مدیریت از نگاه سیستمی

۱) در گذشته‌های نه چندان دور اكثریت را باور بر این بود كه یك مدیر خوب، مادرزاد مدیر به دنیا می‌آید و البته هنوز هم درصد قلیلی چنین می‌نگرند. حاصل جمع این نگرش با نظریه جمعیت قابل توجهی از اندیشمندان عرصه علم مدیریت مبنی بر اینكه مدیریت علم است و نیازمند كسب مهارت‌های لازم را می‌توان اینگونه بیان داشت كه، مدیریت هم علم است و هم هنر و البته متكی بر فلسفه خاص خود. علم است چرا كه فنون و مهارت‌ها و روش‌های متعددی در آن بكار می‌رود كه بدون كسب دانش مربوطه عمل به آنها ممكن نیست و هنر است، زیرا نیازمند وجود ظرفیت، استعداد و توانمندی‌های ذاتی برای كار با دیگران و توسط دیگران است. و تا حدی هم فلسفه است بدین خاطر كه مبتنی بر مبانی فلسفی انسان شناسی و مبانی اجتماعی است و گاهی نیم نگاهی هم به علم اخلاق دارد.
۲) شاید راه موثر‌تر برای پی بردن به نیازمندی‌های مهارتی یك مدیر، آشنایی با حوزه و دامنه كار او باشد. اگر چه تئوری‌ها و نظریه‌های متعدد و متنوع فراوانی در عرصه مدیریت ارائه شده است و طیفی را از تئوری‌های كلاسیك و نئوكلاسیك تا نظریه‌های نوین مدیریت در بر می‌گیرند اما به آسانی نمی‌توان از نگرش سیستمی برای ترسیم عرصه مدیریت چشم پوشی نمود. لذا در این مقاله با بهره‌گیری از یك مدل ساده سیستم، مدیران و یا علاقه‌مندان به مدیریت را وارد فضای فعالیت‌های مدیریتی می‌كنیم تا هم به عمق و زوایا و اهمیت موضوع بیشتر پی برده و هم توانائی‌های خود را برای بدوش كشیدن این بار سنگین ارزیابی نمایند. صاحب نظران عناصر اصلی یك سیستم را بشرح زیر نام می‌برند:
الف) Inputs (داده‌‌ها- منابع- ورودی‌ها)
ب) Process (فرآیند- جریان- پروسه)
ج) Out Puts (ستاده‌ها- اهداف- خروجی‌ها)
د) Feedback (بازخورد- بازخور)
هـ) Environment (محیط)
نام بردن از عناصر فوق صرفاً از باب تعارف و بیان نظریه نیست. بلكه در واقع در هر زمان و مكانی كه هر نوع فعالیت با هر ماهیت و كمیتی در راستای اهداف خاص انجام می‌گیرد، سیستم فوق وجود دارد و غیر قابل انكار است. ممكن است هر یك از عناصر بصورت ضعیف مورد توجه قرار گیرد، اما قابل حذف نیستند و خواه ناخواه هر عنصر تاثیر خود را بر سازمان بر جای خواهد گذاشت. بدیهی است تاثیر هر یك در زمان، مكان، شرایط و با ماهیت‌های متفاوت یكسان نخواهد بود.
۳) یك نفر مدیر و یا شخصی كه علاقه مند است وارد عرصه مدیریت بشود باید منابع سازمانی خود را بشناسد و نسبت به تعیین و تامین آن اقدام نماید. از جمله این منابع عبارتند از:
۱-۳) نیروی انسانی؛ هیچ سازمانی بدون نیروی انسانی قابل تصور نیست. از آنجا كه مخاطب این مقاله دست اندركاران بخش صنعت بخصوص صنعت سیمان است و سازمان‌های اینچنین معمولاً از حجم بزرگتری برخوردارند تحلیل كمیت و كیفیت و تركیب این نیروها از اهمیت به سزایی برخوردار است. تركیب نیروی انسانی سازمان می‌تواند بشرح زیر مورد توجه قرار بگیرد:
▪ مدیران ارشد، مدیران میانی، مدیران پایه، سرپرستان، كارشناسان، مشاوران، تكنسین‌ها و سایر نیروهای فنی و خدماتی. اهمیت این منبع در سازمان‌ها به حدی است كه امروزه مدیریت منابع انسانی بعنوان یك گرایش مهم در مدیریت، دانشگاه‌ها و مراكز علمی را وادار به ایجاد مقاطع تحصیلی كارشناسی ارشد و دكترا نموده است.
▪ صاحبان سهام و مالكان و افرادی كه به هر نحو صاحب و ولی نعمت سازمان تلقی می‌شوند.
▪ مشتریان، ارباب رجوع و افرادی كه به هر نحو با محصولات و خدمات سازمان در ارتباط هستند.
▪ و همه افرادی كه به هر نحو با سازمان در ارتباط خواهند بود و سازمان در برنامه ریزی‌ها باید آنان را مدنظر داشته باشد.
۲-۳) منابع مالی و پولی سازمان؛ اعم از سرمایه‌گذاری‌های اولیه دولتی یا خصوصی، اعتبارات، وام‌ها و هر نوع منبع مالی كه در تداوم حیات سازمان موثر است.
۳-۳) منابع سرمایه‌ای و امكانات ثابت اعم از زمین، ساختمان و ماشین آلات و تجهیزات فنی و اداری
و ...
۴-۳) منابع قانونی و مجموعه مقررات و ضوابطی كه در شكل‌گیری و تداوم حیات سازمان و نحوه فعالیت‌های آن اثر گذراند از قبیل قانون اساسی، قوانین تجارت، كار و ...، اساسنامه، آئین نامه‌های اجرایی و مصوبات مجمع و هیئت مدیره
۵-۳) منابع اطلاعاتی و هر نوع داده و اطلاعات پردازش شده‌ای كه در سازمان مورد استفاده قرار می‌گیرد.
۶-۳) آمال، آرزوها، رسالت‌ها، ماموریت‌ها و اهداف نهایی سازمان كه اگر چه در Outputها جای دارند لكن از آنجا كه هر نوع تغییر و جابجایی در آنها ممكن است سمت و سوی سازمان را تغییر دهد از نظر برخی صاحب نظران در واقع جزو منابع نیز بحساب می‌آیند.
۷-۳) ارزش‌ها، فرهنگ و همه آنچه برای بانیان و صاحبان سازمان دارای اهمیت بوده و نوعی خط قرمز برای سازمان و كاركنان آن بوجود می‌آورند.
۸-۳) و همه آنچه بعنوان اجزا و منابع مد نظر بوده و حذف، جابجایی و یا تغییر آنها در فرآیند و عملكرد سازمان تغییر بوجود می‌آورند.
سوال: آیا بدون برخورداری از دانش مدیریتی و آنچه بعنوان مجموعه تئوری‌ها، نظریات، مدل‌ها و الگوهای مدیریتی ارایه شده است می‌توان منابع سازمان را شناسایی، تعیین و تامین نمود.
۴) پس از حصول اطمینان از تهیه منابع سازمان، فرآیند و جریان كار آغاز می‌شود. صاحب نظران مدیریت علیرغم اختلاف نظریه‌های جزئی عموماً فرآیند سیستم مدیریت را شامل مراحل زیر می‌‌دانند:
۱-۴) برنامه‌ریزی:
در این مرحله كه با طرح سوالاتی از قبیل، چه كاری، چرا، چگونه، توسط چه كسانی، كجا، طی چه مدت با چه مقدار هزینه و امكانات، در چه زمانی؟ و ... آغاز می‌شود، هدفگذاری سازمان انجام گرفته و در راستای تحقق اهداف از پیش تعیین شده، چگونگی، روش‌ها و نحوه رسیدن به اهداف مشخص می‌شود. نیروی انسانی و امكانات مورد نیاز پیش بینی و برآورد می‌شود. محل، زمان و مدت انجام كار در هر سازمان، استراتژی‌ها، سیاست‌ها و خط مشی‌ها و روش‌های كار با اتكا به اهداف انتخاب می‌گردند. هدف‌گذاری را یكی از مهمترین و در واقع اساسی‌ترین مرحله از فرآیند مدیریت تلقی می‌كنند. چرا كه ممكن است یك سازمان خوب كار بكند اما اهداف خوبی نداشته باشد لذا انتخاب اهداف درست یعنی انتخاب كارهای درست و این همان چیزی است كه تحت عنوان Effictivness یا اثر بخشی از آن نام می‌برند. گر چه برخی از صاحب نظران مدیریت جایگاه تصمیم‌گیری را این جا می‌دانند اما درست آنست كه بگوئیم تصمیم‌گیری در تمام مراحل سیستم مدیریت صورت می‌پذیرد و از Inputs تا Outputs و حتی تعامل با محیط حضور دارد.
۲-۴) سازماندهی:
شناسایی و تقسیم وظایف، دسته‌بندی آنها و برقراری ارتباط بین واحد‌ها و افرادی كه در هر یك از این باكس‌ها قرار می‌گیرند. اشكال مختلف ساختار سازمانی، پهنا و بلندای سازمان، حیطه نظارت، جایگاه واحد‌های صف و ستاد و طراحی متمركز یا غیر متمركز سازمان برای تصمیم‌گیری‌ها در همین مرحله انجام می‌گیرد.
۳-۴) بسیج منابع و تجهیز امكانات و نیروی انسانی از نظر تعدادی از اندیشمندان علم مدیریت پس از سازماندهی ضرورت پیدا می‌كند برخی نیز تعیین و تامین نیروی انسانی و مدیریت منابع انسانی را در همین مرحله ذكر كرده‌اند. در هر حال آنچه مهم است اینكه مدیر پس از سازماندهی مطلوب باید در فكر تامین منابع و امكانات مورد نیاز برای اجرا باشد كه تحت عنوان Equepment یا Staffing مورد اشاره قرار می‌گیرد.
۴-۴) هدایت و رهبری:
پس از استقرار نیرو در سازمان، مدیر در سه بعد ایجاد انگیزش، رهبری و ارتباطات بعد رهبری خود را بوسیله آشنایی با تئوری‌های روانشناس و علوم ارتباطات بعنوان پیش نیازهای موفقیت مدیران در این عرصه آغاز می‌كند.
۵-۴) كنترل و نظارت كه نیازمند شناخت دقیق اهداف، استانداردها و شاخص‌های مد نظر سازمان و تسلط بر وضعیت موجود و توانایی اصلاح كمبودها و نواقص است.
۵) دستاوردها، نتایج، اهداف و خروجی‌ها مهمترین ركن‌ هر سازمان‌اند. مدیر باید ضمن شناخت كامل از این Outputها بتواند علاوه بر تحقق اهداف سازمان، اهداف جامعه، كاركنان و مدیران و سرپرستان را متحقق و در مجموعه نیروی انسانی مرتبط رضایتمندی ایجاد نماید. اهمیت این عنصر از سیستم مدیریت تا آنجاست كه دریابیم كل منابع و سازمان برای تحقق این اهداف است و با بی‌توجه به این مهم، موجودیت سازمان زیر سوال خواهد رفت.
۶) استفاده از Feed BacK و اخذ بازخور از ستاده‌ها و دستاوردهای سیستم نه تنها ضروری بلكه ضامن پویایی و تداوم حیات سازمان است. در كنار این امر توجه به Forward Back و ارزیابی‌های قبل از وقوع نیز امروزه مدیران و سازمان‌ها را به قناعتی رسانیده است كه بحث از Feed Back۳۶۰ (بازخورد دورانی) به میان می‌آید. و نه تنها بازخور مرحله پایانی نیست بلكه در تمام مراحل، تمام افراد سازمان در حالت بازخور به یكدیگر خواهند بود.
۷) از منظر نگرش سیستمی پنجمین و مهمترین عنصر سیستم مدیریت، محیط است. اهمیت نقش محیط در تداوم فعالیت‌های هر سازمان موجب شد پس از نظریه‌های كلاسیك و نئو كلاسیك، اندیشه سیستمی وارد عرصه مدیریت شده و نقطه عطفی در فرآیند رشد آن ایجاد نمود. حضور نگرش سیستمی در مدیریت باعث شد نگاه صرف به داخل سازمان به سوی خارج از آنهم منعطف گردد. تاكید بر اهمیت محیط، پذیرش این واقعیت است كه در هر سازمان، عواملی بر فرآیند و عملكرد آن تاثیر می‌گذارند كه سازمان علیرغم تاثیر متقابل بر آنها تسلط ندارد. محیط‌های طبیعی، فرهنگی، اجتماعی، اقتصادی و سیاسی هر یك به نوعی بر سازمان و مدیریت تاثیر می‌گذارند. مدیرانی موفق خواهند بود كه بتوانند ضمن شناخت این عوامل، سازمان را به نحوی هدایت و اداره نمایند كه بتواند تهدیدهای محیطی را به فرصت‌های پیش برنده تبدیل نماید. توجه به محیط و تحولات آن است كه اهمیت مدیریت استراتژیك و منعطف را مطرح ساخته و از مدیریت در فرهنگ‌های مختلف سخن به میان می‌آید.
برای تنظیم، تركیب و اداره پنج عنصر سیستم مدیریت طی یك قرن گذشته ده‌ها و صدها تئوری، مدل و الگو عرضه شده است، كه بكارگیری هر یك در هر زمان و مكان و در شرایط خاص خود می‌تواند كاربرد موثر داشته باشد. بدیهی است اعمال مدیریت در عصر ما، عصر تحولات چشمگیر، عصر تنوع و تكثر اطلاعات، سرعت و دقت بدون برخورداری از شناخت كافی اگر ناممكن نباشد، به همان اندازه كه علم و مهارت و آگاهی در مدیری موجود نباشد درصد موفقیت را كاهش خواهد داد. جمع‌بندی آنچه گفته شد را می‌توان اینگونه بیان داشت كه مدیریت موفق و موثر تابعی است از ویژگی‌های مدیر (میزان استعداد ذاتی او، میزان برخورداری از مهارت‌ها، فنون و آگاهی‌های وی از تئوری‌ها، مدل‌ها و الگوی ارایه شده، هوش، ذكاوت، قدرت درك و استدلال) ویژگی‌های كاركنان و كلیه افرادی كه مدیر با آنها كار می‌كند، وضعیت شفافیت تعریف رابطه بین مدیر و افراد مرتبط با وی، شرایط مكانی و زمانی. بدین لحاظ استدلال اینكه بدلیل وجود برخی مدیران موفق فاقد علم مدیریت اما برخوردار از استعدادهای مدیریتی نشان می‌دهد كه برای مدیران كسب علم و دانش مربوطه نیازی نیست كاملاً رد شده است. چرا كه می‌توان دید اگر آن گونه مدیران استثنایی از علم و دانش مدیریت نیز برخوردار بودند درصد موفقیت آنها چه مقدار افزایش می‌یافت و البته میزان هزینه آنان نیز باید محاسبه شود.
سخن آخر اینكه: مدیران و یا افرادی كه علاقمند به ورود در عرصه مدیریت هستند زمانی از موفقیت كامل برخوردار خواهند بود كه اولاً از وجود استعداد ذاتی مدیریتی در وجود خود، بعنوان شرط لازم و نه كافی، اطمینان یابند ثانیاً به كسب دانش و علم مدیریت در حد نیاز بپردازند و ثالثاً با آگاهی كامل از وضعیت سازمانی و محیطی كه قرار است در آن مدیریت كنند، تئوری‌ها، مدل‌ها و الگوهای مناسب آن سازمان و شرایط را برگزیده و رابعاً به این اصل باورمند باشند كه رمز موفقیت مدیریت در بهره‌گیری از همه عناصر و عوامل است لذا مدیریت را كار یك نفر تلقی ننمایند و صرفاً بر توانمندی‌های خود متكی نباشند، تكنیك‌های O.D باور به سازمان‌های یادگیرنده و بهبود مستمر سازمانی در T.Q.M در فضای نگرش سیستمی و اقتضاء را دستمایه اقدامات خود قرار دهند.

منابع:
۱) مدیریت عمومی، دكتر سید مهدی الوانی
۲) اصول مدیریت، دكتر علی رضائیان
۳) پنجمین فرمان، تألیف پیتر سنگه، ترجمه: كمال هدایت و محمد روشن
۴) تئوری‌های سازمان و مدیریت، تالیف: هیكس و گولت ترجمه گوئل كهن
۵) مدیریت در عرصه بین‌المللی، تالیف كارل ریكس، ترجمه خانم دكتر شمس‌السادات زاهدی و حسن دانایی فرد

منبع : وبلاگ مدیریت و عرفان