روابط عمومی و رسالت آن در مراکز آموزش جهاد کشاورزی

از چه طریقی و با استفاده از چه روش هائی این کار تحقق خواهد یافت در این مقاله سعی خواهد شد, روش هائی را به منظور مشخص کردن نقش, جایگاه و وظایف و مأموریت های مربوط به روابط عمومی های مراکز آموزشی با زبان ساده و کاربردی بیان و در نهایت تکنیک های لازم برای انجام وظایف محوله مطابق با اهداف و رسالت های وزارت جهاد کشاورزی پیشنهاد شود

مراکز آموزشی وزارت جهاد کشاورزی در دراستای اهداف آموزشی خود در بخش کشاورزی و به‌منظور انجام وظایف و مأموریت‌ها در افزایش تولید و امنیت غذائی با استفاده از انتقال دانش و مهارت و فن‌آوری نوین به کاربران و راهبران این بخش گام‌هائی مثبت و توأم با موفقیت‌های چشم‌گیر برداشته‌اند فلذا ضرورت دارد با استفاده از روش‌های نوین اطلاع‌رسانی در امر روابط عمومی گام‌های بلندتری را بردارند. این‌که جای یک روابط عمومی فعال و کارآمد در مراکز آموزشی جهت تحقق اهداف یاد شده خالی است شکی نیست، و از سوی دیگر در عصر اطلاعات و ارتباطات همه افراد جامعه در یک دهکده جهانی در معرض انواع امواج سهمگین اطلاعات قرار گرفته‌اند به‌طوری‌که وجود این همه اطلاعات در جای خود تهدیدی است برای بقای سازمان‌ها که بایستی با یک برنامه‌ریزی صحیح و تغییر نوع نگرش به‌جایگاه خوداین تهدیدها را تبدیل به‌فرصتی مناسب در راستای پیشرفت نمایند.

اما از چه طریقی و با استفاده از چه روش‌هائی این کار تحقق خواهد یافت؟ در این مقاله سعی خواهد شد، روش‌هائی را به‌منظور مشخص کردن نقش، جایگاه و وظایف و مأموریت‌های مربوط به ‌روابط‌ عمومی‌های مراکز آموزشی با زبان ساده و کاربردی بیان و در نهایت تکنیک‌های لازم برای انجام وظایف محوله مطابق با اهداف و رسالت‌های وزارت جهاد کشاورزی پیشنهاد شود. اغلب ما واژه‌ها و عبارت‌هائی هم‌چون مجلات الکترونیکی، وبلاگ‌ها، پایگاه‌های اطلاعاتی و سایت‌های اطلاع‌رسانی، تلفن‌های گویا، اینترنت، ایمیل، و در یک کلام انفجار اطلاعات در عصر دیجیتال را بارها و بارها شنیده یا به‌صورت کاربردی با آنها زندگی کرده‌‌ایم، همه این موارد نشان از اهمیت اطلاعات و ارتباطات دارد. سازمان‌های امروزی به‌منظور مطالعه و شناخت مداوم محیط خارج و داخل سازمان می‌باشند؛ چراکه نقش‌ سازمان‌های امروزی در مقایسه با گذشته با توجه به شرایط موجود بسیار پیچیده شده‌ است؛ که بخش عمده‌ای از آن نقش‌ها به‌روابط عمومی‌های سازمان‌ها مربوط می‌گردد و این نشان از اهمیت و جایگاه ویژه‌ روابط عمومی در سازمان می‌باشد و به‌همین دلیل به‌عنوان یک اصل اساسی در مدیریت پذیرفته شده است. افراد، مؤسسات به‌منظور نیل به مقاصد خود نیازمند ایجاد ارتباط، درک متقابل و رشد و توسعه ،تفاهم با یکدیگر و با مخاطبین و با عموم مردم می‌باشند.

حال این سئوال مطرح است که روابط عمومی موفق و کارآمد چه ویژگی‌هائی دارد؟

روابط عمومی موفق، روابط عمومی است که با صراحت، صداقت، رعایت اصول اخلاقی و حرفه‌ای خود و با حفظ منافع سازمان و حق و حقوق مخاطبین و با کمترین خطا و پرهیز از هرگونه حاشیه‌پردازی و بدون فریب افکار عمومی در چهارچوب موازین اجتماعی و اخلاقی و با احترام به دیدگاه‌ها و نقد و انتقادات از جانب مخاطبین، سازمان خود را معرفی و انجام وظیفه نماید و به‌عنوان یک مشاور کارآمد با احاطه بر وظایف محوله سازمان و با اطلاع‌یابی از مسائل پیرامون خود و تولید اطلاعات مورد نیاز برای ارائه خدمات مشاوره به بالاترین مقام اجرائی سازمان خود گام بردارد. هم‌چنین با مطالعه در درون سازمان و اولویت دادن به خواسته‌های به‌حق کارکنان سازمان و انعکاس به‌موقع اخبار و اطلاعات به مدیر مربوطه، پیوسته در جهت رضایت و تکریم کارکنان گام‌های اساسی بردارد و با ایجاد ارتباط متقابل با رسانه‌های گروهی سعی و تلاش خود را در انعکاس فعالیت‌های سازمانی خود به‌کار گیرد تا از این طریق بر سطوح مختلف اقشار جامعه اثرگذار باشد، در این صورت است که با برنامه‌ریزی صحیح، آمادگی کامل به‌منظور مقابله با بحران‌های احتمالی را از خود نشان خواهد داد. بنابراین یک روابط عمومی موفق و کارآمد بایست شاخص‌های مربوط به بهتر بودن و بهتر شدن را در نوع ارتباط خود با مخاطب ایجاد و حفظ نماید.

● مأموریت‌های مهم روابط عمومی کارآمد

در سازمان هر جایگاه اداری و سازمانی بر مبنای یک‌سری اهداف تعریف شده و مشخص و با شرح وظایف معین در یک ساختار سازمانی منظم به‌منظور محول نمودن آن وظایف به‌یک شخص با شرایط لازم برای هر رشته و رسته اداری تعریف گردیده است و بدون شک این موارد با مطالعه کارشناسان و صاحب‌نظران و با دقت فراوان صورت گرفته و نقش مهمی در موفقیت یک سازمان دارد. متأسفانه اگر یک مطالعه درست در این زمینه انجام گیرد شاید اغلب متوجه این موضوع شویم که اکثر پست‌های سازمانی نه بر مبنای تخصص و کارآئی افراد بلکه با شاخص‌هائی غیر از آن به اشخاص محول گردیده و در این میان روابط عمومی بیشتر در معرض این‌گونه بی‌مهری‌ها قرار گرفته است. البته این موضوع نسبی است و بستگی به نوع نگرش مدیران و میزان آشنائی و اهمیت دادن آنها به جانگاه روابط به‌ویژه نقش فعال روابط عمومی در هر سازمان دارد. به‌هر حال نوع نگرش مدیران به‌این بخش و آشنائی بیشتر آنها با وظایف و مأموریت‌های روابط عمومی نقش مهمی در جایگاه‌ آن خواهد داشت سخن از مأموریت‌های یک روابط عمومی کارآمد شد لازم است ابتدا وظایفی که اینبخش می‌تواند انجام دهد به‌شرح زیر اشاره کنم:

سنجش افکار عمومی، انتشارات و تولید اطلاعات و ارتباطات و اطلاع‌رسانی، امور فرهنگی و نمایشگاه‌ها، تحقیق و پژوهش، تبلاغات، برنامه‌ریزی و به‌طور کلی اطلاع‌یابی با استفاده از روش‌های مختلف و متفاوت هستند که مطالعه بیشتر در این مورد را بر عهده خوانندگان گذاشته و اجمالاً به برخی از موارد آن اشاره می‌گردد. شناخت افکار عمومی از وظایف بسیار مهم یک روابط عمومی کارآمد می‌باشد و این شناخت امکان‌پذیر نخواهد بود، مگر این‌که با توسعه ارتباطات خود از طریق برنامه‌ریزی صحیح و انعکاس فعالیت‌ها و با جمع‌آوری مجموعه اطلاعات موجود از کانال‌های مختلف، اطلاع‌یابی و سرانجام تولید اطلاعات نماید این کانال‌ها از دیدگاه کارکنان و مردم گرفته تا انواع رسانه‌های گروهی که می‌توان به اطلاعات لازم دسترسی پیدا کرد را شامل می‌شود و سازمانی که می‌خواهد این شناخت را از مخاطبین خود گردآوری و تحلیل نماید بایستی با ایجاد نمایشگاه‌ها، توسعه مسائل فرهنگی و ارائه فعالیت‌های سازمانی و تنویر افکار عمومی از طریق سنجش افکار مخاطبین خود و با زمینه‌سازی درست، ارتباط خود را با درون و برون سازمان حفظ نموده و دائم اطلاعات لازم را در اختیار داشته باشد در این صورت استکه روابط عمومی یک نقش راهبردی و مشاور خوب برای مدیران موفق را پیدا می‌کند و تفاوت روابط عمومی به‌عنوان بازوی توانمند مدیر در امر مدیریت سازمان، معنا و مفهوم واقعی خود را نشان می‌دهد. البته در کنار این نقش که روابط عمومی مشاور مدیر می‌باشد، بایستی به‌منظور تحقق این هدف ارتباطات مردمی، ارتباط با رسانه‌ها، امور نمایشگاه‌ها، انتشار گزارش عملکردها و بولتن‌های خبری نیز در اولویت امورات قرار گرفته و به‌نحو احسن این وظایف به‌خوبی انجام پذیرد.

● برخی مشکلات روابط عمومی مراکز آموزش جهاد کشاورزی

مشکل پست سازمانی مصوب و ردیف اعتباری مشخص، نگرش تبلیغاتی به وظایف این بخش، عدم توجه به جایگاه روابط عمومی به‌عنوان مشاور کارآمد و به‌طور کلی بی‌مهری و کم‌لطفی به‌نقش روابط در مدیریت و خیلی از موارد دیگر متأسفانه آن‌چه که بسیار جالب توجه می‌کند به‌کارگیری نیروهای غیر متخصص و کم‌تجربه در این بخش بوده که بدون توجه به میزان علاقمندی و توانمندی شخص اموراتی را به‌ ‌آنها علی‌رغم میل باطنی تحمیل می‌کنند که این خود در نهایت آفتی بزرگ برای سازمان خواهدبود.

● چند پیشنهاد برای دستیابی به یک روابط عمومی پویا و خلاق

تغیر نوع نگرش به جایگاه روابط عمومی، شناخت و مطالعه بیشتر در این خصوص و تربیت نیروهای خلاق با تفکر و نگرش نوین به ارتباطات مردمی و ایجاد تعامل بیشتر بین سازمان و مخاطب حذف نگرش تبلیغاتی از مفهوم کلی روابط عمومی وتوجه به آن با این تعاریف که: ”روابط عمومی یعنی استفاده از شیوه‌های علمی و هنری به‌منظور اطلاع‌یابی و شناخت و تجزیه و تحلیل نگرش و گرایش‌های مخاطبین از طرق مختلف و در نهایت اطلاع‌رسانی صحیح و جامع“

با توجه به این‌که روابط عمومی ترکیبی از علم و هنر برای انجام و اعمال مدیریت می‌باشد بهتر است در تقویت موارد ذیل در دست‌اندرکاران روابط عمومی به‌شرط داشتن همان توانائی‌ها که قبلاً ذکر شد، کوشش کنیم.

قدرت نویسندگی، خلاقیت، کنجکاوی، آینده‌نگری، نوآوری، مطالعه مستمر، احساس مسئولیت، داشتن آگاهی‌های روز، آموختن مهارت‌های علمی این رشته، آگاهی به جریان‌ها و تحولات جامعه در سطح ملی و بین‌المللی، آشنائی با علوم اجتماعی به‌ویژه علومی هم‌چون: جامعه‌شناسی، مردم‌شناسی، روان‌شناسی، تاریخ و خلاصه مطالب مربوط به علوم انسانی.

● نتیجه‌گیری

یقیناً مدیران ارشد در مراکز آموزش به جایگاه مهم و ارزشمند روابط عمومی در عصر کنونی واقف هستند و مطمئناً روابط عمومی را زبان گویا و پویای سازمان، مشاور و بازوی توانمند مدیریت خود دانسته، به‌همین دلیل باید به آن بیشترین بهاء داده شود. جریان خون سازمانی در جهت حفظ و بقای آن در رگ‌های سالم تشکیلاتی به‌نام روابط عمومی گردش موفقی خواهد داشت. به‌کارگیری افراد توانمند، خلاق و مبتکر و آشنا به اصول و فنون علمی روابط عمومی در مراکز آموزش، اعتقاد و پشتیبانی مسئولین مراکز از این جایگاه، تضمین کننده موفقیت مدیریت کلان سازمان و در نهایت بالندگی سازمانی را به ارمغان خواهد آورد. به امید آن روز.

رضا نعمتی رئیس امور اداری و کارشناس مسئول اطلاع‌رسانی و مسئول روابط عمومی مجتمع آموزشی جهاد کشاورزی آذربایجان غربی