ابعادمهندسی مجدددرسازمان

همواره تغییرات در سازمانها, مقاومت سازمانی را در پی خواهد داشت فرهنگی كه در پس این گونه رفتارها است تقریباً همواره نتیجه یك ساختار سلسله مراتبی و ترتیباتی است كه به اصطلاح برای تشویق سبك مدیریتی دستور و كنترل و برای توقعـات كم و بیش آگاهانه بــه منظور ابراز واكنش ماشین گونه در سازمان به وجود می آید

سازمان یك نهاد اجتماعی است كه مبتنی بر هدف بوده و دارای سیستم های فعال و هماهنگ است و با محیط خارجی ارتباط دارد. در گذشته، هنگامی كه محیط نسبتاً باثبات بود، بیشتر سازمانها برای بهره برداری از فرصتهای پیش آمده به تغییرات تدریجی و اندك اكتفا می كردند. ولی با گذشت زمان، در سراسر دنیا سازمانها دریافتــه اند كه فقط تغییرات تدریجی راهگشای مشكلات كنونی سازمانها نیست و گاهی برای بقای سازمان لازم است تغییراتی به صورتی اساسی و زیربنایی در سازمان ایجاد شود. امروزه در سراسر دنیا این تغییرات انقلابی را با نام مهندسی مجدد می شناسند. مهندسی مجدد(BPR) روندی است كه در آن وظیفه های فعلی سازمان جای خود را با فرایندهای اصلی كسب و كار عوض كرده و بنابراین، سازمان از حالت وظیفه گرایی به سوی فرایند محوری حركت می كند. همین امر موجب سرعت بخشیدن به روند كسب و كار و كاهش هزینه ها و در نتیجه رقابتی تر شدن سازمان می گردد.

امروزه باتوجه به قابلیتهای مهندسی مجدد در به ارمغان آوردن ارزش و ایجاد مزیتهای رقابتی در سازمان، این مقوله طرفداران بسیاری پیدا كرده است.

مهندسی مجدد را با نامهای متفاوتی مــــی توان شناخت، نامهایی از قبیل طراحی مجدد فرآیندهای اصلی (كالپان و مورداك) نوآوری فرآیندی (داونپورت)، طراحی مجدد فرآیندهای كسب و كار (داونپورت و شورت، ابلنسكی)، مهندسی مجدد سازمان (لوونتال، هامر و چمپی)، طراحی مجدد ریشه ای (جوهاتسون) و معماری مجدد سازمان (تالوار) همگی از نامهایی هستند كه مقوله مهندسی مجدد را معرفی می كنند.

هنگامی كه از ما خواسته می شود تعریف كوتاهی از مهندسی مجدد به عمل آوریم پاسخ می دهیم كه به معنای همه چیز را از نو آغازكردناست.

مهندسی مجدد در پی اصلاحات جزیی و وصله كاری وضعیت موجود و یا دگرگونیهای گسترشی كه ساختار و معماری اصلی سازمان را دست نخورده باقی می گذارد، نخواهد بود. مهندسی مجدد در پی آن نیست كه نظام موجود را بهبود بخشیده و نتیجه كار را بهتر كند. مهندسی مجدد به معنای ترك كردن روشهای دیرپا و كهنه و دستیابی به روشهای تازه ای است كه برای تولید كالاها و خدمات شركت و انتقال ارزش به مشتری لازم هستند. شركتها باید از خود بپرسند اگر با آگاهیهای گسترده امروزی و در اختیار داشتن فناوریهای نوین، می خواستیم شركتی برپا كنیم، آن را چگونه می ساختیم.

مهندسی مجدد یك شركت به معنای كنارگذاشتن سیستم موجود و برپاكردن نظامی نوین است. نیازمند بازگشت به آغاز كار و ابداع روشها و راههای بهتری برای انجام كار است.

● رویكردها

از آنجا كه نظریه مهندسی مجدد، نظریه نسبتاً جدیدی برای بهبود كسب و كار است، روشها و رویكردهای آن همچنان در حال توسعه است. در ضمن از آنجا كه كاربرد مفاهیم مهندسی مجدد می تواند فرم های مختلفی به خود بگیرد، متدولوژی های آن نیز از یكدیگر متمایزند، زیرا تاكید روی برخی فاكتورها از یك پروژه مهندسی مجدد تا پروژه دیگر فرق خواهد داشت.

رویكردها و متدولوژی های متفاوتی توسط محققان برای مهندسی مجدد ارائه شده است كه می توان دسته بندیهای مختلفی برای آنها در نظر گرفت.

یك روش برای دسته بندی پروژه های مهندسی مجدد، چگونگی تاكید و تمركز آنها روی فاكتورهایی از قبیل فناوری اطلاعات، استراتژی، مدیریت كیفیت، عملیات و منابع انسانی است.

یك روش دیگر، چگونگی نگرش متدولوژی ها به ماهیت ابداعی مهندسی مجدد و ذاتی بودن آن است. به عنوان مثال، هامر و چمپی درجه وابستگی مهندسی مجدد، به خلاقیت، ابداع و تفكر نو را بسیار بیشتر از وابستگی به تجربیات جاری و گذشته می دانند، چنانكه معتقدند برای مهندسی مجدد، سازمان می بایست با یك صفحه سفید آغازی دوباره داشته باشد. با چنین نگاهی تعریف یك رویكرد ساخت یافته برای مهندسی مجدد غیرممكن است. از طرف دیگر افرادی چون داونپورت، شورت، هاریسون و فیوری اعتقاد به تعریف چارچوبی مشخص برای مهندسی مجدد هستند و استفـاده از تجربیات در مهندسی مجدد را لازم دانسته و معتقدند برای انجام پروژه مهندسی مجدد، ارائه طرحها و برنامه های كاری به همراه آموزش و انگیزش افراد الزامی است. در این بخش تلاش می شود تا بعضی متدولوژی های ساخت یافته، به طور خلاصه شرح داده شود. به طور كلی، متدولوژی، مجموعه ای سازمان یافته از روشها، تكنیك ها و ابزارهاست كه به منظور دستیابی به اهداف از پیش تعیین شده، توسعه یافته است.

برای اجرای مهندسی مجدد نیز متدولوژی های ساخت یافته بسیاری پیشنهاد شده است كه اغلب آنها اجزاء مشتركی داشته و اجرای مهندسی مجدد را به عنوان پروژه ای كه در سازمان از بالا به پایین تعریف می شود، نشان می دهند. برخی متدولوژی های معروف مهندسی مجدد عبارتند از: متدولوژی مهندسی مجددكلین(KLEIN, ۱۹۹۴) :

۱ - آماده سازی: اعضای پروژه مهندسی مجدد سازماندهی و فعال می شوند؛

۲ - تشخیص: توسعه مدل های مشتری مدار برای فرایندهای كسب و كار؛

۳ - انتخاب: انتخاب فرایندها برای مهندسی مجدد و تنظیمات لازم جهت طراحی مجدد؛

۴ - راه حل: تعریف نیازهای فنی برای فرایندهای جدید و توسعه جزئیات برنامه اجرایی؛

۵ - انتقال: اجرای مهندسی مجدد. متدولوژی مهندسی مجدد فیوری(FUREY, ۱۹۹۳)،: ۱- تشخیص نیازهای مشتری و تنظیم اهداف؛

۲- اندازه گیری و نقشه كردن فرایندهای موجود؛

۳ - تجزیه و تحلیل فرایندهای موجود؛

۴ - الگوبرداری از بهترین عملكرد؛

۵ - طراحی فرایندهای جدید؛

۶ - اجرای فرایندهای باز مهندسی شده.

متدولوژی مهندسی مجدد گاها (GUHA,۱۹۹۳) :

۱ - چشم انداز: به تصویركشیدن پروژه مهندسی مجدد توسط تعهد مدیریت، تشخیص، فرصتهای مهندسی مجدد، همراستایی با استراتژی های كسب و كار و تعریف های لازم جهت استفاده از فناوری اطلاعات؛

۲ - اقدامات اولیه: سازماندهی تیم مهندسی مجدد و تنظیم اهداف عملكرد؛

۳ - تشخیص: مستندكردن فرایندهای موجود و تشخیص شكافها در عملكرد؛

۴ - آلترناتیوها: تعریف بدیلها، نمونه های اولیه و انتخاب زیر ساختهای فناوری اطلاعات؛

۵ - احیا و نوسازی: اجرای مهندسی مجدد و نصب مولفه های فناوری اطلاعات و تشخیص دیگر مولفه های كسب و كار؛

۶ - مانیتورینگ: تشخیص اندازه گیریهای عملكرد و بهبودهای مستمر. متدولوژی مهندسی مجدد جوهانسون (GOHANSSON, ۱۹۹۳) :

۱ - كشف: تنظیم استراتژی ها و چشم انداز برای كسب و كار؛ ۲ - طراحی مجدد: طراحی مجدد كلیه فعالیتها، مهارتها و فرایندها؛

۳ - تحقق: تكنیك های مدیریت تغییر، سازماندهی تیم مهندسی مجدد، ارتباطات، اندازه گیری عملكرد و مدیریت تغییر.

متدولوژی مهندسی مجدد پتروزو و استپر (PETROZZO & STEPPER,۱۹۹۴) :

۱ - كشف: تشخیص مسئله، تنظیم اهداف، تشخیص فرایندها برای طراحی مجدد و شكل دادن تیم مهندسی مجدد؛

۲ - جستجو و جمع آوری: تجزیه و تحلیل فرایند، مستندسازی، الگوبرداری و تشخیص نیازهای فناوری اطلاعات؛

۳ - نوآوری و ساخت: تفكر مجدد در خصوص فرایندها؛

۴ - سازماندهی مجدد، آموزش مجدد وابزارسازی مجدد: اجرای فرایندهای جدید و آموزش فناوری نوین.

متدولوژی مهندسی مجدد داونپورت وشـــورت(DAVEN PORT SHORT, ۱۹۹۰) : ،۱

- چشم انداز: توسعه چشم انداز كسب و كار و اهداف فرایند؛ ۲ - تشخیص : تشخیص فرایندهایی كه نیاز به طراحی مجدد دارند؛ ۳ - درك : درك فراینـدهای موجـود و انــــدازه گیری آنها؛ ۴ - تشخیـص : تشخیص قابلیتـها و نیازسنجــی های IT ؛ ۵ - طراحی نمونه اولیه: طراحی نمونه اولیه فرایندهای جدید. متدولوژی مهندسی مجدد هاریسون و پرات(HARRISON PRATT, ۱۹۹۳) :

۱ - انتخاب مسیر: انتخاب مسیر و تنظیم جهت برای تلاشهای مهندسی مجدد؛

۲ - الگوبرداری: تجزیه و تحلیل فرایندهای موجود و ارزیابی فرایندها در برابر مشتریان والگوبرداری؛

۳ - چشم انداز فرایندها: خلق چشم انداز برای فرایندهای آینده؛

۴ - حل مساله: تشخیص بهبودهای انفجاری و شناخت راه حل برای حالات مختلف تغییر؛

۵ - برنامه ریزی: برنامه ریزی جامع برای بهبود فرایندها؛

۶ - اجرا:

اجرای برنامه ریزی مهندسی مجدد؛ ۷ - بهبود مستمر: بهبود مستمر فرایندها و انعكاس اندازه گیری عملكرد.

متدولوژی مهندسـی مجدد بارت(Barrett, ۱۹۹۴) :

۱ - دوران نهفتگی: انتخاب اعضای تیم، تشخیص بهترین فعالیت و تعریف نیازهای فناوری اطلاعات؛

۲ - تفكر هدفمند: تشخیص فرصتهای بهبود و آلترناتیوهای طراحی مجدد فرایندها؛

۳ - كشف حقیقت: انتخاب روش اجرایی، انگیزش تیم و تعهد؛

۴ - آزمایش و یادگیـری: شروع آزمایش با نمونه های اولیه فرایندهای پیشنهاد شده.

متــدولوژی مهنــدسی مجدد كتینـــــگر (kettinger, ۱۹۹۷) :

۱ - چشـم انداز: استقـرار تعهد مدیریت و چشم انداز؛ - كشف فرصتهای مهندسی مجدد؛

- تشخیص اهرمهای فناوری اطلاعات؛ - انتخاب فرایندها برای طراحی مجدد.

۲ - اقدامات اولیه: - اطلاع رسانی به ذوالحقوق سازمان؛ - سازماندهی تیم مهندسی مجدد؛ - برنامه ریزی پروژه؛ - تشخیص مشتریان خارجی فرایند؛ - نیازسنجی؛ - تنظیم اهداف عملكرد.

۳ - تشخیص: - مستندكردن فرایندهای موجود؛ - تجزیه و تحلیل فرایندهای مجدد.

۴ - طراحی مجدد: - تشخیص و تجزیه تحلیل فرایندهای جدید؛ - نمونه اولیه و طراحی جزئیات فرایندهای جدید؛ - طراحی ساختار منابع انسانی؛ - طـراحی و تجزیه تحلیل سیستم های اطلاعاتی.

۵ - نوسازی و احیا: - سازماندهی مجدد قواعد مربوط به منابع انسانی؛ - اجرای مولفه های سیستم های اطلاعاتی؛ - آموزش كاربران.

۶ - ارزیابی: - ارزیابی عملكرد فرایندها؛ - برنامه های بهبود مستمر. متدولوژی مهندسی مجدد كوپرز و لیبرند(COOPERS LYBRAND ,۱۹۹۴) :

۱ - تشخیـص: فرایندهای فعلی مشخص مـــی شوند؛

۲ - مدل كردن فرایندهای جاری: با مدل كردن فرایندهای جاری، نقاط قوت و ضعف آنها مشخص می شود؛

۳ - انتخاب: آلترناتیوهای موجود جهت طراحی آزمایـش شده و بهترین آنها انتخاب مـی گردد؛

۴ - اجرا: فرایندهای طراحی شده به اجرا گذاشته می شوند.

متدولوژی مهندسی مجدد تگزاس اینسترومنت:

۱ - آماده سازی؛

۲ - درك و تشخیص؛

۳ - طراحی مجدد؛

۴ - اجرا.

متدولوژی مهندسی مجدد راسمن (RUESSMANN,۱۹۹۴) :

۱ - تعریف مساله و سازماندهی آن؛

۲ - تجزیه و تحلیل فرایند، تشخیص و طراحی مجدد؛

۳ - اجرای فرایندهای جدید طراحی شده.

متـدولـوژی مهندسـی مجـدد كنــدور (CONDORE) :

۱ - توسعه چشم انداز كسب و كار و اهداف فرایند؛

۲ - درك فرایندهای موجود؛

۳ - تشخیص فرایندها برای طراحی مجدد؛

۴ - تشخیص اهرمهای تغییر (فناوری اطلاعات)؛

۵ - به كارگیری فرایندهای جدید؛

۶ - عملیاتی كردن فرایندهای جدید؛

۷ - ارزشیابی فرایندهای جدید؛

۸ - بهبود مستمر.

متدولوژی مهندسی مجدد ابلنسكی (OBOLENESKY, ۱۹۴۴) :

۱ - بدانید كه چه می خواهید: - درك نیاز و دگرگون كردن؛ - تحلیل ذینفعان كلیدی و نیازهای آنان؛ - چارچوبی برای موفقیت.

۲ - برنامه ریزی كنید: - رئوس برنامه پیشنهادی؛ - فرایند برنامه ریزی.

۳ - اجرا كنیـد: - تكنیك های فنی؛ - تكنیـــك های فرهنگی.

۴ - سنجـش و ارزیابی برنامه ریزی دگرگونی: - كنترل و بازیابی عملیات: - كنترل نتایج.

۵ - دستیابی به دگرگونی مداوم: - دگرگونی در خود دگرگونی؛ - كنترل نتایج. - متدولوژی مهندسی مجدد علوی و یو (ALAVI YU, ۱۹۹۶) :

۱ - آغاز: - انتخاب فرایندهایی كه باید مهندسی مجدد شوند؛ - سازماندهی تیم مهندسی مجدد؛ - توسعه اهداف مهندسی مجدد.

۲ - آنالیز: - ارزیابی فرایندهای موجود؛ - مستندكردن فرایندهای موجود؛ - ایجاد مبنا برای بهبودهای بعدی.

۳ - طراحی مجدد: - طراحی مجدد فرایندها.

۴ - مطالعات آزمایشی: - نمونه اولیه.

۵ - پیاده سازی: - اجرای برنامه های مجدد.

منابع و مراجع

۱ - همر، مایكل و جیمز چمپی، مهندسی دوباره شركتها، ترجمه عبدالرضا رضائی نژاد، انتشارات موسسه فرهنگی رسا، تهران، ۱۳۷۹.

۲ - همر، مایكل، فراسوی مهندسی دوباره، ترجمه دكتر عبدالرضا رضائی نژاد، انتشار استان تهران ۱۳۷۸.

۳ - ابلنسكی، نیك، مهندسی مجدد و مدیریت دگرگون سازی سازمانها، ترجمه منصور شریفی كلویی، نشر آروین، تهران، ۱۳۷۶.

۴ - چمپی، جیمز، طرح ریزی دوباره مدیریت، دستور كار رهبری نوین، ترجمه ایرج پاد، انتشارات سازمان مدیریت صنعتی، تهران، ۱۳۷۷.

۵ - روح العلم، سعید، پیشرفتهای غیرمنتظره باCPI ، مجله روش، سال دوازدهم، شماره ۷۷.

۶ - شركت مشاركتیRWTUVIVAN ، جزوه استانداردISO ۹۰۰۱:۲۰۰۰ ، ترجمه دكتر كامران رضایی، ۱۳۷۹.

۷ - محمودزاده، ابراهیم،طراحی مجدد سازمانهای صنعتی اولین كنفرانس علمی كاربردی سازمان صنایع هوافضا& ۱۳۷۹.

۸ - صنعتی غلام محمد،مهندسی مجدد فرایندها، اولین كنفرانس علمی كاربردی سازمان صنایع هوافضا، ۱۳۷۹.

۹ - منابع اینترنت: سایت WWW.PROCESSRENEWAL.COM

۱۰ - PLOWMAN, BRIAN, ACTIVITY BASED MANAGEMENT: IMPROVING PROCESSES AND PROFITABILITY, GOWER PUBLISHING LIMITED, ۲۰۰۱.

۱۱ - پروكوپنكو جوزف، مدیریت بهره وری، ترجمه محمد ابراهیمی، انتشارات موسسه كار و تامین اجتماعی، ۱۳۷۸.

۱۲ - CROWE, THOMAS AND ROLFES, JOSEPH SELECTING BPR PROJECTS BASED ON STRATEGIC OBJECTIVES, BUSINESS PROCESS MANAGEMENT JOURNAL, VOL.۴, NO.۲, ۱۹۹۸.

۱۳ - KAZANIS, PHILIP AND GINIGE, ATHULA, ASYNCHRONOUS COLLABORATIVE BUSINESS PROCESS MODELING, SEVENTH ANNUAL CONFERENCE ON E-COMMERCE, ۲۰۰۲.

۱۴ - LITTLE, THOMAS AND RASHID KHAN, UNDERSTANDING BUSINESS PROCESS MODELING & ANALYSIS: THE FIRST STEP TO ACHIEVING BREAKTHROUGHS IN PRODUCTIVITY IMPROVEMENTS, WWW.dr-tom.com,۲۰۰۲.

۱۵ - WEICHER, MAUREEN AND CHU, WILLIAM AND LIN, WAN, BUSINESS PROCESS REENGINEERING ANALYSIS AND RECOMMENDATIONS, www.netlib.com,۱۹۹۵.

۱۶ - MOTWANI, JAIDEEP AND KUMAR, ASHOK AND YOUSEF, MOHAMED, BUSINESS PROCESS REENGINEERING: A THEORETICAL FRAMEWORK AND AN INTEGRATED MODEL, INTERNATIONAL JOURNAL OF OPERATIONS & PRODUCTION MANAGEMENT, VOL.۱۸, NO.۹, ۱۹۹۸.

۱۷ - LIN. FU.AND YONG, MENG AND PAI, YU-HUA, A GENERIC STRUCTURE FOR BUSINESS PROCESS MODELING, BUSINESS PROCESS MANAGEMENT JOURNAL, VOL.۸, NO.۱, ۲۰۰۲.

۱۸ - ALAVI, M. AND YOO, Y., “PRODUCTIVITY GAINS ON BPR: ACHIEVING SUCCESS WHERE OTHERS HAVE FAILED}, INFORMATION SYSTEMS MANAGEMENT, VOL. ۱۲ NO. ۴. PP. ۴۳-۷, ۱۹۹۵.

۱۹ - ZAIRI, M. AND SINCLAIR, D., BUSINESS PROCESS REENGINEERING AND PROCESS MANAGEMENT, MANAGEMENT DECISION, VOL.۳۳ NO.۳, ۱۹۹۵.

۲۰ - BARRETT, J., “PROCESS VISUALIZATION: GETTING THE VISION RIGHT IS KEY”, INFORMATION SYSTEMS MANAGEMENT, SPRING, PP. ۱۴-۲۳, ۱۹۹۴.

۲۱ - TENG, J. AND GROVER, V., BUSINESS PROCESS REENGINEERING, CALIFORNIA MANAGEMENT REVIEW, SPRING ۱۹۹۴.

۲۲ - SCHMIDT, S., A PROCESS-BASED VIEW AND ITS INFLUENCE ON STRATEGIC MANAGEMENT, KNOWLEDGE AND PROCESS MANAGEMENT, VOL.۵ NO.۱, ۱۹۹۳.

۲۳ - EDWARDS, C. AND PEPPARDS, J., BUSINESS PROCESS REDESIGN, JOURNAL OF INFORMATION TECHNOLOGY, VOL.۹, ۱۹۹۴.

۲۴ - BHATTACHARYA, A. AND GIBBONS, STRATEGY FORMULATION: FOCUSING ON CORE COMPETENCIES AND PROCESSES, BUSINESS CHANGE AND REENGINEERING, ۱۹۹۶.

۲۵ - فراهانی محمدرضا، نقش فناوری اطلاعات در فرایند مهندسی كسب و كار مجله تدبیر شماره ۱۳۳ بهمن ۱۳۸۲.

پیمان اخوان: دانشگاه علم و صنعت

مصطفی جعفری : عضو هیئت علمی دانشگاه علم و صنعت

---