اطلاعات بمباران شده

در سالهای نه چندان دور، محیط دریافت و ارائه اطلاعات محدود به خانواده و احیانا محیط کار می‌شد، پدر خانواده بدو ورود به منزل، اطلاعات لازم را از طریق همسر، فرزندان، مبادله کرده و فردای آن‌روز اطلاعات دریافتی را در محیط کار (در جامعه‌های صنعتی) به دیگران انتقال می‌داد.
در آن روزها سرعت گردش اطلاعات بسیار ضعیف بوده بطوری که حتی خبر درگذشت پادشاهان شاید بعد از گذشت زمان طولانی به اطلاع مردم شهرها و روستاها رسیده و حتی بعضی از مردم از شنیدن چنین اطلاعاتی محروم بودند.
سوال اساسی اینجا است آیا در زمان حاضر چنین سیکل اطلاع‌یابی و اطلاع‌رسانی قابل فرض است؟
تصور کنید کارمندی را که ساعت ۸ صبح کارش را در دفتر خود آغاز می‌کند اتاقش دارای کامپیوتری است که متصل به خط اینترنت است و کافی است در قسمت صفحه مربوطه کوچک‌ترین کلمه را تایپ نماید بعد از چند ثانیه هزاران اطلاعات پیرامون کلمه درخواستی ظاهر می‌شود.
مراودات اداری با کارمندان و رد و بدل شدن اطلاعات بوسیله تلفن، فاکس و ایمیل را نیز باید به آن اضافه کرد.
و اما ادامه فرض، فرد در پایان ساعت کاری به منزل بر می‌گردد و در داخل محیط خانواده جدای از ردوبدل شدن اطلاعات با اعضای خانواده، خود را در مقابل وسیله ارتباط جمعی به نام "تلویزیون" قرار می‌دهد که با وسائل جانبی آن و با مشاهده کانال‌های زیاد و متفاوت از کشورهای گوناگون، با تمام جهان ارتباط برقرار می‌کند.
علاوه بر این از تأثیرات و وجود وسائل دیگری چون تلفن همراه، با امکانات خاص خود چون SMS/ MMS/GPRS و روزنامه‌ها و مجلات گوناگون نیز نمی‌توان چشم‌پوشی کرد.
در چنین شرایطی و در دنیای کنونی که به انفجار اطلاعات لقب گرفته و هجمه‌های گوناگون اطلاعات از طریق وسائل مختلف، بر افکار انسانی حمله ورند، انسان چاره‌ای جز انتخاب و گزینش اطلاعات مورد نیاز ندارد.
آری فرصت کم است و اطلاعات زیاد و وسایل ارتباطات جمعی و حتی خصوصی، مردم جامعه را هدف قرارداده و اطلاعات گوناگون را از جنبه‌های مختلف به آنها ارائه می‌دهند.
با این تفاسیر سوال اینجا است.
- روابط عمومی ها با وجود گستردگی و هجمه‌های گوناگون اطلاعات چقدر می‌توانند بر افکار عمومی تأثیر گذار باشند.
- آیا مخاطبین روابط عمومی‌ها خاص هستند یا عام.
- آیا وجود اختراعات سریع و روزانه وسائل الکترونیکی و ارتباطی، کار روابط عمومی‌ها را آسان یا سخت می‌نماید.
- با وجود اینهمه اطلاعات، مخاطبین با پیام ما چطور ارتباط برقرار می‌کنند.
- با وجود فرصت کم مخاطب و گوناگونی اطلاعات دریافتی، چطور می‌توانیم با مخاطب ارتباط برقرار نمائیم.
خلاصه کلام، با وجود "بمباران اطلاعات" توسط رسانه‌های مختلف، و فراوانی پیام‌ها، عقلانی و منطقی به نظر می‌رسد مخاطب تنها اطلاعاتی را دریافت نماید که مفید بوده و در زندگی و کار او تاثیرگزار باشد.
اینجاست که علم روابط عمومی‌ بعنوان "هنر هشتم" در ارائه اطلاعات به "مخاطبین خاص" مطرح می‌شود. اطلاعاتی که می‌بایست دارای ویژگیها و خصوصیاتی باشد که مخاطب را با وجود مشکلات شدید روزمره و با وجود فراوانی اطلاعات گوناگون در زمان کوتاه به خود جلب نماید.
به نظر نگارنده، اطلاعات و پیام‌ها می‌تواند شامل ویژگی‌های زیر باشد:
۱) پیام‌هائی انتخاب شود که نیاز اصلی و از دغدغه‌های مخاطب باشد: روابط عمومی‌ها حتی الامکان پیام‌هائی را انتخاب نمایند که مخاطب به آن نیاز اساسی دارد. اگر اطلاعات ارسالی، اطلاعاتی عادی و پیش پا افتاده باشد و سازمان بیشتر برای معرفی نام خود اقدام کرده باشد بعد از گذشت مدت زمانی در ارائه اطلاعات به مخاطبین دچار مشکل اساسی خواهد شد.
۲) پیام‌ها خلاصه و کوتاه باشد: با وجود بمباران اطلاعات توسط رسانه‌های مختلف، روابط عمومی‌هایی موفق خواهند بود که پیام‌های ارائه شده خود را کوتاه و مختصر بیان نموده بطوری که مخاطب با نگاه اولیه مفهوم پیام را درک نموده و نیاز به صرف وقت طولانی برای درک پیام نداشته باشد.
۳) جذابیت‌های بصری و کلامی در پیام: هر اندازه پیام‌ها دارای جذابیت بصری و کلامی باشد، مخاطب بیشتری را می‌توان به خود جلب نمود، اطلاعاتی که بی‌روح و فاقد ریتم کلامی و بدون جذابیت‌های بصری و هنری باشند، به جائی راه نمی‌برند، و ما را در ارتباط با مخاطب دچار مشکل می‌سازد.
۴) پیام‌ها می بایست ساده و قابل فهم باشد: هرچقدر پیام‌ها عاری از کلمات پیچیده، تخصصی و غیر قابل فهم باشد پیام رسان را در رسیدن به مقصود یاری داده و می‌توان در جهت رسیدن به هدف مورد نظر امیدوارتر بود.
۵) دقت در انتخاب نوع وسیله انتقال پیام: نوع وسیله انتقال پیام و تاثیرگذار بودن آن بر مخاطب بر کسی پوشیده نیست وسایل و کانال‌هائی باید انتخاب شود که مخاطبین بیشتری را در برگرفته و برای مردم این نوع وسائل جذابیت داشته باشد.
به غیر از موارد فوق، موارد دیگری نیز وجود دارد که ما را در رسیدن به هدفمان یاری می‌دهد.

هادی عباس کسبی-معاون روابط عمومی

منبع : وزارت ارتباطات و فناوری اطلاعات