انتخاب بهترین شیوه

تصميم‌گيرى در مورد نوع نظام فهرست‌نويسى که بايد به‌کار رود، تا حدودى بستگى به سه عامل اصلى دارد: اندازه و رشد بالقوه مجموعه، سرعت دست‌يابى مورد نياز و سطح جزئيات مورد نياز براى ارضاء پرسش‌ها.

اگر احتمال مى‌رود آرشيو نسبتاً کوچک باقى بماند، ديگر لزومى ندارد فهرست‌نويسي، به اندازه‌اى که براى يک مجموعه بزرگ احتياج است، پيچيده باشد، زيرا که يافتن مواد در موقع نياز آسان‌تر است. هرچه مجموعه وسيع‌تر باشد داشتن فهرست‌هاى کارا اهميت بيشترى دارد.

با توجه به اهميت سرعت دست‌يابى به مواد، مثلاً در محيط خبرى يک دفتر پخش برنامه، قطعاً نياز خواهد شد که بريدهٔ فيلم خاصى خيلى سريع، احتمالاً در چند دقيقه بازيابى شود. از سوى ديگر در شرکتى با مجموعه‌‌اى از ويدئو‌هاى آموزشي، مدت قابل قبول براى تحويل مى‌تواند چند روز باشد. در اين مورد، چنانچه نظام‌هاى فهرست‌نويسى نسبتاً مقدماتى در نظر گرفته شود، ممکن است بيشتر مقرون به صرفه باشد و بايد پذيرفت که وقت و نيروى بيشترى در مرحله جستجو، در قياس با مرحله فهرست‌نويسى و نمايه‌سازي، صرف گردد.

سرانجام، نوع درخواست‌ها بر شيوه‌اى که اتخاذ مى‌شود تأثير خواهد داشت. به‌عنوان نمونه، اگر استفاده‌کنندگان صرفاً در مورد موضوع اصلى ويديو سؤال کنند يا چنانچه تمام پرسش‌ها با جستجوى عنوان‌ها يا پديدآورندگان رفع شود، ديگر نياز به صرف وقت براى فهرست‌بردارى از نماها (Shot-listing) و نمايه‌سازى نماهاى خاص وجود ندارد. با وجود اين، چنانچه استفاده‌کنندگان اغلب به‌دنبال موضوع‌هاى تفصيلى سکانس‌هاى کوتاهى از بريده فيلم در درون مواد باشند، بنابراين براى ارضاء اين تقاضا لازم است فهرست‌نويسى و نمايه‌سازى پيچيده‌تر، وقت‌گيرتر و گران‌تر باشد. در آرشيوهائى که مجموعه دامنه وسيعى از موضوع‌ها را شامل مى‌شود، اين امر مى‌تواند سخت و دشوار باشد. اگر دامنهٔ موضوعى محدودتر باشد مسئله کمترى خواهد داشت.