سیستم ها و آینده مدیریت دانش

مدیریت دانش ترکیبی از چندین عنصر است, بنابراین نمی تواند تنها یک تعریف متمایز داشته باشد آرمان مدیریت دانش ایجاد جامعه ای است که در آن زبان مشترک و تخصص کافی وجود داشته باشد

امروزه مدیریت دانش به عنوان یک موضوع مهم و حیاتی درسازمان مطرح شده است. سازمانها بر این باورند که به کارگیری سیستم های مدیریت دانش می تواند به برتری بلند مدت خود در عرصه های رقابتی ادامه دهد. صاحبنظران مدیریت سازمانی به این نکته اشاره دارند که اگر سازمانی به راحتی نتواند شکل صحیحی از سیستم های مدیریت دانش را در جایگاه مناسب خود به کار برد، در عرصه های رقابتی جهانی با مشکل مواجه خواهد شد. با توجه به این مباحث، در این مقاله سعی داریم به منابع و نظامهای مدیریت دانش در هزاره سوم بپردازیم.

چند سال پیش مدیریت دانش و به تبع آن سیستم‌های مدیریت دانش به عنوان بزرگترین پدیده بعد از مهندسی مجدد و TQM پا به عرصه وجود گذاشتند. مدیریت دانش با نوآوریها و ابداعات در مهارتهای مدیریتی و یادگیری سازمانی نقاط مشترک بسیاری دارد. ابتدا مدیریت دانش بر سیستم‌های اطلاعاتی متمرکز بود و سپس نیروی خود را به روی توسعه سازمانی، مدیریت سرمایه هوشی فکری و مهارتهای مدیریتی تغییر داد.

در اواخر دهه ۱۹۹۰ نیز یادگیری اجتماعی، فهم سازمانی، نوآوری سیستماتیک و مدیریت تغییر به عنوان موضوعاتی برتر در مدیریت دانش مطرح گردیدند. بابررسی و تحلیل دانش واهمیت ویژگیهای آن در حیطه عملكرد سازمانهــــا می توان دریافت كه برخورداری از دانش و اطلاعات روزآمد برای ادامه حیات سازمانها به یك ضرورت انكارناپذیر تبدیل شده است. به خصوص اگر روند تغییر و تحولات دانش در جامعه به دقت مورد ارزیابی واقع شود. این نتیجه هم حاصل می شود كه جامعه فراصنعتی امروز جامعه ای اطلاعاتی است كه در آن به تدریج فناوریهای نیروافزا جای خود را به فناوریهای دانش افزا می دهند. (احمدپور داریانی، ۱۳۸۱).

از طرفی به نظر می‌رسد که سیستم‌های مدیریت دانش فعلی نمی‌توانند کلیه مزایای ارائه شده به وسیله فناوریهای کنونی را جذب ‌کنند زیرا این سیستم‌ها به منظور منعکس‌کردن رویکرد سنتی نسبت به مدیریت‌ دانش طراحی گردیده‌اند. اگر چه این رویکردها می‌توانند، ابزارهای قوی برای دستیابی و استفاده از حجم عظیم دانش سازمانی را فراهم كند، ولی محدودیتهای زیادی هم دارند، مانند:

(۱) این رویکردها نمی‌توانندکل دانش سازمانی را به اندازه کافی مورد توجه قرار دهند.

(۲) دانشی که از طریق این سیستم‌ها ارائه می‌شود معمولاً ناقص و کاربرد آنها مشکل است.

(۳) در ارائه و انتقال دانش، به ویژگیهای خاص کاربران توجه نمی‌کنند.

●الزامات سیستم‌های مدیریت دانش

به طور کلی، سیستم‌های‌ مدیریت دانش باید به همه افرادی كمك كند که در فرآیندهای ادراک، ارزیابی و سازماندهی کار مشارکت دارند. از جمله این افراد عبارتند از: کارکنان جدید سازمان مدیران، تحلیلگران سیستم، مشتریان و تهیه‌کنندگان مواد اولیه که در فرایندهای کاری کل سازمان مشارکت می‌كنند. با توجه به این مبحث، الزامات سیستم‌های مدیریت دانش عبارتند از :

۱ـ تأکید بر روی مفاهیم: سیستم مدیریت دانش باید مفاهیمی را تعریف كند که برای توصیف و تحلیل سازمان مورد نیاز است. مفاهیمی از قبیل : استراتژی سازمان، واحد سازمانی، فرایند کسب و کار و ... . باید توجه داشت که مفاهیم سازمانی جدای از یکدیگر قابل تعریف نیستند. بر خلاف سیستم‌های اطلاعاتی سنتی، سیستم‌های مدیریت دانش باید اجازه دهند سؤالاتی درباره مفاهیم سازمانی پرسیده شود. سؤالاتی مانند : فرایند کاری چیست ؟ مفاهیمی که فرایندهای کاری جدید را تعریف می‌کنند، کدامند ؟ مفاهیم سازمانی مربوط به استراتژی رهبری هزینه، کدامند ؟

۲ـ استفاده مجدد از دانش موجود: اگرچه اصطلاح واحدی برای توصیف دانش سازمانی وجود ندارد، اما تعدادی مفاهیم دقیق و مستند در این رابطه وجود دارند. یک سیستم مدیریت دانش باید یک مجموعه‌ کامل از دانش موجود را ایجاد كند. این کار دلایل گوناگونی دارد از جمله : استفاده مجدد از دانش نه تنها به لحاظ اقتصادی کار مفیدی است بلکه این کار می‌تواند به بهبود کیفیت محتوای سیستم مدیریت دانش نیز کمک کند و علاوه بر این، انجام چنین کاری، باعث بهبود ارتباط بین افراد می‌شود.

۳ـ مدیریت دانایی امری پایان ناپذیر: ممكن است مدیران دانش مدار احساس كنند كه اگر آنها تنها می توانستند دانش موجود در سازمان خود را تحت نظارت درآورند، كار خود را بااثربخشی انجام می دهند. فناوری جدید، رویكردهای مدیریتی نو و اهمیت مشتری همیشه باید در مدیریت دانش مدنظر قرار گیرند. شركتها، راهبردها، ساختارهای سازمانی و كالا و خدمـــــات خود را تغییر می دهند و به تغییر مداوم این عوامل براساس نیازهای محیطی تاكید دارند. مدیران جدید، نیازمند دانش جدید هستند. (صیف و کرمی،۱۳۸۲ ).

۴ـ حمایت از دیدگاههای مختلف: یک سیستم مدیریت دانش باید به منظور حمایت از استفاده‌کنندگان مختلف دانش و به دلیل وجود کارهای گوناگون در سازمان، دیدگاههای مختلفی را ارائه دهد که در مورد دانش از طریق سیستم مدیریت دانش ذخیره می‌شود.

۵ـ یکپارچه‌سازی دانش با اطلاعات: در سیستم‌های مدیریت دانش تأکید به روی دانش است نه اطلاعات. اما نه به این مفهوم که باید نسبت به اطلاعات کاملاً بی‌توجه بود. این موضوع به دو دلیل صورت می گیرد : اول اینکه، تمایز قایل شدن بین دانش و اطلاعات، که آن نیز به قضاوت ذهنی ما بستگی دارد و دوم اینکه؛ دانش ارزش اطلاعات را بالا می‌برد و در مقابل اطلاعات باعث افزایش ارزش دانش می‌شود.

۶ـ حمایت از آگاهی افراد نسبت به دانش سازمانی: به منظور افزایش یادگیری سازمانی، سیستم مدیریت دانش باید به انتشار دانش بینجامد. برای این منظور سیستم باید امکاناتی را فراهم کند که افراد به راحتی به اطلاعات و دانش دستیابی پیدا کنند ونیز به راحتی بتوانند آن را در اختیار افراد دیگر قرار دهند.

● چالشهای مدیریت دانش

سازمانهای خصوصی و دولتی ومحیطی که این سازمانها در آن فعالیت می‌کنند، به شدت تغییر یافته‌اند. سازمانها ناگزیرند به منظور سازش با محیط در حال تغییر و پر از رقابت، در ساختار خود تجدیدنظر کنند و نیاز دارند که در مقابل تغییرات محیط، انعطاف‌پذیری بیشتری نسبت به گذشته از خود نشان دهند و همچنین نیاز به شیوه‌های پیچیده‌تری دارند تا بتوانند سرمایه‌های دانشی خود را مدیریت کنند. (Dore , ۲۰۰۱)

آنها مجبورند که چرخه دانش خود را (مراحل تولید و انتشار دانش) به طور مؤثر کنترل کنند و همچنین از فرایندهای اجتماعی که به ایجاد دانش منجر می‌شوند، حمایت مؤثرتری به عمل آورند. سازمانهای جدید می‌دانند که:

(۱) قسمت عمدهٔ سرمایه‌های علمی آنان به شکل دانش ضمنی (دانشی که افراد از طریق تجربه و در حین کار به دست می‌آورند و به صورت مکتوب و مستند درنیامده‌اند) در دسترس آنان است که این شکل دانش نیازمند حمایت بیشتری از سوی سازمان است

(۲) نیازمند مکانیسم‌های منسجمی هستند که ترویج و مبادله دانش سازمانی را تسهیل کند.

(۳) نیاز به انطباق فرایندهای کاری سازمان با ویژگیهای خاص استفاده‌کنندگان از دانش (مانند جایگاه فرد در سازمان، شایستگیهای فرد، سبک شناختی و علایق و انگیزه‌های فرد) مورد نیاز است، تا کیفیت کاری افراد را به حداکثر ممکن برسانند.

اگرچه، سیستم‌های مدیریت دانش زیادی تاکنون ایجاد شده‌اند و همچنان در حال به وجود آمدن هستند، مع هذا، آنها تنها توانسته‌اند به میزان اندک نیازهای سازمانها و افراد را در رابطه با دانش سازمانی برطرف سازند. اغلب این سیستم‌ها از رویکردهای سنتی مدیریت دانش نشأت گرفته‌اند و اینگونه سیستم‌ها تنها توانسته‌اند از یکی از اجزای چرخه دانش (طبقه‌بندی دانش، ذخیره‌سازی دانش و اصلاح دانش) حمایت مؤثر به عمل آورند. اینگونه سیستم‌ها سه محدودیت دارند که در ذیل به طور خلاصه به این محدودیت‌ها می‌پردازیم :

▪ محدودیت مربوط به مدیریت دانش ضمنی؛

▪ محدودیت مربوط به توانایی درگیرساختن استفاده‌کنندگان دانش در یک مبادله پویا، فعال و مداوم دانش؛

▪ محدودیت مربوط به حمایت از هر کاربر (استفاده‌کننده از دانش) و همچنین توجه داشتن به تأثیر متقابل نقش ویژه هر کاربر در سازمان با شایستگیها، سبک‌شناختی، علایق و انگیزه‌های کاربر.

الف - نیاز به حمایت از دانش ضمنی افراد: سیستم‌های سنتی مدیریت دانش، دانش ضمنی افراد را مورد توجه قرار نمی‌دهند و دید آنان نسبت به دانش، بسیار محدود و سطحی است (Dulcenport , ۲۰۰۲). دانش ضمنی تمامی تجارب و مهارتهایی است که افراد بدون آگاهی و در حین کار به دست می‌آورند، و این شکل دانش، یکی از مهم‌ترین اشکال دانش برای سازمانهای جدید است(Nurdi , ۲۰۰۰).

چرا مدیریت‌کردن دانش ضمنی برای سازمانها خیلی مهم است؟

(۱) سازمانهای جدید دائماً در حال تغییر و تحول هستند و زمان کافی برای به شکل رسمی درآوردن این گونه دانش را ندارند.

(۲) به شکل رسمی درآوردن این دانش، کار بسیار مشکلی است.

(۳) استخراج این دانش از بین کارکنان، ممکن است باعث بروز مقاومتهای جدی از سوی افراد شود (به خاطر اینکه افراد این نوع دانش را به عنوان یک ابزار استراتژیک در نظر می‌گیرند که به وسیله آن می‌توانند موقعیت خویش را در سازمان حفظ کنند).

(۴) دانش ضمنی بیان‌کننده یک عنصر اساسی و ضروری برای یادگیری سازمانی است.

مدیریت دانش ضمنی، تنها محدود به فــــراهم‌كردن ابــزارهای ارتباطی(نظیر email و ...) نمی‌شود بلکه مدیریت دانش ضمنی باید پویایی تعاملات اجتماعی بین افراد را مورد حمایت قرار دهد.

در واقع فرض این نکته اشتباه است که افراد به طور ناخودآگاه و بدون هیچ گونه دلیلی دست به تعاملات اجتماعی می‌زنند (Dorine , ۲۰۰۲).

برای مثال نظریه های مبادلات اجتماعی بر این فرض استوارند که روابط داوطلبانه بین افراد به پیامدهای رضایت‌بخشی بستگی دارد که از این راه نصیب آنها می‌شود و تعهد نسبت به ارتقای روابط موجود، به میزان رضایت افراد از این روابط بستگی دارد (Thiabaut , ۱۹۹۸). ایجاد فرایند تعاملات اجتماعی در گروه پیچیده و وقت‌گیر است و شامل فاکتورهای بسیاری مانند (رسیدن به سطح قابل قبول اعتماد بین افراد) برای موفقیت می‌شوند، به همین دلیل نیازمند حمایت زیادی هستند (Dyer & Nobeoka , ۲۰۰۰).

ب - ضرورت توجه به ویژگیهای خاص هر کاربر: سیستم‌های سنتی مدیریت دانش معمولاً به ویژگیهای خاص هر کاربر توجه نمی‌کنند ولی سیستم‌های جدید باید سعی کنند که یک درک عمیق از کاربر به دست آورند که این فهم می‌تواند دربرگیرنده نقش فرد در سازمان، شایستگیهای فرد، سبک شناختی و علایق و انگیزه‌های او شود.

منابع و ماخذ

-۱ احمدپور داریانی، محمود (۱۳۸۱)، كارآفرینی: تعاریف، نظریات، الگوها، تهران: ناشر مولف.

-۲صیف، محمد حسن؛ کرمی، مقداد (۱۳۸۲)، مدیریت دانش رویکردی استراتژیک. تهران: مجله تدبیر، ش ۱۵۳، انتشارات سازمان مدیریت صنعتی

۳ - A. Angehn, T. Nebeth , L. Razmerita , C. Roda " K- InCA : using Artificial Agents for Helping people to Learn New Behaviors". Proc. IEEE, International conference on Advanced Learning Technologies (ICALT ۲۰۰۱) , IEEE Computer society , August ۲۰۰۱ , Madison USA. pp. ۲۲۵- ۲۲۶.

۴- Blom , J. (۲۰۰۲). A Theory of personalized Recommendations : proceedings : CHI ۰۲ conference on Hhuman Factors in computing Systems; ۵۴۰- ۵۴۱ Minneapolis , Minnesota , USA , Acm press NewYork , , NY , OSA.

۵- Davenport , T. H. (۲۰۰۲). some principles of knowledge Management , www. Bus.Utexas. Edu /kman/ kmprin. Htm.

۶- Dore , L , (۲۰۰۱) , winning Though knowledge : How to succeed in the knowledge Economy , Special Report by the Financial world. The chartered Institue of Bankers in Association with xerox.

۷- Dorine Andrew ," Audience – Specific online Community Design " communication of the ACM , April ۲۰۰۲.

۸- Dyer Jeff and Nobeoka kenturo, "creating and Managing A High – performance knowledge – sharing Network : the Toyota case " , strategic Management Journal ۲۱ : ۳۴۵ – ۶۷. ۲۰۰۰.

۹- George por , "knowledge Ecology and communities of practice. Emerging Twin Trends of creating True wealth. "knowledge Ecology Fair ۹۶.

۱۰- Nardi , B. , whittaker , S, Schwarz , H. , " It۰۳۹;s Not what You know , It۰۳۹;s not what You know : work in the Information Age, "First Monday , May , ۲۰۰۰. http : // www. first Monday. Org /issues/issue ۵-۵/ nardi/

۱۱- Thibaut , J. W. & Kelley , H. H. (۱۹۹۸) The Social Psychology of Groups. New York : Wley.

۱۲- Tuomi , I. (۲۰۰۲). Net works of Innovation : Change an Meaning in the Age of Internet, Oxford : Oxford University press.

۱۳- Toumi ,I. (۲۰۰۲). The Future or knowledge Management. Lifelong Learning in Eaurope , Vol VII , issue ۲/۲۰۰۲ , pp.۶۹-۷۹.

۱۴- Weick , K , E. (۱۹۹۵). Sensemaking in organization. Thousand oaks : Sage Publications.

محمد حسن صیف: كارشناس ارشد تحقیقات آموزشی مدرس دانشگاه پیام نور واحد جهرم

حمید عالی نژاد: كارشناس ارشد آموزشی و پژوهشی دانشگاه شیراز

مسلم صالحی: دانشجوی دكترای مدیریت آموزشی

---