چگونه جلسات موفق داشته باشیم؟

تا کنون چند بار با این مشکل مواجه شده‌اید که با فلان مدیر، کاری واجب داشته‌اید و با جمله تکراری «آقای مدیر در جلسه هستند مواجه شده‌اید» یا خود این جمله را مرتبا تکرار کرده‌اید که «وقت نمی‌کنم، گرفتارم، کلی جلسه دارم!»

تا کنون چند بار با این مشکل مواجه شده‌اید که با فلان مدیر، کاری واجب داشته‌اید و با جمله تکراری «آقای مدیر در جلسه هستند مواجه شده‌اید» یا خود این جمله را مرتبا تکرار کرده‌اید که «وقت نمی‌کنم، گرفتارم، کلی جلسه دارم!»

یکی از مشکلات اغلب مدیران امروز بنگاه‌های تجاری جلسات مداوم و بعضا بدون نتیجه است، جلساتی که وقت زیادی از آنها می‌گیرد و کمترین نتیجه مورد انتظار را هم برای آنها در بر دارد در تحقیقاتی که از جلسات مدیران مختلف در رشته‌های متفاوت انجام شده است نشان می‌دهد مدیران‌ عالی‌ و میانی‌ سازمان‌ها به‌طور متوسط‌ در هفته‌ حداقل‌ ۱۷ ساعت‌ از وقت‌ خود را در جلسات‌ سپری‌ می‌کنند. این‌ در حالی‌ است‌ که‌ آنها اظهار می‌کنند تنها ۵۶ درصد از جلساتی‌ که‌ در آن‌ حضور داشتند مفید بوده‌ و بیش‌ از ۲۵ درصد جلسات‌ غیرضروری‌ بوده‌ و می‌توانست‌ از طریق‌ مکالمه‌ تلفنی‌ یا ارسال‌ یک‌ یادداشت‌ این‌ کار انجام‌ گیرد. و بیش از ۳۰ درصد زمان اختصاص یافته به مابقی جلسات صرف اموری غیر از دستور کار جلسه شده است و بیش از ۲۵ درصد از جلسات نیز بدون نتیجه به پایان رسیده است با محاسبه ای ساده می‌توان نتیجه گرفت از میانگین ۱۷ ساعت وقت صرف شده در جلسات تنها ۷/۴ ساعت آن مفید بوده است و در سایر موارد تنها وقت افراد را تلف کرده است این در حالی است که در بخش بزرگی از سازمان‌های ایرانی میزان حضور مدیران در جلسه به مراتب بیش از ۱۷ ساعت است.

در این جاست که مدیران برای موفقیت و ارتقای بهره‌وری که همواره از زیر دستان خود انتظار دارند باید توانایی پاسخ‌گویی به دو سوال کلیدی را داشته باشند:

۱. چگونه جلسات مفید و ضروری را از جلسات غیرمفید و غیرضروری تشخیص دهیم؟

۲. چگونه را جلسات مفید و هدفمند اداره کنیم؟

پاسخ به این دو سوال می‌تواند به مدیران کمک نماید تا علاوه بر مدیریت بهینه زمان بهره‌وری خود و سیستم تحت کنترل خود را افزایش دهند. از این رو مرکز آموزش روزنامه دنیای اقتصاد بر آن شده است تا با برگزاری دوره آموزشی فن اداره جلسات در تاریخ چهارشنبه ۶ شهریور ۱۳۹۲ به این دو سوال کلیدی پاسخ دهد. این دوره با سرفصل‌های زیر برگزار خواهد شد.

- تعریف جلسه و انواع آن

- چگونه جلسات را اداره کنیم و به نتیجه برسانیم !

- راه‌حل‌های داشتن جلساتی کار آمد، موثر و نتیجه بخش

- شباهت و تفاوت‌های جلسات با مذاکره

- مدیریت زمان در جلسات

- افراد حاضر در جلسه

- اصول کلیدی برگزاری جلسه موفق

- مکان جلسات و تاثیر آن موفقیت

- مراحل آمادگی برای جلسات:

- قبل جلسه

- در حین جلسه

- خاتمه جلسه

- اقدامات پس از جلسه

- جمع‌آوری اطلاعات، تدارکات و دستور جلسه

- نحوه تنظیم صورت جلسه

محسن پروان