پورتال و کاربرد‌های آن

گسترش کاربردهای فناوری اطلاعات در عرصه فعالیت‎های اقتصادی و اجتماعی سبب ابداع و ارایه راه حل‌ها و راهکارهای مختلف شده ‎است. طبیعی است که هر یک از این روش‌ها و ابزارها، مبتنی بر نیازی خاص و در جهت رفع مشکلات موجود، ابداع و به خدمت گرفته شده اند.
پورتال‌های سازمانی نیز با در نظر گرفتن نیازهای اطلاعاتی در حوزه مدیریت مبتنی بر شبکه یا اصطلاحاً شبکه محور، طراحی و به کارگیری شده‎اند. امروزه کمتر موسسه یا سازمانی را در کشورهای پیشرفته و در حال توسعه می‎توان یافت که از فناوری پورتال بی‌بهره باشد و از آن در جهت پشتیبانی از اهداف سازمانی استفاده نکرده باشد. پورتال‌های سازمانی جدای از خدماتی که در عرصه باز سازمان با اعمال مدیریت متمرکز ارایه می‌کنند، فرصت‎های نوینی را متناسب با توان اقتصادی و اجرایی سازمان‌ها فراهم می‎کنند. این بدان مفهوم است که پورتال‌های سازمانی زمینه همکاری ‎های متقابل و امکان بهره‎برداری از توانایی‌های حرفه‎ای و سرمایه‎گذاری مشترک را در فعالیت‎های بازرگانی فراهم می‎سازند.
همان طور که می‌دانید هدف از نظریه World Wide Web چیزی نبود جز دسترسی آسان و سریع به خدمات و محتویات اینترنتی از طریق یک Application خاص با قابلیت‌های مشخص که با ورود این Application‌ها فرصت جدیدی در عرصه سرویس دهی اینترنتی و نیز طبقه بندی اطلاعات در اینترنت به وجود آمد و این رقابت تا جایی رسید که کیفیت، ظاهر و امنیت مرورگر‌ها نیز برای کاربران مهم شد و بازار گرمی را برای سازندگان مرورگر‌ها به وجود آورد.
وب ، عامل دسترسی آسان به خدمات و محتویات مجازی و در یک کلام اینترنت است. درمورد واژه Portal نیز می‌توان گفت، منظور یک Gateway و یا Doorway یا همان شاهراه و دروازه است؛ دروازه‌ای که به تبعیت از ذات اصلی خود یعنی همان دسترسی آسان، دسترسی ما را به وب و در نهایت اینترنت راحت تر از پیش می کند و محلی می‌شود برای به اشتراک گذاری خدمات و محتویات توسط چند وب سایت توانمند و مورد نیاز. در ادامه به بررسی و تشریح مفهوم و کارکرد پورتال‌ها می‌پردازیم. امیدواریم این مطلب مورد توجه برنامه‌ریزان و مسوولان سایت iran.ir نیز قرار بگیرد.
● تعریف پورتال
کلمه Portal به فارسی در فرهنگ‌های لغت "دریچه"، "درگاه" و "مدخل" معنی شده، اما کلمه پورتال در فناوری اطلاعات معنی متفاوتی دارد. به زبان ساده، پورتال صفحه وب واسطی است که امکان دسترسی آسان را به هر چیزی که کاربر، برای انجام وظیفه یا خواسته اش نیاز دارد، بدون توجه به اینکه محل فیزیکی آن کجاست، فراهم می کند. به بیان دیگر، پورتال "درگاهی" است به دنیایی مجازی که کاربر می تواند از طریق امکانات فراهم شده در آن، تمامی نیازهای خود را برآورده کند. نیازهایی مانند جست‌وجو و یا خرید(مثلا یک کتاب)، دسترسی به حساب بانکی، افزایش و کاهش اعتبار یک حساب اعتباری و یا به روز رسانی اطلاعات سخت‌افزاری از محل کار، پورتال همه چیز را از طریق درگاهی واحد برای کاربر خود فراهم می‌آورد.
● اهداف اصلی وب پورتال‌ها
هدف وب پورتال‌ها، طبقه بندی اطلاعات و تعریف دسترسی آسان به آنهاست، چنان که برای جلوگیری از پراکندگی، دسترسی و نگهداری اطلاعات توسط کاربر (جلوگیری از سردرگمی کاربر)، به‌صورت هم‌زمان سرویس‌های اصلی و جانبی را در اختیار کاربران قرار می‌دهد. مجموع این سرویس‌ها در یک بستر اشتراکی (Account) نقطه مشترک دارند که اصلی ترین نقطه مشترک آنها ID و Profile است. اکثر وب پورتال‌ها در چند آیتم نقاط مشترک دارند، از جمله:
تنوع سرویس دهی، چگونگی سرویس دهی، نحوه دسترسی کاربر به سرویس، درآمد زایی و Business plan
● تامین اطلاعات
سرویس‌های یک وب پورتال تنوع بیش‌تری نسبت به سرویس‌های یک وب سایت دارند، چرا که فعالیت وب سایت‌ها بیش‌تر به‌صورت تخصصی بوده و موضوع آنها اغلب حول یک یا چند عنوان مشخص و محدود می‌شود که همین امر سبب محدود شدن گروه‌های کاربری وب سایت‌ها خواهد شد.
از مهم ترین سرویس‌های اصلی یک پورتال می توان به مواردی همچون ماشین جست‌وجو، ایمیل، فضای رایگان و یا وبلاگ، ارایه اطلاعات مختلف (مسافرت، پزشکی و. . . . . . . . . )، اخبار، دانلود (فرمت‌های مختلف)و گفت‌وگو و Chat اشاره کرد.
وب پورتال‌ها برای اینکه مشتریان خود را از دست ندهند و در نهایت پیروز از بازار رقابت بیرون بیایند، سعی می کنند اصلی ترین و عمومی‌ترین سرویس‌ها را به‌صورت رایگان در اختیار کاربران قرار دهند.
از طرف دیگر، جدا از رایگان بودن امتیاز استفاده از خدمات وب پورتال‌ها، اکثر قریب به اتفاق این خدمات همگی در زیر ساخت با هم مشترک هستند.
مشترک بودن زیر ساخت سرویس‌های وب پورتال (Basic account and cardinal )ID)) امور دسترسی و امنیت کاربر را تا حد به سزایی سامان می‌بخشد و در این شرایط کاربر از ثبت نام‌های چند باره در یک یا چند وب سایت ( یا وب پورتال)، سردرگمی بین چند شناسه و رمز متفاوت، Cookies, cashed و نیز امنیت پایین، دور می ماند و می تواند با یک Security واحد و شناسه و رمز ورود به همه نوع سرویسی دسترسی داشته باشد. جدا از تمامی این موارد، با توجه به این لایه زیر ساختی، امکان شخصی سازی به‌صورت متمرکز به کاربر داده می شود.
نحوه دسترسی کاربر به سرویس‌ها در لایه زیر ساخت با چگونگی سرویس دهی نقطه مشترک دارد و جدا از این مورد Remote access نقش مهمی در نحوه دسترسی کاربر و در نهایت محبوبیت یک وب پورتال بازی می‌کند.
ویژگی‌های پورتال عبارتند از:
۱) ارایه شخصی سازی اطلاعات بر حسب نیاز کاربر توسط شخص یا خود پورتال (Personalization & Tailoring)
۲) ارایه سیستم‌های جست‌وجو و دایرکتوری به گونه ای که کاربر در کمترین زمان ممکن به اطلاعات دست یابد ( Search and Directory )
۳) ارایه امکان شخصی سازی برای تغییر ظاهر و ساختار پورتال به ازای هر کاربر (End user customization )
۴) ارایه کار مدیریت اطلاعات به افراد مسوول پورتال ( Content & Data Management)
۵) ارایه مکانیزم‌هایی به مدیران پورتال برای پاسخگویی به نیازهای افراد مختلف در سازمان.
۶) پشتیبانی برقراری ارتباط با منابع خارج از پورتال نظیر web service و سایت‌های دیگر، برای دریافت اطلاعات و سرویس‌های مورد نیاز.
۷) عدم وابستگی به پهنه (Platform ) خاص به گونه‌ای که برای تمامی افراد با سیستم عامل‌های مختلف و مرورگرهای مختلف قابل دسترس باشد (Cross-platform functionality). این مورد شامل پشتیبانی توسط سیستم‌های PDA و موبایل نیز می‌شود.
۸) Single sign-on: مکانیزمی که به وسیله آن کاربر تنها با یک بار ورود به سیستم به تمام سرویس‌ها و اطلاعات محدوده خود دسترسی داشته باشد (Single Sign -on)
۹) راهکارهای امنیتی به منظور تعیین سطوح دسترسی کاربران و نقش هر کاربر در سیستم. این سطح دسترسی شامل بازدیدکنندگان و مسوولان پورتال می شود. (Security)
۱۰) وجود ساختار مشخصی برای ارایه اطلاعات به کاربر (Taxonomy)
۱۱) ساختار پیمایش ساده به گونه ای که کاربر با کمترین کلیک به مکان، سرویس و یا اطلاعات مورد نظرش دست یابد. ( Browse / Navigate Documents)
۱۲) ایجاد امکان ارتباط کاربران با مسوولان پورتال و دیگر کاربران پورتال به‌صورت همزمان (Chat)یا غیر همزمان (Forum Collaboration)
۱۳) ارایه سرویس‌های متداول در اینترنت
۱۴) ارایه مکانیزمی که از طریق آن کاربران بتوانند در بخش‌های مختلف پورتال عضو شده و در صورت تغییر اطلاعات آن بخش و یا افزودن اطلاعات جدید ، Email دریافت کنند. ( Subscribe / What’s new)
۱۵) ارسال پیام به ازای رویدادهایی که برای کاربر مهم هستند. این سیستم با استفاده از email و یا خود پورتال، پیامی برای مشتری ارسال کرده و به او می‌گوید که رویداد درخواست شده اتفاق افتاده است. به عنوان مثال، کاربران می توانند در بخش تنظمیات خود، برای دریافت پیام‌های شخصی، دریافت یک وظیفه، دریافت یک خبر با عنوانی خاص "دریافت پیام " را درخواست کنند (Alert).
۱۶) مدیریت گردش کار: تمامی فرآیندها دارای یک روند اجرایی هستند. این فرآیند به بخش‌های مختلف تقسیم شده و با زمان بندی مشخص به افراد مختلف اختصاص داده و انجام می شوند. حداقل امکانی که به بهتر شدن کیفیت فرآیند کمک می کند، پیاده سازی آن بر روی کاغذ است. اما آیا این امکان کافی است ؟ آیا بدین وسیله می توان علاوه بر روند کار، نحوه انجام کار و زمان بندی آن را کنترل کرد ؟ یکی از امکانات پورتال ارایه مدیریت گردش کار است. (Management Workflow)
بر این اساس می توان فرآیندی در سیستم تعریف کرد و با استفاده از امکانات " زمان بندی " و "فازبندی "، فرآیند را به وظایف کوچک تر تقسیم کرد؛ به گونه ای که هر وظیفه نه تنها نشان دهنده فرد انجام دهنده، بلکه نمایش دهنده زمان بندی انجام فرآیند نیز باشد. حال اگر بخش مدیریت گردش کار کنار سیستم Alert و یا ارسال پیام از تقویم شخصی قرار گیرد، می‌تواند کمک موثری در نظارت و پیشبرد آن فرآیند کند. در انتها توصیف گرافیکی فرآیند برای ایجاد کننده فرآیند و کسانی که در انجام فرآیند سهیم هستند، این حسن را دارد که بتوانند درک بهتری از آن داشته باشند و حتی پروسه را اصلاح کنند تا در زمان‌بندی‌ها صرفه جویی شود. علاوه بر این، در صورتی که فرآیند انتخابی در طول زمان انجام خود احتیاج به بهره گیری از بخش‌های مختلف پورتال داشته باشد، می تواند محک خوبی برای شناخت ارتباطات لازم ما بین بخش‌های پورتال باشد.
نتیجه این ویژگی‌ها، صرف جویی در هزینه و زمان، دسترسی سریع و مطلوب به اطلاعات و خدمات اینترنتی و متعاقبا افزایش راندمان کاری خواهد بود.
ویژگی‌های اصلی یک پورتال عبارتند از:
- تجمع اطلاعات
- هدف دار بودن اطلاعات
- دردسترس بودن اطلاعات
- دریچه ورود منحصر به فرد
یک پورتال نیز مانند یک کامپیوتر خانگی، اطلاعات و خدمات گوناگونی را در یک صفحه وب واحد و به‌صورتی سازگار و خوش ترکیب در دسترس می گذارد. گاهی به این صفحه web top هم گفته می شود. پورتال می‌تواند نقطه شروع یا صفحه اولیه مشخصی داشته باشد که کاربران در زمان اتصال به وب، آن را مشاهده کنند. اگر چه بر خلاف صفحه کامپیوتر، پورتال می تواند از طریق مجموعه وسیع دستگاه‌هایی که قابلیت اتصال به وب در آنها پیش بینی شده (از جمله تلفن‌های موبایل)، مورد استفاده قرار گیرد.
هر چند شباهت ظاهری فراوانی میان یک وب سایت و یک پورتال وجود دارد به گونه ای که در نگاه اول تفاوت محسوسی میان آن دو مشاهده نمی شود، اما این دو کاملا از یکدیگر متفاوت اند. ویژگی‌های زیر در یک پورتال، آن را از یک وب سایت متمایز می کند:
▪ درگاه ورود منفردی که از طریق آن می توان به مجموعه منابع مرتبط با پورتال دست یافت.
▪ نمایش هدفدار اطلاعات با استفاده از تجربیات کاربر.
▪ دسترسی تقسیم بندی شده به انواع داده و اطلاعات گروه بندی شده.
در اختیار گذاشتن امکان ارتباط و همکاری میان تمامی کاربران و استفاده کنندگان پورتال.
▪ امکان پیوستن به نرم‌افزارها و سیستم‌های نرم‌افزاری که گردش کاری مشخص و تعریف شده ای دارند.
به این ترتیب مهم ترین ویژگی‌ وب پورتال را در یک جمله می‌توان به این شرح عنوان کرد:
«در اختیار گذاشتن اطلاعات بی‌شمار و مختلف با اهداف قبلی، سطح دسترسی و رده بندی، زیر نظر کادر نظارت و مدیریت، در یک قالب انعطاف پذیر به‌صورت جذاب و قابل دسترسی در کنار سرویس‌ها و خدمات مفید به کاربران اینترنت، به گونه‌ای که سرویس دهنده و سرویس گیرنده هر دو از امنیت سرویس خود اطمینان داشته باشد.»
نتیجه این ویژگی‌ها، صرف جویی در هزینه و زمان، دسترسی سریع و مطلوب به اطلاعات و خدمات اینترنتی و در پی آن افزایش راندمان کاری خواهد بود.
پورتال مشابه یک سیستم عامل عمل می کند بدین گونه که صرف نظر از خاصیت برقراری ارتباط سیستم عامل با سخت‌افزار، دسترسی ما را به پوشه‌ها و فایل‌های موجود در‌هارد دیسک آسان می کند.
در چنین حالتی اگر وب سایت را DOS در نظر بگیریم و پورتال را ویندوز، قدرت کارایی هر یک را به سادگی در می‌یابیم. اما در نهایت تمامی این امکانات در محیط ویندوز با توجه به داده‌های موجود در‌هارد دیسک به ما داده می شوند.
از ویژگی‌های دیگر پورتال که در تعریف علمی از آن به عنوان قابلیت و سرویس یاد کردیم، امکان بر قراری ارتباط دو طرفه میان کاربران است.
در پورتال‌ها این امکان به کاربران داده می شوند که بتوانند از طرق مختلف مانند چت با یکدیگر در تماس و تعامل اطلاعات با فرمت‌های خاص باشند.
همچنین امکان شخصی سازی که یکی از مهم ترین عوامل خدماتی پورتال محسوب می‌شود، سبب رضایت مخاطبان و کاربران پورتال‌ها شده است، چرا که با امکان شخصی سازی و Customize شما خودتان نحوه دسترسی به بخش مدیریتی، سرویس‌ها و اطلاعات را با امنیت دلخواه تعیین می کنید. درواقع با توجه به بیان تشابه با سیستم عامل، می توانید از اطلاعات خود Back up بگیرید، Shortcut بزنید و یا سطح دسترسی افراد دیگر را به اطلاعات خود چه در Security و چه View تعریف کنید.
اکثرا گمان می برند که وب پورتال‌ها به دو دسته عمومی و تخصصی تقسیم بندی می شوند که پورتال‌های عمومی ارایه کننده خدمات عمومی و کلی هستند و پورتال‌های تخصصی ارایه دهنده سرویس‌ها و مطالب تخصصی که نمی تواند بیش‌تر از یک موضوع اصلی باشد هستند.
از همین رو در بسیاری از موارد دسته بندی پورتال‌ها را با اصطلاح عمودی ( Vertical) و افقی (Horizontal) انجام می دهند، البته از نظر من این دسته بندی چندان صحیح و کامل نیست و ممکن است باعث اشتباهاتی در باب تشخیص پورتال شود.
همچنین بعضی معتقداند پورتال به دو دسته دیگر با اصطلاح کاربردی و اطلاعاتی نیز تقسیم می شود. که البته این طرز فکر کاملا اشتباه است چرا که خاصیت اصلی پورتال ارایه سرویس و اطلاعات در کنار هم است. در صورتی که وب پورتال را غیر از این تقسیم بندی کنیم در حال بررسی وب سایت هستیم نه پورتال!
از طرف دیگر عده‌ای بیان می‌کنند پورتال‌ها به چهار دسته کلی تقسیم می شوند که عبارتند از:
- (Business to Customer Portal (B۲C)
- (Business to Business Portal (B۲B)
- B۲E
- Public Portal
در این دسته بندی پورتال B۲C تنها خاصیت خرید و فروش بین شرکت‌ها و کاربران را دارد؛ پورتال B۲B تنها خاصیت معامله و خرید فروش بین شرکت‌ها را با یکدیگر دارد B۲E خود به دسته "پورتال کارکنان" با امکان دسترسی به یک سری اطلاعات به هم پیوسته را فراهم می کند و در دسته دیگر" worker portal” که با یک یا مجموعه اهداف مشخص مثلا فروش یک محصول ایجاد می گردد و در نهایت پورتال‌های عمومی که به دو دسته " Horizontal " هستند ( مشابه یاهو) و دسته " Vertical " تقسیم می شوند. در این تعریف پورتال‌های عمودی را می توان پورتال‌های سازمانی دانست.
منظور از معماری پورتال تعریف و توجیه پروژه در یک چارچوب خاص به دسته‌های
▪ نوع برنامه نویسی
▪ نوع مدیریت پروژه
▪ نوع طرح توجیه اقتصادی
و سایر گزینه‌های موثر در تشکیل و تهیه می باشد.
ضرورت تعریف معماری در پورتال‌ها را می توان پیشگیری از بروز اشتباهات احتمالی؛ تامین امنیت بالا، صرفه‌جویی‌های به سزا در هزینه‌ها و مانند این دانست.
بعضا بسیاری گمان می کنند معماری پورتال‌ها یک کلیشه است که در هر زمان و برای هر پروژه‌ای به یک نحوه اجرا می شود در صورتی که تصور صحیح می‌بایست معماری را برای هر پورتال بنا بر خاصیت‌های زمانی، موقعیتی، فرهنگی و ریالی؛ با در نظر گرفتن ملزومات تعریف کند.
درواقع با چنین شرایطی معماری پورتال را می توان Presentation پروژه پورتال دانست که اطلاعات جامع و اصلی را درباره چگونگی تهیه، راه اندازی و نگهداری پورتال به ما می دهد و همگی تاثیر گرفته از ویژگی‌های پورتال هستند که در بخش‌های قبلی در مورد آن صحبت شد.
این presentation را می توان به دو دسته کلی تقسیم کنیم:
۱) کاربری و مدیریت ما و پورتال
۲) کاربری و مدیریت مشتری ما و پورتال
اطلاعاتی که یک پورتال فراهم می کند:
داده‌های ساخت یافته، داده‌هایی که به‌صورتی سازمان یافته‌اند که امکان جست‌وجوی آسان آنها وجود داشته باشد ( اغلب به‌صورت سلسله مراتب و بر اساس کلمات کلیدی). فهرست الفبایی کتاب‌های یک کتابخانه مثال خوبی از داده‌های ساخت یافته است. داده‌های ساخت یافته اغلب شامل، گزارش‌ها، تحلیل‌ها، پرس و جوهای مشخص و دیگر انواع دانش مرتبط با کسب و کار است.
داده‌های بدون ساختار، که جست‌وجو در آنها معمولا دشوار بوده و خارج از یک بانک اطلاعاتی قرار دارند. از این نوع داده می توان متن‌ها، صوت، تصویر و یا گرافیک و اشکالی مانند مستندات Office، memos، ایمیل، قرارهای ملاقات را مثال زد.
● اطلاعات خاص
( Syndicate content)، که شامل محتویات قابل خرید و فروش ( مثل انواع اخبار، گزارش‌ها، اطلاعات مربوط به سهام، کاریکاتورها و محتویات بی اهمیت) بوده و مخصوصا به منظور استفاده در فرآیندهای تولیدی دیگر تهیه و در اختیار قرار می گیرند.
خدماتی که به وسیله یک پورتال فراهم می شود
همکاری، (با عنوان خدمات ارتباطی نیز شناخته می شود ) و به کاربران اجازه می دهد تا با یکدیگر گپ بزنند، در بحث‌های گروهی مشارکت داشته باشند، مطالب خود را در اختیار دیگران قرار دهند و. . .
مدیریت محتوی، که انواع جست‌وجو‌ها، رهگیری‌ها را مدیریت کرده و همچنین قابلیت‌های خاصی را به منظور استخراج داده‌ها در اختیار می گذارد.
خدمات شخصی ( با عنوان خدمات تراکنشی نیز نام برده می شود) که کاربران را قادر می سازد تا با دیگر سیستم‌ها ( مثلا سیستم‌های فروشنده و یا نماینده یک محصول ) مستقیم و بدون واسطه مرتبط باشند. معمولا این قابلیت به کاربر امکان می دهد تا برای مثال فعالیت‌های زیر را انجام دهد:
- محصولات یک سازمان را خریداری کند
- ملاقات‌های خود را زمان بندی کند
- حساب خود را مشاهده یا تراز کند
- در کلاس مورد علاقه خود ثبت نام کند
● همیشه در دسترس
از آنجا که پورتال‌ها برای استفاده در محیط وب ساخته می شوند، در هر زمان و از هر مکانی با استفاده از یک مرورگر استاندارد وب در دسترس اند. انواع تجهیزات مبتنی بر وب نیز از جمله تلفن‌های موبایل، دسترسی به پورتال‌ها را به غایت آسان و مفید کرده‌اند.
هر پورتال می تواند در اندازه لازم برای شخص و یا گروه سازمان درآید.
یکی از ویژگی‌های جالب یک پورتال شکل و عملکرد متفاوت آن برای اشخاص مختلف است. یکی از روش‌هایی که به این منظور استفاده می شود، متناسب سازی و تغییر شکل و قابلیت‌های پورتال بر حسب خواسته‌ها یا تجارب شخص یا گروه استفاده کننده از آن است. به همین دلیل است که کاربران متفاوت شکل متفاوتی از یک پورتال مشاهده کرده و اطلاعات و خدمات متفاوتی در اختیار ایشان قرار می گیرد: امکان تغییر بر حسب خواسته‌ها بر حسب تجارب شخص یا گروه عموما personalize نامیده می شود و به این معنی است که در پورتال امکان انتخاب نحوه نمایش محتوی پیش بینی شده است. اغلب این انتخاب به‌صورت خودکار و بر اساس نقش کاربر (مثلا پست سازمانی وی) انجام می شود. برای مثال وقتی کارمند فروش به سیستم وارد می شود، به‌صورت خودکار فهرستی از جدیدترین محصولات برای وی به نمایش در می آید. با این همه در بعضی از پورتال‌ها انتخاب محتوی نمایش داده شده به کاربر محول می شود تا در زمان ورود به پورتال خود آن را انتخاب کند.
تغییر و Customize شدن یک پورتال شامل انتخاب چگونگی شکل ظاهری آن (مثلا رنگ و چیدمان صفحه)، مدل مرورگر و محل نمایش محتویات روی صفحه است. یک پورتال می تواند حتی برچسب و عنوان تجاری مشخصی داشته و ظاهر متفاوتی را برای انواع کاربرانش به نمایش گذارد.
این دو ویژگی به پورتال امکان می دهد تا مجموعه مشخص و تعریف شده ای از کاربران (مثلا مشتریان، شرکا و یا کارکنان) را هدف قرار دهد. بعضی از پورتال‌ها حتی می توانند برای هر کاربر مشخص، شکل و شمایل متفاوتی از خود نشان دهند.
● نتیجه
پورتال، مکانی (Hub) است که ساده ترین کاربران اینترنت با رجوع به آن بتوانند به راحتی از سرویس‌های متداول در اینترنت بهره مند شوند و یا اطلاعات مورد نیاز خود را به دست آورند. هریک از این کلمات دقیقا نشان دهنده ویژگی خاصی از پورتال هستند:
▪ مکان: در اکثر موارد پورتال به عنوان یک وب سایت با ویژگی‌های خاص شناخته می شود. این وب سایت می تواند یک واسط (Interface) بین کاربران و تعدادی وب سایت زیر مجموعه پورتال باشد و یا اینکه به عنوان وب سایتی واسط، بین کاربران و اینترنت قرار گیرد. "پورتال دروازه‌ای است به سایت‌های دیگر " و یا "پورتال نقطه ورود کاربران به اینترنت است ".
▪ ساده ترین کاربران: کاربرانی که به پورتال مراجعه می کنند، لزوما کاربران حرفه ای اینترنت نیستند. پورتال این توانایی را به کاربران می دهد که حتی کم تجربه ترین آنها بتواند از اطلاعات و سرویس‌های ارایه شده استفاده کند. بر حسب نوع پورتال، کاربران آن نیز متفاوتند و شامل کاربران معمولی، مشتریان، تولیدکنندگان، کارمندان سازمان و. . . باشند.
▪ سرویس‌های متداول در اینترنت: هر وب سایتی بر حسب نوع فعالیت کاری خود ارایه دهنده سرویس خاصی است. اما یک پورتال باید توانایی ارایه سرویس‌های عمومی نظیر پست الکترونیکی رایگان، انجمن، تالار گفت‌وگو، اخبار، نقشه‌های مرتبط با موضوع پورتال، جست‌وجو در سایت‌های زیر مجموعه و اینترنت، شخصی سازی توسط کاربر و شخصی سازی توسط پورتال ( Tailoring ) را داشته باشد. در پورتال‌های تجاری خدمات خرید و فروش آنلاین، ارایه کاتالوگ و سیستم‌های پرداخت لحاظ می گردند.
▪ اطلاعات مورد نیاز: یکی از ویژگی‌های پورتال دریافت اطلاعات از سایت‌های دیگر ( Content aggregation ) است. پورتال تنها دریافت کننده اطلاعات است و آنها را به اشتراک می گذارد. به عبارت بهتر پورتال اطلاعاتی که در سایت‌ها و پایگاه‌های مختلف وجود دارد را سازماندهی کرده و نمایش می دهد. در نظر داشته باشید که این اطلاعات باید استاندارد شده باشند.
بنابراین :
▪ پورتال، تولید کننده و مدیریت کننده اطلاعات نیست.
▪ پورتال، استاندارد کننده اطلاعات نیست.
▪ پورتال، یک وب سایت همه کاره نیست.
به عبارت دیگر پورتال چارچوبی است که اطلاعات و سرویس‌های منابع مختلف را کنار یکدیگر قرار داده و تحت یک طرح امنیتی ارایه می دهد.
با استفاده از پورتال می توان به یکپارچه سازی سیستم‌های مجزا کمک کرده و کاربران را برای استفاده از خدمات موجود یاری داد.

نویسندگان : مهناز رئوف - پروین واسعی
منابع:
http: //en. wikiredia. org
http: //searchsmb. techtarget. com
http: //weblog. radmanitd. com
www. tebyan. net
www. itiran. com

منبع : روزنامه فناوران