هدایت پروژه‌های برون‌سپاری

وقتی كه یك شركت IT برای تغییر شكل حالت كنونی خود تلاش می‌كند، مدیران شایسته به فراسوی مساله می‌نگرند و برای به‌سامان كردن اوضاع از جایگاهی الاتر اوضاع را می‌نگرند هستند. در تمام طول دوره‌ی فروش محصولات، تامین كنندگان با تبلیغاتی همانند "راهنمایی از شما و به هدف رساندن كار از ما" و مواردی مانند آن توجه مدیران را به خود جلب می­كنند. اما چگونه می­توان در این هوای نابه‌سامان كه هر لحظه امكان طوفانی شدن آن وجود دارد كشتی در حال غرقIT را به خوبی هدایت كرد و به سرمنزل مقصود رساند؟
در آغاز باید به این سوال كه چرا برخی به برون­سپاری روی می­آورند، صادقانه پاسخ گفت.
البته این یك سوال كلیدی است. طفره رفتن از پاسخ به این سوال و رابطه بین كارپرداز و برون­سپار نوعی سوتفاهم را به همراه خواهد داشت، بدین معنا كه كارپردازان می­توانند كارامدی­های IT را آن­گونه كه خود می­خواهند نه آن­گونه كه شما تصمیم می­گیرید به نفع خود تغییر دهند و افكار خود را به شما القا كنند.
بنابراین اگر مخارج مهم­ترین مساله از دید شماست، شانس زیادی برای رسیدن به هدف دارید. هرچند اگر مدیران اجرایی هم‌زمان كاربران را با توجه به افزایش سطح كیفی خدمات IT مورد ارزیابی قرار دهند، این جاست كه نوعی حالت سردرگمی و نابه‌سامانی به وجود می­آید.
البته دست‌یابی به هر دو هدف دور از انتظار نیست، اما فقط باید با درایت و تدبیر جمعی همراه باشد نه جمعی از تدابیر مختلف و متفاوت.اگر به درستی بدانید كه چه می­خواهید و هدف چیست، در این صورت انتخاب درست تامین‌كننده و بستن قراردادی كه تمامی انتظارات را برآورده كند كار دشواری به نظر نمی­آید.
●انسان­های متفاوت با سلیقه­های متفاوت:
كارپردازان مختلف نقاط قوت و ضعف متفاوت دارند. برخی در مدیریت مالی و برپایی زیرساخت­ها مهارت خاص دارند. عده­ای نیز با تهیه امكانات خاص شما را با تازه‌ترین­های فناوری آشنا می­كنند. از مهندسان معمار آگاه به تمام جوانب كه می­توانند در پیشبرد صنعت موثر باشند، می‌توانید برای رفع نیازهای صنعت استفاده كنید، این اشخاص باید به جوانبی هم‌چون چگونگی دست­یابی به منابع ارزان و در عین حال تخصصی داخلی برای رفع نیازهای صنعت، اشراف داشته باشند.
تعداد اندكی از كارپردازان می­توانند این كارها را به بهترین شكل ممكن انجام دهند. بنابراین آن كارپردازی را برگزینید كه از هر نظر با تجربه باشد، تا اطمینان پیدا كنید كه آن چه خواسته­ی شماست صورت می­گیرد و از كامل بودن قرارداد نیز اطمینان پیدا كنید تا در این نوع داد و ستد هر دو به سود دلخواه دست یابید.
پس از آن به گروهی نیاز دارید كه اداره­ی قرارداد و كارپرداز را به عهده بگیرد. می­توان گفت كه مدیران IT خود از عهده­ی اداره­ی منابع، كاركنان، موارد مورد استفاده و سرورها برمی­آیند. پیشروی در انجام كار، دستیابی به مهارت­های مختلف و نیاز احتمالی به حمایت خارجی به اداره صحیح نیروهای برون­سپاری و ایجاد یك رابطه­ی تجاری مناسب نیاز دارد. استفاده از پرسنل این گروه همراه با آن دسته از افرادی كه خدمات تجاری مورد نیاز را ارایه می­دهند و دارای قدرت گفت‌وگو و انتقادپذیری بالایی هستند، بسیار كارآمدتر است از این كه افرادی ناآگاه و ناكارآمد را به شكلی اتفاقی دست­چین كنند كه دور از محیط برون‌سپاری رشد یافته­اند.
اگر دارای چندین پیشتیبانی كننده‌ی مالی هستید، مطمئن شوید كه هر یك آن­چه را كه باید بداند، می‌دانند. انتخاب گروهی از بهترین كارپردازان، هدفی عمومی است. در این راه حتا به همكاری بخش‌هایی ازIT كه در این زمینه هیچ­گونه مسولیتی به عهده ندارد، نیاز خواهیم داشت.
مطمئن شوید كه در ارایه­ی سرویس‌دهی، تمامی مسئولیت­ها را به شكل مطلوبی پاسخ­گو هستید. زمانی را وقف صحبت با كارپردازان و برخورداری از نظرات و به كارگیری نظرات مفید آن­ها صرف كنید تا آگاه شوید كه كاربران مغشوش و سردرگم نیستند. به خاطر داشته باشید كه شگردهایی همچون یادداشت‌ برداری از فعالیت­ها نیز می­تواند در این امر كمك ­كننده باشد. بخش‌هایی ازسازمان كه درگیر پروژه نشده‌اند، می­توانند در هماهنگ سازی مدیریتی، سرویس­دهی با فعالیت­های نظارتی پروژه كارپردازان، كارآمد باشند. در غیر این صورت به كار بستن این بخش به طور كامل اتحاد هر چه بیش‌تر و موفقیت IT را به دنبال خواهد داشت.
وقتی كه یك قرارداد به توافق می­رسد باید در جای مطمئنی قرار گیرد تا اگر زمانی اختلافی به وجود آمد قرارداد دوباره مرور شود.در ضمن از انجام هر كار دیگری به جز همراه داشتن نسخه­ای از قرارداد، همیشه خودداری كنید.به طور مثال اگر همیشه با تعدادی از بندهای قرارداد سر و كار پیدا كنید دیگر هیچ­كس به كل اصول قرارداد پای­بند نخواهد بود و هم‌زمان با پیش‌روی كار در امر برون­سپاری با مشكل روبه‌رو خواهید شد.
در آخر باید درباره‌ی این مساله كه كارپردازان چگونه از منابع موجود برای ارایه­ی خدمات استفاده می­كنند، آگاهی كامل به دست آورید. نظارت بر كار كارپردازان نیز دارای اهمیت بسیاری است.
در هر صورت این كار كه با روش‌هایی مانند بازبینی، سركشی و یا یادداشت‌برداری از فعالیت­ها و مخارج صورت می‌گیرد، آگاهی و نظارت شما را برهرگونه خطر یا ریسك احتمالی افزایش می‌دهد و می­توان از میزان سود به دست­ آمده برای هر دو طرف با خبر شد. اكنون اگر تعادل برقرار نباشد نشانه­های آن طوفان مرگ­بار را می­توان یافت.

نویسنده : www.ComputerWeekly.com
مترجم : مهدی كشت‌كار
ناشر : همكاران سیستم

منبع : همکاران سیستم