روابط عمومی الکترونیک، موانع و راهکار

● موانع روابط عمومی الکترونیک
امروزه فن آوری به شدت و با حجمی فراوان زندگی و محیط کار ما را تحت تاثیر قرارداده است و بشر بدون استفاده از فن آورهای موجود نه تنها قادربه پیشرفت نیست بلکه وضع موجود خود را هم نمی تواند حفظ کند.یکی از این فنآوریها، فن آوری نوین اطلاعات است. درشرایطی که درعصر اطلاعات و توسعه ارتباطات،شبکه های اطلاع رسانی هر روز برافکار عمومی تاثیرات پی درپی می گذارند و تولید اطلاعات به صورت روز افزون در سرتاسر جهان درحال گسترش است، اهمیت و ضرورت دسترسی به اطلاعات جدید هر روز بیشتر احساس می شود و فرآیندهای کلیدی اطلاع رسانی و ارتباطات برای پایداری، رشد و توسعه سازمان ها و همچنین تقلیل شکاف میان مردم و دولت ها، ابزاری مهم و استراتژیک محسوب می شود. امروزه به مدد فن آوری های نوین اطلاعاتی و ارتباطی امکان پیام رسانی و درلحظه، روی خطوط الکترونیکی و دیچیتالی قابل تبادل و تعامل شده است. نظام های پیشرفته ارتباطی و اطلاعاتی به صورت کانال های پیام رسانی درجایگاه هوش مصنوعی از طریق ابررایانه ها برای نخستین باردرطول خلقت، کارمدیریتی می کنند و به منزله انسان مجازی، عامل تبادل اطلاعات و تجزیه و تحلیل آن ها بین فرستندگان و گیرندگان نقش آفرینی می نمایند. در شرایط کنونی این گونه نظام ها مبنایی برای استفاده از رویکرد مهندسی مجدد و سازمان های یاد گیرنده شده اند و این امر مستلزم تغییر درسبک، نگرش و تغییردر نحوه اداره جوامع و سازمان ها خواهد بود.
دردنیای پرتغییر و رقابتی امروز که همه جوانب آن درگذر زمان، به سرعت رنگ کهنگی به خود می گیرد، صرفاٌ جوامع وسازمان هایی بقا دارند و درفعالیت های خود موفقیت خواهند داشت که نسبت به انتشار همگانی دانش و تبدیل آن به ارزش افزوده در قالب نظام های اطلاع رسانی زنده مثل اینترنت واینترانت اقدام نمایند و با سازمان های همگن وشبکه های تولید و توزیع اطلاعات روابط فعالی برقرار کنند. طبیعی است که دراین ارتباط نهاد مسؤول ومتولی تخصصی ساماندهی این امر درسازمان ها " روابط عمومی " است. نهادی حساس وکلیدی درقلب سازمانها که باید به سوی اطلاع مداری و دانایی محوری سوق داده شود.
در گذر این تحولات شگرف ٌ روابط عمومی ٌ می تواند به عنوان حلقه اتصال دهنده نهادها و سازمان ها به جامعه همچنین عامل پیوند دهنده فرهنگ ها، سنن و آرا و نظرات جوامع عنصر اصلی ارتباط ملت ها، نبض تپنده ذهنیت جهانی محسوب شود .
درچنین نگاهی به موقعیت روابط عمومی، مشترکان درجامعه اطلاعاتی برای دریافت اطلاعات نمی توانند صرفاٌ منتظر نوشتن اعلامیه یا گزارش رسمی روابط عمومی ها بمانند. روابط عمومی در دنیای مجازی به تعریفی جدید نیاز دارد، درغیراین صورت روابط عمومی به دستگاههای صرفاٌ اداری یا دبیرخانه ای برای ثبت مراجعات و انتظارات مخاطبان تبدیل می شود.
امروزه فن آوری اطلاعات به عنوان ابزاری توانمند ساز برای مدیران و کارکنان سازمان ها مطرح است. دراین میان روابط عمومی های الکترونیک به عنوان واحدهای ارتباطی- اطلاعاتی سازمان می توانند نقش مهمی در بهینه سازی فرآیند معماری اطلاعات در سازمان ها داشته باشند. چراکه در سازمان هایی که جایگاه روابط عمومی به صورتی مناسب شناخته و تعیین شده است، روابط عمومی به عنوان سلولی تراوا در بدنه سازمان کار ورود اطلاعات به سازمان، پردازش اطلاعات و همچنین خروج اطلاعات از سازمان را انجام می دهد. سرعت اطلاع رسانی، اصلی ترین عاملی است که روابط عمومی الکترونیک را نسبت به روابط عمومی سنتی متمایز می کند. روابط عمومی الکترونیک، کاهش هزینه های غیر ضروری در انتقال اطلاعات و کمک به هزینه های خدمات اضافی است . ٌ یورگن مارلو ٌ به این امر تاکید می کند:
ٌ درفرم سنتی روابط عمومی، انتقال اطلاعات به طور ناقص و باهزینه گزاف صورت می گیرد" .
امروزه روابط عمومی تنها باکارکنان، سازمان ،مشتریان و روزنامه نگاران مواجه نیستند، بلکه با افرادی که ممکن است ازسراسردنیا وارد سایت آن ها بشوند و درخواست اطلاعات، خدمات و یا تسهیلات نمایند روبروخواهدبود.
مزایای دیگر روابط عمومی الکترونیک به شرح زیراست :
۱) دوسویه بودن ارتباطات
۲) کاهش هزینه ها و افزایش نرخ بهره وری کارکنان
۳) الزام به پاسخگویی به صورت ONLIN
۴) دسترسی سریع به اطلاعات
۵) کاهش حجم نامه های اداری و بایگانی
۶) فراگیری و فرامرزی بودن
۷) پیش بینی نیازهای تعریف نشده مخاطب
امروزه سازمان های پیشرفته جهان با استفاده از قابلیت های روابط عمومی الکترونیک، دایره مخاطبان خود را وسیع تر کرده اند، اما به نظر می رسد که ایران در زمینه روابط عمومی الکترونیک رشد چندانی نکرده است. تغییرنظام روابط عمومی ها درایران، ازشکل کنونی به شکل مدرن و الکترونیک،کاری است بس دشوار که مستلزم بازنگری درگذشته وتحول جدی برای آینده می باشد .
● شناخت موانع و محدودیت ها
برای عبور از روابط عمومی سنتی به الکترونیک باید عمده ترین موانع و محدودیت ها را شناخت و برای تعدیل یا رفع آن چاره جویی و برنامه ریزی کرد. برخی از مهمترین این محدودیتها عبارتند از :
▪ عدم وجود نظام ارتباطی مناسب و نهادینه شده در سازمان ها
عدم نهادینه شدن فرهنگ مجازی و فعالیت درمحیط سایبر در نظام ارتباطی جامعه و سازمان ها ازمهم ترین موانع به شمار می آید. نداشتن باور قلبی در افکار عمومی نسبت به جریان آزاد اطلاعات، عدم آگاهی از حقوق شهروندی و مزایای ارتباط دوسویه با دولت الکترونیک ازجمله مشکلات این بخش به شمار می آید .
▪ مقاومت درمیان کارگزاران روابط عمومی ها
کارکنان روابط عمومی ها اکنون بانسل دیجیتالی مواجه اند و عدم تخصص آن ها دربه کارگیری رایانه، آشنایی نداشتن با اینترنت و مهم تراز همه عدم تسلط به یک زبان خارجی، هراس از فراگیرشدن دنیای دیجیتالی در روابط عمومی ها و ازدست دادن امنیت شغلی ازمهم ترین دلایل مقاومت بخشی از کارکنان محسوب می شود.
فرهنگ رایج در روابط عمومی اغلب در داشتن روحیه دفاع و توجیه عملکرد سازمان است. گذشت زمان، تحمل وضع موجود را برای روابط عمومی ها آسان و عادت را جایگزین تلاش برای تغییر، نوآوری و اصلاح امور می سازد.سنت ها به تدریج متسحکم می شود و ساختار مدیریت سنتی قوام می گیرد. درمقابل، طرفداران تغییر و اصلاح امور دراین عرصه بسیار اندک و انگشت شمارند.
▪ وجود مقررات و روش های دست و پاگیر وپیچیده
وجود سلسله مراتب پیچیده و مقررات و ضوابط دست وپاگیر باعث می شود تا راهبردها و اهداف ارتباطی سازمانها، درپیچ وخم بوروکراسی نفسگیرعقیم بماند، تصمیم گیریهای بموقع، صورت نپذیرد، فرصتها ا زدست برود و بودجه ها واعتبارات روابط عمومی در مسیرصحیح و مؤثرمورد استفاده قرارنگیرد.
▪ محدودیت در تامین منابع مورد نیاز
ـ عدم تمایل نیروی انسانی متخصص، خلاق و پر انگیزه به صورت استخدام رسمی د رسازمان ها.
ـ تجهیزات و ابزار مناسب و مورد نیاز.
ـ اطلاعات به هنگام
ـ نداشتن ظرفیت های لازم برای انجام تحقیق و پژوهش
ـ عدم ارتباط تنگاتنگ با موسسات تخصصی ملی و بین المللی
▪ عدم دسترسی یکسان همه شهروندان به امکانات رایانه ای و هزینه های نسبتاٌ سنگین دسترسی به اینترنت و خطوط تلفنی با وجود اینکه ضریب نفوذ اینترنت و رایانه درجهان با سرعت درحال افزایش است، ولی حتی در کشورهای پیشرفته و صنعتی نیز نمی توان گفت که همه مردم به شبکه جهانی دسترسی دارند یا برای استفاده ازآن ، مهارت کافی را به دست آورده اند. بدیهی است این وضعیت درکشورهای رو به توسعه تشدید می شود.
▪ ضعف زیرساخت های مخابراتی
درکشورهایی مانند ایران، مانع بزرگتری در راه ایجاد و فراگیری خدمات الکترونیکی وجود دارد که به طور خلاصه آن را ٌ ضعف زیرساختهای مخابراتی ٌ می توان نامید. ایجاد شبکه های مطمئن و پرظرفیت ارتباطی و مخابراتی در سراسر کشور، شرط لازم تحقق دولت و تجارت الکترونیکی است .
● راهکار
▪ فرهنگ سازی در سطح جامعه و سازمان ها
بی تردید ایجاد باورها و فرهنگ خلق شده از بطن جامعه، پایاتر ومؤثرتر از اصول و قواعد تزریقی می باشد معرفی و ارایه تصویری ازجامعه مطلوب که درآن جریان آزاد اطلاعات، زمینه ایجاد دموکراسی اطلاعاتی – دیجیتالی است و بر بستر آزادی بیان و اندیشه بنا شده، می تواند زیرساختی مؤثر در فرهنگ سازی دولت الکترونیک باشد. به طور قطع هرچه سرمایه گذاری بر روی فن آوری اطلاعات گسترش یابد و مردم بیشتر باحقوق و جایگاه خود دردنیای مجازی آشنا شوند، نیازهای خویش را بیش از پیش خواهند شناخت و به طبع امکانات بهتری را نیز از دولت ها طلب خواهند کرد. به روز رسانی مفاهیم جدیدی همچون دموکراسی دیجیتالی، رای گیری الکترونیکی، شهروند الکترونیکی، شهر الکترونیکی ، دولت الکترونیکی و..... نتیحه ظهور و توسعه استانداردهای جامعه اطلاعاتی هستند .

نویسنده : جواد قاسمی

منبع : انجمن روابط عمومی ایران