كاربردVE و TRIZ در مدیریت پروژه

با وجود برنامه ریزی های علمی و دقیقی که برای پروژه های بزرگ و کوچک صورت می پذیرد, مواجهه با مشکلات و مسایل در دوره عمر پروژه ها, امری اجتناب ناپذیر و طبیعی است مشكلاتی كه از بدو كار قابل پیش بینی هستند و یا آن كه غیرمترقبه و ناخواسته رخ می دهند

با وجود برنامه‌ریزی‌های علمی و دقیقی که برای پروژه‌های بزرگ و کوچک صورت می‌پذیرد، مواجهه با مشکلات و مسایل در دوره عمر پروژه‌ها، امری اجتناب‌ناپذیر و طبیعی است. مشكلاتی كه از بدو كار قابل پیش‌بینی هستند و یا آن‌كه غیرمترقبه و ناخواسته رخ می‌دهند.

فایق آمدن بر این مشکلات، معمولا به واسطه تجربه‌های فردی و ذکاوت دست‌اندرکاران هر پروژه و به شیوه حل موردی، صورت می‌پذیرد. در حالی که تکنیک‌های توانمند حل مساله و نوآوری نظام‌یافته، می‌توانند رویکردی جدید را فرا روی مدیران و کارشناسان پروژه‌ها قرار دهند. رویکردی که تهدیدهای پیش روی پروژه را به فرصت، و ضعف در مواجهه با مشکلات، به قوت در حل خلاقانه آنها بدل می‌کند.

‌از جمله مطرح‌ترین و قدرتمندترین ابزارهای حل مساله، TRIZ و VE هستند که با قدمتی ۶۰ ساله به یاری صاحبان مساله‌ها می‌آیند و آنها را از گرفتاری‌های مشکلات، رهایی می‌دهند. در این مقاله به معرفی و چگونگی به‌کارگیری این دو متدولوژی توانمند در مدیریت یک پروژه ـ با هر ماهیتی که باشد ـ می‌پردازیم.

● مقدمه

در گذشته دور، نخبگانی در جوامع یافت می‌شدند که به مجموعه علوم روزگار خویش اشراف داشتند. دانشمندانی چون خیام و ابن سینا در ایران و کسانی نظیر افلاطون و ارسطو و یا معاصرترهایی چون لئوناردو داوینچی در سرزمین‌های دیگر، از جمله این نوابغ هستند. تحولات صورت گرفته و پیشرفت‌های پر شتاب و چشمگیر علمی و فناوری، چنین مجالی برای تعمق در علوم را از پژوهشگران امروزی سلب کرده است. امروزه تخصص در یک یا چند زمینه اصلی و عمیق شدن در آن و به موازات این امر، اطلاع از دیگر عرصه‌ها و تعامل آنها با زمینه‌(های) اصلی انتخابی، راهی است که پیش روی ما قرار دارد.

دانش مدیریت پروژه، دوران بلوغ و تکامل خود را طی می‌کند. كمبود منابع، بزرگی و پیچیدگی سازمان‌ پروژه‌ها، افزایش ابعاد پروژه، تشكیل شركت‌های بزرگ و حتی چند ملیتی برای انجام پروژه‌های بزرگ و ماهیت منحصر به‌فرد این پروژه‌ها، از جمله دلایل به‌كار گیری شیوه‌های نوین برای مدیریت پروژه است. این دانش در شرایط کنونی کشور ما به واسطه جدیت و اهمیت پروژه‌های متعددی که در حال اجرا یا برنامه‌ریزی هستند، مورد توجه خاص قرار گرفته است. انجام موفق یک پروژه، در وهله اول مرهون توانمندی‌ها و مهارت‌های سازمان دست‌اندرکار پروژه و در اولویت‌های بعد، وابسته به منابع مالی و سخت‌افزاری (تجهیزات) آن است.

برای به سرانجام رساندن پروژه‌ها، معمولا مدیران پروژه‌ها، از میان کسانی انتخاب می‌شوند که طی طریق مسیر پر فراز و نشیب پروژه را به خوبی بشناسند و با دانش و درایت خویش، بتوانند مجموعه منابع كاری پروژه (شامل منابع انسانی، تجهیزات و مواد و منابع مالی، اطلاعاتی و ...) را در خدمت نیل به اهداف آن به‌کار گیرند. بدین ترتیب، موفقیت زمانی حاصل خواهد شد که پیشرفت‌های پروژه، با برنامه‌ریزی‌های صورت گرفته آن، سازگاری داشته باشند و فعالیت‌ها مطابق با واقعیت‌هایی که از قبل در برنامه‌ها دیده شده‌اند، انجام شوند. موفقیت در مدیریت پروژه، مستلزم مدیریت بر تعامل بین محدوده‌ها، برای نیل به اهداف پروژه به بهترین روش ممكن است.

اما متاسفانه شواهد و واقعیت‌ها، گویای چیز دیگری است: تاخیر!

کمتر پروژه‌ای را سراغ داریم که میزان پیشرفت فیزیکی و مالی‌اش با برنامه آن مطابقت داشته باشد. بخشی از این عدم انطباق به واسطه ضعف در برنامه‌ریزی و تدارکات است و بخش دیگری حتما ناشی از بروز مسایل و مشکلاتی است که به صورت پیش‌بینی نشده در حین انجام پروژه به‌وجود می‌آیند و از پیش برای مقابله با آنها تدبیری اندیشده نشده است. مشکلاتی که نهایت سعی سازمان پروژه در پیشگیری از بروز آنها، ناکام می‌ماند و گذشت زمان و تحولات فن‌آوری و تغییر شرایط محیطی و اجتماعی، ممكن است طرح‌هایی را كه در یك مقطع زمانی دارای توجیه فنی و اقتصادی بوده‌اند، در شرایط جدید توجیه ناپذیر سازد.

قصد این مقاله، آگاه‌سازی مدیران و ذی‌نفعان پروژه‌ها از توانمندی‌های دو تکنیک قدرتمند حل خلاق مساله و ارایه‌کننده راه‌حل‌های اجرایی است. تکنیک‌هایی که فراتر از یک ابزار عمل می‌کنند و با ویژگی‌های منحصر به‌فرد خود، نه تنها مشکلات را حل می‌کنند، بلکه نتیجه‌ای بیش از انتظار را فرا روی تیم حل مساله قرار می‌دهند. این دو تکنیک، تئوری حل مساله به روش ابداعی یا TRIZ و مهندسی ارزش یا Value Engineering نام دارند. جالب آن است که تولد هر دو اینها در یک مقطع زمانی و در دو نقطه متفاوت این کره خاکی مقارن بوده است و هر دو با عمری نزدیک به ۶۰ سال، تنها ۱۰ سال از دانش مدیریت پروژه نوین ـ که پنجاه سال سن دارد ـ بزرگتر هستند.

● تعریف‌ها

۱) پروژه:

مجموعه تلاش‌های موقتی برای تحقق یك تعهد و ایجاد یك محصول یا ارایه خدمات مشخص است.

اصطلاح «موقتی» بدین معنا است كه پروژه‌ها در زمان‌های معین شروع می‌شوند و خاتمه می‌یابند. اصطلاح «مشخص» نیز به مفهوم این است كه خدمت یا محصول مورد نظر، كاملا تعریف شده و روشن بوده و از دیگر موارد مشابه متمایز است. هر پروژه در زمان مشخصی شروع می‌شود و در زمان مشخصی هم به پایان می‌رسد. به هر حال زمان هیچ پروژه‌ای نامحدود نبوده و پروژه یك تلاش مداوم نیست.

با این وصف، همه اینها می‌توانند نمونه‌ای از یک پروژه باشند:

▪ توسعه و یا تولید محصول یا خدمتی جدید؛

▪ اثر بخش نمودن ساختار، منابع انسانی و شیوه کار سازمان؛

▪ طراحی یک وسیله حمل و نقل جدید؛

▪ ایجاد یک سیستم اطلاعاتی جدید؛

▪ ساختن یک ساختمان یا تجهیز؛

▪ انجام یک مبارزه انتخاباتی برای یک گروه سیاسی؛

▪ اجرای یک سیاست جدید تجاری.

۲) مدیریت پروژه:

به‌كارگیری دانش، مهارت‌ها، ابزار و تکنیک‌های لازم در اداره جریان اجرای فعالیت‌ها، به منظور رفع نیازها و انتظارات متولیان از اجرای پروژه است. این انتظارات در سه بخش مختلف زیر متبلور می‌شود:

▪ محدوده زمان، هزینه و کیفیت پروژه؛

▪ متولیان، نیازها و انتظارات گوناگون آنها؛

▪ نیازهای مشخص و انتظارات نامعین در پروژه.

PMI (انجمن مدیریت پروژه آمریكا)، محدوده مدیریت پروژه را به ۹ گروه تقسیم كرده است:

▪ مدیریت یكپارچگی پروژه

▪ مدیریت محدوده پروژه

▪ مدیریت كیفیت پروژه

▪ مدیریت هزینه پروژه

▪ مدیریت زمان پروژه

▪ مدیریت منابع انسانی پروژه

▪ مدیریت ریسك پروژه

▪ مدیریت تدارك پروژه

▪ مدیریت ارتباطات پروژه

۳) مهندسی ارزش:

رویکردی است گروهی، نظام‌مند، کارکردگرا و دارای کاربرد حرفه‌ای که برای ارزیابی و بهبود ارزش یک محصول، طراحی یک وسیله، یک سیستم و یا اجرای پروژه‌های صنعتی، عمرانی و خدماتی به‌کار گرفته می‌شود.

مهندسی ارزش، متدولوژی قدرتمندی است برای حل مسایل، کاهش هزینه‌ها و به طور همزمان، بهبود عملکرد و کیفیت، که با شناسایی و ارتقای شاخص‌های ارزش و به‌کار گیری خلاقیت، رضایت مشتری را افزایش می‌دهد و به ارزش سرمایه‌گذاری می‌افزاید.

این متدولوژی در سال ۱۹۴۷ توسط لورنس دی. مایلز از کارشناسان ارشد خرید شرکت جنرال الکتریک آمریکا، ابداع شد. پس از جنگ جهانی دوم، صاحبان صنایع به دنبال مواد و روش‌های جایگزینی بودند که بتوانند بدون افت کیفیت هزینه محصولات تولیدی خود را پایین آورند. چنین تفکری منجر به یافتن شیوه‌ها و روشی شد که متدولوژی آن با نام مهندسی ارزش معروف گشت. مهندسی ارزش به مرور زمان و به سرعت در سراسر دنیا ترویج یافته است.

۴) تئوری حل مساله به روش ابداعی:

دانش جامعی است در برگیرنده فلسفه فکری و پنچ ستون اصلی تفکر، متدولوژی تعریف و حل مساله و مجموعه دوازده ابزار مختلف که بنا به نیازهای مساله به کمک فرد یا تیم حل مساله می‌آید. TRIZ مشکلات را با طرح چند پرسش اساسی در قالب مساله تعریف می‌کند و سپس با استفاده از ابزارهای خود به تحلیل ارتباط مساله موجود با مساله‌های مطرح در رده‌های بالاتر و پایین‌تر آن می‌پردازد و با تعیین سطح کنونی مساله، ابزار پیشنهادی حل آن را ارایه می‌کند.

پیدایش TRIZ به سال ۱۹۴۷ و کشور شوروی سابق باز می‌گردد. جایی که گنریش سائولوویچ آلتشولر، مهندس مکانیک و کارمند اداره ثبت اختراعات نیروی دریایی به یافتن رموز اختراع‌های ثبت شده و کشف وجوه مشترک پشت پرده و رسیدن به نوآوری‌ها کنجکاو شد. وی از صد و پنجاه سند اختراع شروع كرد و با کمک تیمش بیش از دو میلیون سند اختراع را بررسی نمود و پس از جمع‌بندی نتایج این پژوهش گسترده TRIZ را به همگان معرفی كرد. دانش، تکنیک و ابزاری که به طور قطع، از پس حل هر مشکل و مساله‌ای بر می‌آید.

توسعه TRIZ با مهاجرت متخصصان آن به آمریکا و اروپا و فروپاشی نظام حاکم بر شوروی سابق سرعت گرفت. امروزه بسیاری از نوآوری‌ها و اختراعات و جهش‌های علمی و فناوری به مدد به‌کارگیری دانش TRIZ رخ می‌دهد.

● مدیران پروژه

مدیران پروژه در مسیر انجام كار خود با بسیاری از امور نامعلوم و نامشخص روبرو هستند و قدرت خلاقیت و تطابق با شرایط، راهگشای مدیریت پروژه خواهد بود. اگر مدیران پروژه فقط بر روش‌ها و تجارب دیگران تكیه كنند، خیلی زود شكست خواهند خورد. تاخیر در برنامه‌های زمانی پروژه، افزایش هزینه‌های اجرایی واقعی نسبت به بودجه پیش‌بینی شده، دوباره‌كاری‌ها و استفاده نادرست از كارشناسان واحدها در اجرای پروژه، و تحمل خسارت‌های مادی و معنوی ناشی از عدم تحقق اهداف پروژه، برخی از مهمترین آثار و نشانه‌های مدیریت ضعیف پروژه به حساب می‌آید.

از این رو یكی از ویژگی‌های اصلی مدیران پروژه، قابلیت حل مساله است. به عبارتی فرد باید دارای خلاقیت و ابتكار، توان جمع‌آوری درست و كامل اطلاعات، تفكر تحلیلی بالا و دور اندیشی باشد. مدیر پروژه باید هنگام روبرو شدن با موانع و محدودیت‌ها از قدرت ابتكار و خلاقیت استفاده كند، ریسك‌های حساب شده انجام دهد، برای غلبه بر مشكلات و دستیابی به راه حل آنها ایستادگی و صبر داشته باشد و برای اجرای هر كار، هر تلاش ضروری را بكار بندد.

● چرا TRIZ و VE مساله‌های پروژه را حل می‌كنند؟

پروژه‌ها اصولا بر مبنای مدت، هزینه، پیچیدگی، ارزش اقتصادی، ریسك و سایر معیارها دسته‌بندی می‌شوند. در طول عمر پروژه همواره هزینه‌ها یكی از مهم‌ترین مسایل مدیران پروژه هستند. زمان نیز بسیار حائز اهمیت است، چون آن را نمی‌توان بوجود آورد و حتی اگر از آن استفاده هم نشود مصرف می‌شود. هزینه و زمان معین تا حدی در تعامل با یكدیگر بوده و به نوعی با هم معامله می‌شوند. یعنی اگر زمان را كاهش دهیم معمولا در نتیجه هزینه‌ها افزایش می‌یابد. بدین ترتیب اگر رویكرد و نگرش این دو تكنیك حل مساله (مهندسی ارزش و TRIZ)را در سازگاری با چارچوب پروژه بیابیم می‌توانیم به اثربخشی آنها در حل مشكلات پروژه‌ها مطمئن‌تر شویم.

مهندس سیدعلیرضا شجاعی

دكتر سیامك نوری - مهندس محمود کریمی

منابع و مراجع:

۱. انجمن مدیریت پروژه آمریكا، كمیته استانداردها، دانش مدیریت پروژه، آلادپوش، حمید، چاپ اول، تهران، انتشارات حامی پروژه، ۱۳۷۷.

۲. انجمن مدیریت پروژه،‌ استاندارد عملی انجمن مدیریت پروژه برای ساختارهای شكست كار، اصولی، نجابت،‌ سیدحسین، احسان،‌ چاپ اول، تهران،‌ انتشارات شركت ملی صنایع پتروشیمی،‌ ۱۳۸۲.

۳. كتاب اصول و مفاهیم برنامه‌ریزی و مدیریت پروژه. نوری، محمودی، شهریاری، سیامك، امیر، فرهاد. چاپ اول، تهران، انتشارات دانشگاه علم و صنعت ایران، ۱۳۸۲.

۴. كتاب جایگاه مهندسی ارزش در مدیریت پروژه. جبل‌عاملی، قوامی‌فر، عبادی، محمدسعید، كامران، مزدك. چاپ اول، تهران، سازمان مدیریت و برنامه‌ریزی كشور، ۱۳۸۳.

۵. كتاب مدیریت موثر برنامه‌ریزی و كنترل پروژه. اردشیر، عبداله. دانشگاه صنعتی امیركبیر، ۱۳۸۲.

منابع لاتین در دفتر مجله موجود می‌باشد.

---