جمع‌آوری اطلاعات

هر نوع تصميم‌گيرى منوط به مطالعهٔ دقيق پديدهٔ مورد نظر است تا شناسائى کامل حاصل شود. در کار برنامه‌ريزى که اصولاً مجموعه‌اى به هم پيوسته در نظام تصميم‌گيرى است، مطالعهٔ امور مربوطه و دقت نظر در هر يک از آنها بنيانى ضرورى است که هرگز نبايد دست کم گرفته شود.

براى مطالعهٔ پيرامون يک موضوع، بايد اطلاعات راجع به آن موضوع را از راه‌هاى گوناگون گردآورى و با استفاده از روش‌هاى ويژه پژوهش نکات تاريک را روشن کرد. اطلاعات اصولاً به دو نوع تقسيم‌بندى مى‌شوند: اول مجموعهٔ معرفت‌هائى که پژوهشگر مستقيماً يا از طريق عوامل او از منبع اوليه و اصلى کسب مى‌شوند و در آنها هيچ نوع تعبير، تفسير، دخل و تصرفى نمى‌شود. اين نوع اطلاعات تا زمانى که به‌صورت اوليهٔ خود باقى بمانند بر حسب تعريف ارائه شده است اول ناميده مى‌شوند. نوع دوم اطلاعاتى هستند که بيشتر به طريقيث مورد استفاده و تغيير و تبديل قرار گرفته‌اند. اين نوع اطلاعات بدين ترتيب اصالت اوليهٔ خود را از دست مى‌دهند و برا ثر فعال و انفعال انجام شده بر آنها مجموعهٔ جديدى از دانسته‌ها را پديد مى‌آورند که ترکيبى است از اطلاعات اوليه و نتيجه‌گيرى‌ها، تعابير، تفاسير، دخل و تصرفات و دگرگونى‌هاى ديگر. اين نوع اطلاعات اوليه و نتيجه‌‌گيرى‌ها، تعابير، تفاسير، دخل و تصرفات و دگرگونى‌هاى ديگر. اين نوع اطلاعات به‌دليل از دست دادن حالت اوليهٔ خود منابع دست دوم ناميده مى‌شوند.

لازم است توجه شود که روش استفاده از هر منبع دقيقاً بايد با توجه به موضوع مورد نظر و هدف پيش‌بينى شده در برنامه انتخاب گردد و از دخالت عوامل ناخواسته از قبيل نتيجه‌گيرى‌هاى قبلى يا برداشت‌هاى جمع‌آورى‌کنندگان قبلي، يا حتى تمايل مطالعه‌کنندگان فعلى (اگر به روند مطالعات جهتى نادرست مى‌دهند) جلوگيرى شود تا از اين طريق ماهيت امر همان‌طور که هست بر مطالعه‌کنندگان روشن شود.

اينکه کدام منبع اطلاعاتى بايد مورد استفاده قرار گيرد مسئله‌اى اختيارى است، البته نه در آن حد که تماماً از سوى طراح برنامه و بر اساس تمايل او عمل شود عواملى هستند که در اين خصوص او را به چند منبع هدايت مى‌کنند. انتخاب يکى از اين منابع، به‌نحوى که نياز اطلاعاتى او را برآورده سازد، امرى اختيارى و ترجيحى جلوه مى‌کند. بنابر اين انتخاب در واقع آزاد نخواهد بود. بلکه بر اساس شرايط موجود، نيازهاى اطلاعاتى و مخصوصاً امکانات صورت مى‌يگرد و برنامه‌ريز را به سوئى که مناسبترين جهت باشد هدايت مى‌کند. در اين زمينه اگر هنوز اطلاعاتى در خصوص پديدهٔ مورد نظر تهيه نشده باشد بالطبع راهى جز انجام مطالعات اوليه و تماس با منابع اصلى اطلاعاتى نيست حتى اگر انجام اين امر به تأمين امکانات و هزينه‌هائى نياز داشته باشد. بر حسب اهميت موضوع چنين امکاناتى تأمين مى‌شود که نوعى سرمايه‌گذارى براى تهيهٔ پايه‌‌هائى پرتوان در جهت تدوين برنامه است. در صورتى که امکانات مطالعه‌کنندگان استفاده از منابع دست اول را ميسر سازد مراجعه به منابع دست دوم تنها راه باقى‌مانده براى کسب اطلاعات مى‌تواند مورد استفاده قرار گيرد. براى تهيهٔ اين منابع، قبلاً هزينه‌هائى شده و اطلاعات مختلفى نيز در زمينه‌هاى مورد نياز برنامه‌ريز تهيه گرديده است اما مسئله آن است که در آنها ممکن است از ديدگاه برنامه‌ريز ناخالصى‌هائى وجود داشته باشد. در اين حالت اگر ديدگاه برنامه‌ريز با آنچه قبلاً عمل شده و موجود است منطبق نباشد لازم است اطلاعات با دقت تصحيح و حتى‌المقدور از ناخالصى‌هاى اضافه شده به آنها کاسته شود.

با اين همه، منابع دست دوم زمانى که بتوانند به‌خوبى نياز برنامه‌ريز را برآورده سازند به‌عنوان مناسب‌ترين منبع محسوب مى‌شوند و اصولاً در اين حالت نيازى به مراجعه به منابع دست اول احساس نمى‌شود. تشخيص اين امر بستگى کامل به ماهيت موضوع دارد که با توجه به آن نوع اطلاعات و در نتيجه منبع لازم جهت مراجعه و کسب آنها مشخص مى‌شوند.

از نکات قابل توصيهٔ ديگر در جهت استفاده از منابع دست دوم اين است که حتى‌المقدور سعى شود اطلاعات مورد نياز از منابعى جمع‌آورى شوند که اصالت و اعتبار آنها به اثبات رسيده باشدو مورد تأئيد مسؤولان و افراد ذى‌صلاحيت قرار گرفته باشد. در اين خصوص مى‌توان از گزارش‌ەاى رسمى ثبت و تأئيد شده، کتاب‌هاى علمى و فنى منتشر شدهٔ افراد ذى‌صلاحيت، با تجربه و متخصص ياد نمود.