ساماندهی اسناد در آرشیو

اهمیت اسناد و مدارك تاریخی در تبیین زوایای مبهم حیات اجتماعی و سیاسی یك ملت به عنوان دستمایه‌های اصیل عرصه‌های تحقیقی بر هیچ‌كسی پوشیده نیست. در این رهگذر حفظ و نگهداری این گنجینهٔ ارزشمند، ضرورتی تام دارد و روشهای صحیح بازیابی مطالب و همچنین چاپ و نشر آنها به شكلی درست امری ضروری است. امروزه كه اطلاعات یكی از اركان مهم قدرت هر كشور به‌شمار می‌رود، اسناد یكی از منابع اطلاعاتی برای درك تاریخ و شناخت تحولات اجتماعی، اقتصادی، سیاسی، اداری، فرهنگی و نظامی یك جامعه تلقی می‌شوند. ازآنجاكه اسناد حاصل فعالیت اداری و اعمال روزمره زندگی افراد اجتماع هستند و برای حفظ روابط جامعه با دستگاههای اداری تهیه و تنظیم می‌شوند، عاری از هرگونه شائبه، دروغ، تظاهر، اغراض شخصی و ملاحظه‌كاریها هستند. به‌سبب همین نقش اساسی و امكان اعتماد به اسناد، اهمیت اسناد تاریخی در ضبط صحیح وقایع از قدیمی‌ترین ایام در جوامع باستانی آشكار و شناخته‌شده است. با استفاده از این نوع مدارك می‌توان به اشتباهات، پرده‌پوشی‌ها، مجهولات، گزافه‌گویی‌ها و ملاحظه‌كاریهای برخی تاریخ‌نویسان گذشته پی برد و حقایق امور را درك و كشف كرد.
تهیه و تدوین شیوه‌نامه جامعی كه بتواند گروه كارشناسان ارزیابی اسناد و آرشیو را در امور تفكیك و ساماندهی به اسناد و آرشیو دقیقا راهنمایی كند، امری ضروری اما درعین‌حال دشوار است؛ چراكه نمی‌توان كارشناسان را به شیوه خاصی محدود نمود؛ زیرا تجربه كاری نشان داده است كه در امر تفكیك اسناد جدید، خلاقیت و آشنایی با رویدادها و وقایع تاریخ معاصر، نقشی اساسی دارد. اما برای قاعده‌مند‌كردن و پرهیز از برخورد سلیقه‌ای، ناگزیر باید معیارهایی را برای تفكیك و ارزیابی اسناد مشخص كنیم. این گفتار ضمن تعریف اسناد، وظایف آرشیویست و نحوه نگهداری یا آرشیو اسناد تاریخی را مشخص می‌كند و به‌عنوان مثال و مصداق، به نحوه ساماندهی اسناد در آرشیو مركز اسناد انقلاب اسلامی ــ كه حاصل چندین‌سال تجربه مستقیم نگارنده است ــ می‌پردازد.
● تعریف سند
در منابع مختلف برای تعریف سند دو دیدگاه و منظر كلی وجود دارد:
۱) دیدگاه حقوقی و اداری
۲) دیدگاه تاریخی و تحقیقی.
الف‌) دیدگاه حقوقی و اداری:
قانون مدنی ایران در ماده ۱۲۸۴، سند را چنین تعریف كرده است: «سند عبارت است از هر نوشته‌ای كه در مقام دعوی و یا دفاع قابل استناد باشد.» در این تعریف، محدودیت خاصی در مورد شكل نوشته وضع نشده است و مشخصه اصلی سند، قابلیت استناد به آن در مقام دعوی ذكر گردیده است. بنابراین، از نظرگاه حقوقی هر نوشته‌ای كه در مقام دفاع و دعوی به‌كار نیاید، سند اطلاق نمی‌گردد و در نتیجه بخش عمده‌ای از اسناد تاریخی از این نظر، سند به حساب نمی‌آیند. از دیدگاه اداری نیز تعاریف متعددی درباره سند وجود دارد. به‌نظر استرانگ «سند عبارت است از حقایق كتبی درخصوص وقایع و معاملات سازمان كه ممكن است در نامه، فرمهای چاپی، كارت، كاغذ یا كتاب منعكس شود.»[۱] براساس این تعریف، غیر از اكاذیب و اطلاعات نادرست، هر مدركی، به هر شكل كه حاوی اطلاعات درباره وقایع و معاملات سازمان باشد، سند به حساب می‌آید. در تعاریف منطبق بر دیدگاه اداری نیز سند به آن دسته از مدارك اطلاق می‌شود كه توسط سازمانهای دولتی دریافت شده و یا بر طبق قانون و برای انجام امور عمومی پدید آمده باشند.[۲] بنابراین از دیدگاه اداری و حقوقی، تعریف سند محدود است و بسیاری از موارد را دربرنمی‌گیرد؛ زیرا دراین‌گونه تعاریف (حقوقی و اداری) تنها وجه خاصی از سند مورد توجه قرار می‌گیرد.
ب‌) دیدگاه تاریخی و تحقیقی:
از دیدگاه تاریخی ارائه تعریفی جامع و مانع از سند، تاحدودی دشوار به‌نظر می‌رسد؛ زیرا در تعریف تاریخ و تعیین تاریخی‌بودن هر شی‌ء و مدرك، معیار روشن و مورد اتفاقی وجود ندارد و در یك تعریف عام، به كلیه منابع اعم از كتبی، شفاهی و تصویری، سند اطلاق می‌شود؛ چنانكه سند یا مدرك، واژه‌ای مترادف با منبع و هرگونه شاهد فارغ از شكل و محتوا تلقی می‌گردد. اما در یك تعریف محدودتر، اسناد تاریخی به نوشته‌ها و اوراقی اطلاق می‌شود كه حاصل فعالیت روزمره سازمانهای اداری هستند كه پس از خارج‌شدن از جریان فعالیتهای روزانه، ارزش تحقیقی و اقتصادی یافته‌اند.[۳] بنابر این تعریف، اسناد تاریخی در كنار سایر منابع باستان‌شناسی، منابع تصویری و منابع كتبی، تنها بخشی از منابع تاریخ‌ را تشكیل می‌دهند. مشخصه اصلی سند از این دیدگاه، تولید آن به‌وسیله دستگاه اداری است. بدین‌ترتیب كلیه فرمانهای سلطنتی، مكاتبات و اسناد سیاسی، معاهدات، نوشته‌های اداری، اسناد قضائی، مالی و حقوقی، و نیز گزارشهای اقتصادی، اجتماعی، فرهنگی و نظامی در زمره اسناد تاریخی به‌حساب می‌آیند. البته برخی مكاتبات خصوصی دوستانه و خانوادگی نیز از این نظر سند تاریخی به‌شمار آمده‌اند.[۴]
● تعریف آرشیو
واژه آرشیو از كلمه یونانی archivum و یا واژه archion مشتق گردیده و به مجموعه مدارك سازمانهای دولتی (آرشیو عمومی)، موسسات، سازمانها (آرشیو سازمانی)، موسسات تجارتی (آرشیو شغلی یا تجارتی)، و مدارك خانوادگی و فردی (آرشیو شخصی و خانوادگی) اطلاق می‌شود.[۵] این واژه اولین‌بار در سال ۱۶۰۳.م در متون فرانسوی به‌كار رفته و در طی سالها و قرون، معانی متفاوتی داشته است. واژه آرشیو در سال ۱۶۰۳ در متون فرانسوی‌زبان به معنای محل كار و ساختمان اداره یا محل استقرار حكومت و همچنین به معنای «بایگانی» مجموعه اسناد و مدارك دولتی یا خصوصی به‌كار گرفته شد.[۶] فرهنگ معین، واژه آرشیو را این‌گونه تعریف كرده است: «جایی كه اسناد، اوراق، تصاویر، پرونده‌ها، صفحات موسیقی و مانند آن حفظ می‌شود. از دیدگاه كلی واژه آرشیو بیانگر مجموعه‌ای از اسناد است كه بر اثر فعالیتهای یك سازمان، واحد اداری، شركت، موسسه یا حتی یك خانواده یا فرد ایجاد شده، و برای استفاده و مراجعات آینده حفظ و نگهداری می‌شود.»[۷] در سال ۱۸۹۸ جی. ا. فیث‌هندز مولر (j. A. Feithands Maller) هلندی، آرشیو را چنین تعریف كرد: «به كلیه مدارك، نقشه‌ها و مواد چاپی كه رسما توسط واحدهای اداری یا یكی از مقامات آن دریافت یا تولید شده، مشروط‌براین‌كه مواد برای حفاظت در آن واحد در نظر گرفته شده باشند، آرشیو گفته می‌شود.»[۸] هیلاری جنكینسون (Hilary Jenkinson) نیز آرشیو را چنین تعریف می‌كند: «مدارك فراهم‌آمده یا استفاده‌شده برای امور اداری و یا مدیریت واحدهای عمومی یا خصوصی كه به‌عنوان اطلاعات مربوط به همان بخش یا سازمان توسط شخص یا اشخاص مسئول برای استفاده جاری یا استفاده جانشینان واجد شرایط آنها، نگهداری شده‌اند.»[۹] آرشیویست ایتالیایی یوجینوا كاساووا (Eugenova Casanova) آرشیو را چنین تعریف كرده است: «تجمع منظم مداركی كه در جریان فعالیتهای موسسه یا افراد ایجاد شده و برای اجرای مقاصد سیاسی، حقوقی یا فرهنگی آن موسسه یا فرد، حفاظت می‌شوند.»[۱۰]
امروزه آرشیو را محل نگهداری مواد چاپی و غیرچاپی‌ای می‌دانند كه به صورت سمپاتیك و نیمه‌سمپاتیك مرتب و منظم شده‌اند. مواد چاپی و غیرچاپی یك آرشیو شامل كتابها، نشریات ادواری، روزنامه‌ها، عكس، نقشه، پوستر، اسلاید، فیلم، ویدئو، نوار صدا، صفحه و امثال آنها است.
كاركرد یك آرشیو را به‌طور خلاصه چنین می‌توان ذكر كرد: «گردآوری مواد چاپی و غیرچاپی، سازماندهی فهرست و رده‌بندی آن مواد، حفظ و نگهداری و بالاخره ارائه خدمات به مراجعه‌كنندگان آرشیو.»[۱۱]
● تقسیمات آرشیو
آرشیوها را به‌طوركلی از دو نظر می‌توان تقسیم كرد:
۱) از نظر موضوعی: شامل آرشیوهای تاریخی، جغرافیایی، حقوقی و قضایی، سیاسی، اقتصادی و غیره
۲) از نظر سازمانی و مكانی: مانند آرشیو ملی اداری (در هریك از سازمانهای دولتی و وزارتخانه‌ها)، ایالتی، شهری، شخصی و غیره.
محتوای یك آرشیو را اعم‌ازاینكه موضوعی یا سازمانی باشد، می‌توان به چندین روش طبقه‌بندی و مرتب نمود.
الف‌) ترتیب زمانی: یعنی برحسب سالها، قرنها و یا بر طبق دوره‌های بزرگتر تاریخی مثل ایران قبل از اسلام، دوره قرون وسطی و یا از روی سلسله پادشاهان یك كشور مانند صفویان، قاجاریه و...
ب‌) ترتیب الفبایی: براساس ترتیب نام اشخاص صادركننده فرمانها یا كسانی كه فرمانها برای آنها صادر شده و...
ج‌) ترتیب موضوعی: مانند اسناد حقوقی، سیاسی،‌ تاریخی، اجتماعی و... . این روش بیشتر در آرشیوهای ملی، دولتی، شهری و شخصی كه اسناد و مدارك گوناگونی در آنها وجود دارند، قابل اجرا است.[۱۲]
● آرشیو تاریخی و آرشیو اداری
آرشیو تاریخی، شامل اسنادی است كه دیگر مورد نیاز جاری اداری نیستند اما باید به صورت دائم حفظ شوند. این اسناد اكثرا قدیمی و شكننده هستند و برای حفظ این‌گونه اسناد باید اقدامات ‌ویژه‌ای از قبیل ترمیم و بازسازی انجام گیرد. اما اسناد و مدارك آرشیوهای اداری، هنوز اكثرا توسط سازمان ایجادكننده آنها به كار برده می‌شوند. اسناد مذكور مورد ارزشیابی واقع نشده‌اند و چنانچه ارزشیابی شوند، امكان دارد طبقه‌بندی فعلی آنها تغییر یابد. این اسناد معمولا در دسترس عموم قرار نمی‌گیرند.
● آرشیویست كیست؟
به افرادی كه در آرشیوها ــ اعم از آرشیو اسناد تاریخی، تحقیقی، حقوقی و اداری ــ مشغول انجام كار هستند و در این وظیفه از تخصص لازم برخوردارند و وظایف یك آرشیویست را انجام می‌دهند، آرشیویست اطلاق می‌گردد.
یك آ‎رشیویست دو وظیفه اساسی دارد:
۱) باید برای حفظ و حراست از اسناد باارزش تحت‌نظر خود اقدامات لازم را انجام دهد و نهایت كوشش را صرف كند تا كیفیت و ویژگیهای اصلی اسناد حفظ شود،
۲) اسناد را برای استفاده محققان تاریخ‌ و سایر پژوهشگران آماده ساخته و ارائه دهد.
طبق ‌نظر آرشیویست مشهور، سرهیلاری جنكینسون، در كتاب «مدیریت اسناد آرشیوی»، جای وظیفه اول و دوم نباید با هم عوض شود: «طبق قانون و به‌عنوان نگهدارنده اسناد دولتی اولین وظیفه من این است كه هرگونه اقدام لازم را جهت حفظ و نگهداری اسناد به عمل آورم. دراین‌صورت آیا من چیزی بیش از یك انباردار واقعی تلقی می‌شوم؟ پاسخ قطعا منفی است؛ زیرا وظایف قانونی من تنها با حفظ و نگهداری اسناد پایان نمی‌یابد.»[۱۳]
ارائه رهنمود، ایجاد هماهنگی، رعایت نظر و ترتیب اولیه اسناد دولتی، ارزشیابی و انتخاب اسناد باارزش نیز از اهم وظایف یك آرشیویست محسوب می‌شود. بنابراین وظایف آرشیویستها را چنین می‌توان خلاصه كرد:
۱) حراست از اسناد باارزش تحت مراقبت
۲) مشاركت در فرایند افزودن به‌ اسناد موجود
۳) آماده‌سازی اسناد جهت استفاده مراجعین و پژوهشگران ۴ــ ارزشیابی اسناد باارزش و تفكیك منظم آنها از میان توده عظیم اسناد و طبقه‌بندی ارزشی اسناد.
تمام وظایف آرشیویستها از نظر اهمیت با هم برابرند و نمی‌توان هیچكدام را نادیده گرفت. امكان دارد نیازهای كوتاه‌مدت ایجاب كند در هر زمان برای یكی از وظایف اولویت قائل شویم، ولی در یك تحلیل نهایی می‌توان گفت چنانچه نتوان اسناد را جهت استفاده متقاضیان آماده ساخت، ارزشیابی، گزینش و حفظ و نگهداری اسناد هم بی‌معنی و بی‌هدف خواهد بود.● حفاظت و نگهداری اسناد
با اختراع صنعت چاپ و نیاز روزافزون به كاغذ، نگهداری مدارك به مساله‌ای جدی تبدیل شد. ازطرف‌دیگر با پایین‌آمدن كیفیت كاغذ و هرچه نازك‌ترشدن آن، سرعت زوال‌پذیری مدارك بیشتر شد و پوسیدگی سریع این نوع كاغذها امروزه دردسر بزرگی برای آرشیوها شده است. آلودگی، این هیولای جدید، عامل دیگری است كه خاموش اما سریع موجب انهدام مواد آرشیوها می‌شود. بنابراین لازم است از شیوه‌ها و تكنیكهایی استفاده شود كه فساد و پوسیدگی ناشی از این عامل را به‌ حداقل كاهش دهد. چنین اقداماتی را پیشگیری حفاظتی می‌نامند. لازمه حفاظت و نگهداری از آرشیو و مواد كتابخانه‌ای، برای طولانی‌تركردن عمر مدارك، فراهم‌آوری شرایطی مناسب در محل ذخیره‌سازی است. برای این منظور، قبل‌ازهرچیز باید عوامل آسیب‌زننده، آلوده‌كننده و شرایط محیطی مورد بررسی قرار گیرند. مطالعات و تجربیات آرشیویستها، دو گروه عامل در تخریب مواد آرشیوی را مشخص ساخته‌اند:
۱) عوامل خارجی
۲) عوامل داخلی. عوامل خارجی به شرایط مخازن و نحوه استفاده از مواد و كاركنان و عوامل داخلی به شرایط موجود در خود مدارك و اسناد مربوط می‌شوند.[۱۴]
۱) عوامل خارجی:
الف‌) گردوغبار:
گردوغبار دارای تركیبات مختلف و نامتجانسی است و معمولا حاوی ذرات مواد شیمیایی با ماهیت و منشا مختلف، تخم حشرات، اسپورهای میكروارگانیسمها و گرده گل است. عناصر شیمیایی و عوامل بیولوژیك موجود در گردوغبار می‌توانند خسارات جبران‌ناپذیری به كتابخانه‌ها و آرشیوها وارد كنند[۱۵] مخصوصا گردوغبار در مناطق صنعتی تهدید بزرگی به‌شمار می‌رود؛ زیرا در این نقاط گردوغبار با اسید روغن همراه است. جهت مقابله با این آلودگی بهترین روش تهویه هوا می‌باشد. به‌جریا‌ن‌افتادن هوا، بهترین وسیله جهت جلوگیری از رشد حشرات و قارچها است، تهویه هوا باید به روش طبیعی استفاده از شرایط ساختمان صورت گیرد. غرض از تعبیه سیستم تهویه مطبوع در مخازن كتب و اسناد، تعقیب دو هدف اساسی و حیاتی است: اولا تاحدودی از رشدونمو هاگ میكروبهای موجود در روی كتب و اسناد جلوگیری می‌شود و ثانیا از ایجاد هوای آلوده به میكروب در اماكنی كه تراكم و فشردگی هوای آلوده صورت می‌گیرد، مثل روی سطوح سرد (قفسه‌های فلزی ــ كاب ــ پنجره‌ها و غیره)، ممانعت به عمل می‌آید.
ب‌) درجه حرارت و رطوبت:
این عامل در كشورهای گرمسیر و نیمه‌گرمسیر بیشترین خسارت را به اسناد و مدارك وارد می‌آورد اما در كشورهای سردسیر و مناطق معتدل، مساله از این نظر چندان حاد نیست. دركل رشدونمو عوامل بیولوژیك موجود در مواد كتابخانه و مراكز اسناد و نیز دما و رطوبت نسبی نقش بسیار مهمی را ایفا می‌كنند. اگرچه وجود رطوبت زیاد در مورد نگهداری اسناد برای سالم‌ماندن آنها مضر است، ولی خشكی بیش‌ازحد نیز برای نگهداری و حفظ اسناد زیان‌آور است. درجه حرارت و رطوبت نسبی بسیار مناسب برای نگهداری دقیق و صحیح كاغذ و سایر مواد چاپی به ترتیب بین ۲۲ــ۲۵ درجه سانتیگراد و ۴۵%ــ۵۰% متغیر است. تنظیم درجه حرارت و رطوبت نسبی به مقیاس فوق، به كمك سیستم تهویه مطبوع مجهز و كامل امكان‌پذیر است. با استفاده از دستگاههای مخصوص مثل شوفاژ، سردكننده‌ها، دستگاه خشك‌كردن هوا و یا دستگاه تولید رطوبت، می‌توان شرایط محیطی را در حد مطلوب تنظیم كرد.[۱۶]
ج‌) نور و روشنایی:
نور و روشنایی در طرح فضای كتابخانه‌ها و مراكز اسناد نقش بسیار مهمی ایفا می‌كند؛ زیرا از طرفی تاثیر نور بر آثار و كتب غیرقابل انكار است و ازطرف‌دیگر نور باید به اندازه‌ای باشد تا استفاده‌كننده و كاركنان در پرتو آن به‌راحتی به مطالعه بپردازند و كارهای خود را دنبال كنند، معمولا روشنایی ۱۵۰ لوكس (واحد نور برابر یك لومن در مترمربع) برای رویت اشیای معمولی از جمله كتب كافی است. اما به منظور حفظ و نگهداری اشیای حساس (آرشیوها) باید روشنایی را به ۵۰ لوكس كاهش داد.[۱۷]
د) نور و اشعه خورشید:
نور مستقیم آفتاب یكی از دشمنان مواد چاپی و نگارشی محسوب می‌شود. كاغذ روزنامه‌ها یا سایر كاغذهای مشابه كه از خمیر چوب مكانیكی ساخته شده‌اند، هنگامی‌كه ساعات زیادی در معرض تابش مستقیم نور آفتاب قرار گیرند، دچار رنگ‌پریدگی و زوال می‌شوند. البته ساختن مخزن بدون استفاده و بهره‌گیری از اشعه خورشید مطلوب نیست؛ زیرا فقدان كامل نور خورشید محیط را برای رشد موریانه مساعد می‌كند. بااین‌همه استفاده از نور خورشید مستلزم رعایت موارد زیر است:
الف‌) میزان نور باید كاملا محدود باشد
ب‌) بهتر است با استفاده از كركره‌ها و حفاظتها قسمتی از نور ورودی منعكس شود
ج‌) پنجره‌ها و شیشه‌ها باید به گونه‌ای باشند كه از ورود سیستم نور به داخل مخزن ممانعت به‌عمل آورند.
توصیه می‌شود از شیشه‌های بزرگ استفاده نشود؛ زیرا موجب تشدید نور خورشید می‌گردد.
هـ ) قفسه‌بندی:
در قفسه‌بندی مراكز اسناد و كتابخانه‌ها، قفسه‌ها را باید طوری چید كه حداكثر استفاده از حجم مخزن به‌عمل آید. قفسه‌ها را باید به‌گونه‌ای مرتب كرد كه عمل نظافت و گردگیری به سهولت انجام گیرد و به‌بهترین‌وجه از اسناد نگهداری شود. نوع قفسه‌بندی باید طوری باشد كه از عبور جریان هوا ممانعت نكند. به‌همین‌دلیل تاكید می‌گردد كه از به‌كاربردن قفسه‌هایی كه پشت آنها محصور است و همچنین از انباشتن حجم وسیع اسناد در كنار هم خودداری شود. بین هر دو ردیف قفسه‌ها باید هفتادویك الی صد سانتیمتر فاصله و یك راهرو اصلی به عرض یك‌ونیم الی دو متر ‌باشد. قفسه‌ها از سقف، كف و دیوار باید حداقل پانزده سانتیمتر فاصله داشته باشند.[۱۸]
و) كاركنان:
در بسیاری از موارد مراقبت‌نكردن و یا بی‌توجهی در نگهداری اسناد و كتب از جانب كاركنان شاغل در مراكز اسناد، می‌تواند حتی به نابودی كامل اسناد و آثار بینجامد. خسارتهای ناشی از بی‌توجهی كاركنان مراكز به‌طوركلی هنگام سیاهه‌برداری، طبقه‌بندی و رده‌بندی اسناد و كتب به‌وجود می‌آید. در جریان بررسیها مشاهده شده است كه كاركنان دركل در موارد زیر بیشترین میزان بی‌توجهی را نشان می‌دهند:
۱) بی‌توجهی هنگام مهركردن اسناد: اكثرا از مركب نامناسبی استفاده می‌شود و جای مهر در اسناد و مدارك و كتب محل معین و ثابتی ندارد
۲) استفاده از برچسبهای نامرغوب و بی‌توجهی در چسباندن برچسب به مدارك
۳) در بعضی موارد چیدن غیرصحیح آثار در قفسه‌ها موجب می‌شود آثار و اسنادی كه قطع بزرگتری دارند، به مدارك قطع كوچكتر آسیب برسانند
۴) فشردگی بیش از حد مدارك در قفسه‌ها احتمال پاره‌شدن مدارك را افزایش می‌دهد
۵) وقتی اسناد و مدارك و آرشیوها را با نخ می‌بندیم و به‌طور انباشته بر روی قفسه قرار می‌دهیم، آنها در معرض گردوغبار قرار می‌گیرند و این گردوغبار در داخل آنها نفوذ می‌كند. به‌علاوه وجود نخ، گاه سبب می‌شود اسناد و مدارك پاره شوند
۶) فاصله و ارتفاع كم طبقه‌ها در درون قفسه‌ها از یكدیگر سبب می‌شود آثار و مداركی كه قطع آنها بلندتر است، به‌راحتی در درون قفسه جای نگیرند
۷) آتش‌سوزی
۸) سرقت
۹) صدمه به اسناد در زمان انتقال.
ز) آفات بیولوژیك:
جهت مقابله با آفات، از جمله در مبارزه با حشرات و قارچها، می‌توان از اسپری‌های حشره‌كش و سموم دفع حشرات استفاده كرد. برخی از مواد استفاده عبارتند از: محلول پیرتروم (گیاهی با خاصیت حشره‌كشی) یا د.د.ت به صورت اسپری و كافور، نفتالین یا پارا دی‌كلروبنزن. در برخی آرشیوها برای پیشگیری از هجوم حشرات، محیط را ضدعفونی می‌كنند.[۱۹] گرچه فقط تعداد اندكی از آرشیوها امكانات و تجهیزات ایجاد خلأ برای ضدعفونی را دارند اما روش اخیر در مقایسه با روشهای دیگر به جهت هزینه كمتر و راحتی آن، بیشتر مورد استفاده قرار می‌گیرد، چنانكه تقریبا تمام كشورهای انگلیسی‌زبان با روش مذكور، آرشیوهای‌شان را ضدعفونی می‌كنند. آزمایشات و تجربه نشان داده است كه ضدعفونی و گندزدائی اسناد با قراردادن آنها برای مدت كوتاهی در اتاق با حرارت شصت‌وپنج درجه سانتیگراد با موفقیت همراه بوده و حشرات در اثر این عمل از بین می‌روند و ضمنا به كاغذها صدمه محسوسی وارد نمی‌شود.
۲) عوامل داخلی:
عوامل درونی تخریب مواد آرشیو، دركل با دو مساله در ارتباطند:
۱) مواد متشكله ماده اولیه كاغذ و
۲) مواد به‌كار‌برده‌شده برای نگارش بر روی كاغذها. استفاده از كاغذهای دیواری نامرغوب یا بی‌دوام و جوهرهای كم‌دوام یا نامناسب از جمله موارد اصلی در این زمینه‌ها به‌شمار می‌روند.
● ساماندهی اسناد در آرشیو
هركدام از مراكز اسناد، مدارك خاصی را گردآوری می‌كنند. مدارك آرشیوی، برحسب شكل یا برحسب محتوا، از فراوانی و تنوع خاصی برخوردارند؛ چنانكه به لحاظ حجم از كتاب چندصفحه‌ای تا گزارش یك‌صفحه‌ای را شامل می‌شوند. محتوای مدارك به میزان تخصصی‌بودن مركز و جامعه استفاده‌كننده ارتباط دارد. به‌طوركلی در گردآوری مدارك باید خط‌مشی و جامعه استفاده‌كننده مشخص گردند و با توجه به نیروی مالی و انسانی، سیاست خاصی در زمینه گردآوری مدارك اتخاذ شود. دركل باید اولویتهای خاصی را در نظر گرفت؛ چنانكه در مركز اسناد انقلاب اسلامی، اسناد و مدارك جمع‌آوری‌شده صرفا حوادث و وقایع انقلاب اسلامی را دربرمی‌گیرند و از آنها جهت تدوین و تالیف تاریخ انقلاب اسلامی استفاده می‌شود؛ یعنی اسناد موجود در این مركز، پیش‌ازهرچیز با هدف تغذیه‌ مواد تحقیقات معاونت پژوهش خود مركز در راستای تدوین و تالیف حوادث انقلاب و تاریخ منطقه‌ای و كشوری آن جمع‌آوری و آرشیو شده‌اند.
● طبقه‌بندی اسناد در مركز اسناد انقلاب اسلامی
۱) اسناد نوشتاری:
اسناد حاضر در این مركز پژوهشی، شامل اسناد سازمان امنیت و اطلاعات كشور (ساواك)، دادگاه انقلاب اسلامی و نیروی انتظامی می‌باشند كه گزارشها و مكاتبات شهربانی كل كشور را شامل می‌شوند. تمام وقایع و حوادث كشور از شهربانیهای شهرستانها به شهربانی كل كشور گزارش می‌شده‌اند. هم‌اكنون علاوه بر مراكز فوق از وزارت اطلاعات نیز اسنادی تهیه و به این مركز منتقل می‌گردند. با مطالعه این اسناد هر محققی به تمام حوادث و وقایع انقلاب اسلامی در تمام نقاط كشور پی می‌برد. اسناد انفرادی این مركز، منبع بسیار گرانبهایی برای محققان جهت بررسی نقش، عملكرد و دیدگاههای افراد در زمان پهلوی و دوران انقلاب به‌شمار می‌آیند. با توجه به اهداف مركز جهت تدوین تاریخ انقلاب اسلامی، اكثر قریب‌به‌اتفاق اسناد نوشتاری موجود در مركز، به دوره زمانی سال ۱۳۴۰ تا پیروزی انقلاب اسلامی مربوط می‌شوند و به‌ویژه فعالیتهای گروهكهای ضدانقلاب در دوران انقلاب و نیز پس از شكل‌گیری نظام جمهوری اسلامی را شامل می‌گردند. بخش دیگری از اسناد نوشتاری را مجلات، نشریات و بولتنهای ارسالی از سازمانها و ادارات مختلف تشكیل می‌دهند.
▪ بولتن
بولتن، یك نشریه درون‌سازمانی و اداری است كه وقایع، اخبار و رویدادهای سازمان منتشركننده و مسائل فرهنگی، سیاسی، اجتماعی و اقتصادی كشور و جهان در آن منعكس می‌شوند. جهت ساماندهی و تنظیم منسجم و دقیق بولتنها، ضروری است تمام اطلاعات اولیه آن به یك كاربرگه خاص منتقل شود تا ما را در امر سرویس‌دهی و دسترسی آسان یاری كند. كاربرگه مزبور دارای مشخصات زیر می‌باشد:
۱) كد: شماره‌ای است كه توسط آرشیو جهت ساماندهی منظم و دسترسی آسان به بولتن داده می‌شود و معمولا روی جلد بولتن ثبت می‌گردد
۲) نام نشریه: منظور، اسم نشریه است كه معمولا روی جلد نشریه قید می‌گردد و باید در این قسمت آورده شود
۳) عنوان كلی: منظور، عنوان كلی موضوعات بولتن یا نشریه است كه باید بسیار خلاصه و مختصر نوشته شود
۴) سرشناسه: در این قسمت نام سازمان، اداره یا ارگانی كه ناشر بولتن یا نشریه محسوب می‌شود، درج می‌گردد
۵) تاریخ مدرك: تاریخ انتشار بولتن یا نشریه
۶) شماره نشریه: شماره‌ انتشار كه روی جلد بولتن نوشته شده است
۷) دوره نشریه: در این قسمت باید ذكر گردد كه نشریه از چه نوعی است: روزانه، چندروز یكبار، هفتگی، ماهانه، فصلنامه، گاهنامه و ویژه‌نامه
۸) زبان مدرك: زبانی كه بولتن یا نشریه به آن نشر یافته است
۹) تعداد برگ: تعداد صفحات نشریه یا بولتن در این قسمت آورده می‌شود
۱۰) طبقه‌بندی مدارك: منظور، طبقه‌بندی بولتن از نظر حفاظتی و امنیتی است كه در صفحه اول بولتن مشخص می‌شود: محرمانه، خیلی محرمانه، سری
۱۱) عنوان‌نویس: كارشناسی كه اطلاعات نوار صوتی و فیلم را به كاربرگه منتقل می‌كند
۱۲) بازبین: كارشناسی كه كاربرگه تكمیل‌شده را نظارت و كنترل می‌كند
۱۳) رایانه: كارشناسی كه اطلاعات كاربرگه را به رایانه منتقل می‌كند و از آن پرینت می‌گیرد
۱۴) ویراستار: كارشناسی كه كاربرگه را ویرایش علمی و ادبی می‌كند.
۲) اسناد و مدارك دیداری و شنیداری: علاوه بر اسناد مكتوب، در این آرشیو قسمتی نیز به مدارك و اسناد دیداری و شنیداری اختصاص دارد كه شامل تصاویر، فیلم و نوار صوتی می‌باشد.▪ فیلم:
در آرشیو، علاوه بر عكسها، تعدادی فیلم نیز وجود دارند. فیلمها براساس ساخت و كاربرد، به سه دسته تقسیم می‌شوند:
۱) فیلم یوماتیك
۲) فیلم VHS ۳ــ فیلم هشت‌میلیمتری.
فیلمهای یوماتیك و ویدئویی در مركز اسناد بیشترین كاربرد را دارند. بیشتر این فیلمها، حاوی مصاحبه‌هایی هستند كه با افراد و شخصیتهای سیاسی، فرهنگی و اجتماعی صورت گرفته‌اند و بخشی از نوارهای صوتی درواقع از روی همین فیلمها تهیه می‌شوند. فیلم هشت‌میلیمتری در كارهای مركز كاربرد چندانی ندارد و تعدادی هم كه موجود است، وقایع انقلاب و از جمله وقایع پس از سال ۱۳۵۷ را شامل می‌‌شوند. فیلمهای مزبور پس از كدگزاری توسط واحد بازشنوایی، جهت نگهداری و سرویس‌دهی به آرشیو تحویل می‌گردند و براساس همان شماره و كد، آرشیو می‌شوند.
▪ نوار صوتی:
مجموعه نوارهای صوتی از دیگر مدارك آرشیو هستند كه به لحاظ فرایند تهیه‌شدن به دو دسته تقسیم می‌شوند: الف‌ــ نوارهایی كه از فیلمهای ویدئویی برگرفته می‌شوند ب‌ــ نوارهایی كه مستقیما به صورت صوتی ضبط می‌شوند. هر دو نوع، شامل مصاحبه با شخصیتهای مذهبی، فرهنگی، سیاسی و خانواده‌های معظم شهدا هستند. این نوارها توسط واحد بازشنوایی پیاده شده و پس از كدگذاری، برای آرشیو و سرویس‌دهی به واحد آرشیو تحویل داده می‌شوند.
غیر از نوارهای مصاحبه، باید از نوارهای سخنرانی، سرود، میزگرد، گزارش و اخبار رادیویی در آرشیو مركز نام برد. این‌ نوارها برخلاف نوارهای مصاحبه توسط پرسنل آرشیو ساماندهی می‌شوند؛ بدین‌ترتیب‌كه ‌عنوان و كد اولیه روی نوار به كاربرگه مخصوص نوار و فیلم منتقل می‌گردد و سپس نوارها جهت مكانیزه‌‌شدن به واحد رایانه تحویل می‌شوند. كاربرگه مذكور دارای فیلدهایی به ترتیب ذیل می‌باشد:
۱) كد: در این قسمت شماره‌ای تحت عنوان كد كه معمولا برگرفته از روی نوار می‌باشد، نوشته می‌شود
۲) نام مصاحبه‌شونده، موضوع مورد بحث و یا نام فیلم قید می‌گردد
۳) نوع برنامه: منظور از نوع برنامه مصاحبه، سخنرانی، میزگرد، برنامه رادیویی، فیلم، خاطره و گزارش می‌باشد كه با توجه به نوشته روی نوار، كارشناس باید این قسمت را تكمیل نماید
۴) تاریخ برنامه: منظور از تاریخ برنامه زمان مصاحبه یا سخنرانی است كه در كاست نوار ضبط شده است
۵) سرشناسه: در این قسمت نام و نام‌خانوادگی مصاحبه‌شونده و در صورت معلوم‌نبودن مشخصات مصاحبه‌شونده، نام سازمان، اداره و مصاحبه‌كننده قید می‌گردد
۶) برساخت: منظور از برساخت، قید یكی از این موارد: CA۵-CA۴-CA۳ روی نوار برحسب نوع نوار است. برای فیلم یكی از موارد زیر نوشته می‌شود: فیلم یوماتیك، فیلم ویدئویی، فیلم هشت‌میلیمتری
۷) مدت برنامه: منظور از مدت، زمان طول‌كشیدن مصاحبه، سخنرانی و... است: مثلا چهل‌وپنج دقیقه، نود دقیقه یا صدوبیست‌ دقیقه
۸) محل تولید: منظور از محل تولید، شهرستان و نام اداره یا سازمانی است كه نوار یا فیلم آنجا تهیه شده است
۹) پیاده: منظور، پیاده‌كردن نوار یا فیلم به صورت نوشتاری و مكتوب است.
۳) اسناد و مدارك تصویری: از جمله مدارك تصویری می‌توان از عكسها نام برد كه در بسیاری از مطالب و حوادث، اطلاع مفیدی به محققان و پژوهشگران ارائه می‌دهند.
▪ مراحل چاپ عكس
۱) نگاتیو: به فیلم عكاسی بعد از مرحله ظهور، نگاتیو گفته می‌شود. نگاتیو انواع مختلفی دارد:
۱) شیشه‌ای؛ كه قدیمی‌ترین نوع نگاتیو است
۲) ژلاتینی؛ به قطعهای ۱۲۰ و ۱۳۵ میلیمتری كه هر دو نوع آن در آرشیو مركز اسناد موجود است. تفكیك نگاتیو براساس اولویتهای مركز و برحسب دو عنوان موضوعی و انفرادی انجام می‌شود. نگاتیوها بعد از تفكیك و شمارش، جهت چاپ به لابراتوار تحویل داده می‌شوند.
۲) كنتاكت: به چاپ اولیه نگاتیوها در اندازه قطع نگاتیو، كنتاكت می‌‌گویند. در مرحله كنتاكت، عكسهای مورد نیاز و باارزش شناسایی شده و جهت چاپ به صورت عكس در قطع بزرگتر، به لابراتور تحویل داده می‌شوند و هر قطعه عكس روی یك كاغذ جداگانه چاپ می‌شود. با كنتاكت‌گرفتن از نگاتیوها، معمولا دوازده قطعه آن را روی یك برگ كاغذ عكاسی چاپ می‌كنند. بعدازآنكه نگاتیوها به صورت كنتاكت درآمدند، هریك از كنتاكتها را با كد و شماره خاصی ردیف می‌كنند و می‌توان ازاین‌طریق به آسانی به كنتاكت موردنظر دسترسی پیدا كرد. برای نگاتیو شیشه‌ای پس‌ازآنكه به صورت كنتاكت درمی‌آید، حرف انگلیسی Sh و شماره ردیف خاصی در نظر گرفته می‌شود. برای نوع ژلاتینی نیز حرف انگلیسی P و شمارش ردیف مخصوص به آن لحاظ می‌گردد.
۳)عكس: عكس، حاصل عملیاتی است كه از ظهور فیلم به نگاتیو و چاپ آن به‌دست می‌آید. در این مرحله، كنتاكتهای انتخاب‌شده جهت چاپ به صورت عكس، به لابراتوار ارائه می‌شوند. برای ساماندهی بهتر و همچنین سهولت دسترسی به عكسهای آرشیو، علاوه بر انتقال كدهای كنتاكت به پشت عكسها، آنها را در دو مرحله تفكیك می‌كنند: در مرحله اول، تفكیك و تقسیم عكسها براساس ادوار تاریخی (از صفویه تا انقلاب اسلامی) و در مرحله دوم یا مرحله نهایی، تفكیك براساس موضوعات و اشخاص صورت می‌گیرد. پس از آن، عكسها آماده سرویس‌دهی می‌شوند. البته این سرویس‌دهی در مرحله قبل از مكانیزه‌شدن عكسها به كمك كامپیوتر (جهت شناسایی عكسها و انتقال اطلاعات آرشیو) و به صورت موقتی صورت می‌پذیرد.
▪ نحوه تفكیك اسناد
قبل از بحث و بررسی درخصوص مراحل تفكیك و شرح و چگونگی انجام این امر مهم، لازم است ابتدا به‌طور مختصر و خلاصه نحوه ورود اسناد به آرشیو مركز اسناد را بیان كنیم: اسناد آرشیو این مركز از دو بخش تشكیل شده است:
۱) اسنادی كه از قبل یعنی در سالهای اولیه تشكیل مركز به این آرشیو آورده شده‌اند؛ مانند اسناد سازمان قضایی نیروهای مسلح و اسناد ساواك
۲) اسنادی كه بعد از سازماندهی مركز به صورت منظم و منسجم و با تشكیل معاونت پژوهشی به آرشیو انتقال داده شده‌اند یا می‌شوند و از سازمانها و وزارتخانه‌های مختلف ــ البته به صورت كپی ــ تهیه می‌گردند.
مراكز تهیه این اسناد، عبارتند از:
۱) وزارت اطلاعات (اسناد ساواك)
۲) نیروهای انتظامی (اسناد شهربانی كل كشور)
۳) وزارت كشاورزی
۴) سازمان ارتباطات اسلامی
۵) هیات منصفه مطبوعات
۶) دادگاه انقلاب اسلامی
۷) دادگاه ویژه روحانیت
۸) سازمان اراضی كشور
۹) سازمان برنامه و بودجه
۱۰) بانك كشاورزی
هم‌اكنون مركز در تلاش است از اسناد وزارت امورخارجه و سازمان صداوسیما و جاهای دیگر نیز استفاده كند. ‌
انتقال اسناد به مركز، كلا توسط واحد تهیه اسناد صورت می‌گیرد. این واحد با ارزیابی اسناد و اولویتهای مطرح‌شده، اسناد مورد نیاز را تهیه و تحویل آرشیو می‌نماید و از این مرحله به بعد كار تفكیك شروع می‌شود.
▪ تفكیك اولیه
بعد از انتقال اسناد به آرشیو از سوی واحد تهیه اسناد، مرحله تفكیك به صورت ابتدایی و موقتی شروع می‌شود؛ بدین‌ترتیب‌كه عنوان پرونده‌ها در یك كاربرگه مخصوص قید می‌گردد. قسمتهای مختلف این كاربرگه عبارتند از:
۱) عنوان: موضوع پرونده به صورت بسیار خلاصه و گویا در این قسمت نوشته می‌شود. در موضوع، عنوان پرونده ذكر می‌شود. در اسناد انفرادی، اسامی اشخاص قید می‌گردد
۲) توصیف‌گر: جهت معرفی بهتر و شناساندن افراد، معمولا مسئولیت سیاسی، نظامی، امنیتی و شغلی آنان نوشته می‌شود و یا وابستگی فرد را به یك گروه سیاسی و حزبی نشان می‌دهد
۳) كد: برای دسترسی آسان و ساماندهی بهتر تمامی اسناد، اعداد و شماره‌هایی به‌عنوان كد در این قسمت قید می‌گردند كه به‌تناسب اسناد موضوعی و انفرادی، هركدام شماره خاصی دارند
۴) تاریخ مدرك: در این قسمت تاریخ سند ذكر می‌شود. اسنادی كه تاریخ آنها مربوط به سالیان متوالی است، اولین و آخرین تاریخ سند، هر دو قید می‌گردند. برای یكسال، ۱۳۴۲ اما برای چند سال متوالی، ۱۳۲۸ــ۱۳۲۰ قید می‌شود. اسنادی كه مربوط به دو سال با فاصله باشند با حرف «و» از هم جدا می‌شوند
۵) سرشناسه: عبارت است از سازمانها و وزارتخانه‌هایی كه به‌وجودآورنده سند هستند یا به‌عبارت‌دیگر سازمان و وزارتخانه‌هایی كه صادركننده واقعی سند می‌باشند
۶) محل تهیه: محل تهیه، عبارت است از سازمانها، وزارتخانه‌ها و یا اداراتی كه مركز، اسناد را از آنجا تهیه می‌كند و ممكن است بعضی از این مراكز خودشان صادركننده اصلی سند نباشند، هرچند كه ما اسناد را از آنها تحویل می‌گیریم
۷) برگ: در این قسمت تعداد برگ و صفحات سند ذكر می‌شود
۸) برساخت: برساخت، نمایانگر شكل ظاهری مدارك و اسنادی است كه دستنویس یا ماشینی هستند. دستنویس یعنی سند خطی و دستی، و ماشینی یعنی مدرك توسط دستگاه تایپ شده است. در این قسمت باید اصل و یا تصویربودن خود سند نیز قید گردد.
در قسمت پایین كاربرگه چهار مورد با عناوین زیر وجود دارند:
۱) اقدام‌كننده: یعنی كسی كه مشخصات سند را به كاربرگه منتقل كرده است
۲) بازبین: كسی كه عنوان‌نویسی و مندرجات نوشته‌شده كاربرگه را كنترل می‌كند
۳) ویراستار: افرادی كه كاربرگه را از نظر ویرایشی بررسی و كنترل می‌كنند
۴) تاریخ: نشانگر زمان تكمیل كاربرگه توسط اقدام‌كننده می‌باشد.
بعد از تكمیل كاربرگه‌ها، پرونده‌ها به دو صورت موضوعی و انفرادی به آرشیو منتقل می‌شوند. البته در این مرحله كدی كه در كاربرگه توسط كارشناس قید شده، روی جلد (پوشه) پرونده نوشته می‌شود و توسط كارشناس آرشیو بایگانی می‌گردد. در این مرحله از كار هیچ‌گونه تفكیك و جداسازی در اسناد و پرونده‌ها صورت نمی‌گیرد؛ به‌عبارتی فقط كار شناسایی اولیه سند انجام می‌شود و سند به صورت موقت بایگانی می‌گردد؛ چنانكه مثلا اسنادی كه از نیروی انتظامی آورده می‌شوند، در یك قسمت و همین‌طور اسناد وزارت اطلاعات و مراكز دیگر در قسمتهای خاصی قرار می‌گیرند تا در مرحله تفكیك نهایی برحسب اولویتهایی كه از سوی معاونت پژوهش و واحد سازماندهی اسناد معین می‌شوند، كارهای لازم درخصوص تفكیك انجام گیرد. لازم به ذكر است شاید برای مدت كوتاهی و به‌صورت مقطعی، این مرحله از كار (عنوان‌نویسی اولیه) توسط واحد تهیه سند انجام گیرد.
▪ تفكیك نهایی
بعد از مرحله تفكیك اولیه و بایگانی موقت اسناد و پرونده‌ها، براساس اولویتهای مشخص‌شده از سوی واحد سازمان‌دهی اسناد، پرونده‌های موردنظر از بایگانی و آرشیو خارج گردیده و جهت تفكیك نهایی به كارشناسان واحد آرشیو سپرده می‌شوند. تفكیك نهایی اسناد به دو صورت موضوعی و انفرادی انجام می‌گردد؛ مثلا اسناد فدائیان اسلام و یا كشف حجاب به صورت موضوعی و اسناد شخصیتها و افراد به صورت انفرادی تفكیك می‌شوند. در هر كدام، در صورت تفكیك نحوه كار بدین‌شكل می‌باشد كه سند برحسب تاریخ و عطف موضوع مرتب می‌شود؛ بدین‌صورت‌كه از تاریخ كم شروع می‌گردد كه درواقع اولین تاریخ و آغاز یك نهضت یا جریان سیاسی، فرهنگی، اجتماعی، و اقتصادی را نشان می‌دهد. مثلا اگر اسناد مربوط به سالهای ۱۳۲۱ تا ۱۳۴۸ باشند، از سال ۱۳۲۱ اسناد به‌ترتیب صفحات پرونده را تشكیل می‌دهند تا نهایتا به سال ۱۳۴۸ خاتمه می‌یابند.
این شیوه تفكیك به دو دلیل مفید و علمی است:
۱) شروع پرونده از تاریخ كم به زیاد باعث می‌شود ریز حوادث پشت هم آمده و محقق با خواندن پرونده در روند كامل موضوع اسناد قرار گیرد
۲) اتخاذ این روش، كار فهرست‌نویس را آسان‌تر می‌كند و ضمنا كارشناسان اسناد به‌راحتی می‌توانند موضوع مورد نظرشان را پیدا كنند.
اگر در سند به نامه و سند دیگری تحت عنوان «پیرو در پاسخ، عطف، بازگشت» اشاره شده باشد، كارشناس حتما باید نامه مورد استناد و اشاره را پیدا كند و قبل از سند معطوف قرار دهد؛ بدین‌ترتیب‌كه اگر در سندی به سند دیگری با شماره و تاریخ مثلا ۱۲۵ــ۹/۱۰/۱۳۲۱ اشاره شده باشد، باید سند مورد اشاره اول و معطوف بعد از آن قرار گیرد.
این كار دو فایده دارد:
۱) باعث می‌شود محقق با خواندن سند عطفی و سند معطوف، در جریان متن كامل سند قرار بگیرد و وقت زیادی جهت پیداكردن عطف صرف نكند
۲) باعث صرفه‌جویی در وقت فهرست‌نویس و تسهیل كار می‌شود؛ چراكه هر دو سند در قالب یك موضوع فهرست‌نویسی می‌شوند و این‌گونه از تكرار یك موضوع در دو كاربرگه جلوگیری به عمل می‌آید.
رعایت نكات زیر در تفكیك اسناد الزامی است:
۱) اسنادی كه دارای تاریخ نیستند در صفحات آخر پرونده آورده می‌شوند
۲) اسنادی كه دارای یك نسخه دستنویس و یك نسخه ماشینی هستند، ابتدا نسخه دستنویس و سپس نسخه ماشین‌نویس آورده می‌شود
۳) در مورد تاریخ سند، باید به تاریخ گزارش بالای سند كه معمولا ماشینی (در اسناد ماشینی) است، استناد شود و در صورت نداشتن چنین تاریخی، باید كوچكترین تاریخ در متن و پایان سند كه به زمان نگارش و نوشتن سند اشاره دارد، استفاده شود
۴) جهت صفحه‌گذاری، باید مهر مخصوص را پشت سند و در قسمت پایین سمت راست بزنند و سپس شماره صفحه نوشته ‌شود
۵) اسناد تكراری (اسنادی كه دارای تاریخ و موضوع واحد می‌باشند) باید از پرونده خارج شوند.

ابوالفتح مومن

پی‌نوشت‌ها
[۱]- Margearet. K. Odell: Earlpstrong, Records Nanagem. Ent. And Filing – Operationns, Mcgraw Hill Book. Company NewYork, ۱۹۴۷. P۳۳۶
[۲]ــ جعفر بوشهری، اداره امور اسناد و فن بایگانی، تهران، موسسه علوم اداری و بازرگانی دانشكده حقوق و علوم سیاسی و اقتصادی، ۱۳۴۱.ش، صص۱۱ــ۹
[۳]ــ جهانگیر قائم‌مقامی، مقدمه‌ای بر شناخت اسناد تاریخی، تهران، انجمن آثار ملی، ۱۳۵۰.ش، ص۵
[۴]ــ همان.
[۵]ــ مهربانلو عنقائی، آرشیو تاریخی و بررسی تاریخچه آرشیو در ایران (پایان‌نامه ارشد كتابداری، دانشگاه تهران، دانشكده علوم تربیتی، ۱۳۵۹.ش، ص۸)
[۶]ــ نورالله مرادی، مدیریت آرشیوهای دیداری ــ شنیداری، تهران، سروش، ۱۳۷۳.ش، ص۱۱
[۷]ــ محمد معین، فرهنگ فارسی، جلد اول، ذیل آرشیو.
[۸]ــ محمدحسین دیانی، مقدمه‌ای به آرشیو، مشهد، دانشگاه فردوسی، مشهد، ۱۳۷۷.ش، ص
[۹]ــ همان‌.
[۱۰]ــ همان.
[۱۱]ــ نورالله مرادی، همان، ص۱۱
[۱۲]ــ مهربانلو عنقائی، همان، ص۹
[۱۳]ــ مایكل روپر، خدمات آرشیوی، ترجمه: شهلا اشرف، مقاله شماره ۲۹، روابط عمومی و امور بین‌المللی سازمان اسناد ملی.
[۱۴]ــ محمدحسین دیانی، همان، ص۸۲
[۱۵]ــ فوستاگالو، نقش عوامل بیولوژیك در فرسایش كاغذ، ترجمه: عباسعلی عابدی استاد، مشهد، آستان قدس رضوی، ۱۳۷۱.ش، ص۷۴
[۱۶]ــ فرانسوا زفلیدر، حفاظت و نگهداری اسناد و كتب، ترجمه: احمد احمدزاده و زهرا دمابی، تهران، مركز اسناد و مدارك علمی ایران، ص۲۶
[۱۷]ــ ناهید مرتضوی، «نور و روشنایی در كتابخانه‌ها»، فصلنامه كتاب، شماره ۶، بهار ۱۳۷۴، صص۴۷ــ۳۴
[۱۸]ــ آرسی. گوپنا، رانبر كیشور وسی. بی. كوپنا، ترمیم و نگهداری اسناد و مواد كاغذی، ترجمه: عباسعلی عابدی استاد، مشهد، آستان قدس رضوی، ۱۳۶۹.ش، ص۳۷
[۱۹]ــ مجید تفرشی، «مشكلات محققین در استفاده از اسناد آرشیوی ایران»، نشر دانش، شماره ۱۱ و۱۳، فروردین و اردیبهشت ۱۳۷۰.ش، ص۲۶

منبع : سایر منابع