راهکارهای چابکی در سازمانهای تولیدی

در این مقاله سعی بر آن است تا اهمیت چابکی سازمانها به ویژه سازمانها ی تولیدی ، تاثیر آن بر وضعیت رقابتی سازمان، آمادگی سازمان برای رویارویی با هر نوع تغییر ، کاهش هزینه های سازمانی ، جلب رضایت مشتری و ... مورد بررسی قرار گیرند . در این راستا ویژگیها و اصول کلیدی یک سازمان تولیدی چابک که آن را از دیگر سیستم‌های تولیدی جدا می کند ، ابعاد تولید چابک که یک سازمان تولیدی برای حرکت به سوی چابکی باید روی آن تمرکز کند ، معرفی ابزارهای مورد نیاز برای تحقق چابکی و سپس مرور نتایج چابک شدن سازمان و ارائه برآوردهایی در این زمینه ، اهمیت موضوع و جایگاه آن در تولید محصول یا ارائه خدمت روشن شده است .
پس از آن ، یک استراتژی رقابتی که سازمان چابک برای غلبه بر رقبا و افزایش فروش خود از آن استفاده می کند ، ارائه شده و علل نیاز سازمانها به تشکیل سازمان مجازی که نمونه کامل سازمانهای چابک هستند ، آمده است . پس از این موارد، مدلی پیشنهادی برای بررسی وضعیت چابكی در سازمانها وراهكارهایی در راستای چابكی سازمانی ارائه شده است و مطالعه موردی با استفاده از این مدل صورت گرفته و نتایج آن در این مقاله آورده شده است .
● مقدمه
سرعت شاید مهم‌ترین ثروت در هزاره سوم و عصر جدید موسوم به عصر اطلاعات باشد. برای كاستن زمان پاسخگویی و بهبود انعطاف پذیری باید شكل كاملاً جدیدی از سازمانها به‌وجود آیند. امروزه رقابت در ابعاد مختلفی مطرح است، مثل سرعت تحویل محصول یا ارائه خدمات به مشتری، افزایش كیفیت محصول یا ارائه خدمات و كاهش قیمت محصول. سازمانها در راستای این هدف باید روی حركت سریع اطلاعات در امر تولید، مونتاژ، توزیع، عرضه و ... متمركز شوند. هر چه این حركت سریعتر باشد، سازمانها سریعتر پاسخگوی نیاز و تقاضای بازار خواهند بود. تغییرات فناوری و كاری ، بقای سازمانها را تهدید می كند. تعداد اندكی ازسازمانهای اطلاعاتی می‌توانند نیروهای داخلی خود را تغییر داده و نیروهای خارجی تأثیر گذار را كنترل كنند. اگر چه اكثر سازمانها به اهمیت پاسخگویی سریع به شرایط متغییر بازار آگاه بوده‌اند، اما هرگز نتوانسته‌اند طوری طراحی شوند كه قادر به انجام آن باشند . هر سازمانی باید خود را در راستای پاسخگویی به مجموعه‌ای از نیروهای داخلی و خارجی، به صورت چابك طراحی كند. سازمانهای مجازی نمونهٔ كاملی از سازمانهای چابك هستند كه امروزه با سرعت بالایی در حال شكل‌گیری هستند و می‌توانند پاسخی به این نیاز جدید باشند.
● مفهوم چابکی سازمان
چابكی به طور كلی توانایی یك سازمان برای درک تغییر محیطی و سپس پاسخگویی سریع و كارا به آن تغییر است. این تغییر محیطی می تواند تغییرات تکنولوژیک و کاری یا تغییر نیاز مشتری باشد. واژه «چابك» توصیف گر سرعت و قدرت پاسخگویی در هنگام مواجهه با رویدادهای داخلی و خارجی سازمان است.
سازمانهای چابک نه تنها باید پاسخگوی تغییرات موجود باشند، بلكه با یك آرایش بندی مناسب باید قادر به كسب مزایای رقابتی نیز باشند . در سالهای اخیر، اكثر سازمانهای تولیدی روی كاهش هزینه متمركز شده‌اند، بسیاری سازمانها قادر به حفظ سودآوری خود بوده‌اند، حتی در شرایطی كه قیمت محصولات آنها ۴۰ درصد یا بیشتر افت كرده‌ است. این سازمانها، فعالیتهای بدون ارزش افزوده را شناسایی و حذف می‌كنند، كه این خود در جهت کاهش اتلاف منابع آنهاست . آنها مفاهیمی مثل تولید ناب، تولید به‌موقع، شش سیگما و ... را در خود اجرا كرده‌اند ولی فقط این موارد برای چابكی كافی نیستند . برخی از سازمانها اكوسیستم‌هایی را ایجاد می‌كنند كه فقط در محیطهای پایدار مؤثرند و با كوچكترین تغییر دچار مشكل می‌شوند.
دو تعریف كلی در رابطه با سازمان چابك به شرح زیر است:
۱) یك سازمان چابك، با اتفاقات و تغییرات ناگهانی، به سادگی از پا در نمی‌آید.
۲) یك سازمان چابك، سریع السیر، سازگار و قدرتمند است و به تغییرات ناگهانی، فرصتهای جدید بازار و نیازمندیهای مشتری پاسخ سریع می‌دهد.
سازمانهای چابك برای درك و پیش‌بینی تغییرات محیط كسب و كار طراحی شده و در این راستا به ساختار بندی مجدد خود می‌پردازند. سه عامل اساسی باعث ایجاد و بقا و ارتقای چابكی سازمانها خواهد بود كه عبارتند از: آگاهی، انعطاف پذیری و بهره‌وری .
موفقیت اقتصادی شركتهای تولیدی به توانایی تولید كنندگان در شناسایی نیازهای مشتریان و تولید سریع و ارزان محصولاتی مطابق با آن نیازها بستگی دارد.
▪ تولید محصول عبارتست از:
مجموعه فعالیتهایی که با تعبیری از فرصتهای بازار آغاز شده و با تولید ، فروش و تحویل محصول خاتمه می‌یابد. تولید موفقیت آمیز نتیجه محصولاتی است كه به شیوه سود آور تولید شده و به فروش می‌رسند. معیارهای كیفیت محصول، قیمت، زمان، هزینه ، توانایی تولید ازجنبه‌های خاصی با سود آوری مرتبطند و اغلب برای ارزیابی میزان موفقیت تلاشهای مرتبط با محصول از این معیارها استفاده می‌‌شود . تقریباً سه تخصص اصلی در هستهٔ مركزی پروژه تولید محصول هستند كه عبارتند از: بازاریابی ، طراحی و ساخت ، مجموعه فعالیتهای مذكور زنجیره تأمین نیز نامیده می‌شوند.
سیستم‌های تولیدی به تدریج از سیستم تولید منعطف (FMS) به سمت سیستم تولیدی چابك روی آورده‌اند. یا همان سیستم تولید چابك، تنها قادر به انعطاف در برابر تغییر محصول نیست بلكه قادر به دوباره سازی سریع سیستم و پاسخ به نیازمندیهای متغیر و پویای بازار است. به عبارت دیگر تولید چابك حالت پیشرفتهٔ تكنولوژی تولید منعطف است كه همراه با ویژگی سطح بالای ساختار بندی مجدد بوده و دارای یك سلول كنترلی برای كنترل كل سیستم تولید چابك است. و نیز قادر به ارتباط با سیستم‌های سطح بالاتری مانند MES (سیستم اجرایی تولید) است.
آینده تولید، تولید چابك است. تولید چابك راهی برای تغییر روش تولید، طراحی و ایجاد، مدیریت و بازاریابی سازمانهای بزرگ و كوچك است. برای حركت به سوی چابكی تولید، بسیاری از شركتها روش تولیدی خود را تغییر داده‌اند. آنها به سمت كاربری‌های كامپیوتری رو آورده و خود را هر چه بیشتر از حالت سنتی دور كرده‌اند. در تولید چابك، تولید كنندگان نگاهی جدید به مشتری دارند. حركت به سوی تولید چابك، بیشتر یك تغییر اجتماعی است تا یك تغییر تكنولوژیك. در تولید چابك، سازمانها از منبع یابی بیرونی بهره ‌می گیرند. همه چیز در این روش تولید مانند مسائل مالی، افراد، ایده‌ها و نوآوری‌ها، شراكتی است.
چهار اصل کلیدی تولید چابک که آن‌را از دیگر سیستم‌های تولیدی جدا کرده ، عبارتند از:
۱) تحویل ارزش به مشتری
۲) اهمیت افراد و نقش اطلاعات
۳) همكاری درون سازمانی و بین سازمانی
۴)آمادگی برای تغییر
تولید چابك قابلیت تغییر سریع خط تولید است. تغییر رویه سریع، قابلیت حركت از مونتاژ یك محصول به محصولی مشابه با آن با كمترین تعویض ابزار و برنامه‌های نرم افزاری است. هدف در تولید چابك رسیدن همزمان به انعطاف پذیری و بهره‌وری بالاست.
علت آن است كه در یك خط تولید سری ، با خراب شدن یك ماشین یا اضافه كردن یك ماشین جدید، كل خط می‌خوابد ولی به هنگام افزایش بهره‌وری، یك خط تولید موازی به‌وجود خواهد آمد كه خود باعث افزایش قابلیت اطمینان، خواهد بود، افزایش بهره‌وری در اولویت است.
عناصر كلیدی ارتقای بهره‌وری عبارتند از: كاربرد آخرین فناوری با سرعت بالا، كاربرد تكنولوژی یكپارچه سازی فرآیند ، كاربرد تكنولوژی ابزارهای هوشمند، كاربرد سیستم خط تغذیه منعطف، ابزار كاری و براده برداری سریع.یكپارچه سازی فرآیند فقط در جهت كاهش زمان نبوده، بلكه باعث افزایش دقت ماشین كاری می شود بدون اینکه نیاز به براده برداری مجدد باشد.
كوچكی محموله‌های تولیدی، كوتاهی زمان تحویل محصول به مشتری، پایین بودن هزینه‌های تولیدی، همگی لازمه‌های یك تولید پیشرفته‌اند. تحت چنین شرایطی تولید چابك مطلوب می‌باشد. عناصر مورد نیاز چنین تولیدی عبارتند از: روباتها، تغذیه كنندگان منعطف، نقاله‌ها با روش ساخت محصول به صورت سخت افزاری یا نرم افزاری، ماشین‌های هوشمند. با هماهنگی این عناصر یك سلول چابك تولید خواهد شد. طراحی روباتها و ماشین‌های مورد استفاده در این سلول چابك، خود عامل مهمی در تضمین ایجاد سیستمی بی‌خطا و بهره وراست.
● ابعاد تولید چابک
۱) استراتژی‌ها
۲) تكنولوژی‌ها
۳) سیستم‌ها
۴) نیروی انسانی
▪ استراتژی‌‌ها :
در جهت اجرای الگوی چابك ، استراتژی‌های مختلفی مطرح است كه عبارتند از:
۱) مدیریت زنجیره عرضه
در این زمینه تحقیقات روی انواع آسیب پذیری زنجیره‌های عرضه، چابكی زنجیره و مدیریت آن و هزینه‌های موجودی در طول زنجیره‌ عرضه متمركز است.
۲) مهندسی همزمان
در اجرای این شیوه تغییرات مكرر طراحی كاهش یافته و به یك روش سیستماتیك طراحی همزمان محصول و فرآیندهای تولیدی منجر می‌شود.
▪ تكنولوژی‌ها
سیستم تولیدی چابك نیازمند فراهم شدن سخت افزارها و نرم افزار‌های مناسبی است كه امكان تغییرات آرایش سریع سیستم تولیدی از تولید یك محصول به محصول دیگر را فراهم كند.
▪ سیستم‌ها:
سیستم تولید چابك باید قادر به ارزیابی سریع فرآیند طراحی محصول از نظر فرآیندهای تولیدی مورد نیاز، زمانهای تولید و هزینه‌های مربوط باشد به طوری كه بتوان تغییرات طراحی و فعالیتهای بدون ارزش افزوده را به حداقل رساند.
▪ نیروی انسانی:
یكی از مسائل مطرح در حرکت به سمت یك سازمان چابك چگونگی مدیریت و ایجاد انگیزش در نیروی انسانی است. مشكل ‌ترین قسمت در تحقق هدف مدیریت چابك، تغییر ساختاری و سازماندهی نبوده بلكه تغییر در فرهنگ و شیوه اعمال مدیریت است.
● ابزارهای سازمان برای تحقق چابکی
۱) ساختار سازمان: لازم است ساختار سازمان انعطاف پذیر باشد. در ارتباط با حوزه سازمان، اقدامات زیر قابل انجام است:
▪ تشكیل شراكت با سایر سازمانها
▪ بهبود انعطاف پذیری از طریق تمركز زایی و اتخاذ ساختارهای منعطف
▪ ترویج فرهنگ تحول و نوگرایی
۲) افراد: در سازمان چابك كه با تغییرات مدام محیطی روبروست توانایی‌ و انعطاف پذیری انسان نقش مهمی را ایفا می‌كند، در این رابطه، اقدامات زیر مؤثرند:
▪ تمركز بر فعالیتهای گروهی و فرهنگ مشاركت
▪ تفویض اختیار به پرسنل سازمان
▪ تكیه بر آموزش به عنوان ابزار مهم
▪ تربیت وآموزش پرسنل در مهارتهای مختلف
۳) تكنولوژی:
یک سیستم تولید چابک توانایی مقابله با تغییرات پیش‌بینی نشده را دارد. این تغییرات می‌تواند در مدل محصولات باشند. از این رو سیستم تولید چابك باید قابلیت تولید محصولات جدید را داشته باشد. اقدامات زیر در این رابطه، حائز اهمیت است:
▪ سرمایه‌گذاری روی تكنولوژی‌های سخت افزاری مناسب و مدرن.
▪ استفاده از سیستم‌های انعطاف پذیر تولید به منظور انطباق با تغییرات در تركیب و نوع سفارشها.
▪ به‌كارگیری سیستم‌های انعطاف پذیری پشتیبانی تولید به منظور انطباق با شرایط متغیر سفارشها.
▪ پی‌ریزی یك سیستم تولید مجازی.
۴)تكنولوژی اطلاعات:
یكی از تمایزات بین سیستم‌های چابك با سایر سیستم‌ها ، بالا بودن محتوای اطلاعاتی است. به‌علاوه حجم اطلاعات مبادله شده بین شركتهای همكار بالاست و لزوم حفاظت از اطلاعات كلیدی هر سازمان را نمایان‌تر می‌سازد. بنابراین سازمانهای چابك، نیازمند سیستم‌های اطلاعاتی و ارتباطاتی پیشرفته و انعطاف پذیری بوده كه هم جریان روان و مطمئن اطلاعات را با توجه به مشكلات تضمین كند و هم قابلیت انطباق با شرایط متغیر را داشته باشد. در این راستا اقدامات زیر توصیه می‌شود:
▪ استفاده از استانداردها و پروتكل‌های مناسب در مبادلهٔ اطلاعات بین سازمانی
▪ یكپارچه سازی اجزای پراكنده شامل مشتریان، تأمین كنندگان و همكاران در سازمانهای مجازی.
۵) نوآوری و خلاقیت :
یك سازمان چابك به جای فروش محصول تولیدی خود باید راه حلهای خود را به مشتریان عرضه كنند در واقع هدف نهایی تولید چابك، تحقق واقعی مفهوم سفارشی سازی و برآوردن نیازهای ویژه و متنوع تك تك مشتریان است. اقدامات زیر می‌تواند كارا باشد.
▪ ایجاد فرهنگ تفكر و نو اندیشی در سازمان.
▪ سرمایه‌گذاری و تقدیر از ایده‌های نو.
▪ ایجاد مكانیسم ارتباط نزدیك با مشتریان و گردآوری مداوم نظرات آنان.
▪ ایجاد بستر سخت افرازی لازم جهت پشتیبانی از مفهوم سفارشی سازی.● سه راه برای غلبه بر رقبا در سازمان چابك
همیشه در هر فعالیت، رقبایی وجود دارند كه هرچند نمی‌توان فعالیت آنها را كنترل كرد، می‌توان تاثیر فعالیت‌هایشان را بر بازار و كسب و كار خود محدود كرد. در اینجا با ارائه سه روش ساده، راه افزایش فروش و مطرح شدن در بازار، با كمترین یا حتی بدون رقابت با دیگران نشان داده شده است.
۱) از روشهای بازاریابی غیر قراردادی، غیر كلیشه‌ای و نامتعارف استفاده كنید.
۲) بازارهای ناب، دست نخورده و زیر پوشش قرار نگرفته را به چنگ آورید.
۳) سعی كنید همواره حرفه‌ای رفتار كنید.
● اصول طراحی سازمان چابك
این اصول برای هر سازمانی كه می‌خواهد در جهت پاسخگویی و پیش‌بینی تغییرات بهتر از رقبایش عمل كند، لازم است. در شكل ، ۷ اصل طراحی یك سازمان اطلاعاتی چابك آورده شده است.
این اصول به شرح زیر است:
۱) استراتژی منبع یابی: مجموعه‌ای از تصمیماتی بوده كه به تعریف و یكپارچگی منابع داخلی و خارجی می‌پردازد. ابتدا به تشخیص خدماتی كه در سازمان باید انجام شود پرداخته و سپس مسئولیت افراد را به آنان واگذارخواهد كرد.
۲) مدیریت منابع: نقش مؤثری در به‌كارگیری افراد، مهارتها و شایستگیها در جای مناسب خود دارد و به سازمان در تخصیص درست منابع كمك خواهد كرد.
۳) شایستگیها: چیزی كه باعث تشخیص بهترین عملكرد‌های سازمانی است. در گذشته، سازمانهای اطلاعاتی سنتی بر مهارتهای تكنیكی تكیه داشته‌اند ولی با حركت به سمت چابكی به شایستگیها توجه بسیار شده است.
۴) رهبری : در سازمانهای چابك رهبری كمتر بر روی كنترل دستوری متمركز است و بیشتر روی آماده سازی، هدایت، اثر گذاری، تفویض اختیار و متقاعد سازی تمركز دارد.
۵) نوع فرآیندها: در اینجا تأكید روی چگونگی انجام كارتوسط سازمان است. به طور كلی تمامی فرآیندها دارای ۴ خصیصه كلیدی هستند: قابل مشاهده، قابل اندازه‌گیری قابل تكرار، قابل تنظیم.
۶) ساختار بندی: بیشتر بر ساختار سازمانی تمركز دارد و اینكه اجزای سازمان چگونه در كنار هم قرار گیرند. یك سازمان چابك دارای ساختار قابل انعطاف است.
۷) آمادگی تغییر: سهولت پاسخگویی در برابر تغییرات و تقاضاهای غیر قابل پیش‌بینی است. آمادگی تغییر، سازمانها را موفق به كسب فرصتها (در حقیقت همان چابكی كسب و كار) و رهایی از دشواریها (در حقیقت همان جهندگی سازمانی) می‌كند.
● سازمان مجازی، یک سازمان چابک
تحقق چابكی یك فرآیند پویا و مستمر است و محركهای سیاسی، اقتصادی، اجتماعی موجب تأثیرات افزایشی روی سطح نیاز یك سازمان به چابكی است.
دلایل نیاز سازمانها به تشكیل سازمان چابك ( مجازی ) ، به شرح زیر است:
۱) كوتاه مدت بودن فرصتهای بازار
۲) وجود نداشتن تمامی قابلیتهای مورد نیاز یك سازمان مستقل جهت ارائه سریع یك محصول جدید به بازار
۳) غیر قابل پیش‌بینی بودن تغییرات مداوم در سطح بازارها، در حالی كه با ایجاد یك سازمان مجازی، ریسك در بین شركتهای همكار توزیع می‌شود و آسیب‌پذیری انفرادی آنها كاهش خواهد یافت.
۴) ایده‌ اصلی تشكیل یك سازمان مجازی، بر بهره‌گیری از فرصتهای فوری و كوتاه مدت بازار، از طریق ادغام قابلیتهای محوری شركتهای مستقل از هم ، استوار است .
برخی ویژگیهای این سازمانها به شرح زیر است:
▪ مبتنی بودن بر اطلاعات.
▪ غیرمتمرکز است ولی از نظر فناوری شدیدا متمرکز عمل می‌کند.
▪ تمرکز فعالیتهای سازمان مجازی حول شایستگیهای منحصر به فرد آن است.
▪ انعطاف‌پذیر، چابک و سریعا قابل انطباق است.
▪ سرمایه‌گذاریهای آن بهینه بوده و هزینه‌های سربار در آن حذف می‌شود.
▪ خلاق، پویا، سازگار و همراه با ساختاری مجازی مبتنی بر کار گروهی است.
▪ تمركز روی قابلیتهای كلیدی سازمان‌های همكار.
▪ پروژه‌‌ای بودن این سازمانها و افق برنامه‌ریزی كوتاه مدت آنها .
▪ منحل شدن این سازمانها در صورت كاهش سودهای حاصله از همكاری .
▪ فقدان سلسله مراتب بدین معنی كه هیچ یك از اعضا نباید تحت نفوذ دیگری باشند.
▪ حداكثر انعطاف پذیری سازمانی.
▪ ضرورت وجود زیر ساختارهای اطلاعاتی و ارتباطی لازم.
▪ ضرورت وجود اعتماد و اطمینان متقابل بین شركتهای همكار.
▪ اجتناب از رفتارهای فرصت طلبانه از طریق تعیین چارچوبهای حقوقی مناسب.
● اهداف عمده سازمانهای مجازی
▪ بهره‌برداری به موقع از انواع منابع موجود در بازار به منظور ارتقای کیفیت و افزایش ارزش محصول .
▪ به کارگماردن نیروی کار متخصص از هر قشر،‌ طبقه، و ملیت .
▪ ایجاد نظارت درونی و خود جوش که تنها از محیطی بدون ابهام، قدرتمند و دارای اصول اجرایی مشترک و اعتماد قلبی و واقعی برمی‌آید.
● مطالعه موردی (شركت مگاموتور)
در این قسمت با استفاده از پرسشنامه های طراحی شده ، به بررسی وضعیت سطح چابکی فعلی و ارزیابی چابکی مورد نیاز در شرکت خاص پرداخته ایم . پرسشنامه ها توسط ۴۰ نفر از کارشناسان شرکت پر شده اند و سپس با توجه به نحوه امتیازدهی به سوالات ، میانگین کل را برای سطح فعلی چابکی شرکت و سطح مورد نیاز چابکی محاسبه کرده ایم .
▪ معرفی شرکت
شرکت تولیدی موتور ، گیربکس و اکسل ،در سال ۱۳۷۲ تشکیل شده است و با همکاری شرکتهای وابسته و تحت پوشش ، تامین قوای محرکه گروه خودروسازی شامل شرکت سایپا ، پارس خودرو و زامیاد را به عهده دارد . در حال حاضر روزانه ۱۳۰۰ دستگاه قوای محرکه پراید و ۲۰۰ دستگاه قوای محرکه نیسان را تولید می کند .
مگاموتور ۵ هدف اصلی را برای فعالیتهای جاری خود مد نظر دارد:
۱) تامین نیازهای داخلی کشور
۲) خود کفایی در ساخت قطعات و رفع وابستگی به شرکتهای خارجی
۳) تمرکز بر کیفیت از طریق استقرار نظام کیفیت (QA ) ، دریافت گواهینامه ISO۹۰۰۲ ، ISO۹۰۰۱ ، QA۹۰۰۰
۴) حضور در بازارهای جهانی و توسعه صادرات
۵) عرضه خدمات پس از فروش به مشتریان و مصرف کنندگان نهایی به صورت فروش قطعات یدکی
▪ ترکیب نیروی انسانی شرکت
کل پرسنل این شرکت ، ۵۰۰ نفرند که از لحاظ سمت به شرح زیر هستند:
۱۸۰ نفر کارشناس ، ۲۰ نفر کارشناس ارشد ، ۵۰ نفر مدیر و معاون و قائم مقام ، ۵۰ نفر روسا و سرپرستان ، ۱۲۰ نفر کارمندان ، ۸۰ نفر تکنیسین و کمک کارشناسان .
● نتایج تحقیق
در این بخش امتیازات کلی پرسشنامه ها آورده شده است:
به طور کلی ۳۰ نفر از کارشناسان و کارشناسان ارشد شرکت ، پرسشنامه تعیین سطح چابکی را پاسخ داده اند که میانگین امتیازات آنها ۸/۵ بوده است و بعد از آن همان افراد پاسخگوی پرسشنامه بعدی یعنی پرسشنامه ارزیابی چابكی مورد نیازبوده و میانگین امتیازات آنها ۹/۶ بدست آمده است . با توجه به فاصله میان این دو امتیاز یعنی ۱/۱ این همان خلای است که سازمان برای رسیدن به سطح چابکی مطلوب باید آن‌را پر کند .
عدد بدست آمده (۸/۵ )، میزان چابکی فعلی سازمان را در حد متوسط و رو به پایین نشان می دهد در صورتی‌که میزان مورد نیاز ۹/۶ به‌دست آمده است که با توجه به استاندارد تعیین شده :
۱=سطح نیاز بسیار پایین چابكی (بدون نیاز)
۲و۳ =نیاز كمی به چابكی
۴تا ۷ = نیاز متوسط به چابكی
۸و۹=نیاز زیاد به چابكی
۱۰= نیاز بسیار به چابكی
نیاز اصلی شرکت به چابکی متوسط و رو به بالا است.
با توجه به امتیازدهی کارشناسان شرکت به بخشهای مختلف پرسشنامه ، و مشاهده ضعف موجود در همان بخش مربوط به سازمان پیشنهادهایی را ارائه داده ایم .
● پیشنهادهای برای ارتقای سطح چابکی سازمان
▪ نگارش یک برنامه کسب و کار مناسب و خوب .
▪ تهیه چک لیست ملاحظات کسب و کار و چک لیست ملاحظات قانونی ، جهت تدوین استراتژی برون سپاری و عقد قراردادهای مربوط به آن .
▪ سه فرایند زیر را سر لوحه کارهای خود قرار دهید :
۱) پیش بینی نیازهای مشتری
۲) پاسخگویی سریع به نیازهای مشتری
۳) تولید محصولات جدید
▪ از سه روش زیر برای غلبه بر رقبا استفاده کنید :
۱) به‌کارگیری روشهای بازاریابی غیر قراردادی ، غیر کلیشه ای و نامتعارف.
۲) هدف گذاری روی بازارهای ناب،دست نخورده و زیر پوشش قرار نگرفته.
۳) رفتار حرفه ای.
▪ به‌کارگیری هفت قانون طلایی زیر ، جهت رسیدن به ارزش مورد نیاز سازمان :
۱) پروژه های سازمان خودرا با درنظر گرفتن اهداف ، درجه بندی‌و هماهنگ کنید .
۲) از سیستم ها برای تغییر چشم انداز رقابتی استفاده کنید .
۳) نقاط قوت سیستم های موجود را گسترش دهید .
۴) در روش کسب و کار و فناوری از ترکیب‌هایی ساده استفاده کنید .
۵) سیستم را طوری طراحی کنید که پس از راه اندازی انعطاف پذیری لازم را برای توسعه داشته باشد .
۶) سیستمی که پیچیدگی آن از ظرفیت سازمان شما فراتر است ، پیاده نکنید .
۷) هرگاه پروژه ای با یک رویکرد ویژه با شکست روبرو شد ، برای بار دوم آن‌را تکرار و برای عملی شدنش تلاش نکنید .
موارد زیر را هر هفته یک بار در سازمان انجام دهید :
▪ نیازمندیهای اطلاعاتی سازمان خود را برای پاسخگویی به تغییرات ارزیابی کنید .
▪ نقاط قوت و ضعف سازمان خود را تحلیل کنید .
▪ به شناسایی فرصتها و تهدیدات سازمانی بپردازید .
▪ ۷ اصل مهم چابکی را در نظر داشته باشید .
۱) استراتژی منبع یابی
۲) مدیریت منابع
۳) شایستگیها
۴) رهبری
۵) نوع فرایندها
۶) ساختاربندی
۷) آمادگی تغییر
استراتژی های سازمان را تحلیل کنید و بهبود دهید .( مثلا یک مدیریت منابع موفق به یک استراتژی مبع یابی درست اتکا دارد‌‌ ‌.
موارد زیر را هر سه ماه یک بار انجام دهید :
▪ بخشی از سازمان را برای ایجاد چابکی در نظر بگیرید .
▪ میان نیازمندیهای چابکی سازمان و اهداف کاری ارتباط برقرار کنید .
▪ نقش آینده سازمان خود را تعریف کنید‌.
▪ به تعیین موقعیت سازمان خود در دو یا سه سال آینده بپرازید .
▪ به نقشها و ارزشهای آینده سازمان فکر کنید .
▪ به چگونگی رهبری آینده سازمان بیندیشید .
▪ نقاط بحرانی و استراتژی های کاری خود را تعریف کنید .
▪ برنامه هایی موثر در جهت طراحی اصول چابکی ( ۷ اصل ) سازمان خود طراحی کنید‌.
▪ زمان کافی برای بررسی تغییرات ایجاد شده روی افراد، تیمها و شرکای سازمان صرف کنید .
موارد زیر را هر سال یک بار انجام دهید :
▪ یک استراتژی رویارویی با تغییر برای سازمان ایجاد کنید .
▪ روی برنامه های آمادگی برای تغییر سازمان سرمایه گذاری کنید .
▪ الزامات تغییر را شناسایی و اثر تغییر را روی افراد سازمان بررسی کنید .
● ارائه راه حل
رویکرد ساختاربندی مجدد فرایندهای سازمان
▪ تنظیم و تطبیق فرایندهای سازمانی .
▪ تطبیق کلیه پروژه های مرتبط با IT با منابع و فرایندهای کاری و اهداف بلند مدت سازمان که خود باعث پیشبرد پروژه ها می شود .
▪ استخدام مدیر ارشد اطلاعاتی و تیم مدیریتی لایق برای سازمان که خود باعث برتریهای استراتژی IT می‌شود .▪ز شراکت مناسب با تامین کنندگان خارجی سازمان که خود باعث افزایش کارایی عملیات IT در سازمان است.
▪ توجه سازمان به محیط رقابتی که باعث عقب نیفتادن از رقبا خواهد شد .
▪ توسعه مدیریت پروژه سازمان .
▪ از منابع قوی همراه با شایستگیهای سازمانی استفاده شود .
▪ از منابع خارجی به خوبی بهره گیری شود .
▪ بین فرایندها و ساختار کاری تطابق ایجاد شود .
▪ روابط کاری به صورت مناسبی تعریف شود .
نتایجی که چابکی برای سازمان ایجاد می کند
▪ پیشبرد سریعتر سازمان به اهداف کاری
▪ خدمت رسانی بهتر ، کاهش قیمتها ، دوام سازمان
▪ کسب ارزش از سرمایه گذاری IT
▪ کاهش حجم بودجه اختصاصی به IT
▪ برقراری هماهنگی لازم بین سرویس دهندگان IT
▪ توانایی سازمان در تغییر فرایندها و بهبود عملیات کاری
▪ پاسخگویی سریعتر سازمان به نیازهای مشتری ، افزایش رضایت کارکنان
▪ مهارتهای کارکنان توسعه قابل توجهی می یابد
▪ ارزشهای کاری افزایش می یابد
▪ کنترل سازمانی بهبود می یابد
▪ پیشرفت ساختار فرایندهای سازمانی
▪ افزایش کارایی سازمان به دلیل کاهش هزینه ها
▪ کسب برتریهای تکنولوژیکی
▪ بهبود کنترل هزینه
● جمع بندی و نتیجه گیری
سازمانها مجبور به تغییر نیستند ، به عبارت دیگر ادامه حیات و بقا اصلا اجباری نیست. تردیدی نیست كه تغییر ، رمز بقا و ماندگاریست و بسیاری از انسانها ، و به تبع آن جوامع ، موسسات و شركتها ، همواره در جهت دگرگونی خود و تطبیق اوضاع و احوال خود با شرایط محیطی اطرافشان برآمده اند. شرایطی كه شاید خود هیچ گاه نقش فعالی در ایجاد آن نداشته اند. بررسی تاریخ و سرگذشت شركتهایی با عمر بالا بیانگر این واقعیت است كه آنها پیوسته در تلاش برای بقا و انطباق بیشتر خود با محیط اطرافشان بوده اند. به نظر می رسد شرط ماندگاری در این است كه با اعمال تغییرات تدریجی اختیاری ، خود را با تغییرات اجباری وفق دهیم .
به هر حال با توجه به تغییرات سریع تکنولوژیک و کاری در دنیای رقابتی امروز ، نیاز به شکل گیری سازمانهای چابک و در سطح بالاتر، سازمانهای مجازی به خوبی احساس می شود .در راستای این رقابت تنگاتنگ ، پاسخگویی سریع به نیازهای روز افزون و متغیر مشتری لازمه کسب مزایای رقابتی برای سازمان است. در این زمینه ، در صورت لزوم سازمان باید به تغییر فرایندها و زیر ساختارهایش بپردازد .
از آنجا که سازمانهای اطلاعاتی با نیروهای زیادی چون مشتریان تأمین كنندگان، رقبای داخلی و خارجی، مواجه بوده و هر یك تأثیر ویژه‌ای بر سازمان خواهند داشت ، هر سازمان باید خود را به طور مناسب در جهت پاسخگویی به مجموعه‌ای مشخص از نیروهای داخلی و خارجی، در جهت چابكی طراحی كند که کلیه اصول جهت طراحی سازمان چابک در متن مقاله آمده است .

مراجع
۱. Manasi Patel ,"Supply Chain Agility In Todays world",September,۲۰۰۲.
۲. Christopher Ambrose, Diane Morello ,"Designing the Agile Organization: Design Principles and Practices",۰۶ January ۲۰۰۴.
۳. Brian Zrimsek, Yvonne Genovese, Kenneth Brant, "ERP II in Support of Lean Manufacturing in Automotive",۲۶ July ۲۰۰۱.
۴. http://www.itri.org.tw/
۵. http://www.cnn.com/
۶. http://dora.eeap.cwru.edu/
۷. http://hiparms.ifw.uni-hannover.de/
۸. Gregory Carylee Cavsey ,"Elements Of Agility In Manufacturing", September,۲۰۰۱.
۹. www.systemgroup.net
۱۰. J.Kannet,W.Faisst ,"Application Of Information Technology To A Virtual Enterprise Broker",۱۹۹۷.
۱۱ - «كتاب طراحی و تولید محصول»،انتشارات رسا،۱۳۸۱.
۱۲ - محمد كریمی، علی شاهنده ، جمشید پرویزیان ، «الگو و چهارچوب عملی تعیین ابزار به منظور چابك نمودن یك سازمان تولیدی».
_ دكتر محمد فتحیان: عضو هیات علمی دانشگاه علم و صنعت
_ _ سرور خسروشاهی و مونا گلچین پور: دانشجویان كارشناسی مهندسی صنایع دانشگاه علم و صنعت ایران

منبع : ماهنامه تدبیر