هنر برقراری ارتباط موثر

یکی از لوازم موفقیت در مفهومی کلی به توانایی فرد در برقراری ارتباطات اثربخش و کارآمد بستگی دارد

یکی از لوازم موفقیت در مفهومی کلی به توانایی فرد در برقراری ارتباطات اثربخش و کارآمد بستگی دارد.

هنگامی که بتوانید ارتباط موثر برقرار کنید، دیگران به شما احترام می‌گذارند و اعتماد دارند و اگر در برقراری ارتباط چندان موثر عمل نکنید، زندگی‌تان را در یک یا چند بعد ناقص خواهید دید.

در حقیقت، ارتباط موثر زندگی را ثمربخش می‌کند، اما به شرطی که مهارت‌های این ارتباط را بیاموزیم، با شیوه‌های ارتباطی در مواجهه با افراد متفاوت آشنا شویم و سعی کنیم خطاهای ارتباطی خود را اصلاح کنیم.

● اهمیت ارتباط موثر در خانواده

ازدواج ، این پیچیده‌ترین شکل روابط انسانی بدون ارتباط اثربخش نمی‌تواند شکوفا شود. در زندگی بیشتر زوج‌هایی که امیدوارند ازدواجی پربار داشته باشند به دلیل فقدان مهارت ارتباطی لازم، به نوعی رابطه موازی بدون صمیمیت ختم می‌شود. پس برای اداره کردن خانواده، ارتباط موثر از اهمیتی بسزا برخوردار است.

در واقع در جایی که مهارت‌های ارتباطی وجود ندارد، عشق میان همسران، ‌دوستان، والدین و فرزندان به مقدار زیادی کاهش می‌یابد.

برای برقراری روابط رضایتبخش در خانواده، باید روش‌هایی کشف شوند که به ما کمک کنند تا حداقل روی بخشی از شکاف‌های بین فردی ما و دیگران پلی زده شود. در واقع ارتباط موثر میان زن و شوهر مستلزم آن است که دو طرف، با وجود تفاوت‌های بسیار خود را برابر احساس کنند.

شرایطی که زنان بپذیرند در مقامی برابر با مرد هستند و بدون احساس وابستگی و فرودستی می‌توانند از خود سخن بگویند و به توصیف و تشریح زندگی، روحیات و مشکلات خود بپردازند.

از سوی دیگر مرد نیز برای شنیدن آنچه زن می‌خواهد از خود بگوید،‌ باید او را همتای خود بداند البته اگر مردان حتی فقط به شنیدن آنچه همسرشان درباره خود می‌گویند تمایلی داشتند، بخش بزرگی از اختلال ارتباطی میان دو جنس تاکنون حل شده بود؛ چیزی که در حال حاضر با تحقق آن فاصله بسیاری داریم.

● برونگراها و درونگراها

هنگام برقراری ارتباط با برونگراها ‌دقت کنید، چرا که آنان بلافاصله با انرژی‌ای‌ که دارند شما را تحت تاثیر قرار می‌دهند. آنها که سرشار از زندگی‌اند تمایل دارند که کاملا حالت فیزیکی داشته باشند.

مثلا دستان خود را در اطراف تکان می‌دهند تا نکاتی را متذکر شوند و طیف وسیعی از حالات احساسی را از خود بروز می‌دهند.

از سوی دیگر،‌ درونگراها از نظر فیزیکی خوددارند و خونسردی و توداری از خود نشان می‌دهند. در گروه‌ها بخصوص افراد برونگرا انرژی کسب می‌کنند، در حالی که ممکن است درونگراها خود را کنار بکشند.

برونگراها در برقراری ارتباط معمولا بیشتر و بلندتر حرف می‌زنند، در حالی که درونگراها کمتر حرف می‌زنند. پس در برقراری ارتباط با یک فرد برونگرا اجازه بدهید صحبت کند و با صدای بلند افکار خود را بیان کند. از طرف دیگر اگر می‌دانید که با یک درونگرا طرف هستید، زمان بیشتری را صرف گوش دادن کنید، نه صحبت‌کردن.

● حس‌کننده‌ها و ‌شهودی‌ها

حس‌کننده‌ها افرادی هستند که تمایل دارند با عبارات کوتاه حرف بزنند، در حالی که شهودی‌ها بیشتر حاشیه می‌روند.

زبان برای فرد شهودی، ابزار بازی است، ولی برای حس‌کننده‌ها یک ابزار کاری است. شهودی‌ها دوست دارند جملات دیگران را تمام کنند، در حالی که حس‌‌کننده‌ها به احتمال بیشتر صبر می‌کنند تا طرف مقابل افکار خود را به طور کامل بیان کرده باشد، شهودی‌ها تکرار و جمع‌بندی می‌کنند.

حس‌کننده‌ها تمایل زیادی دارند که به شکل آراسته و مطابق با فعالیتی که دارند لباس بپوشند، در حالی که شهودی‌ها برای خوشایند خود لباس می‌پوشند. لازم است در برخورد با حس‌کننده‌ها دقت کنید که آنان بررسی شفاف موضوع دم‌دست را دوست دارند پس حقایق، مثال‌ها و مواردی را ارائه کنید.

جملات را به طور کامل ادا کنید و برای تاکید بر استدلال‌های خود از مثال‌ها زیاد استفاده کنید. از طرفی شهودی‌ها چون ترجیح می‌دهند که نخست تصویری بزرگ از موضوع دریافت کنند، سعی کنید از استعاره و تشبیه برای آنان بیشتر استفاده کرده و بر حقایق خیلی پافشاری نکنید.

● متفکرها و‌ احساس‌کننده‌‌ها

متفکرها در روابط بین فردی سردند، در حالی که احساس‌کننده‌ها گرم هستند. از طرف دیگر، متفکرها اعتماد به نفس دارند، آنها دوست دارند سریع به اصل موضوع بپردازند و حداقل زمان ممکن را هدر دهند.

در جایی که احساس‌کننده‌ها از تعارض دوری می‌گزینند، متفکرها به احتمال زیاد بر آن (تعارض)‌ اصرار می‌ورزند. در جایی که احساس‌کننده‌‌ها عاطفی هستند، متفکرها طرفدار واقعیتند.

در مواجهه با متفکرها، ‌منطقی و خوددار باشید. از آنها نپرسید چه احساسی دارند، بلکه بپرسید به چه فکر می‌کنند.

با آنان مختصر حرف بزنید و چیزی را تکرار نکنید، اما در رابطه با احساس‌کننده‌ها به موضوعات مردمی بپردازید، تماس چشمی قوی برقرار کنید، پی‌درپی لبخند بزنید و دوستانه برخورد کنید.

● قضاوت‌کننده‌ها‌ و‌ ادراک‌کننده‌ها

افراد قضاوت‌کننده در ظاهر بیرونی خود بیشتر رسمی‌اند در حالی که ادراک‌کننده‌ها بیشتر سرسری‌اند. در حالی که قضاوت‌کننده‌ها خوددار، جدی و قاطع هستند، ادراک‌کننده‌ها بیشتر دوستدار تفریح، بازیگوشی و گستاخ هستند. قضاوت‌کننده‌ها اغلب به نظر می‌رسد که عجله دارند.

ادراک‌کننده‌‌ها بیشتر ظاهر آدم‌های آرام را دارند. قضاوت‌کننده‌ها سرراست و دارای اعتماد به نفس هستند، در حالی که ادراک‌کننده‌ها انعطاف‌پذیرترند و در اتخاذ راهکاری خاص، کمتر مصمم هستند.

در برقراری ارتباط با قضاوت‌کننده‌ها مسائلی را که مطرح می‌کنید، حل و فصل کنید و جمع‌بندی نمایید. به آنها اجازه بدهید که تصمیم بگیرند و زمان آنها را هدر ندهید. از طرف دیگر به نیاز ادراک‌کننده‌ها برای پرسیدن احترام بگذارید. تصمیمات خود را بر آنها تحمیل نکنید و به آنان امتیاز بدهید.

● شیوه‌های ارتباطی

شیوه‌های برقراری ارتباط به این شرح است:

نکته: در یک ارتباط دوجانبه دو طرف انتظارات خاصی دارند که اگر این انتظارات برآورده نشود عکس‌العمل‌ها توام با سرخوردگی و عصبانیت خواهد بود

▪ شیوه ارتباطی بسته: در برخورد مثلا کارکنان با شیوه ارتباطی بسته، آنان را در محیطی قرار دهید که احساس امنیت بیشتر کنند. آنها در محیطی که به برخورد زیاد با دیگران نیاز ندارند، بهتر کار می‌کنند. همچنین مدیران دارای شیوه ارتباطی بسته را تهدید نکنید، از آنان زیاد سوال نکنید و انتظار هیچ‌گونه تقدیر، راهنمایی، انتقاد یا کمک از او نداشته باشید.

▪ شیوه ارتباطی کور: کارکنان با این شیوه ارتباطی اعتماد به نفس بالایی دارند، در بحث‌ها تبحر زیادی دارند، انتقادات را جدی نمی‌گیرند و اهل سازش نیستند. آنان برای قدرت احترام زیادی قائلند و اغلب کارکنانی سختکوشند، پس سعی کنید از مهارت‌ کارکنان با این شیوه ارتباطی در افزایش بهره‌وری بیشتر استفاده کنید.

اگر امکان داشت به آنان اجازه دهید مسوولیت کامل یک پروژه را به عهده بگیرند. همچنین در برخورد با مدیران با شیوه ارتباطی کور به انتقادات آنها گوش دهید و به آنها احترام کافی بگذارید. معمولا این دسته از مدیران از ارائه هرگونه پیشنهاد متنفر هستند و اگر با دید غلط این مدیر برخورد کنید، وضعیت کاری شما بسیار دشوار خواهد شد.

▪ شیوه ارتباطی پنهان: به خاطر بسپارید که ممانعت از کارکنان دارای شیوه ارتباطی پنهان کار دشواری است. آنها تمایل به موفقیت دارند ولی تقریبا به کسی اعتماد ندارند، با آنان صریح و روشن باشید.

به آنها نشان دهید همکاری گروهی صادقانه، تنها راه پیشرفت است. در برقراری رابطه با مدیری با شیوه ارتباطی پنهان، انتظار نداشته باشید که همه چیز را به طور آشکارا بیان کند. این مدیر ممکن است اهل نیرنگ باشد و همیشه در رفتارش صداقت نداشته باشد.

کاری کنید که مدیرتان اطمینان حاصل کند که شما در پی به دست‌آوردن سمت او نیستید. البته از برخوردهای حساب‌شده و بادرایت با وی هراسی نداشته باشید چراکه این مدیر در چنین شرایطی اغلب عقب‌نشینی خواهد کرد.

▪ شیوه ارتباطی باز: در مواجهه با کارکنان با شیوه ارتباطی باز به آنان اعتماد کنید چرا که به اعتماد شما پاسخ خوبی می‌دهند. آنها را در محیطی قرار دهید تا دوستی‌ها گسترش یابند و به آنها وظایفی محول کنید که دارای چالش باشد. کارکنان شیوه ارتباطی بسیار باز، اغلب زیاد صحبت می‌کنند، تصور نکنید این افراد نمی‌توانند همزمان هم کار کنند و هم صحبت کنند. در ارتباط با مدیران باز، صداقت داشته باشید و به صورت باز برخورد کنید. البته از درایت خود نیز استفاده کنید. همچنین در تبادل احساسات شغلی، تردیدها و دغدغه‌ها درنگ نکنید.

● حفظ ارتباط

روابط مستحکمی که ما در محل کار یا در هر مکان دیگری برقرار می‌کنیم، به یک یا چند نیاز ما پاسخ می‌دهد. تا وقتی که این روابط در رفع نیازهای متقابل کارآمد باشد، تداوم خواهد یافت، در غیر این صورت روابط رو به زوال خواهد رفت. معمولا در برقراری روابط و حفظ آن دو عامل مهم باید به خاطر سپرده شود:

۱ ـ انتظارات مشخص و روشن

۲ ـ کیفیت متقابل روابط فردی

در یک ارتباط دوجانبه، هر یک از طرفین ارتباط، انتظارات خاصی از یکدیگر دارند. رییس شما انتظارات مشخصی از شما و سایر کارکنان دارد. شما نیز انتظارات خاصی از رییس و همکاران خود دارید. متقابلا همکاران شما نیز انتظاراتی از شما و یکدیگر دارند. چنانچه انتظارات ما برآورده نشود عکس‌العمل‌ها توام با سرخوردگی، عصبانیت، سوءظن و عدم اعتماد خواهد بود.

برخی از افراد این احساسات را درون خود نگه می‌دارند، اما برخی دیگر دست به اقدام تدافعی می‌زنند. درواقع هر بار که انتظارات ما برآورده نمی‌شود، به روابط ما خدشه وارد می‌شود و تا وقتی که انتظارات برآورده و موشکافی نشود، تغییر رویه صورت نگیرد یا انتظارات به طریقی مورد بازنگری قرار نگیرد، روابط رو به نابودی خواهد رفت. در ارتباطات بین‌فردی اغلب انتظارات ما ناگفته باقی می‌مانند تا وقتی که این انتظارات زیر پا گذارده می‌شود.

ما تصور می‌کنیم دیگران می‌دانند چه انتظاری از آنها داریم بدون این که به آنها چیزی گفته باشیم. در مورد کیفیت دوسویه روابط میان فردی نیز باید گفت، روابط میان فردی و دارای ماهیت متقابل است.

به عنوان مثال چنانچه همکاری برای شما کاری انجام می‌دهد، مثلا شما را در انجام کاری دشوار کمک می‌کند، شما نیز متقابلا سعی می‌کنید تا کاری برای او انجام دهید.

به لحاظ ماهیت روابط متقابل افراد براساس چگونگی برداشت‌شان از دیگران و ماهیت ارتباطات، با آنها (دیگران)‌ ارتباط برقرار می‌کنند. تا وقتی که این روابط دوجانبه ادامه داشته باشد، رابطه نیز افزایش می‌یابد.

چنانچه کاری که شما برای دیگری انجام می‌دهید به طرز چشمگیری بیشتر از چیزی باشد که دیگران برای شما انجام می‌دهند، ماهیت متقابل رابطه شما از تعادل خارج می‌شود و رابطه یا رو به زوال خواهد رفت یا حداقل تا زمانی که تعامل مجدد برقرار شود، معلق باقی خواهد ماند.

معصومه اسدی