فرایند برنامه ریزی استراتژیک

فرایند مدیریت استراتژیک نیاز به یک توافق جمعی از سوی اعضای سازمان دارد تا به اهداف خود برسد

تدوین و تنظیم برنامه‌ریزی استراتژیک فرایندی است که از اتفاق نظربرای تلاش در جهت برنامه ریزی آغاز و به اجرا ،ارزیابی و باز خورد نتایج ختم می شود.

طی این فرایند روش های برنامه ریزی مسایل استراتژیک از قبیل روش مستقیم ،مبتنی بر هدف و سناریو مطرح و در خصوص تدین و تنظیم برنامه های استراتژیک از سه روش الگویی برای فرایند تصمیم گیری ،فرایند اشتراک مساعی و مراتب و رویه های سازمانی مورد بررسی قرار می گیرد.

امروزه بیشتر سازمان ها برای افزایش توانمندی ها،رشد وبقای بلندمدت و کاهش ریسک عملیات خود نیازمند تدوین برنامه هایاستراتژیک می باشند .این برنامه ها ارتباط مستقیمی با سیاست ها،اهداف ،مأموریت ها ، اندازه ، پویایی، درجه پیچیدگی و ساختار سازمان دارد .از این رو برنامه ریزی های استراتژیک می بایست با نگاه به آن عوامل تعیین گردد.وضعیت پیچیده پیش روی مدیران و برنامه ریزان سازمان را ناگزیر می کند که از اندیشه و رویکرد سیتمی برای شناخت ،تجزیه و تحلیل فرصت ها ،موقعیت ها،تهدید ها و محدودیت های محیط بیرونی و جنبه های مثبت و منفی (نقاط قوت و ضعف) درونی سازمان استفاده نموده ،آنگاه توانایی ها و ظرفیت های سازمان رابا اطلاعاتی که از تجزیه و تحلیل ها بدست آمده ترمیم و تقویت نموده تا شرایط برای اجرای برنامه ها در سازمان بوجود آید .سازمان ها می بایست با شناخت مفاهیم ،بستر ها استراتژی و چگونگی فرایند برنامه ریزی استراتژیک چشم انداز های آتی خود را تر سیم نموده تا بتوانند با شرایط آینده پیش روی خود ساز گاری و انطباق داشته باشند و به عملیات و بقای خود ادامه دهند.

● فرایند برنامه ریزی استراتژیک

برنامه ریزی استراتژیک به سازمان ها کمک می کند تا خود را برای مواجهه با موقعیت های جدید و تنظیم رفتار ها و ایجاد واکنش های مناسب با شرایط پیش آمده،آماده نماید .در این روند سازمان ها نیازمند اقداماتی می باشند از قبیل کسب آگاهی و بصیرت در حوز ه و قلمرو کنترل خود،اتخاذ استراتژی –های مناسب در ارتباط با محیط های متغیر ،تدوین پایه و اساس محکم برای تصمیم گیری و ارتقای مهارتها و بصیرت های تصمیم گیری.خلاصه اینکه برنامه ریزی استراتژیک رامی توان اقدامی سازماندهی شده و نطام یافته برای اتخاذ تصمیمات بنیادی و اجرای فعالیت هایی که ماهیت و جهت گیری سازمان را در چهارچوب قوانین و مقررات شکل می دهد.

● فرایند برنامه ریزی

روند فرایند برنامه ریزی نیازمند این است که تصمیم گیران در سازمان با تشخیص وتعیین مسیر فعالیت و حرکت سازمان و طی فرایندی سازمان یافته و منطقی که شامل تفکر و اقدام استراتژیک می باشد و فرایند مذکور شامل نه مرحله به شرح زیر است که به طور خلاصه بیان می شوند.

۱) اتفاق نظر برای تلاش در جهت برنامه ریزی استراتژیک که دارای زمینه های زیر است :

- هدف تلاش و فعالیت-تعیین معیارها و اولویت های فرایند برنامه ریزی-چهارچوب،شکل و زمانبندی مطالب و گزارش ها –نقش،وظایف و تر کیب اعضای تیم برنامه ریزی و هماهنگ کنندگان برنامه ریزی –تأمین منابع لازم برای تحقق تلاش ها ی مورد نظر .

۲) بررسی ،تشخیص و تعیین مأموریت ها و تعهدات :در این مرحله باید تعهدات صریح و ضمنی اعم از رسمی و غیر رسمی که از محیط بیرون بر سازمان تحمیل می شود (مجموعه باید ها و نباید ها)شناسایی و تبیین شوند .بی توجهی به این مرحله می تواند سازمان را با مشکلات زیر روبرو کند .

- دشوار شدن احتمال انجام مأموریت ها و تعهدات –ضعف در تشخیص مجاز بودن و نبودن فعالیت ها –کدر شدن محیط فعالیت سازمان .

۳) تدوین ،تنظیم و تبیین رسالت و هد ف ها : در این مرحله سازمان باید ذی نفعان را بشناسد و نحوه برخورد با آنها را مشخص کند . ذی نفعان شخص ،گروه یا سازمانی است که می تواند برسازمان تأثیر بگذارد و یا تحت تأثیر خروجی یافراورده سازمان باشد.

۴) ارز یابی محیط بیرونی :محیط بیرونی سازمان شامل فرصت ها ،تهدیدات و تنگنا هایی که در چهار چوب روند ها ،تحولات سیاسی و اقتصادی ،اجتماعی و فنی –ماهیت ارباب رجوع ،رقبا و همکاران سازمان است .

۵) ارزیابی محیط درونی : برای شناختن نقاط ضعف و قوت سازمان ،تجزیه و تحلیل محیط درونی آن ضروری است و شامل –ورودی های سازمان (منابع )- استراتژی مورد عمل ( عملکرد ) می باشد .

هر استراتژی موثرباید بر پایه نقاط قوت سازمان و استفاده از فرصت ها و به حداقل رساندن تنگنا ها و تهدیدات بنا شود .

۶) تشخیص و تبیین مسایل استراتژیک : این مورد مبتنی بر خط مشی سازمان است وبر مأموریت ها، تعهدات ،رسالت ،هدف ها و فراورده -های آن تأثیر می گذارد .بطور کلی برخورد مناسب و موثر با مسایل استراتژیک و تبیین آن ها بر بقا و موفقیت سازمان اثر دارد .سازمانی که امور استراتژیک خود را نشناسد قادر به رفع تنگنا ها و تهدید های محیط بیرونی و استفاده از فرصت های مهم نخواهد بود .

۷) تدوین و تنظیم استراتژی :تدوین و تنظیم استراتژی ها با تعیین دیدگا ه –ها و راهکار های قابل اجرا آغاز می شود که در این مورد توانمندی اجرایی راهکارها اهمیت خاصی دارد .از این رو یکی از وظایف مهم تیم برنامه ریز مشخص نمودن موانع موجود در راه دستیابی به راهکارها و اهداف و دریافت یا ارایه پیشنهاد هایی برای رفع آن ها است .

۸) تشریح و توصیف موقعیت آینده :در خاتمه برنامه ریزی استراتژیک سازمان باید قادر باشد تا تصویر روشنی از اجرای موفقیت آمیز استرتژی –های پیش بینی شده ارایه نماید این تصویر در واقع همان چشم انداز موفقیت سا زمان تلقی می شود.

۹) اجرا و ارز یابی : در روند اجرای مراحل برنامه ریزی استراتژیک لزوما َ نباید در انتظار تکمیل هشت مرحله پیش شد بلکه هر مرحله می –تواند مستقلا دارای گام اجرایی باشد.پس از اجرا ارزیابی و کنترل صورت می گیرد.

بادر نظر گرفتن سطوح و مأموریت های سازمان ،در اجرای فرایند برنامه ریزی استراتژیک دو مرحله پیش بینی شده می شود :

الف) طرح های استراتژیک از پایین به بالا در چهار چوب پیش بینی هایی که در رأس سازمان بعمل آمده ،در سطوح مختلف مورد بررسی قرار می‌گیرند و اصلاحات لازم و مورد نیاز روی آنها انجام می شود .

ب) طرح های اجرایی برای تحقق برنامه های استراتژیک تدوین و تنظیم می شود و به تصویب شورای سیاست گذاری سازمان می رسد.

● زمینه های تعارض در برنامه ریزی استراتژیک :

می توان گفت اساسا َبرنامه ریزی استراتژیک با بسیاری از اندیشه های سنتی اداره سازمان ها و فرضیه های اساسی رایج در فرهنگ سازمانی مؤسسات در تعارض است جنبه های تعارض را می توان بطور خلاصه به شرح زیر برشمرد (ایگور انسف ومک دانل ،۱۳۷۵ ،ف ۲-۳ ؛براسیون ،۱۳۶۹ ،ص ۶۰-۸۰ )

- مشارکت دادن گروه های خارج از سازمان ،مانند مشتریان در فرایند تولید سازمان که می تواند منجر به تحریک آنها ،افزایش نفوذ و بالا رفتن سطح انتظاراتشان شود.

- بودجه بندی سالانه و تأمین منابع در آمدی و امور مالی

- محدودیت برنامه ها و طرح های رسمی بلند مدت با آزادی عمل و تغییر جهت –گیری سازمان در آینده متناسب با شرایط فنی ،اقتصادی و بازرگانی

- علنی شدن مشکلات تخصیص منابع و اولویت های داخلی سازمان با برنامه – ریزی های جامع و فراگیر سازمان که بهتر است محرمانه باشند و قسمتی از فرایند بودجه بندی سالانه محسوب می شوند

- مشکل بودن تعیین اینکه چه چیزی استراتژیک است و چه چیزی استراتژیک نیست؛

در هر حال موارد ذکر شده را می توان از جنبه های مثبت برنامه ریزی استراتژیک در نظر گرفت چرا که باعث انجام کارهایی می شود که بطور سنتی امکان پذیر نیست.

▪ برنامه ریزی استراتژیک مدیران را در دستیابی به اهداف زیر کمک می کند:

۱) شکل گرفتن تفکر و اندیشه استراتژیک در سازمان

۲) تشخیص جهت گیری آینده سازمان

۳) تأثیر پذیری تصمیمات حال از نتایج و باز خورد های تصمیمات آتی

۴) تدوین مبانی جامع و قابل دفاع برای تصمیم گیری

۵) توجه به عاقبت اندیشی در قلمرو تحت کنترل سازمان

۶) توجه به حل مشکلات اساسی

۷) بهبود عملکرد،معیارها وراههای سنجش اهداف

۸) کسب آمادگی برای مواجهه با محیط متغیر

۹) تشکیل گروه های برنامه ریز و رعایت بیشتر اصول کارشناسی

● روش های شناسایی و تعیین مسایل استراتژیک:

الف) روش مستقیم :در این روش برنامه ریزان پس از تعیین مأموریت ها و تعهدات سازمان و تجزیه و تحلیل نقاط ضعف و قوت و همچنین تبیین فرصت ها ،تهدید های خارج از سازمان مستقیما به بررسی مسایل استراتژیک اقدام می نماید

ب) روش مبتنی بر هد ف :در این روش سازمان پس از مشخص کردن اهد اف ومقاصد ،مبادرت به تبیین و پیش بینی استراتژی ها یی برای رسیدن به آنها می -نماید.برای این که این روش کارایی داشته باشد نیاز است که توافق نسبت به اهداف وجود داشته باشد ونیز اهداف به اندازه کافی مفصل و مشخص با شند ،کاربرد این

روش در سازمان های دارای ساختار سلسله مراتبی بیشتر است .

ج) روش سناریو :در این روش سازمان با تبیین تصویری آرمانی که مایل است در آینده بدان دست یابد را مشخص می کند و چگونگی رسیدن به وضعیت بهتر را با توجه به دید گاههای عملی و برنامه ای خود را تبیین می نماید .این روش در موارد زیر از کارایی بالایی برخوردار است ؛

- نیاز به وجود تغییر سریع

- روبرو شدن سازمان با مشکل در تدوین اهداف

- روبروشدن سازمان با مشکل تشخیص اهداف استراتژیک

- پایبندی کمتر به مأموریت ها ،تعهدات و رسالت های اولیه

- لزوم در نظر گرفتن شرایط و منابع مختلف و جا نشین برای برنامه های آینده

● روش های برنامه ریزی استراتژیک :

با توجه به اینکه برنامه ریزی استراتژیک بر یک سلسله فرض های درون و برون سازمانی استوار است سه روش برای تدوین آن می توان مطرح کرد؛

۱) الگویی برای فرایند تصمیم گیری :در این الگو به چگونگی و نحوه اتخاذ تصمیمات و اجرای آن ها در طول زمان توجه می شود .در الگو روشن کردن آنچه که باید انجام گیرد هدف اصلی است .از این روست که سازمان ها می توانند در باره تمام فعالیت هاو امور خود استراتژی داشته باشند .مدل های تصمیم گیری با شناسایی مهمترین عوامل تشکیل دهنده تصمیمات سیاست های سود مند و مفیدی را برای حل مسایل سازمان ارایه می دهند .از انواع سبک های تصمیم گیری می توان به سه نوع اشاره کرد ؛سبک تصمیم گیری متمرکز ،غیر متمر کز و مشارکتی.برای اعمال سبک‌ها شیوه های گوناگونی وجود دارد که عبارت است از شیوه تصمیم گیری بر اساس انتخاب گروهی ،نظر کار شناسان ،ضوابط اداری و مدل های تعاملی که خود شامل مدل سیستمی ،مدل سیاسی ،رویه های هر از گاهی ،مدل تحلیلی،مدل تصمیم هنجاری (حمیدی زاده ،۱۳۷۷ص ۶۷-۸۴ )

۲) فرایند اشتراک مساعی: براساس این فرایند ،اشتراک مساعی میان واحد های صف و ستاد سازمان صورت گرفته تا با موافقت عمومی سازمان برای دستیابی به هدف‌های برنامه ریزی شده امکانپذیر شود .از شیوه های مرسوم در این روش بحث و تبادل نظر میان متخصصان و ذی نفعان است .

۳) مراتب و رویه های سازمانی: در این روش هدف برآورده کردن انتظارات و نیازهای متقاضیان به خدمات و فراورده های سازمان است در تهیه و تنظیم طرح و برنامه های سا زمان مراتب و رویه های سازمانی نقش تسهیل کننده یا کند کننده دارند چراکه تخصیص منابع ،نحوه هدایت منابع ،نظارت و ارزیابی برنامه ها تحت تأثیر تشریفات اداری بوده و مراتب و رویه های سازمانی در طول سلسله مراتب سازمانی وجود دارند اگر چه هر چه به سطوح بالاتر سازمان (مدیران ارشد )

نزدیکتر شویم از نقش مراتب و رویه ها کاسته می شود ،هر چه به سطوح پایین تر نزدیک شویم بر عکس آن صادق است .در کل برای رسمیت پیدا کردن طرح ها و برنامه ها تعهد به رعایت آن ها در تمامی سطوح مدیریت ضروری است.

‌● راهکار های اجرایی:

در طی فرایند برنامه ریزی استراتژیک که یک فرایند یادگیری وممارست برنامه ریزی است همگرایی، اشتراک مساعی و تعامل نیرو های برنامه ریز و اجرایی و نیرو ها در همه سطوح سازمان بوجود می آید .این کار موجبات انتقال تجارب مفید ،یادگیری ایده ها و دیدگا ه ها می شود .

در طی فرایند برنامه ریزی استراتژیک مجموعه ای از هنجارها ،ضوابط ،ارزشها والگو ها شناخته می شوند و پس از توافق عمومی بینشهای هدایت و برنامه ریزی شناخته می شوند .

ـ مدیران ارشد صف و ستاد باید حامی ،مدافع و تداوم بخش برنامه ریزی استراتژیک و قادر به اجرا و هدایت آن باشند

- اشتراک مساعی و اتفاق نظر از سازو کارهای اصلی تدوین وتنظیم برنامه های استراتژیک محسوب می شود

- انطباق برنامه های استراتژیک بامنبع مالی و بودجه ای و نیروی انسانی و تجهیزات سازمان ضروری است

- استقرار نظام تشویق وارزشیابی برای حمایت از افراد پایبند به اجرای برنامه ها

- دوره اجرا و تحقق برنامه های استراتژیک دو تا پنج سال در نظر گرفته می شود

- استفاده از آخرین اطلاعات و جذب متخصصان برای بهره گیری از توان فکری و بصیرت آنها یک اصل شناخته می شود

- انطباق فرهنگ سازمانی با برنامه استراتژیک از دیگر ساز و کارهای اجرای موفق برنامه های استراتژیک می باشد.

در پایان باید توجه داشت که برنامه ریزی استراتژیک هر سازمانی با توجه به ساختار ،نقاط قوت و ضعف ،فرصت هاو تهدید ات محیط بیرونی مخصوص آن سازمان بوده و هر گونه کپی برداری از برنامه های استراتژیک جایز نمی باشد.

ایرج حاتمی

منابع

حمیدی زاده ،محمدرضا (۱۳۸۴)برنامه ریزی استراتژیک

مک دانلد ،جان (۱۳۸۱)ترجمه و تدوین بدری نیک فطرت ،تهران :نشر توحید

هیچینز ،درک (۱۳۸۲)کاربرد اندیشه سیستمی ،ترجمه رشید اصلانی ،تهران ،:مؤسسه عالی آموزش و پژوهش

Resources,journal knowledge management,vol۸,no ۶ ,pp.