نـبـض زمـان در دسـت شمـاسـت!

در مورد یک روز فکر کنید، زمان می‌گذرد، چه شما آن را صرف کارهای بیهوده کنید و چه صرف رسیدن به اهدافتان.
یکی از مشکلات بزرگ بیشتر افراد، تنظیم زمان است، مدیریت زمان یعنی بتوان راه رسیدن به اهداف بزرگ و اصلی خود را طی یک برنامه‌ریزی زمانی صحیح و منظم هموار کرد. باید بدانید که می‌خواهید چه کاری انجام دهید و هرکدام از قسمت‌های برنامه‌تان چه مقدار زمان می‌برد. برای برنامه‌ریزی بحث باید به عقب برگردید، ابتدا بر یک دوره زمانی مشخص درگذشته مروری داشته باشید و کارهای انجام شده در این دوره (یک هفته گذشته یا یک ماه گذشته) و میزان زمانی را که هرکدام از کارها به خود اختصاص داده است را بررسی کنید، سپس برای برنامه‌ریزی آینده خود تصمیم بگیرید.
زمان از بهترین سرمایه‌های انسان‌هاست که در اختیارشان است و در عین حال می‌تواند بی‌مصرف‌ترین آنها نیز باشد.
● برنامه‌ریزی، شما را از سرگردانی نجات
می دهد و به شما کمک می‌کند که از زمان به عنوان بزرگترین سرمایه زندگی‌تان استفاده کنید. سعی کنید هر کاری را در زمان خودش انجام دهید و از به تعویق انداختن کارها خودداری کنید. بنابراین قبل از انجام هر کاری از خود بپرسید:
ـ چرا این کار را انجام می‌دهم؟
ـ اگر این کار را نکنم چه می‌شود؟
ـ اگر آن را به آینده موکول کنم، چه خواهد شد؟
اگر قبل از شروع انجام هرکاری، صادقانه به سؤالات بالا پاسخ دهید، ضرورت انجام کار، بدون اتلاف وقت زیاد برای شما مشخص خواهد شد.
هنگام برنامه‌ریزی در نظر داشته باشید که هر برنامه‌ای قابل تغییر است، در برنامه‌ریزی خود واقع‌گرا باشید.
طوری برنامه‌ریزی کنید که همیشه جلو باشید، هیچ‌کاری را به آینده موکول نکنید، مگر این که انجام آن کار در حال حاضر ضرورت و فوریتی نداشته باشد.
● مشکلات مدیریت زمان
به‌طور کلی اگر بخواهیم مشکلات موجود در راه مدیریت و بهره‌وری از زمان را ریشه‌یابی کنیم، شاید بتوان آن را بدین‌گونه بیان کرد:
۱) زمان را چیزی بی‌بها و بی‌اهمیت در نظر گرفتن
باید بدانید هیچگاه قادر به تولید زمان یا باز گرداندن زمان از دست رفته نیستید، پس بدانید وقت طلاست و باید از هر ساعت و هر زمان بهره‌گیری کنید.
۲) به تعویق انداختن کارها
اگر کارهای شما از اهمیت زیادی برخوردار است، بهترین راه آن است که آن کار را تکمیل کنید، موانع را از سر راه بردارید و آن را هم اکنون انجام دهید.
۳) مشخص نبودن اولویت‌ها
برخی از کارها را بدون آن که زیانی به برنامه وارد کنند می‌توان به تأخیر انداخت، اما این امکان برای بعضی دیگر وجود ندارد، پس سعی کنید اولویت کارهایتان را مشخص کنید.
۴) برنامه‌ریزی ضعیف ‌یا بی‌برنامه‌گی
یکی از کلیدهای مؤثر برای مدیریت زمان آن است که دقیقاً بدانید که می‌خواهید از هر دقیقه وقت خود در طی چند روز آینده چه بهره‌ای ببرید.
۵) پیشامدهای احتمالی نامناسب
هیچ برنامه‌ای کامل نیست، ممکن است به این نکته‌ پی ببرید که نمی‌دانید چگونه با شرایط غیرقابل پیش‌بینی کنار بیایید و قادر به هیچ کاری نیستید، مگر آن که برنامه‌ای پشتیبانی کننده داشته باشید که چنانچه اهداف و برنامه‌ریزی اولی شما کارگر نیفتاد، راهتان را مشخص سازید.
۶) کوشش برای آن که همه چیز را خودتان انجام دهید
شما می‌توانید مسبب بعضی از کارها، سازمان‌دهنده، هدایت‌کننده و حتی مجری آنها باشید، ولی نه همیشه، پس با برنامه‌ریزی صحیح آنچه در توان شماست برعهده بگیرید (نه بیشتر و نه کمتر)
۷) بی‌مسئولیتی نسبت به دیگران
بی‌مسئولیتی نسبت به دیگران موجب می‌شود که افراد دیگر نیز به تلافی بی‌احترامی شما برآیند که این کار باعث به هم ریختگی برنامه شما و تلف شدن قسمتی از زمان می‌شود.
۸) ارتباط بیش از حد با دیگران
استفاده بیش از حد از تلفن و داشتن ملاقات‌های بیش از اندازه، قسمت زیادی از زمان در دسترس و مفید شما را کم می‌کند.
سعی کنید در این دو مورد نسبت به خود بسیار سخت‌گیر باشید؟
۹) اسیر و برده ساعت بودن
از ابتدا، توانایی خود را در نظر گرفته و زمان کافی به منظور انجام هرکاری را در نظر بگیرید و آن کار را در زمان مناسب و با کیفیت خوب انجام دهید.
۱۰) نداشتن تعهد
مدیریت زمان صرفاً مسأله رویارو شدن با آخرین مهلت‌ها نیست، بلکه از پیش اندیشیدن، برنامه‌ریزی کردن، اطمینان یافتن از صرف وقت در حد امکان و تعیین اولویت‌هاست. باید بدانید که مدیریت زمان در انجام دادن هر طرحی در همه مراحل و گام به گام اهمیت دارد.
۱۱) واکنش به جای کنش
سعی کنید در مرحله کنش از تکنیک‌های مدیریت زمان بهترین استفاده را بکنید تا وارد مرحله واکنش نشوید.
به منظور شروع برنامه‌ریزی در مدیریت زمان سئوالات زیر را در نظر داشته باشید:
آیا به هدف‌هایتان فکر کرده‌اید؟
نگرش شما نسبت به تنظیم و تقسیم زمان چیست؟
آیا تاکنون از زمان استفاده نابجا کرده‌اید؟
اگر تاکنون به پرسش بالا فکر کرده باشید، به این معنی است که مفهوم مدیریت زمان را دریافته‌اید، اما اگر چنین نبوده است با خواندن مطالب دیگر این مقاله به مفهوم مدیریت زمان دست می‌یابید.
ویلفردوپارتو، دانشمند علوم اجتماعی و اقتصاددان معروف قرن ۱۹، قانونی را به نام قانون ۸۰/۲۰ (قانون پارتو) کشف کرد. استفاده از این قانون به افراد کمک بسیار موثری در مدیریت زمانشان می‌کند. طبق قانون پارتو باید در مورد برنامه و انرژی خود طوری تصمیم بگیرید که به ازای ۲۰ درصد از زمان یا انرژی صرف شده، ۸۰ درصد کار مفید حاصل شود...
آیا تاکنون اهداف خود را تنظیم کرده‌اید؟
در هر کاری مهم است که مشخص کنید چه اهدافی دارید و زمان را برای رسیدن به آنها تنظیم کنید. اهداف مهم خود را در نظر بگیرید و آن را به اهداف جزئی تقسیم کنید، به عبارت دیگر هدف اصلی خود را به اهداف کوچک تقسیم کنید.
در این قسمت مشخص کنید ساعات هفته خود را تاکنون چگونه گذراندید و سپس به سؤالات زیر پاسخ دهید.
چه مقدار زمان برای دست‌یابی به اهدافتان در نظر گرفته‌اید؟
برنامه‌ریزی زمانی که تاکنون داشته‌اید برای رسیدن به اهدافتان مناسب بوده‌ است؟
آیا می‌توانید بدون توجه به زمان‌بندی‌های گذشته و انجام کارهای قبلی، برنامه کنونی را تنظیم کنید؟
پاسخ به این سؤال‌ها برای آن است که شما دقیقاً بدانید چه باید بکنید، زیرا بیشتر وقت افراد به این دلیل تلف می‌شود که نمی‌دانند برای آینده چه باید بکنند.
بدانید که تنظیم و تعیین اهداف اصلی، قلب دستگاه مدیریت زمان است و تقسیم آن به اهداف کوچک‌تر، راه رسیدن به آن اهداف را برای شما روشن می‌کند.
● چهار اصل مهم در مدیریت زمان
در مدیریت زمان چهار اصل مهم وجود دارد که عبارتند از: اهمیت، فوریت، مؤثر بودن و رضایت. در ذیل به توضیح این موارد می‌پردازیم.
▪ اهمیت و فوریت
یک روش مؤثر در استفاده از تکنیک‌های مدیریت زمان، این است که در رابطه با اهمیت و فوریت مسائل و کارهایی که می‌خواهید انجام دهید فکر کنید، به شکل زیر که چهار بخش متفاوت از نظر اهمیت و فوریت را نشان دهد، توجه کنید.
ـ مهم و فوری
ـ مهم اما غیرفوری
ـ کم‌اهمیت اما فوری
ـ کم اهمیت و غیرفوری
▪ کم اهمیت و غیرفوری
این قسمت در مربع چپ و پایین دیده می‌شود. اگر اندکی در مورد کارهای روزانه خود فکر کنید که چه قدر از وقت شما در حال حاضر موجب کارهای کم‌اهمیت و غیرفوری می‌شود، کارهایی مثل تماشای تلویزیون در ساعت‌های متوالی، مکالمات غیرضروری با تلفن و... این‌گونه کارها زیاد انجام می‌شود در حالیکه ما را در رسیدن به هدفمان یاری نمی‌کند.
▪ کم اهمیت و فوری
انجام این کارها به کمی احتیاط نیاز دارد، زیرا شما مشغول انجام دادن کاری هستید که مدام در ذهن خود بی‌اهمیت بودن آن را تکرار می‌کنید. متأسفانه بسیاری از مواقع ناگزیر از انجام چنین کارهایی هستند.
برای حل این مشکل، هنگامی که مشغول انجام کاری هستید از خود بپرسید: «اگر این کار را نکنیم پیامدهای آن چه خواهد بود؟» در صورت پاسخ دادن به این سؤال ممکن است کار شما اهمیت هم پیدا کند، چه بسا که شما با انگیزه‌تر آن را انجام دهید.
▪ مهم اما غیرفوری
انجام این گونه کارها را در برنامه‌ریزی خود پس از کارهایی که فوریت بیشتری دارند قرار دهید و سعی کنید همواره اهمیت، فوریت و علت کارهایی را که انجام می‌دهید، در ذهن خود مرور کنید.
انجام این گونه کارها برای همه افراد لازم است. هرچه کاری مهم‌تر را به تعویق بیندازید، به‌طوری که میزان فوریت آن زیاد شود، اهمیت آن کمتر جلوه خواهد کرد، ولی باید در نظر داشته باشید که جنبه اهمیت یک کار هیچ وقت با از بین رفتن فوریت انجام آن از بین نمی‌رود.
● نکته‌های برنامه‌ریزی
همه افراد در درون خود یک ساعت بیولوژیک درونی دارند که این ساعت طبق تنظیمات داخلی مشخص می‌کند یک فرد چه موقع احساس گرسنگی بکند و چه موقع نیاز به خوابیدن، فعالیت بدنی و حتی بیشترین تمرکز فراگیری جهت مطالعه مطالب درسی را داشته باشد، باید بدانید که این ساعت توسط خود فرد هم قابل تنظیم است. یکی از بزرگترین مهارت‌های مدیریت زمان این است که هر فرد با توجه به حالات و رفتار خود، ساعاتی که بیشترین کارایی و بازدهی را دارد دریابد و از آن استفاده بهینه کند.
برنامه زمانی خود را در فاصله‌های کوتاه بررسی کنید و فکر کنید آیا برخی کارها به زمان بیشتری نیاز دارند؟
در برنامه‌ریزی خود واقع‌گرا باشید و طوری برنامه‌ریزی کنید که همیشه جلو باشید. زمان کوتاهی در حد نیم ساعت قبل از خواب برای مرور کارهای روزانه خود بگذارید و فعالیت‌های خود را ارزیابی کنید.
برنامه‌ریزی شما باید بر حسب شرایط قابل تغییر باشد، انعطاف‌پذیری که اصل مهم در برنامه‌ریزی است.
اگر مجبور به تغییر برنامه‌ خود شدید، اصلاً نگران نباشید، چرا که معمولاً تصمیم‌گیری و برنامه‌ریزی بر مبنای تمایل و نگرش شما برای استفاده از زمان است. در نظر داشته باشید که برنامه شما به منظور کمک کردن به بهبود عادات مطالعه‌تان تنظیم می‌شود، پس در صورت لزوم آن را تغییر دهید.
اگر طی اجرای برنامه‌تان وقت‌های کوتاهی اضافه آوردید از این زمان‌ها برای کارهای جزیی مثل مرور درس‌ها، حل یک مسأله و... استفاده کنید.
از قانون «لوی‌لی» پیروی کنید به شرح زیر:
۱) هر بعدازظهر، شش کار یا وظیفه مهمی را که برای روز آینده باید انجام دهید، بنویسید (به ترتیب)
۲) هر صبح از وظیفه شماره یک شروع کنید و آن را انجام دهید، سپس شماره دو به همین ترتیب تا زمانی که وقت شما اجازه می‌دهد وظایف فهرست شده را انجام دهید. در مورد وظایفی که برای انجام دادن آنها زمان در دسترس نیست، نگران نباشید.
۳) در پایان هر روز فهرست را بررسی کنید و دوباره برای فردا فهرستی بنویسید.
● برنامه‌ریزی
شما می‌توانید با یک برنامه‌ریزی صحیح به تمام آروزها، رؤیاها، تصمیمات و اهداف خود جامعه عمل بپوشانید، یاد بگیرید چگونه از زمان استفاده کنید و مدیریت زمان داشته باشید. برای استفاده مناسب از زمان سه راه مفید به شما معرفی می‌شود:
۱) برنامه ماهانه
۲) برنامه هفتگی
۳) بازنگری زمان
فکر کنید و ببینید زندگی شما بدون برنامه‌ریزی چگونه است؟ شاید فکر کنید قبلاً برنامه‌ریزی خاصی نداشته‌اید، اما به‌طور ناخودآگاه انسان در بسیاری از کارهایش برنامه‌ریزی می‌کند. علت این که افراد به سراغ پیدا کردن روش‌هایی برای استفاده بهینه از زمان می‌رود، احساس نیاز او به داشتن برنامه است.
▪ نکته
سعی کنید همراه با تنظیم ساعت خارجی و برنامه‌ریزی زمانی، ساعت فیزیولوژیک درون بدن خود را نیز تنظیم کنید، به این صورت که بدن و ذهن خود را عادت دهید که سر ساعت معین از خواب بیدار شوید، ساعات معینی غذا بخورید، ساعت معینی درس بخوانید، ساعت معینی استحمام کنید، ساعات معینی از روز را ورزش کنید و... در این صورت جسم و ذهن شما همراه با تنظیم زمان به موفقیت‌های چشمگیری می‌رسد.
● نتیجه‌گیری
برای کسب مهارت‌های مدیریت زمان سعی کنید نکات زیر را رعایت کنید:
اهداف خودتان را بنویسید و آنها را تجزیه و تحلیل کنید، سپس تصمیم بگیرید چه مدت وقت برای انجام هر کاری دارید (به وسیله برنامه‌ریزی).
سپس تصمیم بگیرید که همه کارهایی را باید اول انجام دهید و آنها را در برنامه وارد کنید.

طاهره شکرچی

منبع : روزنامه اطلاعات