انعطاف ‏پذیری در گزینش‏ها و جایگزینی کارکنان هتل

گفته‌‏ایم که برای ادامهٔ فعالیت‌ها به نیروی انسانی کارآمد و ما هر احتیاج خواهیم داشت و این نیروها را بایستی ازطریق گزینش به کار گماریم. برای جایگزینی آنها و استفاده از نیروهای کمکی و انجام کنترل‌های مختلف در هزینه‌‏ها و کارهای جاری هتل به وجود یک برنامهٔ مدوّن و دقیق نیازمند خواهیم بود و این تنها هنگامی میسّر است که فردی با تجربه و برخوردار از تخصص لازم عهده‏‌دار انجام آن شده باشد.

مواردی که فهرست‌‌وار بیان خواهیم کرد، بعضی شرایط و روش‌های مختلف را جهت گزینش کارکنان یک هتل یا رستوران بزرگ دربر‌خواهد داشت که به کار گرفتن آنها با انعطاف‏‌پذیری و دوری جستن از اشکال‌تراشی‌ها همراه خواهد بود. برای دستیابی به یک هدف مشخص و مترقی در رابطه با جایگزینی پرسنل یا استفاده از نیروی انسانی کمکی در بخش‌هائی از هتل که پرکار و شلوغ‌تر از دیگر بخش‌هاست و کنترل‌های ویژه‏ای بر آن اعمال می‏شود، می‏باید که پنج مورد مندرج زیر را در نظر گرفت:

۱. طبقه‌‏بندی مشاغل از نظر نوع کار و تخصص‏های موجود در صنعت هتلداری.

۲. تعیین معیارهای کار و نحوهٔ ارزیابی آن.

۳. انجام پیش‌‌بینی‏های لازم از نظر حجم کار و گسترش آن در آینده.

۴. انجام کنترل‌ها و بررسی‌های مداوم بر کارهای جاری هتل.

۵. تمهید پیش ‏بینی‏های لازم دربارهٔ نیروی انسانی مورد نیاز در موقعیت‌های استثنائی کوتاه مدت نظیر فصل شلوغی هتل.

و اینک دربارهٔ هریک از موارد فوق به توضیح بیشتری می‏پردازیم و نکات ضروری و عمده‏ای که آگاهی از آن را لازم و بایسته می‏دانیم به شرح زیر باز می‏گوئیم:

۱. طبقه‏‌بندی مشاغل در صنعت هتلداری:

این طبقه‏‌بندی شامل رسیدگی و تجزیهٔ مشاغل به سه مورد زیر تقسیم می‏شود:

ـ مشاغل غیروابسته به تولید

ـ مشاغل وابسته به تولید

ـ مشاغل در ارتباط مستقیم با تولید

برای آگاهی بیشتر پیرامون هریک از انواع مشاغل نامبرده لازم است که توضیح بهتری بیان کنیم:

ـ مشاغل غیروابسته به تولید:

این مشاغل آنهائی هستند که واگذاری آنها باید باتوجه به سیاست کلی هتل و خط ‏مشی آینده آن و با رعایت نقطه نظرهای مدیریت انجام شود. از جمله این مشاغل می‏توان مسئولیّت هریک از بخش‌های هتل، مشاغل حوزهٔ مدیریت، بعضی پست‌های حسّاس و کلیدی هتل و بخشی از کارکنان اداری را مثال آورد. ارائه آموزش‌های شغلی و شرح و توضیح وظایف و راهنمائی‏هائی برای بهتر شدن نحوهٔ انجام کار در دراز مدت به کاهش هزینه‏های ثابت پرسنل کمک خواهد کرد.

ـ مشاغل وابسته به تولید:

این گروه از مشاغل درهتل با حجم کار و تعداد مسافرین و میهمانان ارتباط مستقیم دارند. از جمله این مشاغل می‏توان سرپرستان بخش‌های هتل، کارکنان بخش‏پذیرش، صندوق‌دارها و دیگرشغل‌هائی که با امور مالی هتل ارتباط می‏یابند، همچون صندوق امور مالی، کارگزینی، صندوق تریا و رستوران را مثال آورد.

ـ مشاغل در ارتباط مستقیم با تولید:

تعداداین مشاغل و کارکنان آنها نسبت به تغییرهای ایجاد شده در تعداد مسافرین نوسان می‏کند. با افزایش مسافرین بر تعداد این کارکنان هم افزوده می‏شود و با کاهش آنها کاسته می‏گردد. نمونه‏های این مشاغل عبارت اند از: نظافت‏چی‏ها، آشپزها، گارسن‎‏ها، کارکنان تریا و اسنک.

۲. تعیین معیارهای کار و نحوهٔ ارزشیابی آن:

از جمله موارد اجرائی و با اهمیت که می‏توان در این زمینه‏ها یاد کرد عبارت‌اند از:

ـ تعیین زمان و فرصت کافی و لازم برای اجرای کارهای مختلف در روال عادی

ـ تعیین و بررسی انواع سرویس‌ها و خدمات قابل ارائه

ـ دایر ساختن محل کار

ـ تعیین نوع و موقعیت آموزش یافتگی کارکنان

ـ تعیین معیارهائی برای سنجش میزان کار و مشخص ساختن ضوابط تشویق برای کارکنان جدی و با صداقت

ـ رعایت استانداردهای رایج و بایسته در سرویس‌ها و خدمات

ـ تعیین زمان و فرصت لازم برای اجرای کارها در موقعیت‏های غیرعادی نظیر فصل پر رفت و آمد

۳. انجام پیش‌‌‏بینی‏های لازم از نظر حجم کار و گسترش آن در آینده:

نکات مهم و اجرائی لازم را که می‏باید در این مورد بدان توجه نمود از این قرار خواهد بود:

ـ تعداد رزروهای موجود و همچنین تعداد اتاق‏هائی که اجاره داده شده است.

ـ تعیین میانگین دو برابر حجم کار هتل.

ـ تعیین میانگین مدت اقامت مسافرین در هتل.

ـ محاسبهٔ سفارشات داده شده در کوتاه مدت.

ـ بررسی دربارهٔ درصد رزروهای انجام شده در کوتاه مدت.

ـ توجه و بررسی پیرامون موقعیت کلی اقتصادی و اوضاع سیاسی کشور.

ـ تعیین و محاسبهٔ آماری تعداد مسافرین در زمان مشابه سال پیش.

ـ توجه به تعطیلات فصلی و ماه‏هائی که رفت و آمد مسافرین کاهش می‏یابد.

ـ در نظرآوردن تعطیلات هفتگی و ایام تعطیل دیگر.

ـ پیش‏بینی احتمالی وضعیت هوا و اثرات ناشی از آن.

ـ توجه به رویدادها، حوادث و اتفا‏ق‌هائی که در شهر، حومه و کشور به وقوع می‏پیوندد.

ـ تعیین مقدار درصد تعداد صبحانه‏ها، ناهار و شام فروخته شده در یک زمان معین.

ـ تعیین و بررسی دربارهٔ تعداد درصد مسافران عبوری و تعداد میهمانی‏ها و جشن‌های برگزار شده.

۴. تمهید پیش‌‏بینی‏های لازم دربارهٔ نیروهای انسانی مورد نیاز در موقعیت‏های استثنائی کوتاه مدت نظیر فصل شلوغی هتل:

به کارگیری و استفاده از نیروهای انسانی درهر موردی نیاز به برنامه‏ریزی دقیق و تدوین تعداد ساعت کار آنها در هر زمان دارد. در هتل یا رستوران نیز برای این منظور احتیاج به برنامه‏های کوتاه و بلندمدت احساس می‏شود. در این برنامه‏ریزی معمولاً کم رفت و آمدترین و شلوغ‌ترین روزها و ساعت‌های هتل در نظرگرفته می‏شود و آن گاه میانگین تعداد مسافرین روزانه مشخص می‏گردد و درصدی معین از تعداد کارکنان را به عنوان پرسنل ذخیره برای مواقع شلوغی و استثنائی در نظر می‏گیرند. به عنوان مثال ممکن است در فصل پر رفت و آمد بخشی از هتل با کمبود افراد و پرسنل روبه‌رو شود.

در این موارد بعد از مشاوره با مدیرآن بخش و تبادل نظر با مدیران دیگر بخش‌ها می‏توان به تعداد کافی افراد را برای آن قسمت تعیین و منتقل نمود، ولی این کار باید چنان صورت بگیرد تا فشار و آسیبی بر دیگر بخش‌ها وارد نگردد. از دیگر روش‌هائی که در این موارد به‌کارگرفته می‏شود آن که می‏توان مرخصی کارکنان را لغو و با پرداخت اضافه کار به‌ آنها نسبت به رفع و حل مشکل اقدام نمود.

۵. انجام کنترل‌ها و بررسی‏های مداوم برکارهای جاری هتل:

در اجرای این مورد لازم است که لیست حضور و غیاب را با توجه به حجم کار و انواع وظایف هریک از بخش‌ها و ساعات کار هر یک از کارکنان و کارمندان کنترل شود. تعداد اتاق‌های اشغال شده، تعداد مسافرین هتل، صبحانه‏ها، ناهار و شام‌های سرو شده، تعداد ورودی و خروجی‏ها و . . . با توجه به تعداد کارکنان همان قسمت و تعداد کل ساعات کار مقایسه می‏گردد.

با انجام این مقایسه و نتایجی که از آن به دست خواهد آمد می‏توان بر این نکته پی برد که، (آنچه باید باشد) با (آنچه که هست) چه تفاوت‌های دارد و اختلاف‌ها و تفاوت‌های موجود مورد بررسی و بازبینی قرار می‏گیرد و با کاربرد همین مقایسه‏هاست که می‏توان کنترل‌های لازم را برجریان کارها درهتل و رستوران را به‌طور دقیق‌تری انجام داد و نقاط ضعف و قوت هریک از بخش‏ها و برنامه‏ها را تعیین و نسبت به رفع مشکلات موجود اقدام کرد، تعادل و موازنه‏های لازم را صورت داد و با پیش‏بینی‏ها، برنامه‏ریزی‌ها و آموزش‌های سازنده از تکرار نقاط ضعف درآینده پیشگیری به عمل آورد.