شرح وظایف کارگزینی هتل

ـ تکمیل پرسشنامه‌های استخدامی، مصاحبه مقدماتی با کارگران و کارمندان داوطلب استخدام و تکمیل پرونده استخدامی آنان، پیگیری در تهیه گزارش عملکرد دوره آزمایشی و دریافت مجوز استخدام قطعی.

ـ بررسی و تحقیق افرادی که معرف استخدام داوطلب هستند از نظر هتل موجه شناخته شده باشند.

ـ نظارت حضور و غیاب کارکنان از طریق کنترل جریان کارت زنی کنترل کارت‌ها در صورت لزوم ثبت دستی ورود و خروج‌هائی که پانچ نشده و مجوز خروج موقت.

ـ دریافت برگه‌های مجوز اضافه‌کاری، ثبت اضافه‌کاری به روی کارت‌ها و ثبت در لیست ماهیانه و ارسال گزارش به امور مالی هتل.

ـ تنظیم برگه‌های مربوط به تسویه حساب، استعفا، اخطار، اخراج، و تحویل لوازم و یونیفورم.

ـ ثبت آمار استعفا، اخطار، اخراج، تشویق، تقدیر و جابجائی‌ها در دفتر و ارسال به امور مالی.

ـ نوشتن نام به اداره بیمه‌های اجتماعی مربوط به ترک کار یا استخدام جدید.

ـ تهیه لیست کارکرد کارکنان شب کار، روزهای تعطیل.

ـ رسیدگی به درخواست‌ها و نامه‌های کارگران در زمینه‌های مختلف شغلی و استخدامی و حل مشکل آنان.

ـ شرکت در جلسات مربوط به تخلفات و نظارت بر کار پرسنل و انتظامات.

ـ نوشتن دفتر فایل از روی کارت‌ها و نوشتن عملکرد (نظم و انضباط) کارکنان در محیط کار.

ـ ثبت مرخصی‌ها در کارت‌ها دفتر فایل دفتر مرخصی و پرونده استخدامی.

ـ دادن اخطارها و تشویق‌ها به کارکنان و ثبت کارت‌های استخدامی.

ـ نوشتن لیست کارکرد مرخصی کارکنان پس از ۲۶ هر ماه و تهیه و تنظیم اضافه‌کاری ماهیانه.

ـ نوشتن دفتر شماره کارت و شماره پرونده کارکنان و صدور کارت شناسائی.

ـ نوشتن دفتر مشخصات کارکنان بر مبنای شماره ردیف پرسنلی.

ـ نوشتن لیست خلاصه اضافه‌کاری.

ـ پیگیری انجام مراحل صدور دفترچه بیمه‌های اجتماعی و تجدید، تعویض دفترچه بیمه.

ـ تنظیم اسناد و اوراق لازم برای کارگران بیمار به منظور دریافت حقوق روزهای بیماری از اداره بیمه.

ـ پیگیری و پرداخت حق عائله‌مندی از طریق محاسبه سنوات خدمت کارکنان.

ـ انجام سایر خدمات مربوط به بیمه کارکنان و مکاتبات.

ـ بازدید از حادثه و تکمیل پرسشنامه حادثه، تهیه گزارش مسئول و همکاری با کارشناس.

ـ دریافت مکاتبات با واحد مدیریت هتل و دریافت دستورات برای ارجاع به واحدها.

ـ پیگیری اجرای دستورات از طریق تماس‌ها با بخش‌ها.

ـ بایگانی و نگهداری پرونده‌های مورد نیاز.

ـ ثبت کلیه نامه‌های وارده و صادره.

ـ ارسال نامه از طریق نامه‌رسان به ادارات و غیره.

ـ بایگانی نامه‌ها و مدارک و اسناد هتل در پرونده‌های مربوط.

ـ صدور کلیه احکام حقوقی انتقالات و تغییرات شغلی پس از کسب دریافت مجوز از مدیر هتل.

ـ مکاتبه با سازمان تأمین اجتماعی در مورد دریافت سوابق خدمتی.

ـ نظارت و کنترل تغییرات و ساعات کار و شیفت‌بندی پرسنل قسمت‌ها و ایجاد هماهنگی.

ـ نظارت بر نحوه کار و امور مربوط به پرسنل و انتظامات.

ـ ارتباط با اداره کار و امور اجتماعی در رابطه با دریافت بخش‌نامه‌ها و ارائه مقررات صحیح در هتل.

ـ بازدید مرتب از رختکن، دوش، غذاخوری کارکنان برای حفظ نظافت.

ـ تحویل لاکر به کارکنان جدید و تحویل لاکر از کارکنان اخراجی، استعفائی، بازنشسته و . . .

ـ چنانچه سیستم کامپیوتری نرم‌افزار هتلی استاندارد تحت شبکه باشد بسیاری از نکات بالا در سیتم موجود است و می‌توان به راحتی به اطلاعات مورد نیاز دسترسی داشته باشند.

نکته مهم شناخت کامل پرسنل است که از جهات مختلف، که مسئولان کارگزینی باید برای این قسمت اهمیت خاصی قائل شوند. زیرا ممکن است مدیر هتل تغییر یابد و مدیریت جدید برای شناخت افراد شاغل از نظر سوابق کار و اخلاق و رفتار و شخصیت و کارآئی و خصوصیات دیگر، نیاز به کسب اطلاعات کافی داشته باشد. در چنین مواقعی مسئول کارگزینی باید با نیّات پاک و عاری از هر نوع آلایشی آنچه می‌داند در اختیار مدیریت جدید بگذارد.

صلاحیت و خلوص نیت و بینش اصیل کارگزینی باید تا آن حد محرز و قابل باور و پذیرش باشد که در گزارش و بیانات او اثری از سوء نیت و نشانه‌ای از غرض‌ورزی وجود نداشته باشد. این بی‌نظری و بی‌ریائی، روح علاقه و درستکاری و عزت نفس را در کلیه کارکنان هتل تجسم می‌‌بخشد و آنان را وادار می‌کند با وجدانی بیدار و آگاه و راحت و آسوده تا حد فداکاری، دلسوزی نمایند و بر مشکلات غلبه و ذهن خود را از هر نوع خیالات و تصورات واهی بزدایند پرونده‌های مربوط به کارکنان باید آنقدر صریح و دقیق و گویا باشد که در صورت مراجعه مدیریت هتل، به عنوان روشنگر واقعیت و حقیقت تلقی شود و از تردید و توهم مبرا باشد.

دلسوزی و حمایت و دفاع از حقوق و مزایای حقه پرسنل از وظایف کارگزینی است و این مسأله به افراد پرسنل امید و دلگرمی فراوان می‌بخشد و صداقت و ایمان و نیروی کار آنان را بالا می‌برد که باعث جلب و جذب و رضایت میهمانان هتل خواهد بود.

ساعت کارت‌‌زن

یکی از نشانه‌های نظم و ترتیب و حسن جریان کارها در هر مؤسسه یا هتل، کنترل حضور و غیاب مرتب کارکنان آن مؤسسه است. بدین ترتیب پرسنل هتل، وقتی آگاه شوند که افرادی مراقب حضور و غیاب آنها هستند. به تدریج به وقت‌شناسی و حضور به موقع در سر خدمت عادت می‌کنند و مقید می‌شوند که اوقات کار را ضایع نکنند و باعث رکود و کندی جریان عادی کارها نشوند.

معمولاً برای کنترل بیشتر و دقیق‌تر امر حضور و غیاب، در مؤسسات از دستگاهی به نام (ساعت کارت زن) استفاده می‌کنند. این ساعت در نزدیکی در ورودی کارکنان هتل قرار می‌گیرد و ساعت ورود و خروج آنها را درج، و مشخصاً تعیین می‌نماید. حسابداری هتل در آخر هر ماه در تنظیم لیست‌های حقوقی، آن را ملاک عمل قرار می‌دهد و نسبت به پرداخت حقوق پرسنل، به میزان کارکرد طول ماه اقدام می‌نماید. این کنترل، علاوه بر نشان‌دادن اوقات کار، وسیله‌ای است برای تشخیص کارکنان مفید و وقت‌شناس، از افرادی که پایبند قید و نظم کافی نیستند.