکه هم‌زمان در چند پروژه با اعضاء تیم‌های مختلف از حرفه‌های مختلف کار خواهند کرد و این روش‌ها و ترتیبات به تناسب نیاز سازمان ایجاد و منحل خواهد شد، امنیت شغلی کمتر خواهد شد، به افرادی اعتماد می‌شود که به ابتکار و مسئولیت خود و براساس دستورالعمل‌ها و نه مقررات خشک عمل کنند و می‌توان این‌گونه گفت که برای ما فقط کافی نیس که توانمندی‌های تکنولوژی جدید را بدانیم بلکه لازم است ارزیابی‌های مجدد روش‌های کاری، ساختار و فرآیندهای مدیریتی را به‌کار گیریم.
در نهایت می‌توان مدیریت، نیروی انسانی، حمایت دولت، مباحث مالی و تکنولوژیکی و فن‌آوری را عوامل مؤثر بر روند مجازی شدن سازمان‌ها نام برد.

منبع : مجله خانواده سبز