روابط عمومی الکترونیک ؛ ازدیدگاه فنآوری اطلاعات

روابط عمومی الکترونیک (e Public Relations )صحبت در زمینه روابط عمومی الکترونیک به سادگی صحبت در زمینه دولت الکترونیک و یا تجارت الکترونیک و ... نیست. دلیل آن هم تعدد صاحب نظران و بحث های اساسی است که در این زمینه وجود دارد. ePR بحثی است داغ برای گفتگو و مرد میدان و یا سر سبز می خواهد برای ورود به آن!! در ابتدا لازم است دو واژه تعریف گردند: اول سیستم و دوم روابط عمومی با دیدگاه سیستماتیک.
سیستم :
سیستم مجموعه ای منظم از اجزاء به هم پیوسته است که برای رسیدن به یک هدف خاص با یکدیگر در تعامل می باشند. می توان گفت که سیستم چهار جزء اصلی دارد: ورودی،خروجی، پردازش و کنترل. بدین ترتیب می توان روابط عمومی و جایگاه آن را مورد بررسی قرارداد. روابط عمومی یک واسط (Interface) بین سازمان کاری و مخاطبان خود می باشد. در یک روابط عمومی مانند هر سیستم دیگر (به طور خاص هر سیستم اطلاعاتی دیگر (IS:Information System)) چهار جزء اصلی را دارد. ورودی روابط عمومی ها را اطلاعات درون سازمان، اخبار رسانه های مختلف و نظرات کارمندان و مخاطبان آن سازمان می باشد.خروجی روابط عمومی نیز مجموعه اطلاعات و اخباری است که باید به بیرون از سازمان کاری (و یا به کاربران آن) منتقل شود. پردازش هایی که روی این اطلاعات صورت می گیرد شامل پالایش اطلاعات و طبقه بندی آن و کنترل های آن سیاست های سازمان و بازخورد نظرات مخاطبین می باشد. با این دیدگاه روابط عمومی یک سازمان صرفا بخش و یا واحد روابط عمومی آن سازمان نیست. بلکه هر فرد، گروه و یا سیستمی که با مخاطبین بیرونی خود برای تحقق اهداف سازمان تلاش می کند یک روابط عمومی است و شاید بتوان بخش یا اداره روابط عمومی را به عنوان مدیر و ناظر این فرآیند انتخاب نمود.به عبارت دیگر در یک روابط عمومی بر اساس سیاست های سازمان (کنترل) اطلاعات از منابع مختلف جمع آوری می شود (ورودی) آماده شده (پردازش) و به مخاطب منتقل می شود (خروجی). به این شکل پرسش مطرح در روابط عمومی آن است که بدانیم چه اطلاعی را به چه شکلی و در چه زمانی به چه کسی و به چه شکلی منتقل کنیم!؟ پرسش سختی است انصافا!
در روابط عمومی های سنتی این پرسش ها به صورت تجربی پاسخ داده می شود. بنابراین ممکن است به هرکدام از این پرسش ها پاسخ درستی داده نشود. این که روابط عمومی بر اساس سیاست ها که می تواند مشتری مداری، تکریم ارباب رجوع ، سودآوری و یا هر چیز دیگر درست عمل کند و اطلاعات درستی را به شخص درست منتقل کند باعث موفقیت روابط عمومی در گام اول و در مرحله بعد تحقق اهداف سازمان در گام بعد می باشد. به نظر می رسد روابط عمومی توانمند روابط عمومی است که بتواند این کار را به درستی انجام دهد.
حال بپردازیم به بحث روابط عمومی الکترونیک:
روابط عمومی الکترونیک به منزله استفاده صرف از ابزارهای الکترونیک برای انتقال اطلاعات نیست! این نکته است که به طور موکد روی آن تاکید می کنم. روابط عمومی الکترونیک به نظر من، با بهره گیری مناسب از فنآوری اطلاعات و ارتباطات (ICT) ، طبقه بندی مناسبی از اطلاعات را ایجاد می کند و نظام جمع آوری، گردش و پردازش، ارائه و در نهایت دریافت بازخورد (feedback) را به بهترین شکل ممکن، (سریع، دقیق، آسان و عاری از خطا) انجام می دهد. بنابراین رسانه های قدیمی و یا اشکال قدیمی ارائه اطلاعات (مانند کتاب، جزوه، بروشور، مجله، خبرهای مکتوب و یا صوتی و تصویری، کاتالوگ و یا همایش ها، نمایشگاه ها و ... هر کدام از ابزارهای قبلی روابط عمومی) نیز در روابط عمومی الکترونیک جایگاه دارند. به عبارت دیگر در یک روابط عمومی الکترونیک یک پایگاه دانش (knowledge base) از کلیه اطلاعات که پیشتر در یک معماری نظام یافته اند نگهداری می شود. از سوی دیگر مخاطبین این اطلاعات شناسایی و طبقه بندی می شوند.برای هر مخاطب بایستی از ابزار خاص خود استفاده کرد و اطلاعات را منتقل نمود. برای مثال برای مخاطبینی که سطح سواد بالاتری دارند می توان با راه اندازی یک وب سایت پویا، برای مخاطبین عام از طریق جراید و یا تلفن گویا استفاده کرد. برای مخاطبین محدود در یک بازه زمانی خاص از طریق جشنواره و یا همایش و یا .... عمل کرد و ....
از سوی دیگر نوع اطلاعات نیز در انتخاب کانال و یا ابزار ارائه مهم می باشند. برای مثال اطلاعات آماری و جزیی را از طریق وب سایت و یا بروشورهای تفصیلی بهتر می توان ارائه نمود. در حالیکه در تلفن گویا باید اطلاعات مختصر و کاربردی ارائه گردد و یا در روزنامه ها و جراید باید با توجه به نوع مخاطب آن جریده , اطلاعات مختصر و مهم و عام ارائه گردد. بدین ترتیب روابط عمومی فقط یک واسط ساده و ایستا نیست.فقط وظیفه ارائه اطلاعات را ندارد. بلکه روابط عمومی به عنوان یک واسط پویا خود تشخیص می دهد که اطلاعات را چگونه و برای چه کسی و از چه طریقی ارائه کند. فرهنگ سازی نماید و بر اساس سیاست های تعیین شده جلب مخاطب نموده و یا رضایتمندی مخاطبین را بالا ببرد و از طریق دریافت نظرات و جمع آوری اطلاعات از داخل و خارج سازمان تاثیر فعالیت های خود و سازمان مطبوعش را در محیط اندازه گیری و جهت حرکت خود را بهبود بخشد.بنابراین روابط عمومی الکترونیک با اصلاح روشها و بهره گیری از ابزارهای نوین می کوشد که نقش خود را در بهبود فرآیند های اطلاع رسانی و جلب اطلاعات پررنگ تر نماید.
درخاتمه ....
روابط عمومی الکترونیک، گام اول است در جهت ایجاد سازمان الکترونیک و درنهایت دولت الکترونیک. روابط عمومی با توجه به ماهیت اطلاعاتی خود، جایگاه مناسبی است برای استفاده از تکنیک ها، ابزارها و روشهای فنآوری اطلاعات و ارتباطات که متاسفانه امروزه کمتر از آن بهره مناسب می برد. دلیل آن به مهجور بودن روابط عمومی در سازمانها (عدم مهم شمردن آن به اندازه کافی)، عدم دانش مدیران و کارمندان روابط عمومی ها و یا بخش نامه ای بودن فعالیت هاست. به دلیل کار زیاد با روابط عمومی ها اغلب مشاهده می کنم که در روابط عمومی ها به جای استفاده از ابزارهایی نظیر وب سایت و یا تلفن گویا برای ارتباط با مخاطب، این ابزارها صرفا برای رفع تکلیف و انجام بخشنامه خریداری و استفاده می شوند و حتی مشاهده می شود که کارمندان روابط عمومی پشت این رسانه ها مخفی می شوند به جای این که از آن استفاده مناسب بنمایند.

نویسنده : مهندس علی واحد
منبع : وبلاگ روابط عمومی آن لاین

منبع : پایگاه تخصصی روابط عمومی الکترونیک