جایگاه شغل سرپرستی در سازمان و ویژگی های آن

وظیفه سرپرستی طی سالیان دراز دستخوش تغییرات چشمگیری شده است و امروزه, وجود كاركنانی لایق تر و آموزش دیده كه از سطح توقعات بالاتری برخوردارند, سرپرستان را در زندگی شغلی با چالشی روزافزون روبه رو كرده است

جایگاه سرپرستی در سازمانها كجاست و این پست از چه ویژگیهایی برخوردار است؟ هم‌اكنون سرپرستان كاركنان در داخل سازمانهای اداری ایران جایگاههای خاصی به دست آورده‌اند. در مقاله زیر كه به وسیله علیرضا حقیقی مدیر امور نظارت بر خدمات برق منطقه‌ای گیلان تدوین و ارسال شده؛ ویژگیهای نقش سرپرست در سازمانها مورد تجزیه و تحلیل قرار گرفته است.

سرپرست كسی است كه كار را از طریق دیگران به انجام می‌رساند و مسوولیت رهبری و رفاه نیروی كار را به عهده دارد.

وظیفه سرپرستی طی سالیان دراز دستخوش تغییرات چشمگیری شده است و امروزه، وجود كاركنانی لایق‌تر و آموزش دیده كه از سطح توقعات بالاتری برخوردارند، سرپرستان را در زندگی شغلی با چالشی روزافزون روبه‌رو كرده است. سرپرستان كارآمد در به كاربردن مهارتهای خود میان توجه به كار و كسانی كه كار را انجام می‌دهند توازن ایجاد می‌كنند؛ لذا لازم است نحوه برخورد صحیح و مناسب در محیط كار را فرا گیرند و نقش خودرا به عنوان تضمین كننده تداوم و استمرار حركت بهره‌وری در سازمان به خوبی ایفا كنند. سرپرستان خود مدیرانی هستند كه نقش تعیین‌كننده‌ای در گردش فعالیت یك بنگاه اقتصادی دارند و به كاربردن واژه سرپرست نباید این قشر از مدیران را از جامعه مدیریت كشورمان جدا كند.

● جایگاه سرپرستی در سازمان

سرپرست باید توانائی بهبود روش و تغییرپذیری در قسمت خود را داشته باشد. شغل اصلی سرپرست این است كه كاركنان را در سطوح مختلف سازمان قرار دارند اداره كند. گاهی تصور می‌شود كه سرپرست مانند سایر مدیران در سازمان بوده اما در واقع وظایف و جایگاه او به طوریكه در سلسله مراتب سازمانها مشاهده می‌شود كاملاً متفاوت است.

البته گاهی اوقات مدیر، سرپرست را به عنوان یك فرد متخصص روابط انسانی می‌نگرند؛ از این رو سرپرست به مسائل انسانی فعالیتهای سازمانی رسیدگی می‌كند. مدیر مشكلات فنی او را حل می‌كند. در این مرحله سرپرست فرد حاشیه‌نشین نیست زیرا كه بخشی از وظایف به عهده وی گذاشته شده است، ضمناً فرد اصلی سازمان نیز به شمار نمی‌آید برای اینكه او از متخصصان علوم رفتاری است كه به مشكلات كار رسیدگی می‌كند و تخصص وی، روابط انسانی است.

● مسئولیتهای سرپرست

به طور كلی سرپرست در برابر مدیران، كاركنان، سایر سرپرستها، كار و محیط كار؛ مسئولیتهای متعددی دارد كه شامل موارد زیر است:

▪ مسئولیت نسبت به مدیران:

ارائه گزارش كار به مدیران مافوق، ایجاد هماهنگی، پیشبرد كار به منظور حصول اطمینان از انجام اهداف، برنامه‌ها و سیاستهایی كه مدیریت درباره آنها تصمیم گرفته است.

▪ مسئولیت نسبت به كاركنان (افراد تحت سرپرستی):

آموزش، حفاظت در برابر خطرات، هدایت و راهنمایی افراد، ایجاد نظم و هماهنگی، رهبری كارگروهی، ایجاد انگیزه، تغییر و تحول و ...

▪ مسئولیت نسبت به سایر سرپرستان:

حصول اطمینان از كارگروهی، با دیگر سرپرستان و توجه به اهداف سازمان در سطحی بالاتر از اهداف قسمت یا بخش.

▪ مسئولیت نسبت به كار انجام شده:

كمیت (مقدار) كار،‌ كیفیت (مرغوبیت) كار و رعایت استانداردهای زمانی كار.

▪ مسئولیت نسبت به محیط كار:

۱) ایجاد نظم و ترتیب،

۲) نگهداری صحیح ماشین‌‌آلات،

۳) نظافت محل كار و ...

از آنجائیكه یكی از مزایای سازمان بر مبنای وظیفه، ایجاد حوزه‌های قوی و تخصصی در سازمان است؛ به علت تقسیم وظیفه، گروههای تخصصی مشابه در قالب واحدهای خاص در سازمان به وجود می‌آید و نیروهای فنی مجتمع می‌شوند. ارتقای سطح تخصصی مزیتی است كه بدین ترتیب در این نوع سازماندهی به وجود می‌آید. مزیت دیگر این نوع سازمان بازدهی بالای آن در كارهای معمولی و ثابت است.

اما اگر محیط سازمان و نیازهایی كه فعالیت سازمان معطوف به رفع آنها است تغییر كند، این نوع سازمان فاقد انعطاف لازم بوده و نمی‌تواند سریعاً، خود را با تغییرات تطبیق دهد.

● ارتباط موثر سرپرست با كاركنان

سرپرست برای اینكه بتواند ارتباط موثری با كاركنان برقرار كند لازم است به موارد زیر توجه كند.

۱) داشتن اخلاق خوب، روحیه باز و خنده‌رو.

۲) توجه داشتن و احترام گذاشتن به شغل و كار كارگر.

۳) با گشاده‌رویی به مشكلات زیر مجموعه گوش دادن.

۴) دوست بودن و گوش دادن به انتقادات كارگران.

۵) حرف زدن با زبان خود او.

لذا با توجه به موارد یادشده ارتباط بین سرپرست و كارگران یك ارتباط دو طرفه است و در این نوع ارتباط اولاً سرپرست صبورانه به مشكلات شخص و انتقادات سازمانی شخص خوب گوش می‌دهد و ثانیاً در پاسخ باید مطمئن شود كه كارگر او مطالب گفته شده را نیز فهمیده است.

● رهبری

رهبری یعنی وادار كردن افراد به انجام كار تعریف شده از طریق میل و علاقه به همكاری و یا توانایی نفوذكردن بر دیگران؛ به طوریكه افراد براساس میل و علاقه تمایل به همكاری داشته باشند.

در كتب و نوشته‌های صاحبنظران برای بهبود و ارشاد مدیران و سرپرستان به عنوان یك رهبر و هدایت‌كننده محیط توصیه‌های گوناگون شده است.

از جمله این توصیه‌ها موارد زیر را می‌توان نام برد.

▪ همیشه خدا را در نظر داشته باش.

▪ بیش از گذشته و حال به آینده توجه داشته باش.

▪ بیشتر به دنبال علت‌ها باش تا معلو‌ل‌ها.

▪ اشتباه خود را بپذیر و از آن پندگیر.

▪ بی‌جهت به كسی امتیاز نده.

▪ نتایج درازمدت و كوتاه مدت تصمیمات را به طور توام مورد توجه قرار بده.

▪ كاركنان را در تصمیم‌گیری و بهره‌گیری از نتایج و تصمیمات شریك كن.

▪ برای رسیدن به هدفهای اخلاقی از وسیله اخلاقی كمك بگیر.

▪ شخصیت هر فرد را مورد احترام قرار بده.

▪ دیگران را درك نما و سعی كن دیگران تو را دریابند.

● جایگاه سرپرست در وظایف مدیریتی

چهار وظیفه مدیریتی، وظایفی هستند كه مدیران عالی، مدیران میانی و مدیران عملیاتی و سرپرستان از بالاترین تا پایین‌ترین سطوح مدیریت انجام می‌دهند. از دیدگاه سرپرست،

هر یك از این وظایف دارای مفهوم خاصی است.

▪ برنامه‌ریزی:

مفهوم این وظیفه تعیین آرمان‌ها و اهداف كلی و تبدیل آنها به برنامه‌های مشخص است. یك سرپرست، در انجام این وظیفه، برنامه زمان‌بندی را تنظیم و مشخصات كیفی، بودجه، زمان انجام كارها و مهلت‌ها را تعیین می‌كند.

▪ سازماندهی:

سرپرست برای اجرای این وظیفه، تمام منابع موجود شامل؛ ابزار، تجهیزات و به ویژه نیروی كار را مهیا می‌كند. در این مرحله است كه نظام سازمانی یك واحد و وظایف هر یك از مشاغل آن معین می‌شود.

▪ فعال‌سازی:

این وظیفه خون را در رگ‌های سازمان به جریان می‌اندازد. سرپرستان با ایجاد ارتباط، انگیزش و هدایت، به منابع انسانی مورد نیاز واحد نیرو می‌بخشد.

▪ كنترل:

زمانی كه برنامه‌های واحد به جریان می افتد، سرپرستان باید نحوه پیشرفت برنامه‌ها را مرتباً زیرنظر بگیرند. آنها برای انجام چنین كاری، نتایج كار را سنجیده و با آنچه كه انتظار داشته‌اند مقایسه می‌كنند آنگاه میزان اهمیت تفاوت این دو را بررسی كرده و تمهیداتی برای رسیدن به نتایج مطلوب مورد نیاز، می‌اندیشند.

● نقش مشاركت در سرپرستی

مشاركت می‌تواند در پیشبرد اهداف یك سرپرست موفق نقش بسزایی داشته باشد. مشاركت روشی ساده برای انگیزش كاركنان است و سادگی آن در عبارت همكاری مشترك با دیگران نهفته است.

سهیم شدن یك راز است سرپرست باید در دانش و اطلاعات با دیگران مشاركت كرده و همكاری آنها را جلب كند او باید تجربیات خود را در اختیار دیگران قرار دهد تا از آن استفاده كنند باید فرایند تصمیم‌گیری را نیز به مشاركت بگذارد تا كاركنان هم بتوانند اعمال‌نظر كنند و در موفقیت او سهیم شوند.

● نتیجه

به طور كلی سرپرست رابط بین مدیر و كاركنان و برعكس است بدون شك در زمره مدیران موقعیت بسیار مهمی دارد، لذا باید جایگاه او را با ارزش شمرد تا وی با دلگرمی در انجام امور محوله به نحو احسن احساس مسئولیت كند. این امر جز با حمایت و پشتیبانی مافوق و دست‌اندركاران هر سازمان امكان‌پذیر نیست؛ سرپرست تنها نقش خود را نباید در محدوده حیطه كاری ببیند بلكه اثرات كار خود را در سطح وسیع‌تر باید مشاهده كند.

علیرضا حقیقی - مدیر امور نظارت ب رخدمات شركت برق منطقه ای گیلان